Frivillig i IDA - kom godt i gang

Transkript

1 Frivillig i IDA - kom godt i gang Introduktionsmappe til nye bestyrelsesmedlemmer og andre frivillige i IDAs selskaber og regionale enheder April 2014 Ingeniørforeningen, IDA Kalvebod Brygge DK-1780 København V ida@ida.dk ida.dk

2 Side 2 Nye bestyrelsesmedlemmer og andre frivillige i IDAs selskaber og regionale enheder København, februar 2011 Til lykke med dit nye hverv! Eller skulle jeg sige tak! På IDAs vegne vil jeg byde dig velkommen i foreningens frivillige del. IDA har mere end medlemmer og ca har ligesom dig valgt at være en del af det frivillige IDA frivillige medlemmer der skaber merværdi for alle medlemmer! IDAs fagtekniske og regionale medlemsaktiviteter et unikt tilbud, som jeg er stolt af - og jeg sætter stor pris på de mange frivillige medlemmer, som påtager sig et ansvar for at igangsætte aktiviteter, der skaber netværk og dermed frivilligt er med til at styrke medlemmernes kompetencer. Derfor glæder det mig, at du har valgt at gå ind i denne form for bestyrelsesarbejde i IDA. Vi forsøger derfor at skabe de bedst mulige rammer for det arbejde, du udfører i - og for - foreningen. Vi sørger for hjælp fra netværkskoordinatorer, og vi har dedikerede personer, der er klar til at understøtte dig, hvis du får brug for sparring omkring udviklingen af nye arrangementer eller med hjælp til markedsføringen. Men det vigtigste er din personlige indsats. Jeg takker dig for, at du - gennem din faglighed og dit engagement - vil bidrage frivilligt til at iværksætte spændende arrangementer og aktiviteter for vores medlemmer. En mappe fuld af viden For at klæde dig på til arbejdet har IDAs afdeling for Teknologi og Netværk i denne introduktionsmappe samlet de mest relevante informationer om foreningens arbejdsgange, regler og tilbud. Du kan også læse mere på ida.dk/parlamentariker, hvor du finder materialer og information om arbejdet som bestyrelsesmedlem. Endnu en gang velkommen til. Jeg håber, du vil få glæde af det netværk og de faglige input og udfordringer, dit frivillige arbejde i IDA vil give dig. Med venlig hilsen Ingeniørforeningen, IDA Frida Frost Formand

3 Side 3 Indholdsfortegnelse Det frivillige arbejde i IDA Side 4 IDA + frivillige medlemmer = win win Dit første IDA-arrangement Samarbejdet med IDAs administration Parlamentariker-site Kender I jeres medlemmer? Markedsføring af arrangementer Side 11 Gode råd og hjælp til markedsføring Arrangementer i mødekalenderen på ida.dk Din enheds hjemmeside Udsendelse af mails Annoncering Evaluering af arrangementerne Side 17 Økonomi Side 19 Økonomi Hvordan kan vi følge med i regnskaberne? IDAs politiske opbygning og organisation Side 23 Bilag Planlægning af arrangementer - Kort og Godt

4 Side 4 Det frivillige arbejde i IDA Velkommen til IDA! På de næste sider finder du information, som kan medvirke til, at du kommer godt i gang med dit frivillige erhverv i IDA.

5 Side 5 IDA + frivillige medlemmer = win win Du har sikkert flere grunde til, at du har valgt at blive frivillig i IDA. Uanset hvad der har motiveret dig til at deltage i arbejdet, så håber vi, at bestyrelsesarbejdet vil give dig et stort udbytte. At være frivillig i IDA giver dig mulighed for at udvide dit faglige og sociale netværk og få tilført ny viden og kompetencer inden for f.eks. kommunikation, ledelse, innovation og organisation. Samtidig giver det dig værdifulde erfaringer med organisatorisk bestyrelsesarbejde. For IDA som organisation betyder dit engagement, at foreningen tilføres kompetencer og ressourcer, som foreningen ellers ikke ville være i besiddelse af, mens foreningens medlemmer, gennem din frivillige deltagelse, får mulighed for at få tilført ny viden, styrke deres netværk og ikke mindst få en lang række gode oplevelser. IDA er på vej ind i en ny æra. Overordnet set ser vi gerne at foreningen stråler af højteknologi af mennesket i centrum i en højteknologisk verden. Det skal foreningens aktiviteter og tilbud også gerne afspejle. Nogle af de indsatsområder, der allerede er spottet i den nye hovedbestyrelse er emner som globalisering. Hvad skal Danmark leve af i fremtiden og hvordan går det indenfor de enkelte brancher i Danmark? Et andet er ingeniørernes identitet og selvopfattelse. Hvordan kan vi bedst få fortalt historien om den rolle, vi spiller i samfundet? Der er teknologi i alt og ingeniørerne har en fremtrædende rolle i at løse nogle af de globale udfordringer, vi står overfor på fx klima og sundhedsområdet. IDA har et motto - Viden der styrker. Som frivillig i IDA er du med til at give viden der styrker til medlemmer, hele ingeniørstanden og hele samfundet både fagligt, jobmæssigt og politisk. Vi håber, at du selv bliver styrket og at du styrker andre gennem dit frivillige virke i IDA. Velkommen til og rigtig god fornøjelse! Har du forslag til forbedringer eller gode idéer, så tøv ikke. Send endelig dine input på mail til din netværkskoordinator.

6 Side 6 Dit første IDA-arrangement En vigtig del af IDAs aktiviteter i selskaberne og de regionale enheder er afholdelse af arrangementer til gavn for medlemmerne. Du vil derfor på en eller anden måde blive involveret i planlægning af netop sådanne arrangementer. Arrangementerne kan have et fagligt, kompetenceudviklende, kulturelt eller socialt indhold. Mulighederne er mange, og kun fantasien sætter grænser. Giver planlægningen af dit første arrangement anledning til spørgsmål, kan du finde nogle svar i nogle af nedenstående materialer: 1. På parlamentariker-site på ida.dk På denne side har IDA samlet alle relevante informationer til brug for parlamentarikere i de fagtekniske og regionale bestyrelser herunder: * IDA s værktøjskasse Her kan du få hjælp i forhold til den skriftlige kommunikation i forbindelse med oprettelse og planlægningen af dine arrangementer. * Arrangements- og bestyrelsesguiden. I denne guide finder du gode råd samt en huskeliste til b.la. planlægningen af arrangementer, konferencer og rejser. Guiden indeholder også beskrivelser af rammerne for samarbejdet med IDAs afdeling Teknologi og Netværk. ( Du finder en light version af guiden bagerst i dette bilag.) * Konferenceguiden Gode råd i forbindelse med arrangementer med eksterne samarbejdspartnere * Rejser og studieture 2. Hos din netværkskoordinator som kan hjælpe dig videre med arrangementsplanlægningen. 3. Hos en erfaren arrangementsplanlægger fra din bestyrelse. 4. I dit netværk, i Mediehuset Ingeniøren eller hos andre organisationer, der planlægger og afholder arrangementer.

7 Side 7 Samarbejdet med IDAs afdeling Teknologi og Netværk Afdelingen Teknologi og Netværk, servicerer henholdsvis De teknologiske netværk De regionale netværk Hvert enkelt selskab og regionale enhed har en netværkskoordinator tilknyttet. På IDAs hjemmeside > ida.dk (nederst på forsiden i den grå boks)> Om IDA > IDAs ansatte > Teknologi og Netværk kan du se, hvilken netværkskoordinator, der er tilknyttet din enhed. Her finder du også kontaktoplysninger på de øvrige medarbejdere i afdelingen. Arrangements- og bestyrelsesguiden Rammerne for samarbejdet mellem dig som bestyrelsesmedlem og den netværkskoordinator, som er tilknyttet din enhed, er defineret i den såkaldte Arrangements- og bestyrelsesguide. Guiden beskriver, hvilke arbejdsopgaver koordinatoren kan hjælpe dig og din bestyrelse med, og den er samtidig en praktisk vejledning med konkrete råd og ideer til planlægning og gennemførelse af arrangementer og andre aktiviteter. Arrangements- og bestyrelsesguiden finder du på parlamentariker-sitet på ida.dk.

8 Side 8 Parlamentariker-site På IDAs hjemmeside finder du mange vigtige informationer om rammerne for bestyrelsesarbejdet i IDA. Det hele er samlet på det såkaldte parlamentariker-site. Parlamentariker-sitet finder du enten på via dette link på dette link: ida.dk/parlamentariker eller sådan her: - Ida.dk - Mit IDA - Log-in - Vælg den brune boks hvor der står parlamentarikere - Her ligger BÅDE vejledninger på skrift og video samt links til at oprette nye arrangementer etc. På parlamentariker-site kan du bl.a. finde: Arrangements- og bestyrelsesguide Guiden beskriver rammerne for samarbejdet med netværkskoordinatorerne og indeholder tips til arrangementsplanlægning.

9 Side 9 Rejseafregningsblanketter Rejseafregningsblanketten bruger du, når du skal have refunderet dine udgifter af IDA. Blanketten findes til både elektronisk udfyldelse og print. Regnskaber På parlamentariker-site finder du informationer om din enheds regnskaber samt aktivitetsstatistikker. Aktivitetsoversigt Deltagerlister Du kan finde en oversigt over antal deltagere til dine arrangementer på dette link: Husk at du skal være logget ind først. OBS: Der ligger to forskellige lister. Den ene liste må udleveres til deltagerne, mens den anden deltagerliste, som indeholder deltagernes kontaktinformationer kun er til brug for arrangøren grundet. Kender I jeres medlemmer? Når du og din enhed udbyder arrangementer, er det vigtigt at have føling med medlemmernes ønsker, behov og forventninger. Kender I jeres medlemmers præferencer, får I lettere ved at tiltrække deltagere til jeres arrangementer. En god måde, hvorpå I kan lære medlemmernes behov at kende, er via medlemsundersøgelser. Medlemsundersøge - et analyseredskab til brug for IDAs enheder Teknologi og Netværk tilbyder alle enheder at iværksætte en medlemsundersøgelse, hvis der er et reelt behov for det? Medlemsundersøgelsen kan bl.a. give jer et indblik i, hvad jeres medlemmer mener om de arrangementer, I har afholdt, hvilke arrangementer de godt kunne tænke sig, og hvad der skal til, for at de kommer igen. Medlemsundersøgelse forpligter Har I behov for at få udarbejdet en medlemsundersøgelse, står Teknologi og Netværk gerne til rådighed med hjælp. Teknologi og Netværk har udarbejdet nogle standard spørgeskemaer, som er baseret på enhedernes arrangementer. Medlemsundersøgelsen sendes til medlemmerne pr. mail, den besvares via et link, og resultaterne genereres automatisk. Det er nemt, hurtigt og professionelt. Teknologi og Netværk sender resultaterne til jer, så snart undersøgelsen er afsluttet.

10 Side 10 Men en medlemsundersøgelse forpligter. Har I gennemført en sådan, har medlemmerne en berettiget forventning om, at I anvender resultaterne frivilligt. I kan få hjælp fra administration til at omsætte medlemsundersøgelsesresultaterne til handling. For ikke at spamme medlemmernes mailbokse opfordrer vi til, at afdelinger, udvalg og regionsråd koordinerer udsendelse af medlemsundersøgelser og eventuelt lægger dem sammen.

11 Side 11 Markedsføring af arrangementer En vigtig opgave som bestyrelsesmedlem er at få gjort omverdenen opmærksom på de spændende arrangementer, som du og din bestyrelse gennemfører hvert år. Der findes en række forskellige kanaler, der kan tages i brug, når et arrangement skal sendes ud over rampen. Dem får du indblik i på de næste sider.

12 Side 12 Gode råd og hjælp til markedsføring Guide til god markedsføring Guide til god markedsføring er et gør-det-selv-værktøj, som er udarbejdet specielt til bestyrelsesmedlemmer i IDA i forhold til at skrive bedre tekster til arrangementerne. I guiden får du gode råd og ideer til, hvordan du får succes med markedsføringen af arrangementer. Du får inspiration til, hvordan du planlægger din markedsføring, fanger din målgruppe og skriver så det bliver læst. Du finder også en række gyldne regler for udarbejdelsen af nyhedsbreve og tekster til internettet. Guiden findes på IDAs hjemmeside, hvor den kan downloades som en pdf-fil. Find guiden på parlamentariker-site på ida.dk under IDAs værkstøjskasse. En ekstra indsats ved særlige arrangementer Har du et stort arrangement i støbeskeen, halter det med tilmeldingerne til ét af dine arrangementer, eller mangler du generelt gode råd til, hvordan du bedst kan markedsføre dine arrangementer? Så kontakt Teknologi og Netværk om mulighederne for sparring. Arrangementer i mødesystemet på ida.dk Alle teknologiske og regionale arrangementer i IDA markedsføres via IDAs hjemmeside. Her kan medlemmerne se arrangementernes indhold og program, ligesom de kan tilmelde sig. For at et arrangement kan komme på ida.dk, skal det lægges ind i IDAs mødesystem. Arrangementerne skal oprettes af arrangøren selv eller af en anden fra bestyrelsen. Du finder en vejledning til oprettelse af arrangementer i IDA Værktøjskasse. Bemærk at der ligger to vejledninger. Din enheds hjemmeside på ida.dk Alle selskaber og regionale enheder har en side på ida.dk, som informerer om den pågældende enheds arbejde. På hjemmesiden har I selv mulighed for at beskrive jeres arbejdsområder, markedsføre kommende arrangementer, linke til jeres bestyrelse, finde regler for medlemskab m.m. I har også mulighed for at trække indhold ind på hjemmesiden det kan fx være referater fra bestyrelsesmøder eller fra Mediehuset Ingeniørens hjemmeside (nyheder, jobopslag m.m.).

13 Side 13 Vi opfordrer alle bestyrelser til at gennemgå materialet på deres egen hjemmeside en gang imellem, så informationerne er opdateret. Det er endvidere også denne kanal, som kan bruges til at tiltrække nye potentielle frivillige. Det er derfor vigtigt, at indholdet er spændende og aktuelt. Hjemmesidens indhold og form Af hensyn til IDAs designpolitik, følger hjemmesiderne en fastlagt skabelon. Skabelonen sætter rammerne for opsætningen på siden, indhold og brug af billeder. Det er derfor ikke alt, der kan ændres på hjemmesiden. Men hvis du har ønsker og ideer til hjemmesiden, er du altid velkommen til at henvende dig til din netværkskoordinator, så vil vi i videst muligt omfang forsøge at imødekomme dine ønsker og behov. Vil du vide mere? Vil du vide mere om mulighederne på hjemmesiden, så kontakt din netværkskoordinator.

14 Side 14 Udsendelse af nyhedsmails Når din enhed udbyder arrangementer, bliver de markedsført via enhedens nyhedsmail og sendt ud til medlemmerne. Det er jeres netværkskoordinator, som sørger for udsendelsen, og som i de fleste tilfælde styrer hvornår og hvor mange nyhedsbreve der bliver ud, da hun har et godt overblik. Skulle I have ønsker eller ændringsforslag til dette, er I velkomne til at tage en snak med netværkskoordinatoren. IDA har udarbejdet en mailskabelon, som giver jeres mailudsendelser et flot, indbydende og professionelt udseende. Nedenfor kan I se, hvordan mailen ser ud (Afdelingen for Sønderjylland er brugt som eksempel): Med mindre I har specielle ønsker til den tekst som skal stå i nyhedsbrevet, så er det netværkskoordinatoren, som selv udarbejder en egnet tekst. Hvis I selv vælger at udarbejde en tekst, så gør jeres nyhedsmails så overskuelige, informative og brugbare som muligt ved at følge nedenstående gode råd: 1) Der er to simple modeller, som du med fordel kan anvende, når du skal skrive arrangementstekster - EFU og AIDA.:

15 Side 15 a. EFU Egenskaber Hvad er det? (fakta) Fordel Hvad kan det? (funktion) Udbytte Hvad får jeg ud af det? Hvad betyder det for mig? b. AIDA Attention Interest Desire Action Hov, hvad var det Det ser interessant ud Det har jeg lyst til Jeg gør det 2) Tag udgangspunkt i modtageren! Lad være med at tænke på, hvad I selv synes er vigtigt og interessant at få med. Tænk i stedet på, hvad modtageren har brug for at vide - hvad han/hun skal have ud af at læse jeres nyhedsbrev. 3) Gør også brug af links til IDAs hjemmeside. Links kan fx føre til en samlet oversigt over alle jeres arrangementer de næste tre måneder, til beskrivelsen af et enkelt arrangement, til jeres forum eller til jeres egen hjemmeside på ida.dk. Kontakt din netværkskoordinator, hvis du ønsker sparring til formulering af gode markedsføringstekster. Annoncering i Ingeniøren Annoncering i Ingeniøren Alle arrangementer, der er blevet oprettet i IDAs mødesystem senest 2 uger inden tilmeldingsfrist, vil automatisk blive annonceret i Ingeniøren med én linje. Oversigten er geografisk opdelt og indeholder titel, dato og arr. nr. for det enkelte arrangement. Denne annoncering er gratis. Hvis du ønsker en større annonce i Ingeniøren, kan du lave en via mødesystemet. Du har max. 55 tegn til annoncens titel, og brødteksten må fylde max. 998 tegn (færre tegn hvis der er punktopstilling eller mange afsnit i teksten). Annoncen skal din enhed betale. Den koster 600 kr. for en basis annonce, se indhold af en basis annonce i skemaet. Brødteksten koster 3,10 kr. pr. anslag inkl. mellemrum. Der skal som minimum stå: Læs mere på ida.dk. En annonce med nævnte brødtekst koster 58,90 kr kr. = 658,90 kr.

16 Side 16 Deadline for indlevering af annoncetekst er fredag inden kl dage før den skal bringes i Ingeniøren. Ingeniøren udkommer i ugerne 2-26 og 33-51, dog ikke i påsken. Pris på annoncering i Ingeniøren Basisannonce (indeholder overskrift, samt arrangementsnummer, tid, sted og betaling/gratis, region, arrangør, tilmeldingsfrist og evt. bindende tilmelding). Pris pr. uge 600 kr. Ekstra annoncetekst i basisannoncen. Pris pr. anslag (inkl. mellemrum) pr. uge 3,10 kr. Sociale medier Din bestyrelse eller enhed kan oprette grupper i sociale medier primært Facebook eller LinkedIn. I kan dermed markedsføre jeres arrangementer over for medlemmer af gruppen. Gruppen er jeres egen, så det er jer selv der varetager al aktivitet på siden. HUSK i den forbindelse: - Opmærksomhed. De sociale medier passer ikke sig selv. En ikke opdateret gruppe eller en gruppe uden liv er dårlig reklame for jeres IDA-enhed. - Forankring: En eller flere personer i jeres bestyrelse bør have depechen. - Vedholdenhed. Det tager tid at blive synlig i sociale medier. LinkedIn IDA har oprettet en LinkedIn gruppe til brug for de frivillige i IDAs selskaber og regionale enheder, hvor du b.la. kan dele dine erfaringer om IDAs nye mødesystem med dine bestyrelseskolleger. Det kan være at du f.eks. sidder med en viden, som du vurderer andre kunne have glæde af? Brug gerne siden som en platform for videndeling og erfaringsudveksling jo mere des bedre. På siden har vi oprettet en diskussion, og bl.a. linket til vores værktøjskasse, som ligger på IDAs hjemmeside. Her kan du finde forskellige værktøjer, såsom vores guide til oprettelse at møder på portalen, samt få hjælp til at skrive bedre tekster. Du kan finde siden her, og melde dig til gruppen.

17 Side 17 Evaluering af arrangementerne Alle arrangementer evalueres elektronisk. Dermed får I som arrangementsplanlæggere en guldgrube af viden, som I kan anvende ved planlægningen af kommende arrangementer. Læs mere om evalueringen på næste side.

18 Side 18 Elektronisk arrangementsevaluering Alle IDAs arrangementer og kurser evalueres elektronisk. Dermed modtager arrangementsplanlæggere en guldgrube af viden, som kan anvendes ved planlægningen af nye arrangementer til gavn for både IDAs medlemmer og arrangementsplanlæggere. Fakta: Evalueringsskema udsendes pr. mail til alle tilmeldte, der har opgivet mailadresse. Dog sendes der ikke til ledsagere. Skemaet udsendes 1 minut efter planlagt mødeslutning. Det vil sige, at hvis et arrangement er planlagt til at slutte d. 20. januar 2010 kl , sendes skemaet kl d. 20. januar Ca. 7 dage efter afholdelse kan deltagerne på det samme udsendte link, se den sammentalte evaluering dog uden kommentarer. Der bliver ligeledes sendt en mail til arrangør, netværkskoordinator og evt. underviser(e), hvis dette er ønsket, og hvis koordinatoren har adresse på underviser(e). De modtager alle den sammentalte evaluering indeholdende kommentarer. Ingeniørforeningen har sat et kvalitetsmål på 7,8 (på en skala fra 1 10, hvor 10 er bedst) ved tilfredshed generelt. Husk at anvende den viden evalueringsskemaerne giver jer! Og del gerne jeres opnåede viden med andre arrangementsplanlæggere.

19 Side 19 Økonomi IDAs selskaber og regionale enheder tildeles midler ud fra mål- og rammestyring. Hvert år indgås aftale om den økonomiske tildeling og aktivitetsniveauet. På de næste sider kan du læse mere om mål- og rammestyrings-principperne, og om hvordan du kan følge med i regnskaberne.

20 Side 20 Økonomi Økonomien for selskaber, regioner, afdelinger og udvalg tager udgangspunkt i rammeaftaler aftalt med Hovedbestyrelsen. Alle selskaber og regioner indgår hvert andet år en rammeaftale. Det kommende års økonomiske tildeling og aktivitetsniveau beskrives i rammeaftalen. Regioner I sensommeren udarbejder regionen et udkast til en rammeaftale for det kommende år. Rammeaftalen indeholder oversigt over forventet aktivitetsniveau og ressourcebehov. Udkastet drøftes med Hovedbestyrelsens kontraktudvalg og igennem dialog fastsættes endelig rammeaftale for det kommende år. Pr. 1. januar overføres 100 pct. af den aftalte årstildeling. Medio året evalueres den enkelte regions aktivitet i årets første måneder. Evalueringskriterierne er de pejlemærker, som Hovedbestyrelsen har sat for årets regionale aktivitet, samt de mål som regionen i sin rammeaftale har forpligtet sig til. Selskaber I andet halvår udarbejder selskabet udkast til rammeaftale for det kommende år. Rammeaftalen indeholder oversigt over forventet aktivitetsniveau og ressourcebehov. Udkastet drøftes med Hovedbestyrelsens kontraktudvalg, og igennem dialog fastsættes endelig rammeaftale for det kommende år. Pr. 1. januar overføres 100 pct. af den aftalte årstildeling. Medio året evalueres det enkelte selskabs aktivitet i årets første halvår. Evalueringskriterierne er de pejlemærker, som Hovedbestyrelsen har sat for årets fagtekniske aktivitet, samt de mål som selskabet i sin rammeaftale har forpligtet sig til. På baggrund af den foretagne gennemgang og den efterfølgende dialog med selskaberne vurderes det, hvorvidt enheden har behov for tilførsel af yderligere midler og om der er frie midler hertil. Ansøgning om ekstraordinære midler fra Hovedbestyrelsen Det er muligt at søge om ekstraordinære midler, hvis et arrangement eller en opgave er af en sådan karakter, at det ikke kan indeholdes i enhedens budget for perioden, og forventede udgifter ikke kan dækkes af enhedens formue.

21 Side 21 Ansøgningen skal som minimum indeholde: Formål Fokusområder Budget Ressourcevurdering (nødvendige IDA-personaleressourcer i forhold til aktiviteten). Resultatvurdering Perspektivering Der bevilges som hovedregel ikke puljemidler til driftsopgaver, medmindre der er tale om et pilotprojekt med sigte på eventuel senere finansiering af aktiviteten over IDAs driftsbudget. Kontakt din netværkskoordinator, hvis behov for ansøgning om ekstraordinære midler opstår. Hvordan kan vi følge med i regnskaberne? Alle kasserere, arrangementsansvarlige samt andre IDA parlamentarikere kan følge udviklingen i enhedernes økonomi via IDAs hjemmeside. På parlamentariker-sitet på ida.dk vælger du Regnskaber i højre side under rubrikken Lukket område kun for parlamentarikere. Du skal logge ind med dit medlemsnummer og password for at kunne tilgå regnskaberne. Når du er kommet gennem login, kan du finde det relevante selskab/region/afdeling/udvalg. Vær opmærksom på, at oplysningerne altid skal sættes i forhold til det budget, som kassereren har udarbejdet, ligesom en vis forsinkelse i betalingen af regninger for afholdte arrangementer m.v. må påregnes. Vær samtidig opmærksom på, at regnskaberne kun giver et retvisende billede, hvis jeres regninger er indsendt. Husk derfor at indsende regninger så hurtigt som muligt. Der kan trækkes følgende rapporter: For de enkelte enheder (Regionale enheder og selskaber) - Regnskab - Note 3 (Arrangementsstatistik) - Statistikark

22 Side 22 Desuden kan der for regionerne trækkes: - Koncernregnskab - Samlet statistikark for hele regionen - Samlet statistik for alle regioner Den 8. hverdag i måneden bliver sidste måneds regnskab tilgængeligt på ida.dk. Deltagerbetaling I/bestyrelsen fastsætter selv deltagerbetalingen ved de forskellige arrangementer. Af hensyn til udgifter til fakturering har IDAs hovedbestyrelses kontraktudvalg besluttet, at skal der opkræves deltagerbetaling i forbindelse med et arrangement, er minimumsbetalingen kr. 50,- pr. deltager. I fastsætter deltagerbetalingen under hensynstagen til: - Arrangementets budget skal arrangementet være udgiftsneutralt, skal det give overskud, eller må det gerne give underskud? - Prisniveauet for sammenlignelige tilbud - Hvilken pris har jeres målgruppe mulighed for at betale? Husk at en for høj deltagerpris kan skræmme deltagere væk en for lav deltagerpris kan signalere mangel på kvalitet. Se retningslinjer for IDA- betalte middag og overnatning i dette dokument.

23 Side 23 IDAs politiske opbygning og organisation På de næste sider finder du information om IDAs politiske opbygning. Du kan også læse om KUR og SKU de to udvalg, som fungerer som bindeled mellem de regionale og fagtekniske enheder og IDAs Hovedbestyrelse.

24 Side 24 IDAs struktur IDAs politiske struktur herunder organisering af IDAs fagtekniske og regionale arbejde kan skitseres på følgende måde: Repræsentantskab IDAs repræsentantskab er foreningens øverste myndighed og består af 65 personer, som er valgt af foreningens stemmeberettigede medlemmer. Frida Frost er formand. Hovedbestyrelse Hovedbestyrelsen, som er nedsat af Repræsentantskabet, varetager foreningens ledelse. Dog har Ansattes Råd kompetencen i visse aftalespørgsmål. Hovedbestyrelsen består af foreningens formand og 14 andre medlemmer, der vælges af og blandt Repræsentantskabets medlemmer. Ansattes Råd, AR Repræsentantskabet nedsætter Ansattes Råd, der under ansvar over for Hovedbestyrelsen varetager en række opgaver vedrørende løn-, ansættelses- og pensionsforhold.

25 Side 25 Forretningsudvalg, FU Forretningsudvalget er nedsat af Hovedbestyrelsen. Forretningsudvalget består af foreningens formand, næstformand samt 4 øvrige medlemmer valgt blandt Hovedbestyrelsens medlemmer. Koordineringsudvalget for regionerne, KUR Formændene for IDAs otte regionsråd danner tilsammen KUR (Koordineringsudvalg for regionerne). Formålet med KUR er at sikre koordinering mellem regionerne. Regionsformændene vælger iblandt dem en talsmand, som kan repræsentere regionerne over for eksempelvis Hovedbestyrelsen i forbindelse med forhandlinger mv. KUR mødes minimum én gang i kvartalet. Selskabernes koordineringsudvalg, SKU SKU repræsenterer IDAs fagtekniske selskaber og har fem medlemmer. Medlemmerne vælges demokratisk på det årlige formandsmøde, der finder sted om foråret. Formålet med SKU er at repræsentere selskaberne over for eksempelvis Hovedbestyrelsen i forbindelse med forhandlinger, ændringer på aktivitetsområder m.m. SKU mødes minimum én gang i kvartalet. Fagtekniske klynger For at skabe en synergieffekt selskaberne imellem har SKU, i samarbejde med Teknologi og Netværk, inddelt selskaberne i fagtekniske klynger. Se alle klyngerne på ida.dk. Ud over at styrke synergien åbner klyngedannelsen også op for en bredere markedsføringsmulighed. Mange arrangementer har faglige overlap med andre selskaber, og kan derfor også være interessante for andres selskabers medlemmer.

26 BILAG Side 26

27 Side 27 Bilag Planlægning af IDA-arrangementer og kurser Kort og Godt 1. Fastsæt en arrangementsansvarlig Det kan være et bestyrelsesmedlem eller en interesseret ildsjæl. Hvis den ansvarlige ikke er medlem af bestyrelsen, så udpeg en kontaktperson i bestyrelsen. 2. Fastlæg emnet Fastlæg, hvad formålet med arrangementet er, og hvem målgruppen er. Tag f.eks. udgangspunkt i et aktuelt tema eller ønsker fra IDAs medlemmer. Afgør om arrangementet skal være et foredrag, et virksomhedsbesøg, en paneldiskussion, et netværksarrangement el.lign. 3. Bookning af foredragsholder, mødeleder eller kulturel institution Kontakt og træf aftaler. Overvej evt. honorar. Et undervisningshonorar er fritaget for moms, da IDA er en forening. Du skal huske at få foredragsholders cpr-nr. af hensyn til beskatning. Du kan også vælge at indkøbe en gave til foredragsholder. Vær opmærksom på, at gaven max. må koste 1000 kr., hvis foredragsholder ikke skal beskattes). Husk at få aftalt aflysningsbetingelser som f.eks. dato og antal deltagere. 4. Udarbejd et budget Der skal bl.a. tages stilling til deltagerbetaling i forbindelse med den tilknyttede enheds regler - herunder om betalingen skal være differentieret i forhold til medlemmer eller ledsagere og eksterne. Til betaling af større møder kan der laves et forskud. Hvis dette ønskes skal du kontakte din netværkskoordinator senest 4-5 arbejdsdage før betaling. 5. Samarbejdspartnere Samarbejdspartnere kan eksempelvis være andre IDA enheder, eller det kan være organisationer eller virksomheder uden for IDA-regi. Hvis I samarbejder med andre, så husk at lave klare aftaler om økonomien, og aftal også hvordan markedsføringen skal foregå - b.la. i forhold til brug af hinandens logo etc. 6. Fastlæg dato, tidspunkt, varighed og sted Hvis arrangementet foregår i Ingeniørhuset i København eller på et af de regionale kontorer i Odense, Aalborg eller Aarhus, skal lokale og forplejning reserveres/bestilles gennem din netværkskoordinator. Hvis arrangementet skal foregå et andet sted, træffer I selv aftaler.

28 Side Fastsæt min./max. antal deltagere og sidste tilmeldingsfrist Afstem eksterne foredragsholdere og deres forventninger til deltagerantal. Sidste tilmeldingsfrist bør fastlægges i forhold til afbestillingsbetingelser. 8. Fastlæg eventuel forplejning Husk at bestille forplejning i forbindelse med lokalereservationen. Ved arrangementer i Ingeniørhusene skal det gå igennem netværkskoordinatoren. Ved arrangementer andre steder står du selv for bestillingen. 9. Praktiske detaljer Overvej f.eks.: Navneskilte til foredragsholdere/deltagere Panelskilte (ved paneldiskussion) Bord- og stoleopstilling Brug af av-udstyr 10. Udarbejd en markedsføringsplan Kontakt din netværkskoordinator hvis du har specielle annonceringsønsker. Arrangementet vil automatisk blive tilgængeligt på ida.dk, så snart det er blevet publiceret i Mødesystemet. Arrangementer vil herefter blive markedsført i de nyhedsmails, som netværkskoordinatoren sender til alle de medlemmer af enheden, som har oplyst adresse. I kan derudover mod betaling vælge at indrykke en annonce i Mediehuset Ingeniøren eller fagblade. Hjælp fra IDAs afdeling Teknologi og Netværk Alle IDA enheder har en netværkskoordinator tilknyttet. Netværkskoordinatoren kan hjælpe med markedsføring og bestilling af lokaler i Ingeniørhusene. Husk at orientere netværkskoordinatoren om beslutningerne, når I har besvaret de 10 spørgsmål. På den måde bliver det lettere at yde den rette hjælpe fra Teknologi og Netværk. Har I brug for hjælp til udvikling af arrangement, er l ligeledes velkomne til at kontakte enten jeres netværkskoordinator eller en af IDAs udviklere. Når det hele er slut... Umiddelbart efter et arrangements afholdelse og senest 14 dage efter skal I indsende regninger til idafaktura@ida.dk. Husk at skrive dato, sted, arrangementsnummer og arrangementstitel, medlemsnummer m.v. på regningen/rejseafregningen. Flere gode arrangementsråd: På ida.dk finder du blandt andet: - Kontaktoplysninger på din netværkskoordinator - Guide til annoncering af arrangementer