Udbuds og Indkøbshåndbog

Transkript

1 Udbuds og Indkøbshåndbog Center for økonomi og personale, Budget og indkøb

2 1. Indledning Opbygning og indhold Udarbejdelse og opdatering af håndbogen Udbuds- og indkøbsprocesser Indledning De overordnede faser i en udbudsproces Fase 1. Overvejelser om opgavens art Fase 2. Forberedelse af udbuddet Fase 3. Udarbejdelse af udbudsmaterialet Fase 4. Udbudsrunden Fase 5. Valg af leverandør Fase 6. Etablering/udførelse Fase 7. Drift og løbende kvalitetssikring Indkøb Forord Hvem må købe ind? Udbuds- og Indkøbspolitik Indkøbsorganisationen Udbuds- og indkøbsfunktionen Ad hoc udbudsgrupper Hvordan køber vi ind? Decentrale indkøbere Indkøbsaftaler Miljø og Energi Hvor køber vi ind? Indkøbskataloget RAKAT Bestillinger via Dragenettet Hvem skal jeg henvende mig til hvis jeg mener at et indkøb er nødvendigt? Kommunikation information Hvor kan jeg selv søge informationer? Intranet/Dragenettet

3 4. Udbud Bygge- og anlægsopgaver Indledning Professionel ejendomsdrift (Facilities Management) Realisering af et bygge-/anlægsprojekt Bygherren Byggeudvalget Valg af rådgiver Bygge- og anlægsopgaver Programfasen: Forslagsfasen Projekt- og udbudsfasen Udførelsesfasen Samarbejde med leverandører ved udbud Driftsfasen Tjenesteydelser A- eller B-tjenesteydelser? Serviceydelser Regler og lovgivning EU-udbudsregler Tærskelværdierne Beregn kontraktværdien Forskellige former for offentligt/privat samspil Tilbudsloven Vej, Park & Anlæg Entrepriseafdelingens forretningsområde Oversigtsskema for udbud af offentlige bygge- og anlægsarbejder Oversigtsskema for udbud af vare- og tjenesteydelser Sociale og miljømæssige klausuler I hvilket omfang anvendes sociale klausuler? Hvad er en social klausul? Kædeansvar Arbejdsklausuler Følg eller forklar -princippet om uddannelses- og praktikaftaler Den ny Udbudslov

4 7. Politisk behandling af udbud Spørgsmål Litteratur Bilag Miljømærker Energimærker Økologimærker til fødevarer

5 1. Indledning Udbuds- og indkøbshåndbogen skal understøtte Bornholms Regionskommunes Udbuds- og indkøbspolitik, således at regionskommunens opgaver løses bedst muligt under de givne økonomiske rammer. Udbuds- og indkøbshåndbogen har desuden til formål at gøre det nemmere for regionskommunens driftsansvarlige enheder at arbejde med udbud og indkøb samt sikre, at det sker ud fra et ensartet grundlag. Håndbogen henvender sig generelt til alle driftsansvarlige ledere, men er desuden et konkret værktøj til lederen og medarbejderen der sjældent eller for første gang arbejder med udbud og/eller indkøb. Det er tillige hensigten, at håndbogen vil kunne anvendes af medarbejdere som beskæftiger sig mere professionelt med at gennemføre bygge- og anlægsopgaver. Håndbogen har to hovedformål: 1. Som en håndbog for regionskommunens ledere og medarbejdere der arbejder med udbud eller indkøb og har behov for at få et mere detaljeret kendskab til de regler og procedurer der skal følges i forbindelse med udbud og indkøb. 2. Som et overskueligt redskab til hvordan Udbuds- og indkøbspolitikkens retningslinjer skal fortolkes og hvorledes man forholder sig til en række konkrete problemstillinger i forbindelse med et udbud eller indkøb. Samtidig kan håndbogen anvendes som opslagsværk til besvarelse af konkrete spørgsmål i en udbuds- eller indkøbsproces. 1.1 Opbygning og indhold Håndbogen indeholder indledningsvis et generelt afsnit vedrørende udbuds- og indkøbsprocessen hvor de overordnede faser og aktiviteter beskrives. Herefter følger praktiske afsnit vedrørende indkøb, bygge- og anlægsopgaver og tjenesteydelser. Regler og lovgivning, herunder de nye udbudsregler, beskrives nærmere i afsnit 6 og de interne retningslinjer for politisk behandling af udbudsmateriale findes i afsnit 7. Derudover vil håndbogen kort beskrive forskellige former for offentligt privat samspil. Gældende for alle emnerne er at de er generelle for indkøb, udbud og udlicitering. Udbud af forsyningsopgaver vil ikke blive beskrevet yderligere, idet disse opgaver er meget specielle og relaterer sig til nogle få virksomheder. Udbuds- og indkøbshåndbogen deles op i: Vareindkøb Bygge- og anlægsopgaver Tjenesteydelser Håndbogen skal både fungere som en guide til hvordan man kommer sikkert igennem forløbene - og som inspirationsværktøj, når man står over for vigtige problemstillinger undervejs i forløbet. Man kan derfor vælge at læse håndbogen i sin helhed hvis man ønsker at danne sig et samlet overblik, eller man kan nøjes med at slå op i håndbogen når der er et væsentligt spørgsmål der ønskes afklaret. Leder man efter beskrivelsen af et bestemt emne eller en konkret problemstilling i håndbogen, kan man orientere sig ud fra indholdsfortegnelsen som indeholder en oversigt over de centrale emner i håndbogen. Ønsker man at gå mere i dybden med de emner der er berørt i håndbogen, kan man benytte litteraturlisten eller de løbende henvisninger til lovgivning m.v. der er skrevet ind i de enkelte afsnit i håndbogen. 5

6 1.2 Udarbejdelse og opdatering af håndbogen Håndbogen er blevet til i et samarbejde mellem Center for Teknik og Miljø, Center for Ejendomme og Drift samt Udbuds- og indkøbsfunktionen. Desuden er relevante nøglepersoner i regionskommunens enheder inddraget. Håndbogen vil løbende blive opdateret i det omfang der er behov for det - f.eks. i forbindelse med lovændringer, politiske beslutninger af principiel karakter i forhold til udbud i regionskommunen, domstolsafgørelser og klagenævnskendelser m.v. Rocio Paniagua Jensen, faglig leder af Bygnings- og boliggruppen, Ejendomsservice under Center for Ejendomme og Drift, har ansvaret for at holde håndbogen ajour på udbud af teknisk rådgivning og bygge- og anlægsopgaver. Hardy Pedersen, leder af Veje og Havne under Center for Teknik & Miljø, har ansvaret for øvrige anlægsopgaver indenfor veje- og havnerelaterede projekter, mens udbuds- og indkøbskonsulent Mette Rasch Pedersen, Udbud og indkøb, Budget og indkøb under Center for Økonomi og Personale, har ansvaret for at holde håndbogen ajour på indkøb og udbud af vare- og tjenesteydelser. Ved tvivlsspørgsmål samt ved forslag til ændringer af eksisterende afsnit eller optagelse af nye m.v., kan der rettes henvendelse til: Udbud af bygge- og anlægsopgaver: Rocio Paniagua Jensen, Center for Ejendomme og Drift, tlf Rocio.Jensen@brk.dk. Udbud af øvrige anlægsopgaver indenfor veje- og havnerelaterede projekter: Hardy Pedersen, Center for Teknik & Miljø, Veje og Havne, tlf , Hardy.Pedersen@brk.dk. Indkøb samt udbud af vare- og tjenesteydelser: Mette Rasch Pedersen, Udbuds- og indkøbsfunktionen, tlf , Mette.Rasch.Pedersen@brk.dk 6

7 2 Udbuds- og indkøbsprocesser 2.1 Indledning Motivationen for at inddrage private aktører i den kommunale opgavevaretagelse, er ofte at afprøve markedet og dermed åbne op for muligheden for at få leveret en ydelse til en bedre kvalitet, eller til billigere penge. Argumentet herfor er, at der gennem konkurrence skabes en større sammenhæng mellem pris og kvalitet. Et andet formål kan være, at kommunen er i den situation at den ikke selv har mulighed for at byde på opgaven som følge af kapacitets- eller lovgivningsmæssige barrierer. Det er dog ikke alle opgaver der er velegnede til at sende i licitation. De lokale forhold på Bornholm spiller i denne sammenhæng en stor rolle for hvorvidt en opgave overhovedet egner sig til udbud. Lokale konkurrenceforhold, mangel på kvalificerede leverandører, opgavens størrelse samt følgeomkostningernes størrelse ved at udlicitere opgaven i forhold til at regionskommunen selv varetager opgaven, er væsentlige forhold der nøje bør overvejes i forbindelse med virksomhedens vurderinger af det hensigtsmæssige i at foretage et udbud på et specifikt område. Flertallet af regionskommunens driftsansvarlige enheder kan vælge at sende en opgave i udbud eller samarbejde med private aktører på anden vis. Det er dog ikke alle opgaver der må sendes i udbud. På enkelte områder er der særlige begrænsninger i lovgivningen for udlicitering og endvidere må myndighedsopgaver 1 ikke udliciteres. I forbindelse med indkøb af vare- og tjenesteydelser, er samtlige indkøbsaftaler obligatoriske for regionskommunens tilknyttede driftsansvarlige enheder. Alle aftaler vil således blive indgået på baggrund af udbud. 1 Myndighedsopgaver omfatter de handlinger, hvor regionskommunen udsteder forbud, påbud, godkendelser, tilladelser, visitationsbeslutninger, planer, regulativer og lignende ift. borgere og virksomheder. 7

8 2.2 De overordnede faser i en udbudsproces Figur 1. Udbudsprocessens 7 faser Der er forskellige faser i en udbuds- og indkøbsproces. Udbudsprocessen kan eksempelvis deles op i syv faser. Hver fase indeholder et antal konkrete aktiviteter og dokumenter der skal udarbejdes og gennemføres. I de følgende afsnit vil de 7 faser blive beskrevet yderligere. Efter hvert afsnit besvares nogle af de mest hyppige spørgsmål til hver fase. 1. Overvejelser om opgavens art 2. Forberedelse af udbuddet 3. Udarbejdelse af udbudsmaterialet 4. Udbudsrunden 5. Valg af leverandør 6. Etablering /udførelse 7. Drift og løbende kvalitetssikring Fase 1. Overvejelser om opgavens art. For at opnå de ønskede resultater med et udbud, er det vigtigt at gøre sig klart hvad man ønsker at få ud af udbuddet, og hvordan man vil opnå de ønskede resultater. Der er som nævnt nedenfor, forskellige former for offentligt privat samspil der med fordel kan benyttes afhængigt af målsætningerne med udbuddet. Det er vigtigt at tage stilling til kontraktens varighed, udbudsmodeller, evt. inddragelse af eksterne rådgivere m.v. inden man starter en omfangsrig udbudsproces. I starten af en udbudsproces kan det anbefales at læse regionskommunens Udbuds- og Indkøbspolitik hvor forskellige forhold, som man fra politisk niveau finder vigtige at inddrage i en udbudsproces, blandt andet står beskrevet Fase 2. Forberedelse af udbuddet En god udbudsproces kræver god planlægning og et højt informationsniveau. Der skal vælges udbudsform og -model inden man går i gang med at udarbejde udbudsmaterialet. Ved større udbud, der kan have personalemæssige konsekvenser, skal MED-udvalget inddrages i udbudsprocessen. I selve forberedelsen af udbuddet er det vigtigt at forholde sig til følgende: Intern organisering. Hvem har ansvaret for den praktiske gennemførelse af en udbudsproces? Ansvaret for gennemførelse af udbudsproceduren påhviler i praksis de driftsansvarlige ledere som varetager den pågældende opgave med behørig inddragelse af nødvendig ekspertise. Det vil sige at den kommunale enhed kan få vederlagsfri konsulentbistand fra Center for Ejendomme og Drift i forbindelse med udbud af byggeopgaver og teknisk rådgivning. 8

9 I forbindelse med udbud af varekøb og øvrige tjenesteydelser vil Udbuds- og indkøbsfunktionen bistå de driftsansvarlige enheder. Udarbejdelse af tidsplan. Nationalt udbud eller EU-udbud. Der skal følges forskellige procedurer alt afhængigt af om det er et EU- eller nationalt udbud. Vælge udbudsform. Der kan som hovedregel vælges mellem følgende 3 udbudsformer: Offentlig licitation hvor alle interesserede har mulighed for at afgive tilbud efter forudgående annoncering. Begrænset licitation hvor regionskommunen på forhånd udvælger et nærmere beskrevet antal tilbudsgivere, eller ved offentlig annoncering opfordrer potentielle tilbudsgivere til at melde sig (prækvalifikation). Regionskommunen udvælger efterfølgende, blandt de tilmeldte, et antal leverandører som herefter får mulighed for at give konkrete tilbud på den udbudte opgave. Dersom regionskommunens egne driftsansvarlige enheder melder sig som tilbudsgivere, indgår disse i udvælgelsen på lige vilkår med andre tilbudsgivere. Underhåndsbud, som gælder specielt for udbud i bygge- og anlægssektoren (hvor udbyder på samme arbejde maksimalt kan indhente 4 underhåndsbud). Hvordan skal opgaven opdeles og afgrænses. Hvis der skal udarbejdes et kontrolbud, skal vilkårene herfor afklares. Inddragelse og orientering af personale. Et centralt element i regionskommunens udbudspolitik er at medarbejderne involveres i en udbudsproces. MED-udvalget har løbende været inddraget i processen. Overvej om udbuddet kræver politisk godkendelse. Husk at afsætte tid til dette i tidsplanen. Se mere i afsnit Fase 3. Udarbejdelse af udbudsmaterialet I denne fase skal kvalitetskravene til ydelsen og spillereglerne for udbudsrunden og den efterfølgende drift fastlægges. At udarbejde udbudsmaterialet er ofte meget tids- og ressourcekrævende. Tilbudsgiverne skal gennem udbudsmaterialet have et klart billede af hvad opgaven omfatter. Udbudsmaterialet skal blandt andet beskrive den nuværende opgaveløsning samt hvilke krav leverandøren skal opfylde (kravspecificering). Kravspecifikationen kan have meget forskellig karakter, eksempelvis kan man vælge at specificere kvaliteten af det ønskede resultat og løbende produktionskrav, eller man kan vælge at specificere måden hvorpå ydelsen ønskes leveret. Hvordan leverandøren og virksomheden vil/skal sikre at kvaliteten lever op til det aftalte (kvalitetssikring), skal beskrives. Udbudsmaterialet skal overordnet indeholde en generel beskrivelse af opgaven, tilbudsvilkår, prisforhold og betaling samt udkast til den endelige kontrakt. Der skal opstilles udvælgelseskriterier som har til formål at fastslå leverandørens egnethed/formåen 2 og tildelingskriterier 3 som afgør hvem der vinder opgaven. Det er vigtigt at der afses god tid til dette forløb da dette er grundlaget for at et udbud bliver en succes. 2 Der kan i denne sammenhæng stilles krav om 3 års regnskaber, distributionsforhold, organisationsbeskrivelser, teknisk og personalemæssige kapacitet m.m. 3 Oftest den laveste pris eller det økonomiske mest fordelagtige bud. 9

10 Derudover skal der foretages økonomiske beregninger uanset om der udarbejdes kontrolbud eller ej. Dette vil oftest være beregninger på omkostningerne ved at lade en opgave overgå til en privat leverandør. Disse omkostninger (følgeomkostninger) skal beregnes for at kunne afgøre hvorvidt det kan betale sig at lade en opgave overgå til en privat leverandør. Afhængigt af opgavens karakter, kan det være nødvendigt at få en politisk godkendelse af udbudsmaterialet. Dette skyldes at når materialet først er offentliggjort, er det for sent at stille nye krav til kvalitet, service og personaleforhold mm. Udbudsmaterialets omfang afhænger af den valgte udbudsform og den udbudte opgaves art og omfang. Man kan på Udbudsportalens hjemmeside se eksempler på forskellige udbudsmaterialer i andre kommuner Fase 4. Udbudsrunden Ved offentliggørelse skal bestemte regler for annoncering (hvad annoncen skal indeholde, og hvilke steder den som minimum skal annonceres, først og fremmest ved EU-udbud) og håndtering af spørgsmål følges for at sikre at alle evt. tilbudsgivere får ens vilkår. Ved besvarelse af spørgsmål, skal svar eksempelvis altid afgives skriftligt og skal være tilgængelige for alle der har rekvireret udbudsmaterialet. Bornholms Regionskommune, Budget og indkøb, har indkøbt licens til brug af et elektronisk udbudssystem Mercell, hvorigennem alle udbud af vare-tjenesteydelser bliver annonceret og udbudsprocessen foregår. Det er gratis for tilbudsgiver at benytte og afgive bud i Mercell. Samtidig annonceres udbuddet på hjemmesiden under Udbud af udbud af bygge- og anlægsopgaver, samt udbud af øvrige anlægsopgaver indenfor veje- og havnerelaterede projekter foregår ved annoncering på hjemmesiden Det er herefter tilbudsgivers eget ansvar selv at downloade det fulde udbudsmateriale samt spørgsmål og svar som vil indkomme og blive besvaret i løbet af udbuds-processen og offentliggjort på hjemmesiden. Regionskommunen skal registrere hvilke private leverandører der afgiver tilbud og begrundelsen for hvorfor den enkelte tilbudsgiver evt. ikke vinder licitationen. Denne dokumentation kan anvendes i tilfælde af at en tilbudsgiver, på et senere tidspunkt, afgiver en klage over udbudsprocessen og evt. valg af leverandør. Kommunen kan vælge at udarbejde et kontrolbud og derved selv deltage i konkurrencen om den udbudte opgave. Hvis regionskommunen ønsker at afgive kontrolbud, skal dette gøres under de samme forudsætninger som de øvrige tilbudsgivere. Kontrolbuddet består af en beregning af de samlede gennemsnitlige omkostninger ved den pågældende opgaveudførsel. Hvis kontrolbuddet er billigst eller økonomisk mest fordelagtigt, sker der formelt set det at udbudsforretningen annulleres og kommunen fortsætter med at varetage den pågældende opgave som hidtil, alternativt hjemtager opgaveløsningen. Vær opmærksom på at det personale der udarbejder kontrolbuddet ikke også må have været med til at udarbejde udbudsmaterialet. Udbudsformer/Prisindhentning Et udbud på bygge- og anlægsopgaver kan gennemføres som: Offentlig licitation, hvor ordregiveren retter henvendelse til en ubestemt kreds af leverandører ved annonce i pressen eller i elektroniske medier. Ved offentlig licitation er der i princippet ube- 10

11 grænset mulighed for at alle leverandører kan afgive tilbud. Offentlig licitation kan i princippet anvendes ved alle opgaver uanset værdi men anbefales alene anvendt ved større opgaver, idet det typisk er mere ressource- og tidskrævende at udarbejde udbudsmaterialet hertil. Begrænset licitation, hvor opfordringen fra ordregiveren til at byde rettes direkte og alene til dem, fra hvem tilbud ønskes. Ved begrænset licitation kan man med fordel benytte sig af en såkaldt prækvalifikation. Udvælgelsen af tilbudsgivere sker ud fra nogle udvælgelseskriterier. Begrænset licitation kan i princippet også anvendes ved alle opgaver uanset værdi men anbefales anvendt ved mellemstore opgaver, idet det ofte er forholdsvis omfattende at udarbejde udbudsmaterialet hertil. Underhåndsbud, som er tilbud der indhentes på anden måde end ved en licitation. Tilbudsloven angiver at der på bygge- og anlægsopgaver op til kr. ekskl. moms kan indhentes ét underhåndsbud. Fra kr. ekskl. moms skal der indhentes 2-3 underhåndsbud og det er tilladt at indhente et fjerde, såfremt dette indhentes udenfor lokalområdet (Bornholm). Underhåndsbud anvendes typisk ved mindre og enkle opgaver men kan i princippet anvendes på bygge- og anlægsopgaver op til kr. ekskl. moms Fase 5. Valg af leverandør Når regionskommunen har modtaget samtlige tilbud, skal der vælges leverandør. Det er vigtigt at udvælgelsen af leverandør sker på en fair og gennemsigtig måde, og her gælder en række faste procedurer, både når tilbuddene modtages, åbnes og vurderes (skal eksempelvis ske i offentlighed på bygge- og anlægsopgaver), samt når selve kontrakten skal indgås og når resultatet af udbuddet offentliggøres. Når leverandøren er valgt ved et EU-udbud skal oplysninger om kontrakten offentliggøres i EU-tidende. Endvidere skal der, efter tildelingen af leverandør, udfærdiges en rapport om udbuddet som EU-kommissionen på forlangende kan rekvirere Fase 6. Etablering/udførelse Ved specielt bygge- og anlægsarbejder er dette fasen hvor byggeprocessen gennemføres. Leverancen er gennemført når byggeriet er færdiggjort og ansvaret for leverancen er overgået til bygherren Fase 7. Drift og løbende kvalitetssikring Efter indgåelse af kontrakten skal den driftsansvarlige enhed løbende følge op på kontrakten samt overveje hvorvidt opgaven skal genudbydes, eller om opgaven skal hjemtages når kontrakten udløber. Derudover er det vigtigt at den driftsansvarlige enhed hele tiden følger op på evt. klager m.v. 11

12 3 Indkøb 3.1 Forord En stor del af regionskommunens ansatte kommer i dagligdagen i situationer hvor indkøb er nødvendigt i forhold til den opgave de er i gang med at løse. De oftest stillede spørgsmål i forbindelse med det praktiske indkøb er: Hvem må købe ind? Hvordan køber vi ind? Hvor køber vi ind? Hvem skal jeg henvende mig til hvis jeg mener at et indkøb er nødvendigt? Hvor søger jeg informationer? 3.2 Hvem må købe ind? Udbuds- og Indkøbspolitik Samtlige indkøb i regionskommunen tager udgangspunkt i den vedtagne Udbuds- og indkøbspolitik. Politikken skal bl.a. sikre at vi overholder den gældende lovgivning på området, samt at den enkelte enhed i regionskommunen køber varer og ydelser i den ønskede kvalitet, til den bedst mulige pris. De driftsansvarlige ledere og de medarbejdere som køber ind har ansvaret for at indkøbene foretages i overensstemmelse med Udbuds- og Indkøbspolitikken samt den gældende lovgivning Indkøbsorganisationen Udbuds- og ind- købsfunktionen De De De De driftsansvarlige driftsansvarlige driftsansvarlige driftsansvarlige enheder enheder enheder enheder Udbuds- og indkøbsfunktionen Udbuds- og indkøbsfunktionen er organisatorisk tilknyttet Center for Økonomi og Personale, Budget og indkøb og har det overordnede ansvar for at dansk lovgivning samt EU s regler for udbud overholdes. Funktionen har tillige den koordinerende rolle der skal medvirke til at regionskommunen får opfyldt deres indkøbsbehov bedst muligt med udgangspunkt i de økonomiske ressourcer. 12

13 I praksis betyder det at Udbuds- og indkøbsfunktionen er ansvarlig for gennemførelsen af udbudsprocesserne, den eksterne kontakt til leverandørerne og gennemfører udbud på samtlige indkøbsområder for at optimere kvaliteten i udbuddene. Funktionen er ligeledes kontraktansvarlig, herunder for udformning af kontrakten, underskrift m.v. - samt den efterfølgende kommunikation/information med interessenterne på området. Efter kontraktindgåelsen, drifter/kvalitetssikrer Udbuds- og indkøbsfunktionen aftalerne i samarbejde med de decentrale indkøbere således at regionskommunen sikrer at leverandørerne overholder de stillede krav i udbudsmaterialet. Videreformidling af indkøbsaftalerne, tiltag samt informationer, ideer mm. kommunikeres videre via Dragenettet, på forsidenyheder samt i nyhedsbreve som sendes direkte til de decentrale indkøbere, som er oprettet i indkøbssystemet RAKAT. Derudover afholder Udbuds- og indkøbsfunktionen informationsmøder/temamøder for at informere om aftaler samt tiltag på området. Udbud og indkøb deltager også gerne i diverse møder i de enkelte centre for at informere om området, samt afklare hvorvidt de enkelte centre mener at der er udbudsmuligheder for de enkelte områder. Udbuds- og Indkøbsfunktionen deltager endvidere i tværgående udviklingsopgaver i organisationen, samt i landsdækkende netværkssamarbejder. På indkøbsområder hvor der endnu ikke er foretaget udbud, skal centrene/afdelingerne kontakte Udbuds- og indkøbsfunktionen som vil forestå udbuddet i samarbejde med de driftsansvarlige enheder. Udbudsprocessen omfatter følgende: Planlægning af udbuddet Udarbejdelse af udbudsmateriale Gennemførelse af udbudsrunden Valg af leverandør Kontraktindgåelse Ad hoc udbudsgrupper Udbuds- og indkøbsfunktionen nedsætter i forbindelse med et udbud en ad hoc gruppe, som dækker de områder der skal udbydes. Blandt de decentrale indkøbsansvarlige og fagpersoner i de kommunale enheder udpeges et antal repræsentanter til at sidde i den respektive ad hoc gruppe, som dækker deres fag eller produktområde. Den driftsansvarlige leder er ansvarlig for at der, ved henvendelse fra Udbuds- og indkøbsfunktionen, bliver udpeget medarbejdere fra de relevante enheder til ad hoc grupperne. Ad hoc udbudsgrupperne deltager i hele udbudsprocessen og består af fagpersoner, som har specifikke forudsætninger på de respektive områder. Fagpersonerne kvalitetssikrer udbudsmaterialet specielt i forbindelse med udarbejdelsen af kravspecifikationer, opstilling af tildelingskriterier, udvælgelse af leverandører mm. Når aftalerne er indgået, er Udbuds- og indkøbsfunktionen i tæt dialog med leverandører og entreprenører, for at følge op på aftalerne og drøfte eventuelle uoverensstemmelser. For at kvalitetssikre aftalerne, deltager repræsentanter fra de kommunale enheder i opfølgningsmøder og erfaringerne anvendes til at målrette de efterfølgende udbud således at regionskommunen indkøber bedste produkt, til bedst mulige pris. 13

14 3.3 Hvordan køber vi ind? Decentrale indkøbere Decentrale indkøbere bestiller varer og ydelser i forhold til de indgåede indkøbsaftaler/rammeaftaler. Er der ikke indgået en indkøbsaftale med regionskommunen på det pågældende område, skal indkøberen involvere Udbuds- og indkøbsfunktionen. Desuden skal indkøberen forestå kontrol af de leverede varer. Da indkøberen har ansvar for at leverandøren har en aftale med regionskommunen, skal vedkommende kontakte lederen hvis der ikke er handlet på aftale. De har sammen med lederen ansvaret for at indkøbene foretages i overensstemmelse med udbuds- og indkøbspolitikken, samt den vedtagne lovgivning Indkøbsaftaler Udbuds- og indkøbsfunktionen indgår i alle regionskommunens indkøbsaftaler efter forudgående udbud enten som nationalt udbud eller EU-udbud. De enkelte kommunale enheder foretager indkøbene decentralt på baggrund af de obligatoriske indkøbsaftaler, som indgås centralt af indkøbsfunktionen. Alle indkøbsaftaler i Bornholms Regionskommune er obligatoriske aftaler efter forudgående udbud. På en række standardvarer, kobler regionskommunen sig på de EU-udbud som er foretaget af enten SKI (Indkøbsservice), Finansministeriet eller igennem vores indkøbssamarbejde med IN (Indkøbsfællesskab Nordsjælland), som afløfter udbudspligten for Bornholms Regionskommune - således at vi ikke selv skal foretage EU-udbud. Af områder hvor aftalerne er dækket af landsdækkende udbud eller IN udbud kan bl.a. nævnes: IT hardware Kontorartikler, herunder kopipapir Forbrugsstoffer (tonere mm) Bøger (Folkebibliotek, undervisning, samt skolebibliotek) Brændsel (benzin/diesel via tankstationer) Fødevarer Sygeplejeartikler Urologiprodukter M.v. Alle indkøbsaftaler er fortrolige og må derfor ikke videregives til tredjemand. Der må desuden ikke foretages private indkøb i regionskommunens navn Miljø og Energi Ved indkøb og udbud, anbefales det at regionskommunen fokuserer på anvendelse af miljørigtige materialer og arbejdsprocesser, samt funktionen af tekniske anlæg. På en række områder findes Miljøog energimærker, som er et godt redskab at anvende, når der skal indkøbes miljøbevidst. 14

15 Miljøstyring med ISO eller EMAS Miljøstyring og miljøledelse giver virksomheder mulighed for at vise kunder, medarbejdere, samarbejdspartnere, myndigheder m.fl. at de har en miljøbevidst holdning og at de faktisk arbejder på at tage relevante miljøhensyn. På internationalt plan er der enighed om to standarder for miljøstyring: ISO ISO kan følges af alle virksomheder, men retter sig primært mod fremstillingsvirksomheder. For at blive certificeret, skal virksomhederne opbygge et miljøstyringssystem der opfylder standardens krav. Kravene er bredt formuleret hvilket betyder, at virksomhederne selv skal udfylde rammerne. Det betyder, at ingen miljøsystemer er helt ens. EMAS EMAS ordningen har fokus på reelle miljøforbedringer og er en frivillig standard under EU. Ordningen er meget lig ISO men er mere vidtgående og har mere fokus på løbende forbedringer af den faktiske miljøpræstation. Virksomhederne skal fortælle omverdenen om sine miljøpåvirkninger, herunder udarbejde en miljøredegørelse, som skal verificeres af en uvildig 3. part. EMAS administreres i Danmark af Miljøstyrelsen. Der er udarbejdet en del vejledninger på miljøområdet hvor mere uddybende informationer ved miljø- samt energimærkninger samt miljøstyring beskrives i detaljer. Følgende link kan anvendes: Hvor køber vi ind? Indkøbskataloget RAKAT RAKAT - BRK s indkøbskatalog, som kan tilgås på Dragenettet, indeholder indkøbsaftaler og for en del leverandørers vedkommende også elektroniske varekataloger. Hvis du vælger Fællesområde, kan du i venstre side finde Dragenetstedet Udbud og indkøb. Klikker du ind på Udbud og indkøb, kan du finde siden RAKAT - BRK s indkøbskatalog. RAKAT - BRK s indkøbskatalog Her findes information om adgangen til RAKAT - herunder oplysning om at man skal installere en lille programpakke til brug for SingleSignOn - samt link til indkøbskataloget RAKAT. SingleSignOn betyder at man har fuld indkøbsadgang til RAKAT hvis man er logget på sin computer, og er oprettet som indkøber i RAKAT. Der skal således ikke bruges særskilt brugernavn og adgangskode til RAKAT for at man som indkøber, kan bruge RAKAT. 15

16 Centerlederen - eller en driftsansvarlig leder, udpeger indkøbsansvarlige og er ansvarlig for at meddele til RAKAT-administrator, Mette Rasch Pedersen hvem der er udpeget til at kunne foretage indkøb for enheden. Udbuds- og indkøbsfunktionen er behjælpelig med at oprette brugerne i RAKAT. Hvis du ikke er oprettet som indkøber, kan du efter installation af SingleSignOn-programpakken få adgang til indkøbsaftalerne i RAKAT. På Dragenetsiden RAKAT - BRK s indkøbskatalog er der adgang til vejledning til såvel RAKAT som til SingleSignOn. Vejledningen til RAKAT kan i øvrigt også findes på forsiden af RAKAT når man er kommet derind. Desuden kan der åbnes for RAKAT s egne hjælpedokumenter mange forskellige steder i RAKAT. RAKAT giver mulighed for at man kan finde de indkøbsaftaler der er indgået i BRK. Når aftalen med leverandøren er fundet, vil leverandørbladet indeholde oplysninger, som eksempelvis: Rabatter/ nettopriser, kontaktpersoner, bemærkninger etc. Det er også muligt at foretage indkøb direkte fra RAKAT. Der er i den sammenhæng to muligheder: Katalogindkøb Fritekstindkøb Alle tre nævnte muligheder er beskrevet i vejledningen. På sigt vil det være muligt at handle helt elektronisk med et stadigt stigende antal leverandører. De elektroniske varekataloger bliver til stadighed opdateret, lige som nye kommer til. RAKAT er indrettet på den måde at indkøb igennem RAKAT, vil afstedkomme en elektronisk faktura til det EAN nummer som virksomheden har meddelt skal bruges i den givne situation. En afdelingsopdelt driftsenhed kan således være registreret med flere EAN numre Bestillinger via Dragenettet På Dragenettet under Fællesområde og Bestillinger - er der mulighed for at bestille: Beklædning, ID-kort, kontorartikler, rejseforsikringskort, repræsentationsgaver, teknisk service, varer med BRK-logo, visitkort og navneskilte til døren. Alle IT-bestillinger skal bestilles igennem IT. Den eneste undtagelse er tonere, som de decentrale indkøbere bestiller direkte hos leverandøren Hvem skal jeg henvende mig til hvis jeg mener at et indkøb er nødvendigt? Såfremt der opstår spørgsmål af enhver indkøbsrelateret art, kan Udbuds- og indkøbsfunktionen altid kontaktes enten telefonisk eller via mail. Mette Rasch Pedersen Udbuds- og indkøbskonsulent Tlf. direkte: Udbuds- og Indkøbsfunktionen stiller sig ligeledes til rådighed for fagrådsmøder, personalemøder, informationsmøder mm. således at vi kan medvirke til at kommunikationen og informationen på området til stadighed udvikles. 16