RELATIONER IMELLEM BESTYRELSE OG GENERALSEKRETÆR

Transkript

1 RELATIONER IMELLEM BESTYRELSE OG GENERALSEKRETÆR OVERORDNET ROLLEFORDELING IMELLEM BESTYRELSE OG GENERALSEKRETÆR Rådet er Mellemfolkeligt Samvirkes øverste myndighed og fastlægger foreningens overordnede strategier og politikker og godkender rammerne for Bestyrelsens arbejde i perioderne imellem rådsmøderne. Over for Rådet er Bestyrelsen ansvarlig for gennemførelsen af Mellemfolkeligt Samvirkes overordnede strategi, efterlevelsen og udfoldelsen af foreningens politik og for sikringen af foreningens økonomi. Bestyrelsen består af 13 bestyrelsesmedlemmer (ni valgt blandt de individuelle medlemmer i Rådet, to valgt blandt de kollektive medlemmer i Rådet, en valgt blandt medarbejdere i Sekretariatet og en udpeget af ActionAid International). Bestyrelsen har ansvaret for at tilrettelægge Rådets arbejde, således at det er i stand til at fungere som den overordnede politiske ledelse i MS. Bestyrelsen skal sikre, at de af Rådet udarbejdede strategier og politikker følges og gennemføres. Bestyrelsen skal udgøre og udføre den politiske ledelse imellem rådsmøderne. Dette sker i betydeligt omfang igennem delegering til Generalsekretæren (og Sekretariatet). Bestyrelsen og Formandskabet har en forpligtigelse til at tilse implementeringen, hvilket bl.a. sker igennem rapporteringssystemer i forhold til budget og implementeringsplaner, og til at fastlægge de politiske, strategiske og budgetmæssige rammer for denne. Bestyrelsen lægger således i sit virke hovedvægten på de overordnede strategiske og politiske rammer og på at sikre, at foreningen løbende udvikler disse, så foreningens relevans, gennemslagskraft og økonomiske bæredygtighed løbende optimeres og bevares. Forpersonen har en særlig rolle i forhold til at lede bestyrelsens arbejde og til - i samarbejde med Generalsekretæren - at fastlægge og kommunikere MS konkrete holdninger og bidrag til det eksterne miljø. GENERALSEKRETÆREN ER RÅDGIVER OG SEKRETÆR FOR BESTYRELSEN OG LEDER AF SEKRETARIATET. Generalsekretæren skal sikre, at Bestyrelsen har det nødvendige informationsniveau til at kunne vurdere og udvikle de overordnede strategiske og politiske rammer for foreningens arbejde og til at monitorere strategiens gennemførelse. Dette gælder såvel informationer og analyser om det eksterne miljø som analyser og vurderinger af resultaterne af og erfaringerne fra organisationens konkrete arbejde. Generalsekretæren er ansvarlig for, at de af Rådet og Bestyrelsen vedtagne strategiske og politiske rammer omsættes i konkrete implementeringsplaner og aktivitetsplaner, projekter og kampagner, og at der udarbejdes budgetter for de enkelte aktiviteter, samt at disse budgetter overholdes. Generalsekretæren er således ansvarlig for økonomistyring og implementeringen af strategier og planer og for at sikre, at Sekretariatet sammensættes og struktureres hensigtsmæssigt i forhold til at implementere de konkrete opgaver på den mest effektive måde. Generalsekretæren skal sikre, at Formandskab, bestående af forperson og næstforperson, og Bestyrelse til enhver tid modtager relevante redegørelser om udviklingen i det eksterne miljø og ActionAid International, foreningens arbejde og sekretariatets struktur, ledelse og drift. Samarbejdet mellem Generalsekretær og Bestyrelse udøves konkret gennem: Løbende dialog mellem Forperson (Formandskab) og Generalsekretær Informationer fra Generalsekretær til Bestyrelsen om politiske udviklinger og Sekretariatets aktiviteter, formidlet skriftligt såvel som mundtligt Bestyrelsesmøder Årshjul og de enkelte møder Side 1

2 LØBENDE DIALOG MELLEM FORPERSON (FORMANDSKAB) OG GENERALSEKRETÆR Forpersonen og Generalsekretæren drøfter løbende den politiske kontekst og afstemmer foreningens eksterne udmeldinger i overensstemmelse med bestyrelsens politiske mandat. Hvis dette mandat er uklart, eller hvis der er uenighed imellem Forpersonen og Generalsekretæren skal Bestyrelsen konsulteres. Mellemfolkeligt Samvirke lægger vægt på, at Forpersonen er synlig i offentligheden som talsperson på de politiske dagsordner, men i øvrigt aftaler Forpersonen og Generalsekretæren løbende rollefordelingen i talsmandsrollen. For at sikre at Forpersonen kan lede bestyrelsesarbejdet og fungere som politisk talsperson skal Generalsekretæren løbende informere Forpersonen om relevante udviklinger i det politiske miljø, i ActionAid International og i sekretariatets arbejde. I samarbejde tilrettelægger Forpersonen (Formandskabet) og Generalsekretæren bestyrelsens arbejde og hovedlinjerne i det politiske lobby- og kampagnearbejde. Bestyrelsen har delegeret ledelsesansvaret i forhold til Generalsekretæren til Forpersonen. Forpersonen fungerer således som sparringspartner for og leder af Generalsekretæren i dennes ledelsesfunktion. Forperson holder årlige Ledelsesudviklingssamtaler (LUS) med Generalsekretæren. Her fastlægges og vurderes målsætninger for og resultater af - Generalsekretærens arbejde. Denne samtale følges op med Generalsekretærens Årsrapport til Bestyrelsen, som drøfter rapporten med Generalsekretæren (på bestyrelsesmødet i december). INFORMATIONER FRA GENERALSEKRETÆREN TIL BESTYRELSEN Det er Generalsekretærens opgave at sikre, at Bestyrelsen har de nødvendige informationer til at kunne udføre sin rolle som ansvarlig for Mellemfolkeligt Samvirkes generelle politik og rolle som medlem i ActionAid International samt foreningens økonomi. Denne opgave løses gennem løbende informationer til bestyrelsens medlemmer og til de medlemmer, der har særlige opgaver (Formandskab, Forperson for Finance and Audit Committee (FAC) og Mellemfolkeligt Samvirkes repræsentant i ActionAid Internationals generalforsamling) og informationer i forbindelse med de enkelte dagsordenspunkter. LØBENDE INFORMATIONER TIL ALLE BESTYRELSESMEDLEMMER (MELLEM MØDERNE) Dette gælder væsentlige/markante ændringer i det eksterne miljø, i ActionAid International eller i foreningens arbejde eller økonomi. Bestyrelsen modtager i øvrigt skriftlige informationer om rapportering til Danida, planlagte kampagneaktiviteter og evt. pressemeddelelser. LØBENDE INFORMATIONER TIL FORPERSON FOR FAC Forpersonen for FAC modtager månedlige økonomioversigter. Forpersonen for FAC og Generalsekretæren beslutter i fællesskab, om der er problemstillinger i den økonomiske udvikling i foreningen, som skal bringes videre til Forperson og/eller Bestyrelsen. Side 2

3 LØBENDE DIALOG MED MELLEMFOLKELIGT SAMVIRKES REPRÆSENTANT I ACTIONAID INTERNATIONALS GENERALFORSAMLING Generalsekretær og Mellemfolkeligt Samvirkes repræsentant i ActionAid Internationals generalforsamling har løbende dialog om Mellemfolkeligt Samvirkes rolle og opgaver i ActionAid International, og om der er problemstillinger i denne sammenhæng, som skal bringes videre til Forperson og/eller Bestyrelsen. INFORMATIONER I FORBINDELSE MED DE ENKELTE DAGSORDENSPUNKTER PÅ BESTYRELSESMØDERNE Generalsekretær og Formandskab planlægger de enkelte bestyrelsesmøder og beslutter, hvilke informationer Bestyrelsen skal modtage for meningsfuldt at kunne behandle de enkelte punkter. Det er Generalsekretærens opgave at sikre, at alle dagsordenspunkter har et forklæde, som klart beskriver Bestyrelsens rolle (information, diskussion eller beslutning), giver en kort introduktion til materialet og hvordan Bestyrelsen skal udfylde sin rolle. Derudover skal forklædet også beskrive eventuelle tidligere beslægtede beslutninger, samt - hvis det er aktuelt - samt hvad det videre forløb er. BESTYRELSESMØDER Bestyrelsesåret er perioden imellem to rådsmøder normalt fra primo juni til ultimo maj. Bestyrelsens årsplan tager udgangspunkt i dels nogle faste opgaver, som er der hvert år, dels opgaver, der tager udgangspunkt i den rullende politiske plan for det aktuelle bestyrelsesår, som Rådet har vedtaget. De faste årligt tilbagevendende opgaver dækker: 1. Godkende årsplan (juni) 2. Godkende budget og implementeringsplaner for det kommende år (september/oktober (indledende drøftelser og prioriteringer) og december (endelig godkendelse)) 3. Godkende regnskab og møde med revisor, før regnskabet præsenteres til Rådet til endelig godkendelse (primo maj) 4. Godkende årsrapport (status på implementering af strategi) (medio april) 5. Udarbejde årsrapport på den rullende politiske plan til Rådet og udkast til ny rullende politisk plan for det kommende år til drøftelse og vedtagelse på Rådsmøde (medio april) 6. Dialog med parlamentarisk revision (december og medio april) 7. Modtage personalepolitisk redegørelse (maj) 8. Planlægge Medlems- og Rådsdag i samspil med kontaktgruppen (oktober) 9. Planlægge rådsmøde i samspil med kontaktgruppen (april) 10. Mellemfolkeligt Samvirke i ActionAid International (marts og august 11. Generalsekretærens Årsrapport til Bestyrelsen (december) Opgaver med udgangspunkt i den rullende politiske plan vil variere fra år til år, men her vil der typisk være tale om strategiske drøftelser. Bestyrelsen mødes normalt syv gange i løbet af et bestyrelsesår ud over det konstituerende møde. Disse udgøres som hovedregel af et kortere planlægningsmøde på 2-3 timer ved indledningen af bestyrelsesåret, et weekendmøde (som hovedregel fra lørdag morgen til søndag eftermiddag) og 5 ordinære møder (på 5 timer). Side 3

4 ÅRSHJUL FOR BESTYRELSEN I MELLEMFOLKELIGT SAMVIRKE Maj Maj Juni April August Marts Weekendmøde i oktober December November Ultimo maj Juni kort planlægningsmøde August ordinært møde Oktober weekendmøde November - lørdag Rådsmøde og konstituerende bestyrelsesmøde Evaluering af Rådsmøde Diskussion af bestyrelsens og de enkelte bestyrelsesmedlemmers roller Bestyrelsens årsplan Strategiske diskussioner Rapport fra ActionAid Internationals generalforsamling Indledende budgetdrøftelser Strategiske diskussioner Eventuelle fokusområder for Bestyrelsen Planlægning af Medlems- og Rådsdag Medlems- og Rådsdag December ordinært møde Godkende budget Dialog med parlamentarisk revision Eventuelle fokusområder for Bestyrelsen Generalsekretærens Årsrapport til Bestyrelsen Midtvejsevaluering af bestyrelsens arbejde Marts ordinært møde April ordinært møde Primo maj ordinært møde Ultimo maj Strategiske diskussioner Eventuelle fokusområder for Bestyrelsen Forberede eventuelle udspil fra Mellemfolkeligt Samvirke til ActionAid Internationals generalforsamling Godkende årsrapport på implementering af strategien Rapport på den politiske rullende plan Udkast til ny rullende politisk plan Planlægning af Rådsmøde Dialog med Parlamentarisk revision Godkende regnskab og møde med revisorer Personalepolitisk redegørelse og evaluering af bestyrelsesåret Rapport om Rådsvalget Eventuelle spørgsmål vedrørende Rådsmødet Rådsmøde og konstituerende rådsmøde Side 4

5 DE ENKELTE BESTYRELSESMØDER Generelle betragtninger/samarbejde mellem Bestyrelse og Sekretariat I udgangspunktet er rollefordelingen imellem Sekretariat og Bestyrelse den, at det er Bestyrelsens opgave at fastlægge de strategiske rammer og det er Sekretariatets opgave at omsætte disse til konkrete operationelle handlinger. Dertil kommer, at det er Generalsekretærens opgave at sikre, at Bestyrelsen har det nødvendige informationsniveau til at kunne vurdere og udvikle de overordnede strategiske og politiske rammer for foreningens arbejde. Det betyder, at Sekretariatet i en række tilfælde skal udarbejde oplæg til Bestyrelsen. I disse tilfælde er det vigtigt, at oplæggene er udarbejdet således, at Bestyrelsen - uden behov for at drøfte detaljerede fagspecifikke problemstillinger - kan definere de overordnede strategiske og politiske rammer for foreningens arbejde. Hvis der i en given situation er bestyrelsesmedlemmer med særlige faglige forudsætninger, kan disse med fordel inddrages, inden de konkrete mødepapirer færdiggøres. Det er Generalsekretæren og Forpersonen/Formandsskabets opgave løbende at sikre en fornuftig balance i forhold til, i hvilket omfang Sekretariatets medarbejdere bindes op på interne processer (udvikling af rapporter og mødepapirer, deltagelse i arbejdsgrupper og interne møder med bestyrelses- og rådsmedlemmer) under hensyntagen til og i afvejning over for prioriteringen af Sekretariatets øvrige arbejdsopgaver. I disse overvejelser, skal der tages hensyn til de åbenlyse fordele i og muligheder for at inddrage ressourcepersoner fra Bestyrelse og Råd i det politikudviklende og udadvendte arbejde. Det er her vigtigt, at det er tydeligt, hvornår der er tale om, at enkelte personer inddrages som ressource personer/frivillige og hvornår disse personer deltager som beslutningstagere. Dagsorden, mødepapirer og opsummering Det er generalsekretærens opgave at sikre, at dagsorden samt alle mødepapirer udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer senest en uge før bestyrelsesmødet. Dette sker både på mail og med almindelig post efter valg fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Informationer og oplæg til Bestyrelsen skal være forståelige og kortfattede. Hvert dagsordenspunkt skal præsenteres på et forklæde. Her skal de strategiske problemstillinger, handlings- og beslutningsmuligheder og valg fremstå klart, og det skal være tydeligt, hvad Bestyrelsen skal fokusere på og hvad den skal tage stilling til. Dagsorden offentliggøres samtidig på Mellemfolkeligt Samvirkes hjemmeside og sendes til Rådets medlemmer med forklæder til de enkelte punkter. Bestyrelsen har i november 2013 besluttet et regelsæt omkring offentlighed i forhold til bestyrelsens mødedokumenter (bilag til dette dokument). Det er Forpersonen opgave og ansvar at opsummere bestyrelsens beslutning og/eller feedback til Sekretariatet ved afslutning af hvert enkelt punkt på dagsordenen. Mødeform og involvering af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsen kan bruge forskellige mødeformer i forbindelse med de enkelte møder. I forbindelse med bestyrelsens faste opgaver vil det i de fleste tilfælde være naturligt at bruge den traditionelle mødeform, men den kan udvides og involvere de enkelte bestyrelsesmedlemmer mere ved at udpege et eller to bestyrelsesmedlemmer, der påtager sig rollen til at fremdrage hovedpunkter i de forskellige oplæg. Det kan f.eks. være at gennemgå og komme med indstillinger vedrørende socialøkonomiske udviklingsplaner at se på rapportering op imod implementeringsplaner, følge op med Sekretariatet inden mødet, identificere evt. manglende oplysninger i mødematerialet mm. Denne model Side 5

6 skaber engagement for de involverede bestyrelsesmedlemmer og sikkerhed hos de øvrige bestyrelsesmedlemmer om, at Bestyrelsen får en grundig behandling af de pågældende dagsordenspunkter. Bestyrelsen har igennem de seneste år gode erfaringer med forskellige tilgange til strategiske diskussioner: 1. Arbejdsgrupper, som udarbejder strategiske oplæg til bestyrelsen Hvor den rullende politiske plan for et bestyrelsesår nødvendiggør udviklingen af en strategisk stillingtagning til et kompleks emne, kan Bestyrelsen foreslå nedsættelsen af en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Bestyrelse, Råd, Sekretariat, eventuelt andre interesserede og relevante fagpersoner. Denne arbejdsgruppe udarbejder oplæg til indledende drøftelser i Bestyrelsen, hvorefter arbejdsgruppen går tilbage og udarbejder et konkret udspil til strategisk redegørelse og holdning til emnet og vedtagelse i Bestyrelsen. 2. Åbne diskussioner Denne arbejdsform er hensigtsmæssig ved større indledende drøftelser af nye temaer. Her inviterer Bestyrelsen flere personer som kan være eksterne ressourcepersoner, bestyrelsesmedlemmer eller ansatte i Sekretariat til at give korte oplæg med forskellige vinkler på det valgte tema, hvorefter Bestyrelsen tager en åben diskussion med henblik på at fastsætte retning samt beslutte konkret opfølgning. Bestyrelsen beslutter i forbindelse med årsplanlægningen hvilken tilgang, der vil være mest hensigtsmæssig at bruge i forhold til de strategiske drøftelser, der skal ligge i det pågældende bestyrelsesår. Referat og opfølgning fra bestyrelsesmøder Det er Generalsekretærens opgave at sikre, at der udarbejdes et referat fra bestyrelsesmødet. Referatet skal efter en intern godkendelsesprocedure i Bestyrelsen offentliggøres på Mellemfolkeligt Samvirkes hjemmeside senest 2 uger efter, at mødet er afholdt. I de tilfælde, hvor Bestyrelsen har godkendt konkrete dokumenter og de herefter skal være offentlige tilgængelige indgår disse som bilag til referatet fra bestyrelsesmødet. Der udarbejdes samtidig en samlet oversigt over, hvilke konkrete opfølgningsopgaver, der ligger i forlængelse af bestyrelsesmødet. Denne oversigt med status på de enkelte punkter præsenteres sammen med referatet til godkendelse på det kommende bestyrelsesmødet. Det er Generalsekretærens opgave at sikre, at Bestyrelsen informeres om konkrete opfølgningsaktiviteter på Bestyrelsens beslutninger også hvis der er sket ændringer i forhold til de oprindelige beslutninger. Vedtaget på Bestyrelsesmøde i Mellemfolkeligt Samvirke, den 16. december 2015 Bilag: Code of praxis on sharing of information related to the work of the AADK board Side 6

7 CODE OF PRAXIS ON SHARING OF INFORMATIONRELATED TO THE WORK OF THE AADK BOARD RECEIVERS AND WAY OF COMMUNICATION TYPE OF INFORMATION Board only (via and/or Tube) Board shared with Council only (via Tube and/or e- mail) Board, Council and the entire Membership (via GENERAL BOARD DOCUMENTS Board agenda NO YES YES Coversheets presenting annexes to the agenda NO YES NO Approved Board minutes NO NO YES Draft Board Annual Plan NO YES NO Agreed Board Annual Plan NO NO YES Draft Annual Report YES YES, when finalised by the Board Annual Report approved by the Council NO NO NO YES DOCUMENTS RELATED TO OVERALL STRATEGY AND IMPLEMENTATION Approved Overall Strategy NO NO YES Draft implementation plans NO YES NO Approved implementation plans NO YES NO DOCUMENTS RELATED TO INDIVIDUAL STRATEGIES 1 Draft strategy NO YES NO Approved strategy and implementation plan DOCUMENTS RELATED TO STRATEGIC DISCUSSIONS Background information and other discussion material NO YES YES, information included in annual reporting NO YES YES, information included in annual reporting 1 E.g. tax campaign in Denmark Side 7

8 CODE OF PRAXIS ON SHARING OF INFORMATIONRELATED TO THE WORK OF THE AADK BOARD RECEIVERS AND WAY OF COMMUNICATION Board only (via and/or Tube) DOCUMENTS RELATED TO BUDGETS AND ACCOUNTS Board shared with Council only (via Tube and/or e- mail) Board, Council and the entire Membership (via Draft budgets YES NO NO Annexes to draft budgets YES NO NO Approved budgets NO NO YES in an aggregate form corresponding to strategic objectives Budget follow-up YES NO NO Draft Annual Accounts YES YES, when approved by Board Annual Accounts approved by the Council Other financial issues coming up during the year NO NO NO YES YES YES, after decisions have been made DOCUMENTS RELATED TO COOPERATION WITH AAI AND OTHER AA COUNTRIES Agreements when related to Board discussions STAFF MATTERS YES, included in annual accounts and reporting NO YES YES, included in annual reporting Annual report on personnel matters NO YES NO Management issues and secretarial structure YES NO Yes, included in Board minutes REPORTS AND DISCUSSION PAPERS ON COLLABORATION WITH OTHER ORGANISATIONS With Danida and other donors With AAI With other NGOs, networks and Companies YES NO Yes, included in Board minutes Approved by the AADK-Board on 9th November, 2013 Side 8