Belastning, belægning og bemanding LEAN på Fødeafsnittet i Odense Gynækologisk Obstetrisk Afdeling D

Transkript

1 Fokuseret LEAN-indsats OUH, Odense Universitetshospital og Svendborg Sygehus 1 af 5 Problemstilling Belastning, belægning og bemanding LEAN på Fødeafsnittet i Odense Gynækologisk Obstetrisk Afdeling D august 2015 Fødeafsnittet i Odense, Gynækologisk Obstetrisk Afdeling D, fungerer som akutafdeling for fødsler og særligt komplicerede tilstande under graviditeten. Personale og ledelse på afsnittet havde over en længere periode en oplevelse af mange, travle og belastende vagter, som var utilfredsstillende fra såvel et patientog medarbejdermæssigt som et organisatorisk perspektiv. På den baggrund havde ledelsen behov for at få kvalificeret organisatoriske tiltag, der kunne reducere oplevelsen af perioder med stor travlhed og belastning. Afsnittet rettede derfor henvendelse til LEAN med ønske om at få afdækket omfanget og den tidsmæssige placering af den oplevede travlhed. Formål med LEAN-projektet LEAN-projekt har haft til formål at: kortlægge forekomsten og fordelingen af oplevede travle perioder hjælpe personalet med at prioritere og følge op på eventuelt udsatte arbejdsopgaver i særligt travle perioder LEAN værktøjer og metoder Med henblik på at få faktuel viden blev der udarbejdet: definition af travlhedsniveauer: GRØN - GUL -RØD Gul: presset arbejdstilstand. Prioritering af opgaver var nødvendig. Belastningen blev løst ved fx at trække en jordemoder med fra Svangre. Rød: arbejdstilstand, der krævede særlig fokusering og prioritering. Alene jordemoderfaglige opgaver, som SKAL udføres og ikke kan vente, blev varetaget. Der måtte kaldes jordemødre/assistenter ind, omvisiteres til Svendborg eller jordemødrene/assistenterne måtte arbejde over. skema til registrering af det oplevede travlhedsniveau time for time over døgnet Excel-database med henblik på at få visuelt overblik over de registrerede data Dato KL. skriv dato initialer skriv antal Vagt marker med farve Type Antal DAG-koor.jdm. 7-8 D 8-9 A N D+R D N D D12W N12W DAGkoor.jdm. NATkoor.jdm. KL. initialer marker med farve Ass D Ass A Ass N Ass D* 0-1 Ass A* 1-2 Ass N* Sekr. D 4-5 Sekr. A 5-6 Sekr. N 6-7 Registrering - Belastning - Fødegangen - Odense Udækkede vagter VC NAT-koor.jdm. Evt. bemærkninger, der ikke vedrører udækkede vagter. Gul: presset arbejdstilstand. Prioritering af opgaver var nødvendig. Belastningen blev løst ved fx at trække en jordemoder med fra Svangre. Rød: arbejdstilstand, der krævede særlig fokusering og prioritering. Alene jordemoderfaglige opgaver, som SKAL udføres og ikke kan vente, blev varetaget. Der måtte kaldes jordemødre/assistenter ind, omvisiteres til Svendborg eller jordemødrene/assistenterne måtte arbejde over.

2 Øvrige tiltag: 2 af 5 Prioritering af opgaver i relation til travlhedsniveauerne igennem idégenereringstavle, som blev stillet op på i Fødeafsnittet, så alle kunne komme med input. Ud fra sparing med LEAN-konsulent har afsnittet selv afholdt en workshop for seks personaler à tre timers varighed med fokus på kvalificering og prioritering af fødeafsnittets arbejdsopgaver. I løbet af efteråret 2015 planlægges løbende opfølgning på jordemoderkonferencer med henblik på at kvalificere resultater fra workshoppen. Et vigtigt fokus i denne proces vil være undgåelse af kvalitetsbrist ved at tydeliggøre, hvem der har ansvar for at eventuelt udskudte arbejdsopgaver følges op samt klar kommunikation med samarbejdende sengeafsnit. "Workshoppen har sat fokus på delelementerne i et patientforløb på fødegangen. Det vil vi tage udgangspunkt i, når vi fremover vil se på hvilke opgaver, vi kan nedprioritere, når vi har rigtig travlt." Louise Katrine Kjær Weile Stedfortr. afd. jordemoder Resultater Den daglige registrering af travlhedsniveauet har givet et hurtigt og visuelt overblik på time-, dag-, uge- og månedsniveau, hvilket er med til at skabe en fælles forståelse af afsnittets egentlige travlhed - se nedenstående grafer vedr. uge 25 samt juni måned Fødeafsnittets koordinerende jordemødre og fødeafsnittets øvrige personaler har fået et fælles visuelt værktøj, der tydeliggør den aktuelle travlhed på fødeafsnittet med henblik på hurtigt at kunne prioritere arbejdsopgaver. På sigt vil personalet på fødeafsnittet få et værktøj, der muliggør hurtigt overblik over hvilke opgaver, der kan undlades/udskydes alt efter det aktuelle travlhedsniveau. Udsagn fra personalet på Fødegangen: "Prioriteringsværktøjet vil kunne anvendes i forbindelse med de time-outs, som allerede afholdes to gange i vagten." "Redskabet vil her kunne anvendes som et kommunikationsredskab, der kan være med til at øge fællesskabsfølelsen." "Systematisk brug af redskabet vil give os bedre mulighed for at sikre opsamling på nedprioriterede opgaver, så vi undgår kvalitetsbrist."

3 3 af 5 Registreringsskemaet er et godt redskab til at synliggøre travlheden, hvilket giver os mulighed for at udlede mønstre i, hvornår vi har mest travlt på fødegangen. Det kan vi bl.a. bruge til at vurdere om vores vagtberedskab er sammensat mest optimalt ud fra de givende ressourcer, eller om der skal prioriteres anderledelse. Lone Sølvsten Kappendrup, Afd. jordemoder Uge Belastningen på Fødegangen - Odense Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Kl Gul: presset arbejdstilstand. Prioritering af opgaver var nødvendig. Belastningen blev løst ved fx at trække en jordemoder med fra Svangre Rød: arbejdstilstand, der krævede særlig fokusering og prioritering. Alene jordemoderfaglige opgaver, som SKAL udføres og ikke kan vente, blev varetaget. Der måtte kaldes jordemødre/assistenter ind, omvisiteres til Svendborg eller jordemødrene/assistenterne måtte arbejde over 13% Belastningen i % 19% Grøn Gul Rød ikke reg. 68%

4 4 af 5 Uge Belægningen på Fødegangen - Odense Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Antal fødsler Bemandingen på Fødegangen - Odense Jordemoder-bemanding 14; 1% 1287; 99% Jdm. - udækkede vagter Jdm. - faktisk bemanding Jordemoder-bemanding Jdm. - udækkede vagter Jdm. - faktisk bemanding Assistent-bemanding 0; 168; Ass. - udækkede vagter Ass. - faktisk bemanding Assistent-bemanding Ass. - udækkede vagter Ass. - faktisk bemanding Sekretær-bemanding 0; 208; Sekr. - udækkede vagter Sekr. - faktisk bemanding Sekretær-bemanding Sekr. - udækkede vagter Sekr. - faktisk bemanding

5 5 af 5 Belastningen - Belægningen - Bemandingen Fødegangen - Odense JUNI Belastningen i % for måneden Belastningen i % pr. dag i måneden 9% 1% % grøn gul rød % Belastningen i % pr. ugedag for måneden ma ti on to fr lø sø Belastningen i % pr. time for måneden Kontaktpersoner Stedfortr. afd. jordemoder Louise Katrine Kjær Weile - louise.weile@rsyd.dk - tlf LEAN-konsulent Annette Brorson - annette.brorson@rsyd.dk - tlf