8. udbud af buskørsel Sommer 2014

Transkript

1 8. udbud af buskørsel Sommer 2014 Sydtrafik Banegårdspladsen 5 DK-6600 Vejen Oktober 2013

2 INDLEDNING Sydtrafik er et fælleskommunalt selskab, der blev dannet 1. januar 2007 i forbindelse med kommunalreformen, som en sammenlægning af Sydbus, Ribe Amts Trafikselskab og ca. 60 % af Vejle Amts Trafikselskab. Sydtrafik har til formål, at udføre offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel i den jyske del af Region Syddanmark. I alt køres i køreplanåret 2013/2014 ca køreplantimer med bus. Trafikselskabet har samlet i budget 2013 en omsætning på ca. 900 mio. kr. hvoraf ca. 650 mio. kr. vedrører busdrift. Den konkrete trafikudøvelse tilvejebringes på grundlag af vognmandskontrakter. Det er en del af disse kontrakter, der hermed udbydes. Det samlede udbudsmateriale, som udgør Sydtrafiks 8. udbud, består af 4 dele: DEL I: Udbudsbetingelser med bilagene A-E DEL II: A-kontrakt med bilagene 1-15 DEL III: Beskrivelse af de enkelte pakker DEL IV: Supplerende materiale til information De enkelte pakker i del III indeholder en detaljeret beskrivelse, der omfatter: Generelle oplysninger om pakken Kontraktgrundlag Periodeoplysninger (hvor det er relevant) Vognløb Personaleoplysninger Køreplaner Ver Udbudsbetingelser - side 1

3 INDHOLDSFORTEGNELSE DEL I - Udbudsbetingelser Indledning Indholdsfortegnelse udbudsbetingelser og kontrakt Tidsplan Pakkeoversigt Udbudsbetingelser 1. Omfang og anvendelse af udbudsmaterialet 2. Den udbudte kørsel 3. Hvem kan byde? 4. Tilbuddets form 5. Prisniveau 6. Tidsfrister og tidsplan 7. Henvendelser 8. Køreplanændringer 9. Personaleforhold 10. Overtagelse af de hidtil anvendte busser 11. Krav til busser 12. Overtagelse af busser ved kontraktens udløb 13. Kontraktløbetid 14. Redegørelse for tilbudsgivers organisation og ressourcer 15. Underleverandører 16. Rutebilstationer og garageanlæg 17. Forbehold 18. Alternative tilbud 19. Sikkerhedsstillelse 20. Aktindsigt - offentliggørelse 21. Kriterier for udvælgelse af tilbudsgivere 22. Kriterier for valg af tilbud og tildeling af kontrakt 23. Kontraktindgåelse 24. Oversigt over bilag ved tilbudsgivningen Bilag til udbudsbetingelser Bilag A1 Bilag A2 Bilag B Bilag C1 Bilag C2 Bilag D Bilag E Ansøgning om tilladelse fra Trafikstyrelsen Dokumentation for tilladelse fra Trafikstyrelsen Gældserklæring Tilbudsblanket A-kontrakt - tilbud på enkeltpakke Tilbudsblanket A-kontrakt - kombinationstilbud Redegørelse for tilbudsgivers organisation og ressourcer Garantierklæring Ver Udbudsbetingelser - side 2

4 DEL II A-kontrakt 1. Generelt 2. Køreplanlægning m.v. 3. Kørselsomfang 4. Kørslens udførelse, kundebetjening 5. Kvalitetsstyring 6. Takst, kontrol, tælling 7. Reklamer 8. Kørselsmateriellet 9. Betalingsmodellen 10. Afregning m.v. 11. Ikrafttræden, opsigelse, misligholdelse 12. Bonus og modregninger i betalinger 13. Voldgift Bilag til A-kontrakt Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 Bilag 10 Bilag 11 Bilag 12 Bilag 13 Bilag 14 Bilag 15 Regulering for pris- og lønudvikling Opgørelse og regulering af køreplantid Forskrifter vedrørende busser Oversigt over kørselsmateriellet Busoplysningsskema Skema 1, 2, 3, 4, 5 kørselsindberetning m.m. Kvalitetsstyring Stoppestedstavler Busovertagelse Afgivelse af oplysninger om personaleforhold Oplysningsskema om personale Tilbudsblanketter Dubleringsaftale Betaling for chaufførfaciliteter på rutebilstationer Uniformsreglement Viceværtsforpligtelse DEL III Pakkebeskrivelser Pakke 809 Grindsted Pakke 854 Lunderskov & Vamdrup Pakke 855 Kolding Nordøst-Sydøst Pakke 856 Christiansfeld Pakke 864 Vejle Mellembys Ruter Pakke 865 Vejle-Vejen-Billund Opmærksomheden henledes på, at afstand i højre side af vognløbslister ikke må tillægges betydning. Ver Udbudsbetingelser - side 3

5 DEL IV Supplerende materiale til information Eksportfiler fra Trapeze vedrørende vognløb og køreplaner. Filerne er ikke en del af udbudsmaterialet og brug heraf er alene tilbudsgivers ansvar. Tidsplan 2013 Tidsplan for 8. udbud af buskørsel 2013 Medio oktober Annoncering i EU-tidende Onsdag d. 16/10 Offentliggørelse af udbudsmateriale Fredag d. 22/11 Fredag d. 29/11 Frist for skriftlige spørgsmål Frist for besvarelser Onsdag d. 11/12 Tilbudsfrist kl Åbning af tilbud kl Ultimo januar ultimo februar Søndag d. 29/6 Valg af vognmænd Ikrafttræden Ver Udbudsbetingelser - side 4

6 PAKKEOVERSIGT, 8. UDBUD Pakke nr. Pakke navn Primære rutenumre Kontrakt løbetid, år Start-dato¹ Antal kplt/år Antal busser Antal sidde- og ståpladser, minimum Max. alder, år Betaling for chaufførfaciliteter, kr./år 809 Grindsted år x år Landevejsbus (AL 2) x Lunderskov, år år Landevejsbus (AL 2) Vamdrup Kolding Nordøst år x 70 2 x 12 år Landevejsbus (AL 2) Sydøst x 16 år x 18 1 x 16 år Christiansfeld år x år Landevejsbus (AL 2) x Pakkecentrum Vamdrup Station Kolding Rutebilstation Christiansfeld Busstation 864 Vejle mellembys år x år 15 x landevejsbus (AL 2) Vejle Trafik Center ruter x 65 ell x bybus (LB 2 eller TB 2) Vejle-Vejen år år Landevejsbus (AL 2) Egtved Billund 143 (Vestergade) 179 Sum Bustype Grindsted Rutebilstation Bemærkninger 2 af busserne kan nøjes med minimum 18 siddepladser - men der må gerne anvendes en almindelige landevejsbusser. Der er alene tale om et minimumskrav. 1 af busserne kan nøjes med minimum 18 siddepladser - som i pakke af busserne kan nøjes med minimum 18 siddepladser - men der må gerne anvendes en almindelige landevejsbusser. Der er alene tale om et minimumskrav. Det er valgfrit om de 2 bybusser opfylder krav for LB2 eller TB2 - jf. bilag 3 ¹ Kontrakten starter d. 29. juni Imidlertid starter kørslen ikke for alle vognløb d. 29. juni For en del lokalruter starter kørslen først i forbindelse med skolestart den 11. august. Se pakkebeskrivelserne. Ver Udbudsbetingelser - side 5

7 Udbudsbetingelser 8. udbud 1. OMFANG OG ANVENDELSE AF UDBUDSMATERIALET Det samlede grundlag for afgivelse af tilbud er beskrevet i indledningen. Udbudsbetingelserne anvendes kun i forbindelse med tilbudsgivning og efterfølgende indgåelse af kontrakt(er) og indeholder primært vejledninger og krav til tilbudsgiveren for afgivelse af tilbud. Kontrakten om buskørsel fastlægger de krav, der vil være gældende for kørslens udførelse, og angiver, hvordan forholdet mellem Sydtrafik og vognmanden reguleres. Det er et bindende vilkår, at kørslen skal udføres på grundlag af de givne kontrakter, og der accepteres kun alternative kontraktformuleringer, hvor det er angivet i udbudsvilkårene. Sydtrafik ønsker på sigt at give vognmændene et økonomisk incitament til at få flere passagerer i busserne. Tilbudsgiver skal derfor være indstillet på i kontraktperioden aktivt at medvirke til udformning af en forsøgsordning om kørsel efter en incitamentsaftale og efterfølgende indgåelse af et kontrakttillæg. Ruter eller pakker, der i givet fald skal indgå i en sådan forsøgsordning, udpeges af Sydtrafik. 2. DEN UDBUDTE KØRSEL Udbuddet foretages som offentligt udbud i henhold til EU's forsyningsvirksomhedsdirektiv 2004/17/EF. Oversigt over den udbudte kørsel findes forrest i dette bind. Kørslen er inddelt i udbudsenheder, herefter kaldet pakker. Kørslen i de enkelte pakker er nærmere beskrevet i særlige bilag. Bilagene indeholder for hver pakke bl.a. oplysninger om kontrakttype, kontraktlængde, krav til busser, køreplaner, vognløbsplaner og en beregning af kørselsomfanget samt oplysninger om personaleforhold. 3. HVEM KAN BYDE? Aftale om buskørsel kan indgås med såvel en enkeltperson som et selskab eller en anden juridisk person. Tilbudsgiveren skal opfylde buslovens kvalifikationskrav. Der skal derfor enten foreligge en tilladelse efter buslovens 1, stk. 1 ("grundtilladelse") og tilladelse for det nødvendige antal busser eller et forhåndstilsagn fra Trafikstyrelsen. Dokumentation for, at de nødvendige tilladelser foreligger eller kan udstedes, vedlægges tilbuddet. Dokumentationen indhentes hos Trafikstyrelsen 1 ved at indsende det i bilag A viste skema A1. Trafikstyrelsen fremsender herefter, hvis tilladelse foreligger eller kan udstedes, et udfyldt skema A2, der vedlægges tilbuddet. Skema A1 kan downloades fra trafikselskabets hjemmeside. 1 Tidligere skulle dokumentationen indhentes hos færdselsstyrelsen, men fra den 15. april 2010 er det tidligere Trafikstyrelsen og Færdselsstyrelsen lagt sammen til én samlet styrelse, Trafikstyrelsen. Ver Udbudsbetingelser - side 6

8 Dokumentation fra Trafikstyrelsen skal indhentes af alle tilbudsgivere. Der må regnes med en vis ekspeditionstid i Trafikstyrelsen. Det vil blive accepteret, at dokumentationen indsendes, efter at tilbuddet er indsendt, hvis der er rimelige begrundelser herfor. Begrundelsen skal angives ved fremsendelsen af tilbuddet. Dokumentationen skal være Sydtrafik i hænde senest den 6. januar I henhold til "Lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love", nr af skal tilbudsgiver endvidere - afgive en tro og love erklæring, som skal vedlægges tilbuddet. Erklæringen afgives på det i bilag B, Gældserklæring, viste skema, der også kan downloades fra trafikselskabets hjemmeside. Sydtrafik kan anmode om supplerende oplysninger til dokumentation af tilbudsgiverens økonomiske og faglige baggrund. Disse oplysninger vil blive behandlet fortroligt. 4. TILBUDDETS FORM Tilbuddet afgives på tilbudsblanketten, der er vedhæftet som bilag C 1 og C 2. Tilbudsblanketterne kan downloades fra trafikselskabets hjemmeside, Tilbuddet skal afleveres i en særlig tilbudskuvert, der rekvireres særskilt hos trafikselskabet. Hvis standardkuverten ikke er rummelig nok, klæbes kuvertens forside på det materiale, der afleveres. Hver kuvert må kun indeholde ét tilbud. Kuverter rekvireres hos Sydtrafik. Tilbuddet skal afgives på dansk og i danske kroner, inkl. eventuel moms og afgifter. Der kan afgives tilbud på en enkelt pakke eller på kombinationer af pakkerne efter tilbudsgivers eget valg. Ved tilbud på enkeltpakker skal der udfyldes en tilbudsblanket (bilag C 1) for hver pakke. Ved tilbud på en kombination af pakker, skal der udfyldes en tilbudsblanket for kombinationen (bilag C 2). Ved kombinationstilbud skal der også gives tilbud på de enkelte pakker, der indgår i kombinationen og tilbudsnumrene på enkelttilbuddene skal anføres på kombinationstilbuddet. På blanketten til kombinationstilbud (bilag C 2) anføres ikke priser, men alene en procentuel prisreduktion i forhold til de tilbud, der er givet på enkeltpakkerne. Der kan ikke afgives tilbud på pakker, som forudsætter, at andre pakker vindes. Der kan ikke afgives tilbud på en del af en pakke. Tilbud må ikke være afhængig af andre budgiveres bud. På tilbudsblanketten til enkeltpakker (bilag C 1) angives såvel den samlede tilbudspris, som en specifikation af tilbudsprisen. Den samlede tilbudspris angives som betalingen pr. år og betalingen pr. køreplantime i gennemsnit. Såvel felterne med den samlede tilbudspris som felterne med de specificerede priser skal udfyldes. Hvis der er uoverensstemmelse mellem den samlede tilbudspris og de specificerede priser, vil den samlede tilbudspris blive lagt til grund for tilbuddet. Der vil blive set bort fra tilbud, der er baseret på et afvigende antal busser eller køreplantimer i forhold til oversigten inkl. eventuelle offentliggjorte rettelser. Ver Udbudsbetingelser - side 7

9 I tilbuddet angives de specificerede priser som betalingen pr. køreplantime til dækning af chaufføromkostninger, betalingen pr. køreplantime til dækning af øvrige variable omkostninger og betalingen pr. busmåned pr. driftsbus (reservebusser ikke medregnet) til dækning af faste omkostninger. De specificerede tilbudspriser refererer til betalingsmodellen i A-kontraktens 19, og det er disse priser, der indføjes i kontrakten og danner grundlag for den løbende afregning. 5. PRISNIVEAU Tilbuddet angives i prisniveauet for oktober 2013, svarende til omkostningsindekset på 109,8. Der reguleres for udviklingen fra tilbudsgivningen til kontraktstart ved kontraktens ikrafttræden, og herefter hver måned, jf. 21 i A-kontrakten. Reguleringen sker efter et sammenvejet indeks, jf. kontraktens bilag TIDSFRISTER OG TIDSPLAN Tilbud skal være Sydtrafik i hænde senest onsdag den 11. december 2013, kl dansk tid på følgende adresse: Sydtrafik Banegårdspladsen Vejen Tilbud, der afleveres personligt, skal afleveres i omstillingen, lokale 414 på 3. sal. Åbning af tilbuddene vil finde sted samme dag fra kl på Hotel Skibelund Krat Skibelund Krat 4 Askov 6600 Vejen Der vil være offentlig adgang. Ved åbningen vil følgende blive oplyst: Hvem der byder, hvilke pakker tilbuddet omfatter, pris pr. år og gennemsnitlig køreplantimepris. For kombinationstilbud vil rabat blive oplyst. Beslutning om, hvilke tilbud, der skal vælges til kontraktindgåelse, forventes truffet i januar eller februar Kontrakten underskrives efter stand-still-perioden er udløbet og garantistillelse er fremsendt. Kørslen påbegyndes ved driftsdøgnets start den 29. juni Nogle vognløb starter dog først kørsel i forbindelse med skolestart medio august Tilbuddet skal vedstås indtil den 2. maj HENVENDELSER Alle henvendelser vedr. udbuddet skal rettes til én af følgende personer hos Sydtrafik: Økonom Jørgen Fischer eller afdelingsleder Christina V. Andersen på Sydtrafiks adresse, telefon eller pr. på post@sydtrafik.dk. Ver Udbudsbetingelser - side 8

10 Alle henvendelser i form af spørgsmål til indholdet / forståelsen af udbudsmaterialet eller vedr. proceduremæssige spørgsmål skal stilles skriftligt til Sydtrafik. Henvendelser med henblik på verifikation af data eller oplysninger i materialet kan rettes telefonisk. Spørgsmål og svar offentliggøres på trafikselskabets hjemmeside og gælder derefter som en del af udbudsmaterialet. Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål hos Sydtrafik er fredag den 22. november Sydtrafik offentliggør svar herpå senest den 29. november Advisering om ændringer i udbudsmaterialet På Sydtrafiks hjemmeside, er det muligt frem til 29. november 2013 at registrere -adresse og løbende blive informeret om ændringer. 8. KØREPLANÆNDRINGER Tilbuddet baseres på køreplanerne i udbudsmaterialet inkl. eventuelle senere offentliggjorte ændringer. Ændringer i forhold hertil i de endelige køreplaner vil udløse regulering efter kontraktens bestemmelser. Eventuelle større ændringer af køreplanerne, der er afklaret, inden tilbud skal afgives, offentliggøres på trafikselskabets hjemmeside og gælder derefter som en del af udbudsmaterialet. Ændringer til køreplanerne i udbudsmaterialet vil ikke blive offentliggjort senere end den 29. november Køreplanerne i udbudsmaterialet inkl. eventuelle senere offentliggjorte ændringer vil også være udgangspunktet for beregningen af ændringer i kørselsomfanget i henhold til 4 i kontrakten. Det er ikke en betingelse, at tilbuddet baseres på de vognløb, der er angivet i udbudsmaterialet. Det krydses af på tilbudsblanketten, hvad forudsætningen har været. 9. PERSONALEFORHOLD 9.1 Virksomhedsoverdragelseloven Uanset om betingelserne for, at der er sket en virksomhedsoverdragelse i virksomhedsoverdragelseslovens forstand, er opfyldt, skal reglerne i Lov nr. 710 af 20. august 2002 om Lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse og EU overførselsdirektivet følges. Det busselskab, der opnår kontrakt og overtager kørslen fra den afgående kontrakthaver, vil derfor være stillet som erhverver af en virksomhed i lovens forstand. Dette indebærer, at kontrakthaveren umiddelbart indtræder i de pligter, som påhvilede tidligere busselskaber i henhold til (1) kollektiv overenskomst og aftale, (2) bestemmelser om løn- og personaleforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, eller (3) individuel aftale om løn- og arbejdsforhold, jf. lovens 2, stk. 1. De nødvendige oplysninger vedrørende det personale, der skal overtages, er angivet i pakkebeskrivelsen. Oplysningerne er givet af det nuværende busselskab og oplyses uden ansvar for Sydtrafik. Hvis det efterfølgende viser sig, at disse oplysninger er mangelfulde eller fejlagtige, skal det nye busselskab godtgøre, at dette har en væsentlig økonomisk betydning. Der vil herefter blive foretaget en regulering af prisen i perioden, indtil de pågældende aftaler m.v. vil kunne opsiges med sædvanligt varsel. Tilbuddet skal beregnes på grundlag af de oplysninger om personaleforhold m.v., som fremgår af de enkelte pakker og rettelsesblade. Ver Udbudsbetingelser - side 9

11 Tilbud, der indeholder forbehold overfor ovenstående, vil ikke blive taget i betragtning. 9.2 Køre- og hviletidsbestemmelser Det er tilbudsgivers ansvar, at køre- og hviletidsbestemmelser overholdes. For ruter på 50 km eller derover gælder særlige EU-regler om køre- og hviletid (bekendtgørelse nr. 328 af 28/03/2007 om køre- og hviletidsbestemmelser i vejtransport). For ruter under 50 km gælder de almindelige danske arbejdsmiljøregler for køre- og hviletid. 9.3 Børneattester Sydtrafik henleder opmærksomheden på bekendtgørelse nr. 640 af 22/06/2012 om indhentning af børneattester ved ansættelse og beskæftigelse af personer i erhvervsvirksomheder inden for Erhvervs- og Vækstministeriets ressortområde. Sydtrafik stiller ikke supplerende krav til den gældende lovgivning på området. 10. OVERTAGELSE AF DE HIDTIL ANVENDTE BUSSER Der er ikke busovertagelse i forbindelse med dette udbud. 11. KRAV TIL BUSSER De driftsbusser, der indsættes ved kontraktstart eller i kontraktperioden, skal opfylde de krav til bustype, busstørrelse, alder og emissioner m.v., der er angivet i pakkebeskrivelserne samt i bilag OVERTAGELSE AF BUSSER VED KONTRAKTENS UDLØB Kontrakten er udformet, så der ikke ved udløb af kontrakten er pligt for Sydtrafik til at overtage vognmandens busser. 13. KONTRAKTLØBETID Kørslen påbegyndes ved driftsdøgnets start den 29. juni 2014 og/eller i forbindelse med skolestart medio august Startdato for de enkelte vognløb fremgår af pakkebeskrivelserne. Kontraktløbetiden for de enkelte pakker er angivet i pakkebeskrivelserne. Der skal bydes på den i pakkerne angivne kontraktløbetid. 14. REDEGØRELSE FOR ORGANISATION OG RESSOURCER Tilbuddet skal vedlægges en redegørelse for "organisation og ressourcer", hvori tilbudsgiveren nærmere beskriver, hvordan driftsledelsen vil blive varetaget, og hvordan tilbuddet opfylder kvalitetskravene i udbudsmaterialet. Kravene til indholdet af redegørelsen fremgår af bilag D. Det er centralt, at redegørelsen for organisation og ressourcer er velunderbygget og dokumenterer vognmandens evne til at udføre de i udbudsvilkårene beskrevne opgaver. Redegørelsen for "organisation og ressourcer" er forpligtende for tilbudsgiveren og vil indgå som bilag til kontrakten. Ver Udbudsbetingelser - side 10

12 I henhold til arbejdsmiljølovgivningen skal udbyder oplyse om forhold, der ved arbejdstilrettelæggelsen har betydning for at sikre et godt arbejdsmiljø. Derfor skal opmærksomheden specielt henledes på, at passage af bump og chikaner kan give store fysiske påvirkninger, hvis de passeres med for høj hastighed. Redegørelsen skal derfor indeholde en beskrivelse af, hvordan chaufføren gøres opmærksom på disse forhold. I de køreplaner, der fremgår af udbudsmaterialet, er taget hensyn til vejforhold, herunder bump og chikaner samt trafikforhold. På tilsvarende vis bliver det i forbindelse med den løbende revision af køreplanerne vurderet, om der skal ske justeringer af køretider på grund af ændrede vej- og trafikforhold. Udbyder opfordrer tilbudsgivere til at gennemkøre de ruter, der er omfattet af udbuddet for at få et opdateret overblik over vejforholdene. 15. UNDERLEVERANDØRER På tilbudsblanketten skal tilbudsgiveren oplyse om eventuelle underleverandører og omfanget af disses kørsel. Underleverandører skal opfylde buslovens kvalifikationskrav, og tilladelse efter busloven skal dokumenteres på samme måde, som for vognmænd, der selv udfører kørslen. Tilbudsgiveren er eneansvarlig over for Sydtrafik, dvs. har også det fulde ansvar for den kørsel, der udføres af underleverandører. Antagelse af underleverandør, udskiftningen af underleverandører eller væsentlige ændringer i omfanget af en underleverandørs kørsel i kontraktperioden skal godkendes af Sydtrafik, jf. A- kontraktens 1, stk DRIFTSLEDELSE, RUTEBILSTATIONER, GARAGEANLÆG M.V. Maksimalt kan det accepteres, at driftsledelse og reservemateriel er placeret i en afstand til pakkecentrum, som anført i tabellen herunder. Afstanden måles i luftlinje. Pakke Pakkecentrum Maksimal afstand til driftsledelse fra pakkecentrum Maksimal afstand til reservemateriel fra pakkecentrum 809 Grindsted Grindsted Rutebilstation 40 km 20 km 853 Kolding Nordøst Kolding Rutebilstation 40 km 20 km 854 Lunderskov, Vamdrup Vamdrup Station 40 km 20 km 855 Kolding Sydøst Kolding Rutebilstation 40 km 20 km 856 Christiansfeld Christiansfeld Busstation 40 km 20 km 864 Vejle Mellembys Ruter Vejle Trafikcenter 20 km 20 km 865 Vejle-Vejen-Billund Egtved (Vestergade) 20 km 20 km Med driftsledelse menes, at der inden for den givne afstand skal forefindes et driftskontor, hvor man har kompetence til at træffe nødvendige beslutninger i forbindelse med den daglige drift herunder disponering af personale og reservemateriel. Ansvaret for at indgå aftaler om drift af rutebilstationer, påhviler Sydtrafik. Vognmanden skal betale for chaufførfaciliteter på rutebilstationerne. Beløbene, der modregnes i den månedlige afregning, fremgår af bilag 13. Ver Udbudsbetingelser - side 11

13 Den kontrakt, der indeholder pakke 809, Grindsted, inkluderer udover kørsel også en viceværtsforpligtelse for så vidt angår chaufførfaciliteterne på Grindsted Rutebilstation. Se bilag 15. Vognløb og stationeringer i udbudsmaterialet er vejledende, idet det står vognmanden frit at anvende andre vognløb og stationeringer. I den forbindelse sørger vognmanden selv for tilvejebringelse af garageanlæg/opstillingspladser og personalefaciliteter. Meddelelse om placeringen af garageanlæg/opstillingspladser skal fremsendes til Sydtrafik senest 2 måneder efter kontraktindgåelse eller senest 5 måneder før driftsstart af hensyn til bestilling af WLAN til Rejsekort. 17. FORBEHOLD Tilbud må ikke indeholde forbehold. Eventuelle forbehold fra tilbudsgivers side over for udbudsmaterialet skal fremføres skriftligt og afklares senest ved fristen for fremsendelse af spørgsmål den 22. november 2013, således at der ikke indgår forbehold i afgivne tilbud. 18. ALTERNATIVE TILBUD Der kan ikke afgives alternative tilbud. 19. SIKKERHEDSSTILLELSE Som sikkerhed for vognmandens opfyldelse af kontrakten kræves en anfordringsgaranti på kr. pr. driftsbus. Garantien skal stilles gennem anerkendt pengeinstitut / kautionsforsikringsselskab, og skal foreligge, inden Sydtrafik kan godkende kontrakten. Garantien skal indestå indtil seks måneder efter kontraktens udløb, medmindre der forinden er rejst krav mod garantien. Sidste frist for fremsendelse af garantistillelse er 25. april I bilag E er der en standardformulering af garantistillelsen. Sydtrafik kan kræve dokumentation for, at tilbudsgiver opfylder lovgivningens krav til kapitalgrundlag. 20. AKTINDSIGT - OFFENTLIGGØRELSE Sydtrafik kan videregive oplysninger, såfremt dette er påkrævet i henhold til lovgivningen eller en afgørelse er truffet herom af en domstol eller offentlig myndighed, herunder fx den danske stat, konkurrencemyndighederne eller EU-kommissionen. Efter udløbet af tilbudsfristen vil Sydtrafik dels ved åbningen og dels på forespørgsel oplyse, hvem der har indgivet tilbud, hvilke pakker tilbuddene omfatter, antal driftsbusser, og tilbudspriser. Dette svarer til oplysningerne på tilbudsblanketten. Samme oplysninger vil kunne offentliggøres til pressen. Der kan ikke kræves indskrænkninger i det nævnte oplysningsomfang. Ver Udbudsbetingelser - side 12

14 21. KRITERIER FOR UDVÆLGELSE AF TILBUDSGIVERE For udbuddet som helhed vil der kun blive vurderet tilbud fra tilbudsgivere, der opfylder udbudsmaterialets konditioner med vedlæggelse af krævede bilag og korrekt udformede tilbud. For hver enkelt pakke eller kombination vil tilbudsgiveren blive vurderet ud fra - Opfyldelse af udbudsbetingelsernes konditioner - Tilbudsgivers organisation, økonomiske forhold m.v. jf. bilag D, punkt 1 For hver pakke og kombination vil der blive set bort fra urealistiske bud eller bud fra vognmænd, som ikke skønnes at kunne udføre opgaven. 22. KRITERIER FOR VALG AF TILBUD OG TILDELING AF KONTRAKT Tildelingskriterie for valg af tilbud og tildeling af kontrakt vil være laveste pris. De tilbud, der opgjort over hele kontraktperioden for de enkelte pakker samlet giver den laveste pris, tildeles kontrakt. 23. KONTRAKTINDGÅELSE Hvis tilbud på flere pakker vælges fra samme tilbudsgiver, kan Sydtrafik vælge at indgå en kontrakt pr. pakke eller samle flere tilbud i en kontrakt om den pågældende kørsel. Hvis flere tilbud samles i en kontrakt, fastsættes betalingssatserne i 19 i A-kontrakten som en sammenvejning af tilbudspriserne for de enkelte tilbud. Satserne i 19, stk. 2 og 3 sammenvejes på grundlag af timetallet for den kørsel, der indgår, mens satsen i 19 stk. 4 sammenvejes efter antal driftsbusser. Udfyldt kontrakt vil blive fremsendt af Sydtrafik. Kontrakten udfærdiges i 2 eksemplarer, der begge underskrives, og således at et eksemplar opbevares af Sydtrafik og et eksemplar af vognmanden. Det eller de tilbud (inkl. bilag), der danner grundlag for kontrakten, optages som bilag. 24. OVERSIGT OVER BILAG VED TILBUDSGIVNINGEN Bilag A2 Bilag B Bilag C 1 Bilag C 2 Bilag D Dokumentation for tilladelse fra Trafikstyrelsen Gældserklæring Tilbudsblanket A-kontrakt tilbud på enkelt pakke Tilbudsblanket A-kontrakt - kombinationstilbud Redegørelse for tilbudsgivers organisation Ver Udbudsbetingelser - side 13

15 Bilag A1 ANSØGNING OM TILLADELSE FRA TRAFIKSTYRELSEN¹ Udfyldes af vognmanden (kun i ét eksemplar ikke for hver pakke) Vognmandens navn: og adresse: Der afgives tilbud til Sydtrafik Sæt X Tilbudsgiver har allerede tilladelse(r) til erhvervsmæssig personbefordring EP nr.: Gyldig indtil: Ansvarlig leder: Antal tilladelse: Herudover søges der om yderligere tilladelser Til Trafikstyrelsens behandling af ansøgningen vedlægger tilbudsgiver: Skatteregnskab og kopi af årsopgørelse fra skattevæsenet, eller Sikkerhedsstillelse, eller Revisorerklæring Sæt X Tilbudsgiver har ikke tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring Der søges om godkendelse af som ansvarlig leder Der søges om tilladelser Tilbudsgiver vedlægger en udfyldt ansøgningsblanket til Trafikstyrelsen Der må regnes med en vis ekspeditionstid i Trafikstyrelsen. Trafikstyrelsen returnerer et skema med oplysninger om det godkendte antal tilladelser. Skemaet vedlægges tilbudsblanketten. Tilbudsgivers underskrift Det ovenstående skema indsendes til Trafikstyrelsen. ¹ Tidligere Færdselsstyrelsen. Ver Udbudsbetingelser - side 14

16 Bilag A2 DOKUMENTATION FOR TILLADELSE FRA TRAFIKSTYRELSEN¹ Vognmanden: Ansvarlig leder: Opfylder i forbindelse med udbuddet i Sydtrafik betingelserne for at være godkendt som indehaver af: tilladelser til erhvervsmæssig personbefordring Godkendelsen gælder indtil år Kravene til økonomi er opfyldt ved Antal tilladelser ( ) Skatteregnskab ( ) Sikkerhedsstillelse ( ) Revisorerklæring Bemærkninger: Trafikstyrelsens underskrift og stempel Skemaet returneres til tilbudsgiver, som vedlægger det tilbudsblanketten. ¹ Tidligere Færdselsstyrelsen. Ver Udbudsbetingelser - side 15

17 Bilag B GÆLDSERKLÆRING TRO- OG LOVEERKLÆRING på ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love af skal en ordregiver, der udbyder tjenesteydelser, kræve, at enhver tilbudsgiver samtidigt med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbudsgiver: erklærer herved på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Dato: Underskrift Gælden udgør: DKK. I TILFÆLDE AF FORFALDEN GÆLD TIL DET OFFENTLIGE Tilbudsgiver: erklærer herved på tro og love kun at have ovenstående beløb som forfalden gæld til det offentlige. Dato Underskrift Ver Udbudsbetingelser - side 16

18 Bilag C 1 Tilbud på enkelt pakke TILBUDSBLANKET A-kontrakt Der udfyldes en blanket for hvert tilbud TILBUDSGIVER Tilbudsnummer (anvendes som reference til bilag C 2) Navn: Adresse: Telefon: Kontaktperson: Ansvarlig leder: Kopi af dokumentation for tilladelse fra Trafikstyrelsen vedlægges TILBUDDETS OMFANG Tilbuddet omfatter pakke nr.: (sæt kun ét X) I tilbuddet indgår: køreplantimer/køreplanår driftsbusser TILBUDSPRIS Tilbuddet angives i prisniveau for oktober 2013 (1) Betaling til dækning af chauffør omk kr./køreplantime (2) Betaling øvrige variable omk kr./køreplantime (3) Betaling busafhængig omk kr./busmåned (4) Samlet gennemsnitlig timepris kr./køreplantime (5) Samlet pris pr. år for hele tilbuddet kr./køreplantime Ver Udbudsbetingelser - side 17

19 TILBUDSBLANKET A-kontrakt side 2 BUSOPLYSNINGER I tilbuddet indgår (antal som anført på side 1): Tilbudsgiver råder tillige over (antal): Stationering for reserve- og ekstrabusser: _ driftsbusser reservebusser og ekstrabusser VOGNLØB Er tilbuddet baseret på udbuddets vognløb: JA NEJ Hvis NEJ vedlægges en beskrivelse af vognløb med samme detaljeringsgrad som i udbudsmaterialet UNDERLEVERANDØR Påregnes anvendt underleverandør: JA NEJ Hvis JA: Andel % af køreplantimer Navne på eventuel(le) underleverandør(er): EVT. BEMÆRKNINGER Undertegnede er indforstået med, at kørslen udføres på de vilkår, der fremgår af A-kontrakten om buskørsel samt af udbudsmaterialet med bilag i øvrigt. Tilbuddet er bindende indtil den 2. maj Tilbuddet skal være Sydtrafik i hænde senest den 11. december 2013 kl (underskrift) Redegørelse for organisation og ressourcer vedlægges Medsendte bilag i øvrigt: Ver Udbudsbetingelser - side 18

20 Bilag C 2 - Kombinationstilbud TILBUDSBLANKET A-kontrakt KOMBINATION AF TILBUDSNUMRENE: (anført øverst på bilag C 1),,,,, Kombinationstilbuddet er baseret på ovenstående tilbudsnumre. PRISREDUKTION Herunder anføres prisreduktion for kombinationstilbuddet i procent i forhold til de angivne priser i tilbuddene på enkelt pakker. Tilbuddet angives i prisniveau for oktober 2013 Betaling til dækning af chauffør omk Betaling øvrige variable omk Betaling busafhængig omk Reduktion-% EVT. BEMÆRKNINGER (underskrift) Ver Udbudsbetingelser - side 19

21 Bilag D REDEGØRELSE FOR TILBUDSGIVERENS ORGANISATION OG RESSOURCER. Redegørelsen for organisation og ressourcer skal være velunderbygget og kunne dokumentere vognmandens evne til at udføre de i udbudsvilkårene beskrevne opgaver. Redegørelsen skal indeholde konkrete oplysninger om nedenstående emner og forventet ressourceforbrug hertil, hvor det er relevant. Den skitserede disposition skal følges. 1. Beskrivelse af tilbudsgiverens organisation. 1.1 Beskrivelse af virksomhedsform og ejerforhold. Hvis kørslen skal udføres af et datterselskab eller en enhed under den samlede virksomhed, beskrives kompetencefordelingen mellem "moderselskab" og den udførende enhed. Der skal vedlægges kopi af seneste reviderede regnskab. 1.2 Den udførende enheds nuværende organisation beskrives. Evt. organisationsplan vedlægges. 1.3 Det beskrives, hvordan driftsledelsen konkret vil blive organiseret, hvis tilbudsgiver får den kørsel, der er afgivet tilbud på, herunder i hvilket omfang der vil blive etableret lokal driftsledelse, hvor den forventes placeret, og hvilken kompetence den vil blive udstyret med. 1.4 Beskrivelse af vognmandens evt. særlige ressourcer vedrørende kvalitetsstyring, miljøstyring og kommunikation/information, herunder beskrivelse af, om der er afsat særlige personalemæssige ressourcer til disse opgaver. Desuden ønskes en beskrivelse af, om der er udarbejdet særligt materiale til chauffører i forbindelse med ovennævnte, såsom kvalitetshåndbøger, personaleblade eller lignende. 1.5 Beskrivelse af hvorledes medarbejderne holdes orienteret om forhold i virksomheden, som er af betydning for den enkelte medarbejder. 2. Driftsledelse og driftsovervågning 2.1 Beskrivelse af hvordan driftsovervågningen vil blive varetaget såvel inden for normal kontortid som uden for. Der ønskes specielt en beskrivelse af, hvordan chaufførfremmøde uden for normal kontortid overvåges. Det ønskes endvidere angivet, hvordan kravet i kontrakten om, at Sydtrafik skal kunne komme i kontakt med vognmanden eller en repræsentant for denne i hele driftsdøgnet, vil blive opfyldt. 2.2 Beskrivelse af beredskabet i tilfælde af sygdom hos chauffører eller andet personale. 2.3 Beskrivelse af hvordan kommunikationen mellem driftsledelse og busser vil foregå både i og uden for kontortiden. 2.4 Telefonbetjeningstider og kontoråbningstider for kundehenvendelser. 2.5 Oplysning om afstand fra placering af driftsledelse til pakkecentrum. Ver Udbudsbetingelser - side 20

22 3. Kvalitetsstyring 3.1 Beskrivelse af hvordan kvaliteten vil blive sikret i forbindelse med udførelse af kørslen, herunder om der er opbygget egentlige kvalitetssystemer eller afsat særlige ressourcer til opgaven. 3.2 Beskrivelse af opnåede resultater i kvalitetsmålinger hos andre trafikselskaber. 3.3 Beskrivelse af, hvordan det vil blive sikret, at medarbejderne yder god kundeservice. 3.4 Beskrivelse af sikring af kørslens udførelse, herunder forebyggelse af arbejdsnedlæggelser m.m. 4. Miljøforhold. 4.1 Beskrivelse af virksomhedens miljøpolitik, herunder særlige miljøforanstaltninger. Det oplyses om virksomheden er miljøcertificeret. 4.2 Oplysning om hvorvidt vognmanden udarbejder grønne regnskaber i bekræftende fald skal seneste grønne regnskab vedlægges. 4.3 Oplysning om hvorvidt der anvendes miljømærkede rengøringsmidler på vaskeanlæg, samt om der vil blive etableret vaskeanlæg med brug af genbrugsvand. 4.4 Kontrolforanstaltninger i forhold til anvendelse af rengøringsmidler og kemikalier. 4.5 Oplysning om hvorvidt chauffører deltager i kurser i miljørigtig kørsel og i givet fald i hvilket omfang. 5. Arbejdsmiljø 5.1 Oplysninger om arbejdsmiljøforhold, herunder om virksomheden er certificeret i henhold til arbejdsmiljølovgivningen samt hvilken klassificering virksomheden har opnået i forbindelse med arbejdstilsynets tilsyn. Relevant korrespondance med Arbejdstilsynet vedlægges. 5.2 Redegørelse for vognmandens planer for at sikre et godt arbejdsmiljø for medarbejderne, både chauffører, værkstedspersonale m.fl. Redegørelsen kan indeholde oplysninger om virksomhedens forebyggelsespolitik, sundhedspolitik, integrationspolitik, informationspolitik m.m. 5.3 Beskrivelse af virksomhedens forebyggelse i forbindelse med vold og trusler samt beskrivelse af kriseberedskab i forbindelse med voldsepisoder. 6. Busmateriellet. 6.1 Oplysning om forventede garageringsteder og hvilke faciliteter der forventes etableret de pågældende steder. 6.2 Oplysning om busudskiftningsprogram (skema udarbejdes). Ver Udbudsbetingelser - side 21

23 6.3 Tilbudt gennemsnitlige busalder. 6.4 Tilbudt andel af busser, der overholder EURO 5-norm 6.5 Oplysning om antal reservebusser. 6.6 Beskrivelse af beredskab ved nedbrud af bus, herunder oplysning om gennemsnitlig afstand fra stationering af nedbrudsreserve til pakkecentrum. 6.7 Oplysning om værkstedsforhold, herunder om i hvilket omfang reparationer vil blive udført på eget værksted samt placering af dette værksted. 6.8 Oplysning om vedligeholdelses- og rengøringsprogram for busparken. 7. Uddannelse 7.1 Beskrivelse af virksomhedens grunduddannelse for nyansatte chauffører omfang og indhold. 7.2 Beskrivelse af virksomhedens efteruddannelse for chauffører omfang og indhold. Herunder belyses virksomhedens politik i forhold til indgåelse af uddannelsesaftaler med henblik på uddannelse af faglærte chauffører. Andel af chauffører, der er faglærte ved kontraktstart og målsætning for udvikling i kontraktperioden anføres. 7.3 Beskrivelse af uddannelsesmæssig indsats for driftsledelse og administrative medarbejdere omfang og indhold. 8. Andre oplysninger 8.1 Andet som vognmanden finder relevant for Sydtrafiks vurdering af selskabets organisation. Ver Udbudsbetingelser - side 22

24 Bilag E GARANTIERKLÆRING Garanti Kontonummer: Garantidebitor: (Vognmand) Garantikreditor: Sydtrafik Banegårdspladsen Vejen Arbejde: Kontraktdato: Udførelse af kontraktkørsel i perioden XXXX På foranledning af garantidebitor holder (bank) til rådighed for Sydtrafik et beløb af DKK... Skriver:... der skal tjene til sikkerhed for Sydtrafik i tilfælde af, at vognmanden i kontraktperioden misligholder sine forpligtelser i henhold til den indgåede kontrakt. Sikkerheden tjener til fyldestgørelse af alle krav, som Sydtrafik måtte have i anledning af aftaleforholdet. Sikkerhedsstillelsen ophører 6 måneder efter kontraktens udløb, medmindre Sydtrafik forinden skriftligt og samtidigt meddeler vognmanden og garanten, at der vil blive rejst krav mod sikkerhedsstillelsen. I så fald ophører sikkerhedsstillelsen, når misligholdelsen er afhjulpet. Garantien skal på anfordring fra Sydtrafik frigives til Sydtrafik, uden at Sydtrafik har dokumenteret sin ret ved forlig, endelig domstolsafgørelse eller en voldgiftskendelse. Udbetaling af garantien sker til Sydtrafik på anfordring senest 5 arbejdsdage, efter en skriftlig anmodning er modtaget. Sydtrafik kan uden indvirkning på garantiforpligtelsen give vognmanden udsættelse eller lempelser med hensyn til opfyldelsen af vognmandens forpligtelser. Garantien er gyldig med maskinstempling eller 2 underskrifter jf. ovenstående. Ved garantiens bortfald skal denne garantierklæring returneres til (bank). Underskrift:... Bank:... Ver Udbudsbetingelser - side 23