Referat Haludvalget's møde Torsdag den Kl. 18:30 Badmintonhallen

Transkript

1 Referat Haludvalget's møde Torsdag den Kl. 18:30 Badmintonhallen Deltagere: Frank Müller-Bøgh, Kim Larsen, Kim Nielsen, Bjarne Egeberg, Bo Madsen, Bo Tune, Ejner Larsen, Niels Thrysøe, Anne Strømkjær, Susanne Jensen, Ulrik Banke, Birgit Sørensen, Erik Jørgensen, Finn Olsen Afbud: Carsten Kallesøe Indholdsfortegnelse Sag Tekst Sidenr. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra 28. august Ændring af Haludvalgets vedtægter Konstituering af Haludvalget Budget Status på anlægspuljen Haludvalgets renoveringspulje Haludvalgets dispositionskonto Cafeteriadrift i idrætshallerne Forpagtningsaftale - Café i Svendborg Idrætscenter Orientering Næste møder Evt....8

2 Haludvalget s møde den Godkendelse af dagsorden Beslutning i Haludvalget den : Godkendt. 2. Godkendelse af referat fra 28. august 2014 Beslutning i Haludvalget den : Godkendt. 3. Ændring af Haludvalgets vedtægter Sagsfremstilling: Forslag til ændring i vedtægterne for Haludvalget: I første og andet afsnit af 3 ændres og tilføjes følgende: Navnet SG Hallen erstattes med SG Huset Navnet Skåruphallen erstattes med Skårup Kultur- og Idrætscenter. Midtbyhallen tilføjes. Navnet Hømarkhallen ændres til Nymarkhallen. 4. a. 2) ændres til at have følgende ordlyd: Haludvalget konstituerer sig hvert år på første møde i 2. halvår med formand, næstformand og et menigt medlem, der tilsammen udgør forretningsudvalget. Indledningen på 5 ændres til at have følgende ordlyd: Haludvalget har den overordnede ledelse af institutionernes anliggender. Den daglige administration varetages af forretningsudvalget i samarbejde med den kommunale afdeling, som Haludvalget henhører under. 5 1) ændres til at have følgende ordlyd: Godkendelse af budgetter inden for den af byrådet afsatte ramme. Godkendelse af regnskaber og indstilling til byrådet. 1

3 Haludvalget s møde den Beslutning i Haludvalget den : Vedtægtsændringerne godkendt og fremsendes til politisk godkendelse. 4. Konstituering af Haludvalget Sagsfremstilling: Under forudsætning af godkendelse af punkt 3. Haludvalget konstituerer sig hvert år på første møde i 2. halvår med formand, næstformand og et menigt medlem, der tilsammen udgør forretningsudvalget. Beslutning i Haludvalget den : Haludvalgets forretningsudvalg konstitueret med følgende medlemmer: Formand: Frank Müller-Bøgh, Svendborg Idrætshal Næstformand: Bjarne Egebjerg, Tåsingehallen Medlem: Kim Nielsen, Badmintonhallen 5. Budget 2015 Sagsfremstilling: Status og fortsat drøftelse. Beslutning i Haludvalget den : Dato for indsendelse af ændringsforslag til budget 2015 er sat til 6. november Forretningsudvalget godkender efterfølgende budgetterne. Drøftelse omkring procedure for hallernes ansøgninger til budgetforhandlingerne. Det gode råd er at lægge pres på ved at give grundig information til politikerne, og gerne i så god tid som muligt. 6. Status på anlægspuljen Beslutning i Haludvalget den : Kim Nielsen redegjorde for status. 2

4 Haludvalget s møde den De afsatte midler er disponeret med hensynstagen til den forestående tagudskiftning på Badmintonhallen, som igangsættes i 2015, når næste års anlægspulje frigives. 7. Haludvalgets renoveringspulje 14/2835 Sagsfremstilling: Status pr Ansøgning om nye brædder til omklædningsbænkene i Rantzausmindehallen. Rantzausmindehallen ansøger Haludvalget om kr. til udskiftning af brædder på omklædningsbænkene. Hallens personale sørger selv for montering. Tilbud vedhæftet. Ansøgning om nye affugtere til baderummende i Tåsingehallen Tåsingehallen ansøger Haludvalget om tilskud til indkøb af nye affugtere til baderummene, da de bestående ikke længere kan repareres. Der ansøges om i alt 4 stk. affugtere til maks kr. Bilag: Åben - Tilbud, brædder til udskiftningsbænke Åben - Oversigt 2014 Beslutning i Haludvalget den : Oversigten taget til efterretning. Haludvalget ønsker at udskyde behandling af de indkomne ansøgninger til renoveringspuljen, indtil de igangværende projekter er afsluttet og evt. økonomiske afvigelser er kendt. Ansøgningerne genbehandles på januarmødet. 8. Haludvalgets dispositionskonto 14/2836 Sagsfremstilling: Status pr

5 Haludvalget s møde den Ansøgning om nye bander i Nymarkhallen På vegne af Nymarkhallen ansøger administrationen om indkøb af nye bander til hallen til brug for indendørs fodbold. De nuværende bander må grundet arbejdsmiljøreglerne kun opsættes/nedtages, hvis der er 2 personer til opgaven, og det kan derfor ikke længere garanteres, at banderne bliver sat op for brugerne. Nymarkhallen har ikke en selvstændig økonomi, der kan klare udgiften. For sæson 2014/2015 er 19 af hallens aktivitetstimer udlejet til indendørs fodbold, fordelt på 4 foreninger. Der foreligger tilbud fra leverandør på nye bander, ligesom der også er fremsendt tilbud på nye beslag, septere og bøsninger. Det vurderes dog, at nuværende system fortsat kan anvendes med nye bander. Bilag: Åben - Oversigt 2014 Åben - Tilbud på nye bander i Nymarkhallen Beslutning i Haludvalget den : Oversigten taget til efterretning. Ansøgning imødekommes ikke. 9. Cafeteriadrift i idrætshallerne Sagsfremstilling: Administrationen har anmodet om udtalelse fra Jura, Svendborg Kommune, vedr. muligheder og begrænsninger i cafeteriaernes drift i idrætshallerne. Dette med udgangspunkt i den (økonomiske) konstruktion, hvorpå Haludvalget bygger sit virke. Følgende tilbagemelding er givet: Der er en del haller i Svendborg Kommune, der er selvejende institutioner. Hallerne har en beskeden indtægt på udlejning af hallerne til idrætsforeninger og til skoleidræt. Den langt overvejende del af hallernes indtægt kommer fra direkte tilskud fra Svendborg Kommune. Det må antages, at hallerne på ingen måde kan overleve uden dette massive kommunale tilskud. I hallerne er der ofte et cafeteria. Cafeteriaet er normalt bortforpagtet. Cafeteriaet i nogle af hallerne nøjes ikke kun med at servere mad for udøverne i haller i forbindelse med idrætsudøvelsen eller i forbindelse med idrætsforeningernes sociale aktiviteter, men leverer også mad ud af huset til private fester og/eller afholder private fester i cafeteriaet. 4

6 Haludvalget s møde den Det skal herefter vurderes om, hvilken cafeteriaaktiviteten der er i overensstemmelse med den kommunale støtte til hallerne. I nærværende tilfælde er der ikke tale om direkte støtte til cafeteriaet. Den kommunale støtte bliver givet til hallen. Hallen giver så vidt vides ikke direkte støtte til cafeteriaet, men cafeteriaet bortforpagtes til en forholdsvis lav forpagtningsafgift, idet indtægtsmulighederne er forholdsvis små. Det er fast antaget i praksis, at såfremt en kommune ikke kan støtte en aktivitet direkte, så vil en indirekte støtte, for eksempel via mellemled heller ikke være lovlig. Det skal derfor undersøges om det ville være lovligt for kommunen, at bortforpagte et cafeteria i en kommunal hal, hvor cafeteriaet også ville blive brugt til levering af mad ud af huset til private fester og/eller afholder private fester i cafeteriaet. Det er et generelt forbud imod, at en kommune driver handel, håndværk, industri og finansielvirksomhed. Dette forbud har grund i kommunalfuldmagten som er uskrevet ret der grunder i praksis på området. En kommune kan derfor som udgangspunkt ikke drive et cafeteria. Dette forbud er dog ikke ultimativ, idet det er en række undtagelse. En af disse undtagelser drejer sig om accessorisk virksomhed. Accessorisk virksomhed er en selvstændig opgave, der isoleret set falder uden for kommunens opgaveområde efter lovreglerne og kommunalfuldmagten, men som alligevel kan varetages i den givne situation, fordi den har en nær og naturlig sammenhæng med en lovlig kommunal (hoved)aktivitet og kan afrunde denne. Det er fast antaget, at kommunen i forbindelse med en idrætshal kan drive cafeteria dog således, at cafeteriaet så vidt mulig skal bortforpagtes. Idet lovligheden til at drive cafeteria, er en snæver undtagelse til forbuddet mod at drive handel, så skal cafeteriadriften afgrænses til det der har snæver sammenhæng med hovedaktiviteten. Det kan derfor ikke være lovligt for kommunen f.eks. at levere mad ud af huset eller afholde private fester i cafeteriaet, idet det ikke har en sammenhæng med hovedaktiviteten. Det må på baggrund af ovennævnte konkluderes, at cafeteriaerne i haller der modtager kommunalstøtte kun kan drive cafeteriadrift i samme omfang som, hvis kommunen selv drev hallen og cafeteriaet. Cafeteriaerne kan derfor ikke lovligt levere f.eks. mad ud af huset eller afholde private fester. Beslutning i Haludvalget den : Redegørelsen taget til efterretning. Haludvalget tager konkrete sager op til behandling og vil drøfte sanktionering, såfremt reglerne ikke overholdes. 5

7 Haludvalget s møde den Forpagtningsaftale - Café i Svendborg Idrætscenter 14/8967 Sagsfremstilling: Haludvalget forelægges forpagtningsaftale for café i Svendborg Idrætscenter til godkendelse. Bilag: Åben - VS: Underskrevet forpagterkontrakt Beslutning i Haludvalget den : Forpagtningsaftalen godkendt. 11. Orientering Sagsfremstilling: Orientering fra administrationen Orientering om skrivelse fra Copydan Erhverv vedr. offentlig visning af tv i idrætshallerne. Ved arrangementer i hallerne, er det nødvendigt at foreningerne får en lejlighedsbevilling, hvis der ikke er tilknyttet en forpagter. Ved forpagter i hallen, så skal dennes bevilling benyttes. Halinspektørerne har afholdt første erfamøde, og der var positive tilkendegivelser om tiltaget. Næste møde holdes primo Orientering fra formanden - Orientering fra hallerne Tvedhallen Der er fortsat problemer med parkeringspladsen, hvor underlaget giver problemer. Badmintonhallen Der er problemer med vand fra parkeringsarealet, som løber hen mod hallen. Thurøhallen Har ingen cafeteriaforpagter, men arbejder på et samarbejde med Thurø Boldklub. Lundbyhallen 6

8 Haludvalget s møde den Skårup Kultur- og Idrætscenter Det går fornuftigt med udlejningen og der er god energi i huset. Cafeteriaforpagter stopper til sommer. Rantzausmindehallen Har fået udskiftet brusearmatur jf. renoveringsplanen. Defekt scoringstavle er udskiftet med fondsmidler fra Fynske Bank. Har en markant mangel på omklædningsrum. Ridehuset Godt at få renoveret vand, lys m.m. jf. renoveringsplanen. SIS Der drøftes kursuspulje og talentpulje. Ligeledes drøftes Sportslørdag. Hvad vil man, og skal SIS bidrage. SIS vil som udgangspunkt et arrangement for bredden. Vester Skerninge Hallen Hallen er tilfreds med renoveringsprojekterne. Har udfordring med cafeteriaforpagtningen, og der overvejes en foreningsdrevet model. SG Huset Har oplevet et godt 1. år i huset. Der er bevilget midler til ombygningsprojekt af køkken/cafeteria, som flyttes i stueplan. Projektet indeholder også løsning af kulde- og trækproblemer foyer og reception, ligesom nye mødefaciliteter etableres i det gamle køkken på 1. salen. Byrådsmedlem Finn Olsen Redegjorde kort om budgetforliget og proceduren. Tåsingehallen Har modtaget fondsmidler fra Fynske Bank til scoringstavlen i hallen. Idrætshallen Hallen er godt booket i sæsonen. Beslutning i Haludvalget den : 7

9 Haludvalget s møde den Næste møder Beslutning i Haludvalget den : Haludvalgets møder i 2015 fastsættes, når øvrige udvalg har lagt mødekalender. 13. Evt. Beslutning i Haludvalget den : - 8

10 Haludvalget s møde den Underskriftsblad: Mødet sluttede kl.: 21:00 Frank Müller-Bøgh Kim Larsen Kim Nielsen Bjarne Egeberg Bo Madsen Bo Tune Ejner Larsen Niels Thrysøe Anne Strømkjær Carsten Kallesøe Susanne Jensen Ulrik Banke Birgit Sørensen Erik Jørgensen Finn Olsen 9

11 Bilag: 7.1. Tilbud, brædder til udskiftningsbænke Udvalg: Haludvalget Mødedato: 30. oktober Kl. 18:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

12 Rantzausmindehallen Dyrekredsen Svendborg Danmark Skanderborg, d. 8. oktober 2014 TRESS AS Danmarksvej 34 Postbox Skanderborg Telefonnr. Fax nr Hjemmeside SE/CVR-nr I henhold til aftale mellem Dem og Sten Dissing Johansen har vi hermed fornøjelsen at fremsende vedlagte: Tilbud nr Leveringstid: Efter aftale Leveringsbetingelser: Frit leveret Garanti: På alle materialer ydes 2 års garanti ved normal anvendelse og under forudsætning af at vedligeholdelse sker i overensstemmelse med vore anvisninger. Forbehold: For kommende produktændringer, afgiftsændringer samt andre udefra kommende prisstigninger. Priser: Gældende 3 mdr. fra tilbudsdato Betalingsbetingelser: Løbende mnd dage. Overskrides dette, beregnes diskonto + 7% p.a. Vi håber De vil gøre brug af vort tilbud og De er naturligvis meget velkommen til at kontakte mig på tlf for yderligere oplysninger. Med venlig hilsen TRESS AS Sten Dissing Johansen Salgsafdelingen AS Danmarksvej 34 Box 550 DK-8660 Skanderborg Telefon: Tlf. int.: Telefax: CVR-nr.: DK tress@tress.dk Homepage: Danske Bank: ISO Certificeret

13 Kundenr. : Rantzausmindehallen Dyrekredsen Svendborg Danmark Tilbud Dato Side 1 TRESS AS Danmarksvej 34 Postbox Skanderborg Telefonnr. Fax nr Hjemmeside SE/CVR-nr tress@tress.dk Leveringsadresse : Rantzausmindehallen Dyrekredsen Svendborg Danmark Deres ref. Telefonnr. Vor reference Kim Sten Dissing Johansen Bet. betingelser Løbende mnd d Leveringsbeting Frit leveret Lev.måde: K20 Kasse max 20 kg. Leveres Efter aftale 3 Stk Bænk/hyldebræt l: 100 cm. 117,00 351,00 20 Stk Bænk/hyldebræt l: 150 cm. 176, ,00 2 Stk Bænk/hyldebræt l: 120 cm. 176,00 352,00 2 Stk Bænk/hyldebræt l: 140 cm. 176,00 352,00 2 Stk Bænk/hyldebræt l: 155 cm. 234,00 468,00 2 Stk Bænk/hyldebræt l: 181 cm. 234,00 468,00 10 Stk Bænk/hyldebræt l: 190 cm. 234, ,00 18 Stk Bænk/hyldebræt l: 193 cm. 234, ,00 13 Stk Bænk/hyldebræt l: 200 cm. 234, ,00 4 Stk Bænk/hyldebræt l: 240 cm. 293, ,00 2 Stk Bænk/hyldebræt l: 270 cm. 351,00 702, Afkortning og lakering 3.000,00 Leveringstid: ca. 3 uger I alt ,00 Fragtbeløb 0,00 Momsbeløb 4.994,75 I alt inkl. moms ,75 AS Danmarksvej 34 Box 550 DK-8660 Skanderborg Telefon: Tlf. int.: Telefax: CVR-nr.: DK tress@tress.dk Homepage: Danske Bank: ISO Certificeret

14 Bilag: 7.2. Oversigt 2014 Udvalg: Haludvalget Mødedato: 30. oktober Kl. 18:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 17662/14

15 Idrætshallernes renoveringspulje 2014 Budget Overførsel fra = Budget i alt Disponeret Overføres til anlægsprojekterne Reparation af loft i Midtbyhallen Restbudget

16 Bilag: 8.1. Oversigt 2014 Udvalg: Haludvalget Mødedato: 30. oktober Kl. 18:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 17663/14

17 Haludvalgets dispositionskonto 2014 Budget Budget til låneydelse Overførsler fra /+ vedtagne budgetreguleringer for 2014 og frem ( ) = Budget i alt Disponeret Planbook, afsat beløb Leasing af IT-udstyr * - Netværk og mobilbredbånd Møder m.m., afsat beløb Ydelse på lån Ipads og cover Gulvvaskemaskine, Skåruphallen Restbudget * Leasing af IT-udstyr udløb i Udskiftning forventes i 2015.

18 Bilag: 8.2. Tilbud på nye bander i Nymarkhallen Udvalg: Haludvalget Mødedato: 30. oktober Kl. 18:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

19

20

21

22

23 Bilag: VS: Underskrevet forpagterkontrakt Udvalg: Haludvalget Mødedato: 30. oktober Kl. 18:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

24

25

26

27

28

29