Udbud af opgave om Slutevaluering af projekter og initiativer under den Regionale Erhvervsudviklingsstrategi i Nordjylland

Transkript

1 Udbudsbetingelser Udbud af opgave om Slutevaluering af projekter og initiativer under den Regionale Erhvervsudviklingsstrategi i Nordjylland

2 Indholdsfortegnelse 1. OM DETTE UDBUD DEN UDBUDTE OPGAVE EVALUERINGSOPGAVENS GENSTANDE EVALUERINGSOPGAVENS OMFANG EVALUERINGENS OVERORDNEDE INDHOLD De endnu ikke evaluerede projekter De allerede evaluerede projekter EVALUERINGENS METODIK De endnu ikke evaluerede projekter De allerede evaluerede projekter SAMLET RAPPORTERING TIDSMÆSSIG GENNEMFØRELSE AF EVALUERINGSOPGAVEN KONTRAKT OG FORHANDLING KONTRAKTPERIODE RAMMERNE FOR UDBUDSFORRETNINGEN RAMMERNE FOR TILBUD ALTERNATIVE BUD FORBEHOLD DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED FORTROLIGHED TILBUDSGIVERS FORHOLD DEN JURIDISKE PERSON KONSORTIER UNDERLEVERANDØRER SPØRGSMÅL TILBUDSGIVERS SPØRGSMÅL RETTELSESBLADE AFGIVELSE AF TILBUD FORMKRAV UDVÆLGELSESKRITERIER

3 8.3 VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSEVALUERINGEN GENERELT TILDELINGSKRITERIUM OG UNDERKRITERIER AFKLARENDE SPØRGSMÅL EFTER TILBUDSAFGIVELSE MEDDELELSE OM TILDELING AF OPGAVEN SKRIFTLIG MEDDELELSE AFLYSNING DISPOSITION/HUSKELISTE

4 1. Om dette udbud Region Nordjylland udbyder hermed en kontrakt på udførelse af slutevaluering af projekter og initiativer under den Regionale Erhvervsudviklingsstrategi for perioden i Nordjylland. Nærværende udbudsbetingelser er gældende for udbuddet. Den udbudte kontrakt opfatter: gennemførelse af slutevaluering af 6 udvalgte projekter screening af 10 allerede afsluttende eksternt gennemførte slutevaluering udarbejdelse af afsluttende og tværgående rapport, indeholdende en sammenfattende og tværgående evaluering af de udførte 6 slutevalueringer samt inddragelse af resultaterne fra allerede gennemførte slutevalueringer samt midtvejsevalueringer Den udbudte opgave er nærmere beskrevet nedenfor i punkt 2 Den udbudte opgave. Udbuddet gennemføres af Region Nordjylland for Vækstforum Nordjylland, hvis sekretariatsfunktion varetages af Region Nordjylland gennem Vækstsekretariatet 1. Vækstforum Nordjylland har besluttet at gennemføre en slutevaluering, der dels giver en viden om de faktisk opnåede effekter og dels en viden om virkningen af de forskellige erhvervspolitiske instrumenter, der er anvendt. Vækstforum har ligeledes besluttet, at evalueringsopgaven skal varetages af en ekstern leverandør (Leverandøren). Det følgende beskriver evalueringsopgavens omfang og indhold samt kriterier med mere. Det overordnede formål med at foretage en slutevaluering af hvert enkelt af de 6 projekter/initiativer er at give Vækstforum Nordjylland et billede af, hvorvidt projekterne er gennemført som forudsat, og herunder en bedømmelse af, om projekterne giver de resultater, der var forudsætningen for Vækstforum Nordjyllands bevilling. Evalueringen skal også give Vækstforum en viden, der kan anvendes fremadrettet. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Tilbudslovens regler om annoncering. Opmærksomheden henledes på, at de udbudte opgaver har en maksimal budgetramme på kr eksklusive moms, der ikke kan overskrides, jf. nærmere nedenfor punkt 3 og punkt 9.1. Det samlede udbudsmaterialet består af: A. Nærværende udbudsbetingelser B. Udkast til kontrakt C. GBR 92 Tilbudsgiverne opfordres til at sikre sig, at de er i besiddelse af det komplette udbudsmateriale. 1 Jf. nærmere lovbekendtgørelse nr af 16. december 2010 om erhvervsfremme ( Erhvervsfremmeloven ). 4

5 2. Den udbudte opgave 2.1 Evalueringsopgavens genstande Vækstforum Nordjylland har til opgave at iværksætte regionale erhvervsudviklingsinitiativer indenfor rammen af Den Regionale Erhvervsudviklingsstrategi for , som er gældende for Region Nordjylland. Initiativerne iværksættes med støtte fra både EU s strukturfonde og regionale erhvervsudviklingsmidler, som stilles til rådighed af Region Nordjylland. Vækstforum Nordjylland ønsker, at der skal laves en slutevaluering af 6 udvalgte afsluttede projekter, som vurderes til at kunne bidrage til besvarelse af de overordnede spørgsmål for evalueringen. Desuden ønsker Vækstforum Nordjylland, at der tages afsæt i den metodik, der er anvendt i de gennemførte midtvejsevalueringer. Projekterne, der er omfattet af dette udbud, er omfattet af erhvervsudviklingsstrategien for , der har de indsats- og fokusområder, der i punktform fremgår af nedenstående figur: Indsatsområder Fokusområder Prioriterede aktiviteter for støtte Stærke erhvervssamarbejder Klynger Netværk Grupper IKT, fødevarer, byggeri, sundhed, maritim Turisme, oplevelse, energi Idéudvikling, spirende klynger og netværk Regionale frontteknologier Energi Sundhed Transport Vind, brint, bølge, bio Medico, brugerdrevne ideer Intelligente transportsystemer Virksomhedsrettet kompetenceudvikling Efter- og videreuddannelse Iværksætteri Strategi og marked Diverse efter- og videreuddannelser Specialiseret rådgivning og uddannelse Målrettet specialiseret rådgivning En mere uddybende beskrivelse findes i: - Regional erhvervsudviklingsstrategi og handlingsplan Bilag til regional erhvervsudviklingsstrategi og handlingsplan der begge kan findes på følgende internetadresse: Vækstforum Nordjylland har fået lavet midtvejsevalueringer i perioden for projekter under den foregående erhvervsudviklingsstrategi. En tværgående sammenfatning af disse findes på internetadressen: Den udbudte slutevalueringsopgave omfatter ikke en økonomisk eller forvaltningsmæssig evaluering. 5

6 2.2 Evalueringsopgavens omfang Evalueringsopgaven omfatter de projekter, som Vækstforum Nordjylland under Region Nordjylland har besluttet skal slutevalueres. De udvalgte projekter vil være kendetegnet ved, at de enten afsluttes i perioden 1. januar 2013 til 31. juli 2013 eller så sent i 2012, at det stadig anses for muligt at gennemføre en slutevaluering af projekterne. Hovedfokus i slutevalueringen er på de opnåede resultater med mere, som projekternes slutbrugere har kunnet konstatere. Ved slutbruger forstås her enten de deltagende virksomheder eller personer, som får den endelige nytte af indsatserne. Der skal desuden være fokus på projekternes evne til at skabe de erhvervspolitiske resultater og effekter, der er i fokus i Erhvervsudviklingsstrategien. Ud over de 6 enkeltevalueringer omfatter opgaven udarbejdelsen af en tværgående rapport, der bygger dels på de 6 evalueringer, og dels på screening af 10 eksisterende slutevalueringer. De 6 projekter, der er valgt til at blive slutevalueret er: - VisitNordjyllands - produktudvikling Væksthus Nordjylland - Vækst Iværksætter Program - Aalborg Universitet - Videnspredningsaftalen - Nordjyske Erhvervsskoler - UIU - Unge i Uddannelse - BrainsBusiness - ICT North Denmark AMU Nordjylland - Nordjylland som førende på sundheds- og ældreserviceområdet De 10 projekter, der er evalueret og som skal screenes, er: - Idéklinikken - Sidestilliing og funktionsdygtighed - Bretteville HOTSPOT - Flere Virksomheder i Vækst/Virksomheder i Vækst - extende version - Virksomheder i Teknologisk Udvikling (VITU) - Kvalitativ evaluering af Socialfondsprojekterne EFS og EFS Projekt OVERSKUD - Samarbejde og Partnerskab - Fremtidens buschauffør - LOIV - Læring i virksomheden En overordnet beskrivelse af projekterne kan findes på nedenstående hjemmeside: 6

7 2.3 Evalueringens overordnede indhold Vækstforum Nordjylland har en overordnet interesse i at kunne vurdere, om de enkelte projekter og initiativer hver især og i forening er med til at skabe den erhvervsudvikling, som Vækstforum Nordjylland har fastlagt i den Regionale Erhvervsudviklingsstrategi med tilhørende handlingsplaner De endnu ikke evaluerede projekter Med henblik på at muliggøre denne vurdering er det et mindstekrav, at Leverandøren ved evaluering af hver de 6 projekter nævnt ovenfor indarbejder og besvarer følgende 5 spørgsmål: 1. Har projektet opnået de forventede resultater, der er angivet i den senest godkendte version af ansøgningen med hensyn til beskæftigelse, omsætning, viden- og kompetenceopbygning? 2. I hvilken udstrækning har de projekter, der retter sig mod virksomheder som slutbrugere, givet en direkte konkurrenceforbedring hos virksomhederne, eller skabt et grundlag herfor? Dette kan være i form af viden om ny teknologi, og/eller nye processer, og/eller nye samarbejdsformer, og/eller i forhold til markedet 3. I hvilken udstrækning har de projekter, der retter sig mod deltagere i uddannelsesog kompetenceopbyggende aktiviteter som slutbrugere, givet deltagerne viden der på kort eller lang sigt forbedrer deres muligheder på arbejdsmarkedet? 4. Finder slutbrugerne (virksomheder/kursister) indsatsen i projekterne relevant og brugbar i forhold til forbedring af deres kompetencer og fremtidige muligheder? 5. Har der været forhold, enten internt i projektgennemførelsens organisering, eller udefra kommende begivenheder, der har været en forhindring for projekterne i at opnå de forudsete resultater? De allerede evaluerede projekter Med henblik på at muliggøre denne vurdering er det et mindstekrav, at Leverandøren, ved screening af hver de 10 allerede evaluerede projekter nævnt ovenfor, anvender de samme 5 spørgsmål. Screeningen er en desk-research baseret på allerede gennemførte evalueringer. Der kan derfor mangle datagrundlag for at kunne besvare de 5 spørgsmål. I så fald tages dette til efterretning, men det er evaluators opgave eksplicit at gøre opmærksom på, hvor der evt. mangler data. 2.4 Evalueringens metodik De endnu ikke evaluerede projekter Overordnet ønsker Vækstforum Nordjylland, at evalueringsopgaven gennemføres ved anvendelse af de 4 nedenstående metodiske elementer for hvert enkelt af de 6 udvalgte projekter. Det er Region Nordjyllands ønske, at regionen ikke, udover det i dette punkt 2.4 og i punkt 2.6 beskrevne, inddrages yderligere i gennemførelsen af slutevalueringer og udarbejdelse 7

8 af rapporter, idet regionen i videst mulige omfang skal være, og tillige fremstå som, neutrale i forhold til de udførte slutevalueringer Fastlæggelse af indhold Sammen med ansøger og Vækstsekretariatet (Vækstforum Nordjyllands sekretariat) fastlægger Leverandøren de spørgsmål, der skal måles på i det konkrete projekt med henblik på at sikre evalueringens relevans i forhold til det enkelte projekts forudsætninger under hensyntagen til de 5 overordnede spørgsmål i evalueringen. Målingerne skal foretages med udgangspunkt i både de indikatorer, der i forvejen er beskrevet for projektet og den forandringsteori, der enten er opstillet eller kan opstilles for det enkelte projekt Kvantitative målinger På denne baggrund vil Leverandøren efterfølgende foretage dataindsamling hos slutbrugerne, der dækker de spørgsmål, der er aftalt mellem Leverandøren, projektet og Vækstsekretariatet. Indsamlingsmetoden afgøres af Leverandøren, hvor denne også har ansvaret for, at der indsamles tilstrækkelige oplysninger i hvert enkelt projekt til løsning af opgaven Kvalitative målinger Det forudsættes, at de kvantitative målinger følges op af kvalitative målinger via interviews med henblik på at kvalificere de kvantitative målinger samt at foretage de mere kvalitative målinger. Målgruppen er slutbrugerne af initiativet hvad enten det er virksomheder eller enkeltpersoner. Fokus for interviewene forventes især at være omkring konkurrenceforbedringer og kompetenceløftet og eventuelle barrierer for opnåelse af resultaterne. I denne opgave forstås kompetenceløft konkret som den grad/udstrækning af forbedring af slutbrugerens kompetencer, som slutbrugeren har opnået gennem det enkelte projekt, og som har betydning for slutbrugerens fremtidige ageren i forhold til markedet Konklusioner og anbefalinger for det enkelte projekt Med udgangspunkt i de kvantitative og kvalitative oplysninger, herunder slutbrugernes kommentarer og forslag til forbedringer, bliver det Leverandørens opgave at konkludere i forhold til de 5 spørgsmål nævnt ovenfor og komme med anbefalinger til det fremadrettede arbejde. Dette skal give Vækstforum Nordjylland mulighed for at tilrettelægge sin nye erhvervsudviklingsstrategi for perioden Rapportering og eventuel mundtlig uddybning Leverandøren skal aflevere de enkelte evalueringsrapporter i elektronisk form, eventuelt suppleret med en mundtlig uddybning af de enkelte evalueringsrapporter overfor Vækstsekretariatet, hvor dette efter fælles aftale anses som en hensigtsmæssig metode til sikring af, at Vækstsekretariatet opnår den relevante og korrekte viden om problemstillingerne i det enkelte projekt/initiativ. 8

9 Formen for eventuel mundtlig uddybning aftales nærmere mellem parterne, men Leverandørens tilbud skal tage højde for, at denne mulighed ønskes udnyttet af Ordregiver. Rapporterne skal være på maksimalt 40 sider og udformes efter det forslag, som indgår i Leverandørens metodeforslag. Justeringer kan dog aftales i forbindelse med kontraktindgåelse. Det er krav, at rapporterne som minimum omfatter (1) et resumé af evalueringens resultater, (2) en opstilling af de eventuelle barrierer, der har været for at opnå de forventede resultater/mål samt (3) Leverandørens vurdering af projekternes evne til at opnå de erhvervspolitiske mål, dels som enkelt projekter, og dels som projekttyper og herunder om ændringer vil give bedre mulighed for at opnå de erhvervspolitiske mål De allerede evaluerede projekter Overordnet ønsker Vækstforum Nordjylland, at screeningen af de 10 allerede evaluerede projekter skal generere med viden, der kan belyse og/eller dokumentere disse projekters bidrag til opfyldelsen af erhvervsudviklingsstrategien. I screeningsopgaven ønsker Vækstforum Nordjylland specifikt, at den tilrettelægges så den svarer på de samme 5 spørgsmål, der er beskrevet i punkt Hermed sikres, at alle projekter i denne evalueringsopgave så vidt muligt evalueres på de samme præmisser. Screeningen er som nævnt en desk-research baseret på allerede gennemførte evalueringer. Der kan derfor mangle datagrundlag for at kunne besvare de 5 spørgsmål. I så fald tages dette til efterretning, men det er evaluators opgave eksplicit at gøre opmærksom på, hvor der evt. mangler data Konklusioner og anbefalinger Med udgangspunkt i de kvantitative og kvalitative oplysninger bliver det Leverandørens opgave at konkludere i forhold til de 5 spørgsmål nævnt ovenfor og komme med anbefalinger til det fremadrettede arbejde. Dette skal give Vækstforum Nordjylland mulighed for at tilrettelægge sin nye erhvervsudviklingsstrategi for perioden Rapportering For screeningsopgaven udfærdiges en samlet rapport, hvor hvert af de 10 udvalget projekter indgår med 1-3 sider, der sammenfatter screeningens resultater og konklusioner. 2.5 Samlet rapportering Den samlede evalueringsopgave skal - ud over delrapporterne - sammenfattes til en fælles tværgående rapport, der omfatter de 5 stillede spørgsmål samt de anbefalinger og konklusioner, der peger fremad - jf. opgavens overordnede formål. Evalueringen gennemføres primært til brug for Vækstforum Nordjylland og skal efter færdiggørelsen offentliggøres i både en papir - og elektronisk form. Leverandøren skal derfor i udformningen af de alle rapporter tage høje herfor, således at de to nedenstående interessegrupper tilgodeses i nødvendigt omfang: 1. Vækstforum Nordjylland, Indstillingsudvalget, Erhvervsstyrelsen, det regionale sekretariatet 9

10 2. Andre interesserede, politikere, borger og potentielle ansøgere Rapporterne skal forfattes på dansk, skal fremstå i et let tilgængeligt sprog og i en overskuelig opbygning. Samtlige rapporter over de enkelte evalueringer skal være fremsendt til ordregivende myndighed senest den 4. oktober Tidsmæssig gennemførelse af evalueringsopgaven Opgaven skal gennemføres fra kontraktindgåelse og indtil 4. oktober 2013, hvor den endelige rapport skal være afleveret til Vækstsekretariatet. Vækstforum Nordjylland medvirker til udførelsen af evalueringsopgaven i det omfang, dette fremgår ovenfor af Udbudsbetingelsernes pkt Som grundlag for gennemførelsen af evalueringerne stiller Vækstsekretariatet følgende materiale til rådighed: - Senest godkendte ansøgning med relevante bilag - Sagsfremstilling med Vækstforum Nordjyllands beslutning - Seneste afrapportering til Vækstforum Nordjylland samt Erhvervsstyrelsen - I den udstrækning de findes, eksisterende midtvejsevalueringer samt - Slutevalueringerne for de 10 allerede slutevaluerede projekter, der skal screnes. Materialet fremsendes til Leverandøren i elektronisk form i PDF-format. Igangsætningen af de enkelte evalueringer forudsætter, at Leverandøren, Vækstsekretariatet og den projektansvarlige i fællesskab fastlægger de indikatorer, der skal anvendes - jf. også ovenfor punkt Dette sker under et møde i Regionshuset på Niels Bohrs Vej 30, 9220 Aalborg Øst eller efter særlig aftale hos projektholder. Efter fastlæggelsen af indikatorer vil Region Nordjylland/Vækstsekretariatet normalt ikke skulle inddrages i det videre evalueringsforløb, medmindre der opstår uforudsete problemer eller fremdragelse af supplerende oplysninger fra de elektroniske arkivalier. Det forudsættes dog, at Vækstsekretariatet inddrages på en hensigtsmæssig måde, når evalueringsresultatet afstemmes med projektet. Opstår der under gennemførelsen af de enkelte evalueringer behov for afklaring af særlige spørgsmål og forhold af mere principiel karakter, afklares dette ved kontakt mellem de to projektledere hos henholdsvis Region Nordjylland og Leverandøren. 2.7 Kontrakt og forhandling Udkast til kontrakt er vedlagt udbudsbetingelserne som Udbudsbilag B. Region Nordjylland forbeholder sig til at forhandle om det indgivne tilbud med op til to (2) tilbudsgivere, der i henhold til de i punkt 9.2 angivne kriterier har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Region Nordjylland forbeholder sig ret til at forhandle om samtlige 10

11 elementer i de afgivne tilbud. Dog vil der ikke kunne forhandles om mindstekrav eller øvrige grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne. Region Nordjylland vil efter gennemgangen af de skriftlige tilbud underrette tilbudsgiverne om, i hvilket omfang der vil blive indledt forhandlinger, og i givet fald - i forholdt til de tilbudsgivere, der indbydes til forhandling tillige om den nærmere proces for forhandlingerne. 2.8 Kontraktperiode Den overordnede aftale træder i kraft ved underskrivelse af kontrakten. Kontrakten løber indtil de aftalte rapporter er afleveret, godkendt og eventuelt uddybet overfor Vækstsekretariatet, jf. nærmere ovenfor punkt Rammerne for udbudsforretningen Afholdelse af udbud medfører, at Region Nordjylland er forpligtet til at iagttage de udbudsretlige regler og procedurer, som kan have direkte betydning for tilbudsgivere: Region Nordjylland kan være berettiget til, såvel som forpligtet til, at se bort fra et tilbud, såfremt tilbuddet ikke opfylder de krav, der følger af udbudsmaterialet, jf. også nedenfor punkt 3.3. Region Nordjylland er forpligtet til at afvise tilbud, der ikke modtages på den i punkt 4 angivne adresse inden tilbudsfristens udløb. Region Nordjylland kan aflyse udbudsforretningen såfremt dette er sagligt begrundet. Region Nordjylland tager i denne forbindelse forbehold for den bevillingsmæssige dækning af opgaven, idet det understreges, at de udbudte opgaver er underlagt en maksimal budgetramme på kr eksklusive moms (mindstekrav). Se nærmere om dette krav nedenfor punkt Rammerne for tilbud Tilbudsgiverne skal afgive tilbud på udførelse af de 6 projekter, der endnu ikke er slutevalueret. Tilbudsgiverne skal ligeledes afgive tilbud på screeningen af de 10 allerede evaluerede projekter. Prisen for den afsluttende tværgående rapport skal være omfattet af tilbuddet. Tilbuddet udarbejdes i henhold til retningslinjerne herfor som angivet nedenfor i pkt. 8.2 og 9.2. Tilbud som ikke indeholder samtlige de udbudte opgaver vil blive afvist. 3.2 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 11

12 3.3 Forbehold Region Nordjylland er forpligtet til at behandle eventuelle forbehold i overensstemmelse med de udbudsretlige regler. Såfremt et eventuelt forbehold udgør et forbehold for grundlæggende (væsentlige) elementer i tilbuddet, eksempelvis mindstekrav eller priser, vil Region Nordjylland være forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Bemærk at nærværende udbudsbetingelsers punkt 2.3 og punkt 3 indeholder mindstekrav. Øvrige forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne. 4. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Region Nordjylland Vækstsekretariatet, Regional Udvikling CVR.nr.: Niels Bohrs Vej Aalborg Ø Danmark Region Nordjylland er den ansvarlige for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt til Region Nordjylland i overensstemmelse med retningslinjerne angivet nedenfor pkt.7.1. J.nr. hos Ordregivende myndighed: Fortrolighed Region Nordjylland er som offentlig myndighed underlagt forpligtelser til at give berettigede adgang til aktindsigt i alle udbuddets dokumenter herunder tillige i de indgivne tilbud i henhold til Offentlighedsloven, Forvaltningsloven og/eller de udbudsretlige regler. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud. På trods af tilbudsgivers angivelse af, at visse elementer af tilbuddet er fortrolige, kan det forekomme, at der meddeles aktindsigt heri, såfremt ordregiver konkret vurderer, at lovgivningen ikke giver muligheder for at undtage elementerne/oplysningerne fra aktindsigt. 6. Tilbudsgivers forhold 6.1 Den juridiske person konsortier Det skal af tilbuddet fremgå, hvilken juridisk person, der afgiver tilbud. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium (en sammenslutning af tilbudsgivere), skal konsortiets deltagere hæfte solidarisk, ubetinget og direkte for kontraktens opfyldelse overfor Region 12

13 Nordjylland. Konsortiet skal udpege en fælles befuldmægtiget/kontaktperson med prokura for konsortiet, hvortil al korrespondance, herunder spørgsmål vedr. fakturering, kan rettes. Konsortiet skal som sådan kunne opfylde de opstillede udvælgelseskriterier. De oplysninger og den dokumentation, der er anført nedenfor i punkt 8.2, punkt 1 og 2, skal indgives og skal kunne opfyldes for samtlige konsortiedeltagere. Referencelister som angivet i punkt 3 vedlægges for hver konsortiedeltager i det omfang, konsortiedeltagernes tekniske kapacitet ønskes inddraget i bedømmelsen. 6.2 Underleverandører Såfremt ordregiver skal lægge vægt på en underleverandørs tekniske kvalifikationer, skal referencelisterne angivet nedenfor i punkt 8.2, punkt 3, også fremlægges for sådanne underleverandører sammen med deres erklæring om, at de stiller deres tekniske ressourcer til rådighed. Leverandøren er ansvarlig overfor Region Nordjylland for underleverandørens leveringsdygtighed samt kvaliteten af underleverandørens arbejde. Udskiftning af underleverandører kan alene ske efter forudgående accept heraf fra Region Nordjylland/Vækstforum Nordjylland og alene til en underleverandør af tilsvarende kvalitet, som angivet i tilbuddet. 7. Spørgsmål 7.1 Tilbudsgivers spørgsmål Tilbudsgiverne har mulighed for at få afklaret eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles skriftligt og skal sendes pr. til Erling Nielsen, erni@rn.dk Indkomne spørgsmål vil blive besvaret løbende, og spørgsmål med tilhørende svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på udbuddets side på Af hensyn til en ensartet behandling af tilbudsgiverne opfordres tilbudsgiverne til at fremsende eventuelle spørgsmål, således at de modtaget senest den 18. juni Spørgsmål modtaget senere end den 19. juni 2013 vil ikke blive besvaret. 7.2 Rettelsesblade I det omfang at spørgsmål giver anledning til justeringer og ændringer af udbudsbetingelserne, vil Region Nordjylland offentliggøre disse på udbuddets side på 8. Afgivelse af tilbud 8.1 Formkrav Indgivne tilbud skal opfylde følgende krav: Tilbud og bilag skal være på dansk. Brochuremateriale vil ikke blive bedømt. 13

14 Tilbudsfristen er: fredag den 21. juni 2013 klokken ("Tilbudsfristen") Tilbud skal fremsendes eller afleveres i en lukket kuvert eller lukket kasse og skal tydeligt være mærket Tilbud på slutevalueringer 2013 MÅ IKKE ÅBNES VED POSTMODTA- GELSE og have attention til: Erling Nielsen. Tilbuddet skal sendes til den i punkt 4 anførte adresse eller afleveres på adressen i receptionen, hvor tilbudsgiveren efter anmodning vil få en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbud kan ikke fremsendes pr. . Tilbuddet med eventuelle bilag skal fremsendes eller afleveres i 3 papireksemplarer, heraf mindst ét behørigt underskrevet eksemplar. Tilbudsgiver skal endvidere vedlægge tilbuddet en elektronisk kopi af hele tilbudsmaterialet (inklusiv samtlige bilag) i PDF-format i en samlet fil på USB-nøgle. Der må i tilbuddet ikke indgå papirformater større end A3. Ved uoverensstemmelser mellem indholdet i et fremsendt papirdokument og den tilhørende elektroniske kopi, vil papirdokumentets indhold blive lagt til grund af Region Nordjylland. 8.2 Udvælgelseskriterier Tilbud kan afgives af såvel selvstændige konsulentvirksomheder, der kan løse den samlede evalueringsopgave selv, såvel som fra konsortier, der i fællesskab kan løse den samlede evalueringsopgave. Tilbudsgiver skal kunne opfylde nedenstående udvælgelseskriterier og indsende følgende oplysninger: Betegnelse Indhold 1 Personlige forhold A) Oplysninger om firmanavn, CVR-nr. (for tilbudsgivere, der ikke har hjemsted i Danmark: Selskabs- eller virksomhedsnummer), adresse, telefonnummer og adresse på kontaktperson. B) En generel virksomhedsprofil samt oplysninger om ejerforhold. C) En underskrevet erklæring på tro og love om tilbudsgivers gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse love. 2 Økonomisk og finansiel kapacitet Seneste reviderede årsrapport, indeholdende resultatopgørelse og balance 14

15 3 Teknisk kapacitet Referenceliste med oplysninger om udførte tilsvarende opgaver indenfor de seneste 3 år. Til hver reference ønskes oplyst en kontraktperson hos kunden til brug for eventuel kontrol af de afgivne oplysninger. Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver (på virksomhedsniveau) kan dokumentere erfaring med udførelse af opgaver, der svarer til de udbudte. 8.3 Vedståelsesfrist Indgivne tilbud er bindende for tilbudsgiver i 2 måneder fra tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at Region Nordjylland har identificeret tilbudsgiverens tilbud som et af de vindende bud, er Region Nordjylland indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen med indtil 8 uger. Tilbudsgiveren kan ikke forlange tilbuddet tilbageleveret fra Region Nordjylland, der til gengæld ikke er berettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende denne udbudsforretning. 9. Tilbudsevalueringen 9.1 Generelt Region Nordjylland vil foretage evalueringen af de indkomne tilbud på følgende måde: Kun rettidigt indkomne bud vil blive taget i betragtning. Indledningsvis vil Region Nordjylland foretage en bedømmelse af, om tilbuddet overholder udbudsbetingelsernes formelle krav. Tilbud der overstiger den maksimale ramme på kr. eksklusive moms vil ikke blive taget i betragtning (mindstekrav). Herefter vil Region Nordjylland foretage en bedømmelse af alle konditionsmæssige bud ved anvendelse af de beskrevne kriterier jf. nedenfor punkt Tildelingskriterium og underkriterier Tildelingen af kontrakten sker efter tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud med nedenstående underkriterier: 15

16 Kriterium Disposition, indhold og evaluering Opgave- og kvalitetsplan med beskrivelse af opgaveløsning, metodevalg mv. Tilbuddet skal indeholde en opgave- og kvalitetsplan. Opgave- og kvalitetsplanen skal indeholde et forslag til opgavens udførelse i form af en beskrivelse af indhold, metode og tidsplan for evalueringsopgaven, som bygger på kravene i udbudsbetingelsernes afsnit 2, men som kommenterer og videreudvikler betragtningerne i disse afsnit indenfor de givne rammer. Opgavebeskrivelsen skal omfatte samtlige udbudte opgaver. Opgave- og kvalitetsplanen skal endvidere beskrive, hvordan tilbudsgiver konkret vil styre og sikre kvaliteten af de udbudte opgaver fra opstarten til den afslutningsvise afrapportering, inklusive eventuel mundtlig uddybning. Det forudsættes, at ressourceforbrug hos Region Nordjylland, ikke overstiger det i punkterne forudsatte. Pris Det er et krav, at den samlede kontraktsum opdeles på følgende delpriser: 1. En samlet pris for udførelse af de 6 slutevalueringer 2. En samlet pris for screeningsopgaven i forholdt til de 10 projekter der er slutevalueret 3. Samlet pris for udfærdigelse af den tværgående rapport Samtlige priser skal være eksklusive moms. Priserne for hver af de 3 opgaver skal indeholde samtlige udgifter forbundet med opgaven, herunder eksempelvis (men ikke udelukkende): Udgifter til kørsel, samtlige øvrige rejseudgifter, forbrugsvarer, porto/kopialia, kapacitetsomkostninger, nødvendigt software og licenser, forplejning, overarbejdstidsbetaling mv. Den samlede pris må maksimalt udgøre kr eksklusive moms (mindstekrav), jf. ovenfor punkt 9.1. Forbehold overfor udbudsbetingelserne eller kontrakten vil blive prissat i overensstemmelse med gældende udbudsret, og priserne vil blive tillagt den tilbudte kontraktsum. 16

17 Organisationsplan Tilbuddet skal indeholde en bemandingsplan, der med angivelse af mini-cv'er beskriver de kompetencer, der planlægges anvendt i opgaveløsningen. Underkriteriet Opgave- og kvalitetsplan med beskrivelse af opgaveløsning, metodevalg mv. vil blive vægte væsentligt og dominerende i den samlede vurdering af de tre underkriterier. Den endelige vægtning af underkriterierne vil blive fastlagt under evalueringen af de indkomne tilbud. 9.3 Afklarende spørgsmål efter tilbudsafgivelse I tidsrummet fra modtagelsen af tilbud og frem til Region Nordjylland giver meddelelse om sin tildelingsbeslutning, vil der som absolut hovedregel ikke være nogen kontakt til tilbudsgiverne. Eventuel kontakt vil ske på foranledning af Region Nordjylland, og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle spørgsmål; og kun i den udstrækning, det er tilladt efter udbudsreglerne. Tilbudsgiver anmodes om at afstå fra at rette uopfordret henvendelse til Region Nordjylland i denne periode og eventuelle henvendelser må forventes afvist. 10. Meddelelse om tildeling af opgaven 10.1 Skriftlig meddelelse Når Region Nordjylland har truffet sin tildelingsbeslutning, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt og samtidigt underrettet herom. Underretning vil ske via mail. Kontrakten forventes underskrevet inden 1. juli Aflysning Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig kontrakt, vil udbudsforretningen af Region Nordjylland kunne aflyses, hvis Region Nordjylland har saglig grund til aflysning. Ved saglig aflysning af udbuddet vil dette betyde, at tilbudsgiverne ikke kan rejse krav af nogen art, herunder økonomiske krav, overfor Region Nordjylland. Dette gælder også for omkostninger, som måtte være afholdt af tilbudsgiverne i forbindelse med udarbejdelsen af tilbuddet. 11. Disposition/huskeliste For at lette sammenligningen af de indkomne tilbud, og for at hjælpe tilbudsgiverne med at indgive et komplet tilbud, bedes tilbudsgiverne følge nedenstående disposition ved afgivelse af tilbud: Dokument Beskrivelse 17

18 1 Introduktion af tilbud Præsentation af tilbudsgiver Kortfattet resumé af tilbud Eventuelle forbehold, jf. punkt 3.3 Underskrift 2 Oplysninger om personlige forhold Se indholdskrav i punkt Tro- og loveerklæring Se indholdskrav i punkt 8.2.1, litra C 4 Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Husk underskrift Se indholdskrav i punkt Oplysninger om teknisk kapacitet Se indholdskrav i punkt Oplysninger om priser Se indholdskrav i punkt 9.2 ad Pris 6 Opgave- og kvalitetsplan Se indholdskrav i punkt 9.2 ad Opgaveog kvalitetsplan med beskrivelse af opgaveløsning, metodevalg m.v. 7 Organisationsplan Se indholdskrav i punkt 9.2 ad Organisationsplan 18