Til den marketingansvarlige. Elektroniske og grafiske totalløsninger

Transkript

1 Til den marketingansvarlige Elektroniske og grafiske totalløsninger

2 Fakta om DesignStore Se demo:

3 Asker Bentsen Den offentlige sektor i front Kære læser Den offentlige sektor er i fokus for den politiske debat. Kvalitetsreform, lønefterslæb, rekrutteringsproblemer etc. Lidt overset er det, at når vi taler om at nyttiggøre den nye teknologi, så er den offentlige sektor faktisk en driver. Den Digitale Taskforce og Finansministeriet har virkelig gjort en indsats for at tvinge erhvervslivet i Danmark fremad, så vi bliver en førende IT-nation. Hvem husker ikke ramaskriget, da man over night krævede, at alle offentlige virksomheder kun måtte modtage e-fakturaer. Næste step var, at offentlige udbud i mange tilfælde kun kunne fås i digital form, og at man dermed udelukkede en række virksomheder, der ikke fulgte med tiden. På indkøbssiden har man sat en proces i gang, hvor alt indkøb snart vil foregå via Gatetrade Den Offentlige indkøbsportal DOIP. Prinfo bakker en sådan udvikling op. Vi har i samarbejdet med alle vores kunder i de sidste 10 år arbejdet med at automatisere en lang række ydelser og processer og i den forbindelse bl.a. oprettet det fælles skandinaviske IT-udviklingsselskab Prinfo DesignStore AB og skabt webbutikken PrinfoShop A/S. I dette nummer har vi valgt en række cases, som kan illustrere denne udvikling, som vi forventer vil give et produktivitetsløft til hele samfundet også når det gælder vores kerneområde: Effektiv kommuni kations service til virksomheder og organisationer i alle sektorer. God læselyst Med venlig hilsen Asker Bentsen Direktør Effektivitet i Region Nordjylland Styr på design og farver Anden nu som Podcast

4 SKI gør det nemt at være indkøber Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S er på vej til at blive en slagkraftig aktør. Vi tegner et lille portræt af SKI. Varer og tjenesteydelser i den offentlige sektor repræsenterer en betydelig udgiftspost i det samlede budget. Der er således store penge at spare via mere effektive indkøb. Men indkøbsprocedurerne er med årene blevet komplekse. Det skyldes bl.a. elementer som nye udbudsregler, konkurrenceretlige vilkår og stigende krav til dokumentation af kvalitet, priser, leveringssikkerhed og miljøforhold. Alt dette har SKI opbygget en stor kommerciel ekspertise omkring. Og formålet med SKI er netop at sikre optimale indkøbsmuligheder for de offentlige institutioner. SKI, der er et selvstændigt aktieselskab, fungerer som koordinerende led mellem offentlige indkøbere og leverandører. Ministerier, direktorater, styrelser, de fem regioner og 98 kommuner er blandt de brugere, som skal udnytte de rammeaftaler, som SKI har indgået med leverandørerne. Nemt og tilgængeligt Rammeaftalerne er indgået med ca. 300 kontraktleverandører, som repræsenterer 1200 bestillingsadresser rundt om i landet. Informationer om varer og tjenesteydelser samt handelsbetingelser er tilgængelige både på tryk og i elektronisk form, enten direkte hos SKI eller via de portaler og indkøbsnetværk, SKI samarbejder med. I alt er der indgået 55 rammeaftaler, som er fordelt på 15 hovedvaregrupper, bl.a. biler/ reservedele, energi og møbler/indretning. Prinfo er fx leverandør af de to hovedvaregrupper: grafiske ydelser og it/kommunikation. Forarbejdet er gjort SKI ønsker ganske enkelt, at indkøbere over alt i den offentlige sektor har adgang til indkøbsmuligheder, som giver økonomiske besparelser, sikrer velovervejede produktvalg også med hensyn til miljøet og ikke mindst skaber rationelle arbejdsprocesser. Alle produkter bliver i den forbindelse analyseret og vurderet af SKI. Ordrer over en bestemt størrelse skal sendes i EU-udbud, hvilket naturligvis forsinker enhver indkøbsproces, fordi de mange juridiske og formelle elementer skal efterleves. Men SKI-kontrakterne har været igennem EU-udbud, og det betyder, at brugerne bliver fritaget for en masse administrativt bøvl og slipper for at sende deres ordrer i EU-udbud. I stedet kan brugere som Økonomistyrelsen og Region Nordjylland straks benytte de indgåede rammeaftaler og gøre brug af de stående tilbud hos Prinfo og de øvrige SKIgodkendte leverandører. (Læs cases med henholdsvis Økonomistyrelsen og Region Nordjylland andet steds i dette nummer.) Det er et faktum, at den offentlige indkøbsordning bliver benyttet flittigt. Omsætningen hos SKI er blevet fordoblet fra 2002 til I den periode steg omsætningen fra godt fire milliarder til 8,2 milliarder kroner. 4 SKI / INDKØB

5 Fakta om SKI Finansministeriet ejer 55 procent af SKI, mens KL ejer resten. Fysisk har indkøbsselskabet adresse i Zepperlinerhallen på Islands Brygge i København. SKI beskæftiger i alt 55 medarbejdere. Læs mere på Formålet med SKI er netop at sikre optimale indkøbsmuligheder for de offentlige institutioner S K I / I N D K Ø B

6 4CC because Colour communicates! Som du kan se spiller farver en vigtig rolle i kommunikation, derfor er det afgørende at vælge det rigtige papir til dit farveprint. 4CC gør dit valg enkelt. Hvidhed, formation samt den jævne overflade på 4CC giver et bedre printresultat. Selv dit mest krævende billede vil fremstå skarpere og mere strålende. Billedgengivelsen vil være meget li det originale. Brug 4CC s styrke til din farve kommunikation. Kontakt Map Danmark på telefon for yderligere information om 4CC. Se mere på:

7 Effektivitet i Region Nordjylland Bestilling af visitkort og id-kort skal foregå på verdens nemmeste måde. Det er målet, efter at standardiseringen har slået igennem i regionen. Også faktureringen kører automatisk. Region Nordjylland bygger videre på Profile Manager systemet, som Prinfo har leveret. Løsningen genererer automatisk alle persondata fra regionens økonomistyringssystem til det produkt, der skal trykkes. Første trin gjaldt visitkort. Nu er ordningen ved at blive udvidet med id-kort, som medarbejderne bruger som adgangskort. Ved bestilling taster den enkelte medarbejder enten sit cpr-nummer eller personlige kode ind i systemet, og herefter bliver alle relevante persondata automatisk overført til id-kortet og tilsvarende med visitkortet. Skabelonen fremstår i fast format med logo. Når medarbejderen har tjekket og evt. rettet i oplysningerne, godkender medarbejderen kortet og udfylder rubrikken med stykantal, hvorefter bestillingen ryger videre til trykkeriet. Ny grafisk linje uden besvær Region Nordjylland og dens 32 institutioner har pr. 1. januar 2007 fået nyt logo og grafisk design. Tidligere havde den enkelte institution sit eget logo, men nu er alle grafiske elementer blevet samlet i et fælles designkoncept. Derfor er det vigtigt, at der findes standardiserede løsninger, som kan styre designet for de 32 institutioner og gøre det nemt og enkelt lokalt at implementere det nye design, siger kommunikationskonsulent Tina Sussi Jensen fra Region Nordjylland. Før fik medarbejderne selv lavet deres visitkort, fx hos det lokale trykkeri. Det betød, at der fandtes mange forskellige versioner. Nu er det hele standardiseret, og det betyder, at vores nye visitkort er ensartede, fastslår kommunikationskonsulenten. Nemt og brugervenligt Patientkort og kontaktpersonkort er også omfattet af ordningen. De bliver brugt i forbindelse med et patientforløb. På kortet der kommer tre varianter står patientens personlige data, navn på kontaktpersoner på sygehuset, og hvornår patienten fx næste gang skal til kontrol på ambulatoriet. Prinfo-løsningen er naturligvis udført under SKI-aftalen. Samarbejdet rummer også en anden effektiviseringsgevinst. Profile Manager systemet sikrer, at fakturaer for de enkelte opgaver automatisk og elektronisk bliver sendt til regionen. Vi har fået en løsning, der er utrolig nem og brugervenlig, konstaterer Tina Sussi Jensen. Fakta om Prinfo løsningen Alle data genereres på kundens eget system Ingen dobbelt vedligeholdelse af data Fakturaer genereres automatisk og sendes elektronisk til rette afdeling/person/bogholderi Alt foregår efter fast aftalte priser Systemet kan udvides til andre former for tryksager Lav opstartsomkostning på systemet. E F F E K TIVITE T / R EGION NORDJ Y L L A N D

8 Styr på design og farver Fra tungt ringbind til let webløsning. Økonomistyrelsen har digitaliseret sin designmanual. Økonomistyrelsen har netop gennemført et designmæssigt generationsskifte. Resultatet er et nyt logo og design, der er kraftigt inspireret af Finansministeriets grafiske løsninger. Alt, hvad Økonomistyrelsen i den forbindelse har registreret og formaliseret, er samlet i den nye designmanual, som Prinfo har udarbejdet. Når medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere skal bruge oplysninger om Økonomistyrelsens logo, farver, typografi, papirlinje, publikationer og annoncer, kan de hente informationerne digitalt fra designmanualen, som ligger på et offentligt tilgængeligt website. Her findes også skabeloner til downloads og forklaringer på, hvordan de grafiske elementer skal anvendes. Hurtig og fleksibel Grundtanken er selvbetjening. Det skal være nemt at downloade designrelaterede dokumenter og filer. Og med det nye værktøj, vi har fået, kan vi hurtigt hente de rigtige farver og formater. Det kunne vi ikke så nemt før, da vi havde designmanualen stående i et ringbind, fortæller Geske Fischer-Hansen, der er kommunikationsansvarlig hos Økonomistyrelsen. Digital designmanual Læs mere om designet og se designmanualen: Opstilling Konference invitation DESI GN / ØKO N O M IS T YREL SEN

9 Derudover er den digitale løsning lettere at opdatere, sammenlignet med ringbindets løsbladsystem. Prinfo står bag Økonomistyrelsens nye design, herunder tilpasninger af website samt design af brevopstillinger i word, skabelon til PowerPoint, papirlinje, id-kort, stillingsannoncer, publikationer, avisen Incitament og skiltning. Website Avisen Incitament Grundtanken er selvbetjening. Det skal være nemt at downloade designrelaterede dokumenter og filer, siger Geske Fischer-Hansen. D E SI GN / ØKO N O M IS T Y R E L S E N

10

11 Besparelser på programmet Før var den redaktionelle proces tung og omstændelig. Nu kører det anderledes hurtigt og sikkert for redaktøren af Odd Fellow bladet. Poul Jørgen Tang er tilfreds med sin opgave som redaktør for Odd Fellow Ordenen i Danmark. Han står for udgivelsen af logens 10 årlige bladudgivelser. Et arbejde, han udfører i samarbejde med ordenskontoret i København og Prinfo. Men da Poul Jørgen Tang, der er tidligere bogtrykker, overtog redaktøransvaret for godt fire år siden, var opgaven noget mere besværlig og uhåndterlig. Problemerne relaterede sig bl.a. til ordenens geografiske struktur. Der er mere end 225 loger og lejre, som hver har sin egen sekretær. Sekretæren sørger for, at programmet for den enkelte loge/lejr typisk med fire-fem møder pr. måned i ni af årets måneder bliver sendt til redaktør/trykkeri, som sætter programmet ind i medlemsbladet. I alt bliver der således modtaget mere end 225 programmer pr. bladudgivelse. De første programmer, Poul Jørgen Tang modtog, blev leveret som A5-breve. Redaktør/trykkeri måtte derfor selv skrive de 225 programmer ind på computeren. Det er jo helt indlysende, at denne måde at organisere arbejdet på giver nogle store besparelser Bagefter tjekkede redaktøren igen og igen, at der ikke var sket tastefejl. Et misset arrangement eller et forkert angivet mødetidspunkt har jo stor betydning for den enkelte loge/lejr. Papirdyngerne hobede sig op på mit skrivebord, og jeg blev hurtigt klar over, at arbejdsproceduren ikke holdt i længden, husker redaktøren. Nye tider i logen Sådan gik det til, at Odd Fellow bladet fik sin egen hjemmeside med sites for de enkelte loger/lejre. Med brugernavn og password logger den enkelte sekretær sig nu ind og indberetter elektronisk sit program til redaktøren. Prinfo er koblet op på Odd Fellow s system og henter selv programmerne og sætter dem op i medlemsbladet. Det er jo helt indlysende, at denne måde at organisere arbejdet på giver nogle store besparelser. Ud over at vi sparer en masse tid, får vi minimeret risikoen for indtastningsfejl, vi er fri for en masse papirarbejde, og samtidig sparer de enkelte loger/lejre mange penge til porto, fremhæver Poul Jørgen Tang. O RG A N IS E R I N G / O D D F E L LOW 1 1

12 Anden - nu som podcast Du kan bestille og betale for underholdning med Anders Matthesen via sms. Varen hedder Podcast og bliver leveret som lydfil til din mp3-afspiller. Prinfo står bag løsningen. Har du sagt Podcast, så hvorfor ikke også Andcast. Det er nemlig den kendte og originale komiker Anders Matthesens halvdanske version af begrebet. På under menupunktet online, under punktet Andcast kan du orientere dig om, hvad du kan købe af underholdning i den raffinerede kategori. Der er tale om radioafsnit, som bliver leveret som lydfiler klar til din mp3-afspiller. Andcast er opbygget på Anders Matthesens radioføljeton, som bliver udbygget med et nyt afsnit hver måned. Sådan en Andcast (læs radioafsnit) varer typisk 10 minutter og koster 20 kroner. Såvel bestilling som betaling foregår via sms, og beløbet bliver trukket over din mobiltelefonregning. Koder og applikationer Prinfo har udviklet betalingssystemet, som er baseret på online-applikationer og forståelse for teknologiudvikling. Når sms en er afsendt, modtager du et kodeord, som du bruger på i forbindelse med valg af Andcast. Du downloader ganske enkelt et af afsnittene til din computer og lægger det efterfølgende over på mp3-afspilleren, og så er du klar til at blive underholdt P O DC A S T / ANDEN

13 Fakta om Podcast Podcasting er en metode til udgivelse af lydfiler på internettet. Begrebet Podcast er et miks af Apples mp3-afspiller ipod og broadcasting. Metoden slog igennem i slutningen af Du kan lytte til Podcast med en bærbar mp3-afspiller. Det foregår via din computer, hvor du fra podcastens hjemmeside (læs leverandøren eller formidleren) downloader filen, som du efterfølgende overfører til din mp3-afspiller. Løsningen kræver, at du har en mediespiller med tilhørende podcastfunktion installeret på din computer, fx itunes. Kilde: P O D C A S T / A N D E N 1 3

14

15 Prinfo er Danmarks største grafiske kæde. Målt på vores viden om kommunikationsløsninger og vores samlede produktionskapacitet er vi svære at komme udenom. Vi har kompetencer inden for design, webløsninger, markedsføring, trykning og meget mere. Med 45 konsulenter over hele landet er vi altid til stede og klar til at indgå et tæt og professionelt samarbejde med din virksomhed eller organisation. Udgiver PrinfoDenmark Ravnsøvej Risskov T Redaktion Asker Bentsen, PrinfoDenmark, ansvarshavende redaktør Susanne Bæk Hansen, PrinfoVejle Palle Mortensen, PrinfoDjurs René Wibholdt, Horisont Design og trykning PrinfoDenmark Oplag stk. trykt på 170 g Tom & Otto gloss Tekst René Wibholdt, Horisont Annoncer Vibeke Jørgensen, PrinfoDenmark Foto Flemming Jeppesen, Fokus Michael Bo Rasmussen, Baghuset Jens Dige Distribution Magasinet distribueres med Post Danmark til alle postregistrerede firmaer i Danmark.

16 Prinfo Partnere i Danmark Her finder du os... JYLLAND ØERNE Egaa Offset A/S Skejby Nordlandsvej Århus N T Fjerritslev Tryk A/S Østergade Fjerritslev T JYPA A/S Enghavevej Viby J T PrinfoDjurs A/S Industrivej Auning T PrinfoDigital Energivej Auning T Brix Grafisk Kommunikation PrinfoHimmerlandstryk A/S Aars: Himmerlandsgade Aars T Aalestrup: Borgergade Aalestrup T PrinfoKolding A/S Gejlhavegård Kolding T Prinfo Paritas Digital Service Værkmestergade Århus T PrinfoShop A/S Industrivej Auning T PrinfoVejle A/S Nordkrogen Jelling T PrinfoAalborg Lyngvej Aalborg T PrinfoAarhus N Skejby Nordlandsvej Århus N T Silkeborg Bogtrykkeri A/S Stagehøjvej Silkeborg T BGRAPHIC ApS Amagertorv København K T J&R Frydenberg A/S Baldersgade København N T Nofo Print A/S Støberivej Helsingør T PrinfoHolbæk- Hedehusene A/S Holbæk: K.P. Danøsvej Holbæk T Hedehusene: Akacievej Hedehusene T PrinfoKøge Falkevej Køge T Prinfomega Slagelse: Østerbro Slagelse T PrinfoParitas Grafik A/S Brøndbytoften Brøndby T Prinfo Paritas Digital Service København: Borups Alle København NV T Odense: Englandsgade Odense C T Frederikssund: Holmensvej Frederikssund T PrinfoParitas Interactive Viborggade København Ø T BORNHOLM PrinfoHakon Holm ApS Borgmester Nielsens Vej Rønne T P R I N F O : S k a n d i n a v i e n s s t ø r s t e g r a f i s k e s a m a r b e j d e Brønderslev: Bredgade Brønderslev T Mariager: Fjordgade Mariager T Roslev: Nørregade Roslev T PrinfoHobro A/S Thurøvej Hobro T Skabertrang A/S Silkeborg: Stagehøjvej Silkeborg T Viborg: Farvervej Viborg T Vizuel Aabenraa Rugkobbel Aabenraa T Næstved: Ramsherred Næstved T Ringsted: Næstvedvej Ringsted T Administration PrinfoDenmark amba Ravnsøvej Risskov T