BILAG. til. Evalueringsrapport for ABT-projekt Telepatologi og digital billedopbevaring

Transkript

1 BILAG til Evalueringsrapport for ABT-projekt Telepatologi og digital billedopbevaring 16. januar 2012

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 BILAG SKEMAER BRUGT TIL DATAINDSAMLING RESULTATER AF PROJEKTETS NULPUNKTSMÅLINGER, MIDTVEJSMÅLINGER OG SLUTMÅLINGER Nulpunktsmålinger Midtvejsmålinger Slutmålinger FLOW CHART FRA LOGICA ABSTRACT FRA PRÆSENTATION... 15

3 1 Bilag 1.1 Skemaer brugt til dataindsamling Eksempler på skemaer brugt til dataindsamling fremgår af nedenstående: Skema til registrering af antal gange hvor du benytter indscannede glas i dit daglige diagnostiske virke. Hver gang du beslutter dig for at se allerede besvarede præparatglas i forbindelse med dit daglige diagnostiske virke, bedes du registrere datoen samt om det har været nødvendigt at finde de originale glas frem. Et (eller flere) skema(er) pr. læge. Dato for vurdering af indscannede glas Nødvendigt at rekvirere originale glas - ja Kommentar Lægens navn: Registreringen foretages februar marts

4 Skema til registrering af lægetid til forberedelse af konference med brug af indscannede glas. Eet skema benyttes pr. læge pr. konference. Lægens navn: Hvilken konference drejer det sig om: Dato for konferencen: Har andre læger været involveret i forbedelsen af konferencen: ja nej Hvis ja: hvem?: (husk skema for alle involverede læger) Angiv start- og sluttidspunkt(er) for forberedelse af konference: Starttidspunkt Sluttidspunkt Tidsforbrug 3

5 Skema til registrering af tidsforbrug for læger i forbindelse med virtuel undersøgelse af revisionspræparat. Mikroskopinr.: Eet skema udfyldes pr. revision. Registrer start- og sluttidspunkt for hver gang du arbejder med revisionen. Lægens navn: Revisionspræparat (organ): Revisionen modtaget fra: Har det været nødvendigt at rekvirere glas? ja nej Har det været nødvendigt at rekvirere blokke? ja nej Hvis ja, hvor mange immunfarvninger eller specialfarvningen har du fået udført: Dato for godkendelse af revisionen: Starttidspunkt Sluttidspunkt Tidsforbrug Skema kommer med revisionen og afleveres til ekspertområdets sekretariat. Registreringen foretages febr- marts Udleveres til lægen sammen med konferencepapirerne og returneres til ekspertområdets sekretariat. Registreringen foretages februar-marts

6 1.2 Resultater af projektets nulpunktsmålinger, midtvejsmålinger og slutmålinger Nulpunktsmålinger Daglig diagnostik og revisioner med håndtering af glaspræparater på OUH: Arbejdsopgave Antal rekvisitioner Antal glas Tidsforbrug Samlet pr. rekv., tidsforbrug min min Fremfinding af glas ved diagn. arbejde ,4 216 Fremfinding af glas til konferencer ,3 300 Tabel 1. Sekretærtidsforbrug ved fremfinding af præparater til diagnostik og konferencer af præparater Arbejdsopgave Antal glas Tidsforbrug pr. glas, min Samlet tidsforbrug, min Arkivering af glas , Tabel 2. Sekretærtidsforbrug ved arkivering af glaspræparater. Arbejdsopgave (n=84) Antal glas Tidsforbrug pr. Samlet tidsforbrug, glas, min min Revisionsglas , Tabel 3. Sekretærtidsforbrug ved revisionsglashåndtering Arbejdsopgave Antal glas Tidsforbrug pr. Samlet tidsforbrug, glas, min min Udpakning/arkivering af glas 169 0,40 67 Tabel 4. Sekretærtidsforbrug ved udpakning/arkivering af ikke-revisionsglas Arbejdsopgave Antal rekvisitioner Antal glas Tidsforbrug pr. rekv., min Forberedelse til konference ,6 734 Tabel 5. Lægetidsforbrug ved konference forberedelse Samlet tidsforbrug, min Arbejdsopgave Antal rekvisitioner Antal glas Tidsforbrug pr rekv., min Revisionsvurdering , Tabel 6. Lægetidsforbrug ved revisioner af ordinære glaspræparater. Samlet tidsforbrug, min 5

7 Arbejdsopgave Antal rekvisitioner Tidsforbrug pr rekv., min Median tidsforbrug pr rekv, min Revisionsvurdering 19 15, Tabel 7. Lægetidsforbrug ved revisioner af ordinære glaspræparater indenfor prostataområdet. Samlet tidsforbrug, min rekv. ønske til oprettelse af rekvisitionen (n=83) rekv. ønske til godkendelsen (n=83) 2,69 6,11 3,42 Antal dage fra oprettelsen til godkendelsen (n=83) Tabel 8a. Svartider ved revisioner af glaspræparater, i alt 1513 glas, fra alle patologiske afdelinger i Region Syddanmark rekv. ønske til oprettelse af rekvisitionen (n=25) rekv. ønske til godkendelsen (n=25) Antal dage fra oprettelsen til godkendelsen (n=25) 3,64 8,00 4,36 Tabel 8b. Svartider ved revisioner af glaspræparater fra Sønderborg Sygehus. rekv. ønske til oprettelse af rekvisitionen (n=10) rekv. ønske til godkendelsen (n=10) Antal dage fra oprettelsen til godkendelsen (n=10) 3,10 7,70 4,60 Tabel 8c. Svartider ved revisioner af glaspræparater fra Svendborg sygehus. Antal fremfindinger Ventetid pr. fremfinding, min (median 9 min) Tabel 9. Ventetider på fremfinding af præparater til daglig diagnostik Tidsforbrug for fremsendelse af revisionspræparater med glas (uden scanner): Revisionspræparater fra Sønderborg Sygehus Fremfinding Registrering Forsendelse Tid i Antal Antal og pakning alt glas klodser I alt min Middel, min 10,8 4,2 6,6 21,7 10,2 0 Median, min Tabel 10. Tidsforbrug i alt for forsendelse af glas til revision 6

8 Gennemsnitsforbrug i tid per glas Tabel 11. Gennemsnitsforbrug i tid per glas til forsendelse 2,13 min Modtagelse Registrering Arkivering Tid i Antal Antal alt glas klodser I alt min Middel, min 2,5 4,0 1,2 7,7 4,8 0 Median, min Tabel 12. Tidsforbrug for modtagelse af glas revision. Gennemsnitsforbrug i tid per glas 1,60 min Tabel 13. Gennemsnitsforbrug i tid per glas til modtagelse Revisionspræparater fra Svendborg Sygehus Team Antal % Urologisk Lunge 1 3 Hud 4 11 Gynækologisk 7 19 Tarm 8 22 Larynx 1 3 I alt Tabel 14. Fordeling af præparattyperne på teamområde (ekspertområde) Fremfinding Registrering Oprettelse Tid i Antal Antal og pakning alt glas klodser I alt min Middel, min 2,9 4,9 4,5 11,6 7,3 0 Median, min 3 5 4, Tabel 15. Tidsforbrug i alt for forsendelse af glas til revision Gennemsnitsforbrug i tid per glas Tabel 16. Gennemsnitsforbrug i tid per glas 1,67 min 7

9 1.2.2 Midtvejsmålinger Antal glas sek/glas Tid i alt, min Klargøring 2,78 Maskinstop 2,29 Vurdering efter scanning 12,32 Tidsforbrug i alt ,39 586,6 Tabel 17. Sekretærtidsforbrug på OUH ved indscanning af præparater, marts Præparater fra Svendborg Min (n=44) Tidsforbrug i alt 701 Middeltidsforbrug 15,9 Mediantidsforbrug 14 Tidsforbrug ved 74 revision 1177 min (forudsat 15,9 min i gennemsnit) Tabel 18. Lægetidsforbrug ved revisionsvurdering ved indscannede præparater. Marts April Min (n=20) Tidsforbrug i alt 55 Middeltidsforbrug 2,7 Mediantidsforbrug 3 Tidsforbrug ved 132 rekvisitioner 356 min (forudsat 2,7 min i gennemsnit) Tabel 19. Lægetidsforbrug ved konferenceforberedelse ved virtuel mikroskopi. rekv. ønske til oprettelse af rekvisitionen (n=44) rekv. ønske til godkendelsen (n=44) Antal dage fra oprettelsen til godkendelsen (n=44) 0,7 3,7 2,8 Tabel 20. Svartid ved virtuelle revisioner. Marts April Præparater fra Svendborg. 8

10 1.2.3 Slutmålinger Indscanning af daglig diagnostik og revisioner, (n=44, antal glas=814) Min. Tidsforbrug i alt 234 Middeltidsforbrug pr revision 5,3 Median tidsforbrug pr revision 5 Middeltidsforbrug pr glas 0,29 Tidsforbrug for 1554 glas 450,7 Tabel 21a. Sekretærtidsforbrug ved håndtering af virtuelle revisionspræparater. Antal glas sek/glas Tid i alt, min Klargøring ,28 36 Maskinstop ,57 16 Vurdering efter scanning , Tidsforbrug i alt 14, Tidsforbrug for 4 uger , (forudsat at målinger for 2 uger fordobles) Tabel 21b. Sekretærtidsforbrug ved indscanning af præparater 2 uger april 2011 Antal læger Antal vurderinger Antal gange hvor glas % må rekvireres Tabel 22a. Benyttelse af indscannede glas (virtuel mikroskopi) i daglig diagnostik Antal vurderinger Antal gange hvor glas % må rekvireres Antal Tabel 22b. Nødvendigheden af at rekvirere glas ved virtuel revisionsmikroskopi. rekv. ønske til oprettelse af rekvisitionen (n=51) rekv. ønske til godkendelsen (n=51) Antal dage fra oprettelsen til godkendelsen (n=68) 4,4 7,3 2,7 Tabel 23. Svartid ved virtuelle revisioner. Juni August Sønderborg. 9

11 Min (n=66) Tidsforbrug i alt 905 Middeltidsforbrug 13,7 Mediantidsforbrug 13 Tidsforbrug ved 74 rekvisitioner 1014 (forudsat 13,7 min i gennemsnit) Tabel 24a. Lægetidsforbrug ved revisionsvurdering ved indscannede præparater Min (n=43) Tidsforbrug i alt 682 Middeltidsforbrug 15,8 Mediantidsforbrug 14 Tabel 24b. Lægetidsforbrug ved revisionsvurdering ved indscannede prostatapræparater Tidsforbrug for indscanning af virtuelle revisioner: Revisionspræparater fra Sønderborg Sygehus Team Antal % Urologisk Gynækologisk 6 12 I alt Tabel 25. Fordeling af præparattyperne på teamområde (ekspertområde) Registrering Fremfinding Forberedelse og indscanning Arkivering Tid uden indscanning I alt min 27 (n=87) 42 (n=87) (n=87) Middel pr. 3,4 5,3 37,5 3,3 11,9 9,9 rekv., min Median pr rekv., min Tabel 26. Tidsforbrug i alt for indscanning af glas til revision Antal glas Gennemsnitsforbrug i tid per glas incl. indscanning 5,79 min Gennemsnitsforbrug i tid per glas excl. indscanning 1,09 Tabel 27. Gennemsnitsforbrug i tid per glas 10

12 Tidsforbrug på eftersendelse pr. rekvisition, min 9,56 Tabel 28. Tidsforbrug på eftersendelse af præparater, som ikke kunne vurderes ved scanning, n= 14 Revisionspræparater fra Svendborg Sygehus Tidsforbrug for indscanning af virtuelle revisioner Team Antal % Urologisk Lunge 3 5 Hud 1 2 Gynækologisk 9 14 Tarm 2 3 Ikke oplyst 9 14 I alt Tabel 29. Fordeling af præparattyperne på teamområde (ekspertområde) Fremfinding Forberedelse og indscanning Mail Tid i alt Tid uden indscanning Antal glas I alt min Middel, min 2,6 23,1 2,6 28,7 5,2 7,7 0 Median, min 2 17, Tabel 30. Tidsforbrug i alt for indscanning af glas til revision Antal klodser Gennemsnitsforbrug i tid per glas incl. indscanning 3,73 min Gennemsnitsforbrug i tid per glas excl. indscanning 0,68 Tabel 31. Gennemsnitsforbrug i tid per glas Nuværende samlet årligt forbrug Omregnet til effektiv "direkte" arbejdstid for 4 ugers periode Projekt-estimat effektiv tid på arkiv, konferencer og Nulpunktsmåling anvendt tid på arkiv, konferencer og Slutmåling anvendt tid på arkiv, konferencer og Besparelse fra nulpunktsmåling (ny) til Besparelse omregnet til årsværk revision for 4 uger revision revision slutmåling Faggruppe årsværk minutter minutter % minutter % minutter % minutter % Årsværk lægesekr, Odense 10, % ,6% ,7% ,82% 0,29 læger, Odense % ,6% ,8% ,74% 0,30 Tabel 32 Beregning af arbejdskraftbesparende potentiale for de direkte berørte personalegrupper OBS! Anvendt 50% effektiv tid, jvf tidsstudiet (pointsystem). Indenfor patologien i Danmark er der lavet flere store tidsstudier, med henblik på opdatering af de pointsatser, som er angivet i Sundhedsstyrelsens publikation "Fællesindhold for basisregistrering af patologisk-anatomiske undersøgelser". Der er i tidsstudiet anvendt frekvensstudieteknik til måling af tidsforbrug for forskellige aktiviteter og arbejdsprocedurer. Herefter er estimeret de enkelte aktiviteters procenvise andel af det samlede tidsforbrug. Fordelingen af tidsforbrug på forskellige aktiviteter viste, at der sammenlagt for alle faggrupperne ca. bruges 50 % af tiden på kerneydelsen, og andre 50 % går til faglig udvikling, administration, personaletid og andre aktiviteter. Der er derfor i beregningen ovenfor omregnet til effektiv "direkte" arbejdstid for de to personalegrupper. 11

13 Kvalitativ vurdering af håndtering af virtuelle præparater i den daglige diagnostik, OUH GODT Kan bruges til konference Andre præparatere kan nemt vurderes Tabel 33 DÅRLIGT Langsom opdatering Polarisering ikke mulig Cytologi vanskelig Svært at orientere sig i præparatet Besvær med at finde helt små biopsier Kvalitativ vurdering af håndtering af virtuelle revisionspræparater, OUH GODT Virker godt indenfor nogle områder Tabel 34 DÅRLIGT Systemet for langsomt For ofte nødvendigt at rekvirere glas Kan tage længere tid Kvaliteten varierende Kvalitativ vurdering fra Svendborg sygehus: Overordnet GODT Nemt at distribuerer glas begge veje OUH s arkiv med indscannede glas kan benyttes Programmet nemt at tilgå Opnået godt erfaring med indscannede snit Tabel 35 DÅRLIGT Hård start pga. manglende erfaring I starten problemer med opkoblingen til server og patologisystem, Logica Scanneren var placeret fjernt fra sekretariatet En del glas måtte scannes om Fokuspunkter tog megen tid for at opnå god kvalitet Kun kapacitet på 6 glas ved mange glas langsommelig procedure Revisionsmodul GODT Lettelse at revisionerne går digitalt Tlf. opkald spares. Fejl minimeres Tabel 36 DÅRLIGT 12

14 Arbejdskraftbesparende effekt BESPARENDE Konferencer Når antallet af glas er mindre end eller lig 6 Hurtig konsultation og afklaring Tabel 37 ØGNING I ARBEJDSTIDSFORBRUG Oplæring Mere end 6 glas Kvalitativ vurdering fra Sønderborg sygehus: Overordnet GODT Glassene sendes ikke ud af huset Større indsigt i patologiens verden Ny opgave til sekretærerne Potentiale til at sende hurtigere Tabel 38 DÅRLIGT For lang scanningstid Lang tid på opsætning og kontrol For mange stop ved indscanning tabte glas, uskarpe Scanneren opdaterer kun én gang i døgnet Revisionsmodul GODT Tabel 39 DÅRLIGT Mange registreringer i patobank For mange steps i modtagelse og videresendelse Arbejdskraftbesparelse BESPARENDE Ingen returnering af glas Tabel 40 ØGNING I ARBEJDSTIDSFORBRUG For stort tidsforbrug på maskinkontrol 13

15 1.3 Flow chart fra Logica 14

16 1.4 Abstract fra præsentation Præsenteret som foredrag ved Dansk Selskab for Patologi s årsmøde i Esbjerg, marts Title: Digital pathology in diagnostic pathology practice Authors: Niels Marcussen, Anne Mette Sørensen, Susanne Jeppesen, Knud Erik Larsen, Michael Hardt-Madsen, Martin Rasmussen Affiliation: Departments of Pathology, Odense University Hospital, Odense and Svendborg Introduction: For several years, virtual microscopy has been used in graduate and postgraduate teaching, research, and quality assurance programs. Outside Denmark it has also been utilized for American Board of Pathology examinations, pathology meetings, conferences, and for frozen section, intraoperative consultations and subspecialty consultations in areas with geographic and time constrains. With the support of The Danish PWT Foundation Investments in Public Welfare Technology, we are developing a practice where digital pathology is part of the daily diagnostic and consultation practice. Materials and methods: In June 2010, the Department acquired 2 Hamamatsu NanoZoomer 2.0 HT digital scanners that were placed at the Department in Odense and one Hamamatsu 2.0 RS digital scanner at the Department of Pathology in Svendborg. The 2 internal digital scanners are used for the scanning of the daily diagnostic slides and the one external scanner for the scanning of referral cases. After the scanning, the virtual slides are accessed from the pathology system, Logica. The time used for archiving of glasses and handling of reference cases was measured for the month of May, The advantages and disadvantages of the use of digital pictures have been recorded since the start in October Also the time used for the handling of reference prostate cases has been estimated. Results: Since the start in October 2010 more than 7000 slides have been scanned. The scanning of referral cases started January 1, The advantages of the digital scanning have been: Slides are not misplaced, conferences are easily prepared and can be held in locations without a microscope, previous cases can quickly be looked through, excellent teaching material is present and referral cases may be signed out within few hours (5.8 days prior to scanning). The disadvantages and challenges are: The technical quality of the glass slides must be high to avoid downtime, the response time in the pathology system is at the moment quite high (up to 25 seconds), the time to examine referral cases is slightly 15

17 longer than ordinary microscopy (30-40% longer for prostate cases), in up to 16% of prostate referral cases the glass slides had to be ordered or the slides rescanned, and the extensive use of the computer mouse may cause work-related harm. Discussion and conclusion: Virtual microscopy has the potential to make diagnostic pathology faster and easier. However, the time for evaluation is slightly longer and some difficult cases may require evaluation of the original glass slides or rescanning. In conclusion, fast and extensive scanning of microscopic slides is possible and is helpful in the daily diagnostic and consultative work. Correspondence: Navn Titel Adresse Niels Marcussen Professor Tlf.nr adresse Foredrag / poster (afkryds kun én rubrik),, 5000 Odense C Foretrækker foredrag X Foretrækker poster Kun poster 16