Workflow i ESDH. Navn: Mette Riis Hansen Virksomhed: Kystdirektoratet

Transkript

1 Workflow i ESDH Navn: Mette Riis Hansen Virksomhed: Kystdirektoratet Skole: Uddannelsescenter Holstebro Klasse: e14meoffag20 Vejleder: Thomas Krüger Hansen Tegn: Afleveringsdato:

2

3 Indholdsfortegnelse Intro....4 Indledning....5 Problemformulering....7 Mål Afgrænsning Metode... 8 Redegørelse af arbejdsgange...10 Flow charts: Den nuværende arbejdsgang Flow Charts: Workflow i ESDH Lov om Offentlig Digital Post Analyse...12 Leavitts diamant PDCA-Modellen Konklusion...17 Evaluering...19 Litteraturfortegnelse Kildefortegnelse Bilagsfortegnelse...23 Bilag 1: KDI s organnisationsdiagram, Missioner og visioner samt beskrivelse af KDI s arbejde Bilag 2: Journalplan Bilag 3: Fagprøvekontrakten Bilag 4: Indkaldelse til Intro Bilag 5: Orientering om fagprøve Bilag 6: Interview Bilag 7: Fuldmagt Bilag 8: Arbejdsgangsbeskrivelse Workflow i ESDH 3

4 Intro Her er der en lille præsentation af min læreplads Kystdirektoratet, som i daglig tale bliver kaldt KDI: KDI er en styrelse under Miljøministeriet, tidligere lå KDI under Transportministeriet, men efter en ressort ændring i februar i år, betød det denne flytning af ministerium. KDI s hovedkontor ligger i Lemvig og fungere som en selvstændig enhed med ca. 90 ansatte. Vi dækker hele Danmarks kyststrækning, som måler mere end km. Vi udfører kystbeskyttelse fra Lodbjerg til Nymindegab, analysere kyster, opmåler vanddybder i sejlrender og havne, myndighedsopgaver, rådgiver Miljøministeren og meget andet. Bilag 1 beskriver KDI s Organisationsdiagram, Missioner og visioner samt en beskrivelse af KDI s arbejde. Workflow i ESDH 4

5 Indledning Jeg har valgt mit emne ud fra de store samfundsmæssige udfordringer, som Danmark står overfor i de kommende år. Store generationer forlader arbejdsmarkedet og mindre generationer træder ind, det betyder færre hænder til stadig stigende arbejdsopgaver. Hvis vi ikke er i stand til at øge produktiviteten, er der udsigt til at vores velstandsniveau kun vil falde yderligere 1. Inden for det offentlige er der stor fokus på denne udfordring, regeringen ønsker at udnytte de digitale muligheder og effektivisere den offentlige sektor, således statens finansielle besparelser øges. I digitaliseringsstrategien er der et konstant krav om at øge effektiviteten i det offentlige, her er digitalisering et af de væsentligste værktøjer for at effektivisere. Målet med digitalisering er, at skabe en smartere offentlig sektor, der er enkel, effektiv og sammenhængende 2. Set ud fra regeringens mål, vil jeg undersøge, om brugen af Elektronisk Sagsog dokumenthåndtering (ESDH) 3 i KDI kan effektiviseres således, at arbejdsgangene forenkles, og dermed sparer tid for de berørte medarbejdere. ESDH er et journaliseringsredskab, som bliver brugt i hele KDI. Første gang jeg stiftede bekendtskab med det var i starten af min uddannelse i HR-afdelingen, her bruges det som et redskab til at journalisere personalesager. Alt vedrørende den enkelte medarbejder arkiveres under ens egen personalesag. Under hver medarbejder gemmes alt fra ansættelsesbrev, navn på pårørende, kursusbeviser, sygdomsperioder mm.. Der stilles store krav til overholdelse af persondataloven, da personfølsomme oplysninger ikke må ses af uvedkommende. Da jeg i september 2013 skulle arbejde i receptionen, fandt jeg ud af, hvor stor ESDH i virkeligheden er. Jeg har i 8 mdr. arbejdet med at journalisere alt indgående post til KDI. Det er alt lige fra ansøgninger, anmodninger om aktindsigt, høringer, bekendtgørelser, generelle henvendelser, ministerbetjeninger og meget andet. ESDH er et komplekst system, hvor det er vigtigt, at dokumenterne bliver journaliseret rigtigt, så man let kan søge dem frem. Journalisering omfatter alt ind- og udgående journalmateriale samt alt internt materiale, der er udarbejdet vedrørende en sag. Der er udarbejdet en journaliseringsliste fordelt på generelle afdelingsspecifikke emner i KDI over, hvad der skal journaliseres. Dette giver hver enkelte medarbejder klarhed over, hvad de skal journalisere. Der er også en journalplan 4, som er opdelt i 8 hovedemner. Hver sag bliver herfra tildelt et journalnummer, der fortæller, om det drejer sig om: Anlæg på søterritoriet, Intern administration, Råstoflovgivning og fredning, Planlove eller andet. KDI har et mål om at udnytte workflow i ESDH, hvor de involverede medarbejdere arbejder i det samme dokument. Ønsket er, om for eksempel arbejdet med ansættelsesbreve, som involverer flere medarbejdere, der skal kontrollere, godkende og underskrive samme dokument, kan effektiviseres, således at arbejdsgangen sker direkte i ESDH og dokumentet bliver journaliseret direkte. 1 Det offentlige som aktiv part side Digitaliseringsstrategien 3 Det offentlige som serviceleverandør side Journalplan - Bilag 2 Workflow i ESDH 5

6 Et ESDH system giver mulighed for at sagsbehandle på skærmen og direkte på den konkrete sag, det vil sige, at dokumenter som oprettes overføres direkte til journalsagen. Her smelter sagsbehandlingen og journaliseringen sammen og bliver mere effektiv. Ud fra KDI s mål om at udnytte workflow i ESDH, samt regeringens ønske om, at udnytte de digitale muligheder og effektivisering, synes jeg, at det vil være oplagt at lave min fagprøve ud fra dette emne. Jeg tager udgangspunkt i workflow med ansættelsesbreve, da jeg i min tid i HR oplevede en håndbærende arbejdsgang, som jeg synes kunne være interessant at undersøge nærmere. Workflow i ESDH 6

7 Problemformulering Hvordan kan sagsgangene indenfor udarbejdelse, kontrol, godkendelse og underskrivelse af ansættelsesbreve i Kystdirektoratet optimeres med anvendelse af de elektroniske flowmuligheder i ESDH? Jeg vil samtidig undersøge hvordan den interne arbejdsgang kan implementeres i Kystdirektoratet. Mål Som beskrevet i fagprøvekontrakten 5 er målet: Målet er at undersøge via teoretiske værktøjer, om der er mulighed for at effektivisere arbejdsgangene indenfor ansættelsesbreve i kystdirektoratet, samt at komme med løsningsforslag til optimering af arbejdsgangene ved brugen af elektronisk workflow i ESDH. Afgrænsning Jeg har valgt, at afgrænse mig til, at analysere workflow for ansættelsesbreve i KDI, da det er et område, jeg selv har arbejdet med, og undret mig over arbejdsgangen indenfor. Jeg forholder mig kun til AC-overenskomster 6, da størstedelen af alle ansatte i KDI er AC er. Fokus lægges på selve workflowet i ESDH og implementeringen af denne og ikke på ESDH systemet i sig selv. Jeg arbejder kun med modtagere af sikker post, da der er et lovkrav i Lov om Offentlig Digital Post om, at alle borgere skal kunne modtage digital post fra offentlige myndigheder efter den 1. november Fagprøvekontrakten Bilag 3 6 Akademisk overenskomst Workflow i ESDH 7

8 Metode Jeg startede med en del research om emnet, hvor jeg søgte på nettet, her fandt jeg digitaliseringsstrategien meget spændende. Det var vigtigt for mig at finde et emne, som jeg kunne finde noget materiale om, for at få bekræftet, eller afkræftet nogle af mine tanker. Jeg undersøgte via en tværgående søgning på ansættelsesbreve i ESDH, at der gennemsnitlig over de sidste tre år, oprettes eller laves ændringer i ansættelsesbreve ca. 30 gange i Kystdirektoratet pr. år. Jeg vil starte med at lave et gantt kort til strukturering af selve opgaven, da det giver et godt overblik og det bliver muligt at lave nogle delmål under vejs. Måned Uge nr Research og gantt kort Orientere om fagprøve Udarbejdelse af interview Afholdelse af interview Flow charts Analyse Vurdering af optimering (A) Implementering af arbejdsgang (B) Gennemlæsning af opgave Printe opgave Aflevere (A) Jeg vil ud fra min analyse vurdere, hvilke ændringer der kan optimere arbejdsgangen med ansættelsesbreve i KDI. (B) For at implementere workflowet i ESDH i KDI, vil jeg indkalde til intro 7 for de berørte medarbejdere. Her skal de have mulighed for at komme med input, så de får et ejerskab over workflowet. Efterfølgende vil der være undervisning, så de berørte medarbejdere selv kan afprøve workflowet, herudfra skal der vurderes om implementeringen rent faktisk effektivisere arbejdsgangen. Jeg vil orientere via mail 8, de medarbejdere som har berøring med ansættelsesbreve i KDI, det skal skabe fællesskab, og give de berørte medarbejdere mulighed for at komme med input, inden jeg går i gang med opgaven. Jeg vil lave kvalitative interviews 9 med åbne spørgsmål med HR chef Thomas Qvist Møller, HR fuldmægtig Dorthe Jensen og HR medarbejder Helle Dyrberg, da de er ansvarlige for oprettelse, kontrol og journalisering af ansættelsesbreve, samt for kommunikationen med de nyansatte. Jeg har valgt, at stille åbne spørgsmål, for at få kvalitative oplysninger vedr. den nuværende arbejdsgang. Åbne spørgsmål giver også mulighed for, at respondenterne kan komme med forslag til forbedringer, samt giver det en god dynamik og spontanitet. Ved denne form for dataindsamling sikre jeg også, at medarbejderne føler et fællesskab for mulighederne med et workflow. Workflow i ESDH Lars Slavensky som er system-ejer (administrator) af ESDH, skal med til interviewet, for at høre om mulighederne omkring implementeringen af dette workflow i ESDH. 7 Indkaldelse til intro Bilag 4 8 Orientering om fagprøve Bilag 5 9 Det offentlige som aktiv part side 13 8

9 Jeg vil lave et referat af interviewet, som vil blive vedlagt som bilag. Jeg vil illustrere med flow charts den nuværende arbejdsgang, samt et workflow i ESDH, da det giver et godt visuelt billede. Udarbejde en analyse af den nuværende arbejdsgang, samt af et workflow i ESDH, beskrive hvad der kan gøres anderledes. Jeg vil også se på mulighederne med afsendelse med digital post ud til den nyansatte. I analysen vil jeg komme ind på Leavitts diamant 10, da jeg mener den er relevant i forhold til implementering af et nyt workflow. Den kan beskrive hvilke ændringer det kan medfølge når en arbejdsgang ændres. Evt. opstille med fordele og ulemper, og forklare hvis ordene ikke er sigende. Ved implementering af nyt workflow i KDI, vil jeg bruge PDCA modellen, 11 for at undersøge, om implementeringen rent faktisk effektiviserer arbejdsgangen. 10 Det offentlige som service leverandør side Det offentlige som aktiv part side 266 Workflow i ESDH 9

10 Redegørelse af arbejdsgange Flow charts: Den nuværende arbejdsgang Ud fra mit interview 12 med Thomas, Dorthe og Helle har jeg fundet ud af den præcise nuværende arbejdsgang med et ansættelsesbrev. Dorthe eller Helle starter med at hente en skabelon på et ansættelsesbrev fra P-drevet 13 og gemmer dette. Når skabelonen er udfyldt med de korrekte oplysninger, udskrives det og håndbæres over til Thomas, som kontrollerer oplysningerne, jf. revisionsbestemmelserne og udskriver ansættelsesbrevet i to eksemplar. Herefter bliver brevene håndbåret videre til afdelingschefen. Afdelingschefen skal godkende og underskrive brevene, hvorefter de igen bliver håndbåret tilbage til Thomas, som håndbærer det over til Dorthe eller Helle. Her pakkes ansættelsesbrevet sammen med en Tro og love erklæring, nærmeste pårørende, Velkomstbrev samt en frankeret svarkuvert. Sidste tur for ansættelsesbrevet inden afsendelse til den nyansatte, er ud i receptionen, her frankerer og sender de brevet ud til den nyansatte. Dorthe/ Helle Afdelingschef Dorthe/ Helle Reception Dorthe/ Helle Thomas Thomas Reception Thomas ESDH Nyansatte Den nyansatte underskriver og sender det ene eksemplar, samt Tro og Love erklæring og nærmeste pårørende retur til Kystdirektoratet i den vedlagte svarkuvert. Det andet eksemplar og velkomstbrevet er til den nysatte. Receptionen modtager brevet og håndbærer det over til Thomas, som håndbærer det over til Dorthe og Helle. Herefter går turen ud til scanneren, hvor ansættelsesbrevet bliver scannet ind. Nu skal brevet igen gemmes på P-drevet, for efterfølgende at blive journaliseret i ESDH. Workflow i ESDH 12 Interview Bilag 6 13 Drev til personalesager 10

11 Flow Charts: Workflow i ESDH Med et workflow i ESDH, skal Dorthe eller Helle oprette ansættelsesbrevet direkte fra ESDH, ud fra nye skabeloner, som består af ansættelsesbrevet samt et Velkomstbrev og en Tro og Love erklæring som er lagt ind i ESDH. Når brevet er udfyldt korrekt, og der er sat afdelingschefens digitale underskrift på, starter Dorthe eller Helle workflowet, ved at sende brevet til godkendelse hos Thomas. Dokumentet er nu i workflow og ankommer til Thomas, som modtager en mail i outlook om, at han har modtaget en ny workflowopgave, som han skal ind og kigge på. Her kontrollere han oplysningerne og trykker enten godkend eller godkend ikke. Godkender Thomas dokumentet, går det videre til afdelingschefen, som igen har de to muligheder at trykke godkend eller godkend ikke. Når afdelingschefen har godkendt ansættelsesbrevet, modtager Dorthe eller Helle en mail om, at ansættelsesbrevet er godkendt. Nu er ansættelsesbrevet klar til at blive sendt direkte fra ESDH med digital post, Dorthe eller Helle kan tilføje Velkomstbrevet og Tro og Love erklæringen, inden brevet sendes. Dorthe/ Helle Afdelingschef Reception ESDH Thomas Dorthe/ Helle Dorthe/ Helle Nyansatte Den nyansatte åbner dokumentet i e-boks, tjekker oplysningerne og sender svar tilbage med en bekræftelse af ansættelsen direkte fra sin e-boks. Det er beskrevet i det medsendte Velkomstbrev, hvad den nyansatte skal foretage sig. Lov om Offentlig Digital Post Reglerne i denne lov finder anvendelse på digital kommunikation i postløsningen Offentlig Digital Post, jf. 2, mellem offentlige afsendere, jf. 7, og fysiske personer og juridiske enheder, der er tilsluttet postløsningen efter 3 og 4. Fysiske personers og juridiske enheders tilslutning efter 3 eller 4 medfører, at offentlige afsendere har ret til at afsende kommunikation til de pågældende i Offentlig Digital Post med de retsvirkninger, der følger af 10. Loven fastslår, at breve fra det offentlige sendt til din digitale postkasse har samme retsvirkning som breve, dokumenter m.v., der sendes som papirpost. 15 Receptionen modtager bekræftelsen på ansættelsesbrevet i hovedpostkassen, hvorefter de sender den videre til Dorthe eller Helle, som kan journalisere direkte i ESDH Workflow i ESDH 11

12 Analyse Hvis man kigger på de to flow charts, kan man se i øverste halvdel, som er inden ansættelsesbrevet afsendes til den nyansatte, at arbejdsgangen i den gamle håndbårne arbejdsgang er noget længere, end i det elektroniske workflow, hvor arbejdsgangen er forkortet en del. Thomas havde ikke anden funktion end at aflevere ansættelsesbrevet hos Dorthe og Helle efter godkendelsen fra afdelingschefen. Derfor er han taget væk fra workflowet efter denne godkendelse. Det betyder at Thomas får frigivet ressourcer til andre kerneopgaver. Man skal hæfte sig ved de mange gange brevet bliver håndbåret frem og tilbage mellem kontorerne, det betyder mange unødvendige afbrydelser hos medarbejderne. Der kan spares en del ressourcer og mindskes forstyrrende afbrydelser ved et elektronisk workflow i ESDH. Medarbejderne kan selv planlægge, hvornår det bedst passer ind i deres arbejdstid, at kigge på ansættelsesbrevet, ud fra en frist Dorthe eller Helle har sat på workflowet. Denne frist dukker op hos medarbejderne i workflowet, for at hjælpe ansættelsesbrevet hurtigere videre, så det kan blive sendt ud til den nyansatte hurtigt. Endvidere når en medarbejder modtager et fysisk brev på sit skrivebord, kan det nemt komme til at ligge sig sammen med andre papirer. Derfor tager det nogle gange lidt længere tid, inden ansættelsesbrevet kommer videre i systemet. Receptionen sparer også en del ressourcer ved et workflow i ESDH, da de ikke kommer i berøring med ansættelsesbrevet inden afsendelsen ud til den nyansatte. Dorthe eller Helle sender brevet direkte ud til nyansatte fra ESDH. Når den nyansatte modtager sit ansættelsesbrev er det i e-boks, hvilket gør det mere overskueligt, da det samler alle vigtige papirer ét sted, og giver et godt overblik. Den nyansatte har også mulighed for at bruge mobile enheder hvor der findes en e-boks app, hvilket gør det nemmere at tilgå sin e-boks. 16 Den nyansatte skal sende en bekræftelse på ansættelsen tilbage til KDI fra sin e-boks. Dette skal fremgå af Velkomstbrevet, som bliver vedhæftet ansættelsesbrevet inden udsendelse til den nyansatte. Når receptionen modtager bekræftelsen i hovedpostkassen kdi@kyst.dk, videresendes den direkte til Dorthe eller Helle, her bliver Thomas igen taget væk fra workflowet, og får frigivet nogle ressourcer. Når Dorthe eller Helle modtager ansættelsesbrevet digitalt, kan de journalisere brevet direkte i ESDH. Her får Dorthe og Helle frigivet ressourcer, da de ikke skal ud til scanneren og først gemme på P-drevet, inden ansættelsesbrevet kan blive journalisere Workflow i ESDH

13 Leavitts diamant Ved implementering af et workflow i ESDH har jeg kigget nærmere på Leavitts diamant, som beskriver fire elementer: struktur, opgaver, værktøjer og teknologi og aktører. Modellen illustrerer med dobbelt pilene at elementerne har en indbyrdes afhængighed, det vil sige at hvis ét element ændres, påvirkes de andre elementer også. Teknologi Struktur Opgaver Aktører Struktur: Den nuværende struktur er selve den håndbærende arbejdsgang for ansættelsesbrevet i Kystdirektoratet. Det at brevet bliver printet ud fra P-drevet, båret rundt til de forskellige medarbejdere, som skal kontrollere, godkende og underskrive, samt at brevet bliver scannet ind. Opgaver: At udfylde et korrekt ansættelsesbrev til nyansatte så effektivt som muligt. KDI ønsker, som Thomas fortalte i interviewet, at udsende ansættelsesbrevet til nyansatte hurtigt efter ansættelsen, for at udstråle vi har styr på sagerne. Værktøjer og teknologi: Målet med digitaliseringsstrategien er at øge effektiviteten, og derfor ønsker KDI, at digitalisere arbejdsgangen ved brug af ESDH, som aktørerne kender og allerede arbejder i. Aktører: Medarbejderne i HR samt de tre afdelingschefer, som er de medarbejdere der udarbejder, kontrollerer, underskriver og udsender ansættelsesbrevet. Workflow i ESDH 13

14 Ved en ændring fra den håndbærende arbejdsgang til et workflow i ESDH, er det i teknologien det hele starter, med regeringens ønske om, at øge effektiviteten og udnytte de digitale muligheder i den offentlige sektor. Selve opgaven som er at udfylde et korrekt ansættelsesbrev, bliver ikke ændret, men opgaven skal løses mere effektiv, så brevet kan blive udsendt til nyansatte hurtigere end det bliver i dag. I dag bruges der for mange ressourcer på den håndbærende arbejdsgang, det bevirker at ansættelsesbrevet ikke bliver sendt ud til nyansatte, så tidligt som ønsket. Thomas, Dorthe og Helle fortalte i interviewet, at de mangler ressourcer og kompetencer, til selv at ændre den nuværende arbejdsgang. Ved kompetencer ser man både på læring, kvalifikationer og kompetenceudvikling. Thomas, Dorthe og Helle skal styrke deres viden, lære nye færdigheder og ændre holdninger for at ændre på arbejdsgangen. Dette skal gøres ved inddragelse gennem intro, undervisning, en arbejdsgangsbeskrivelse samt en efterfølgende opfølgning. 17 Strukturen ændrer sig ved selve arbejdsgangen med et ansættelsesbrev, da det går fra at være håndbåret i papirform, til at blive digitaliseret og mere effektivt. Dette medfører en forandring i teknologien, da der skal laves nogle ændringer i ESDH-systemet. Disse ændringer laves af Lars, som har været med til interviewet og intro, og dermed hørt aktørernes tanker om et workflow. Aktørerne vil forblive de samme, da det er Thomas, Dorthe, Helle og de tre afdelingschefer, som skal ændre strukturen fra at være håndbåret til at blive digitaliseret. Jeg afholdte et intro for Thomas, Dorthe og Helle af det påtænkte, inden den endelig undervisning, da de ved et intro fik mulighed for, at komme med forslag, og sætte deres eget præg på workflowet. Her blev det drøftet, hvilke skabeloner der skulle oprettes i ESDH og mulighederne for digital underskrift blev ligeledes drøftet. Der er ingen krav om digital underskrift ved udsendelse fra offentlige myndigheder, men for at tilgodese Dorthe og Helles ønske om underskrift på ansættelsesbrevet, fandt vi en løsning, ved at give dem begge en fuldmagt 18 til at sætte afdelingschefernes digitale underskrift på ansættelsesbrevet inden kontrol og godkendelse. De tre afdelingschefer bliver først direkte inddraget, når workflowet endelig skal implementeres, da deres funktion kun ændres til at godkende eller ikke godkende i ESDH frem for at sætte deres underskrift på et stykke papir, hvorefter de afleverede hos Thomas. I undervisningen var det vigtigt at Thomas, Dorthe og Helle skulle opleve en brugervenlighed, som effektiviserer deres arbejdsgang, hertil udarbejdede jeg en arbejdsgangsbeskrivelse, 19 som kan bruges som opslagsværk, for at aktørerne hurtigere kan blive fortrolige med den nye digitale arbejdsgang. Der skal tilbydes ekstra undervisning til de, som har behov for det, eller som en opfølgning. Der er stor erfaring og viden med oprettelse af ansættelsesbreve i Kystdirektoratet, da Dorthe har været ansat i 26 år og Helle i 13 år. De har fået deres egne rutiner for oprettelse, så det er vigtigt, at overbevise dem om, en mere effektiv arbejdsgang indenfor ansættelsesbreve. Workflow i ESDH 17 Det offentlige som aktiv part side Fuldmagt vedr. digital underskrift bilag 7 19 Arbejdsgangsbeskrivelse - bilag 8 14

15 PDCA-Modellen Jeg har brugt PDCA-modellen for at se, om arbejdsgangen med ansættelsesbreve i KDI kan forbedres. I PDCA-modellen kigger man på Plan planlægning, Do udføre, Check kontrollere, Act handling. Da den nuværende arbejdsgang kom ned på papir, og illustreret i flow charts, ud fra Interviewet, fremlagde jeg det overfor Thomas, Dorthe og Helle. Dorthe og Helle synes ved første gennemlæsning, at det virkede, som en alt for lang Plan Act Do Check vej, ansættelsesbrevet var ude på. Men efter en fælles gennemgang, fandt vi frem til, at det er den nuværende arbejdsgang for ansættelsesbrevet. Ved at indføre et elektronisk workflow i ESDH, vil der blive frigivet ressourcer på flere områder. Ansættelsesbrevet skal ikke længere håndbæres rundt i huset. Og ikke mindst de gange, hvor brevet bliver håndbåret videre i forløbet, hvor næste medarbejder ikke er på sit kontor. Dette giver ineffektivitet for den, som går forgæves. Det er en ledelses opgave at motivere medarbejderne til kompetenceudvikling og ifølge Porters og Lawlers forventningsteori, kan denne fremmes ved en indre og en ydre belønning. 20 Et workflow i ESDH skal gerne give både forretnings- og medarbejdermæssige fordele. Moderniseringsstyrelsens undersøgelser har vist, at jobindholdet er den faktor, som vægtes højst hos medarbejderne på de statslige arbejdspladser. 21 Planen er at ansættelsesbrevet fremover skal laves i et workflow i ESDH, og ud fra det afholdte intromøde med Thomas, Dorthe og Helle, hvor de fik vist workflowet og udleveret en arbejdsgangsbeskrivelse, er de positive over workflowet, som de glædede sig til at afprøve. Selve udførelsen kræver at vi har ansættelser, hvor der skal oprettes et ansættelsesbrev. Men for at teste udførelsen oprettede jeg en testpersonalesag i ESDH, hvor vi kunne prøve at oprette flere ansættelsesbreve. Efter testen med udarbejdelse, kontrol, godkendelse og underskrivelse af ansættelsesbrev i workflowet i ESDH, skal der kontrolleres og vurderes, om de 20 Det offentlige som aktiv part side Det offentlige som aktiv part side 258 Workflow i ESDH 15

16 gennemførte ændringer virker som ønsket. Herefter skal der handles, hvad har vi lært af det og hvad kan forbedres. Jeg har brugt PDCA-modellen til at lave løbende forbedringer med og for at se, om selve workflowet i ESDH overhovedet kan lykkes. Jeg har undersøgt via mit interview og det afholdte intro, hvad der er behov for. Jeg har vurderet hvilke justeringer, der skal til for at effektivisere og optimere arbejdsgangen. Derefter er justeringerne lavet og endnu en tur i PDCA er kørt. Nu hvor jeg har testet workflowet flere gange, er det tid til at de berørte medarbejdere kommer til at teste, hvordan det virker for dem. Planlægning: Planen er at effektivisere og optimere arbejdsgangen for ansættelsesbreve i KDI, det skal gøres ved at digitalisere oprettelse, kontrol, underskrivelse samt godkendelse og afsendelse i ESDH. Der blev afholdt en time til undervisning, hvor det blev testet om workflowet vil effektivisere og optimere arbejdsgangen for de berørte medarbejdere. Udførelsen: Kravet var at Dorte og Helle hver skulle afsende 3 ansættelsesbreve. Hertil fik de hver en case med tre ansættelser, hvor de skulle udarbejde, sende til kontrol og godkendelse samt afsendelse med digital post til test e-boks. Check: Her undersøgte og vurderede vi i fællesskab, om alle 6 forsøg var lykkedes. Delte erfaringer, hvad gik godt, og hvad gik ikke godt? Levede workflowet op til forventningerne? Der var enighed om at workflowet i ESDH sagtens kan implementeres, arbejdsbeskrivelsen er et godt redskab til at komme i gang med den nye arbejdsgang. Skabelonerne i ESDH skal ændres og tilpasses, inden vi kan bruge den digitale arbejdsgang. Fuldmagten fra afdelingscheferne mangler at blive underskrevet, men er klar til brug. Handling: Her vurderede vi, at der er nogle justeringer, som kan effektivisere og optimere arbejdsgangen yderligere. Skabelonerne for velkomstbrev og tro og loveerklæringen vil Dorthe og Helle gerne have flyttet frem i workflowet, således de kommer med til kontrol og godkendelse inden afsendelse til nyansatte. Vi sender aldring noget ud af huset, uden at det er kontrolleret, fortalte Dorthe. Hele ændringen af arbejdsgangen med ansættelsesbrevet skal kvalitetssikres ved hjælp af de tre kvalitetsformer, således den både er tilgængelig og forståelig 22. Det gælder lige fra målet, som er at udsende ansættelsesbrevet så effektivt og optimalt som muligt, til den organisatoriske kvalitet som er, at brevet bliver udarbejdet, så effektivt og optimalt for medarbejderne, og den sidste del som er brugerkvaliteten, som handler om, hvordan nyansatte oplever modtagelsen af ansættelsesbrevet i e-boks. Efter undervisningen viste det sig, at alle ansættelsesbreve kom igennem helt fejlfrit. Afsendelsen med digital post ud til nyansatte gik også fejlfrit igennem. Efter min vurdering skyldes de gode resultater den positive indstilling fra medarbejderne, samt deres inddragelse i projektet. Informationen om arbejdet havde været tilstrækkelig, de viste hvor de skulle spørge ved tvivl, eller hvis de havde gode ideer. Workflow i ESDH 22 Det offentlige som serviceleverandør side

17 Konklusion Efter at have arbejdet med denne opgave har jeg fundet ud af at teknologien udvikler sig konstant, mens vi mennesker ofte skal have noget længere tid til at omstille os. Jeg har undersøgt om arbejdsgangene indenfor udarbejdelse, kontrol, godkendelse og underskrivelse af ansættelsesbreve kan optimeres ved anvendelse af et workflow i ESDH. Efter mit interview og udarbejdelse af analyse, hvor jeg kiggede nærmere på den nuværende struktur, udarbejdede jeg flow charts over et workflow i ESDH. Her viste der sig et tydeligt billede af en optimeret arbejdsgang med ansættelsesbreve i KDI. Den første proces, der er blevet optimret på er, at Thomas tages væk fra sagsgangen. Den anden er, at sagsgangen går fra at være håndbærende til at blive digital, og hermed spares der en del ressourcer og mindskes forstyrrende afbrydelser. Den tredje er, at HR sender ansættelsesbrevet direkte ud til den nuyansatte og derved spares der ressoucer i receptionen. Den fjerde er ved modtagelsen af det underskrevne ansættelsesbrev i reception. Her spares der tid, da brevet videresendes direkte til HR fremfor at håndbære ansættelsesbrevet. Den femte er, at Dorthe og Helle får forenklet sagsgangen ved at journalisere direkte i ESDH fremfor at scanne det fysiske ansættelsesbrev ind. Ved en forandring fra en håndbærende arbejdsgang til et workflow i ESDH, skal man gennem en forandringsproces. Ifølge Leavitts er der mange elementer at tage højde for inden man gennemfører ændringerne. Disse elementer viste sig at have en indbyrdes afhængighed. Det har været vigtigt at Lars har kunne lave ændringerne i ESDH, uden disse ændringer kunne workflowet ikke optimeres. Stor vilje til omstilling hos aktørerne var også en vigtig del, derfor fokuserede jeg på den rette introduktion til de berørte aktører, så de følte at de havde stor indflydelse på workflowet, samt at de blev godt informeret og dermed følte sig trygge ved workflowet. En god struktur med oplæring i form af undervisning, hvor de berørte aktører selv prøvede tingene af, samt arbejdsgangsbeskrivelsen medvirkede til at de tog positivt imod forandringen. Aktørerne fik ejerforhold til workflowet. De berørte medarbejdere for ansættelsesbreve i KDI var enige om, at netop den store inddragelse af aktørerne, spillede en stor rolle for gennemførelsen af workflowet. Med positive aktører kom vi nemmere i mål med hensyn til optimeringen af sagsgangen for ansættelsesbreve i KDI. For at implementere dette workflow i ESDH anvendte jeg igen Leavitts diamant. Strukturen skulle ændres en del, det berørte de andre elementer i modellen. Workflow i ESDH 17

18 Den store indragelse af aktører spillede en vigtig rolle, da det er dem, som skal ændre gamle vaner. Efter gennemførelse af PDCA-modellen, viste det sig at undervisningen og arbejdsgangsbeskrivelsen var rigtige gode redskaber til implementeringen af workflow i ESDH. De berørte medarbejdere testede arbejdsgangen i ESDH ud fra arbejdsgangsbeskrivelsen og her kom alle ansættelsesbrevene fejlfri igennem. Thomas, Dorthe og Helle som har været med hele vejen, er klar til at bruge workflowet ved næste ansættelse. Workflow i ESDH 18

19 Evaluering Perioden inden problemformuleringen brugte jeg på at læse digitaliseringsstrategien. Jeg synes det er et spændende emne med mange perspektiver og muligheder. Min research gjorde mig mere nysgerrig, om det i virkeligheden kunne lade sig gøre at gennemføre dette workflow i ESDH. Skriveprocessen er gået over al forventning, der er dog blevet inddraget en del aftener væk fra familien. Det har været en turbulent tid i KDI på grund af ressort ændringerne i februar, det har påvirket at intro og undervisning blev skubbet i forhold til min planlægning. Heldigvis har de berørte medarbejdere været meget positive overfor min fagprøve trods denne turbulente tid, hvilket jeg er taknemlig for. Jeg havde lidt probelmer med formuleringen, da jeg gennemførte intro og undervisning sideløbende med skriveprocessen. Det gav lidt forstyrelse, da jeg nogle gange fik skrevet hvad jeg ville gøre og andre gange, hvad jeg havde gjort. Set i bakspejlet skulle jeg have gennemført intro og undervisning inden skriveprocessen. Jeg har været med til et møde ved Software Innovation, som er leverandør af ESDH. Her blev det vist at et workflow sagtens kan køres på mobile enheder som for eksempel smart phone og I-pad. Det vurderes i øjeblikket om dette er fremtiden for KDI. Jeg kunne godt have tænkt mig at undersøge, hvordan de nyansatte ser på KDI med hensyn til ansættelsesbreve, hvad synes de om forskellen fra at modtage et fysisk ansættelsesbrev til at modtage det i e-boks. Her kunne jeg have inddraget TQM modellen for at måle tilfredsheden. Efter fagprøven blev færdig har jeg kunnet se at Kurt Levin s 3 trins forandringsmodel 23 samt Kotters otte trins model blev indirekte berørt, hvis jeg havde haft mere tid og plads, ville jeg gerne have uddybet disse to modeller. Motivation til forandring samt sammenhængen med kulturforandring er et spændende men også stort emne, så derfor har jeg ikke taget dem med i min fagprøve. Under hele min fagprøveproces er der dukket mange spørgsmål op, som jeg undervejs har noteret ned og søgt svarende på. det har medført at jeg har fået en meget større indsigt i ESDH og digitalisering, som jeg synes er væsentlig i forhold til mit arbejde nu og i fremtiden. Fremad rettet kan workflow bruges til ministerbetjening, MUS og løntillæg. 23 Det offentlige som serviceleverandør side 230 Workflow i ESDH 19

20 Litteraturfortegnelse Bøger Min arbejdsplads i det offentlige Forlaget 94, 7. udgave, 1. opslag 2012 Det offentlige som serviceleverandør Forlaget 94, 4. udgave, 1. opslag 2013 Det offentlige som aktiv part Forlaget 94, 4. udgave, 1 opslag 2013 Internetsider f869ab3 Workflow i ESDH 20

21 Kildefortegnelse Lars Slavensky, System ejer Kystdirektoratet Thomas Qvist Møller, HR chef Kystdirektoratet Dorthe Jensen, HR fuldmægtig Kystdirektoratet Helle Dyrberg, HR medarbejder Kystdirektoratet Workflow i ESDH 21

22

23 Bilagsfortegnelse Bilag 1: KDI s organnisationsdiagram, Missioner og visioner samt beskrivelse af KDI s arbejde Bilag 2: Journalplan Bilag 3: Fagprøvekontrakten Bilag 4: Indkaldelse til Intro Bilag 5: Orientering om fagprøve Bilag 6: Interview Bilag 7: Fuldmagt Bilag 8: Arbejdsgangsbeskrivelse Workflow i ESDH 23

24

25 Bilag 1: KDI s organnisationsdiagram, Missioner og visioner samt beskrivelse af KDI s arbejde Bilag 1

26 Kystdirektoratets ledelse Merete Løvchall Direktør Anne Lund Administrationschef Hans Erik Cutoi-Toft Konstitueret Afdelingschef Herluf Emil Mørch Afdelingschef Teams Projekter Netværk Partnerskaber Staben Søterritoriet Kyst og Klima Vision 5 Kystdirektoratet er en udfordrende, attraktiv og mangfoldig arbejdsplads, der arbejder med naturen på kanten af tilgængelig viden for til stadighed at være nytænkende og i front. Vi lægger vægt på et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø, uddannelse og udvikling, og stiller krav til den enkelte. Vision 1 Vi skaber holdninger til udviklingen og brugen af Danmarks kyster under hensyntagen til mangfoldige samfundsmæssige interesser heri, og vi løser de statslige havneopgaver ud fra Transportministeriets vision om fremtidens mobilitetsbehov. Vision 4 Vi er kendt for god oplysning, service og vejledning til borgerne og erhvervslivet, på en høj brugertilfredshed og for at træffe afgørelser, som kan forstås. I det politiske / administrative system er vi kendt for effektivitet, kvalitet og faglig kompetence. Mission: Kystdirektoratet varetager de samfundsmæssige interesser på kystbeskyttelsesområdet og de statslige interesser på havneområdet gennem analyser, projektering, anlæg, drift og varsling. Vi rådgiver transportministeren og varetager myndighedsopgaver indenfor kystbeskyttelse, havne og statens højhedsret over søterritoriet. Vision 3 Vi tænker i helheder på kystområdet, tager hensyn til andre aktører og deres interesser, planlægger og udfører kystopgaverne i respekt for natur og miljø og giver gode kystoplevelser. Miljøhensyn har høj prioritet ved løsning af havneopgaverne, der planlægges og udføres under hensyntagen til andre aktører. Vi medvirker til international høj sikkerhed for søtransport og sikrer infrastruktur. Vision 2 Vi udfører udviklingsprojekter som grundlag for en fremadrettet og afbalanceret kystbeskyttelse, og vi skaber et nyt og forbedret grundlag for kystbeskyttelse gennem et bredt samarbejde såvel nationalt som internationalt, anviser nye løsninger og sætter dagsordenen.

27 Administrationskontoret Havneopgaver Kystbeskyttelsesansvar Samarbejdsaftale om kystbeskyttelse Sejlløb og indsejlinger, hvor KDI vedligeholder vanddybden Teknisk digetilsyn Oversvømmelsestruede områder med KDI ansvar for stormflodsberedskab Thyborøn Digi, Ekko og Beam Kystdirektoratet har tre opmålingsfartøjer Blåvand Kystdirektoratet har tre uddybningsfartøjer Tønne, Træl og Toste Hanstholm Lemvig Thorsminde Hvide Sande Esbjerg Rømø Hirtshals Lønstrup Skagen København

28

29 Bilag 2: Journalplan Bilag 2

30 Kystdirektoratet JOURNALPLAN Niveau Beskrivelse 0 Intern administration 0-0 Organisation Organisation - Intern administration 0-1 Interne udvalg, strategier og politikker Generelt Samarbejdsudvalg SU Generelt, medlemmer SU-møder Sikkerheds- og arbejdsmiljø Sikkerhedsorganisation, arbejdsmiljø, generelt Arbejdsskader, anmeldelse, sagsbehandling Sikkerhedsgruppen, Lemvig Sikkerhedsgruppen, Hvide Sande Sikkerhedsgruppen, Thorsminde Sikkerhedsgruppen, KOE Sikkerhedsgruppen, Opmålingsteam Apv er og handlingsplaner Chefgruppe Chefgruppemøder Milepælsrapportering Ledelsesinformation Politik og retningslinjer Afrapportering Politikker Udbudspolitik Indkøbspolitik Energipolitik Personalepolitik Administrative instrukser Ministerielle instrukser Virksomhedsinstrukser Regnskabsinstrukser Generelle instrukser Koncern LedelsesInformationsSystem K-LIS Forskelligt 0-2 Strategier og målsætninger Mission, visioner Resultatkontrakt Årsrapport Risikovurderinger Kystbeskyttelsesstrategi Strategi for konsulentydelser Budgetter Drift, løn og infrastruktur Investeringer Opfølgning Ressourcer (timer) Internt regnskab Indtægtsdækker virksomhed Fuldmagter, post-, bank- og checkinstrukser Kassefunktion Analyser og undersøgelser Budgetanalyse Tilfredshedsundersøgelser Forskelligt

31 0-3 Generelle løn- personaleforhold Notater - chefgruppen Personalehåndbog - opdateret Overenskomster Lokale aftaler Centrale kompetencemidler Div. Lønforhold, vederlag, pension m.v Honorarer, vederlag, over- og merarbejde, vagter Godtgørelser og særlige ydelser, flyttegodtgørelse Tjenesterejser og rejseforsikring Aftaler om distancearbejde Andre områder Private pensionsordninger Beklædning m.v Forskelligt Tjenesteforhold og arbejdsvilkår Generelt Ansættelse og afskedigelse Generelt Opslag og besættelse af ledige still Afskedigelse Tillidsmænd (alle grupper) Personaleadministration Arbejdsmiljø og -rådgivning Generelt Arbejdstilsyn Arbejdsmiljørådgivning - AKON Arbejdsnedlæggelse og strejker Uddannelse og kurser Decentral løn Beskæftigelsesfremmende elementer Ligestillingsspørgsmål Ikke lønnet praktikophold, praktikanter Forskelligt: Udlån Virksomhedsoverdragelse m.v. 0-4 De enkelte ansatte Generelt Konkrete personalesager Kommunale tjenestemænd Esbjerg 0-5 Lokaler, inventar og kontorer Generelt Lokaler Generelt Kantine Inventar, udsmykning Generelt Kontormøbler og kontortilbehør Abonnementer: aviser,blade,håndbøger Andre områder Køb/salg af bøger, film m.v Trykning af materialer Konsulenthjælp, translatør, oversættelse Forskelligt 0-6 Administrationen og arbejdspladser, div. afdelinger Generelt for arbejdspladser/afdelinger 0-7 IT og telefoni Generelt Generelt Hardware Software Telefoni Datakommunikation

32 IT-kontrakter for systemer Administrative Faglige: ØS-LDV, Civitas Budgetsystem, TARGIT IT-Projekter Generelt Specifikke IT-projekter IS-Informationssikkerhed IS-Informationssikkerhedsudvalg IS-Sikkerhedshændelser IS-dispensationer 0-8 Andre områder Kongresser, konferencer, seminarer Netværk, internationale PIANC - PIC Coastal Engineering The Hydrographic Socity Central Dredging Association American Shore and Beach Preservation Div. konferencer, udland Div. konferencer m.v. indland Forskelligt Kystkonference KDI temadag - ekskursion Information, papers m.v. 0-9 Forskelligt

33 Kystdirektoratet JOURNALPLAN Niveau Beskrivelse 1 Materiel og materialer 1-0 Generelt 1-1 Motorkøretøjer (biler) Generelt Motorkøretøjer køb/salg 1-2 Entreprenørmateriel Generelt 1-3 Sandpumpemateriel Generelt Uddybningsmateriel Boosterpumpe 1-4 Pejlebåde Generelt "Digi" "Ekko" Beam 1-5 Opmålingsudstyr Generelt Navigationsudstyr og antenner Leje/udleje vedr. antennepladser Ekkolod og andet udstyr Generelt Geodætisk udstyr Generelt, GIS, GPS Bølge-,strøm-,vind- og vandstandsmålere Generelt Udstyr i øvrigt 1-6 Materialer Generelt Erosionsbeskyttende materialer Generelt Filtervæv Beton Generelt Støbning af blokke Materialer i øvrigt Generelt Sten - brudsten Generelt Forskelligt 1-7 Indberetning om erstatningssager Generelt Trafikuheld Tyveri og hærværk 1-8 Andre områder 1-9 Forskelligt

34 Kystdirektoratet JOURNALPLAN Niveau Beskrivelse 2 Ekstern administration 2-0 Transportministeriet Ministerbetjening Ministerbetjening, notat Ministerbetjening, udvalgsspørgsmål Transportministeriets ressort og kompetence 2-1 Finanslov, statsregnskab m.v Finanslov, forslag, tillægsbevillinger m.v. generelt Finanslov - år Aktstykker Revision og regnskab Generelle sager, revision og regnskab Statsregnskab (bevill./regnskab), Rigsrevisionen Rigsrevisionen, generelt Regnskabsinstrukser, bestemm. Og vejledning Forskelligt Forskelligt 2-2 Alm. administrative områder Generelle sager Lovgivning, love generelt Administrative områder Generelt IT tjenstligt, IT-høringer Forvaltningslovgivning Generelt Offentlige myndigheders registre Forvaltningslov og lov om offentlighed Privatisering, udbud Indkøb og information SKI, Signatur m.v Statens Indkøb Andre områder Statens sagførerforretn.,kammeradvokaten Flagning fra statens bygninger Statens selvforsikring Bøger, udlån, biblioteker Forskelligt Transportministeriet Generelt, information, div. aktiviteter Kvartalsmøder med departementet Udvalgsbesøg, Trafikudvalget Finansministeriet Generelt Økonomistyrelsen, generelt Told- og skattestyrelse Miljøministeriet Generelt Naturstyrelsen Miljøstyrelsen Økonomi og Erhvervsministeriet Generelt Søfartsstyrelsen Bygge- og anlægsområdet Generelt Byggelovgivning m.v. - EF-regler Konkurrencestyrelsen Standardisering Normer for materiel og materialer Forskelligt

35 Øvrige myndigheder Statens Arkiver, Rigsarkivet Statens Arkiver, Landsarkiverne Farvandsvæsenet Søfartsstyrelsen Udenrigsministeriet Skatteministeriet Justitsministeriet, PET og NOST (nationale operative stab) Andre ministerier Indenrigsministeriet, Beredskabsstyrelsen Statsministeriet Forsvarsministeriet, Søværnets operative Kommando og Forsvarskommandoen Netværk, nationale Transportministeriets TRM s arbejdsgruppe for EU netværk Økonomichefnetværk Personalechefnetværk Pressenetværk IT-koncern netværk Informationssikkerhedsnetværk TARGIT netværk Budgetmedarbejdernetværk Andre områder Handel, håndværk og industri Generelt Arbejdsmarkedet - sociale forhold m.v Generelt Forskelligt Statistik Forskelligt 2-3 Særl.adm.områder og rekv.arbejde/statslige Generelt Økonomi- og Erhvervsministeriet Generelt Stormflodsforsikring Stormrådet Indenrigsministeriet Generelt Grænsebåker Transport- og Energiministeriet Generelt Sluseudvalg Miljøministeriet - Skov & Naturstyrelsen Generelt Saltvandssø i Margrethe Kog 2-4 Særl.adm.områder og rekv.arbejde /kommuner, miljøcentre Generelt Forurening 2-5 Administrative servicecentre Statens IT Økonomiservicecentret 2-9 Forskelligt

36 Kystdirektoratet JOURNALPLAN Niveau Beskrivelse 3 Statens ejendomme 3-0 Generelt 3-1 Statens arealer Generelt Køb/salg, mageskifte, overdragelse af statens arealer Generelt Konkrete sager Arealer i almindelighed Generelt Konkrete sager 3-2 Udleje af statens arealer Generelt Lejemål Generelt Konkrete sager, lejemål arealer Konkrete sager, lejemål havnearealer 3-3 Arealadministration Arealadministration, Thyborøn Arealadministration, Ferring Arealadministration, Agger 3-6 Statens bygninger Generelt Vedligeholdelse, ombygning m.v Generelt Konkrete sager Statens bygninger i øvrigt Generelt Energistyring 3-9 Forskelligt

37 Kystdirektoratet JOURNALPLAN Niveau Beskrivelse 4 Anlæg på søterritoriet 4-0 Administrative bestemmelser 4-1 Kystbeskyttelse, diger Generelt Forsøg - nye konstruktioner Stormflodsberedskab Generelt Konkrete sager Digeanlæg Generelt Konkrete sager Diger, Anlæg og vedligeholdelse Diger, tilsyn Diger, administration Kystbeskyttelsesanlæg Generelt Konkrete sager Puljesager, kystbeskyttelse, generelt Puljesager, ny kystbeskyttelse Puljesager, renovering fjernelse Puljesager, udbedring efter stormflod Puljesager, Fødevareministeriet Kapitel 1a sager for kystbeskyttelse og diger Terrænændringer (jordarbejder) u/egentligt kystb.anlæg Generelt Konkrete sager Hurtigfærger Generelt Konkrete sager Forskelligt 4-2 Trafikanlæg Generelt Sejlløb, åer Generelt Konkrete sager Færgesteder Generelt Konkrete sager Veje og vejdæmninger Generelt Konkrete sager Vejbroer og tunneller Generelt Konkrete sager Afmærkninger for fyr og lignende Generelt Konkrete sager Forskelligt 4-3 Havne- og broanlæg Generelt Bade- og bådebroer Generelt Konkrete sager Bådepladser Generelt Konkrete sager Lystbåde- og småhavne Generelt Konkrete sager Fortøjningsarrangementer Generelt Konkrete sager

38 Havne omfattet af havnelov Generelt Konkrete sager KDI-havne - statsaftalehavne, lovgivning m.v KDI-havne, statsaftalehavne, generelt Rømø Havn, generelt Esbjerg Havn, generelt Hvide Sande Havn - Sluse, Thorsminde Havn, Thyborøn Havn Hanstholm Havn Hirtshals Havn Maritim Sikring, ISPS m.v Generelt Konkrete sager Havneklagenævnet Havneklagenævnet generelt Konkrete sager Forskelligt 4-4 Landvinding, opfyldning, dumpning m.v Generelt Landvinding/inddæmning Generelt Konkrete sager Opfyldning Generelt Konkrete sager Dumpning/klapning Generelt Konkrete sager 4-5 Ledningsanlæg Generelt, adm. bestemmelser Søkabler og luftledninger Generelt Konkrete sager Udløbsledninger og vandindtag - alle vandledninger Generelt Konkrete sager Energiledninger (olie, gas og fjernvarme) Generelt Konkrete sager Forskelligt 4-6 Energianlæg Generelt Havplacerede vindmøller Generelt Konkrete sager Bølgeenergimaskiner Generelt Konkrete sager Forskelligt 4-7 Fiskerianlæg Generelt Havbrug Generelt Konkrete sager 4-9 Forskelligt

39 Kystdirektoratet JOURNALPLAN Niveau Beskrivelse 5 Planlove m.m. 5-0 Administrative bestemmelser 5-1 Landsplaner Generelt Landsplanredegørelse Landsplandirektiver 5-2 Regional udvikling Generelt Regionale udviklingsplaner Generelt Konkrete sager 5-3 Kommunal planlægning Generelt Kommune- og lokalplaner Generelt Konkrete sager Zonetilladelser 5-4 Bebyggelsesregulering Generelt Bebyggelsesregulerende foranstaltninger Konkrete sager Generelt

40 Kystdirektoratet JOURNALPLAN Niveau Beskrivelse 6 Råstoflovgivning og fredning 6-0 Administrative bestemmelser/råstoflovg. 6-1 Råstofkortlægning Generelt 6-2 Råstofindvinding i kystnære områder Generelt Ansøgninger om indvinding i kystnære områder Generelt Konkrete sager 6-3 Råstofindvinding på søterritoriet Generelt Ansøgninger om indvinding på søterritoriet Generelt Konkrete sager 6-4 Forskelligt vedr. råstoffer 6-5 Administrative bestemmelser/fredning 6-6 Klitfredning og sandflugt Generelt Klitfredede områder Generelt Konkrete sager 6-7 Naturfredning Generelt Naturfredede områder Generelt Konkrete sager NATURA Generelt Konkrete planer Vandplaner 6-8 Jagtfredning Generelt Jagtfredede områder 6-9 Forskelligt vedr. fredning

41 Kystdirektoratet JOURNALPLAN Niveau Beskrivelse 7 Tekniske undersøgelser 7-0 Generelt 7-1 Stormflodsskader Administrative bestemmelser Stormflodsskadede områder Generelt Konkrete sager 7-2 Opmålinger (havpejlinger) Generelt Konkrete sager, Multibeam tilbud og salg 7-3 Vandstands-, bølge-, strømmålinger m.m Generelt for målinger Vandstandsmålinger Generelt Konkrete sager 7-4 Hydrografisk og geoteknisk undersøgelse Generelt 7-5 Fotogrammetri, opmålinger Generelt Luftfotooptagelser 7-6 Forundersøgelser af materiel og materialer 7-7 Samarbejde med andre institutioner Generelt Forundersøgelser udland, EU-projekter mv Dansk Vandbygningsteknisk Selskab Div. danske institutioner Div. udenlandske institutioner Forskelligt 7-9 Forskelligt 9 Forskelligt

42

43 Bilag 3: Fagprøvekontrakten Bilag 3

44

45

46 Bilag 4: Indkaldelse til Intro Bilag 4

47 Emne: Placering: Vedr. Workflow i ESDH &Moedelokale Lille Start: ti :00 Slut: ti :00 Vis tidspunkt som: Foreløbig Gentagelse: Mødestatus: Arrangør: Ressourcer: (ingen) Endnu ikke besvaret Mette Riis Hansen (mrh) &Moedelokale Lille Hej Jeg vil gerne invitere jer til en intro af et workflow i ESDH for ansættelsesbreve i Kystdirektoratet. Jeg vil præsentere hvad jeg på nuværende tidspunkt har fundet frem til, og er naturligvis åben for gode ideer og jeres meninger, så håber i møder friske op Mette

48 Bilag 5: Orientering om fagprøve Bilag 5

49 Mail vedr. Mette s fagprøve Jeg er påbegyndt min fagprøve og vil derfor kort orientere jer, da emnet er optimering af arbejdsgangene for ansættelsesbreve i Kystdirektoratet via workflow i ESDH, samt implementering af dette. Det er regeringens ønske at udnytte de digitale muligheder og effektivisere den offentlige sektor. Kystdirektoratet har et ønske om, at udnytte workflow i ESDH. Da jeg sidder med ESDH opgaver til dagligt, finder jeg det meget interessant, at tage lige netop dette emne til min fagprøve. Jeg vil lave interviews med Thomas, Dorthe og Helle da der er disse personer med størst berøringsflade for ansættelsesbreve i Kystdirektoratet. Lars Slavensky som er system ejer af ESDH vil jeg også inddrage i interviewet. Da Winnie, Herluf og Annes funktion er, at kontrollere, underskrive og levere ansættelsesbrevet tilbage til HR, tænker jeg ikke i første omgang at lave interviews med disse. Selvfølgelig er alle meget velkomne til at komme med inputs både skriftlig og mundtligt. Der vil blive holdt intro til alle berørte medarbejdere løbende. Hvis nogen ønsker yderlige orientering angående min fagprøve siger i bare til Vh. Mette Riis Hansen

50 Bilag 6: Interview Bilag 6

51 Hvordan er arbejdsgangen med udarbejdelse, kontrol, godkendelse og underskrivelse af et ansættelsesbrev i dag? Ansættelsesbrevet bliver i dag oprettet af Dorte eller Helle på P-drevet, under en mappe der hedder igangværende, her tager man for eksempel den sidste AC er eller HK er som er ansat og så redigere man i den og printer den ud. Den bliver stemplet og sendt ind til Thomas til kontrol fordi der skal være to som har efterregnet et ansættelsesbrev og det er en revisionsbestemmelse. Det mest normale er, at det er Dorthe som opretter og så til kontrol hos Thomas. Som Dorthe sagde: Vi sender aldrig noget ud af huset, uden at det er kontrolleret Når Thomas har kontrolleret, bliver det skrevet ud i to eksemplar, herefter går det til godkendelse ved afdelingschefen, som også er den person som skal underskrive. Når ansættelsesbrevene er underskrevne kommer afdelingschefen ned til Thomas med det. Han afleverer det hos Dorte og Helle, hvor det typisk er Helle som pakker det ned i en kuvert og sender det ud til ansøgeren. Så kommer ansættelsesbrevet tilbage fra ansøgeren i en kuvert som er medsendt. Herefter scanner Helle den ind og kan journalisere den i ESDH. Hvor mange afdelingschefer er der og skal en ansættelse aldrig omkring direktøren? Der er tre afdelingschefer som kan underskrive et ansættelsesbrev. Direktøren skal kun underskrive hvis der skal ansættes en afdelingschef, og det sker ikke ret tit med så få afdelingschefer, så det kommer vi ikke ud for hvert år. Hvilke overenskomster har vi i dag i Kystdirektoratet og hvilke er mest anvendte? HK er, journalist forbundet, maskinmester, håndværkere, kantinemedhjælpere, sømænd, bådfører den bliver uendelig lang Vi har klart flest AC er, omkring halvdelen af alle ansatte er AC er i Kystdirektoratet. Hvordan kunne I forstille jer at et workflow i ESDH kunne fungere? Forestillingen er noget med at Dorthe eller Helle opretter direkte i ESDH og sender det videre til Thomas. Når Thomas har kontrolleret det, sender han det så videre til den afdelingschef som underskriver det direkte i ESDH. Vi skal jo helst undgå at han skal printe det ud og underskrive det for at scanne det ind igen. Så kan man diskutere om afdelingschefen skal sende det tilbage til Thomas, Dorthe eller Helle. Herefter skal de sendes via digital post til den nyansatte, som så kan modtage det i sin e-boks det ved vi ikke så meget om.

52 Thomas fortalte at Vi i KDI ønsker at udsende et korrekt udfyldt ansættelsesbrev hurtigt til den nyansatte, for at signalisere vi har styr på sagerne. Kender i til KDI s mål om at udnytte workflow i ESDH? Ja det er beskrevet i vores afdelingsmål, men vi mangler både viden og ressourcer til at gå ind i sådan en ændring af en arbejdsgang.

53

54 Bilag 7: Fuldmagt Bilag 7

55 Bemyndigelse til at benytte underskrift ifm. ansættelse af nyt personale Jeg bemyndiger hermed HR personalet, Dorthe Kallesøe Jensen og Helle Dyrberg Kragelund til at benytte min underskrift til brug for ansættelseskontrakter ved ansættelse af nyt personale. Herluf Emil Mørch

56 Bilag 8: Arbejdsgangsbeskrivelse Bilag 8

57 Arbejdsgangsbeskrivelse for workflow i ESDH for ansættelsesbreve i KDI: Oprettelse af personalesag Vælg ny sag -> personalesag Udfyld herefter forklædet med titel 0400 navn initialer stilling årstal og tilknyt herefter journalnummer 0400 og tryk udfør.

58 Ansættelsesbrev Åbn sagen og vælg nyt dokument -> sagsdokumenter

59 Under dokumenttype vælges udgående brev, dokumentkategori -> dokument ud, klassefikationskode -> F fortrolig, paragraf -> OFL 5, 1. Ledd. Beskyttelsesinstruksen og under adgangsgruppe vælges personaleteam. Under titel -> en beskrivelse af ansættelsesbrevet, initialer og årstal. I til feltet vælges modtageren. Modtageren vil oftes ikke være oprettet, så klik på ny kotakt til højre for modtagerfeltet og udfyld registeringen (vælg privatperson og udfyld data). Vær opmærksom på at for at kunne sende med digital post, skal modtagerens CPR nummer være udfyldt. Når der trykkes på udfør åbnes Word og ansættelsesbrevet kan skrives fx vha. en standardtekst.

60 I word vælg da fanen 360 og klik på knappen Standardtekster. Her kan du vælge skabelonen for ansættelsesbrev. Marker standardteksten og klik på knappen indsæt standardtekst. Udfyld herefter de relevante punkter og tjeck dokumentet ind, når du er færdig. Ansættelsesbrevet er nu klar til at blive sendt til kontrol og godkendelse.

61 For at starte workflowet klikkes der på overskriften på ansættelsesdokumentet og vælger send til godkendelse. Ved modtagere vælg først globale i rullegardinet og herefter ansættelsesworkflow.

62 Klik herefter på fanen modtagere og vælg de modtagere der skal have ansættelsesbrevet til godkendelse og rækkefølgen og klik på udfør. Dokumentet er nu i workflow og ankommet til første godkender. Alle i workflowet får en mailbesked i Outlook om, at der er et dokument, som de skal ind og se på.

63 Dokumentet kan nu læses igennem og der kan vælges enten at sæt godkend eller godkend ikke. Godkendes dokumentet går det videre til næste i workflowet. Det ses nu af dokumentoversigten, at ansættelsesbrevet er godkendt

64

65 Udsendelse af ansættelsesbrev Når ansættelsesbrevet er godkendt i workflowet er det klar til at blive sendt ud til den nyansatte. Inde på dokumentkortet ansættelsesbrev skal der nu tilføjes to filer, velkomstbrev samt tro og loveerklæring. På dokumentkortet vælges der ny fil og opret ved hjælp af en skabelon, vælg brev.

66 Når der trykkes på udfør åbnes Word og velkomstbrevet samt tro og loveerklæringen kan hentes via skabeloner. Når begge filer er vedlagt dokumentkortet er det klar til at blive afsendt til den nyansatte.

67 Der klikkes på dokumenttitlen og vælges arkiver og send dokumentet til modtagere. Her vælges der digital post som afsendelseskanal for at den nyansatte kan få dokumenterne i sin E- boks.tryk på afsend og dokumentet er hermed ekspederet.