Til: Se fordelingsliste. Eft.: Se fordelingsliste. Emne: Hovedskrivelse for Kompetencefonden 2016

Transkript

1 Til: Se fordelingsliste Eft.: Se fordelingsliste Emne: Hovedskrivelse for Kompetencefonden 2016 KOMPETENCEFONDEN Denne skrivelse beskriver hvorledes midler fra Kompetencefonden 2016 fordeles og udmøntes. Informationen henvender sig til styrelserne inden for Forsvarsministeriets område. Kompetencefonden har til formål at støtte kompetenceudvikling af statens medarbejdere og er et supplement til de økonomiske midler, der i forvejen afsættes ved de enkelte styrelser og myndigheder i Forsvaret. Midlerne fra Kompetencefonden er afsat af overenskomstparterne på statens område. Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) har fået til opgave at administrere ordningen for styrelser og myndigheder under Forsvarsministeriets område. For at få del i midlerne skal cirkulære om aftale om Kompetencefonden af 15. juni 2015 og Koncernfælles retningslinjer for kompetenceudvikling (jf. bilag 2 ) efterleves ved respektive styrelser og myndigheder. Supplerende information kan læses på og HR Portalen. Dato: 29. juni 2016 Bilag: 4 Sagsbeh.: FPS-RA-HRS04 Forsvarsministeriets Personalestyrelse Lautruphøj Ballerup Tlf.: Fax: fps@mil.dk EAN: CVR: Sagsbehandleren direkte: fps-ra-hrs04@mil.dk ANSØGNINGSPROCEDURE Hver styrelse og myndighed inden for Forsvarsministeriets koncern modtager en tildelt ramme, som er beregnet ud fra styrelsens/myndighedens løn, jf. bilag 4. Denne ramme danner grundlag for styrelsens/myndighedens prioritering og efterfølgende indstilling af ansøgninger til FPS i form af en prioriteret indstillingsliste. Hver styrelse skal: Udvælge en kontaktperson (POC) for Kompetencefonden, som tilrettelægger den interne proces for indstilling af ansøgninger og varetager den eksterne kontakt til FPS. Fastsætte deadline for ansøgninger i styrelsens egen interne proces, da nedenstående ansøgningsfrist er for modtagelse af styrelsens/myndighedens prioriterede indstilling af ansøgninger til FPS. Fremsende styrelsens /myndighedens indstilling af ansøgninger til FPS i prioriteret rækkefølge og i overensstemmelse med den tildelte NIV I ramme. Max Side 1 af 13

2 en prioritering pr. ansøgning. FPS behandler ikke ansøgninger, der ikke kan finansieres indenfor styrelsens/myndighedens tildelte ramme. Fremsende styrelsens/myndighedens prioriteringsliste til FPS myndighedspostkasse: FPS-MYN, mrk. Kompetencefonden. Listen skal fremgå af excelarket, som er tilgængeligt på HR Portalen. De enkelte prioriterede ansøgninger skal ligeledes fremsendes som PDF fil med oplysninger om ansøgers navn og MA nummer. Fremsende afslag til samtlige ansøgere ved styrelsen/myndigheden, som har søgt midler fra Kompetencefonden og som ikke tildeles midler, jf. bilag 3. Indsatsområder for Kompetencefonden 2016 Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg har besluttet følgende overordnede indsatsområder for Kompetencefonden 2016: Udviklingssamtaler, herunder gennemførelse og registrering Kompetenceudviklingsaktiviteter der understøtter trivslen på arbejdspladsen. Indsatsområderne er valgt med henblik på dels at fremme kompetenceudvikling gennem systematisk gennemførelse af udviklingssamtaler, dels at understøtte det lokale arbejde for at fremme trivsel på arbejdspladserne. Forudsætninger for at ansøge om støtte til kompetenceudvikling Hver individuel ansøgning skal indeholde et udfyldt og underskrevet ansøgningsskema for 2016 indeholdende beskrivelse af det kompetenceudviklingsforløb, der søges midler til, vedlagt uddannelses- eller kursusbeskrivelse. Såfremt kursusafgiften er momspligtig, skal der indregnes moms i det søgte beløb. Uddannelsesstedet kan oplyse, hvorvidt det er tilfældet. Af ansøgningen skal tillige fremgå, hvordan kurset forholder sig til de overordnede indsatsområder, som er fastsat af FMN HSU for 2016 samt det lokale samarbejdsudvalgs kompetencestrategi. Ansøgningsfrist for indsendelse til Forsvarsministeriets Personalestyrelse er snarest mulig og senest den 30. september Evt. ændring af fristen vil fremgå af HR-Portalen. Tildeling af midler Afgørelse om tildeling af midler forventes udmeldt medio oktober 2016 via ansøgerens E-boks. Styrelser/myndigheder får tilsendt en oversigt over de medarbejdere i egen organisation, der har fået tildelt midler fra Kompetencefonden. Midlerne skal være forbrugt senest den 30. juni Styrelser/myndigheder skal selv sørge for at meddele afslag til de medarbejdere i egen organisation, som ikke får tildelt midler fra Kompetencefonden. Skulle det ske, at de tildelte midler alligevel ikke anvendes af medarbejderen, skal det meddeles Lea Z. Hjorth Mortensen (FPS-RA-HRS04) i HR Service, så andre medarbejdere kan få del i Kompetencefondens kompetenceudviklingsmidler. Side 2 af 13

3 SUPPLERENDE INFORMATION OG KONTAKTPERSONER Flere oplysninger om Kompetencefonden kan findes i bilag 1, på HR-Portalen eller ved at kontakte Lea Z. Hjorth Mortensen på tlf.: Evt. ændringer og justeringer til processen vil fremgå på HR-Portalen. Med venlig hilsen Charlotte Anita Ben Mabrouk Sektionschef Policy- og Koordinationssektionen Rådgivningsafdelingen Forsvarsministeriets Personalestyrelse Ref: Kompetencesekretariatets udmelding af midler fra Kompetencefonden 2016 af den 19. maj Bilag: 1. Oplysninger om Kompetencefonden 2. De koncernfælles retningslinjer for kompetenceudvikling 3. Forslag til afslagsskrivelse 4. Fordeling af ramme Side 3 af 13

4 Fordelingsliste Forsvarsministeriet Værnsfælles Forsvarskommando Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse Forsvarets Efterretningstjeneste Hjemmeværnskommandoen Beredskabsstyrelsen Efterretning Værnsfælles Forsvarskommando (UK-staben, VFK-U-KOR303) Intern fordeling: FPS-DIR, FPS-VDIR, FPS-LE-CH, FPS-CHFORDIV, FPS-CHKUNDIV, FPS- RA-CH, FPS-RS-OE13, FPS-RA-CHPK. Side 4 af 13

5 Bilag 1 Oplysninger om Kompetencefonden Hvem kan tildeles midler? Alle fastansatte, der er dækket af overenskomsten mellem Finansministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU), har mulighed for at søge støtte fra Kompetencefonden til et uddannelsesforløb. Ansatte på LR 35 og LR 36 samt ansatte på LR 37 1 og derover under særlige vilkår 2, kan søge midler fra Kompetencefonden. Her gælder særlige regler, idet en ansøger fra disse grupper ikke kan deltage i arbejdet med at prioritere myndighedens/styrelsens ansøgere. Ligesom disse grupper som hovedregel ikke kan få bevilliget mere end 10 procent af myndighedens/styrelsens tildelte beløb fra Kompetencefonden. Du kan læse mere om kompetenceudvikling på Kompetencesekretariatets hjemmeside Bemærk at også udsendte medarbejdere har mulighed for at søge midler fra Kompetencefonden og skal orienteres om dette. Hvad kan midlerne bruges til? Midlerne kan anvendes til dækning af udgifter i forbindelse med medarbejdernes individuelle kompetenceudvikling. Midlerne kan anvendes til kursusafgifter, udgifter i forbindelse med ophold- og vikarudgifter samt undervisningsmaterialer. Ved behandling af ansøgningerne vurderes det, hvor stor en del af det ansøgte beløb der anvendes til udviklingsaktiviteten i forhold til omkostninger ved eksempelvis ophold. Således kan eksempelvis opholdsomkostninger vurderes at være høje i forhold til selve kursusafgiften. Som udgangspunkt prioriteres uddannelse indenfor Danmarks grænser. Der kan dog være tilfælde, hvor kurset ikke findes i Danmark, og udlandsrejser derfor er nødvendigt. Dette skal i så fald fremgå af ansøgningen. FPS henstiller til, at en eventuel opholdsudgift ikke udgør mere end 10 procent af kursusafgiften. Hvad kan midlerne ikke bruges til? Midlerne kan ikke bruges til finansiering af løntillæg i forbindelse med deltagelse i uddannelse eller til dækning af løn for den medarbejder, der deltager i kompetenceudvikling. Ligeledes kan midlerne ikke anvendes til computere og lignende. Transportudgifter finansieres ikke af Kompetencefondens midler, men afholdes af styrelsen/myndigheden. Midlerne kan kun bruges til det ansøgte formål. Uforbrugte midler tilbageføres FPS. 1 Gælder ikke for DJØF ansatte i LR 37 og derover 2 Såfremt SU har fastlagt en strategi med principper og retningslinjer for den samlede kompetenceudviklingsindsats på arbejdspladsen, og hvis kompetenceudviklingsforløbet indgår som en del af en individuel udviklingsplan. Kilde: Kompetencesekretariatet, Kompetenceudvkling.dk Side 5 af 13

6 Prioritering og fordeling Det tilstræbes, at flest mulige medarbejdere får del i puljen Tidligere tildeling er ikke garanti for yderligere tildeling Der kan søges midler op til et års kompetenceudvikling af gangen. Såfremt et forløb er længere end et år, kan der søges midler fra Kompetencefonden det efterfølgende år. Der benyttes følgende fordelingsnøgle: Relevans i forhold til indsatsområder, jf. nedenstående Styrelsens prioritering af ansøgere Der bliver lagt vægt på følgende kriterier: Et udfyldt ansøgningsskema Vedhæftet kursusbeskrivelse Et udfyldt excelark med prioriteringsliste FMN HSU har fastsat følgende overordnede indsatsområder for Kompetencefonden 2016: Udviklingssamtaler, herunder gennemførelse og registrering Kompetenceudviklingsaktiviteter der understøtter trivslen på arbejdspladsen Side 6 af 13

7 Bilag 2 Koncernfælles retningslinjer for kompetenceudvikling 15. december 2015 Indledning Kompetente medarbejdere er en forudsætning for en god og effektiv opgaveløsning. Strategisk og systematisk kompetenceudvikling er derfor et nøgleelement til at sikre, at Forsvarsministeriets koncern kan løse operative og administrative opgaver både nu og i fremtiden. Samtidig er en målrettet kompetenceudviklingsindsats et centralt værktøj til at understøtte rekrutteringen og fastholdelsen af kompetente medarbejdere og udvikle Forsvarsministeriets koncern som en attraktiv arbejdsplads. Formål Retningslinjernes primære formål er at tydeliggøre det ansvar, koncernens styrelsescheferhar for at skabe gode rammer for kompetenceudvikling i koncernen. Herudover adresserer retningslinjerne den centrale rolle, samarbejdsudvalg på alle niveauer samt det ansvar koncernens øvrige chefer har i forhold til kompetenceudvikling. Retningslinjerne skal sikre, at den praktiske kompetenceudvikling i koncernen understøtter Forsvarsministeriets koncernfælles mission og vision. Retningslinjerne skal desuden bidrage til at skabe sammenhæng i kompetenceudviklingen på tværs af koncernen, og sikre at den lokale kompetenceudvikling understøtter opgaveløsningen i den samlede koncern. I hver enkelt del af koncernen, dvs. i departement, styrelser og myndigheder, skal der inden for retningslinjernes ramme udarbejdes lokale strategier for kompetenceudvikling på den enkelte arbejdsplads. Grundlag for kompetenceudvikling i koncernen Retningslinjerne skal ses i sammenhæng med gældende overenskomster, Forsvarsministeriets koncernfælles mission og vision og HR-strategien samt Finansministeriets generelle forventninger til statslige institutioner om udøvelse af god arbejdsgiveradfærd. Den koncernfælles mission og visions fordring om, at koncernen skal være en professionel og anerkendt samarbejdspartner, kan kun realiseres, hvis de ansatte i koncernen har det rette kompetenceniveau. Endvidere stiller visionen krav om at opnå mest mulig effekt af de rådige ressourcer, hvilket fordrer en målrettet kompetenceudvikling fokuseret på koncernens kerneopgaver. HR-strategien pålægger koncernens chefer et nyt og større ansvar i forhold til at sikre en effektiv opgaveløsning inden for de givne rammer. Dette indebærer bl.a., at der er øgede forventninger til deres rolle i forhold til at skabe en målrettet kompetenceudviklingsindsats og derved understøtte en række af HR-strategiens elementer, herunder fastholdelse og rekruttering. Ligeledes medfører HR-strategien konkret, at planlægning af kompetenceudvikling for den enkelte medarbejder skal gennemføres i samspil mellem den enkelte og pågældendes chef. I tråd med bl.a. tankegangen i god arbejdsgiveradfærd samt Forsvarsministeriets kompetenceudviklings-og bedømmelsessystem (FOKUS) er det opgaven, der er i centrum for Side 7 af 13

8 kompetenceudviklingen. Det er i den forbindelse væsentligt, at opgaven ikke kun defineres lokalt efter tjenestested, men også sættes i relation til koncernens samlede opgaveløsning. Kompetenceudviklingen kan således gennemføres med henblik på at bidrage til karriereudvikling frem mod øvrige funktioner i koncernen, ligesom medarbejdernes generelle værdi for det samlede arbejdsmarked bør holdes for øje. Organisering Arbejdet med kompetenceudvikling i koncernen foregår både centralt og lokalt. På centralt plan skal Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg drøfte den samlede kompetenceudviklingsindsats, og bidrage til at den understøtter den tværgående opgaveløsning i koncernen. Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg skal i den forbindelse årligt: Fastlægge indsatsområder for koncernen/styrelsernes kompetenceudvikling og drøfte ressourcer hertil. Fastlægge retningslinjer for anvendelsen af midler fra Kompetencefonden. Drøfte udbyttet af det forgangne års indsatser. I hver enkelt del af koncernen skal der udarbejdes lokale strategier for kompetenceudvikling. De lokale kompetenceudviklingsstrategier skal bl.a. fastlægge: De primære kompetencer, som arbejdspladsen og dens medarbejdere skal udvikle. De metoder, der skal bruges, når medarbejderne skal udvikle deres kompetencer. Samarbejdsudvalgene på alle niveauer under Forsvarsministeriet skal involveres i udformningen af kompetenceudviklingsstrategier. Strategierne skal - i forhold til det organisatoriske niveau - være konkrete og skabe klarhed over, hvilken retning arbejdspladsen og dens medarbejdere skal udvikle sig i. Strategierne er samtidig et middel til at prioritere de ressourcer og aktiviteter, der skal understøtte dette. Det konkrete arbejde med kompetenceudvikling Den konkrete kompetenceudvikling skal tage udgangspunkt i de lokale kompetenceudviklingsstrategier, nuværende kompetencer samt behovet for kompetencer til opgaveløsningen både nu og fremadrettet. Endvidere bør karriereudvikling mod øvrige funktioner i koncernen, og medarbejdernes generelle værdi for det samlede arbejdsmarked inddrages. Cirkulære om aftale om organisering af parternes fælles arbejde med kompetenceudvikling i staten. Cirkulære af 25. februar Modst.nr J. nr Kompetenceudvikling handler om at udvikle ny viden og/eller nye færdigheder samt evnen til at bringe det i anvendelse i den daglige opgavevaretagelse. Begrebet dækker i denne sammenhæng over enhver form for aktivitet, der bidrager til at udvikle kompetencer. De årlige medarbejderudviklingssamtaler er et centralt redskab i at afdække behov for og Side 8 af 13

9 ønsker til kompetenceudvikling, samt at aftale hvordan udviklingen af kompetencerne skal gennemføres. I de tilfælde hvor kompetenceudviklingen indebærer kurser eller uddannelsesforløb, bør det tilstræbes, at disse er civilt kompetencegivende. På HR-portalen er det muligt at læse om mere konkrete metoder til kompetenceudvikling. Det er ligeledes muligt at få viden om de årlige medarbejderudviklingssamtaler. Endelig er det muligt at læse om den særligt målrettede kompetenceudvikling af talenter inden for Forsvarsministeriets område. Forventninger til aktører Nedenfor skitseres forventningerne til de forskellige aktører i forbindelse med styrelsernes arbejde med kompetenceudvikling. Styrelsescheferne Styrelsescheferne har ansvaret for at sikre, at kompetenceudvikling prioriteres inden for styrelsen, og at midler til kompetenceudvikling prioriteres i forbindelse med den årlige budgetlægning. Myndighedens øverste ledelse Myndighedschefen har ansvar for håndteringen af de strategiske kompetenceudviklingsbehov i myndigheden. Dette indebærer ansvar for, at kompetenceudviklingen understøtter tilstedeværelsen af kernekompetencer samt øvrige kompetencer af betydning for den daglige opgaveløsning. Det indebærer ligeledes ansvar for, at kompetenceudviklingen prioriteres i forhold til den daglige opgaveløsning, samt at der afsættes de nødvendige ressourcer til formålet. Endelig har myndighedschefen ansvar for, at der i regi af de lokale samarbejdsudvalg udarbejdes lokale kompetenceudviklingsstrategier inden for rammerne af nærværende retningslinjer. Samarbejdsudvalget Samarbejdsudvalgene på alle niveauer har et centralt ansvar for at drøfte arbejdspladsens kompetenceudvikling, og samarbejdsudvalget skal inddrages i fastlæggelsen af de lokale kompetenceudviklingsstrategier, jf. samarbejdsaftalen. Samarbejdsudvalgene skal: Ressourcer skal her forstås bredt. Det dækker således ikke kun økonomi, men også tid for både den enkelte og evt. kolleger mv. der skal støtte kompetenceudviklingen. Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (Cirkulære af 27. august CIR. Nr J.nr ). Fastlægge principper og retningslinjer for den samlede job- og kompetenceudviklingsindsats i myndigheden/styrelsen (kompetenceudviklingsstrategi) med udgangspunkt i en vurdering af arbejdspladsens strategiske mål og behov for kompetenceudvikling. Fastlægge retningslinjer for gennemførelse af medarbejderudviklingssamtaler inden for rammen af FOKUS. Sikre at kompetenceudvikling prioriteres og integreres i myndighedens årshjul/årlige planlægning. Samarbejdsudvalget skal mindst én gang om året drøfte og fastlægge retningslinjer for myndighedens kompetenceudvikling i rammen af den lokale kompetence- Side 9 af 13

10 udviklingsstrategi. I den forbindelse skal der drøftes og eventuelt fastsættes særlige fokusområder og udviklingsaktiviteter for arbejdspladsens medarbejdere for de kommende år. Såfremt der ikke kan opnås enighed i samarbejdsudvalget hvilket altid bør tilstræbes fastsætter ledelsen de nødvendige retningslinjer. Det lokale samarbejdsudvalg skal, som opfølgning på udvalgets drøftelser og beslutninger for kompetenceudvikling og strategi, sikre, at følgende rammer meddeles chefer og ledere med personaleansvar samt tillidsrepræsentanter: Hvilke typer af kompetenceudvikling arbejdspladsen prioriterer Hvad der er afsat af ressourcer til uddannelse og kompetenceudvikling ved myndigheden. Hvilke muligheder der er for lokalt at aftale vilkår for kompetenceudvikling og uddannelse. Chefer og ledere Chefer og ledere skal sikre, at indholdet af den lokale kompetenceudviklingsstrategi er kendt af alle medarbejdere. Chefer og ledere på alle niveauer har ansvar for, at de årlige medarbejderudviklingssamtaler gennemføres, og resultatet af samtalen fastholdes i en udviklingskontrakt. De er ligeledes forpligtede til at sikre rammer og vilkår for gennemførelsen af de aftalte udviklingsaktiviteter. Medarbejderne Det følger af HR-strategien, at medarbejderen skal påtage sig et (med-)ansvar for egen kompetenceudvikling. Medarbejderen skal forberede sig til den årlige udviklingssamtale og løbende indgå i en konstruktiv dialog om egen kompetenceudvikling. Medarbejderen er endvidere forpligtet til at arbejde på at nå aftalte udviklingsmål. Økonomi og tilskudsmuligheder Styrelser og myndigheder skal med samarbejdsudvalget som omdrejningspunkt opbygge en struktur samt procedurer for, hvordan der afsættes og arbejdes med midler til kompetenceudvikling. Styrelserne skal i forbindelse hermed sikre, at midler til kompetenceudvikling prioriteres i forbindelse med den årlige budgetlægning. Det er væsentligt, at der både budgetteres i forhold til økonomiske midler og arbejdstid. Der er dog også en række muligheder for at få tilskud til eller refusion af udgifter til kompetenceudvikling. De enkelte styrelser og myndigheder bør i den forbindelse have fokus på at anvende eksterne kurser, hvortil det er muligt at søge om refusion. Herudover kan der søges om støtte til både kollektiv og individuel kompetenceudvikling. For grupper af medarbejdere, kan der søges om midler til udviklingsprojekter via Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser (FUSA). Til supplerende støtte for den individuelle kompetenceudvikling på statens arbejdspladser har overenskomstparterne oprettet Kompetencefonden, hvorfra statens institutioner får tildelt økonomiske midler. Det er muligt at læse mere om mulighederne for tilskud fra FUSA og kompetencefonden på HR-portalen. Side 10 af 13

11 Gyldighed Disse retningslinjer er udarbejdet for at sikre målrettet og prioriteret kompetenceudvikling inden for Forsvarsministeriets område. Retningslinjerne er godkendt i Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg den 15. december 2015 og er gældende for hele ministerområdet. Retningslinjerne skal evalueres og eventuelt justeres i Side 11 af 13

12 Bilag 3 Forslag til afslagsskrivelse MA nr. og navn Eft.: Emne Afslag om midler fra Kompetencefonden 2016 Vi må desværre meddele, at du har fået afslag på din ansøgning om midler fra Kompetencefonden til følgende uddannelse XX-kursus af nedenstående årsag: Tildelingen sker ud fra en prioriteret liste, og der er begrænsede midler Navn på styrelsen kan oplyse, at XX medarbejdere fra navn på styrelsen har ansøgt om midler fra Kompetencefonden 2016, for en samlet sum af ca. XXX kr., hvor Forsvarsministeriet i alt har fået tildelt kr. Navn på styrelsen har foretaget en individuel vurdering og prioritering af hver enkelt ansøgning. Der er lagt vægt på følgende kriterier, jf. den fremsendte hovedskrivelse: Fordelingsnøgle: Relevans i forhold til indsatsområder Styrelsens prioritering af ansøgere Totalbeløb for styrelsen baseret på lønsum Formalia: Et udfyldt ansøgningsskema Myndighedens kompetenceudviklingsstrategi 3 Beskrivelse af de individuelle kompetenceudviklingsforløb (kursusbeskrivelse) samt motiveret ansøgning Med venlig hilsen 3 Alle myndigheder med et SU skal jf hovedskrivelse have en kompetenceudviklingsstrategi for at medarbejdere kan tildeles midler fra Statens Kompetencefond. Alternativt respektive NIV II kompetenceudviklingsstrategi såfremt en lokal endnu ikke er udarbejdet. Side 12 af 13

13 Bilag 4 Fordeling af ramme STYRELSE LØNSUM PCT. FORDELING VFK I ALT 67, FE 4, FMI 9, FES 3, FPS (INKL. VETC) 4, FRS 0, HJV 4, DEP (INKL. FIR OG FAUK) 2, BRS 3, I ALT 100, Side 13 af 13