Acadre som fagsystem. Troels Tino Anzie Produktleder, Formpipe Software A/S Velkommen

Transkript

1 Acadre som fagsystem Troels Tino Anzie Produktleder, Formpipe Software A/S Velkommen

2 Nyheder Acadre Teknik og Miljø 2

3 Elementerne markeret med lilla, er ikke en del af løsningen Løsningen binder det hele sammen KOMBIT Byg og Miljø Oprettelse og status Servicemål og fritagelse Dokumentationskrav Integration til Økonomisystem Automatisk Betaler-rolle Statusmarkering Rapportering Høring GIS-integration WebLager/FilArkiv Acadre Teknik og Miljø Opfølgning Opgaver PDF-Samler Registrering løbende Ensartet kvalitet Screeningsadvisering Automatisk BBRopdatering Sagsbehandlingstider Afdelingsstatus MS Excel-præsentation Rapportering og måling 3

4 Sammenhæng med KOMBIT Byg og Miljø KOMBIT Byg og Miljø Ansøgningsportalen KOMBIT Byg & Miljø er den gængse indgang for borgernes og virksomhedernes ansøgninger om byggetilladelse m.v. Sag og dokumenter oprettes Sag oprettes. Ejendom, Ejer og Ansøger oprettes som parter. Sagsfaser og status Sagsfaser i styringsreolen sætter automatisk status (servicemål) i portalen. Konvertering til PDF Automatisk konvertering af dokumenterne inden de afsendes. Ingen dobbelte dokumentregistreringer. Ikke-opfyldte dokumentationskrav Automatisk generering af svar til ansøger om manglende dokumentation. Kommunikation til ansøgeren Automatisk afsendelse af sagsbehandlerens svar til ansøgeren, i form af et dokument. Fritagelse for servicemål Automatisk opdatering af evt. servicemål-fritagelse. To-vejskommunikation Acadre Teknik og Miljø er naturligvis tæt forbundet med portalen, hvor en automatisk to-vejs interaktion der både sikrer, at sagsbehandlerne modtager nye komplette registrerede annsøgninger i Acadre, samt at svar m.v. genereret i Acadre automatisk præsenteres for ansøgeren. 4

5 Rapportering og måling - Rapporteringspakke Rapporteringspakke Som nævnt, er der i Acadre Teknik og Miljø, et standard målingsark, som giver en lang række rapporteringsmuligheder til ledere, teams osv. Arket er opbygget med en række faste optællinger og målinger, som alle er forankret i data fra Acadre Teknik og Miljø. Arket er dynamisk og kan opdateres således at det viser aktuel status på en række områder i sagsbehandlingen. Opdateringsfrekvensen på den underliggende Integrationsplatform bestemmer, hvor aktuelle data er. Formning af præsentationen af data Kommunen kan viderebearbejde arket med enkle MS Excel-kompetencer og efter bearbejdning, kan arket uddeles til relevante ansvarlige. Formpipe vil naturligvis også tilbyde rådgivning og justeringer i præsentationen, løbende og efter ønske fra kommunen. Eksempler på overblik via MS Excel Optælling af sager i defineret tidsrum Overblik over sagstyper i defineret tidsrum Overblik over sagsstatus i defineret tidsrum Overblik over sagsbehandlere i defineret tidsrum Måling af brutto- og nettosagsbehandlingstider Overblik over gebyropkrævning i defineret tidsrum Overblik over tidsforbrug ud fra typer af sager 5

6 Ansøgning modt... Fyldestgørende Høring slut Sammenhæng med BBR Automatisk BBR-opdatering Acadre Teknik og Miljø har automatisk opdatering af BBR-registret med oplysninger, undervejs i sagsbehandlingsprocessen. Der afsendes udvalgte oplysninger til brug for BBR-registreringen i relation til sagsbehandlingen og den aktuelle fase, byggesagen gennemgår (hændelser). Andre oplysninger der ønskes opdateret, kan stadig opdateres manuelt, gennem BBR-Kommune s side. BBR Screening Ved screening af sagen inden godkendelse, modtager den ansvarlige en advisering fra systemet vedr. godkendelse. Adviseringen indeholder en genvej direkte til sagen. Den ansvarlige screener sagen, godkender og sagen opdateres automatisk i BBR. Hændelser Ansøgning modtaget Fyldestgørende ansøgning Anmeldelse af byggeri Byggetilladelse Anmeldelse af nedrivning Påbegyndelse Fuldført/færdigmelding Ibrugtagningstilladelse Høring start Høring slut 6

7 Sammenhæng med økonomisystemet Løsningen støtter sagsbehandleren i opkrævningen Acadre Teknik og Miljø giver sagsbehandleren mulighed for at gennemføre opkrævningen af betaleren (typisk ejer/ansøger). Sagsbehandleren kan aktivere en knap, for at aflevere opkrævningsoplysninger til økonomisystemet (KMD OPUS eller Fujitsu Prisme). 1. Aktivering Sagsbehandleren klikker på knappen til generering af en opkrævning Partsvalg En rolle med Betaler er defineret i Acadre. Dog tager sagsbehandleren selv stilling til betaleren. 4. Økonomisystem Gennem snitflade, sendes informationer til økonomisystemet (OPUS eller Prisme) Partsvalg 2. Indsamling af data Felter såsom Gebyr, tidsforbrug m.v. indsamles. 2 Part Rolle Søren Holt Betaler Peter Jensen Ejer Ib Bruun Advokat Lars Friis Status opdateres Sagen i Acadre markeres som faktureret. 7

8 Sagsfelter (Byg og Miljø-status) 8

9 Sagsfelter (byggestyring) 9

10 Sagsfelter (koordinater) 10

11 Sagsfelter (økonomi) 11

12 Sagsfelter uden styringsreol 12

13 Fagsystemer generelt Rapportering Advisering Sagsudvidelser Mobilitet Integrationsplatformen Eksisterende og nye systemer Input Manager Output Manager Acadre 13

14 Idéer - Mobilitet Matcher korrekt sag Alternativt postbakken 14

15 Rådgiverbar Der er få pladser tilbage Tilmelding foregår ved check-in Først-til-mølle 15