i kirkerne, er kommet. Oplægget behandles i første omgang i Kirkeværge

Transkript

1 Menighedsrådsmøde Tirsdag d. 10. maj 2016, kl Sognegården i Tranebjerg Tilstede: Klaus Worm-Leonhard, Thorkild Lj. Pedersen, Per E. Rasmussen, Liss Matthiesen, Lone Engelhardt, Laura Serrano, Tove K. Andersen, Jens Wærum, Lis Nymark Jensen (ankom under pkt. 3), Ellen-Margrethe (ankom efter pkt. 8). Afbud: Johannes Glenthøj, Ea Hvitnov, Line Nicolaisen Servering: Tove Andersen (Mona kirketjener køber ind og forbereder det praktiske) Referent: Anna Marie S. Kristoffersen Pkt. Dagsorden: Begrundelse: Beslutning: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra menighedsrådsmøde d. 12. april Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Godkendelse af dagsorden Pkt. 4 (Økonomi) blev flyttet til efter pkt. 11. Dagsordenen blev herefter godkendt. 3. ORIENTERING fra: Bilag: Klaus: Præster Maj- og junikalenderen Oplæg fra Lyd-udvalget, som arbejder med renovering af lydanlæg Plant et træ Formand i kirkerne, er kommet. Oplægget behandles i første omgang i Kirkeværge forretningsudvalget. Kontaktperson Ansøgning fra Johannes Glenthøj ang. transportudgifter vedr. Ledende graver asylansøgernes deltagelse i Verdenscafé, Taizé m.m. Johannes har Medarbejderrepræsentant fået det svar, at forretningsudvalget er nødt til at vente med at Udvalg behandle ansøgningen, indtil menighedsrådet har overblik over sin Gennemgang af kalender økonomi. Klaus har haft møde med provsten, som blev opdateret om diverse projekter (bl.a. kirkeprojektet med Kirkefondet) og andre spørgsmål som f.eks. organistsituationen. Den økonomiske

2 situation blev også diskuteret, også i relation til budget Arbejdet med at færdiggøre hjemmesiden til offentliggørelse er gået i gang. Hjemmesiden forventes offentliggjort inden menighedsrådsmødet d. 14. juni. Der er fremstillet en kirkegårdsfolder, der orienterer om erhvervelse af gravsted, vedligeholdelse, priser m.m. folderen vil ligge hos bedemanden, på kirkekontoret, i sognegården samt i kirkernes våbenhuse. Kontaktperson: Fredag d. 13. maj er der rutinemæssigt brandtilsyn i Tranebjerg kirke. Thorkild træffer aftale om tilstedeværelse med kirketjenerne eller Jacob Grann. Thorkild har gennemgået rengøringsrutinerne i kirkerne med kirketjenerne. Intet at bemærke. Arbejdet med personalepolitikken fortsætter. Thorkild vil tage udgangspunkt i personalehåndbogen, hvor både opbygning og indhold i store træk matcher Samsøs behov. (Thorkild har dagen efter menighedsrådsmødet fået ok fra kontaktpersonen i Odder sogn til at bruge deres personalehåndbog). Udkast til personalehåndbog for Samsø sogn vil blive sendt til behandling i AMO-udvalget, på personalemøder og i menighedsrådet. I sidste uge var der det månedlige kalendermøde for det udendørs personale. Arbejdet på kirkegården går fint. Arbejdstøj på kirkegården er blevet diskuteret og bliver fremover organiseret mere, end hvad det har været. Klaus for Jacob, ledende graver: Kirkegården er stort set med med de igangværende arbejdsopgaver P-arealet bag kirken er stort et færdigt.

3 4. ØKONOMI a. Budget 2017 Drøftelser og orientering b. Kvartalsrapport for 1. kvt (se bilag) Til beslutning Ad a. Pga. provstiets sene udmelding af ligning for 2017, er fristen for aflevering af budget 2017 udsat til 15. juni. Den endelige vedtagelse af budget 2017 finder derfor sted på Lone: Frivillige åbnere/lukkere + guider har haft indledende møde. Åbningstider i kirkerne og guide-aftaler er på plads og opslag sat op ved kirkerne. Anna Marie renskriver listen over samtlige kirker og sender til Lone til korrektur. Mona tjekker brochurer, prisskilte etc. i kirkerne, så alt skulle være på skinner. Sæson for kirkernes åbning er i år 17. maj aug. Liss Matthiesen: Menighedsrådet er inviteret til konferencen ang. Landsbykirken som aktiv d. 31. maj kl på Brogården i Middelfart. Indbydelsen rundsendes til menighedsrådet. Tilmeldingsfrist d. 25. maj. Hver deltager melder sig selv til. Indtil videre er der kommet en melding fra Kirkeministeriet, der overvejer, at Tranebjerg kirke kunne være den kirke, der kunne arbejdes videre med mht. alternativ indretning og brug af Tranebjerg kirke. Brevet fra Kirkeministeriet rundsendes til menighedsrådet. Nyttehaven ved Sognegården åbnede officielt i fredags. Nu er rammerne sat, og så er det op til brugerne at skabe resultatet. Gæsterne ved fredagens arrangement var meget positive. Bygnings- og anlægsudvalget: Spørgsmålet om vejomlægning ved Nordby kirke er pt. til behandling i Aarhus kommunes afdeling for Teknik og Miljø. Menighedsrådets høringssvar afsendes 11. maj (se referat af menighedsrådsmøde ). Punktet blev behandlet efter pkt. 11. Ad b. Kvartalsrapporten blev godkendt.

4 5. Helhedsplaner for kirkegårdene (se 3 bilag) Orientering om og godkendelse af videre forløb 6. Syn 16. og 30. april Til orientering menighedsrådsmødet 14. juni. Ad b. Kassereren fremlægger kvartalsrapporten. Jens Wærum orienterer om synet. Synsprotokollerne fremlægges til godkendelse på menighedsrådsmødet 14. juni Der skal laves helhedsplaner for kirkegårdene på Samsø, hvordan de skal se ud, hvor mange gravsteder, hvilke typer osv. Samsø sogn har fået bevilget anlægsmidler til honorar til landskabsarkitekten til at få lavet en behovsvurdering af de enkelte kirkegårde. Landskabsarkitekten har fremsendt oversigt over arbejdet med tilhørende honorar. Menighedsrådet godkendte planer og honorarer. Der skal ligeledes laves en vurdering af renoveringsprojektet omkring sognegården i Tranebjerg samt præstegårdshaven i Besser. Dette skal honoreres ud over ovenstående Jens demonstrerede det elektroniske system til registrering af synsforretningerne og er meget begejstret for dette redskab til registreringsarbejdet, da det giver et godt overblik og dertil sammenhæng medøkonomien. Resultatet af synet af Onsbjerg, Besser, Langør, Tranebjerg, Ørby, Kolby og Nordby kirker blev fremlagt. Synsrapporterne fremlægges til endelig godkendelse på menighedsrådsmødet 14. juni. Inden da finder Jens ud af, hvordan menighedsrå-dets tekniske godkendelse af synsrapporterne skal foregå.

5 7. Samarbejdsaftale om ansættelse af personalekonsulent i Aarhus Domprovsti (se 2 bilag) a. Forslag til Samarbejdsaftale gennemgås v/ Klaus Er der forslag til ændringer? b. Personalekonsulent/HR-medarbejder/HRrådgiver. Hvilken betegnelse foretrækker menighedsrådet? c. I øvrigt skal vi tage stilling til: - om vi kan se os selv bruge ordningen - en evt. frikøbsordning for kontaktpersonen 8. Godkendelse af vedtægter: (se 6 bilag) - Forretningsudvalg - Bygnings- og anlægsudvalg - Kirkeværge - Kasserer - Regnskabsfører - Kontaktperson Til beslutning Forslaget om en personalekonsulent er blevet til efter, at provstiets formænd og kontaktpersoner i foråret har holdt et par møder med henblik på at drøfte, hvordan man kan understøtte menighedsrådenes administrative arbejde, så opgaven bliver mere overkommelig for hhv. formand og kontaktperson. Navnlig i forhold til de arbejdsgivermæssige opgaver, der ligger hos kontaktpersonen, var der ønske om at få nogle støttemuligheder, herunder også en ordning med ansættelse af en medarbejder, der kan aflaste kontaktpersonerne med konkret hjælp og støtte. (De røde markeringer i et af bilagene er mine /amsk) Ved menighedsrådsperiodens begyndelse nov skulle der have været udfærdiget de nævnte vedtægter, som sætter rammerne (opgaver, ansvar, arbejdsgange) for arbejdet i udvalg og vedr. de fire enkeltposter. Dog har mængden af arbejdsopgaver og indkøring af brugbare strukturer i menighedsrådsarbejdet nødvendiggjort, at dette først sker nu. Vedtægterne er vigtige redskaber i forhold til det kommende menighedsråd. Menighedsrådet er positiv over for en ordning med hjælp til og aflastning af kontaktpersonen, og man ser det som helt nødvendigt. Klaus og Thorkild pointerede, at det er vigtigt, at den person, der skal ansættes, ikke blot skal være rådgiver og konsulent, men rent faktisk kan udføre et stykke arbejde for menighedsrådet, når der periodisk er behov for det. Menighedsrådet foreslår som følge heraf betegnelsen Personalemedarbejder. Menighedsrådet kan bestemt se sig selv bruge ordningen. Frikøbsordningen, mener menighedsrådet, ikke er relevant. Spørgsmålet, om funktionen som Personalemedarbejder kunne varetages lokalt, blev drøftet, da det for et øsamfund er væsentligt at beholde flest mulige arbejdspladser og lønkroner på øen. Omend det kunne være ønskeligt med en lokal løsning, besluttede menighedsrådet at støtte provstiets udspil, da hjælpen til kontaktpersonen er en specialistfunktion, som menighedsrådet vil have behov for at trække på periodisk, og som man ikke selv ville kunne levere på øen. Vedtægterne blev kort gennemgået. Menighedsrådet godkendte de fremlagte vedtægter.

6 9. Forberedelse af menighedsrådsvalg a. Hvor mange nye medlemmer bliver brug for? b. Planlægning af menighedsmødet d. 8. juni c. Samlet beskrivelse af udvalgene (se bilag) Til drøftelse samt praktiske aftaler 10. Arkivudvalget a. Hvor opbevares registreringsoversigterne? b. Videre plan for materialet? Til beslutning 11. Medarbejdermøde onsdag d. 25. maj kl Praktiske aftaler Ad a. Som formand for valgbestyrelsen vil Liss Matthiesen gerne, om det er muligt nærmere at afklare, hvor mange nye medlemmer der bliver brug for og hvilke poster, der skal nybesættes. Derfor vil det være fint, om de af jer, som allerede er afklaret, vil komme med en udmelding. Dette også som baggrund for orienteringen på diverse møder om menighedsrådsvalget. Arbejdet med i øens præstegårde og konfirmandstuer at opsøge og registrere gamle fotos og billeder af konfirmander, præster, præstegårde, kirker m.v. er tilendebragt. Menighedsrådet skal beslutte, hvad der videre skal ske med registreringsoversigterne og materialet. Fra menighedsrådet skal deltage kontaktpersonen, præsterne og mindst endnu et valgt medlem af menighedsrådet. Medarbejderne vælger Ad a. Der skal vælges 7 medlemmer til menighedsrådet ved det kommende menighedsrådsvalg. Af de nuværende 10 menighedsrådsmedlemmer har 5 af medlemmerne besluttet sig til ikke at genopstille. Herudover har 2 af medlemmerne endnu ikke besluttet, hvorvidt de ønsker at genopstille. Ad b. Klaus oplyste, at der er mulighed for samarbejde med provstiets kommunikationsmedarbejder Brian Ørnbøl i forhold til opmærksomhed om menighedsrådsvalget og oplysning om menighedsrådsarbejdet. Måske kunne der også være inspiration til afvikling af menighedsmødet d. 8. juni. Menighedsrådet vedtog, at Klaus tager kontakt til Brian Ørnbøl. Kommunikationsudvalget forbereder menighedsrådets oplæg til menighedsmødet. Lone sørger for det praktiske sammen med Mona kirketjener. Liss og Tove har nu afsluttet registreringen og lavet en oversigt over materialet. Der mangler en del oplysninger om fotografierne. Laura vil gerne kigge fotografierne igennem for evt. at kunne bidrage med manglende oplysninger. Menighedsrådet anbefaler at få materialet registreret digitalt. Man vil forsøge at finde en person på Samsø, der vil gøre dette arbejde. Anna Marie sætter indtil videre registreringsoversigterne i en mappe, der opbevares på menighedsrådets kontor. Thorkild og Klaus organiserer det praktiske (rundstykker/kaffe og frokost) sammen med Mona kirketjener. Når mødet er færdigt, spises der frokost i pejsestuen + evt. sofastuen, da konfirmandstuen skal gøres klar til ældreeftermiddag.

7 medarbejderrepræsentant for det kommende år. 12. Opsamling til Kommunikationsudvalget. Menighedsrådsvalg Menighedsmødet d. 8. juni Ældreeftermiddag d. 25. maj Nyttehaven ved Sognegården 13. Evt. På menighedsrådsmødet d. 14. juni skal der tages beslutning om, hvornår man ønsker at modtage det kirkeskib, der er skænket til kirkerne med påtænkt placering i Kolby kirke. Kirkeskibet er færdigt og parat til ophængning/opstilling. Næste menighedsrådsmøde: Tirsdag d. 14. juni kl Jens foreslår en grundig fotoregistrering af kirker og præstegårde i sammenhæng med resultatet af synsforretningerne. Aarhus Domprovsti, hvortil Samsø sogn hører, er ved at få lavet en profilvideo om provstiet. I hver af provstiets 9 sogne, skal kirken filmes udefra og fra luften. Samsø skal bidrage med en af sine kirker, og menighedsrådet valgte at lade Nordby kirke indgå i filmen.