LÆR AT TALE, SÅ FOLK VIL LYTTE (OG LYTTE, SÅ FOLK VIL TALE) EN E-BOG OM EFFEKTIVE MØDER

Transkript

1 LÆR AT TALE, SÅ FOLK VIL LYTTE (OG LYTTE, SÅ FOLK VIL TALE) EN E-BOG OM EFFEKTIVE MØDER ATTRACTORKURSER ER RAMBØLL MANAGEMENT CONSULTINGS AFDELING FOR KURSER OG UDDANNELSER. HER SKABER VI BÆREDYGTIGE LÆRINGSFORLØB TIL GAVN FOR MEDARBEJDERE OG ORGANISATIONER.

2 Sagt er ikke hørt Hørt er ikke forstået Forstået er ikke accepteret Accepteret er ikke gjort Og gjort er ikke fortsat gøren... Konrad Lorenz At man, når det i sandhed skal lykkes en at føre et menneske hen til et bestemt sted, først og fremmest må passe på at finde ham der, hvor han er, og begynde der. Dette er hemmeligheden i al hjælpekunst. Søren Kierkegaard 2

3 3

4 Noget om møder: Nogle møder er spontane og sker her og der. De opstår, fordi: Det er nødvendigt at snakke sig igennem en aktuel sag. Der skal informeres om noget akut. Der skal tages en umiddelbar beslutning. Spontane møder er ofte effektive, da konteksten er givet på forhånd, behovet for resultater er øjeblikkeligt og opfølgningen ofte kommer lige efter. Andre møder foregår regelmæssigt. Dem vil vi fokusere på i denne bog. For at disse møder kan være effektive og give værdi for de involverede, er forberedelsen afgørende. Det indebærer, at mødepunkterne er klargjort, målet med mødet er tydeligt samt at mødelederen sætter sig ind i agendaen. Hvorfor effektive møder? Møder er en vigtig arbejdsform for de fleste, derfor er det afgørende, at de er effektive. Møder giver værdi når: Målene for mødet er klart defineret Agenda er sendt ud på forhånd Punkterne er godt forberedt Stemningen er præget af gode samtaler og konstruktive diskussioner Der er klare og tydelige konklusioner Det får det bedste ud af deltagerne Der bliver bidraget til at støtte, tydeliggøre eller korrigere praksis Det sætter krav til god forberedelse, mødeledelse og mødedeltagelse. Husk, at det er menneskerne på mødet, der afgør hvor godt mødet bliver. En forudsætning for at mødet opleves som meningsfyldt er, at der snakkes om vigtige emner. Det betyder ikke, at alle emner er lige vigtige for alle deltagere, men at de alle hører hjemme på mødet. 4

5 Eksempler på mødestruktur Mødelederen skal tage dirigentstokken Vær der til tiden Informer mødelederen, hvis du skal foretage et opkald eller gå tidligere Sæt mobilen på lydløs Mødelederen skal være klar omkring mål og formål med mødet Tal så deltagerne har lyst til at lytte, og lyt så deltagerne har lyst til at tale Afslut mødet med et kort resume Mødelederen tydeliggør altid mødets konklusioner 5

6 6

7 Som hjælp til forberedelse af møder får du følgende tjeklister: Tjekliste for forberedelse Tjekliste for mødeleder Tjekliste for mødedeltager Tjekliste for forberedelse Til hver punkt på mødeagendaen Hvad er baggrunden for emnet? Linker det til strategien eller processer i organisationen? Mål? Hvad skal vi opnå undervejs? Hvad er det afgørende spørgsmål og emne? I hvilken kontekst afholdes mødet? Er det information, brainstorm, diskussion, dialog eller beslutninger? Beslutninger? Anbefalinger eller klare alternativer? Hvor meget tid er der behov for til at løse opgaverne? 7

8 8

9 Tjekliste for mødeleder Mål for mødet Hvad vil jeg med mødet? Hvad er det vigtigste at få ud af mødet og de enkelte punkter? De vigtigste emner Hvilke punkter er de vigtigste? Er der emner, som ikke hører hjemme? Hvis der kommer forslag til punkter fra deltagerne, hører disse hjemme på mødet? Nødvendig baggrundsviden Har vi den baggrundsviden, vi har brug for? Hvem har ansvaret for at skaffe den? Overblik over hvordan tiden bruges Hvor meget tid skal der bruges på hvert punkt? Hvad gør jeg, hvis den afsatte tid ikke holder? Rollen som mødeleder Er der noget, jeg skal være specielt opmærksom på? Hvordan skal deltagerne opleve mig på mødet? Hvordan viser jeg lederværdier i praksis? Kend mødedeltagerne Er der nogle med på mødet, som normalt ikke plejer at deltage? Er der nogle af de sædvanlige deltagere, der ikke behøves at komme med? 9

10 Tjekliste for mødedeltager Mål for mødet Hvad er det vigtigste, vi skal få ud af mødet? Hvad ønsker jeg at bidrage med? Undersøg baggrund for møde Hvad skal jeg eventuelt bidrage med af baggrundsstof? Har jeg læst det, jeg skal læse? Er der nogen, jeg bør snakke med før mødet? Kend mødeemne og tema Har jeg nogen emner og temaer, der er vigtige at bringe ind i mødet? Hvorfor er de vigtige? Hvad vil jeg opnå? Tænk over din rolle i mødet Er der noget, jeg skal være specielt opmærksom på? Hvordan skal deltagerne opleve mig på mødet? Hvordan viser jeg mine værdier i praksis? 10

11 11

12 Kære mødeleder, fire ting du skal huske på Sæt konteksten Kobl folk på Lyt til alle og vær nysgerrig Afslut på en god måde 12

13 Om at sætte kontekst Det at sætte kontekst definerer, hvad vi er fælles om. Konteksten hjælper os med at forstå, hvad der er meningsfyldt at gøre og sige. Konteksten giver os en ramme for samtalen og hjælper os med at afgøre, hvad der falder indenfor, og hvad der falder udenfor. For at få et godt og effektivt møde er det afgørende at sætte kontekst. Et styringsgruppemøde siger f.eks. noget om, hvad mødet omhandler, fordi en styringsgruppe har en særlig rolle med særlige opgaver. Det samme gælder styremøder, projektmøder, medarbejdersamtaler, ledermøder etc. Husk at fortælle indledningsvist, hvad deltagerne kan forvente af dokumentation (referat og opfølgningspunkter) samt hvornår det kommer. 13

14 14

15 Om at koble folk på Er en mødedeltager ikke koblet på emnet, er personen ikke en del af mødet. Det betyder, at deltageren ikke føler ejerskab eller forpligtelse i forhold til mødets indhold. Som ansatte i en virksomhed arbejder vi med forskellige problemstillinger i forskellige miljøer. Vi har forskellige udgangspunkter og forskellige interesser ud fra den situation, vi er i til dagligt. Når du får dine deltagere ind på et møde, kommer de ind i det med forskellige tanker i hovedet og med forskellige hverdage som baggrund. Nogen kan opfatte et emne som interessant, fordi det omhandler deres fag- eller ansvarsområde. Andre kan have mindre interesse for emnet, da det i mindre grad berører deres hverdag. Det at koble folk på er en aktiv handling, som medfører at folk må forholde sig til emnet. Det bidrager til, at alle opfatter emnet som interessant og vigtigt. 15

16 16

17 Om at lytte til alle og være nysgerrig Ved at lytte viser du i praksis, at andres meninger er lige så vigtige som dine egne. Ved at være nysgerrig viser du, at du er interesseret i erfaringerne, som ligger til grund for argumenterne. Ved at lade alle snakke åbner du op for nye indfaldsvinkler. Vi har tendens til at vurdere, at folk, som ikke arbejder tæt med et emne, mangler kompetencer eller erfaring til at mene noget om det. Det betyder, at meget af virksomhedens totale erfaring og læring ikke udnyttes. Uanset hvordan dine kollegaer og medarbejdere kommer ind på emnet, om de er tæt på det eller langt fra, så er deres meninger værdifulde. Det er dit udgangspunkt som mødeleder og noget, som du bør få dine mødedeltagere med på. Det er de nye og mere originale tanker, der får emnet og temaet videre. Samtidigt hindrer det, at den gamle, dominerende logik får råderet. I stedet for at afvise de kollegaer, du er uenig med, bør du være nysgerrig på, hvorfor de mener, som de gør. Hvis du ikke er nysgerrig på, hvad andre mener, vil du miste muligheden for, at I alle får ny indsigt. 17

18 18

19 Om at afslutte på en god måde Alle er afhængige af, at ting giver mening. Giver de ikke mening, så finder man sin egen. At afslutte på en god måde bidrager til at gøre emnet vigtigere. Når mødedeltagerne sidder tilbage med en følelses af, at deres indspark er hørt, har de et ejerskab til emnet. Også selvom indsparkene ikke er taget til følge. Alle emner på mødet skal lukkes godt. Det skal være tydeligt for deltagerne, hvor emnet er henne, når det lukkes hvad status er, og hvad der videre skal ske. Tolkning og spekulation skal undgås. Det er på tide at lukke et punkt, når argumenterne og ordlyden bliver den samme om og om igen, eller hvis der er behov for ny information eller mere tid. Gentagelse er vigtig for afslutningen af et møde. Er der tale om idéudvikling, skal du gentage nogle af ideerne nogle du godt kan lide, nogle anderles og nogle sjove. Vis bredden. Det samme gælder, når du afslutter en diskussionssnak. Saml op ved at gentage argumenter for og imod, også selvom det er tydeligt, hvilken side du er på. Vis at du har lyttet og været interesseret i andres meninger, tanker og ideer. Når du lukker emnet eller mødet, så brug ord og hele sætninger, som andre har sagt. Hvis der er taget en beslutning, skal den gentages. 19

20 20

21 Kære mødedeltager, to ting du skal huske på Gentag kort det vigtigste, I har snakket om på mødet. Mind om, hvornår referatet/opfølgningspunkterne kommer. Du har et ansvar for at være offensiv og interesseret i emner og temaer, der tages op på mødet. De bliver først interessante, når du tager del i dem. For at være den gode mødedeltager, skal du mestre både at kunne tale og lytte. Tale så folk vil lytte og lytte, så folk vil tale. 21

22 22

23 Tal så folk vil lytte Vis respekt for dine kollegaer og medarbejdere. Brug et sprog, som viser det. Hold dig til sagen og undgå at trække de store linjer hver gang, hvis ikke det er nødvendigt. Fokuser på det, der er vigtigt for de andre at høre om, og ikke hvad der er vigtigt for dig at få sagt. Vær kort og præcis. Husk, at der er flere som vil have ordet. Lyt så folk vil tale Lad folk tale færdigt hold igen, når du har lyst til at afbryde. I stedet for at modargumentere, så forsøg at forstå. Vær til stede og vis, at du lytter. Spørg så folk får lyst til at uddybe og fortælle mere. 23