Bilag C1 Kravspecifikation

Transkript

1 Bilag C1 Kravspecifikation Følgende er som udgangspunkt at betragte som mindstekrav (MK) til den tilbudte løsningsbeskrivelse, med mindre andet er angivet. Økonomiske og kontraktuelle vilkår forbundet med opgavens varetagelse fremgår af Kontrakten. Mindstekrav er ufravigelige forhold, der ikke kan tages forbehold for i det endelige tilbud. Det skal dog understreges, at beløbet i MK2, MK14 og MK16 vil være genstand for forhandling jf. nærmere beskrivelse i Udbudsmaterialet, afsnit A.4.2. MINDSTEKRAV SPECIFIKATION ID-nr. MK1 MK2 Den private operatør skal udføre alle opgaver i overensstemmelse med gældende lovgivning på området, ligesom alle opgaver skal varetages fagligt professionelt og miljømæssigt forsvarligt. Den Private Operatør har ansvaret for og varetager alle opgaver, der naturligt henhører til den udbudte opgave og den indgåede kontrakt, samt skal afholde udgifterne forbundet hermed, herunder men ikke begrænset til lønninger, materiel, energiomkostninger, IT mv. Engangsudgifter og anskaffelser over DKK ekskl. moms afholdes, efter direktørens godkendelse, direkte af Holstebro- Struer Havn. Side 1 af 7

2 MK3 Den private operatør skal videreføre driften af eksisterende online-bookingsystem til bestilling af og online-kortbetaling for optagning/isætning af båd med kran samt leje af vinterplads og stativ. Estimerede driftsudgifter pr. år til hosting og betalingsløsning ca DKK ekskl. moms afholdes af den private operatør. Dette system er anskaffet i 2016 og den private operatør bør være opmærksom på, at der således kan forventes et reduceret administrativ tidsforbrug forbundet med disse opgaver, da de tidligere har været varetaget manuelt ved telefonbestillinger, udsendelse af fakturaer og rykkere mv. MK4 Foruden systemet omtalt i MK3 forventes der inden kontraktstart anskaffet nyt system til erstatning for billetmaskine i lystbådehavnen. Den private operatør skal videreføre driften af dette system. I kombination med nye strømstandere, der ligeledes ventes opsat inden kontraktstart, anvendes dette nye online-system til bestilling af bådplads samt betaling for strøm og adgang til servicebygninger. Fysisk åbning af strømstander og adgang til servicebygninger sker via kode tildelt ved bestilling og betaling online. Hver bådplads betaler således for strøm og servicebygning efter forbrug. Dette system ventes som nævnt anskaffet i 2016 og den private operatør bør være opmærksom på, at der således kan forventes et reduceret administrativ tidsforbrug forbundet med disse opgaver, da de tidligere har været varetaget manuelt ved telefonbestillinger, udsendelse af fakturaer og rykkere mv. MK5 Den private operatør skal sikre en service, som kan imødekomme de gængse forventninger til en havn af denne størrelse og kapacitet. Side 2 af 7

3 MK6 MK7 MK8 Den private operatør skal sikre, at havnens dieselstander er funktionel, og at der er tilstrækkelig diesel på anlægget til at imødekomme en normal efterspørgsel. Den private operatør skal sikre, at havnens slop-pumpe er funktionel, og at det er muligt for både og skibe, der anløber havnen, at få tømt tanke miljømæssigt forsvarligt. Havnens slæbebåd Butler anvendes hovedsageligt til servicering af de farvandsafmærkninger, som er havnens forpligtigelse. I vinterperioden anvendes Butler som isbryder. Den private operatør skal sikre, at Butler er funktionel, og at de opgaver Butler er tiltænkt (bugsering, farvandsafmærkning og isbrydning) varetages sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Butler skal være til rådighed hele året rundt i forbindelser med service af farvandsafmærkningerne. MK9 MK10 MK11 Den private operatør skal servicere farvandsafmærkning jf. Bekendtgørelse om farvandsafmærkning i danske og grønlandske farvandsområder, BKG. nr. 45 af 22/01/2015. Den private operatør skal udføre isbrydning i havneområdet og i sejlrenden op til Grisetå Odde (i det omfang det er muligt). Den private operatør skal sikre, at havnens kranudstyr til enhver tid er funktionelt, og at det er muligt for skibe, der anløber havnen, at få såvel lodset som lastet almindeligt gods (dvs. gods der kan håndteres med det til rådighed værende kranudstyr). Havnens fastmonterede kran til isætning/optagning af både skal være åben for booking mandag, onsdag og fredag i perioden fra og med påske til og med efterårsferien. Herudover fastsættes der et passende antal weekend-dage i foråret og efteråret, hvor den Side 3 af 7

4 også holdes åbent. Min 10 weekend-dage årligt. Havnen har en aftale med sejlklubben om brug af den fastmonteret kran på havnen (se bilag A16). Havnenes stativer må flyttes af Sejlerbixen efter aftale. Sejlerbixen har selv en vogn, som kan flytte med havnens stativer. Denne vogn kan lånes af havnen, hvis dette måtte blive nødvendig. Sejlerbixen har tilladelse til at flytte både placeret i havnens stativer til/fra deres område i forbindelse med reparationer og lignende. MK12 MK13 Den private operatør skal tilbyde at losse og laste gods i overensstemmelse med Bestyrelsens fastsatte takster. Den private operatør er forpligtet til at anvende, vedligeholde og renholde alle aktiver, herunder men ikke begrænset til kaj og moleanlæg, havnearealer, grønne områder, tekniske installationer, IT-udstyr, bygninger og øvrige aktiver, med passende omhu og som var det Leverandørens egne. Tilsvarende gælder for ikke-udlejede bygninger på havnen. For udlejede bygninger gælder særlige forhold, idet disse skal vedligeholdes af lejer Bygningsoversigt fremgår af Udbudsmaterialets bilag A1. MK14 Kontraktens pkt. 9.5 beskriver fordelingen af udgifter, henholdsvis over og under DKK ekskl. moms. Ved vurdering af udgiftens størrelse skal den private operatør foretage en fagligt kvalificeret og professionel vurdering af de samlede omkostninger forbundet med den forventede udskiftning, servicering eller vedligeholdelse. Hvis Holstebro-Struer Havns direktør anmoder om det, skal den private operatør fremlægge dokumentation for den forventede udgift. Dette kan eksempelvis være i form af tilbud på den foreslåede anskaffelse. Side 4 af 7

5 MK15 MK16 MK17 MK18 Den private operatør skal vedligeholde havnens hjemmeside og facebook-side. Udgifter forbundet hermed afholdes af den private operatør. Den private operatør skal udbedre alle former for konstaterede fejl og mangler på havnen uden unødigt ophold i det omfang disse er til hinder for den daglige drift eller til hinder for den af den private operatør foreslåede løsningsbeskrivelse. Estimerede udgifter på DKK ekskl. moms eller derover skal dog, jf. Kontraktens pkt , først godkendes af Holstebro-Struer Havns direktør. Den private operatør skal som en del af havnens drift yde den relevante service til byen i forbindelse med diverse arrangementer på havnen, eksempelvis afspærring, oprydning, opsætning og nedtagning af flag osv. Den private operatør skal deltage i status-, drifts- og udviklingsmøder med Holstebro-Struer Havns direktør. MK19 Den tilbudte Organisation og samarbejde skal overholde kompetenceoversigten beskrevet i Udbudsmaterialets bilag C12. MK20 Den private operatør skal varetage alle opgaver forbundet med opretholdelsen af Holstebro-Struer Havns Blå flag -mærkning. MK21 Den private operatør skal regnskabsføre i overensstemmelse med anvisningerne i kontraktens pkt. 11 MK22 MK23 Havnens daglige leder og ansatte på havnen skal efter behov deltage i møder og indgå i relationer med øvrige operatører og brugere på området i det omfang direktøren for Holstebro-Struer Havn finder det nødvendigt. Åbningstider/service på havnen: I perioden fra og med påske til og med efterårsferie skal der på alle hverdage fra kl til kl , fredag dog kun til kl , minimum være 1 servicemedarbejder til rådighed på havnen. I årets resterende måneder skal der være en servicemedarbejder, der er kontaktbar i åbningstiden. Medarbejderen skal som minimum kunne servicere havens materiel, dvs. kraner, truck, bil samt havnens vand- og strømsystemer. Side 5 af 7

6 MK24 Åbningstider/service på Havnekontoret: I perioden fra og med påske til og med efterårsferie skal der på alle hverdage fra kl til kl , fredag dog kun til kl , være bemanding på Havnekontoret. I årets resterende måneder skal der være en medarbejder, der er kontaktbar i åbningstiden. Medarbejderen skal kunne servicere kunderne i alle de havneforhold, som er relevante for havnens kunder MK25 MK26 Service uden for arbejdstid: Det skal være muligt at tilkalde nødvendig assistance i forbindelse med afbrydelse/defekt på f.eks. vand, el, dieselstander osv. Den PSO-ansvarlige skal være til rådighed 24/7/365, bl.a. hvis havnen anløbes af skibe uden for normal arbejdstid. (se krav vedr. ISPS). OBS: Tilbudsgiver bedes i Kontraktbilag C Organisation og samarbejde anføre navn, mail og telefonnummer på den forventede PSO, idet disse oplysninger ligeledes skal fremgå af havnens hjemmeside. MK27 ISPS: (International Ship and Port Security): De til enhver tid gældende regler for ISPS-sikring skal overholdes. Der skal opretholdes godkendte sikkerhedsplaner for havnens ISPS område, som lever op til ISPS kodens krav. Endvidere skal der i henhold til trafikstyrelsens forlangende være en PSO (Port Security Officer) og PSFO (Port Security Facility Officer) ansvarlig tilgængelig. PSO skal være tilgængelig i døgnets 24 timer, når der ligger skibe i ISPS området. PSO skal endvidere være opkoblet på ISPS-områdets overvågningskameraer. Side 6 af 7

7 MK28 Den Private Operatør skal bidrage aktivt til udlejning af havnens bygninger. Forslag til udlejning fremlægges til direktørens godkendelse. Lejekontrakter indgås formelt mellem Holstebro-Struer Havn og lejer. Lejebetaling opkræves direkte fra Holstebro- Struer Havn og skal således ikke varetages af Den Private Operatør. Side 7 af 7