DUAB-retningslinie nr. 5 til afdelingsbestyrelserne: Sådan bruges afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb

Transkript

1 Hellerup DUAB-retningslinie nr. 5 til afdelingsbestyrelserne: Sådan bruges afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb Kære afdelingsbestyrelse DUAB s organisationsbestyrelse har besluttet disse retningslinier, som har betydning for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. Retningslinierne beskriver hvordan afdelingsbestyrelsen bruger det rådighedsbeløb, der er afsat i afdelingens budget til afdelingsbestyrelsens aktiviteter. Retningslinierne her er nr. 5 i en række af DUAB-retningslinier, som forklarer de forskellige arbejdsopgaver i DUAB og i afdelingerne. Retningslinierne gennemgår de regler, som er fastlagt i bl.a. lovgivningen, DUAB s vedtægter og administrationsaftalen med UngesBoligService.dk, men kommer også med forslag til, hvad I som afdelingsbestyrelse selv kan vælge at gøre. Retningslinierne er en vejledning til afdelingsbestyrelserne i deres løbende arbejde ikke en fortolkning af lovgivning, vedtægter osv. Hvis der opstår tvivl om forhold, der er omtalt i retningslinierne, er det derfor altid lovgivningen, DUAB s vedtægter, indgåede kontrakter og konkrete beslutninger truffet i DUAB s repræsentantskab og organisationsbestyrelse, der gælder. DUAB s organisationsbestyrelse har startet arbejdet med at lave retningslinierne, fordi vi gerne vil gøre det lettere for afdelingsbestyrelserne, ejendomsinspektørerne og UngesBoligService.dk at løse deres opgaver og samarbejde, samtidig med at vi sikrer at vi får en fælles forståelse for, hvem der gør hvad og hvordan det skal gøres. Retningslinierne har været sendt til gennemlæsning i afdelingsbestyrelserne, inden de blev endelig godkendt af organisationsbestyrelsen. Vi vil gerne takke de afdelingsbestyrelser, der kom med kommentarer og forslag, for deres bidrag. Retningslinierne kommer ud til jer efterhånden som vi får dem udarbejdet, så vi kan lære af jeres erfaringer med at bruge dem, når vi skal lave de næste retningsliner eller samle op på dem, vi allerede har lavet. Hvis I har spørgsmål eller kommentarer til retningslinierne, så skriv til Gregers Andersen, gan@ungesboligservice.dk. Vi kommer også gerne ud til et afdelingsbestyrelsesmøde eller afdelingsmøde og gennemgår dem sammen med jer. Med venlig hilsen - DUAB s organisationsbestyrelse Denne retningslinie er vedtaget af DUAB s organisationsbestyrelse den 8. januar

2 Overskrifter: 1. Hvad er afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb? 2. Hvad er formålet med disse retningslinier? 3. Hvilke regler gælder for rådighedsbeløbet? 4. Ting I skal være opmærksomme på Bilag 1: Hæftelseserklæring Bilag 2: Rådighedsafregning 1. Hvad er afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb? Rådighedsbeløbet er de penge, afdelingen beslutter at afdelingsbestyrelsen hvert år kan bruge til at dække udgifter til arbejdet i afdelingsbestyrelsen og beboeraktiviteter. Formålet med at have et rådighedsbeløb er, at afdelingsbestyrelserne kan gøre et ordentligt stykke arbejde for at få beboerdemokratiet og det sociale fællesskab i afdelingen til at fungere bedst muligt. Afdelingsbestyrelsen og UngesBoligService.dk aftaler hvert år i forbindelse med udarbejdelsen af afdelingens budget, hvor mange penge de vil foreslå bliver sat af til rådighedsbeløbet i budgettet, som beboerne behandler og vedtager på afdelingsmødet. I dag er det meget forskelligt, hvordan man behandler og bruger rådighedsbeløbene i de forskellige afdelinger. I nogle afdelinger afsætter man relativt små beløb, som kun dækker afdelingsbestyrelsens administrative udgifter, fx papir til referater og indkaldelser og en kop kaffe og en sandwich til møderne. Andre afdelinger afsætter store beløb, fordi deres afdelingsbestyrelse står for betalingen af aktiviteter for alle beboere, fx en sommerfest eller et beboerblad. Det er op til den enkelte afdelingsbestyrelse og afdelingens beboerne at beslutte, hvor meget rådighedsbeløbet skal dække. Afdelingsbestyrelsens kasserer har ansvaret for brugen af rådighedsbeløbet og hæfter for beløbet over for UngesBoligService.dk. 2. Hvad er formålet med disse retningslinier? Retningslinierne er lavet for at afdelingsbestyrelserne ved, hvordan de kan bruge rådighedsbeløbet i overensstemmelse med DUAB s regler og samtidig gøre det synligt og åbent for afdelingens beboere, hvordan pengene bruges. 3. Hvilke regler gælder for rådighedsbeløbet? 1 Afdelingsbestyrelsen aftaler med UngesBoligService.dk, at den får et rådighedsbeløb til dækning af administrative udgifter forbundet med det beboerdemokratiske arbejde i afdelingen, herunder kontorholdsudgifter, kurser og mødeaktiviteter. 2 Afdelingsbestyrelsen administrerer rådighedsbeløbet og bestemmer, hvornår der kan bruges penge fra rådighedsbeløbet. 2

3 3 Afdelingsbestyrelsen kan bruge rådighedsbeløbet til at betale for beboeraktiviteter såsom beboermøder, fester og lignende arrangementer. Udgifterne til disse aktiviteter må ikke overskride det beløb, der er afsat til det i afdelingens budget. 4 Rådighedsbeløbet er en del af afdelingens budget og betales af beboernes husleje. Derfor skal rådighedsbeløbets størrelse godkendes af beboerne på det afdelingsmøde, der behandler afdelingens samlede budget, 5 Alt efter hvad der er aftalt med afdelingsbestyrelsen udbetaler UngesBoligService.dk hele eller en del af rådighedsbeløbet til afdelingsbestyrelsens kasserer, efter denne har underskrevet en hæftelseserklæring for rådighedsbeløbet (bilag 1). UngesBoligService.dk skønner på DUAB s vegne i hvert enkelt tilfælde, hvor meget der kan udbetales ad gangen til den enkelte afdeling. 6 Afdelingsbestyrelsen kan aftale, at en del af rådighedsbeløbet bliver stående hos UngesBoligService.dk. Beløbet bruges til at refundere forhåndsaftalte udgifter, som medlemmer af afdelingsbestyrelsen eller andre beboere har lagt ud for i forbindelse med aktiviteter i afdelingen. Udgiften kan først refunderes, når UngesBoligService.dk har modtaget en gyldig kvittering for udgiften fra afdelingsbestyrelsens kasserer. 7 Afdelingsbestyrelsens kasserer er ansvarlig for, at der bliver afregnet for det rådighedsbeløb, han har fået udbetalt fra UngesBoligService.dk. Det sker ved at kassereren sender UngesBoligService.dk en udfyldt rådighedsafregning (bilag 2) med vedlagte bilag/ kvitteringer, som dokumenterer de udgifter, der er blevet betalt. 8 Afdelingsbestyrelsens kasserer aftaler med UngesBoligService.dk, hvor tit der skal afregnes for forbruget af rådighedsbeløbet. 9 Der kan kun udbetales nyt rådighedsbeløb, når UngesBoligService.dk har modtaget afdelingskassererens rådighedsafregning for tidligere modtagne rådighedsbeløb. Kassereren skal sikre, at der er taget kopi af både rådighedsafregningen og samtlige bilag/kvitteringer, inden originalen sendes til afdelingens ejendomsadministrator i UngesBoligService.dk. På den måde har man stadig den nødvendige dokumentation, hvis den originale rådighedsafregning går tabt i posten. 10 Det skal stå tydeligt på rådighedsafregningen, hvad pengebeholdningen (kassebeholdningen plus beløbet på afdelingsbestyrelsens bankkonto, hvis man har sådan en) udgør på afregningstidspunktet, så der kan foretages en afstemning mellem kassererens afregning, UngesBoligService.dks bogholderi og en eventuel ekstern revisor. 11 Det er meget vigtigt, at UngesBoligService.dk modtager den sidste rådighedsafregning for regnskabsåret senest 2 måneder efter regnskabsårets udløb. Hvis rådighedsafregningen afleveres for sent, bliver årets udgifter først bogført i regnskabet for det næste år og så bliver det svært at skabe sammenhæng mellem det, afdelingen budgetterer at den gerne vil bruge i et år, og det der ender med at stå i årets regnskab. 3

4 12 Afdelingsbestyrelsens kasserer skal sørge for, at formanden for afdelingsbestyrelsen skriver under på rådighedsafregningen, før den sendes til UngesBoligService.dk. Hvis det ikke kan lade sig gøre, skal kassereren fortælle UngesBoligService.dk hvorfor. Forklaringen skal godkendes af UngesBoligService.dk for at være gyldig. 13 Der må ikke udbetales løn fra rådighedsbeløbet. Dette er fastlagt i DUAB s vedtægter og lovgivningen. 14 I tilfælde af mistanke om uregelmæssigheder i eller misbrug af rådighedsbeløbet i en afdelingsbestyrelse, skal UngesBoligService.dk orientere DUAB s organisationsbestyrelse. 15 Når der vælges en ny kasserer i afdelingen, skal afdelingsbestyrelsen oplyse det til UngesBoligService.dk. Herefter skal der laves en status over rådighedsbeholdningen, som skal godkendes af både den gamle og den nye kasserer, formanden for afdelingsbestyrelsen og UngesBoligService.dk. 16 Afdelingsbestyrelsen kan aftale med ejendomsinspektøren, at han opbevarer pengekassen/bankkontoen med rådighedsbeløbet og udbetaler penge fra den, når afdelingsbestyrelsens kasserer beder om det. Det kan også aftales, at ejendomsinspektøren modtager og opbevarer bilagene/kvitteringerne for de udgifter, der er betalt af rådighedsbeløbet, og at han i samarbejde med kassereren sørger for, at de bliver sendt ind til UngesBoligService.dk. Det skal dog foregå sådan, at det stadig er tydeligt, at det er afdelingsbestyrelsen og ikke ejendomsinspektøren, der bestemmer hvad rådighedsbeløbet skal bruges til. 4. Ting I skal være opmærksomme på 1. Hvordan sikrer vi at beboerne ved hvad pengene bruges til? Afdelingsbestyrelsen har et stort ansvar for, at rådighedsbeløbet som jo i sidste ende er beboernes penge - bliver brugt sådan som det er aftalt i afdelingens budget. For at sikre, at beboerne ved hvordan rådighedsbeløbet bruges og kan have tillid til afdelingsbestyrelsen, kan afdelingsbestyrelsen vælge (nogle gør det allerede) at orientere beboerne skriftligt eller mundtligt om, hvordan beløbet er brugt. Det kan gøres i afdelingsbestyrelsens årlige beretning eller som et punkt på et afdelings- eller beboermøde. Det afhænger naturligvis af, hvor stort et rådighedsbeløb, der er tale om, men DUAB anbefaler alle afdelingsbestyrelser at gøre det for at komme mistillid og misbrug i forkøbet. 2. Hvad gør vi hvis vi ikke har en afdelingsbestyrelse hos os? Hvis der ikke er dannet en afdelingsbestyrelse i en afdeling ved regnskabsårets begyndelse, kan UngesBoligService.dk ikke udbetale rådighedsbeløbet. I den situation kan I i stedet lave en aftale med UngesBoligService.dk om, at beboere kan få refunderet forhåndsaftalte udgifter, de har lagt ud for til beboeraktiviteter i afdelingen, ved at sende UngesBoligService.dk de originale kvitteringer for udgifterne. 3. Hvad gør vi hvis vores kasserer stopper i utide? Hvis en afdelingsbestyrelse opløses i utide, eller en kasserer stopper på sin post i utide uden selv at finde en afløser, er det kassererens ansvar at afregne rådighedsbeløbet med UngesBoligService.dk, fordi kassereren hæfter personligt for rådighedsbeløbet. 4

5 Hvis kassereren ikke afregner rådighedsbeløbet inden sin afgang, kan det resultere i politianmeldelse, da kassereren har skrevet under på hæftelseserklæringen og dermed er ansvarlig for rådighedsbeløbet. UngesBoligService.dk står for politianmeldelse. Bilag 1: Hæftelseserklæring til afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb Kassereren for afdelingsbestyrelsen skal underskrive og indsende denne erklæring, hvorefter UngesBoligService.dk kan udbetale det aftalte rådighedsbeløb. Hæftelseserklæringen er bevis på, at kassereren hæfter for det udbetalte beløb. Husk, at beløbet kun kan benyttes i henhold til de vedlagte retningslinier. Ved skift af kasserer skal retningslinien for rådighedsbeløb følges, og det er kassererens pligt at få afregnet rådighedsbeløbet, inden han/hun kan blive frigjort fra sin hæftelseserklæring. Navn på kasserer: Adresse: Post.nr. og by: Medlem af afdelingsbestyrelsen på: Rådighedsbeløbets størrelse: kr. Jeg skriver hermed under på, at jeg modtager og hæfter for rådighedsbeløbet, og at dette håndteres i henhold til de gældende retningslinier for rådighedsbeløb i DUAB s afdelingsbestyrelser. Dato Kassererens underskrift 5

6 Bilag 2: Rådighedsafregning Kasseregnskab for perioden: Afdeling: Afd.nr. Dato Bilag nr. Tekst Udgift Indtægt Saldo primo (overført fra sidste afregning) Modtagelse af nyt rådighedsbeløb Udgifter i alt Indtægter i alt Pengebeholdning (kasse og bank) BALANCE 6