Det er et krav, at skannings-løsningen kan integreres til ESDH-løsningen & det digitale arkiv, så de kan modtage de indskannede dokumenter.

Transkript

1 Bilag 1 specifikation I det følgende opstilles krav til samlet skanningsløsning. Det forudsættes at leverandørens tilbud indeholder såvel skannere, OCR funktionalitet, samt software til efterbehandling og integration til ESDH (edoc 4.1) og digital arkivløsning. Minimumskrav MK krav skal opfyldes af leverandøren, det betyder at leverandøren SKAL udfylde feltet opfyldt med Ja for at tilbuddet er konditionsmæssigt. K er ikke ufravigelige krav, og leverandøren kan derfor tage forbehold for disse. Ved manglende beelse af et krav betragtes kravet ikke som opfyldt. Opfyldelsen af krav til indgå i tilbudsevalueringen. Informationskrav - IK er krav om at leverandøren beskriver eller vedlægger dokumentation for hvordan et krav eller et minimumskrav opfyldes. Informationskrav skal opfyldes af leverandøren og vil indgå i tilbudsevalueringen på linje med øvrige krav. For samtlige krav udfyldes feltet: Opfyldt med Ja eller Nej med hvorledes kravet opfyldes, eller evt. uddybning af hvornår eller hvordan kravet vil kunne opfyldes. Evt. bilag til informationskrav mærkes med krav nr. nr. 1 type MK Opfyldt Det er et krav, at skannings-løsningen kan integreres til ESDH-løsningen & det digitale arkiv, så de kan modtage de indskannede dokumenter. nr. 2 type K Opfyldt Det er et krav, at brugeren kan lagre indskannede dokumenter i ESDHløsningen & det digitale arkiv med automatisk påførsel af metadata til journalisering, sortering og fordeling - herunder tilknytning af relevant sag, sagsbehandler og organisatorisk enhed bl.a. ved hjælp af stregkodeark, der skannes sammen med dokumentet, samt indtastning i et interface. nr. 3 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen understøtter, at en samlet mængde post med forskellige metadata kan skannes i én arbejdsgang, fx via skilleark mellem de forskellige dokumenter. 1

2 nr. 4 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen understøtter skanning af forskellige typer dokumenter herunder dokumenter med grafik, billeder og tegningsmateriale (f.eks. byggetegninger, kortskitser etc.). Der må på ingen måde være en limit for indskannet filstørrelser. Indskannede filer, uanset størrelse, skal kunne overføres til ESDH-løsningen & det digitale arkiv. nr. 5 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen understøtter en viderebehandling af indskannede tekstdokumenter, så der kan søges på dokumentindhold, når dokumenterne er lagret i ESDH-løsningen & det digitale arkiv. nr. 6 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan håndtere dokumenter i sort/hvid og gråtoner, samt farver. nr. 7 type MK Opfyldt Det er et krav, at storformatskannere kan håndtere indskannede dokumenter i formaterne: En skanner i 120 cm & en skanner i 140 cm bredde. Begge kan skanne alt ned til A5 størrelse. Dokumentskanner skal kunne håndtere fra A5 til og med A3. Desuden skal dokumentskanneren have arkføder og duplexskannefunktion. nr. 8 type IK Opfyldt Specifikationer for skannere medsendes nr. 9 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan tilbyde en OCR-facilitet på dansk og engelsk (i de tilfælde, hvor der er tale om skanning af tekstdokumenter og/eller billeder med dertilhørende tekst) nr. 10 type K Opfyldt Det skal være muligt at anvise ønsket format for OCR data (f.eks. txt, rtf, søgbar PDF) 2

3 nr. 11 type K Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan give mulighed for, at OCRprocessen kan 'køre' i baggrunden, mens det indskannede dokument fordeles og eventuelt registreres. Eksempelvis kan OCR-processen køre mens der foregår en registrering af dokumentet, og når OCR-processen er afsluttet, gemme det 'oversatte' dokument automatisk sammen med det oprindelige dokument. Det er et krav at OCR-fortolkningen IKKE interferer med arkiveringen, for derved ikke at optage hukommelsesressourcer på den pågældende PC og derved sinke overførslen af indskannet data over til ESDH-løsningen eller det digitale arkiv. nr. 12 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen ifm. skanning og OCR kan bibeholde basale formaterings- og layoutmæssige elementer. Fx skal det kunne adskille kolonner korrekt samt have automatisk genkendelse og adskillelse af billeder og tekst. nr. 13 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan genkende alle standard skrifttyper i forbindelse med OCR-behandlingen. nr. 14 type IK Opfyldt Leverandør skal gøre rede for OCR genkendelsesprocent. nr. 15 type K Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan genkende tekst i grafisk materiale, f.eks. tegningshoved/-stempel på en byggetegning. 3

4 nr. 16 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan understøtte systematisk kvalitetskontrol af skanningsprocessen, således at det sikres, at: de skannede billeder kan læses alle sider er blevet skannet korrekt registreringen er tilstrækkelig fejlskannede dokumenter opmærkes og re-skannes fejlskannede dokumenter ikke forveksles med korrekt skannede genkendelse af tomme dokumenter, som efterfølgende slettes automatisk en hel indskannet batch/bunke kan slettes eller fortrydes samlet inden overførsel til ESDH-løsningen et enkelt dokument/bilag i en batch kan slettes eller fortrydes enkeltvis inden overførsel til ESDH-løsningen eller det digitale arkiv. nr. 17 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen har faciliteter, der dels kan bibeholde indtastet standardværdier fra dag til dag i set up, og dels gør det muligt at forbedre kvaliteten af det indskannede dokument med så få billedeskift/museklik som muligt, i form af: opretning af skæve sider vending af sider ændring af toningen i det indskannede dokument ændring af opløsning direkte i skanningsmodul ændring af formatet direkte i skanningsmodul ændring af sort/hvid, gråtoner og farve direkte i skanningsmodul nr. 18 type K Opfyldt Det er et krav, at det fra ESDH-løsningen & det digitale arkiv er muligt at tilbagesende et indskannet dokument til re-skanning, og at løsningen understøtter, at der ikke tilbagesendes til specifik skanningsoperatør men f.eks. en central funktionspostkasse. 4

5 nr. 19 type K Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen med henblik på dokumentidentifikation kan understøtte logning i form af dato-/tidsstempling, identifikation af skanningsoperatør og dokumentnummer som dokumentation for den udførte skanning af det enkelte dokument. nr. 20 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan understøtte, at skanningsprocessen kan tilrettelægges, så journalisering også kan foretages i samme arbejdsgang som indskanningen. nr. 21 type K Opfyldt Det er et krav, at det ved indskanning er muligt at håndtere en opdeling i hoveddokument (breve) og underdokumenter (bilag). Tilende skal det være muligt at bibeholde sammenhængen mellem dokumenterne. nr. 22 type K Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan tilbyde en lupfunktion, der gør det muligt at zoome ind og ud i det skannede dokument. nr. 23 type K Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan understøtte optisk læsning af eksempelvis et tal eller kode, som er påført visse dokumenter i forbindelse med indskanning. Den optiske læsning skal give mulighed for, at skanningsløsningen ved hjælp af det anførte tal/kode kan foretage automatisk journalisering, sortering og fordeling af dokumenter til sagsanlige organisatoriske enheder/medarbejdere. Eksempelvis modtagelse af standardblanketter, eller prædefinerede felter som skanningsmedarbejder påfører manuelt før skanning. nr. 24 type MK Opfyldt Filformatet skal som default være TIFF og/eller PDF/A-1 (ISO :2005). 5

6 nr. 25 type MK Opfyldt Det er et krav, at skanningsløsningen kan understøtte aflevering/frigivelse/release af data via forskellige filformater. F.eks. skal skanningsløsningen kunne aflevere data i OIO XML format og i det gældende følgeseddel-format samt i PDF-format. nr. 26 type K Opfyldt Der skal ligeledes kunne genereres batchforsider, dokumentskilleark og bilagsskilleark centralt fra det integreret skanningsmodul. Disse registre skal kunne lagres alfabetisk og skal til hver en tid være koblet op mod AD et, således at organistoriske enheder og personalet kan flyttes rundt i kommunen. Dette både ved omstruktureringer og nyoprettet enheder i kommunen. nr. 27 type MK Opfyldt Det skal være muligt at sætte en default komprimeringsgrad. nr. 28 type K Opfyldt Det skal være muligt at sætte komprimeringsgrad fra dokument til dokument. nr. 29 type K Opfyldt Softwaren skal kunne identificere sager/materialer med personnr. og andre personfølsomme oplysninger (ud fra foruddefineret liste). 6