Tøj - procedure. HR/salg

Transkript

1 DOCUMENT NAME Tøj - procedure VERSION 1.02 CREATED BY HR/salg EFFECTIVE FROM [UPDATED ON] 1. august 2015 CARM_Process_Documentation_Template_eng_V1 1 / 9 Effective:

2 Indhold 1. Introduktion Fra leverandør til Maxi Zoo HQ Fra Maxi Zoo HQ til butikker Regler Tilbagelevering og returnering Vejledning til bestilling af tøj... 5 Appendix 1: Appendix 1: Appendix 1: Bestillingsseddel Uniformsblanket Lån af uniform CARM_Process_Documentation_Template_eng_V1 2 / 9 Effective:

3 1. Introduktion Forkortelser: MZ = Maxi Zoo HQ = Hovedkontoret MD = Managing Director HRM = HR Manager HRA = HR Assistent LS = Lønspecialist RL = Rekrutterende leder SC = Salgschef ASA = Administrativ Salgsassistent DC = Distriktschef BC = Butikschef Proceduren beskriver hvordan butikker skal håndtere bestilling af MZ s personale tøj 2. Fra leverandør til Maxi Zoo HQ Det er ASA der bestiller tøj hos Fressnapf. Der bestilles som hovedregel max 2 gange om året for at holde leveringsomkostningerne nede. Hjemmeside og password forefindes hos ASA og HRA Fra Maxi Zoo HQ til butikker For nye ansatte: Når HRA ringer til nye ansatte for at få input til ansættelseskontrakt, skal denne samtidig sørge for at udfylde tøjbestillingsseddel, samt uniformsblanket. HRA pakker bestillingen og stiller den klar hos ASA til afhentning ved først kommende lejlighed. Når bestillingen står klar informeres pågældende butikschef pr. mail. Uniformsblanketten vedhæftes bestillingen så den foreligger i butikken når medarbejderen skal have udleveret tøjet. For butikkerne: Alle bestillinger modtaget på toej@maxizoo.dk håndteres af HRA. HRA pakker bestillingen og stiller den klar hos ASA til afhentning ved først kommende lejlighed. Når bestillingen står klar informeres pågældende BC pr. mail. Bestillingssedlen vedlægges ordren. Hvis butikkerne mangler tøj, hvad enten det er lånetøj eller fællestrøjer skal den BC sørge for at sende bestillingsseddel som forefindes på intranettet under HR->Tøj->Blanketter. Blanketten sendes til toej@maxizoo.dk, og det er vigtigt at DC sættes Cc på mailen. Såfremt man ikke har modtaget en mail retur med bekræftelse på bestilling samt information om, at bestillingen er pakket og klar til afhentning inden 10 dage, skal BC følge op per mail. Alle bestillinger skal stå pakket klar hos ASA, som er ansvarlig for at udlevere til DC når disse er på HQ, DC vil efterfølgende aflevere tøjet i de enkelte butikker ved førstkommende lejlighed. CARM_Process_Documentation_Template_eng_V1 3 / 9 Effective:

4 2.2. Regler Fakturering: Alle omkostninger vil blive fordelt jævnt på alle butikkerne i Maxi Zoo Denmark A/S. Lager: Lagret skal til enhver tid holdes rent og ryddeligt. Det er vigtigt at tøjet ligger pænt og på dets rette plads, så der skabes et bedre overblik. ASA og HRA er ansvarlig for dette. Der gøres status på lagret inden bestilling fra Fressnapf to gange om året. Dette sker i samarbejde mellem ASA og HRA. Lånetøj: Butikkerne skal have lånetøj liggende så man til enhver tid kan sikre at medarbejderne har korrekt uniform på i butikken. Som hovedregel skal der ligge 4 poloshirts (M) 4 poloshirt (K) Udlånssedler forefindes på intranettet under HR->Tøj->Blanketter. Endvidere skal butikkerne have Fleece med lynlås liggende som fællestrøjer. Det anbefales at man har 2 trøjer hængende i forskellige størrelser. Udlevering: Medarbejderne får som hovedregel udleveret følgende: Fuldtid (30 timer +): 5 poloshirts/skjorter 1 Fleece Deltid (15-30 timer): 3 poloshirts/skjorter 1 Fleece Deltid (15 timer-): 2 poloshirts/skjorter 1 Fleece Det er op til medarbejderen om denne ønsker bluser eller skjorter. Slidtage: Ved slidtage af tøjet kan medarbejderne få byttet deres tøj uden beregning. Medarbejderen bedes kontakte dennes BC, som skal udfylde og sende bestillingsseddel som beskrevet ovenfor. Der skal i kommentarfeltet noteres at der er tale om tøjbestilling pga. slidtage. Ligeledes skal medarbejderens navn og lønkode noteres. Byt: Såfremt en medarbejder skal have byttet noget tøj, hvis dette er for stort/småt el. lign. bedes han eller hun kontakte BC, som skal udfylde og sende bestillingsseddel som beskrevet ovenfor. Der skal i kommentarfeltet, noteres at der er tale om ombytning og hvad der vil blive sendt retur Tilbagelevering og returnering Forkert levering. Såfremt en butik modtager en leverance der ikke stemmer overens med det bestilte, hvad enten det er bestilt i forbindelse med en ny ansættelse eller butikken selv har bestilt, bedes BC sende en ny bestillingsseddel på det der mangler. I CARM_Process_Documentation_Template_eng_V1 4 / 9 Effective:

5 kommentarfeltet skal det noteres, at der har været tale om en fejlleverance og der noteres produktnavn, størrelse og antal for det der er leveret forkert. Bestilt for meget: Hvis en butik har bestilt for meget, kan dette naturligvis sendes retur, og butikken kan krediteres. Det er vigtigt at BC sender en mail til hvoraf det fremgår at der er tale om forkert bestilling. I mailen skal der ligeledes noteres butikkens nr. og navn. Returnering: Når en medarbejder stopper skal denne levere tøjet retur til BC. Medarbejderen og BC skal underskrive på Uniformsblanketten. BC skal sende en mail til toej@maxizoo.dk, hvor uniformsblanketten vedhæftes. Uniformsblanketten (originalen) lægges sammen med leveringen til HQ. OBS: Når tøjet pakkes for at blive sendt retur til HQ skal der vedlægges en kopi af bestillingsseddel/mail sendt til toej@maxizoo.dk. Alt tøj der tilbageleveres til HQ dobbelttjekkes med indkomne mails. Tøjet samles i hertil indrettet kasser i kælderen. Husk at tøjet skal sorteres i de rigtige kasser. 3. Vejledning til bestilling af tøj. Til butikkerne: Hvis butikkerne mangler tøj, skal BC sørge for at sende bestillingsseddel som forefindes på intranettet: HR->Tøj->Blanketter. Blanketten sendes til toej@maxizoo.dk.. Såfremt man ikke har modtaget en mail retur med bekræftelse på bestilling samt information om, at bestillingen er pakket og klar til afhentning, inden 10 dage, skal BC følge op per mail. Ved Lånetøj, fællestøj, slidtage, fejlleverance, bestilt for meget skal det være klart i kommentarfeltet hvad henvendelsen drejer sig om. Se uddybende punkter nedenfor. For nye ansatte: HR assistent sørger for at der bliver klargjort tøjbestilling til nye medarbejdere. Når tøjet ankommer til butikkerne er det Butikschefens ansvar, at sørge for at få udleveret tøjet til medarbejderen, og samtidig sørge for at den vedlagte uniformsblanket underskrives og arkiveres. Hvis tøjet ikke er kommet frem inden medarbejderen starter skal de låne lånetøjet. Medarbejderen stopper: CARM_Process_Documentation_Template_eng_V1 5 / 9 Effective:

6 Når en medarbejder stopper skal denne levere tøjet retur til BC. Medarbejderen og BC skal underskrive på medarbejderens uniformsblanket som butikken har arkriveret ved ansættelse. Du skal sende en mail til hvor uniformsblanketten vedhæftes, samt vedlægge denne når tøjet sendes retur til HQ. Lånetøj: Butikkerne skal have lånetøj liggende så man til enhver tid kan sikre at medarbejderne har korrekt uniform på i butikken. Som hovedregel skal der ligge følgende i forskellige størrelser: 4 poloshirts (M) 4 poloshirt (K) 4 Fleece trøjer Blanket, lån af uniform forefindes på intranettet under: HR Tøj Blanketter (lån af uniform). Slidtage: Ved slidtage af tøjet kan medarbejderne få byttet deres tøj. Medarbejderen bedes kontakte dennes BC, som skal udfylde og sende bestillingsseddel som beskrevet ovenfor. Der skal i kommentarfeltet noteres at der er tale om tøjbestilling pga. slidtage. Ligeledes skal medarbejderens navn og lønkode noteres. Byt: Såfremt en medarbejder skal have byttet noget tøj, hvis dette er for stort/småt el. lign. bedes han eller hun kontakte dennes butikschef, som skal udfylde og sende bestillingsseddel som beskrevet ovenfor. Der skal i kommentarfeltet, noteres at der er tale om ombytning og hvad der vil blive sendt retur. Ligeledes skal medarbejderens navn og lønkode noteres. Forkert levering. Såfremt man modtager en leverance der ikke stemmer overens med det bestilte, hvad enten det er i forbindelse med en ny ansættelse eller butikken selv har bestilt, bedes du sende en ny bestillingsseddel på det der mangler. I kommentarfeltet skal det noteres, at der har været tale om en fejlleverance og der noteres produktnavn, størrelse og antal for det der sendes retur. Bestilt for meget: Hvis du har bestilt for meget, kan dette naturligvis sendes retur. Det er vigtigt at du sender en mail til toej@maxizoo.dk hvoraf det fremgår, at der er tale om forkert bestilling. I mailen skal der ligeledes noteres butikkens nr. og navn. Husk at vedlægge kopi i pakken med det tøj der sendes retur. OBS: Når tøjet pakkes for at blive sendt retur til HQ skal der i pakken, vedlægges en kopi af bestillingsseddel/mail sendt til toej@maxizoo.dk. CARM_Process_Documentation_Template_eng_V1 6 / 9 Effective:

7 Appendix 1 bestillingsseddel For at vi kan hjælpe dig så hurtigt som muligt, er det vigtigt, at du følger proceduren for bestilling af tøj som du finder på intranettet Udfyld nedenstående bestillingsseddel og vedhæft det til jeres mail. Send til toej@maxizoo.dk. Eventuelle kommentarer til bestillingen noteres i feltet på side 3. Du modtager en bekræftelse pr. mail når tøjet er pakket. Såfremt du ikke har hørt noget inden 10 dage bedes du skrive til toej@maxizoo.dk Butik nr. og navn Ansvarlig Mænd Kvinder Type/str Skjorte Fleece Jakke Poloshirt Sweat lynlås Type/str Bluse Fleece Jakke Poloshirt Sweat lynlås S S M M L L XL XL XXL XXL XXXL XXXL Hip bag Eventuelle kommentarer: Antal CARM_Process_Documentation_Template_eng_V1 7 / 9 Effective:

8 Appendix 2 Uniformsblanket Navn: Butik navn: Lønkode: Butik nr.: Udlevering: Antal: Type: Skjorter Bluser Sweatjakke med lynlås Dato: Underskrift: Returnering: Antal: Type: Skjorter Bluser Sweatjakke med lynlås Dato: Underskrift: Godkendt af leder: CARM_Process_Documentation_Template_eng_V1 8 / 9 Effective:

9 Appendix 3 Lån af uniform Navn: Butik navn: Lønkode: Butik nr.: Dato for udlån: Antal: Type: Skjorter Bluser Sweatjakke med lynlås Dato: Underskrift: Dato for aflevering: Antal: Type: Skjorter Bluser Sweatjakke med lynlås Dato: Underskrift: Godkendt af leder: CARM_Process_Documentation_Template_eng_V1 9 / 9 Effective: