Kravspecifikation. Bilag 2 Udkast til kravspecifikation

Transkript

1 Bilag 2 Udkast til kravspecifikation 1

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Opgavens rammer Krav til opgaven Generelle krav Indretning Indkøb af inventar/udstyr Visuel identitet Brugerinddragelse Implementering

3 1 Indledning Kravspecifikationen beskriver krav til løsning af opvaven i forbindelse med udbud af indretningsproces, for Furesø Rådhus (herefter Sløjfen) beliggende på Stiager 2, 3500 Værløse. Kravspecifikationen indeholder markeringer af Mindstekrav. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Der kan heller ikke tilbydes alternative løsninger, som ikke lever op til disse mindstekrav. Mindstekrav skal altså opfyldes, og tilbudsgiver garanterer ved afgivelsen af sit tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Rådgiveren skal komme med en løsning på indretning af Sløjfen, placering af medarbejdere, indkøb inventar/udstyr, visuel identitet samt en løsning på, hvordan det samlede brand og den visuelle identitet skal integreres i indretningen og delvis i udsmykningen af lokalerne på Sløjfen. Afsættet er, at rådhuset fysiske rammer, skal afspejle, at kommunen er en organisation som er tilgængelig, transparent og arbejder i partnerskaber for at skabe kvalitet for alle i Furesø Kommune gennem det byggede miljø. Dette indebærer en høj grad af brugerinddragelse Projektet skal ses som en samlet opgave, hvor indretningen, indkøbene, den visuelle identitet, understøttelse af arbejdsgange og indretningen og udsmykningen af lokalerne skal gå hånd i hånd ift. at udtrykke Furesø Kommunes identitet samt at få skabt den gode arbejdsplads. 2 Opgavens rammer Sløjfen omfatter ca m2 fordelt på 3 fløje, af hver 2 etager. Dertil kommer kælderetagen som udgør 1050 m2. Byggeentreprisen udføres af et konsortium bestående af Anker Hansen & Co, Nord Architects og Søren Jensen Rådgivende Ingeniørfirma. Opgaven omfatter udarbejdelse af indretning, indkøb af inventar/udstyr samt en visuel identitet af det samlede rådhus, herunder: 3

4 indretning af minimum 240 permanente arbejdspladser på Sløjfen som er godkendt efter arbejdstilsynets lovkrav og regler. Rådgiver skal bidrage til at finde løsninger til skalering af permanente arbejdsplader, som er godkendt efter arbejdstilsynes lovkrav og regler. overholdelse af samlede budget til indkøb, levering, opsætning og montering af inventar/udstyr er 4. mio. kr. et antal fleksible arbejdspladsområder (korttidsarbejdspladser, projektrum, stillerum og samtalerum) et borgerrettede ankomstområde en byrådssal og en kantine som kan slås sammen til en multisal mødefaciliteter dialog med og inddragelse af brugerne løbende kvalitetssikring og opfølgning for fejl og mangler Furesø Kommune har nedsat en administrativ styregruppe som er forankret i Direktionen. Derudover er der oprettet et projektsekretariat, hvor rådgiver skal referere direkte til projektlederen. Rådhusprojektet er politisk forankret i Furesø Kommunes Økonomiudvalg, som forestår den formelle godkendelse af den visuelle identitet samt indretningen af Sløjfen. Furesø Kommune vil stille en administrativ arbejdsplads til rådighed for rådgiver på kommunens midlertidige rådhus på Hørmarken 2, 3520 Farum. 3 Krav til opgaven Nedenfor er angivet de krav til opgaven som rådgiver skal gennemføre under udarbejdelse af indretning af Sløjfen, indkøb inventar/udstyr, visuel identitet samt brugerinddragelse. 3.1 Generelle krav Fælles for alt udarbejdet materiale, herunder analyser, rapporter mm. skal udarbejdes på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lign. må dog gerne være på engelsk og/eller nordiske sprog, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. 4

5 Rådgiver skal i sin planlægning af opgaven tage højde for statusmøder med styregruppen, samt at principielle beslutninger træffes i Økonomiudvalget. 3.2 Indretning I indretningen og udsmykningen af Sløjfen skal der tages udgangspunkt i den rumfordeling og de bygningsplaner, herunder det arkitektoniske, der allerede foreligger. Sløjfen skal indrettes med udgangspunkt i et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø, hvor medarbejderne har adgang til en vifte af forskellige fællesfaciliteter der både skal understøtte samarbejde med kolleger og faglig fordybelse alene. Derudover investeres der i IT løsninger der understøtter mobilitet og fleksibilitet. Indretningen skal koordineres tæt med afdelingen for IT og Digitalisering i Furesø Kommune, hvor det skal sikres at indretningen understøtter visionen for digitalisering i sløjfen, hvor nøgleordene er digital brugervenlighed og digital fleksibilitet. Sløjfen skal huse Direktionen, Borgmester og følgende centre i Furesø Kommunes administration på ca. 342 medarbejdere: Center for Økonomi og Administration rummer ca. 61 medarbejdere Center for Styring og Udvikling rummer ca. 23 medarbejdere Center for Dagtilbud og Skole rummer ca. 17 medarbejdere Center for Børn og Voksne rummer ca. 115 medarbejdere Center for Borgerservice, Kultur og Drift rummer ca. 14 medarbejdere Center for Social og Sundhed rummer ca. 58 medarbejdere Center for By og Miljø rummer ca. 46 medarbejdere Direktion og borgmester rummer 4 medarbejdere Rådhusbetjente rummer 4 medarbejdere Indretningen skal understøtte et naturligt og effektivt flow i bygningen mellem Borgmester, Direktionen, Furesø Kommunes administration og borgerrettede funktioner. Indretningsløsningen skal have Furesø Kommunes centerstruktur som afsæt. Dette kræver at rådgiver har høj fokus på brugerinddragelse. En forudsætning for det nye byggeri er etablering af aktivitetsbaseret arbejdsmiljøer, hvor ingen har personligt ejerskab over faciliteterne. Kontorarealerne skal indrettes med et gennemsnitligt ratio på 80 %. Dvs. at nogle centre har behov for en højere ratio end 80 % og andre centre har behov for mindre end ratio 80%. 5

6 Mindstekrav Rådgiver skal udmønte behovsafdækningen i et forslag til den konkrete indretning som understøtter den overordnede vision for Sløjfen, herunder placering af organisatoriske enheder, udsmykning/indretning af mødefaciliteter, storrum/åbne kontorer, garderobe/the-køkkener, toiletter/omklædningsrum, atrium/venteområde, Bryllupssal samt byrådssal/kantine/multisal. m.m. Rådgiver skal udarbejde et forslag til genanvendelse af Furesø Kommunes eksisterende inventar i mødelokaler (ikke kontorområder), herunder optælling af eksisterende inventar (ikke kontorstole, skriveborde og skrivebordslamper). Dertil kommer genanvendelse af kunstudsmykning, som Furesø Kommunen i forvejen råder over. Rådgiver skal udarbejde et samlet indretningsforslag, som indeholder indretningsplaner og møbleringsplaner for mødelokaler, storrum/åbne kontorer, toiletter, atrium/venteområde, Bryllupssal samt byrådssal/kantine/multisal. Rådgiver skal udarbejde et oplæg til indvendig afskærmning i bryllupssale og multisal samt afskærmning af mødelokaler med glasvæg i samarbejde med entreprenøren. Rådgiver skal udarbejde et samlet indretningsforslag, som understøtter den overordnede vision for Sløjfen, med anbefalinger til placering af inventar og øvrige udstyr (ikke IT og AV udstyr), og forelægger dette til godkendelse i styregruppen. 6

7 3.3 Indkøb af inventar/udstyr Indretningen af sløjfen indbefatter en plan for indkøb af inventar/udstyr som kræver at der indkøbes inventar/udstyr, herunder hvad, hvor og hvornår der skal indkøbes inventar/udstyr. Alt indkøb skal overholde Furesø Kommunes Udbuds- og Indkøbsstrategi. Mindstekrav Rådgiver skal udarbejde en plan for kontormøbler, byrådsbord, havemøbler, skilte, udsmykning, reception, gardiner, forbrugsartikeludstyr samt øvrigt inventar. Herunder hvornår skal dette bestilles, hvem skal levere dette, hvornår skal dette samles/opsættes/monteres og af hvem. Rådgiver skal udarbejde en detaljeret beskrivelse for valg af inventar/udstyr/farvesætning/materialevalg. Beskrivelsen skal forelægges og godkendes af styregruppen. Rådgivers forslag til indkøb af inventar/kontormøbler, skal overholde kommunens indkøbsaftaler, herunder SKI. Rådgivers forslag til indkøb af inventar/kontormøbler, der ikke er dækket af kommunens indkøbsaftaler, herunder SKI, skal Rådgiver udføre på markedvilkår ud fra kriteriet bedste kvalitet til billigste pris. Til dokumentation herfor, skal Rådgiver udarbejde notat om priser, kvalitet og design på inventar/udstyr. Rådgiver skal deltage i forhandling med udvalgte leverandører til inventar/udstyr Rådgiver har ansvar for at indkøb, levering, opsætning og montering af inventar/udstyr overholder budgetrammen på 4 mio. kr. Rådgiver skal sikre at det godkendte og valgte inventar/udstyr/farvesætning bestilles hos leverandør primo 2017 og at det bestilte leveres primo august 2017 Rådgiver skal forestå koordinering af montageforløbet i samarbejde med bygherre og leverandører Rådgiver skal sikre tilsyn af levering og montering af inventar/udstyr. 7

8 3.4 Visuel identitet Der skal designes et overordnet visuelt koncept for Sløjfens fælles fysiske rammer, som afspejler Furesø Kommunes identitet og skaber en rød tråd igennem bygningen. Mindstekrav Rådgiver skal, med udgangspunkt i Furesø Kommunes designmanual, udarbejde forslag til visuel identitet, herunder navngivning af møderum, skiltning, nudging m.m. Forslaget til den visuelle identitet skal forelægges skriftligt og illustrativt til godkendelse i styregruppen. 3.5 Brugerinddragelse Sløjfen skal danne ramme om en række forskellige arbejdsformer og åbne borgerarealer. Medarbejdere og brugere (borgere og byrådsmedlemmer) skal inden for tydelige og kendte rammer involveres for at afdække behov og afdække muligheder og udfordringer. Indretningen designes på baggrund af de afdækkede behov således at indretning matcher arbejdsprocesser ud fra devisen om at one-size doesn t fits all. Mindstekrav Rådgiver skal, på baggrund af kommunens organisationsplan og opgaveportefølje, fremkomme med forslag til brugergrupper, som indeholder relevant inddragelse af medarbejdere og brugere. Rådgiver skal arrangere og afvikle møder i disse brugergrupper herunder medarbejdere, borgere og byrådsmedlemmer Rådgiver skal facilitere den kulturelle transition, herunder give mulighed for at drøfte værdier, samarbejdsadfærd og tværfaglighed Rådgiver skal afdække medarbejderbehov via interviews med relevante medarbejdere bl.a. med udgangspunkt i resultatet af APV en foretaget i maj 2016 Rådgiver skal afdække brugerbehov til de borgerrettede funktioner via interviews med inditificerede borgere som vil anvende lokaler i det nye rådhus Rådgiver skal afdække brugerbehov til byrådssal/multisal via interviews med relevante 8

9 byrådsmedlemmer Rådgiver skal afdække medarbejderbehov via en brainstorming med relevante medarbejdere med udgangspunkt resultatet af interviews med relevante medarbejdere Rådgiver skal afdække behov til byrådssal og multisal via fælles brainstorming med byrådsmedlemmer med udgangspunkt i interviews med byrådsmedlemmer Rådgiver skal orientere sig om arbejdsgange og arbejdsmiljø i Furesø Kommune ved observation, fotografering, interviews og prioritering under ledsagelse af en medarbejder fra Furesø Kommune Rådgiver skal lave en mock-up af tre forskellige scenarier for arbejdsstationer altså fuldudstyret arbejdsstationer med kontorstol, skrivebord, lys samt IT udstyr, som kan afprøves af udvalgte medarbejdere i op til to uger. Mock-up skal opstilles på rådhuset på Hørmarken 2, 3520 farum samt på Frederiksborgvej 3-5, 3500 Farum. Hertil skal rådgiver udarbejde evalueringsskemaer til brug for evaluering af de tre typer arbejdsstationer. Efter nedtagning af Mock-up skal rådgiver sammenfatte og analysere evalueringen af de tre typer arbejdsstationer Rådgiver skal udarbejde en samlet behovsrapport/analyse, som understøtter den overordnede vision for Sløjfen, på baggrund af de informationer/data indsamlet via møder med brugergrupper; interviews med relevante medarbejdere, borgere og byrådsmedlemmer; brainstorming med relevante medarbejdere og byrådsmedlemmer; observation, fotografering, interviews og prioritering af arbejdsgange og arbejdsmiljø; samt evalueringen af Mock-up. Rådgiver skal forelægge behovsrapport/analyse til godkendelse i styregruppen med en vurdering af need to have og nice to have opholdt mod visionen. Rådgiver skal præsentere den endelige indretning af Sløjfen for Furesø Kommunes medarbejdere på en fællespræsentation i Kantinen på Rådhuset på Hørmarken 2, 3520 Farum Rådgiver skal finde område/områder placeret i nærhed til hvert center, hvor medarbejderne får mulighed for, at indrette det af rådgiveren anviste område/områder. 3.6 Implementering Den endelige og godkendte indretningsplan samt visuelle identitet, skal implementeres så snart byggeriet giver adgang til dette. Rådgiver skal forestå implementeringen af den visuelle identitet samt være ansvarlig for indkøb og korrekt placering af inventar, med udgangspunkt i indretningsplanen. Rådgiver skal evaluere indretningen 100 dage efter ibrugtagning, og kommer med anbefalinger til optimeringer af indretningen. 9