Det gode møde. Regionshuset Viborg. Koncern Kommunikation

Transkript

1 1 Det gode møde Regionshuset Viborg Koncern Kommunikation

2 Indhold Forord... 3 Gode råd til mødeforberedelsen... 4 Formål... 5 Mødetype/rammer... 5 Deltagere... 6 Mødeindkaldelse... 7 Afholdelse af mødet... 7 Afslutning... 8 Opfølgning... 8 Evaluering

3 Forord Mødet er et af de vigtigste værktøjer i kommunikationen mellem medarbejder og leder. Mange ledere og medarbejdere bruger derfor meget af deres tid på møder. Møder er ikke»kun«en god måde at sprede information på. De er også en drivkraft i det daglige arbejde og et sted, hvor der skabes motivation, forståelse og engagement. Dog oplever mange, at møderne ikke er tilstrækkeligt givende og effektive. De stjæler tid i stedet for at skabe energi og fungere som en drivkraft i virksomheden. I denne folder får du råd og ideer til, hvordan du kan forbedre dine møder. Folderen handler mest om, hvordan du kan skabe nogle gode møder med dine medarbejdere. Flere af rådene og værktøjerne kan også bruges i andre mødesammenhænge. Der er to temaer i folderen. Det første handler om mødets»infrastruktur«hvordan du opnår en form for orden og retning før, under og efter mødet. Det andet tema handler om, hvordan du ud fra en god infrastruktur kan gå videre og skabe et møde præget af dynamik, aktivitet og dialog. 3

4 Gode råd til mødeforberedelsen Møde eller ikke møde Møder har sin berettigelse, når dialogen er vigtig for at komme videre, og når målet er engagement gennem involvering. Møder kan dog være ressourcekrævende, og det gælder om ikke at bruge din og andres tid på noget, der kunne være løst bedre på en anden måde. Før du beslutter dig for at holde et møde, bør du derfor overveje, om der er andre og bedre alternativer. Fx en telefonsamtale, eller andet. Rationaliseringsskema Et par gange om året er det en god idé at udfylde et rationaliseringsskema. Her lister du alle de møder op, som du er ansvarlig for. De vigtigste øverst, og de mindre vigtige nederst. Når du skal prioritere, hvad der er vigtigt/mindre vigtigt, kan du stille dig følgende spørgsmål: Er dette møde nødvendigt? Kan jeg erstatte det med fx en direkte kontakt ansigt til ansigt, en eller et telefonopkald? Er der dele af mødet, som kan lægges på andre møder? Er der nogen, som vil savne mødet, hvis det forsvandt? 4

5 Kan jeg skære ned i antallet af møder/ mødedeltagere, uden at det går ud over formålet/effektiviteten? Kan mødedeltagerne blive enige om en mere effektiv mødeafholdelse? Når du har udfyldt skemaet, kan du forsøge at udregne gevinsten. Tæl op, hvor mange timer du har sparet på møder det sidste halve år og gang det med antallet af deltagere. Er det, som du forventer dig? Husk, at dialogen er nødvendig og pas derfor på, at du ikke rationaliserer den væk uden at tænke på, hvordan du vil erstatte den. Formål Når du vælger at holde et møde, bør du gøre dig klart, hvad formålet er med det. Beskrivelsen af formålet med mødet er vigtigt for mødedeltagerne, idet de samtidig får en opfattelse af, hvad der forventes af dem før, under og efter mødet. På baggrund af formålet kan du overveje, hvilken mødetype og hvilke rammer som passer bedst til at understøtte dette formål. Mødetype/rammer Nedenfor præsenteres forskellige mødetyper/ rammer. Som skrevet bør du vælge den mødetype/ramme, som passer bedst til formålet. Et godt 5

6 råd er at fortælle mødedeltagerne, hvilket møde du har planlagt. I lighed med at fortælle hvad formålet er, så afstemmer du, hvilke aktiviteter du forventer af mødedeltagerne. Der kan sagtens forekomme møder, som har flere forskellige mødetyper i sig. Deltagere Hvem skal deltage Alle skal have en funktion på et møde. Hvis der er en person, som ikke har en funktion, bør du overveje, om vedkommende skal deltage. Det er en god idé at gennemgå mødedeltagerne med kritiske øjne og finde ud af, hvorfor de er nødvendige på det forekommende møde. Fordeling af roller Som mødeleder er der utallige ting, som skal ordnes både før, under og efter mødet. Du skal skrive mødeindkaldelse, formulere agenda, ordne kaffe, indlede mødet og stimulere til dialog mm. Men der er ingen grund til, at det er én og samme person, der har alle roller. Faktisk kan det være med til at forbedre mødet, hvis der sker en delegering af rollerne blandt mødedeltagerne. 6

7 Mødeindkaldelse Mødeindkaldelsen er et godt værktøj til at effektivisere møderne. Her kan du skabe de rette forventninger før mødet. Formål, mødeform/ type skal fremgå, og hvem der er ansvarlig for at indtage hvilke roller. Herudover skal deltagerne vide, hvordan de skal forberede sig. Den information, du kan give før mødet, og som deltagerne kan nå at sætte sig ind i inden mødet, er vigtig. Når du har informeret om de emner, som I ikke behøver at have en dialog omkring, slipper du for at informere om dem på selve mødet og kan i stedet bruge tiden på dialog omkring de emner, hvor det er nødvendigt. Afholdelse af mødet Møderegler og rutiner Det er en fordel at have nogle regler og rutiner omkring de møder, du mener, er vigtige at holde. Også her handler det om at afstemme forventningerne. Du kan selv opstille de regler og rutiner, du mener er bedst for mødet, men du kan også lade mødedeltageren komme med input på mødet og på baggrund heraf nå til enighed om dem. 7

8 Før mødet Under mødet Efter mødet Dagsorden og mødeindkaldelse skal sendes ud senest tre dage før mødet Kom i god tid Hold dig til dagsordenen og bidrag til, at tiden bliver holdt Lyt Deltag i diskussioner, når du føler, du har noget, du kan bidrage med Vær åben og positiv over for nye ideer Vis din vilje til at opnå konsensus Kritiser ideer og ikke mennesker Husk, at alle er lige meget værd på mødet Mødelederen opsummerer, men ikke mere end fem minutter Afslut mødet til aftalt tid Send et referat fra mødet ud til deltagerne senest to dage efter mødet Følg de beslutninger, som bliver taget inden for den tidsramme, der besluttes Følg op på efterfølgende møder Forskellige mødeindslag Du kan med fordel inddrage forskellige mødeindslag. Det skaber variation i mødet. Du kan inspireres til indslag som»brokkekvarteret«,»brainstorming«, brug af post-it til afstemning osv. 8

9 Afslutning Afslut mødet med at opsummere de vigtigste beslutninger, og hvad I ellers kommer frem til. Repetitionen er vigtig for mødedeltagerne. Det er også godt at kommentere emner, der ikke blev taget op, eller emner, der skal tages op på næste møde. Hvad kom vi frem til, og hvad besluttede vi? Overskydende punkter. Dette skal tages op på næste møde. Opfølgning Med opfølgning menes et resumé af mødet, hvor det fremgår, hvem der har hvilke opgaver indtil næste gang, I skal mødes. Resuméet sendes ud til deltagerne et par dage efter mødet. Evaluering En god måde at forbedre møderne på er at afslutte mødet med at bruge et par minutters snak om mødets kvalitet. Her er nogle eksempler, som man kan gå ud fra: Eksempler: Opfyldte vi målet med dagens møde? Fulgte vi agendaen? Holdt vi os inden for tidsrammen? Var alle deltagere tilstrækkeligt forberedt? kom vi alle til orde? Hvad kan vi gøre bedre næste gang? 9

10 Du kan også aflevere et evalueringsskema til dine mødedeltagere efter mødet og bede dem udfylde det. Det kan evt. gøres anonymt. Svarene vil give dig gode indikationer af kvaliteten på dine møder. Huskeliste: Efter mødet Dette skal jeg have fulgt op på inden næste møde Følgende personer har opgaver til næste møde: Beskriv hvilke opgaver Overskydende punkter fra sidste møde Andet, som der skal følges op på 10

11 12 udfordringer og løsninger til mødelederen Udfordring 1. Du har lagt mærke til, at nogle medarbejdere aldrig kommer på banen på møderne. 2. Du har lagt mærke til, at nogle medarbejdere (for) ofte tager ordet. 3. Dine medarbejdere kommer altid for sent til møderne. 4. Du oplever tit, at du har sendt en agenda ud, men der er aldrig nogen, som har læst den. Løsningsforslag Få dem til at tale sammen to og to i kort tid og/eller gå bordet rundt, så alle kommer på banen. Du kan give disse medarbejdere nogle specifikke roller på mødet. Fx rollen som»agendaperson«eller»opsummeren«. På den måde får de travlt med at udføre en opgave og mindre travlt med at snakke. Træd frem som et godt eksempel på god mødedisciplin. Du kan også iværksætte visse sanktioner. Den der kommer for sent skal synge en sang eller tage morgenbrød med. Læg op til en dialog om: Skal vi ændre tidspunktet? Er der noget, der passer jer bedre? Evt. giv dem, der altid er forsinkede, en opgave på næste møde, hvor de har første punkt på dagsordenen. Overvej, om du kan gøre noget uventet, som kan vække deres opmærksomhed. 11

12 Udfordring 5. De krav, du stiller til forberedelse inden mødet, overhøres og tages ikke alvorligt. 6. Mine medarbejdere ønsker medbestemmelse om ting på mødet, som de ikke har nogen reel indflydelse på. 7. Afslutningen på dit møde bliver aldrig rigtigt vellykket, og du når aldrig til handlingsplan og næste skridt. 8. Hvordan holder jeg tiden på mødet, uden at fremstå som en sur og autoritær leder? Løsningsforslag Tag en grundig snak på et særligt møde med dem, der ikke forbereder sig og gør det helt klart, at denne adfærd ikke er acceptabel og respektløs over for de øvrige på mødet. Ros dem for, at de ønsker denne medbestemmelse og for deres engagement. Men gør det samtidig klart, at disse ting ikke er til diskussion og er besluttet af andre (eller af dig selv). Ryd ud i dine agendapunkter og skriv handlingsplan undervejs på mødet - og få evt. en anden til at føre pennen. Du kan forklare, at du ikke ønsker at påtage dig den rolle, hvis det indebærer, at du nødvendigvis skal være sur og autoritær. Du kan uddelegere rollen til en anden deltager, evt. efter tur. 12

13 Udfordring 9. Du oplever ind i mellem, at visse medarbejdere spreder dårlig stemning på møderne. 10. Visse medarbejdere tager den uformelle magt på mødet. Deres ord bliver lov for hele gruppen. 11. Du og dine mødedeltagere kender hinanden så godt, at I ved, hvad hver enkelt mener og tænker. 12. Der er aldrig nogen, som siger dig imod på møderne. Det bekymrer dig, for du vil egentlig gerne udfordres på dine holdninger. Løsningsforslag Træk dem til side og fortæl dem, hvad du oplever. Lyt til dem og deres eventuelle begrundelse. Spørg, hvad du kan gøre for at ændre denne stemning/attitude. Spørg også: Hvad kan I selv gøre for at ændre stemningen? Træd i karakter på mødet og vis, hvem der er leder. Ind imellem er det godt at inddrage en udenforstående på et møde, med det ene formål at stille reflekterende spørgsmål til jer undervejs. Efterspørg feedback - sæt evt. medarbejderne sammen to og to, og lad dem diskutere dine input og tag så bordet rundt mellem de forskellige par. 13

14 Noter 14

15 Mere hjælp Du kan få flere gode råd og hjælp i jeres lokale kommunikationsafdeling. Desuden kan du gå ind på intranettet og finde mere inspiration på: intranet.rm.dk/sådan+gør+vi/ hjælp+til+bedre+kommunikation/pressekontakt Region Midtjyllands Kommunikationspolitik findes på: regionens+politikker 15

16 Grafisk Service Folderen, du sidder med i hånden, er en del af en folderserie og indeholder nogle gode råd, hvor fællesnævneren er god kommunikation. Folderne understøtter Region Midtjyllands kommunikationspolitik, som er en overordnet ramme med fokus på holdninger og værdier, ikke på regler. Læs mere om kommunikationspolitikken på eller E-dok. Koncern Kommunikation Skottenborg Viborg