Bestyrelsesmøde tirsdag d. 5. April 2011

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag d. 5. April ) Godkendelse af referat - Godkendt 2) Siden sidst Formand & Næstformand - Information om hvordan vinfestivalen er gået. - Der var mere end 300 deltagere. Der er ikke overblik over økonomien endnu, men det ser godt ud. - Evaluering sker i vinfestivalsudvalget - Hjælperne skal også have mulighed for at komme med ris og ros. - Foreningslederkursus er fastsat til d. 7. maj fra Vi skal sørge for bespisning kl Maden kan evt. bestilles fra Nadias. - Der er styr på trænere til 1. og 2. holds damer og herrer til næste sæson. Kassereren - Intet tilsendt - Lone og Michael fik til mødet udvekslet oplysninger, så Michael kan blive tilkoblet netbank. Michael tager kontakt til Lone, når han er oprettet, så de kan udveksle yderligere oplysninger. - Økonomisk ser det bedre ud. - Opdatering af kontaktoplysninger o Sker 1 gang om året. Trænere har dog ikke været så gode til at hjælpe med det, hvilket skal strammes op. o Det kan også gøres ved hjælp af krydstjekning med kamplister samt spillerlister fra holdet 1 gang om året. o Klubben skal have mailadresser på alle medlemmer. Seniorudvalg - intet tilsendt - Der har ikke været overdragelsesmøde endnu, Heidi arbejder på sagen. Ungdomsudvalg - Status på trænere - Det sidste er ved at være på plads. Dog mangler der en træner til U14 piger. Ungdomsudvalget vil ud blandt seniormedlemmer, de vil søge efter en træner på hjemmesiden samt på en anden hjemmeside. - U18: Flere kandidater til trænere. - Status vedrørende manglende udvalgsmedlemmer

2 - Der er fundet ét forældremedlem, Stine Jørgensen. Lilian arbejder på at få en forælder mere, ellers vil Adam gerne med igen. - Holstebro Cup er ikke gode til at samarbejde. vi skal overveje om vi vil til det igen næste år. - Vejgaard har 17 ungdomshold. Hvad gør de i Vejgaard, som vi ikke gør? o Skolen i Vejgaard kan være en forklaring. o Ungdomsudvalget har planer om at lave en håndboldkaravane på Sønderbroskolen. o HK har et kæmpe område at trække på, bliver projektet på Sønderbro en succes, kan det være en idé at udvide. - Sommertræningstider: Book via Jørgen. Minimum 2 hold på banen, da det er for dyrt ellers. Cafeteriaudvalg - Indkøb af nye møbler. o Det burde nok kunne lade sig gøre at købe en ny sofa. - Åbningstider i den nye sæson. - Det har været ønsket, at der har været åbent i hverdagene, når ungdomsholdene trænede. Dem der så skal forestå salg: Forældre eller pensionister. - Cafeteriaudvalget og Nicki vil forsøge at finde spil til cafeteriet: Brætspil, computerspil, Wii, kortspil, osv. Klubben kan evt. søge legater til det. - Stormødet d. 6 juni. - Det er et møde, der var sidste år, som også holdes i år. DT vil være tovholder. Et godt møde sidste år. Det er alle fra udvalgene, der mødes. Turneringsudvalg - Intet tilsendt - Kommunikation skal blive bedre fra dette udvalg. Hjemmesiden skal bruges noget mere. Kontingent- og medlemsudvalg - Status på indkrævning af kontingenter - Listen af manglende betalinger er halveret. o Målet er at listen skal i nul. Det bliver dog svært at nå. Der er flere personer, vi ikke har kontaktoplysninger på. Der er mange, der ikke svarer, når man henvender sig. - Der er sendt mails til dem, der kunne sendes til. Næste step: Opsøge folk personligt + opsøge på telefon. - Vi skal være tydeligere i vores kommunikation om, at man ikke kan spille, hvis man ikke har betalt. Evt. på kontingentopkrævningen. - Det bliver ikke ændret sådan at kontingentindkrævning bliver til den 1. i stedet for i midten af måneden. Det er organisatorisk for besværligt. - Vi skal have klarlagt en ramme for konsekvenser ved manglende betaling. o Heidi skriver et udkast til retningslinjer vedrørende kontingentopkrævning. evt: først trænere, derefter udvalg. - Vi skal være enige om, hvem der har ansvaret for at informere spillere om kontingent.

3 - Ungdomssiden: konsekvenser vedrørende kontingenter skal gøres klarere på forældremøderne i starten af sæsonen. Heidi møder gerne op. - Man kan ikke komme med til julefrokosten eller andre sociale arrangementer, hvis man ikke har betalt. 3) Kommunikation i AHK - Opdatering af hjemmesiden med nye udvalgsmedlemmer efter generalforsamlingen - Referater fra diverse møder ud på hjemmesiden o Bestyrelsen skal gå forrest, når det handler om at højne kommunikationen i AHK, hvilket evt. kan gøres ved at lægge alle beslutningsreferater ud på hjemmesiden. Derved kan de, der har lyst, følge med i, hvad de enkelte udvalg arbejder med. - Der vil fremover blive sendt et referat til Jørgen, der kan komme på hjemmesiden. 4) Forslag til projekt Ung Frivillig - Storoprydning i klublokalet/materialerum i kælderen - Oprydning i klublokalet er vi nødt til at klare selv. - Der skal laves noget om i klublokalerne. Rummene inviterer kun til, at der er træls og grimt. o Dette skal gøres inden Ung Frivillig skal i gang. o måske vil kommunen hjælpe. - Der skal enten nedsættes et idéudvalg eller der kan være et punkt til næste møde om, hvad der kan gøres ved lokalerne, og hvad de kan bruges til. - Får man en idé, melder man det ind til Michael. - Oprydning lørdag eftermiddag eller søndag morgen efter divisionskampe - Der er meget beskidt i hallen efter disse kampe. - Skal det udliciteres, skal det være udpenslet. 5) Ungdomstrænere - Forslag om besparelse/lempelse af trænerløn - Forslag: Hver enkelt træner får et vist beløb frem for et beløb pr. hold. - Pengene der spares herved skal beholdes i ungdomsafdelingen. Ungdomsafdelingen står så selv for at fordele. - Hvad har vi råd til mht. trænerkurser? - Trænere skal stadig have mulighed for at komme på kursus 1 gang om året, med mulighed for at søge flere. 6) Cafeteria - Forbedring af cafeteria - Evt. pyntning af vægge mv. - Som en del af Projekt Ung Frivillig.

4 - Brug af cafeteriet til arrangementer og fester. Dette set i forhold til bookning, vedligeholdelse, muligheder( og begrænsninger). - Overgår til næste gang. - Ved vi, at der ikke er nogen i hallen, så er der ingen grund til at booke cafeteriet. - Hvilke bevillinger har vi til salg fra cafeteriet? Må vi sælge breezerere? Hvem ved noget om det? - Breezere og øl er det samme. Det må vi altså godt. 7) Nøvling- og Svanecup skal helt på plads Nøvling: - Der skal være repræsentanter i hallen. det er ikke oplevet. - Klubben får 2500,- for at sidde tidtagere. - De får ikke noget i cafeteriet. - Svane: - De skal bruge hallen den 16. om lørdagen. - Seniorudvalget skal være obs på tidtagere. Evt brug af seniordamer. 8) U18-drenge til næste sæson - Nogle drenge fra U18 har ytret et ønske om at komme tilbage til klubben. - De drenge, der vil herned bliver en del af det hold, der er dernede nu. - Det drejer sig om 4-7 drenge. - De nuværende og de nye skal kaldes sammen, så vi kan lytte til deres ønsker, og de kan høre vores muligheder. - Klubben har altid efterspurgt ungdomsspillere, der bliver i klubben. Dette kan lade sig gøre nu, så hvorfor ikke udnytte chancen. - Det kunne være godt, hvis en af deres træninger ligger lige inden 1./2. herrehold træner. 9) EVT. - Foreningslederkurset, 1. maj o Der skal være mad morgen og middag. o Der er en, der skal stå for tilmelding. - Rune Møller har lovet, at han vil tage ansvaret for at indrette motionsrummet. o Vi venter lige en måned eller to med at finde ud af økonomien. - Mht. udvalg er det kun målaktieudvalget, der mangler folk. o Hvordan finder vi folk til målaktierne? Evt. tilbage til seniorudvalget. Der ligger en masse dokumenter med informationer om det, samt en skabelon til sponsorer og hold, der kan satses på. Udfordringen til udvalget: at få dem solgt.

5 Overdragelsesmødet med seniorudvalget kan evt. have et punkt om at lave en drejebog om målaktierne. o Der skal helst være en repræsentant fra ungdomsafdelingen. - Evaluering af vinfestival: o Ris og ros mailes til Mikkel o Der sendes en mail til vinbønderne med tak og evt ris og ros. o Det kan evt. holdes 2 gange om året. o Det skal være mere tydeligt, at det er HK, der holder arrangementet. o Der skal næste gang være mere information om vinbønderne. - Aalborg Håndbold o Der er skrevet et udkast, der beskriver problemstillingen, som til formanden for DHF. Det sendes også til Jan Larsen. 10) Næste møde - Information om hvordan vinfestivalen er gået økonomisk. - Legatudvalget skal bedes om at søge legater til køb af diverse spil til cafeteriet. - Foreningslederkursus: Nicki skriver til foredragsholderen om, hvad der ligger i det, og om det er alle udvalg, der skal med. - Idéer til makeover af Klublokaler. - Ny mødedato: 3. maj. -