ENESTÅENDE HJEM TIL ENESTÅENDE MENNESKER

Transkript

1 ENESTÅENDE HJEM TIL ENESTÅENDE MENNESKER Beretning og regnskab

2

3 Indholdsfortegnelse / 04 Ledelsesberetning 08 Årets gang i FællesBo 10 Virksomhedsstruktur 11 Organisationsbestyrelsen 12 Bestyrelsesberetning 15 Mission & Vision Sammenligning af regnskabstal 17 Årsregnskab 2013 INFO / Om FællesBo FællesBo er en almen boligorganisation, som blev etableret den 1. januar 2010 ifm. en fusion mellem Herning Boligselskab, Herning AndelsBoligforening og administrationsselskabet FællesBo. FællesBo er i dag Herning Kommunes største boligorganisation med boliger. Vi tilbyder boliger i etagebyggerier, rækkehuse og mindre parcelhuse. FællesBos administration er beliggende i Herning, og virksomheden beskæftiger 90 medarbejdere, hvoraf de 31 er ansat i administrationen. For yderligere information:

4 Ledelsesberetning / FællesBo Årsrapport 2013 / Ledelsesberetning

5 Udfordrende, spændende og godt år med mange perspektiver 2013 fik en hæsblæsende begyndelse. Efter to ekstraordinære repræsentantskabsmøder var en helt ny organisationsbestyrelse og en ny bestyrelsesformand på plads. - Sådan fungerer beboerdemokratiet, og det udgør et stærkt fundament i FællesBo og så holder det organisationen skarp, siger administrerende direktør i FællesBo, Kaj Mortensen. Ny organisationsbestyrelse, ny energi I august var den nye organisationsbestyrelse fem nyvalgte og seks genvalgte bestyrelsesmedlemmer og heriblandt en ny formand med mange års erfaring klar til at trække i arbejdstøjet. En sammensætning af yngre, uprøvede og erfarne kræfter gav i årets løb en god og givtig energi til organisationsbestyrelsens arbejde. Og på trods af en udfordrende begyndelse nåede organi sationsbestyrelsen i mål med både planlagte opgaver og søsætning af helt nye og perspektivrige initiativer. Blandt andet på området onlinemedier, som har været et fokusområde for et af de nyoprettede udvalg, som organisationsbestyrelsen har dannet. Den digitale boligorganisation I Danmark er FællesBo stadig den boligorganisation, som er længst fremme i forhold til digitalisering. - I årets løb er en række elementer i den allerede implementerede teknologi blev videreudviklet, og vi har taget hul på nye områder af den omfattende digitalisering, siger Kaj Mortensen. arrangementer. Især om aftenen, hvor nogle ikke er trygge ved at gå alene ud i byen i mørket, siger Kaj Mortensen. Som pilotprojekt har der løbende været tilretninger af systemet, og generelt er tavlerne blevet godt modtaget i de fire afdelinger: Sjællandsparken, Mindeparken, Gormsvej og Thyrasvej/Valdemarsvej. Informationerne på de nye tavler styres rent administrativt centralt fra FællesBo, men informationerne kan komme både fra beboerne og fra FællesBo. - Det er beboernes tavler, og de er sat op for at give dem flere og bedre muligheder, siger Kaj Mortensen. På sigt er det tanken at videreudvikle de digitale infotavler til for eksempel smart phone apps, så beboerne kan få informationen direkte på telefonen og som personlige info-mails, så man direkte fra tv- eller computerskærmen i FællesBos boliger kan følge med i aktuelle og relevante begivenheder og informationer. Digital genhusning Året er også blevet brugt på udvikling af et andet nyt system, digital genhusning. Et komplekst system, udviklet i samarbejde med to eksterne partnere, som skal samle alle dele af genhusningsprocessen i FællesBo. Til gavn og overblik for beboerne og for FællesBos administration. Sådan fungerer beboerdemokratiet, og det udgør et stærkt fundament i FællesBo og så holder det organisationen skarp... Digitale info-tavler Som det første sted i landet satte FællesBo således digitale informationstavler op i 10 boligopgange i Herning. De nye tavler skal blandt andet øge det sociale samspil mellem beboerne, sikkerheden for beboeren og det aktuelle informationsniveau. Med støtte fra Realdania har FællesBo medvirket til udviklingen af teknologien bag de digitale informationstavler. Idéen til tavlerne er opstået i tæt samarbejde med beboerne, og tanken bygger på at skabe en bedre og superaktuel dialog og information mellem beboerne og på tværs af boligorganisationens afdelinger. - På en workshop med deltagelse af blandt andet en række be boere, blev vi opmærksomme på en række dagligdagsudfordringer; nogle efterspurgte information om, hvad der foregår af sociale arrangementer i andre afdelinger, andre efterspurgte for eksempel en måde at finde andre beboere at følges med til Når helhedsplanerne konkret føres ud i livet, forventes det nye system at stå klar til at sikre, at både udflytning, indflytning i midlertidig bolig (genhusning) og flytningen retur til den nyrenoverede bolig kommer til at foregå så gnidningsløst som muligt for de mange involverede beboere. - At flytte er en omfattende og stor proces for den enkelte og for FællesBo. Den digitaliserede proces kan være med til at gøre processen overskuelig, fordi vi sørger for, at alle formelle og praktiske dele af den enkelte beboers genhusning, og helt i overensstemmelse med beboerens ønsker og valg, bliver samlet og gemt nemt og elektronisk tilmed et sted, hvor det er nemt og hurtigt at finde både information og aftaler frem. Det vil sige for eksempel flytning af post, tv-kanaler, internetfor- FællesBo Årsrapport 2013 / Ledelsesberetning / 05

6 konkrete dele eventuelt står over for renovering i henhold til vedligeholdelsesplanen, siger Kaj Mortensen. Visualiseringssystemet bliver lige nu testet i et pilotprojekt. Digital fakturering I dag er digital fakturering en integreret del af bogholderiet i en lang række virksomheder og organisationer. - Den trend følger vi i FællesBo. Det betyder, at alle rekvisitioner i FællesBo nu foregår digitalt. Omlægninger giver effektiviseringer samtidig slår vi et slag for miljøet i forhold til at minimere forbruget af papir og print, siger Kaj Mortensen. Ny struktur for ejendomsfunktionærerne En mere effektiv drift har været målsætningen for den nye struktur for ejendomsfunktionærerne i FællesBo. Alle vores afdelinger er i årets løb blevet inddelt i fem områder, som hver har fået en ServiceInspektør og et fast team af ejendomsfunktionærer tilknyttet. bindelse og alle øvrige praktiske sider af en genhusning bliver gjort så nemt og bekvemt for beboeren som overhovedet muligt, siger Kaj Mortensen. Digital ind- og fraflytning Igennem fire år har FællesBo anvendt det såkaldte digitale fraflytningssystem, som sikrer beboerne de mest overskuelige og konkurrencedygtige priser i forbindelse med flytning fra en lejlighed i FællesBo. - Systemet har levet op til målsætningen om besparelser, og vi er nu i gang med den anden udbudsrunde, siger Kaj Mortensen. Lige nu er 400 boliger således sendt i udbud, og besparelserne forventes at bevares på samme høje niveau. I august 2013 trådte digital indflytning i kraft, og det betyder, at al ind- og fraflytning i FællesBo dermed nu er digitaliseret. Visualisering af drift og vedligehold De årlige oversigter over driftsplanerne for hver enkelt afdeling i FællesBo kan for nogen være en udfordring: En stor mængde information fremstillet i tal- og prognosekolonner. Men FællesBos avancerede digitaliseringssystem giver også nye muligheder for at omdanne informationer fra tal og kolonner til konkrete tegninger som en alternativ fremstilling af drifts- og vedligeholdelsesplanen for den pågældende afdeling. - Sammen med visualiseringen er det muligt at farvelægge skitserne af afdelingens bygninger og udearealer. På skitserne kan farver ned på detailplan synliggøre, hvornår og hvilke områder Inddelingen i de nye områder betyder, at ejendomsfunktionærerne nu kan samarbejde og hjælpe hinanden i forhold til mængden af opgaver i det pågældende område. At opgaverne er blevet samlet i mængder i stedet for at være knyttet til en bestemt person har givet mere effektiv drift og en række stordriftsfordele. Desuden mødes afdelingsbestyrelserne i de respektive områder også for at udveksle og bidrage med erfaringer. Den nye struktur har foreløbig sat et positivt økonomisk aftryk på behovet for afløsere. Markedsføring i FællesBo I efteråret har marketingafdelingen gennemført en omfattende analyse for at målrette og optimere FællesBos markedsføring og på den målrettede måde at nedbringe antallet af tomgangsboliger. Til gavn for alle lejere i FællesBo. Formålet med analysen var at klarlægge holdninger og vurderinger af FællesBo fra beboernes synspunkt, fra afdelingsbestyrelsernes synspunkt og fra eksterne samarbejdspartneres og interessenters synspunkt. - Analysens resultat vil fremadrettet blive brugt som udgangspunkt for effektiv, målrettet og kvalitativ markedsføring. Som konkrete tiltag er der blandt andet udviklet initiativet Ny nabo, hvor lejere anbefaler nye lejere til en af vores tomgangsboliger og dermed får en kontant præmie i form af huslejekompensation, siger Kaj Mortensen. Huslejekompensationen på kr. tilfalder både lejeren, der anbefaler, og den nye lejer i FællesBo. Desuden udløser en anbefalet ny lejer også kr. til afdelingen. 06 / FællesBo Årsrapport 2013 / Ledelsesberetning

7 - Fra FællesBos side vil vi gerne benytte lejligheden til at takke alle, der deltog i analysen og hjalp os med at blive klogere, siger Kaj Mortensen. Tomgangsboliger De målrettede initiativer i markedsføringen og ikke mindst i BoligButikken, hvor videreuddannelsen af personalet er et konstant fokusområde, har allerede smittet positivt af på andelen af tomgangsboliger. Den har gennem de seneste år været dalende med gennemsnitligt 94 tomgangsboliger pr. måned i 2011, 66 tomgangsboliger pr. måned i 2012 og 53 tomgangsboliger pr. måned i Økonomisk set påvirker faldet i tomgangsboligerne tallene i FællesBo særdeles positivt. Udgifterne til tomgangsboliger i FællesBo er således faldet med ca kr. i 2013 i forhold til Det er en tilfredsstillende udvikling, som vi af hensyn til lejerne i FællesBo bestræber os på at kunne fortsætte. Samtidig er udgifterne til tomgangsboliger nu langt under niveauet for sammenlignelige boligorganisationer andre steder i landet, konstaterer Kaj Mortensen. Fælles Fremtid De seneste års arbejde med helhedsplaner vil bevæge sig fra visioner og skrivebordsplaner til praktik. Det store renoveringsarbejde bliver startskuddet til bedre boliger, og for at samle overblikket og informationerne om arbejdet med fremtidens FællesBo, har vi i løbet af 2013 udviklet platformen Fælles Fremtid. Fælles Fremtid er en online portal, hvor alle dokumenter, informationer og al kommunikation omkring helhedsplanerne bliver samlet. - Det drejer sig for eksempel om digital genhusning, som her bliver lettilgængelig, overskuelig og et effektivt redskab for beboerne og administrationen. Så lejerne skal bekymre sig mindst muligt, og FællesBo kan yde den bedst mulige service, siger Kaj Mortensen. Moderne ungdomsboliger og ny administration I september gik også byggeriet af FællesBos nye, moderne ungdomsboliger i centrum af Herning i gang. Byggeriet går helt efter planen ikke mindst takket være den milde vinter. - Vi glæder os til, at byggeriet står færdigt ifølge planen i løbet af januar Især fordi vi allerede har fået de første forespørgsler på ungdomsboligerne fra interesserede unge studerende. Sammen med de 36 ungdomsboliger kommer den nye bygning også til at rumme nye administrationslokaler til FællesBo. På den måde bevarer FællesBo en central placering for nuværende og potentielle nye lejere, der har lyst til at bo til leje i enestående hjem, slutter Kaj Mortensen. FællesBo Årsrapport 2013 / Ledelsesberetning / 07

8 Årets gang i FællesBo FællesBo administrerer i alt boliger og 11 erhvervslejemål i Herning Kommune Det totale antal lejemål FællesBo administrerer i 2013 i alt almene familieboliger, bofællesskaber, andelsboligforeninger, erhvervslejemål og institutioner i Herning Kommune. Fraflytningsprocent Fraflytningsprocenten er et fast målepunkt i vores bestræbelser på at sikre en sund drift af virksomheden FællesBo, og statistikken viser, at fraflytningsprocenten i 2013 lå på nogenlunde samme lave niveau som i I 2013 var der fraflytninger, hvor der var fraflytninger i 2012, hvilket betyder, at den gennemsnitlige fraflytningsprocent i 2013 var 21,05 %. Ungdomsboligerne har en naturlig høj andel af fraflytningsprocenten set i forhold til det samlede antal af boliger, og ser man på fraflytningsprocenten ekskl. ungdomsboligerne er tallet 16,22 % i Det er en stigning på 0,38 % i forhold til Glad smiley til tomme boliger FællesBos tab på lejeledighed blev på kr. i Det er et fald på kr. i forhold til Det markante fald er et direkte resultat, af det forsatte fokus på markedsføring, kunderådgivning og kompetenceudvikling af medarbejderne i administrationen. Set i forhold til landsgennemsnittet for almene boligorganisationer er FællesBos resultater unikke, og virksomheden er blevet en rollemodel for andre boligorganisationer i Danmark. Sygefravær i 2013 FællesBo oplevede et fald i sygefraværet i Fra et samlet fra- 08 / FællesBo Årsrapport 2013 / Årets gang i FællesBo

9 vær for samtlige medarbejdergrupper på 2,6 pct. i 2012 til 1,88 pct. i Sygefraværet ligger på et forventeligt niveau og anses som acceptabelt for virksomheden. Afdelingsmøder Afdelingsmøder er beboernes mulighed for selv at præge forhold vedrørende driften og livet i deres boligområde. Det kan være at sætte gang i arbejder, aktiviteter og initiativer i afdelingen som for eksempel sommerfester, overdækning af altaner eller aktiviteter i beboerhuset. Afdelingens husorden, vedligeholdelsesreglement og råderetskatalog bliver også fastsat på afdelingsmødet. Generelt set har der året igennem været en god og positiv stemning på afdelingsmøderne i FællesBo. I årets løb blev der valgt tre nye bestyrelser, og to bestyrelser blev opløst. beboere. Det svarer til en deltagelsesprocent på godt 25 pct. Det er en fremgang på 1 pct. i forhold til I alt var ud af FællesBos boliger repræsenteret på de ordinære afdelingsmøder. Alle tal skal ses i lyset af, at der på tre ud af de 82 møder slet ikke mødte beboere op. Mens fremmødeprocenten i én afdeling lå på 86 pct. af boligerne. Ved udgangen af 2013 var antallet af afdelingsbestyrelser 56 stk. Fremover kan beboerne på Odensegården i Herning, Østertoft/ Østervang i Aulum og Højen i Gjellerup også få glæde af en afdelingsbestyrelse til at repræsentere sig i beboerdemokratiet. I alt blev der i afdelingerne rundt om i Herning Kommune afviklet 82 afdelingsmøder, der tilsammen havde et fremmøde på FællesBo Årsrapport 2013 / Årets gang i FællesBo / 09

10 Virksomheds struktur i FællesBo FællesBos virksomhedsstruktur spejler den klassiske opbygning af almene boligorganisationer i Danmark. Strukturen kan med fordel sammenlignes med en kommune, hvor FællesBo er bygget op som en politisk-administrativ enhed, hvor den administrative del er embedsmændene og den politiske del udgøres af beboerdemokratiet. I den politiske del af FællesBo sidder organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet. Organisationsbestyrelsen er hovedansvarlig for FællesBos virksomhed. Repræsentantskabet er Organisationsdiagram Politisk del Repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Administrativ del Administrerende direktør boligorganisationens øverste myndighed og derfor ansvarlig for en lang række områder som for eksempel beslutning om byggepolitik, køb eller salg af ejendomme, godkendelse af budgetter, årsregnskaber og vedtægter. Den administrative del rummer hele administrationen, ejendomsfunktionærer, håndværkere og øvrige servicefunktioner. Herfra håndteres den daglige drift, økonomi, udlejning, vedligeholdelse og alle de services, som knytter sig til boligadministration. Direktionssekretær BoligButikken BoligService & Teknik BoligProjekt BoligØkonomi 10 / FællesBo Årsrapport 2013 / Virksomhedsstruktur

11 Organisationsbestyrelsen 2013 Knud Villy Mogensen Formand Tove H. Pedersen Næstformand Freddy T. Horsleben Heidi G. Larsen Henrik Hedelund Jonas Philipsen José Cardoso Kirsten Sørensen Mette Junge Povlsen medarb. repræsentant Mona Hedegaard Svend Ulrik Drejer-Sørensen FællesBo Årsrapport 2013 / Organisationsbestyrelsen 2013 / 11

12 Bestyrelsesberetning 2013 Beboerdemokratiet trives i FællesBo Turbulent. Sådan kan man vist kun beskrive årets begyndelse i FællesBo. Efter et mistillidsvotum til den siddende formand valgte samtlige bestyrelsesmedlemmer at trække sig. Det betød nyvalg på alle poster. og uprøvede kræfter har året igennem givet en positiv energi og en fornyelse til organisationsbestyrelsens arbejde. Både i form af nye kompetencer og i form af summen af bestyrelsens samlede kompetencer, som har givet en god dynamik, siger Knud Villy Mogensen. En række bestyrelsesmedlemmer tog mod opfordringen til at genopstille, flere beboere meldte sig til og fem nye og uprøvede bestyrelseskræfter blev valgt. Derimod var formandsposten en større udfordring. Først efter to ekstraordinære repræsentantskabsmøder kunne en ny organisationsbestyrelse og ny formand trække i arbejdstøjet. - Med 28 års erfaring med bestyrelsesarbejde i boligorganisationen deraf de seks år som formand, kan man næppe betegne mig som uprøvet. Derimod er jeg stolt af at kunne skrive under på, at en grundsten i FællesBo, beboerdemokratiet, i den grad både trives og fungerer, siger formand Knud Villy Mogensen. Med organisationsbestyrelsen på plads og konstitueret i august indledte vi arbejdet med at indfri en række målsætninger for vores arbejde i årets løb. Først og fremmest blandt andet med vigtige bestyrelseskurser for at sikre, at alle nye organistionsbestyrelsesmedlemmer er klædt godt og rigtigt på til at bestride det ansvar, som bestyrelsesarbejdet også er. Kurserne gav indsigt og tryghed i forhold til blandt andet det økonomiske og juridiske ansvar, som organistionsbestyrelsesmedlemmerne nu er en central del af i deres boligorganisation. - Med arbejdsro til organisationsbestyrelsen kunne jeg også bruge min erfaring til at konstatere, at organisationsbestyrelsen ikke bare er nyvalgt. Sammensætningen med både rutinerede Organisationsbestyrelsen har således i årets løb blandt andet ligeligt fordelt deltagelsen i de i alt ca. 80 afdelingsbestyrelsesmøder, hvor vi stiller os til rådighed som dirigenter. Det har blandt andet også betydet kursus i dirigent- og mødeledelse til de nye organisationsbestyrelsesmedlemmer. Udover de traditionelle bestyrelsesopgaver har den nye organisationsbestyrelse i årets løb også lagt et stort arbejde i en række vigtige projekter. Ikke mindst færdiggørelsen af den omfattende revision af FællesBos vision og mål. Dermed har vi videreført det arbejde, som den tidligere organisationsbestyrelse løb i gang. Vi har defineret delmål, der fungerer som pejlemærker for, at vi alle arbejder i den rigtige og samme retning i FællesBo. Det har været en stor og vigtig opgave, som har udmøntet sig et stærkt arbejdsredskab for FællesBo. Med den nyvalgte organisationsbestyrelse har vi fået tilført både yngre kræfter, værdifulde og alternative kompetencer. Det har blandt andet også betydet, at vi i årets løb har taget hul på arbejdet med at lade FællesBo bidrage aktivt på online sociale medier. Forsøgsvis har vi således i forbindelse med projekt Fælles Fremtid og arbejdet med helhedsplaner oprettet en FællesBo-side på Facebook. Fra organisationsbestyrelsens side håber vi, at Facebook-siden bliver en nem og opdateret måde at komme i kontakt med organisationsbestyrelsen og administrationen på i forbin- 12 / FællesBo Årsrapport 2013 / Bestyrelsesberetning 2013

13 FællesBo Årsrapport 2013 / Bestyrelsesberetning 2013 / 13

14 delse med helhedsplanerne. Et projekt som organisationsbestyrelsen i løbet af det nye år vil evaluere. Arbejdet med de sociale medier er sket i et af de udvalg med specifikke arbejdsområder, som organisationsbestyrelsen i årets løb har nedsat. Udover medie-udvalget, som også beskæftiger sig med onlinestrategier, er der også udvalg, som arbejder med eksempelvis kurser, og et som beskæftiger sig med bæredygtighed, der også er en vigtig del af helhedsplanerne. Fra organisationsbestyrelsens side skal også lyde ros til administrationen, som naturligvis også har været påvirket af den turbulente periode i bestyrelsen. Her arbejder alle medarbejdere dagligt målbevidst og professionelt med udviklingen af FællesBo. Således nyder FællesBo stor positiv opmærksomhed fra resten af landet som længst fremme med opbygningen af den digitale boligorganisation. Vores administration er både åben og synlig, og ikke mindst det målrettede arbejde med nedbringelsen af tomgangsboliger har i årets løb båret frugt. Alt det kan vi sagtens tillade os at være stolte af. Alt i alt har året på trods af en udfordrende begyndelse været et godt og spændende år. Organisationsbestyrelsen har arbejdet både hårdt, aktivt og positivt på et sundt mandat, der udspringer af det beboerdemokrati, som er vores fornemste opgave at vogte, pleje og videreudvikle. Til gavn for alle lejere i FællesBo, slutter formand Knud Villy Mogensen. 14 / FællesBo Årsrapport 2013 / Bestyrelsesberetning 2013

15 Mission & Vision FællesBos MISSION er at skabe enestående hjem til leje FællesBos VISION er at skabe de bedste rammer for beboerne FællesBo er en almen boligorganisation, der opfører, udlejer, administrerer, vedligeholder og moderniserer almene familie-, ældre- og ungdomsboliger. Som almen boligorganisation tilbyder vi vores beboere mulighed for stor indflydelse på egen lejebolig, på afdelingen og på hele organisationen gennem beboerdemokratiet. Med en professionel og markedsførende administration arbejder vi konstant for at tilbyde service, der skaber værdi og kvalitet for nuværende og kommende lejere samt vores samarbejdspartnere. Vi gør vores bedste for at modernisere fortidens boliger med nutidens midler til lejernes fremtidige ønsker og behov. Ved at sikre beboerindflydelse på og udvikling af tidssvarende boliger. Ved at have et velfungerende beboerdemokrati. Ved at være en førende og fremsynet boligorganisation i forhold til åbenhed og samarbejde i den almene boligsektor. Ved at være en synlig og nytænkende boligorganisation med et godt image. Ved et styrket samarbejde med kommunens forvaltninger gennem styringsdialogen. Ved at have en veldreven og nytænkende administration med service i højsæde. Ved at være en god og attraktiv arbejdsplads. FællesBo Årsrapport 2013 / Mission og vision / 15

16 Sammenligning af regnskabstal for FællesBo Budget Budget Konto Specifikation RESULTATOPGØRELSE Indtægter: 610 Samlede ordinære indtægter Ekstraordinære indtægter Årets underskud Indtægter i alt Udgifter: 530 Bruttoadministrationsudgift Tilskud til afdelinger Andre renteudgifter Henlæggelse af afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden Ekstraordinære udgifter Årets overskud Udgifter i alt BALANCE Aktiver: 720 Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver: 810 Egenkapital i alt Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Soliditetsgrad Ansatte i administrationen Antal lejemål pr. ansat Lejemålsenheder i alt administreret af FællesBo Nettoadministrationsudgift pr. lejemål Almene lejemålsenheder Nettoadministrationsudgift pr. almen lejemålsenhed Opkrævet administrationsbidrag almene boliger Opkrævet administrationsbidrag almene boliger - rabat / FællesBo Årsrapport 2013 / Sammenligning af regnskabstal for FællesBo

17 Årsregnskab 2013 FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013 / 17

18 Regnskab for organisationen Boligorganisation Tilsynsførende kommune Boligorganisationsnr Kommunenr.: 657 FællesBo Herning Kommune Torvet Torvet 7400 Herning 7400 Herning Tlf.: Tlf.: CVR: Bruttoetage- Antal areal À lejemåls- Antal leje- Afdelinger lejemål antal m 2 enhed målsenheder 1) Lejligheder (incl. ungdoms-, ældre- og lette kollektivboliger) ) Enkeltværelser ) Erhvervslejemål pr. påbegyndt 60 m ) Institutioner pr. påbegyndt 60 m ) Garager/carporte 609 1/ ) Lejemålsenheder i alt Ledelsespåtegning Organisationsbestyrelsen og den adm. direktør har dags dato aflagt årsregnskabet for 2013 for FællesBo, Herning. Årsregnskabet er udarbejdet efter lov om almene boliger og de regnskabskrav, der er gældende for almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Vi anser den valgte regnskabspraksis for hensigtsmæssig, således at årsregnskabet giver et retvisende billede af boligorganisationens og afdelingernes aktiver og passiver, finansielle stilling samt resultat. Årets underskud på kr. anses ikke for at være tilfredsstillende. Underskuddet overføres til arbejdskapitalen. Egenkapitalen udgør på balancetidspunktet kr., hvoraf kr. er arbejdskapital. Årsregnskabet og beretningerne fremlægges hermed til godkendelse. Herning, den 29. april 2014 Organisationsbestyrelsen: Knud Villy Mogensen Tove H. Pedersen Freddy Trans Horsleben Formand Næstformand Heidi Guldhammer Larsen Henrik Hedelund Jonas Philipsen José Cardoso Kirsten Sørensen Mette Junge Povlsen Mona Hedegaard Svend Ulrik Drejer-Sørensen Herning, den 29. april 2014 Herning, den 21. maj 2014 Direktion: Repræsentantskab: Årsregnskab og beretninger har været forelagt repræsentantskabet til godkendelse. Kaj Mortensen, Adm. Direktør Knud Villy Mogensen, Formand 18 / FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013

19 Til FællesBo Vi har revideret årsregnskabet for den almene boligorganisation FællesBo for regnskabsåret 1. januar 31. december 2013, der omfatter resultatopgørelse, balance og noter. Årsregnskabet er udarbejdet efter lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Den uafhængige revisors påtegning Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført revisionen i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning samt god offentlig revisionsskik, jævnfør instruks om revision af almene boligorganisationer. Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører revisionen for at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet er uden væsentlig fejlinformation. En revision omfatter udførelse af revisionshandlinger for at opnå revisionsbevis for beløb og oplysninger anført i årsregnskabet. De valgte revisionshandlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurdering af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for boligorganisationens udarbejdelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede. Formålet hermed er at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af boligorganisationens interne kontrol. En revision omfatter endvidere vurdering af, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af årsregnskabet. Konklusion om årsregnskabet Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af boligorganisationens aktiver, passiver og økonomiske stilling pr. 31. december 2013 samt resultatet af boligorganisationens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar 31. december 2013 i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabet, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysninger vedrørende forståelse af revisionen Boligorganisationen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision. Udtalelse om ledelsens årsberetning Vi har i henhold til god revisorskik gennemlæst ledelsens årsberetning. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den udførte revision af årsregnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i beretningerne er i overensstemmelse med årsregnskabet. Herning, den 29. april 2014 Partner Revision Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Peter Vinderslev Statsautoriseret revisor Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013 / 19

20 Resultatopgørelse Resultat Budget Budget Konto Note Specifikation ORDINÆRE UDGIFTER 501 Bestyrelsesvederlag m.v.: 1. Afdelinger i drift Nybyggeri * Mødeudgifter, kurser og kontingenter mv * Personaleudgifter * Kontorholdsudgifter (incl. EDB-drift) * Kontorlokaleudgifter (incl. afskrivning adm. ejendom) * Afskrivninger, driftsmidler Revision Bruttoadministrationsudgift Tilskud til afdelinger * Andre renteudgifter * Henlæggelse af afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden Samlede ordinære udgifter * Ekstraordinære udgifter Udgifter i alt Overskudsfordeling 1. Henlæggelse til arbejdskapitalen Udgifter og evt. overskud i alt / FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013

21 Resultat Budget Budget Konto Note Specifikation ORDINÆRE INDTÆGTER 601 * Administrationsbidrag: 1. Egne afdelinger i drift Egne sideaktiviteter i drift Egne afd. tillægsydelser Ekstern * Lovmæssige gebyrer m.v * Renteindtægter * Afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden Nybyggeri: 1. Byggesagshonorar Bestyrelsesvederlag Forbedringsarbejder m.v.: 1. Byggesagshonorar Diverse indtægter Samlede ordinære indtægter * Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til konto Indtægter og evt. underskud i alt FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013 / 21

22 Balance pr Indeværende år Sidste år Konto Note Specifikation AKTIVER Anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver 701 * Administrationsbygning * Inventar * Automobiler * EDB-anlæg * Indretning af lejede lokaler Materielle anlægsaktiver i alt Finansielle anlægsaktiver 712 Garantikapital i anden virksomhed Aktier og andele * Indskud i Landsbyggefonden * Andre finansielle anlægsaktiver Finansielle anlægsaktiver i alt Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver Tilgodehavender: * Afdelinger i drift * Sideaktiviteter * Ejerforeninger m.v * Afdelinger under opførelse/renovering Lagervarer * Andre tilgodehavender Forudbetalte udgifter Tilgodehavende renter * Værdipapirer/obligationsbeholdning Likvide beholdninger: 1. Kassebeholdning Bankbeholdninger Omsætningsaktiver Aktiver i alt / FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013

23 Indeværende år Sidste år Konto Note Specifikation PASSIVER Egenkapital 803 * Dispositionsfond * Arbejdskapital Egenkapital i alt Langfristet gæld 811 Prioritetsgæld, administrationsbygning Anden langfristet gæld Langfristet gæld i alt 0 0 Kortfristet gæld * Afdelinger i drift * Sideaktiviteter * Ejerforeninger m.v Leverandører * Omkostninger * Feriepengeforpligtelse m.v * Anden kortfristet gæld Kortfristet gæld i alt Passiver i alt * Eventualforpligtelser * Sideaktiviteter FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013 / 23

24 Faste noter Resultat Budget Budget Konto Specifikation Mødeudgifter, kontingenter m.v. 1. Møder Kursusudgifter Bestyrelsesansvarsforsikring Diverse udgifter - bestyrelse I alt Personaleudgifter 1. Lønninger, adm. personale Pension/pensionsbidrag ATP og socialsikring Fremmed assistance Forskydning i feriepengeforpligtelse Kørselgodtgørelse Kursus medarbejdere Andre personaleudgifter Drift firmabiler Lønindtægter og refusion I alt Der har i 2013 gennemsnitlig været 31 ansatte. Direktørens gage incl. pension udgør kr , hvortil kommer fri bil. 513 Kontorholdsudgifter 10. Kontorartikler Tryksager Mindre nyanskaffelser (< kr.) Faglige tidsskrifter Vedligeholdelse edb/kontorinventar Forsikring edb/kontorinventar Abonnement edb Leasing m.v. kontormaskiner Uforudsete adm.udgifter Annoncer Markedsføringsomkostninger Porto og fragt Telefon Juridisk assistance Fællesudgifter venteliste PBS Gebyr Rejseudgifter / restaurationsbesøg Kassedifferencer / møntafrunding Gebyr Refusion af andel af moms kontorholdsudgifter Konsulentbistand Vaskekort Repræsentation I alt / FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013

25 Resultat Budget Budget Konto Specifikation Kontorlokaleudgifter Torvet 12: 2. Husleje El, vand, varme Vedligeholdelse, rengøring m.v I alt Afskrivninger, driftsmidler 1. Inventar EDB Automobiler Afskrivning indretning af lejede lokaler I alt / Henlæggelse af afdelingernes bidrag m.v. 604 til dispositionsfonden 1. Afdelingernes bidrag til dispositionsfonden Ydelser fra afdelinger vedr. udamortiserede lån Indbetalinger til Landsbyggefonden Indbetalinger til Nybyggerifonden Pligtmæssige bidrag til Landsbyggefonden Ekstraordinære udgifter Tab ved salg af Skolegade 62, Herning Skift af samarbejdspartner vedr. serverhosting og support Ekstraordinære repræsentantskabsmøder Ansættelse af ny driftschef Tilskud til Boligsociale Helhedsplaner m.v Tilskud til afdelinger Udgifter vedr. udlejningskampagner m.v Forlig med ingeniørfirma vedr. opsigelse af samarbejde omkring udarbejdelse af Helhedsplaner Screening og udarbejdelse af handleplaner vedr. opland D digitalisering af tegningsmateriale m.v. samt udvikling af digital synsrapport Øvrige udgifter I alt Oversigt over administrationsomkostninger Bruttoadministrationsudgifter (konto 530) Ekstern administrations indtægt (konto 601) Lovmæssige gebyrer (konto 602) Byggesagshonorarer (konto 605/606) Ialt Pr. lejemålsenhed FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013 / 25

26 Faste noter Resultat Budget Budget Konto Specifikation Egne afdelinger tillægsydelser 10. Adm. bidrag antenneregnskab Adm. bidrag forbrugsregnskab Adm. bidrag fælleslokaler Adm. bidrag fællesvaskerier Adm. bidrag andet til afdelingen Lovmæssige gebyrer m.v. 10. Indmeldelsesgebyr/ventelistegebyr Restancegebyr (påkravsgebyr) Vaskekortgebyr Fotokopiering salg I alt / Opgørelse af nettorenteindtægt/-udgift 532 Anvendt renteberegningsmetode: Dag til dag rente 603 Renteindtægter 1. Afdelinger, rentesats 5,00% Afdelinger under opførelse/renovering, rentesats 1,00% Sideaktiviteter, rentesats 1,00% Ejerforeninger, rentesats 1,00% Bankbeholdning Obligationer (incl. realiserede kursgevevinster) Renter fra LBF vedr. egen trækningsret Andet I alt Renteudgifter 1. Dispositionsfond, rentesats 0% Afdelinger, rentesats 0,92% Sideaktiviteter, rentesats 0,92% Ejerforeninger, rentesats 0,92% Bankgæld Kreditorer Kurstab obligationer m.v Portefølgeplejegebyr Egen trækningsret I alt Nettorenteindtægt (-udgift) Nettorenteindtægt (-udgift) pr. lejemålsenhed Ekstraordinære indtægter Salg maskine Tilskud fra dispositionsfonden til dækning af ekstraordinære udgifter Tilskud fra arbejdskapitalen til dækning af ekstraordinære udgifter I alt / FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013

27 Indeværende år Sidste år Konto Specifikation Administrationsbygning Anskaffelsessum primo Afgang i året Anskaffelsessum ultimo Af- og nedskrivninger primo Tilbageførte nedskrivninger afhændede aktiver Af- og nedskrivninger i året Af- og nedskrivninger ultimo Bogført værdi ultimo Kontorinventar Anskaffelsessum primo Afgang i året Anskaffelsessum ultimo Af- og nedskrivninger primo Tilbageførte nedskrivninger afhændede aktiver Af- og nedskrivninger i året Af- og nedskrivninger ultimo Bogført værdi ultimo Automobil Anskaffelsessum primo Anskaffelsessum ultimo Af- og nedskrivninger primo Af- og nedskrivninger i året Af- og nedskrivninger ultimo Bogført værdi ultimo EDB-anlæg Anskaffelsessum primo Nyanskaffelser i året Afgang i året Anskaffelsessum ultimo Af- og nedskrivninger primo Tilbageførte nedskrivninger afhændede aktiver Af- og nedskrivninger i året Af- og nedskrivninger ultimo Bogført værdi ultimo Indretning af lejede lokaler Anskaffelsessum primo Nyanskaffelser i året Anskaffelsessum ultimo Af- og nedskrivninger primo 0 0 +Af- og nedskrivninger i året Af- og nedskrivninger ultimo Bogført værdi ultimo FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013 / 27

28 Faste noter Indeværende år Sidste år Konto Specifikation Indskud i Landsbyggefonden Bundne A- og G-indskud C-inskud Trækningsret (egne midler) Andre finansielle anlægsaktiver Huslejedepositum Afdelinger i drift Mellemregning afd. 102 Lindegårdvej, Herning Mellemregning afd. 234 Skolegade 5, Aulum Udlån afd. 108 Frejasgade/Danasvej, Herning Udlån afd. 230 Kløvervej/Markvænget, Aulum Udlån afd. 414 Kastanie Alle m. fl., Kibæk Sideaktiviter Håndværkerafdelingen Ejerforeninger m.v. Andelsboligforeningen Fynsgade Ejerforeningen Silkeborgvej, Herning Ejerforeningen Aulum Bymidte Ejerforeningen Mejerigården, Snejbjerg Afdelinger under opførelse/renovering Sjællandsparken, helhedsplan H. C. Ørsteds Vej, helhedsplan Gormsvej, helhedsplan Valdemarsvej/Thyrasvej, helhedsplan Nis Petersens Gård 2, nybyggeri A. I. Holms Vej, helhedsplan Fredhøj, helhedsplan Sønderager, helhedsplan Porshøj, helhedsplan Gyvelvej, Herning, helhedsplan Skovvænget, Haderup, grund Enghaven, Kibæk, grund Sønderbro, Kibæk, grund Fredbovej, helhedsplan Anemonevej, Aulum, renovering Elmegården, Herning, helhedsplan Ørstedsgården, Herning, helhedsplan Nygade 20, Herning, nybyggeri / FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013

29 Indeværende år Sidste år Konto Specifikation Andre tilgodehavender Tilgodehavende salgssum for Skolegade 62, Herning Erstatninger vedr. forsikringsskader Øvrige tilgodehavender I alt Fælles maskinparker Saldo primo Tilbagebetalt til afdelinger Bidrag fra afdelinger Drift, vedligeholdelse og nyanskaffelser Fælles maskinpark i alt Obligationer (noteret til kursværdi pr. 31/12) Nominel værdi Diverse obligationer I alt Dispositionsfond Saldo primo Saldo primo Tilgang: Bidrag, afdelinger Rentetilskrivning 0 0 Ydelser, udamortiserede lån Pligtmæssige bidrag fra afdelinger jvfr. 79 og Renter af egen trækningsret fra Landsbyggefonden Tilgang i alt Afgang: Tilskud til afdelinger m.v Tilskud til tab ved lejeledighed Indbetalinger til Landsbyggefonden Indbetalinger til Nybyggerifonden Tilskud fra Landsbyggefonden (egen trækningsret) Afgang i alt Saldo ultimo Dispositionsfonden specificeres således: Bunden del: Administrationsbygning Indskud i Landsbyggefonden Udlån afd. 414 Kastanie Alle m.fl Udlån afd. 230 Kløvervej m.fl Bunden del i alt Disponibel del Disponibel del i alt Saldo ultimo Dispositionsfond ultimo pr. lejemålsenhed Disponibel del ultimo pr. lejemålsenhed FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013 / 29

30 Faste noter Indeværende år Sidste år Konto Specifikation Arbejdskapital Saldo primo Saldo primo Tilgang: Årets overskud 0 0 Boligorganisationsandele til indfrielse, overført fra Herning Andelsboligforening ifm. fusionen 1/ Tilgang i alt Afgang: Årets underskud Tilskud til afdelinger m.v Afgang i alt Saldo ultimo Arbejdskapitalen specificeres således: Bunden del: Udlån afd. 108 Frejasgade/Danasvej Garantikapital i anden virksomhed Aktier og andele Bunden del i alt Disponibel del Disponibel del i alt Saldo ultimo Arbejdskapital ultimo pr. lejemålsenhed Disponibel del ultimo pr. lejemålsenhed Afdelinger i drift Mellemregning afd. 001 Herninglund, Herning Mellemregning afd. 002 Nørgårdsparken, Rolighedsvej 1, Herning Mellemregning afd. 003 Skoleparken, Skolegade, Herning Mellemregning afd. 004 Sabroesvej, Herning Mellemregning afd. 005 Tietgensgade, Thrigesgade, Herning Mellemregning afd. 006 Eegholmen, H.C.Ørstedsvej, Herning Mellemregning afd. 007 Monradsgade, Herning Mellemregning afd. 008 Niels Bohrsvej, Herning Mellemregning afd. 009 Ørstedsgården, H.C. Østedsvej, Herning Mellemregning afd. 010 Silkeborgvej 6, Herning Mellemregning afd. 011 Gl. Odensegård, Herning Mellemregning afd. 012 H.C. Ørstedsvej 52-54, Herning Mellemregning afd. 013 Ny Odensegård,, Herning Mellemregning afd. 014 Elmegården, H.C. Ørstedsvej, Herning Mellemregning afd. 015 Sprogøvej, Herning Mellemregning afd. 016 Sjællandsparken, Herning Mellemregning afd. 017 Slagelsegade, Herning Mellemregning afd. 018 Holbækvej, Herning Mellemregning afd. 019 H.C.Ørstedsvej, Herning Mellemregning afd. 020 Knudsvej, Herning Mellemregning afd. 021 Gormsvej, Herning Mellemregning afd. 022 Kaj Munks Vænget, Herning Mellemregning afd. 023 Gormsvej/Thyrasvej, Herning Mellemregning afd. 024 Valdemarsve/Thyrasvej, Herning Mellemregning afd. 025 Valdemarsvej, Herning Mellemregning afd. 100 A. I. Holms Vej, Herning / FællesBo Årsrapport 2013 / Årsregnskab 2013