MORE skal skabe sammenhæng mellem kommunale strategier og politiske prioriteter og internationalisering

Transkript

1 Municipality OutReach Europe MORE EUROPÆISK MERVÆRDI FOR MIDTJYSKE KOMMUNER Central Denmark EU Office (CDEU) går nye veje. I samarbejde med de midtjyske kommuner, vil vi være med til at skabe internationalisering, der fører til resultater. I sidste ende handler det om at sikre kommunerne flere EU-midler, flere kontakter, læring fra best practise i andre lande og mere synlighed internationalt. Derfor har CDEU udviklet produktet MORE. MORE retter sig mod kommuner i Midtjylland og er et konkret og fokuseret samarbejde mellem den enkelte kommune og CDEU om at føre intentionerne om internationalisering ud i livet. MORE fører til klarhed over prioriteringer og ressourcebehov og til aftaler om handling. Kort fortalt skal MORE bidrage til: MORE COHERENCE MORE skal skabe sammenhæng mellem kommunale strategier og politiske prioriteter og internationalisering MORE SYNERGY MORE skal sikre en mere effektiv udnyttelse af ressourcer både i kommunen og hos CDEU. MORE VALUE MORE skal sikre flere konkrete resultater af samarbejdet mellem kommunen og CDEU MORE iværksættes på baggrund af lokalpolitisk og organisatorisk opbakning og involvering. Internationalisering, der lykkes i praksis, bygger på en klar og kontinuerlig politisk opbakning og prioritering. MORE inddrager det politiske niveau og/eller højtstående embedsmænd kontinuerligt i hele processen gennem repræsentation i styregruppen og gennem den politiske beslutningsproces som et centralt og afgørende check-point midtvejs i forløbet, mellem prioriteringsprocessen og implementeringsdelen. MORE består af to hovedelementer. For det første en prioriteringsproces, som rummer forberedelse til og afholdelse af en workshop, som skal levere input til en efterfølgende politisk beslutning om hvilke konkrete aktiviteter, der er interesse for at satse på internationalt i kommunen. Og for det andet en implementeringsdel, der er processen frem mod det endelige slutresultat, fx en ansøgning om tilskud, etablering af kontakter, synliggørelse eller noget helt fjerde. Implementeringsdelen afhænger af den enkelte kommunes ressourcer, behov og interesser, og skal som sådan opfattes som et tilbud om realisering af de muligheder, der opstilles i den rapport, som CDEU udarbejder, og som er det konkrete resultat af prioriteringsprocessen.

2 MORE I DETALJER Med denne drejebog beskrives de to hovedfaser i processen i alle dens enkelte dele. Drejebogen kan give indblik i processen, men også fungere som check-liste, når en kommune har taget beslutning om at iværksætte MORE. I prioriteringsdelen indgår følgende elementer: Kommunen briefes Invitation og tilmelding Produktion af baggrundsmateriale (CDEU skabelon og spørgeskema) Pressestrategi Lokale arrangementer workshops Output afdækning af internationaliseringsmuligheder med forslag til handlingsplan, herunder estimat over ressourceforbrug målt i tid og penge. I implementeringsdelen ligger følgende elementer: Beslutning om de tiltag, der arbejdes videre med Synliggørelse Netværk Projektudvikling Aftalestruktur mellem kommunen og CDEU (forventningsafstemning, organisering, rollefordeling) Pressestrategi Evaluering Udover processen består MORE af en række redskaber, udarbejdet specifikt for dette produkt (skema til udarbejdelse af baggrundsmateriale, spørgeskema, der skal benyttes til indhentning af information om allerede igangværende internationale aktiviteter i kommunen, skitse til struktur af webbaseret information om tiltaget, pressestrategi).

3 MORE - WORKSHOPDESIGN BRIEFING AF KOMMUNEN Som optakt til samarbejdet mellem kommunen og CDEU afholdes et eller flere briefingsmøder, hvor følgende punkter afklares: Tidsramme for den første del af MORE, herunder aftale omkring dato og lokalitet for workshop Arbejdsdeling mellem kommune og CDEU, herunder etablering af kommunal styregruppe, der også repræsenterer det politiske niveau og/eller højtstående embedsmænd, og kontaktperson til henholdsvis deltagere og pressen Introduktion af pressestrategi Organisering af workshoppen Drøftelse af deltagerprofiler og invitationsproces på baggrund af kommunens ønskede segmentering Præsentation af workshopforløb og udkast til program, herunder oplægsholdere og temaer til brainstorming Identifikation af relevant baggrundsmateriale til brug for workshoppen og en organisering af indsamling af materialet Gennemgang og fordeling af diverse kommunikative opgaver, herunder invitation, tilmelding og pressekontakt Indledende drøftelse af tidsforbrug og fordeling af omkostninger mellem kommunen og CDEU Aftale mellem kommunen og CDEU omkring levering af input til en efterfølgende politisk beslutningsproces Indikation af, hvad en implementering vil koste kommunen i tid og økonomiske ressourcer på basis af konkrete scenarier (eksempel på tidsforbrug og omkostninger i forbindelse med synliggørelse, netværk og projekter). CDEU udarbejder et generelt udkast til invitation, kort forløbsbeskrivelse samt pressestrategi til brug i forbindelse med briefingmødet/-erne. CDEU leverer en opsamling på baggrund af det, der blev aftalt på briefingen i kommunen. Opsamlingen danner grundlag for iværksættelse af det videre forløb og skal indeholde en præcisering af timeforbrug og diverse omkostninger forbundet med forberedelse og afvikling af workshoppen. INVITATION OG TILMELDING (AFHÆNGER AF DEN ENKELTE KOMMUNES ØNSKE) CDEU lægger op til, at det i første omgang er kommunalbestyrelsen og kommunale embedsmænd, der deltager i processen. Intentionen er, at der efter workshoppen skal foreligge et dokument, der lægger op til beslutningstagen på 3-5 faglige områder. CDEU anser det derfor for centralt, at der er en vis bredde i deltagerprofilerne, fx gennem repræsentation af højtstående embedsmænd fra de forskellige forvaltningsgrene, for dermed dels at sikre langsigtet politisk vilje, dels at sikre en bredde i forhold til de efterfølgende internationale muligheder. Bredden i deltagerprofilerne vil også kunne sikre en bred forankring og etablere ejerskab for processen i kommunen. Ønsker kommunen at involvere lokale interessenter vil en identifikation af relevante deltagere ske i kommunen og evt. i samråd med CDEU. Lokale interessenter vil også senere i forløbet kunne indgå aktivt i konkrete projekter eller tiltag, som kommunen beslutter at iværksætte internationalt. Lokale interessenter vil fx kunne være repræsentanter fra: Det lokale erhvervsliv Offentlige institutioner Private foreninger og institutioner Udvalgte borgergrupper

4 Invitationen udformes som en personlig henvendelse, med information om arrangementet samt tilmelding. Invitationen udarbejdes af CDEU i det særlige MORE-format og udsendes af kommunen til de medarbejdere, politikere eller lokale interessenter, som kommunen har besluttet at invitere. Tilmelding sker til kommunen i god tid forud for afholdelsen af workshoppen for at sikre en seriøs forberedelse og gennemførelse. Efter tilmelding vil deltagerne modtage baggrundsmateriale med information om kommunens egne internationale aktiviteter, forskellige relevante informationer vedrørende ansøgning om tilskud i EU-regi, samt en kort introduktion til CDEU og til MORE. BAGGRUNDSMATERIALE For at ruste deltagerne bedst muligt og sikre en ensartet referenceramme i forbindelse med afviklingen af workshoppen skal der udarbejdes baggrundsmateriale, herunder: Et kommunalt faktaark om eksisterende og fremtidige initiativer i forhold til EU og det internationale område. Kommunens internationale strategi (hvor den findes), andre kommunale strategier, visionspapirer og handlingsplaner En kort præsentation af CDEU og dets opdrag samt andre relevante baggrundsinformationer (hvad er internationalisering og internationalt arbejde, hvordan søges der om EU-tilskud, ordliste, m.v.) Et faktaark om MORE CDEU samler materialet og sørger for at udsende det til deltagerne på workshoppen efter aftale med kommunen, evt. digitalt. Såfremt kommunen ønsker det, kan baggrundsmaterialet ligge tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Baggrundsmaterialet danner endvidere udgangspunkt for CDEUs arbejde med brainstorming-materialet og identifikation af temaer til brainstorming-processen. PRESSE OG PR (HVIS KOMMUNEN ØNSKER DET) For at understøtte kommunens arbejde i forhold til presse og PR i forbindelse med workshoppen, tilbyder CDEU i samarbejde med kommunen at udarbejde en kort og praktisk pressestrategi med henblik på at identificere, hvilke lokale/regionale/nationale medier, der bør kontaktes (fx lokale aviser, radio- og tvstationer). I pressestrategien kan indgå anbefalinger til organisering af kontakten til pressen og dens eventuelle deltagelse i workshoppen. Derudover udvikler CDEU skabeloner til følgende materiale: Workshopinvitation til lokal presse ( format eller evt. som postkort med logo) Pressemeddelelse om workshops Beslutning om indhold og omfang af det, der udsendes til pressen, sker i kommunen. Udover lokale presse- og PR initiativer skal der også tages beslutning om online-formidling af workshoppen. Kommunen vil kunne benytte sin egen hjemmeside som udgangspunkt, og her dedikere en side til MORE-workshoppen. CDEU vil dog også tilbyde kommunen at benytte en opsætning, der er koblet på CDEU s hjemmeside, og som rummer al information om MORE, herunder også link og info om andre kommuners deltagelse. Det er tanken, at hjemmesiden kommer til at fungere som virtuelt omdrejningspunkt for informationer og data før under og efter workshopforløbet.

5 WORKSHOPS - PROCESFORLØB Selve workshoppen kan afvikles som et forløb, der strækker sig over 5-6 timer, fx som et forlænget fyraftensmøde, og efter konkret aftale med kommunen. Nedenfor ses en programskitse, der indeholder de væsentligste elementer af et workshopforløb. Programmet kan eventuelt udvides med længere forløb til diskussion, måltider, networking eller oplæg ved eksperter. Workshoppen foregår i mindre grupper. For at sikre den fornødne styring og ejerskab i forhold til flowet under workshoppen, tilrådes det at styregruppen forud for workshoppen udpeger et antal bordformænd svarende til antallet af grupper. Bordformændene får en styrende rolle af gruppen. Bortset fra kommunens formelle værtsopgave, påtager CDEU sig det praktiske ansvar for gennemførslen af det fastsatte program og indgår som procesledere i forhold til det konkrete arbejde i grupperne. PROGRAMSKITSE: 30 min Velkomst v/ borgmester eller anden højtstående repræsentant for kommunen Tankevækkende oplæg om internationalt arbejde pep-talk fra en udefra (fx MEP er) Præsentation af MORE og aftenens program, samt introduktion til mulig implementering v/ CDEU 1 time 1. runde. Gruppearbejde med brainstorming Ideskabelse Deltagerne er på forhånd inddelt i grupper ud fra spredningshensyn Brainstormingen relaterer til overordnede tendenser i kommuner som identificeres ud fra det baggrundsmateriale, CDEU samler ind. Gruppearbejdet bygger på en tilpasset version af brainstormingmodellen GPS udviklet af Flanders District of Creativity. 45 minutter 2. runde udvælgelse af ideer Deltagerne vælger i par de ideer, de synes bedst om 10 minutter. Gruppediskussion om de udvalgte ideers europæiske relevans. CDEU faciliterer. 20 minutter. Prioritering af ideerne i gruppen. Hver gruppe skal komme op med en liste på 3-5 ideer at arbejde videre med, afhængig af antallet af grupper og antallet af deltagere. 15 minutter 45 minutter 3. runde. Udvikling af de 3-5 bedste ideer med brug af skabelon. CDEU sparrer på den internationale dimension. Udkomme: 15 ideer, hvoraf alle deltagere i en efterfølgende diskussion bliver enige om 5 ideer, 30 minutter Præsentation af udviklede ideer i fælles forum 20 minutter De udfyldte skabeloner hænges op til fri beskuelse Derefter pause, hvor alle deltagere har mulighed for at få dybere indblik i de forskellige ideer 1 time Fælles diskussion af alle 15 ideer med henblik på beslutning om 5 ideer, som CDEU arbejder videre med og konkretiserer i forhold til mulighederne internationalt. Konkretiseringen skal danne input til senere politisk drøftelse og stillingtagen i kommunen. De ideer, der ikke vælges ud til konkretisering, kommer i en rugekasse til evt. senere udklækning. 30 minutter Pauser indlagt efter behov OUTPUT De udvalgte 5 ideer konkretiseres med et estimat på ressourceforbrug og mulighed for gennemførelse på kortere og længere sigt. I outputtet indgår en præcisering af, hvordan de prioriterede områder kan implementeres i praksis (jf. afsnit om implementering). CDEU overvejer også, hvor det kan være relevant at samarbejde på tværs af kommuner. De øvrige ideer føjes til med udgangspunkt i de skabeloner, som workshoppen ledte frem til, men uden yderligere konkretisering. CDEU forpligter sig til at levere inputtet inden for en tidsramme på 1 måned efter afholdelsen af workshoppen. Kommunen og CDEU udvælger i fællesskab hvilke dele af udkommet, der kan præsenteres på hjemmesiden.

6 SAMLET PROJEKTFORLØB Beskrivelse af workshoppens samlede arbejdsindsats fra CDEU og kommunen. Tidsplan Opgave Titel CDEU ressourcer X kommune - ressourcer Måned Briefing af kommunen Forberedelse, møder, opfølgning 15 timer Måned Indsamling af baggrundsmat. Bearbejdelse af materiale fra kommunen til samlet materiale 20 timer Måned Invitation og tilmelding Udarbejdelse af invitation 3 timer Måned Pressestrategi Oplæg til pressestrategi, identifikation af relevante medier, pressemeddelelse, koordinering 10 timer Måned Afvikling af workshop Forberedelse og deltagelse 15 timer Måned Output Bearbejdelse af output fra workshop + baggrundsmateriale, konkretisering af tilskudsmuligheder/ interntionaliseringsmuligheder, forslag til handlingsplan 30 timer Deltagelse i møde, afklaring af hele processen, intern afklaring 5 timer Udsendelse af CDEU-spørgeskema, videresendelse af materiale til CDEU, sparring på materiale, layout, opsætning, udsendelse af materiale til deltagere 10 timer Udsendelse af invitationer, håndtering af tilmeldinger 10 timer Identifikation af relevante medier i samarbejde med CDEU, udarbejdelse af pressemeddelelse, invitationer, koordinering 10 timer Forberedelse og deltagelse - 15 timer Sparring 5 timer

7 IMPLEMENTERING Med implementeringsdelen indledes opfølgningen på første del af MORE. Implementeringen forudsætter en politisk beslutning på kommunalt niveau og en kommunal ressourceallokering. Den bygger på konklusionerne og anbefalingerne fra workshoppen, herunder kommunens internationale strategi og handlingsplan, hvor den forefindes. Kommunen er indledningsvist blevet orienteret om de ressourcemæssige konsekvenser af implementeringen (delelement af briefing). Hvis kommunen ønsker at iværksætte de anbefalinger, som CDEU har givet efter workshoppen, vil der blive udarbejdet en aftale mellem kommunen og CDEU om facilitering af de indsatsområder, der tages beslutning om, og hvert område afsluttes efterfølgende med en evaluering. Såfremt der er gået mere end et halvt år efter workshoppen eller der har været nyvalg kan der være behov for at tage anbefalingerne op til nyvurdering. Forud for implementeringsfasen udarbejdes en forventningsafstemning mellem kommunen og CDEU på basis af oplæg fra CDEU. Implementeringen omfatter en række aktiviteter, som er beskrevet i detaljer nedenfor, nemlig: bistand til synliggørelse af kommunen i det europæiske rum identifikation og medlemskab af europæiske netværk projektansøgning og projektgennemførelse For hvert tiltag, der er taget beslutning om, nedsætter kommunen en projektgruppe og udpeger en person, der står for kontakten til CDEU. CDEU anbefaler kraftigt, at der er politisk deltagelse i projektgruppen for at sikre det politiske ejerskab. CDEU hjælper med videreførelse af pressestrategien, for så vidt kommunen ønsker dette, indeholdende de samme logoer og elementer. SYNLIGGØRELSE Synlighed har fået ny betydning i en globaliseret sammenhæng. Synlighed kan føre til samarbejde, eksport og import af know-how, udvikling og kommercielle aftaler. Synlighed kan således gavne kommunen, dens institutioner, dens erhvervsliv samt organisations- og foreningsliv. Viden om de kommunale og regionale kompetencer i de øvrige regioner og kommuner i Europa kan således blive en genvej til vækst. Sammen med kommunen udarbejdes en strategi for synliggørelse af kommunen. Strategien er tidsafgrænset og indeholder udover en klar målsætning også en præsentation af hovedelementerne i strategien. Strategien følges op af en konkret handlingsplan, der udmønter kommunens og CDEUs forskellige roller. AKTIVITETER Seminarer, konferencer, workshops i udlandet, fx stand på internationale konferencer oplæg på konferencer Strategisk promovering af kommunale interesser over for centrale beslutningstagere i EU-institutionerne

8 Udsendelse af nyheder om kommunen gennem internationale netværk Lokale events med international deltagelse Aktiv inddragelse af kommunens borgere i internationale fora, hjemme og i udlandet NETVÆRK Det europæiske samarbejde rummer mange, mange netværk, og nogle af disse kan være ret relevante for udviklingen i kommunen generelt og for de enkelte prioritetsområder i kommunerne mere specifikt. Der er mange fordele ved at tilslutte sig et europæisk netværk, fx: erfaringsudveksling, fælles læring, opbygning af samarbejdsrelationer på kort og lang sigt, partnerskaber til EU-ansøgninger, interessevaretagelse og spin-off i form af systemeksport o.lign. Netværkene kan variere fra formaliserede netværk med medlemskab, kontingent, statutter osv. til uformelle netværk af kortere eller længere varighed. CDEU er selv medlem af flere (og følger endnu flere) netværk qua sin placering som regionalt kontor i Bruxelles, hvilket kommunerne umiddelbart kan gøre brug af. Det drejer sig bl.a. om ERRIN, informal Baltic Sea Group, Open Days samarbejde. Men derudover kan CDEU bistå kommunerne med at blive del af eksisterende netværk og/ eller skabe nye. Sammen med kommunen udarbejdes en strategi for kommunens fremtidige arbejde med europæiske netværk på et givet område. Strategien er tidsafgrænset og indeholder udover en klar målsætning også en præsentation af hovedelementerne. Strategien følges op af en konkret handlingsplan, der udmønter kommunens og CDEUs forskellige roller. AKTIVITETER Identifikation af eksisterende netværk; formelle/uformelle; undersøge vilkår for medlemskab; fordele og ulemper; støtte op om disse aktiviteter Etablere netværk skræddersyede til kommunale interesser Vedligeholdelse af netværk

9 PROJEKTER Projektsamarbejde med internationale aktører giver et kvalitativt løft til et projekts indhold og resultater. Partnere, der kommer fra andre administrative og sociale kulturer, vil stille spørgsmål til processer og procedurer og dermed give et værdifuldt og innovationsskabende input til indgroede og fastlejrede vaner. Et internationalt samarbejde i projektsammenhænge kræver desuden en grundig refleksion over projektets afvikling og forløb og også resultaternes udbredelse og udnyttelse. Det kan være med til at gøre resultaterne mere langtidsholdbare. Et projektsamarbejde vil samtidig kunne føre til spin-off på mange områder, fx politiske, administrative, kulturelle og erhvervsmæssige. Partnere, som kommunen har arbejdet sammen med i en længere periode, opbygger gensidig tillid og troværdighed i forhold til omgivelserne, fx EU-systemet og andre europæiske regioner. Kommunen kan gennem sine projektpartnere blive inviteret til at tage del i nye projekter; nye projekter udviklet i kommunen kan udvikles sammen med kendte partnere og derved også underbygge kvaliteten af projektet. Konkret vurdering af implementeringen af projektideerne CDEU giver i denne fase en første, konkret vurdering af mulighederne for at gennemføre de projekter, som kommunen har udvalgt, tidsperspektivet for deres gennemførelse samt tidsforbruget for hhv. kommunen og CDEU. I denne vurdering spiller en række faktorer ind, fx udviklingen i de europæiske overordnede politikker og budgetter samt de enkelte tilskudsprogrammers årlige arbejdsprogrammer og ansøgningsfrister. Hvis kommunen prioriterer at deltage i et projekt, som andre er projektleder af, kan CDEU gøre en ekstra indsats for at finde frem til relevante projekter fx gennem de netværk, som CDEU er medlem af. Hvis kommunen i stedet ønsker selv at lede et projekt, hvilket giver de optimale muligheder for at definere resultater og i øvrigt sætte rammerne for processen, vil de nedenstående elementer kunne udgøre hovedelementerne i rækken af opgaver, som vil skulle indgå i en aftalt arbejdsdeling mellem kommunen og CDEU. Organiseringen af projektudvikling I forbindelse med at kommunen skal søge om tilskud til gennemførelse af et konkret projekt, indgår kommunen og CDEU aftale om, hvilke delopgaver, CDEU forventes at udføre enten som drivende kraft eller som støtte og sparring for kommunen, hvordan det skal gøres og et estimat for timeforbrug. Hvert projekt vurderes individuelt ud fra disse kriterier. Der opsættes på baggrund heraf en møderække mellem CDEU på den ene side og den kommunale tovholder og projektgruppe på den anden. Køreplan og implementering godkendes og nedfældes i et planlægningsredskab, fx et GANTT-skema. Alle deltagere forpligter sig på at overholde denne plan. Kortlægning af og køreplan for udvikling af projektideen og projektet. Nedenfor opregnes de delelementer, som indgår i langt de fleste EU-projekter. De er alle af stor betydning for projektets chancer for at blive accepteret, selvom der også er variationer og forskelle fra projekt til projekt i, hvilke delelementer der er af størst betydning i den konkrete indkaldelse.

10 Kontrol af den europæiske merværdi Da praktisk taget alle EU-støttede projekter skal have en værdi for det europæiske fællesskab (i modsætning til en lokal eller national interesse), er det vigtigt, at der sker en nøje gennemgang af fx hvilke europæiske, politiske målsætninger, som projektet skal opfylde, hvilke særlige krav og hensyn der er til projektet. CDEU bistår med at fx screene den relevante lovgivning og pege på det europæiske ved projektet. Partnersøgning Så godt som alle EU-projekter er transnationale, dvs. at de består af partnere fra flere lande. CDEU bistår kommunen med at finde relevante partnere til projektet, hvis kommunen ikke allerede har partnere, den gerne vil arbejde sammen med, eller hvis der skal søges nye partnere. CDEU kan også arrangere eller deltage i de indledende partnermøder, hvor projektideen udvikles. Kontrol af det nyskabende i projektet EU stiller altid krav til, at projekter skal være nyskabende og innovative. Det er der flere måder at undersøge. På den ene side kan det være, at de lokale aktører er fuldstændig klar over, hvor innovativ ideen er. Men hvis man ikke ved det, kan CDEU træde til og screene tidligere projekter. CDEU kan og skal ikke finde på, hvad der er innovativt ved et projekt det er op til de danske aktører. Men vi kan hjælpe med at vurdere, om projektideen har været afprøvet i tidligere EU-støttede projekter, om man i databaser o.lign. kan finde resultater, som kommunen kan bygge videre på og om ideen vil anses som innovativ efter en EU-målestok. Andet nyttigt input Foruden tjek af den europæiske merværdi, partnersøgning og graden af innovation kan CDEU hjælpe med til, at projektet kommer til at leve op til den almindeligt udbredte form for EU-projekter, herunder: Budget Organisering i management, aktiviteter og arbejdspakker Tidsmæssig opbygning Konsortium-dannelse kommunikation med partnere Vidensspredning ( dissemination ) og udnyttelse ( exploitation ) af projektets resultater Forståelse og udfyldning af ansøgningsskemaer og andre formalia Kontakt til relevante eksperter i Europa-Kommissionen I nogle tilfælde er det muligt at tage en indledende kontakt til Europa-Kommissionens eksperter for at høre, om en projektide ligger inden for rammerne af et tilskudsprogram. Det er også i nogle tilfælde muligt at indsende et par siders projektbeskrivelse til en første men ikke forpligtende bedømmelse. Denne kontakt kan CDEU stå for.

11 Skrivning af ansøgningen Hvis kommunen ønsker det, kan den inddrage CDEU i arbejdet med at skrive ansøgningen. CDEU kan dog ikke påtage sig at skrive hele ansøgningen selv. En aftale om bistand i forbindelse med skrivning af ansøgning afhænger af de arbejdskraftsmæssige ressourcer, som CDEU er i besiddelse af. Det vil også altid være en forudsætning at den ansøgende institution eller kommune bidrager ligeværdigt i skriveprocessen for at sikre et tilstrækkeligt højt fagligt niveau. Inddragelse i skriveprocessen vil også betyde, at kommunen skal betale et særskilt honorar eller at CDEU indgå som partner i projektet. Hvis kommunen vælger at lade CDEU skrive en større del af ansøgningen, skal kommunen samtidig forpligte sig på at gå ind i et konkret og forpligtende samarbejde, som der afsættes medarbejdere og ressourcer til. Alternativt kan CDEU bistå kommunen med at finde konsulenter, der kan stå for skrivningen. Og endelig, hvis kommunen selv ønsker at skrive ansøgningen, kan CDEU træde til med sparring og støtte, samt kommentere projektudkast undervejs. Hver fremgangsmåde vurderes og der sættes forventet timetal og omkostning på. Forhandling af den endelige kontrakt Når projektet opnår godkendelse, skal den endelige kontrakt forhandles med Europa-Kommissionen. I den proces sker det ofte, at Europa-Kommissionen har nogle ændringsforslag eller yderligere betingelser. CDEU kan bistå i denne forhandling. IMPLEMENTERING AF PROJEKTET Der er en lang række konkrete krav at leve op til, når et projekt skal føres ud i livet. Formelt skal der sikres en løbende evaluering, som samles i rapporter midtvejs og til sidst i processen. Derudover vil der være deadlines at overholde, og som koordinator en sikring af, at partnerne overholder de deadlines, de har bundet sig til. Endelig er der hele den finansielle styring af projektet, som sker efter bestemte og forud fastlagte retningslinjer. CDEU kan fungere som sparringspartner gennem hele processen og bidrage til, at de enkelte led i processen gennemføres, så det giver størst mulig tilfredshed for kommunen. CDEU vil også kunne gå i dialog med den administrative myndighed i Europa-Kommissionen i forbindelse med afklaringsbehov omkring udbetaling af støtte, samt bistå til løsning af de problemer, der eventuelt måtte opstå i projektet. AFSLUTTENDE EVALUERINGER EFTER HVERT PROJEKT Som afslutning på hvert større tiltag i samarbejdet mellem CDEU og kommunen foretager CDEU en evaluering ud fra et fastsat evalueringsskema. Det indeholder fx en vurdering af udbyttet for kommunen, herunder om processen har haft konkrete resultater (i forhold til projektets målsætning) og andre resultater (fx netværksopbygning, kommunalt samarbejde på tværs af afdelinger o.lign) samt om målet står i forhold til de ressourcer, der er investeret i projektet. Evalueringen sættes op mod forventningsafstemningen, som blev udarbejdet i begyndelsen af implementeringsdelen.