Arbejdsmøde 5. Udviklingsgruppen. Vejen, den 8. september 2014

Transkript

1 Arbejdsmøde 5 Udviklingsgruppen Vejen, den 8. september 2014

2 Dagsorden 1. Status på udviklingsgruppens arbejde 2. Resultat af spørgeskema - besvarelserne 3. Minimumskravene 4. Tids- og handlingsplan Side: 2

3 Dagsorden 1. Status på udviklingsgruppens arbejde 2. Resultat af spørgeskema - besvarelserne 3. Minimumskravene 4. Tids- og handlingsplan Side: 3

4 Tidsplan for udviklingsgruppens arbejde Møde Mål Dato Møde 1 Formål og tidsplan Marts Møde 2 Konkretisering April Møde 3 Møde 4 Møde 5 Møde 6 Input fra arbejdet med minimumskravene Fokus på delkonklusioner og anbefalinger til hallerne Fokus på involvering af de enkelte hallers ledelser Handlingsplaner (demo på Globus IT platform) Maj Juni I dag Oktober Side: 4

5 Vores vision Vi vil give det størst mulige antal borgere mest mulig bevægelse for pengene Med en god vision er der mulighed for at skabe forandringer Side: 5

6 Formål Projektets formål er at gennemføre en forandringsproces for hallerne i Vejen Kommune med udgangspunkt i den vision, der er blevet formuleret i samarbejde med udvalget for sundhed, kultur og fritid: Vi vil give det størst mulige antal borgere mest mulig bevægelse for pengene Med det udgangspunkt vil der blive formuleret en række overordnede mål i samarbejde med aktørerne. Som en integreret del af processen vil de enkelte haller få mulighed for at udarbejde en handlingsplan med fokus på minimumskravene. Side: 6

7 Dagsorden 1. Status på udviklingsgruppens arbejde 2. Resultat af spørgeskema - besvarelserne 3. Minimumskravene 4. Tids- og handlingsplan Side: 7

8 Input fra de enkelte hallers ledelser 6 besvarelser 2 mangler Gode input / datakvalitet Side: 8

9 Input fra de enkelte hallers ledelser Spm 3: Benytter jeres hal webbaseret selvbetjening Planlægger at købe et system; 17% Ja; 33% 3 af hallerne benytter / planlægger at benytte Globusdata Nej; 50% I 2014 blev der indgået en økonomiaftale mellem Kommunernes Landsforening (KL) og regeringen blev der, som en del af loven om obligatorisk digital selvbetjening, vedtaget, at centre, haller mv. pr skal have en selvbetjeningsløsning i form af elektronisk lokalebooking. Af aftalen fremgår, at en af gevinsterne er bedre udnyttelse af lokalerne. Side: 9

10 Input fra de enkelte hallers ledelser Spm 8: Ønsker I at indgå i en egentlig sammenlægning med en eller flere haller? Ja; 16% Måske; 17% Nej; 67% Side: 10

11 Input fra de enkelte hallers ledelser Spm 11: Har I udarbejdet en fremtidsplan / strategiplan for jeres hal? Ja, men den er for gammel; 33% Ja; 34% Nej ; 33% Side: 11

12 Input fra de enkelte hallers ledelser Spm 12: Planlægger I at udarbejde en fremtidsplan / strategiplan for jeres hal? Ja Side: 12

13 Input fra de enkelte hallers ledelser Spm 6: Ønsker I at samarbejde med en eller flere haller inden for følgende områder? Ja 7,0 6,0 5,0 Måske Nej 4,0 3,0 2,0 1,0 3,2 3,7 5,5 6,3 4,3 4,7 5,3 4,0 Fokus på fælles markedsføring, udvikling af nye aktiviteter, indkøb og uddannelse (se næste side) Side: 13

14 Mulige samarbejdsområder (med eksempler) Markedsføring (eksempler) Åben hal arrangement Fælles kampagner Fælles hjemmeside Vejentil Facebook Indkøb Hallerne kan bruge kommunens aftale Udvikling af nye aktiviteter og uddannelse Uddannelse i udvikling af nye aktiviteter (åben hal, flexible anvendelser mv.) Uddannelse i udviklingsprocesser Kobling til eventuel udviklingsmedarbejder Organisatorisk forankring hos udviklingsmedarbejderen Side: 14

15 Dagsorden 1. Status på udviklingsgruppens arbejde 2. Resultat af spørgeskema - besvarelserne 3. Minimumskravene 4. Tids- og handlingsplan Side: 15

16 Minimumskravene færdiggøres i løbet af september / oktober Krav Mål Hvem gør hvad Transparent lokaleanvendelse Fælles anvendelse af bookingsystemer (eventuelt med hjælp fra VK) Fælles økonomiske tilskudsrammer Driftskontrakt med hallerne og krav til regnskabsaflæggelse (VK udarbejder retningslinjer og vejledning) Samarbejde på tværs, herunder udviklingsmål Eventuelt indkøbssamarbejde Indførelse af webbaseret bookingsystem Indførelse af fælles webbaseret bookingsystem Nye principper for tilskudsrammer hvor faktisk aktivitet honoreres -Retningslinjer for hallernes regnskabsaflæggelse -Regnskabsskabelon for haller i Vejen kommune -Definition af idrætslige og kommercielle aktiviteter Rammer og skabelon for udviklingsmål Fælles aftaler inden for udvalgte områder Henning / VK Henning / VK Arbejdsgruppe med Helle, Henning, Niels og Lars Lars (se næste side) Se spørgeramme. Næste skridt aftales på næste udviklingsmøde Diskuteres i dag Side: 16

17 Transparent lokaleanvendelse Det er oplagt at benytte Globus data til lokalebooking. (4 haller har allerede systemet / eller planlægger at købe det) HSJ fortæller om næste skridt og handlingsplanen Side: 17

18 Driftskontrakt med hallerne og krav til regnskabsaflæggelse Konkrete aktiviteter - Udarbejdelse af retningslinjer for hallernes regnskabsaflæggelse - Regnskabsskabelon for haller i Vejen kommune - Definition af idrætslige og kommercielle aktiviteter Side: 18

19 A. Formål med udarbejdelsen af en ny model for tilskud 1. Sikre en transparent fordeling 2. Sikre ensartet fordeling 3. Sikre et minimums service niveau i hallerne 4. Understøtte mere aktivitet i hallerne 5. Understøtte hallernes egen indtjening Side: 19

20 B. Parametrene der skal indgå i modellen 1. Fast pris pr time (baseret på faktisk aktivitet) 2. Pris pr time skoleidræt (yderligere input modtages senere i september) 3. Pris pr sundhedsfremmende time 4. Midler til udviklings- og eksperimenterende aktivitet Side: 20

21 C. Forudsætningerne 1. Der etableres en overgangsordning på 3 år. 2. I overgangsperioden vil der blive sat fokus på hallernes handlings- og aktivitetsplaner. 3. Udgangspunktet er fortsat en 35/65 (egenbetaling/tilskud) 4. Tildeling sker på baggrund af faktisk aktivitet. (afmeldepligt) 5. Budgetudkast godkendes af udvalget / politikkerne Side: 21

22 Tids- og handlingsplan 1. Forberedelse af resultater fra spørgeskemaer inden den Møde vedrørende tilskudsramme den Møde 5 i udviklingsgruppen den Fortsat arbejde med minimumskravene, herunder intern beslutningstagning i Vejen Kommune 5. Næste koordinationsgruppemøde den Fremlæggelse til udvalget i oktobermødet (21.10 klokken 15:30). I november afholdes en temadrøftelse. Byrådsbeslutning 2015Q1. 7. Møde 6 i udviklingsgruppen med fokus på handlingsplaner klokken 16:00-19:00. Side: 22