Tilbudsindhentning. Tjenesteydelser

Transkript

1 Tilbudsindhentning Tjenesteydelser På levering af Vaske-/lejeordning af arbejdsbeklædning, vask af kommunalt ejet arbejdsbeklædning og køb af arbejdsbeklædning til afdelingerne Drift og Renovation, By- og Udviklingsforvaltningen, Kolding Kommune Kolding Kommune oktober 2016

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Tidsplan Spørgsmål Opgavens omfang Tilbudsafgivelse Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Forbehold Aktindsigt Vareprøver Vurdering af indkomne tilbud Egnethed Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og/eller faglig formåen Konsortier Tildeling Kravspecifikation Generelle krav Kvalitet Basissæt Logo Bestilling og styring af forbrug Køb af arbejdstøj Restordre Afmelding Levering og afhentning Vask Allergiske reaktioner Svind Reparation Sikkerhed Udskiftning af arbejdstøj Opstart/implementering Kontakt og konsulentbistand Side 2 af 38

3 8.18 Aftaleophør Kontrakten Bilag 1 - Tilbudsliste Bilag 2 Virksomhedsoplysninger Bilag 3 Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Bilag 4 Erklæring om uforfalden gæld til det offentlige Bilag 5 Referencer Bilag 6 Arbejdsklausul Bilag 7 Basissæt Bilag 8 Leveringsadresser Bilag 9 Pointmodel Side 3 af 38

4 1. Indledning Tilbudsindhentning foretages i overensstemmelse med Udbudsloven 193, stk. 1, litra 3 (offentligt indkøb under tærskelværdierne uden klar grænseoverskridende interesse). Den valgte proces er følgende: Tilbudsmateriale annonceres på hjemmeside Der foretages udvælgelse og tildeling som beskrevet i materialet Kontrakt med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af den vedlagte kontrakt. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af tilbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret. 2. Tidsplan Offentliggørelse Spørgefrist: Svarfrist: Tilbudsfrist: kl Implementeringsstart: Leveringsstart: Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i kontrakten eller tilbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i tilbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende tilbudsindhentningen skal være skriftlig på dansk og rettes til: indkoeb@kolding.dk Att.: Merethe Laursen Side 4 af 38

5 Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via 4. Opgavens omfang Tilbudsindhentning vedrører levering af: vaske/lejeordning (arbejdsbeklædning), vask af kommunalt ejet arbejdsbeklædning samt køb af arbejdsbeklædning til afdelingerne Drift og Renovation ved By- og Udviklingsforvaltningen, Kolding Kommune. Der er ønske om en ugentlig levering/afhentning. Vask må maksimalt tage en uge, således at tøj leveres vasket tilbage en uge efter afhentning. Tøj lægges til vask af medarbejdere efter behov. Afhentning/levering til tre adresser: Drift: Renovation: Smedegade 10, 6000 Kolding Donslandevej 98, 6000 Kolding Bronzevej 3, 6000 Kolding For nærmere beskrivelse af opgavens omfang, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til kravspecifikationen og tilbudslisten, samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål. Forbrug er estimeret på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktiviteter med de forudsætninger, der kendes på nuværende tidspunktet. Den estimerede omsætning er således ikke bindende for ordregiver (estimeret forbrug fremgår af Bilag 1: Tilbudslisten). Den tilbudte kontrakt har en løbetid på 4 år. 5. Tilbudsafgivelse Tilbudsgiver kan afgive flere tilbud. Alle tilbud skal opfylde kravspecifikationen. 5.1 Tilbudsfrist Tilbud og vareprøver skal afleveres ved: Kolding Kommune Side 5 af 38

6 Indkøb og Forsikring Nytorv Kolding inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist. Tilbud skal mærkes: Arbejdsbeklædning. Besvarelsen skal bestå af et tilbud i papirudgave, og et usb stik med tilbuddet i elektroniskudgave. Det er tilbudsgivers ansvar, at der er overensstemmelse mellem de to tilbud. Ved tvivl er det tilbud i papirudgave, der har forrang for elektronisk udgave af tilbud. 5.2 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 3 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 5.3 Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan dog også være på engelsk, tysk, svensk eller norsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning. 5.4 Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Vareprøver skal afhentes igen når kontrakten er tildeling. 5.5 Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere tilbudsindhentning, hvis modtagne tilbud beløbsmæssigt er over eksisterende budget. 5.6 Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Side 6 af 38

7 Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. 5.7 Vareprøver Til brug for vurdering af de kvalitative kriterier af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet stille vareprøver til rådighed for ordregiver i tildelingsperioden. Vareprøverne skal leveres sammen med tilbuddet til følgende adresse: Indkøb og forsikring Nytorv 11, stuen til højre 6000 Kolding Att.: Merethe Laursen Der skal fremsendes vareprøver af arbejdstøj tilbudt i fremsendt tilbud. Fortegnelse over fremsendte vareprøver skal vedlægges tilbud. Vareprøven skal indeholde følgende: Findes model i både dame og herre modeller skal begge være repræsenteret i vareprøven. Bukser, overalls og let jakker (minus sweatshirts): Vareprøven skal sammensættes så den passer en dame i størrelse M/L, og en herre i størrelse L/XL og XXL. Sweatshirts, skjorter lang/kort ærme, T-shirts eller poloshirts: Et eksemplar i en standard størrelse til test af kvalitet. Logo: Vedlægge eksempler på logo til de forskellige tøjtyper. Vareprøver er grundlag for tildeling af kvalitative points. Vareprøver skal være identiske med det produkt tilbudsgiver senere leverer. Vareprøver vil blive fotograferet under afprøvningen, og foto vil blive lagt til grund ved tvivl om hvorvidt det er den rigtige model der leveres. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven. Vareprøverne skal afhentes af tilbudsgiver når kontrakten er tildelt. 5.8 Vurdering af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbuddene. Vurderingen af de indkomne tilbud sker efter følgende procedure: Er materialet fyldestgørende: Fyldestgørende materiale indeholder følgende elementer Side 7 af 38

8 - Tilbudsbeskrivelse - Dokumentation for opfyldelse af egnethed - Udfyldte bilag Besvarelse i henhold til afsnit 8. Kravspecifikation Vurdering af egnethed I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Vurdering af egnethed vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i afsnit 6. Egnethed. Tildeling I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og evaluering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det hvilken tilbudsgiver, der skal have tildelt kontrakten. Tildeling foretages på baggrund af afsnit 7. Tildeling. Når tildeling er foretaget vil alle tilbudsgivere samtidig blive skriftligt underrettet om tilbudsbeslutningen. 6. Egnethed Ved modtagelse af tilbud vurderes tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven som det første. Vurdering vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgiverens Økonomiske og finansielle kapaciteter Tekniske kapaciteter 6.1 Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen: Erhvervsansvarsforsikring med ansvars dækning til min. 10 mio. kr. Kopi af police og dokumentation for regning skal vedlægges tilbud. Positiv egenkapital de 3 sidste regnskabsår, som angivet i bilag 2 Virksomhedsoplysninger. Tilbudsgiver skal udfylde og underskrive bilag 4 Erklæring om uforfalden gæld til det offentlige. Side 8 af 38

9 6.2 Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen: Referenceliste fra tilbudsgiver, over de betydeligste sammenlignelige opgaveløsninger, der er udført i løbet af de sidste 3 år (bilag 5 Referenceliste). Krav om min. 3 sammenlignelige referencer. Opgaver udført hos ordregiver må gerne indgå som referencer. Ordregiver forbeholder sig ret til at efterprøve rigtigheden af de indsendte oplysninger. Oplyse om brug af underleverandører (indsættes også i kontrakten). 6.3 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Desuden skal de enkelte deltagere ydelser/roller i konsortiet angives. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (Bilag 3 Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning for konsortiet, kan føre afklarende drøftelser og indgå kontrakter med ordregiver. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. 7. Tildeling Kontrakt vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris, kvalitet og service. Der anvendes følgende kriterier: Kriterier Pris - Kontraktens samlede sum Kvalitet - Arbejdstøjets funktionalitet - Sikkerhed/reflekser - Komfort - Logo Service - Vask - Bestilling - Svind (tilbudsgivers håndtering af svind) Vægtning 40% 40% 20% Side 9 af 38

10 Pris vurderes ud fra lineær model, hvor billigste pris tildeles 100 point. Kvalitet vurderes efter prosa metode ud fra skala som fremgår af Bilag 9 - Pointmodel. Vurdering sker i forbindelse med afprøvning/vurdering af modtagne vareprøver. Service vurderes efter prosa metode ud fra skala som fremgår af Bilag 9 - Pointmodel. Vurdering foretages ud fra modtaget tilbudsbesvarelse. 8. Kravspecifikation Denne kravspecifikation afspejler Kolding Kommunes mindstekrav, og krav til de udbudte ydelser. Såfremt mindstekravene ikke kan opfyldes, vil tilbuddet blive betragtet som værende ikke konditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal udarbejde og vedlægge beskrivelse af tilbudt ydelse af vask og leje af arbejdsbeklædning, vask af arbejdstøj ejet af Kolding Kommune, samt køb af arbejdstøj. 8.1 Generelle krav Kolding Kommune lægger vægt på et godt samarbejde med den kommende leverandør, hvor løbende dialog, og overholdelse af kontrakten er essentielt for samarbejdet. Kolding Kommune forudsætter, at nærværende kontrakt er i fokus hos den kommende leverandør, at gensidig sparring er et must, og at leverandøren løbende sætter sig ind i ordregivers behov. Samarbejdet med den kommende leverandør skal foregå i en gensidig positiv og professionel ånd, hvor fleksibilitet og høj faglighed er kernen. 8.2 Kvalitet Der ønskes tilbud på arbejdstøj af god kvalitet fra anerkendte mærker, Hi-Vis, og CEmærket, med god pasform og funktionelle funktioner. Arbejdstøjet der tilbydes skal være fra samme mærke og produkt linje, således at der arbejdes i ens arbejdstøj i de to afdelinger. Endelig ønskes udelukkende tilbud på to farvet arbejdstøj, hvad angår jakker og bukser, hvor den aktive farve (gul eller orange) er fælles for de to afdelinger, og den anden farve varierer mellem afdelingerne. Således at forstå at hver afdeling har sin egen farve nr. 2 (eksempelvis: Renovation er gul og grå og Drift er gul og blå). Side 10 af 38

11 Sweatshirts, T-shirts (med og uden reflekser), poloshirts og skjorter lang/kort ærme skal være ensfarvede. Arbejdstøjet skal være slidstærkt, og holde til vask og afrensning af snavs fra arbejde på genbrugspladser, grønne områder, asfaltarbejde, brolægning osv. Arbejdstøjet skal være Hi-Vis og opfylde gældende krav til refleks- og fluorescerende tøj herunder EN ISO Tilbudt mærke og produkt linje skal indeholde modeller indenfor nedenstående kategorier til både damer og herrer i størrelserne XS til XXXXL (Størrelserne S-XXXL som lagervarer ved tilbudsgiver, og størrelserne XS og XXXXL som skaffevarer): Bukser og overalls Let jakker (fleece og softshell) Sweatshirts, T-shirts, poloshirts og skjorter lang/kort ærme Arbejdstøj skal opfylder krav til klassificering 3 for samlet sæt (eksempelvis bukser og let jakke skal samlet opfylde klassificering 3). Tilbudt arbejdstøj skal indeholde forskellige benlængder, gerne dame og herre modeller, og snævre og vidde modeller således, at arbejdstøjet passer hovedparten af brugerne. Benklæder skal kunne tilpasses den enkelte medarbejder (oplægning). Tilpasning af benklæder er en del af vask/leje ydelsen. 8.3 Basissæt Ordregiver tilbyder medarbejdere basissæt alt efter arbejdsområdet. Basissæt fremgår af Bilag 6 - Basissæt. Basissæt er udgangspunktet for tildeling af tøj i de to afdelinger. Det vurderes fra medarbejder til medarbejder, hvor stor en del af basissættet, der er relevant for den enkelte medarbejder. Tilbudt tøj til dækning af basissæt skal være tilgængelig i de angivne størrelser og modeller i hele kontraktperioden. Ordregiver betaler kun leje for det arbejdstøj, som til enhver tid er aktivt og i brug ved brugerne, og valgt på baggrund af basissættet. Afmeldt arbejdstøj, der stadig kan anvendes, jævnfør afsnit 8.14 Sikkerhed og 8.15 Udskiftning af arbejdstøj kan lægges på lager ved tilbudsgiver, og anvendes igen til medarbejder af samme størrelse. Viser det sig efterfølgende, at den enkelte medarbejders basispakke indeholder for mange eller for få stykker tøj, skal dette kunne reguleres gebyrfrit. Angivet estimat af tøjforbrug i tilbudsliste er estimeret forbrug, og er ikke bindende for den endelige aftale. Estimat tager udgangspunkt i nuværende forbrug. Side 11 af 38

12 8.4 Logo Arbejdstøjet skal have påsat logo. Logo skal leve op til Kolding Kommunes designmanual. Designmanual kan findes her _og_design_2016/kk_intro_workbook.pdf Logo skal følge eksempel med logo på beklædningsdele i manualen dog uden tryk på ryggen. Logo ønskes påsat alle beklædningsdele i vask og lejeordningen, og kunne påsættes arbejdstøj købt af tilbudsgiver (dette mod betaling se Bilag 1 Tilbudsliste). Tilbudsgiver skal forestå levering og påsætning af logo. Eksempel på påsat logo skal vedlægges vareprøverne. 8.5 Bestilling og styring af forbrug Tilbudsgiver skal stille et elektronisk system til understøttelse af opgaven med vask og leje, og vask af købt arbejdstøj til rådighed for ordregiver. Systemet skal eksempelvis kunne håndtere, bestilling af tøj ved ny medarbejder (leje), eller ændring af tøjvalg under basispakken, og styring af forbrug (statistik). Til formålet skal systemet kunne danne en beholdningsliste, så det for ordregiver er muligt at følge den aktuelle beholdning både hvad angår hele kontrakten og den enkelte medarbejder. Formålet er at forenkle de administrative procedurer mellem ordregiver og tilbudsgiver. Tilbudsgiver er forpligtet til hver kvartal at undersøge, om der er et naturligt flow i vask af tøj i vaske-/lejeordningen. Hvis der går unormalt lang tid inden tøjet kommer til vask, så skal tilbudsgiver gøre de tøjansvarlige medarbejdere opmærksom herpå. Tilbudsgivers elektroniske system skal beskrives i tilbudsbesvarelsen, og vil indgå i den kvalitative vurdering af tildelingskriteriet service. 8.6 Køb af arbejdstøj Tilbudsindhentningen vedr. også køb af arbejdstøj som beskrevet i Bilag 1 Tilbudslisten. Arbejdstøj til køb som defineret på tilbudslisten skal være fra samme producent og produktlinje som det tilbudte under vaske/leje ordningen. Hvad angår strik huer, kasketter og halsedisser (tilbehør) er der dog udelukkende ønske om ensfarvede produkter i samme farver som tilbudt arbejdstøj. Hvis muligt må køb af arbejdstøj gerne foregå via det elektronisk system, som tilbudsgiver stiller til rådighed i forbindelse med vaske/leje. Købt arbejdstøj bringes ud til de angivne leveringsadresser i forbindelse med den ugentlige levering/afhentning af tøj i vaske/leje ordning. Side 12 af 38

13 Tilbudsgiver skal kunne påsætte logo på købt arbejdstøj. Købt arbejdstøj skal leveres inden 10 arbejdsdage fra bestillingen er afgivet. 8.7 Restordre Restordre forefindes når en medarbejder på grund af reparation, udskiftning eller andet ikke har sit arbejdstøj til rådighed. Restordre kan midlertidigt løses ved at tilbudsgiver udleverer erstatnings-/lånetøj. Tilbudsgiver skal garantere, at erstatnings- /lånetøjet bliver korrekt mærket, og overholder gældende standarder. Hvis arbejdstøj under vaske/leje ordning kommer i restordre, skal tilbudsgiver tage kontakt til den tøjansvarlige og sikre, at berørte medarbejdere har tilstrækkeligt arbejdstøj. Hvis tøj i forbindelse med ny-bestilling (vaske/leje) kommer i restordre, skal tilbudsgiver omgående give den tøjansvarlige besked. Der skal tilbydes erstatnings- /lånetøj, og den tøjansvarlige medarbejder skal have oplysning om forventet levering. Tilbudsgiver skal garantere, at erstatnings-/lånetøjet bliver korrekt mærket og overholder gældende standarder og nærværende kravspecifikation. 8.8 Afmelding Arbejdstøj skal kunne afmeldes ved midlertidigt fravær, og ved fratræden. Midlertidigt fravær er eksempelvis ved sygdom, orlov eller sæsonarbejde. Driftsafdelingen har momentant 14 medarbejdere, der vinterfyres (sæsonarbejdere). Medarbejdere forbliver i det elektroniske system, så der kan ske hurtig tilmelding igen ved tilbagevenden. Ved midlertidigt fravær sendes arbejdstøj ikke retur, men afventer medarbejders tilbagevenden. Ved tilbagevenden kan det være, at der er behov for ny måltagning og ændring af størrelser i det lejede tøj, jævnfør afsnit 8.3 Basistøj. Afmeldt (fratrådt) medarbejder afleverer arbejdstøj, der medtages ved den almindelige afhentning. 8.9 Levering og afhentning Tilbudsgiver skal forestå levering og afhentning af arbejdstøj. Tilbudsgiver skal levere/afhente tøj en gang i ugen til de nævnte leveringssteder. Se Bilag 7 Leveringsadresser. Der sker levering af lejet tøj, af købt tøj, af repareret tøj og af vasket tøj. Tilbudsgiver stiller det nødvendige materiale/udstyr til rådighed for opsamling af vasketøj på hvert leveringssted. Der skal være en ugentlig levering og afhentning af tøj (samme dag). Ugedag og tidsrum aftales ved opstartsmøde. Side 13 af 38

14 8.10 Vask Tilbudsgiver skal forestå vask af tøj. Det være sig vask af lejet arbejdstøj og arbejdstøj ejet af ordregiver (kender ikke omfang består af vinterjakker, termokedeldragter og enkelte sæt arbejdstøj). Tilbudsgiver skal kunne vaske sorteret. Ved sorteret vask forstås, at der er arbejdstøj fra arbejdsområder, der bør vaskes for sig eks. asfaltarbejderes arbejdstøj, mekanikeres arbejdstøj osv. Tilbudsgiver er ansvarlig for skader på tøjet i forbindelse med vask af arbejdstøj. Tilbudsgiver skal tjekke arbejdstøjet efter vask herunder specielt reflekser og deres fluoriscerende værdier. Tilbudsgiver skal vaske så skånsomt som muligt. Efter endt vask skal arbejdstøjet indeholde så lidt kemikalierester som muligt. Tilbudsgivers vaskemidler må ikke indeholde elementer, der tidligere har været kendt for at forårsage allergiske (fysiske) reaktioner. Processen med vask af tøj skal indpasses således, at arbejdstøj leveres vasket tilbage en uge efter afhentning ved den næste ugentlige levering efter afhentning. Tilbud skal indeholde beskrivelse af vaskeprocessen. Beskrivelse af vaskeprocessen vil indgå i den kvalitative vurdering af tildelingskriteriet Service Allergiske reaktioner Arbejdstøj eller vask må ikke udløse allergiske reaktioner ved brugerne. Forekommer der alligevel allergiske reaktioner, skal tilbudsgiver aktivt medvirke til afklaring og udbedring af årsager til evt. allergiske reaktioner. Det afklares mellem parterne i de enkelte tilfælde, hvilken form for udbedring, der skal ske i situationen Svind Ordregiver ønsker at tilbudsgiver samarbejde med ordregiver om at minimere svind. Svind defineres som de situationer, hvor lejet arbejdstøj ikke kan returneres til tilbudsgiver. Til minimering af svind ønsker ordregiver at tilbudsgiver mærker tøjet med elektronisk chip eller andet tilsvarende, og i videst mulige omfang foretager elektronisk registrering ved de forskellige processer så som aflevering af tøj, udlevering af tøj osv. Mærkning af tøjet må ikke påsættes, så det er til gene for brugerne. Ordregiver ønsker ugentligt efter hver levering/afhentning statistik på hvad der er leveret af tilbudsgiver, og hvad der er modtaget på tilbudsgivers vaskeri (statistik så detaljeret som muligt, således på identifikationsnummer, tøjtype og lignende). Ordregiver ønsker indblik i hvordan svind opstår. Side 14 af 38

15 Tilbudsgiver skal præsentere løsning til minimering af svind. Løsning skal beskrives i tilbuds besvarelse. Beskrivelse af løsning vil indgå i den kvalitative vurdering af tildelingskriteriet Service Reparation Tilbudsgiver skal sørge for reparation af lejet tøj. Tøj der skal repareres afleveres særskilt ved afhentning, med angivelse af hvad der er galt med tøjet. Tilbudsgiver stiller emballage til transport og mærkning af tøj til reparation til rådighed. Reparation bør som udgangspunkt færdiggøres i forbindelse med den ugentlige vask. Tager reparation længere tid, så arbejdstøjet ikke kan leveres tilbage som planlagt efter en uge, skal der gives besked til den tøjansvarlige. Ved længere reparationer skal der være mulighed for erstatnings-/lånetøj. Reparation er en del af lejeprisen Sikkerhed Der lægges vægt på høj sikkerhed både hvad angår reflekser, materialevalg og udformning af tøjet generelt. Det skal være sikkert at arbejde i arbejdstøj ved Kolding Kommune. Tilbudsgiver har ansvaret for at arbejdstøjet har virksomme reflekser. Vaskeriet skal sikre at tøjet, når det forlader vaskeriet, opfylder de til enhver tid gældende standarder omkring reflekser og fluorescerende værdier herunder EN ISO Opfylder arbejdstøj ikke gældende standarder, skal lejet arbejdstøj omgående udskiftes. Tilbudsgiver skal tilsvarende gøre ordregiver opmærksom på problemer med reflekser ved kommunalt ejet tøj, der vaskes af ordregiver (tjek af reflekser skal være del af vaskeydelsen ved kommunalt ejet tøj) Udskiftning af arbejdstøj Ordregiver ønsker at lejet arbejdstøj skal: Fremstå uden større synlige pletter/misfarvninger, Fremstå uden huller eller større lapper, Have sikkerheden i orden (herunder virksomme reflekser) og Ikke fremstå mere slidt end arbejdstøj af tilsvarende alder og kvalitet gør. Lejet arbejdstøj skal omkostningsfrit for ordregiver udskiftes til nyt, hvis det ikke opfylder de ovennævnte kriterier Opstart/implementering Der er afsat tid til opstart/implementering ifølge tidsplanen. I den periode forventes det at tilbudsgiver: 1. Informerer brugerne om nyt tøj (billedmateriale, udstilling af tøj eller lignede aftaler i samarbejde med de to afdelinger). Side 15 af 38

16 2. Foretager opmåling af alle brugere. 3. Forbereder udlevering af arbejdstøj til brugere til kontraktstart. Tilbudsgiver skal udarbejde plan over implementering, som ordregiver skal godkende Kontakt og konsulentbistand Ordregiver skal have tilknyttet en fast kontakt ved tilbudsgiver, og ordregiver har tilsvarende en fast kontakt en tøjansvarlig i hver afdeling. Der skal min. være et årligt statusmøde med tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal kunne kontaktes telefonisk alle arbejdsdage indenfor almindelig telefontid Aftaleophør 3 måneder før aftaleophør afholdes møde mellem tilbudsgiver og ordregiver. Formål med mødet er at gennemgå beholdningslister og få overblik over evt. manglende arbejdstøj, og aftale procedure for den endelige aflevering af tøjet. Side 16 af 38

17 9. Kontrakten 1. Parterne Mellem Kolding Kommune By- og Udviklingsforvaltningen Nytorv Kolding CVR.nr (herefter kaldet ordregiver) og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) Er der indgået kontrakt vedrørende levering af vaske/lejeordning af arbejdsbeklædning til ordregiver. 2. Kontraktgrundlag 2.1 Kontraktens grundlag Denne kontrakt er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af vaske/lejeordning af arbejdsbeklædning. Kontraktgrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Tilbudsmateriale 2. Kontrakten 3. Bilag 1 Tilbudsliste 4. Leverandørens tilbud af [indsæt dato] 5. [indsæt øvrige bilag] Hvis der er uoverensstemmelse mellem tilbudsmateriale/kontrakten og bilagene, går kontrakten forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. 2.2 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til kontrakten skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne kontrakt som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. Side 17 af 38

18 2.3 Underleverandører Leverandøren har til kontrakten tilknyttet følgende underleverandører: [indsæt navn på de underleverandører, der er oplyst i tilbuddet] Leverandørens brug af eventuelle yderligere underleverandører skal forudgående godkendes skriftligt af ordregiver. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at disse underleverandører udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Ansvaret for opfyldelse af kontrakten påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. 3. Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den til den og er uopsigelig for begge parter i kontraktperioden. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene og klagenævnet eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren kontrakten, erklærer kontrakten for uden virkning, anser en ændring af kontrakten for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe kontrakten til ophør, kan kontrakten i hele kontraktperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. 4. Kontraktens omfang 4.1 Omfang Denne kontrakt omfatter levering af vaske/lejeordning, vask af eget og køb af arbejdsbeklædning til ordregiver. Tjenesteydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen og tilbudslisten (bilag 1). 4.2 Ændringer af kontraktens omfang Ordregiver kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer i kontraktens omfang. Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Parterne skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i kontrakten med hensyn til pris, tid og sikkerhed som følge af ændringen beskrives. Side 18 af 38

19 En ændring af kontrakten er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til kontrakten. Leverandøren har således ikke krav på merbetaling, medmindre der er indgået skriftligt tillæg til kontrakten herom. 5. Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om kontrakten i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde ydelser, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. afsnit om misligholdelse. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 mdr. fra kontraktens ikrafttræden. Leverandøren har i forbindelse med afgivelse af tilbud oplyst, hvilke medarbejdere der vil udføre opgaven for leverandøren (nøglemedarbejdere). Såfremt en udskiftning af en nøglemedarbejder er nødvendig som følge af den tidligere nøglemedarbejders opsigelse, er leverandøren forpligtet til, uden omkostninger for ordregiver, at sikre at en ny nøglemedarbejder har mindst samme kompetencer, som den nøglemedarbejder, som erstattes. Leverandøren skal på ordregivers forlangende dokumentere den nye nøglemedarbejders kompetencer. Ordregiver er altid berettiget til at forlange en nøglemedarbejder udskiftet, såfremt dette er sagligt begrundet, herunder ved vedvarende samarbejdsproblemer. Leverandøren er også her forpligtet til at sikre, at en ny nøglemedarbejder har tilsvarende kvalifikationer. 6. Kvalitet 6.1 Generelt De af kontrakten omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af kontrakten samt i kontraktens løbetid. Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele kontraktens løbetid. Side 19 af 38

20 7. Priser og prisregulering 7.1 Pris Priserne for de ydelser, der er omfattet af kontrakten, fremgår af leverandørens tilbud (udfyldt tilbudsliste). Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer. 7.2 Prisregulering Første prisregulering kan ske med virkning , og derefter én gang årligt (pr. 1.4 reguleringstidspunktet). Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra 1. april Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i TI-prisindeks for vaskeri branchen (Omkostningsstigning for industrielle vaskerier fra Teknologisk Institut) gennemsnit over de seneste 12 mdr. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Leverandøren er forpligtet til at foretage den årlige prisregulere ved negativ nettoprisindeks. Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index). Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Hvis der meddeles prisregulering efter dette tidspunkt, kan prisreguleringen alene få virkning for ydelser, der leveres 30 dage efter ordregiver har modtaget meddelelse om prisregulering. Varsel om prisreguleringer skal sendes til indkoeb@kolding.dk. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excelformat. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 10 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres. 7.3 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende kontrakt må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. Side 20 af 38

21 8. Bestilling Leverandøren skal have bestillingssystem, der kan håndtere bestillinger fra ordregiver. Se endvidere kravspecifikationen. 9. Levering Leverandøren skal forestå levering, jævnfør kravspecifikationen. 10. Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (Renovation EAN nr og Drift EAN nr ) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Leveringsadresse Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. 11. Betalingsbetingelser Side 21 af 38

22 Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 12. Statistik Leverandøren skal på anmodning inden 14 dage levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om ordregivers forbrug. Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med kontraktens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af kontrakten, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere. 13. Leverandørens misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Ordregiver kan ophæve kontrakten helt eller delvist, hvis leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter kontrakten eller underliggende kontrakter. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af kontrakten: Forhold, der er omfattet af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 2. Leverandørens ydelser overholder, trods én skriftlig reklamation fra ordregiver, ikke kvalitetskravene i denne kontrakt. Leverandøren foretager ikke, på trods af én reklamation, den nødvendige afhjælpning eller omlevering. Enhver forsinkelse. Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen. Side 22 af 38

23 Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold. Leverandørens ophør med den virksomhed, som kontrakten vedrører. Indtræden af andre omstændigheder der bringer kontraktens opfyldelse i alvorlig fare. Bestemmelser om ydelser og kvalitet ikke overholdes. Manglende overholdelse af bestemmelsen om statistik. Manglende overholdelse af bestemmelser om etik. Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelser. Samarbejdsvanskeligheder og manglende overholdelse af pkt. 5. Ovenstående punkter er ikke udtømmende. I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod leverandøren. Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne kontrakt med tilhørende bilag, eller ydelsen ikke er som ordregiver med føje kunne forvente. Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler snarest. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen. Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser. 14. Force majeure Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af kontrakten på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af kontrakten er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og Side 23 af 38

24 ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående. Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 2 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve kontrakten. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt kontrakten ophæves på grund af force majeure. 15. Forsikring Leverandøren er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 16. Etik Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILOkonvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Side 24 af 38

25 Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning. Arbejdsforhold ILO-konvention nr. 94 Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder kontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende. 17. Overdragelse 17.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne kontrakt uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen. Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne kontrakt i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne kontrakt må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af kontrakten Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. 18. Rettigheder Leverandøren indestår for, at leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal ordregiver give leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer leverandørens opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve kontrakten med omgående Side 25 af 38

26 virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 19. Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om kontrakten eller offentliggøre kontraktens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke. Tavshedspligten er også gældende efter kontraktens ophør. Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter kontrakten i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking. 20. Lovvalg og værneting Kontrakten er underlagt dansk lovgivning. CISG finder ikke anvendelse på kontrakten. Uoverensstemmelser om kontrakten søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab. Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting. 21. Underskrifter For ordregiver Dato For leverandøren Dato Underskrift Underskrift Side 26 af 38

27 Bilag 1 - Tilbudsliste Se Excel ark til udfyldelse. Side 27 af 38

28 Bilag 2 Virksomhedsoplysninger (Se Word format til udfyldelse) Virksomhedens navn: Adresse: Postnr. og by Selskabsform: CVR. nr. Telefonnr. adresse: Web adresse: Kontaktperson: Navn: Tlf. nr. Mail: Samlet omsætning Regnskabsåret 2013 Regnskabsåret 2014 Regnskabsåret 2015 Note / kommen tarer Egenkapital Omsætning på aktivitetsområde som kontrakten vedrører Firma: Dato: Side 28 af 38

29 Bilag 3 Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere (Se Word format til udfyldelse) Konsortiet er benævnt : Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Dato og underskrift: Virksomhed 1 Virksomhed 2 Virksomhed 3 (Hvis konsortiet består af flere virksomheder, kan der tilføjes celler efter behov). Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift, at følgende virksomhed i alle forhold mellem konsortiet og ordregiver har fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende kontrakt på konsortiets vegne med ordregiver. Konsortiedeltagerne erklærer ved deres underskrift endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af kontrakten. Der henvises til tilbudsmaterialet vedrørende beskrivelse af de oplysninger, konsortiedeltagerne skal afgive. Side 29 af 38

30 Bilag 4 Erklæring om uforfalden gæld til det offentlige (Se Word format til udfyldelse) Undertegnede erklærer hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. overstigende 0 kr. Virksomhedens navn og adresse (stempel): Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 0 kr. Dato og underskrift Side 30 af 38

31 Bilag 5 Referencer (Se Word format til udfyldelse) I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference. Minimumskrav: Tilbudsgiver skal som minimumskrav have 3 sammenlignelig reference, jf. tilbudsmaterialet. Kolding Kommune har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående. Ydermere skal det i den sidste kolonne angives hvorvidt leverancen var en enkelt leverance eller en aftale med løbende leverancer. Firmanavn Kontaktperson navn og tlf. nr. Beskrivelse af leverancen Enkelt eller løbende leverancer Side 31 af 38

32 Bilag 6 Arbejdsklausul (Se Word format til udfyldelse) Arbejdsklausul Undertegnede Firma / navn Adresse I det følgende kaldet tilbudsgiver Erklærer på tro og love i henhold til ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter ratificeret af Danmark den 22. juli 1955 og i forbindelse med afgivelse af tilbud til Kolding Kommune på følgende tjenesteydelse at respektere nærværende klausul: Såfremt arbejdsforhold af den i nærværende kontrakt omhandlende art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken entreprenøren (leverandøren) har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler virksomhedens leder. Tilsvarende gælder også for arbejder, der udføres af underentreprenører (underleverandør) eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det lederen af den virksomhed, der står som entreprenør (leverandør) at påse, at bestemmelsen finder anvendelse. Såfremt entreprenøren (leverandøren) ikke overholder bestemmelsen, betragtes dette som misligholdelse af kontrakten. Endvidere er Kolding Kommune berettiget til at bestemme, at tilbudsgiver afskæres fra at opnå fremtidige kontrakter af den nævnte karakter, indtil det er dokumenteret, at det pågældende forhold er bragt i orden. Tilbudsgiver Dato Underskrift Side 32 af 38

33 Bilag 7 Basissæt Basissæt er angivelse af beklædningsdele (herunder antal) der tilbydes medarbejdere. Basissæt vurderes at være dækkende hvad angår antal og udvalg pr. medarbejder i afdelingerne Drift og Renovation fra By- og Udviklingsforvaltningen i Kolding Kommune. Basissæt skal omfattes af vaske-/leje aftale. Drift: Basissæt: Antal Beklædningsdele 4 Bukser eller overalls Bukser: 2 forlommer 2 baglommer Flere værktøjslommer Telefonlomme (skal kunne lukkes) Knæpuder Overalls: Lomme på klap (skal kunne lukkes) 2 forlommer 2 baglommer Flere værktøjslommer Telefonlomme (skal kunne lukkes) Knæpuder 2 Let jakker (softshells eller fleece) eller sweatshirts Softshell Farveægte Slidstærk Fleece Farveægte Slidstærk Sweatshirts: Farveægte Slidstærk 11 Skjorter lang/kort ærme, T-shirts eller poloshirts Generelt: Alle tilbydes i model med og uden refleks. Ensfarvede. Skjorter lang/kort ærme: Bære stykke Side 33 af 38