Kontraktbilag 1: Kravspecifikation/tilbudsgivers løsningsbeskrivelse

Transkript

1 Kontraktbilag 1: Kravspecifikation/tilbudsgivers løsningsbeskrivelse 1 Kort beskrivelse af den udbudte ydelse Nærværende udbud omfatter levering af bankydelser til understøttelse af Region Syddanmarks daglige bankdrift. 2 Beskrivelse af Region Syddanmarks likviditet, omfanget af banktransaktioner samt økonomisystem 2.1 Regionens likviditetsmæssige forhold Regionens årlige nettobetalingsstrømme fra driften, der er omfattet af udbuddet, fremgår af nedenstående tabel, jf. budget 2014: Udbetalinger Mia. kr. Varekøb, anskaffelser og tjenesteydelser 8,8 Lønninger og pensioner 11,8 Sygesikringsydelser 4,7 Renter og afdrag 0,2 I alt 25,5 Indbetalinger Staten (via 1/12-afr.) 18,5 Kommuner (via 1/12-afr.) 4,3 Takstbetalinger mv. 2,7 I alt 25,5 Regionens betalingsstrømme forventes som udgangspunkt at være svagt stigende de kommende år. Da der erfaringsmæssigt kan være udsving i den daglige driftslikviditet ønsker ordregiver en kreditramme stillet til rådighed; eksempelvis vil der ultimo december normalt være et stort træk på likviditeten. Størrelsen af den ønskede kreditramme afspejler dette. Regionens likviditetsbevægelser henover måneden vil typisk se sådan ud: Primo: indbetaling af bloktilskud efter fradrag af a-skatter 1,7 mia. kr. Medio: udbetaling 500 mio. kr. Ultimo: udbetaling 800 mio. kr. Løbende udbetaling henover måneden: 400 mio. kr. Bloktilskud og betaling af a-skatter foregår via Statens Koncern Betalinger (SKB). 1

2 2.2 Banktransaktioner Omfanget af en række banktransaktioner, som vurderes at være særligt relevante for tilbudsgiver, kan for 2013 opgøres således: Transaktionstype Antal Totalt antal udbetalingstransaktioner (87, mia. kr. debetomsætning) Totalt antal indbetalingstransaktioner (86, mia. kr. kreditomsætning) Betalinger til udlandet (95% i EURO) Indbetalinger fra udlandet (98% i EURO) 450 Forbrug af checks 25 Betalings- og kreditkort til ansatte ca.* 250 Døgnbokse** 8 Betalingsservice opkrævninger 585 * Udover ovennævnte betalings- og kreditkort har regionen for øjeblikket en aftale om brug af Eurocard. Denne aftale er ikke en del af udbuddet. ** Døgnboksene er placeret i Vejle (1 stk.), Esbjerg (2 stk.), Odense (2 stk.), Kolding (1 stk.), Haderslev (1 stk.) og Sønderborg (1 stk.) De 2 sidstnævnte døgnbokse er placeret i Danske Bank og de øvrige i Spar Nord. Det kan endvidere oplyses, at antallet kontante ind- og udbetalinger vil på de fleste lokationer være meget begrænset, dog vil det på Odense universitets hospital forekomme 2-3 gange ugentligt. 2.3 Regionens økonomisystem Region Syddanmark anvender økonomisystemet Prisme, som baserer sig på Microsoft Dynamics AX2009. Regionen er i gang med at implementere en ny løsning, som baserer sig på Microsoft Dynamics AX2012. Implementeringen forventes at være afsluttet medio Økonomistyringssystemet er et totalsystem, der omfatter moduler til alle driftsenheders bogføring og driftsregnskabsopgaver. Økonomisystemet udvikles af Fujitsu og er et økonomisystem indeholdende moduler til budget, regnskab, rapportering, bogføring, udbetaling, likviditetsstyring, elektronisk bilagsføring mv. Systemet kan såvel modtage som aflevere data til Region Syddanmarks andre it-løsninger. Aflevering af betalingsfiler til banken sker via et særskilt integrationsværktøj VAX Nemhandel. Modtagelse af filer til afstemning af bankkonti sker i formaterne MT 940 og ISO Betalingsfiler/filudveksling Udbetaling fra Region Syddanmark sker alene via NemKonto-overførsler. Overførsel af NemKonto-filer sker dels via VANS og dels via NemHandel-infrastrukturen. 2

3 Lønudbetalinger og udbetalinger til eksempelvis praktiserende læger overføres via VANS i XMLformat. Overførsel til kreditorer/betaling af fakturaer foregår via VAX NemHandel (fra mysupply) og NemHandel-infrastrukturen; også kendt som OIORASP-systemet. Filformatet er også her XML. Alle bankoverførsler skal således hentes i NemKonto for videre ekspedition. 3 Ordregivers kravspecifikation og tilbudsgivers løsningsbeskrivelse 3.1 Introduktion Tilbudsgiver skal af hensyn til at opnå et ensartet grundlag for tilbudsgivningen og dermed for ordregives vurdering af de afgivne tilbud følge nedenstående retningslinjer ved udarbejdelse af tilbud Opbygning af kravspecifikation Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi: Mindstekrav () Konkurrenceparametre () Mindstekrav I nedenstående skemaer fremgår de mindstekrav, som tilbudsgivers tilbud skal leve op til. En række punkter er således angivet som mindstekrav. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Der kan heller ikke tilbydes alternative løsninger, som ikke lever op til disse mindstekrav. Mindstekrav skal altså opfyldes, og tilbudsgiver garanterer ved afgivelsen af sit tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Såfremt ét eller flere af mindstekravene ikke er opfyldt, vil ordregiver være forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Mindstekravene er således ufravigelige. Tilbudsgiver bedes for hvert mindstekrav i nedenstående skemaer bekræfte (/) om mindstekravet er opfyldt. Tilbudsgiver bedes derfor undlade at angive supplerende/forklarende tekst i forhold til mindstekrav, medmindre ordregiver eksplicit har bedt om dette Konkurrenceparametre Et konkurrenceparameter er ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Sådanne ønsker kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbudsgivers tilbud af den grund betragtes som ikke-konditionsmæssigt. Tilbudsgivers besvarelse af de i kravspecifikationen opstillede konkurrenceparametre vil indgå i tilbudsevalueringen, idet tilbudsgiver for hvert konkurrenceparameter i nedenstående skemaer bedes beskrive hvorvidt og i hvilket omfang konkurrenceparameteret er opfyldt. Det er angivet i nedenstående skemaer, hvad der er mindstekrav (), og hvad der er konkurrenceparametre () 3

4 3.2 Samlet økonomi Alle økonomiske forhold bliver omregnet til helårsbasis, hvorefter tilbuddene sammenlignes. Region Syddanmark ønsker, at det fremtidige cash management-engagement er baseret på enkelhed og gennemsigtighed. Det betyder, at afregningen af cash management-ydelserne er baseret på principper, som gør Region Syddanmark i stand at skabe et overblik over forholdet mellem ydelser og betalinger. En enkel og gennemsigtig afregningsmodel opnås enten gennem en gennemskuelig transaktionsbaseret afregningsmodel eller ved en fast pris omfattende dele af eller alle cash managementydelserne. Regionen ønsker at minimere gebyrer. Derfor skal tilbuddet indeholde en fast pris for dele af eller alle cash management-ydelserne. Region Syddanmark foretrækker en fastpris-aftale, hvor priserne for cash management-ydelserne i så høj grad som muligt indregnes i de tilbudte rentesatser. Ved en fastprisaftale forudsættes, at Region Syddanmark ikke har yderligere udgifter, f.eks. i form af gebyrer, rentetab og tab af valørdage, end de i aftalen nævnte. Fastprisaftalen medfører således, at ændringer i forudsætningerne, f.eks. antal transaktioner og beløb, ikke resulterer i øgede gebyrer eller udgifter for Region Syddanmark. Ordregiver forventer således, at den tilbudte rentesats, de anførte gebyrer og valørregler, bliver de endeligt gældende vilkår for perioden. Som en konsekvens af finanskrisen er det Region Syddanmarks overordnede strategi, at regionen for øjeblikket ønsker en begrænset modpartsrisiko på banker vedrørende likviditet. Regionen vil derfor kun i begrænset omfang have netto-bankindestående. Region Syddanmark vil bestræbe sig på, at det daglige indestående normalt vil ligge i intervallet fra 100 mio. kr. til -200 mio. kr. Den betydelige likviditet regionen har i begyndelsen af måneden skal derfor risikoafdækkes; sandsynligvis enten ved køb af obligationer, som efterfølgende sælges i takt med udgifter til løn og varekøb forfalder eller i form af en repo-model. Valg af model vil blive drøftet efterfølgende, bl.a. med den vindende tilbudsgiver og er ikke en del af dette udbud Priser og renter ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE 4

5 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Tilbudsgiver skal angive de for Kontrakten gældende rentesatser i Kontraktbilag 2. Således skal følgende renter oplyses: Rente af indestående over 500 mio. kr. i regionens favør (punkt A) Rente af indestående op til 500 mio. kr. i regionens favør (punkt B) Rente af træk på kassekredit ved kreditmaksimum på 500 mio. kr. (punkt C) Engangsudgifter ved etablering af kreditmaksimum (punkt D) Løbende årlige udgifter ved trækningsret (punkt E) Rentesatserne skal oplyses som et tillæg/fradrag til Nationalbankens indskudsbevisrente Rentetilskrivning skal foretages kvartårligt. Tilbudsgiver bedes beskrive den tilbudte afregningsmodel. Ordregiver lægger vægt, at så stor en del som muligt af udgifterne er inkluderet i en fastprisaftale via de tilbudte rentesatser. Oplys og beskriv venligst 5

6 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Såfremt afregningsmodellen ikke indeholder en fast pris for alle cash management- ydelser medtaget i nærværende udbud, skal tilbudsgiver anføre de ydelser der ikke indgår i fastpris-tilbuddet, hvor regionen bliver pålagt yderligere udgifter og stykprisen på disse Generelle vilkår vedr. priser og renter m.m. ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE For de dele af cash managementydelserne, der er omfattet af en fastprisaftale forudsættes det, at Region Syddanmark ikke har yderligere udgifter, f.eks. i form af gebyrer, rentetab og tab af valørdage, end de i aftalen nævnte. Fastprisaftalen medfører således, at ændringer i forudsætningerne, f.eks. antal transaktioner og beløb, ikke resulterer i øgede gebyrer eller udgifter for Region Syddanmark. Ordregiver forventer således, at den tilbudte rentesats, de anførte gebyrer og valørregler, bliver de endeligt gældende vilkår for perioden Tilbudsgiver bedes redegøre for principper for valørdage for alle ind- og udbetalingstyper, hvor tilbudsgiver har valørgevinst. Valørforløb for den pågældende betalingstype bedes anført, med angivelse af hvilken form for valørkompensation Region 6

7 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Syddanmark tilbydes, hvis nogen. Dette bedes anført i tabel med (minimum) kolonnerne: betalingstype, valørforløb (f. eks 0-2), valørfortjeneste hos tilbudsgiver, kompensation tilbudt til Region Syddanmark. Tabellen kan vedlægges i separat dokument med henvisning til nærværende punkt Ordregiver forudsætter, at konto til konto-overførsler indenfor banken, mellem ordregivers egne konti, såvel som overførsler til tredjemand, sker uden valørtab, i henhold til regler i PSD (Payment Services Directive) Det skal være muligt at etablere tekniske overtræk til inddækning af kortvarige overtræk på de enkelte betalingskonti eller anden løsning, som sikrer, at Region Syddanmark ikke skal betale overtræksrenter for enkelt konti, men kun for det samlede netto kassetræk. 3.3 Kvalitet og serviceniveau Koncernkontoordning, rente-netting og renteberegning Der skal indenfor rammerne af nærværende udbudsforretning oprettes en koncernkontoordning omfattende hele Region Syddanmark med konti til en række hospitalsenheder og institutioner. 7

8 Region Syddanmark Hovedkonti Rentenetting Central enhed Lønninger Sygesikring Økonomisystem Indbetalinger Hospitalsenheder Lønninger Indbetalinger Institutioner Kontant Indbetalinger Andre enheder Kvalitetsfondsprojekter Særskilt rentetilskrivning på hvert projekt I tilknytning til regionens hovedkonto ønskes separate konti til f.eks. følgende transaktioner: PBS-indbetalinger FIK-indbetalinger NemKonto-udbetalinger NemKonto-indbetalinger Checkudbetalinger Udenlandske udbetalinger (herunder EURO-konto) Hertil en række konti, som skal inkluderes i en rentenetting-løsning. Regionen ønsker således alle driftskonti implementeret i en cash pool-løsning/rentenetting-model. Der vil desuden være behov for enkelte konti, som skal have selvstændig renteberegning og rentetilskrivning. Som eksempel kan nævnes særlige konti i forbindelse med kvalitetsfondsstøttet hospitalsbyggeri. Herudover vil der være behov for konti vedrørende fondsadministration ved hospitalsenheder, samt EU-projekter der administreres i EURO. Udover valuta i EURO vil omfanget af brug af anden valuta end danske kroner være begrænset. Regionens hospitaler og institutioner anvender regionens primære bankforbindelse, men der kan i helt særlige tilfælde dispenseres herfor af geografiske årsager. Såfremt der anvendes en anden bankforbindelse end den primære, vil størrelsen af indeståender være af mindre omfang. Region Syddanmark forbeholder sig ret til at oprette flere konti, såfremt den forudsatte organisering må tilpasses samt at oprette konti i andre banker til disse formål. 8

9 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Det er et mindstekrav, at der kan oprettes en koncernkontoordning omfattende alle Region Syddanmarks konti, som beskrevet ovenfor Det er et mindstekrav, at der kan foretages rentenetting på tværs af Region Syddanmarks konti. Det er et mindstekrav, at der kan oprettes konti med selvstændig renteberegning og tilskrivning, med rentesatser som for alle øvrige konti, der er omfattet af aftalen Tilbudsgiver bedes beskrive den foreslåede koncernkontoløsning med likviditetskoncentration såvel som rentenetting-muligheder. Region Syddanmark lægger vægt på, at ordningen bliver enkel, fleksibel og overskuelig, med mulighed for at kunne forespørge på konti (saldo og bevægelser) på et underliggende såvel som et aggregeret niveau. Regionens hovedkonto ønskes oprettet med tilknytning af separate konti Udbetalinger Der er tale om følgende hovedtyper af udbetalinger: Kreditor- og personbetalinger Sygesikringsbetalinger Lønudbetalinger Det overordnede udbetalingsstrøm kan sammenfattes som illustreret i nedenstående figur. 9

10 Sygesikring Betalinger til ydere Prisme Betalinger til virksomheder og personer Nemkonto Pengeinstitut Silkeborg Løn Betalinger til personer Udbetalinger til virksomheder og personer initieres i Prisme økonomisystem, og udbetalinger til ydere initieres p.t. i CSC Sygesikringssystem, mens lønudbetalinger p.t. initieres i Silkeborg Data. Begge udbetalingsmåder sker via NemKonto. Alle betalinger effektueres via NemKonto. Herudover foretages i mindre omfang automatiske PBS-betalinger fra sygesikring og løn; eksempelvis til pensionskasser. I forbindelse med indførelse af nyt økonomisystem forventer regionen også at kunne lave komplette betalinger til udlandet. Nedenfor er hver enkel af udbetalingstyperne nærmere beskrevet. Betalinger til virksomheder og personer fra Prisme Kreditor- og personbetalinger omfatter betalinger til såvel private som offentlige kreditorer. Region Syddanmark er omfattet af lov om offentlige betalinger (Lovbekendtgørelse nr. 798 af 28/06/2007). Formålet med loven er bl.a. at digitalisere den offentlige sektor med henblik på at gøre offentlige betalinger nemmere for borgere, virksomheder og myndigheder. Loven beskriver bl.a. krav til offentlige myndigheder om betalingsformidling. Såfremt der på virksomhedens faktura er anført betalingsinformationer, skal betaling dog foretages her til (komplet betaling). I modsat fald betales til NemKonto via CVR nr. eller CPR nr. Betalingsinformationer overføres elektronisk fra Prisme via NemKonto til banken via EDIfactformat. Overførslen indeholder alle betalinger, der skal effektueres inden for samme dag. 10

11 Såfremt leverandøren anfører betalingsinformationer på fakturaen, kan betalinger foretages som FIK-betaling. I enkelte tilfælde kan der være behov for overførsel via Nationalbanken. Omfanget heraf er meget begrænset (10-15 stk. årligt). FIK-fakturaer betales enkeltvis og øvrige fakturaer samles til én betaling pr. kreditor. Kreditorbetalinger foretages systemmæssigt centralt for Region Syddanmark. Der modtages kvittering på de afsendte betalingsinformationer fra NemKonto. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvilke typer af informationer der returneres til Region Syddanmark/NemKonto. Kvitteringen er opdelt i gennemførte og afviste transaktioner, og de gennemførte transaktioner skal svare til det træk, som gennemføres i banken. Udenlandske leverandørbetalinger bogføres i Prisme, og betalingen formidles gennem NemKonto (EDIfact), med oplysninger om SWIFT, IBAN og den konkrete valuta, betalingen skal gennemføres i. Tilbudsgiver bedes oplyse om mulighed for validering af SWIFT, IBAN mv. så eventuelle fejl og mangler i udenlandske betalinger kan rettes, inden betalingen gennemføres. Lønudbetalinger Løn behandles i lønsystemet Silkeborg Løn. Lønsystemet varetager løn for Region Syddanmarks samtlige ca ansatte. Lønudbetalinger sker via 5 hospitalsenheder og regionshuset. Udbetalinger foretages til medarbejdernes NemKonto. Sygesikringsudbetalinger Behandling af afregninger fra yderne (fx tandlæger, kiropraktorer, praksisserne læger mv.) sker via CSC Sikringssystem. Udbetalingerne foretages til ydernes NemKonto. Der er ca udbetalinger pr. måned hovedsagelig medio og ultimo måneden. Gældende for alle tre udbetalingssystemer: Tilbudsgiver bedes beskrive muligheden for automatisk indlæsnings- og godkendelsesprocedure af betalingstransaktioner fra regionens konti, herunder NemKonto-betalinger. ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Det er et mindstekrav, at der kan etableres automatisk indlæsnings- og godkendelsesprocedure af betalingstransaktioner fra regionens konti, - herunder NemKonto. 11

12 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Tilbudsgiver bedes oplyse, hvilke typer af informationer, der returneres til Region Syddanmark/NemKonto. Informationerne ønskes opdelt i gennemførte og afviste transaktioner, herunder entydig udbetalingsidentifikation Tilbudsgiver bedes oplyse, om udenlandske betalinger kan formidles digitalt, når de modtages via NemKonto (EDIfact), med oplysninger om SWIFT, IBAN og den konkrete valuta m.m Tilbudsgiver bedes endvidere oplyse om mulighed for validering af oplysninger vedrørende udenlandske betalinger (som f.eks. IBAN/SWIFTkoder), så eventuelle fejl og mangler kan rettes, inden betalingen gennemføres Indbetalinger Udarbejdelsen og udskrivningen af fakturaer foretages gennem økonomisystemet. Fakturaen udskrives primært elektronisk via OIOUBL, alternativt udskrives på papir. En faktura indeholder betalingsinformationer til brug for debitor (FIK-betalingsoplysninger). Region Syddanmark foretager automatisk udligning af debitorbetalinger. Prisme økonomisystem håndterer elektronisk og papirbaseret udskrivning af indbetalingskort. Derfor skal den fremtidige bankforbindelse understøtte indbetalingskort, hvor indbetaler identificeres entydigt. Indbetalinger fra udenlandske debitorer modtages hovedsageligt som en konto til konto overførsel. Region Syddanmark påfører udenlandske fakturaer oplysninger om IBAN/SWIFTkode samt bankkontonummer. 12

13 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Det er mindstekrav, at løsningen understøtter dannelse af filer med indbetalingsoplysninger til indlæsning i regionens økonomisystem vedrørende FIK-indbetalinger, hvor indbetaler og faktura identificeres entydigt Tilbudsgiver bedes oplyse, om løsningen understøtter dannelse af filer med indbetalingsoplysninger til indlæsning i regionens økonomisystem vedrørende konto til konto overførsel samt beskrive løsningen Kontante midler Anvendelse af kontante midler søges begrænset i videst mulige omfang. Det vurderes, at ca. 60 lokationer placeret under hospitalsenheder og sociale centre mv. har brug for håndtering af kontante midler. Omfanget af behovet vil være meget forskelligt, fra daglig basis til ugentligt eller sjældnere. Den geografiske placering vil være spredt over hele regionen. Der kan i denne forbindelse søges yderligere informationer om de geografiske placeringer af hospitalsenheder og sociale centre mv. på regionens hjemmeside. ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Tilbudsgiver bedes oplyse, om løsningen indeholder mulighed for, at hospitalsenheder og institutioner kan hæve og indsætte kontante midler i nærmeste filial. Der lægges vægt på, at dette er muligt Tilbudsgiver bedes oplyse om betingelser i forbindelse med afhentning af udenlandsk valuta. 13

14 3.3.5 Netbank Region Syddanmark lægger vægt på, at netbanksløsningen er driftsikker, brugervenlig og indeholder gode elektroniske faciliteter. Endvidere skal der være en høj grad af sikkerhed omkring netbankløsningen; se særligt desangående punkt ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver vederlagsfrit stiller Netbankssystem til rådighed. Tilbudsgiver bedes beskrive, det Netbankssystem der er til rådighed for opgaveløsningen, herunder loginprocedure og afstemning. Der vil både være superbrugere, som benytter systemet dagligt, og brugere, der benytter systemet én gang i løbet af ugen eller sjældnere. Såvel centrale enheder som hospitalsenheder og institutioner skal kunne få adgang til systemet. Region Syddanmark ønsker i nødvendigt omfang oprettet brugere med differentierede rettigheder, herunder nogle med fuld adgang (information og transaktioner) og nogle med informationsadgang til forskellige konti Tilbudsgiver bedes beskrive back-up procedurer i forbindelse med nedbrud af Netbankssystem Tilbudsgiver bedes oplyse, om netbanksløsningen er baseret på anvendelse af internetbrowser fra Microsoft Explorer (regionens nuværende platform) eller kan anvendes sammen men denne. 14

15 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Tilbudsgiver bedes oplyse, om netbanksløsningen løbende udvikles Tilbudsgiver bedes oplyse, om netbanksløsningen kan adskille fuldmagtsforholdene, således at en betaling kun kan gennemføres med 2 uafhængige fuldmagtsindehavere Tilbudsgives bedes oplyse tidsfristen for, hvornår banken senest skal modtage betalingsanmodning for at kunne ekspedere betalingen samme dag Tilbudsgiver bedes oplyse om muligheden for vederlagsfri introduktion og undervisning af regionens medarbejdere i netbankens funktioner Tilbudsgiver bedes oplyse, om kontooprettelser samt tildeling af kontofuldmagter kan ske elektronisk efter central godkendelse i regionens afdeling Regnskab og Finans Tilbudsgiver skal oplyse om eventuelle tekniske krav til Region Syddanmark. Såfremt der ikke er tekniske krav, kan tilbudsgiver undlade at besvare dette punkt. 15

16 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Tilbudsgiver bedes oplyse, om kontoudtog/daglige posteringer og informationer umiddelbart kan eksporteres til f.eks. excel-regneark Tilbudsgiver bedes oplyse om muligheden for at levere filer i formaterne MT 940 og ISO 20022, jf. yderligere herom i afsnit Tilbudsgiver bedes oplyse om muligheden for at få samleposter på bankkontoen vedr. løn, sygesikring og leverandørbetaling. Endvidere bedes oplyst om mulighederne for at åbne samleposterne i netbank, forespørge på egen reference og muligheden for at gemme data i en tekstfil eller excel Tilbudsgiver bedes oplyse, om banken på opfordring kan levere en samlet oversigt over fuldmagtshavere Region Syddanmarks medarbejdere på de sociale institutioner hjælper en del af beboerne med administration vedrørende betaling til tredjemand og kontooverførsel til fællesarrangementer. I netbanksløsningen bør indgå, at medarbejdere får fuldmagt til at disponere på beboeres konti, og at det skal være muligt for medarbejdere, at kunne disponere på konti tilhørende regionen. Tilbudsgiver bedes oplyse, om den tilbudte løsning kan opfylde følgende: Beboerkonto: 16

17 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Login sker med NemID, medarbejdersignatur eller lignende At der kun kan hæves /overføres ved 2 medarbejdere i forening på en beboers bankkonto eller en defineret konto tilhørende regionen At der kan ske betaling ved 2 medarbejdere i forening til tredjemand At kontiene placeres på en separat aftale, således at der er ikke adgang dertil fra eget privat login eller fra regionens egne bankkonti. Regionens konti: Login sker med NemID, medarbejdersignatur eller lignende At der kun kan hæves /overføres ved 2 medarbejdere i forening At der kan ske betaling ved 2 medarbejdere i forening til tredjemand En eller flere konti pr. institution At der indgår en kortløsning i form af dankort, Mastercard Direct eller lignende; sandsynligvis med et stort antal kort, idet der skal udstedet et kort til hver medarbejder Ingen adgang fra eget privat login. 17

18 3.3.6 Tekniske forhold ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Tilbudsgiver bedes oplyse om betalingsoplysninger kan udveksles i giroformat, og om løsningen understøtter andre formater, herunder UBL Tilbudsgiver bedes oplyse, om betalingsoplysninger herunder autoriserede overførsler af ind- og udbetalinger samt retursvar kan foretages eksempelvis via FTP, SFTP eller eventuelt via site-to-site VPNopkobling Tilbudsgiver bedes oplyse om, og i hvilket omfang, kommunikationen mellem Region Syddanmark og tilbudsgiver er krypteret med stærk kryptering Tilbudsgiver bedes oplyse, om kommunikation af personhenførbare og fortrolige oplysninger sker ved benyttelse af E-boks/Digital Post og/ eller tunnel-kryptering (sikker post) Tilbudsgiver bedes oplyse, om der er mulighed for adgang til dokumentarkiv med bankbilag. 18

19 3.3.7 Implementeringsplan Tilbudsgiver skal i nødvendigt omfang hjælpe med det praktiske arbejde i forbindelse med kontraktstart vedrørende de daglige bankforretninger i Region Syddanmark. ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Tilbudsgiver bedes beskrive en implementeringsplan, herunder hvornår og hvordan Region Syddanmark skal medvirke, samt et forventet tidsforbrug hos regionen. Beskrivelsen bør indeholde oplysninger om, hvem der sørger for hvad hos tilbudsgiver, samt hvem der er kontaktperson hos tilbudsgiver. Om nødvendigt kan tilbudsgiver udarbejde implementeringsplanen i et separat dokument, idet der i så fald bedes henvist til nærværende punkt Serviceniveau Tilbudsgiver skal indenfor kontraktområdet rådgive og informere i forbindelse med nye tiltag og ændringer om f.eks. informationsteknologi, betalingsservice samt andre områder, der måtte være af interesse for Region Syddanmark. Tilbudsgiver forventes til enhver tid at kunne honorere ny lovgivning. ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Tilbudsgivers bedes oplyse navn, arbejdsområde og faglige kvalifikationer for det team af nøglemedarbejdere, der stilles til rådighed for rådgivning og afviklingen af de daglige bankforretninger. 19

20 ID ORDREGIVERS BESKRIVELSE TILBUDSGIVERS BESVARELSE Tilbudsgiver bedes oplyse navn og faglige kvalifikationer til en fast kontaktperson, som regionen kan kontakte vedrørende bistand til løsning af eventuelle problemer i forbindelse med daglig drift, som ikke kan håndteres via hotline-funktionen Det er et mindstekrav, at al kommunikation i forhold til den generelle daglige servicering af ordregiver skal foregå på dansk Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan den generelle daglige servicering af Region Syddanmark tilrettelægges fra tilbudsgivers side, herunder bedes oplyst ekspeditionstid for oprettelse af fuldmagter, konti, netbankbrugere Tilbudsgiver bedes oplyse, om der stilles en hotline-funktion eller lignende til rådighed for regionen til håndtering af problemer, som måtte opstå i forbindelse med den daglige drift og administration af regionens konti. Der ønskes endvidere oplyst hotline-funktionens åbnings- og telefontider Tilbudsgiver bedes oplyse, hvordan regionen orienteres om og holdes ajour med nye produkter, produktændringer og lovmæssige tiltag, der er relevante for regionen. 20

21 Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel 21