BESTYRELSESMØDE. Beslutiningsreferat

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE Beslutiningsreferat Sted: Roskilde Gymnasium Dato: 10. juni 2012 Deltagere: Ikke mødt: Afbud: Mikkel Gundersen, Uffe Witt, Niels Kyhn, Steen Slot- Nielsen, Hans Cramer, Anette Svendsen, Pernille Svendsen, Jacob Nillson, Lindis Mikkelsen Ingen Ingen Referent: Lindis Dagsorden 1.0 Valg af referent Personlig runde Godkendelse af sidste referat Medlemsstatus, kontingent betaling Økonomi og konto beholdning Generalforsamling Referatet Fordeling af opgaver Træf: Forårstræf 2012, evaluering Sommertræf 2012,teaser, program og tilmelding Efterårstræf 2012, orientering Vintertræf 2013, orientering Forårstræf 2013, placering Sommertræf 2013, placering Træfmanual og budget skabelon Hjemmesiden Stadig lidt småproblemer, kategorier der ikke er helt logiske Facebook siden HKR historien Adresse ændringer Havkajakinfo Generelt Annoncer Næste nr, artikel fra forårstræf Næste nr, indhold Branding og merchandises Logo konkurrence Trøjer, R/H bånd mærke mm Oplagring af alle vores ting og sager Udvalg: Nyt fra DKF/Søfartsstyrelsen Nyt fra DGI Nyt fra Friluftrådet Det R/H bånd og Peter Unold Eventuelt... 6 Side 1 af 6

2 1.0 Valg af referent Lindis blev valgt. 2.0 Personlig runde 3.0 Godkendelse af sidste referat Referat blev godkendt. 4.0 Medlemsstatus, kontingent betaling Redigeret medlemsstatus. Ca medlemmer. Alle der ikke har betalt kontingent er deaktiveret. Det gælder ca. 140 medlemmer. 5.0 Økonomi og konto beholdning Hans Cramer gennemgik budgettet. Status fra På nuværende tidspunkt har vi ifølge budgettet ca til at bruge resten af året. Nuværende tilmeldingssystem til træf fungerer glimrende. Problem: samtidighed i forhold til ventetid mellem tilmelding og betaling. Muligheder for PBS-betaling blev forelagt. Der findes flere modeller, de koster alle penge. Nogle ved f.eks. 10 kr pr transaktion. Hans undersøger mulighederne sammen med Anette. 6.0 Generalforsamling 6.1 Referatet Lægges ud på hjemmesiden ( Birger Elmedal formand for juryen, ikke Uffe Witt. Rettes i referat pga. faktuel fejl) Træftilmeldingsformularen blev gennemgået og rettet til. 6.2 Fordeling af opgaver Bestyrelsen diskuterede forsikringsregler vedr. stjålne kajakker. Det er et stort problem, at selskaberne har forskellige fortolkninger. Vi vil forsøge at udarbejde en checkliste, så hver især kan undersøge sine egne forsikringsforhold. Der skal laves et spørgeskema, som sendes ud til alle forsikringsselskaber Er der begrænsning på længde Beskadiget under transport Stjålet fra klubhus Stjålet fra tag under ferie Tyveri af udstyr og tøj fra kajak Hvad hvis du får stjålet 2 kajakker? Der findes et stropsystem med lås, som er godkendt af nogle forsikringsselskaberne. Side 2 af 6

3 Hvad skal man huske, når man checker sit forsikringsselskab? Det anbefales, at al kommunikation er pr. mail, så man har det skriftligt. Mikkel har allerede spurgt forskellige. Jakob og Pernille går videre med undersøgelsen. Mikkel sender dem de svar han har modtaget. Uddannelsessystemet: Mikkel eftersøgte en generel informativ oversigt der ikke skal gå for meget i dybden. Pernille vil godt lave en oversigt over de fsk. uddannelsessystemer, således at medlemmerne kan få en oversigt på hjemmesiden. Ideen er, at man kan så linke videre derfra. De forskellige systemer: Skovmand/BCU/EPP/DGI. 7.0 Træf: 7.1 Forårstræf 2012, evaluering Navn slettet evaluering blev gennemgået, se bilag. Mikkel har allerede lagt nærmere information om generelle træf betingelser ind under træfbeskrivelser på hjemmesiden. Så en del af kritikken er imødekommet. Programmets tidspunkter skal ikke ændres. Det blev diskuteret, hvordan man bedst muligt får informationen ud til medlemmerne før og under afholdelsen af træffet. God ide med at sætte billeder op af træfarrangører, turledere, bestyrelse mm som vi har haft tidligere Info-møder skal programsættes som fast punkt- som under sommertræffet. Der skal gives både skriftlig og mundtlig information om ændringer i programmet. Holde fast i at udsende den mail, som Cramer udsendte 3 dage før træffet med klare informationer. Være mere præcis med, hvad morgenmadstilbuddet indeholder. Husk at skrive fællesmiddag, ikke festmiddag da dette er åbent for fortolkning. 7.2 Sommertræf 2012,teaser, program og tilmelding Hvordan sørger vi for evaluering? Evt. et spørgeskema skriftligt på træffet?? Hvad har fungeret godt? Hvad har fungeret mindre godt? Eller et skema, der hele tiden hænger fremme, så folk undervejs kan skrive? Programmet bør skrives ind i et skema/regneark, så man tydeligt kan se, om nogle tilbud overlapper. Ligeledes skrives fast info-møde ind i programmet. Fleksibilitet med afholdelsen af body, boat and blade: afhængig af tilmeldinger. Vigtigt at klargøre det for deltagerne på forhånd. Når folk har meldt sig til, skal de tilkendegive, om de er på træffet alle dage for at det store puslespil kan gå op! Lave et link til vin-gården. Loppemarked med brugte ting. Evt. skrives en opfordring i programmet. Teaser blev sat op under mødet, og tilmelding åbner d. 22 juni Side 3 af 6

4 7.3 Efterårstræf 2012, orientering Uffe (træfansvarlig)har skrevet til Bo Bensby, der sender budget i løbet af få dage. Program mest roture. 7.4 Vintertræf 2013, orientering Træffet bliver d. 22. til 24. marts (sommertid weekenden) i Odder svømmehal Træfgruppen har holdt første møde. De vil prøve at forenkle tilmeldingen til de fire niveauer. Budget kan først fastsættes til august da hal-lejen er ukendt indtil da. Endnu ingen bekræftelser. Steen og Niels er ved at udarbejde en kravspecifikation til vintertræffet. 7.5 Forårstræf 2013, placering Fredag 17. mandag 20. maj 2013 #1 prioritet - Fakse Ladeplads /Leslies roklub Uffe spørger hende #2 prioritet - Kaløvig bådlaug, bruges af DGI når de har kurser. Stor fællessal med mulighed for at holde generalforsamling. Vides først mandag #3 prioritet - Helgenæs naturefterskole, kun lade sig gøre i maj måned Træfansvarlig: Niels (tovholder) Lindis (føl)--- de går videre med projektet. 7.6 Sommertræf 2013, placering Træfansvarlig: Pernille + Jakob. Afholdes på Fyn, måske Rantzausminde. Vindebyøre? Skarø festival. Bil logistik, uge Træfmanual og budget skabelon Nyt koncept: manual for hvert træf! Og/Eller udarbejde en fast liste over folk, der gerne vil være med til arrangementer. Mikkel kommer med et oplæg: generelt/ specielt ift. de enkelte træf. Niels og Steen arbejder videre med ideen. Hans fremlagde træf-budget grundskema på basis erfaring + manual. Retning: Ekstra linje til grill aktiviteter. Og evt. toiletvogn under pladsleje. Fremover hedder det fællesmiddag ikke festmiddag. 8.0 Hjemmesiden 8.1 Stadig lidt småproblemer, kategorier der ikke er helt logiske Mikkel fremviste sit arbejde med hjemmesiden. Han har udarbejdet en arkitektur som udgangspunkt. Før kan vi ikke købe hjælp. Der er afsat ca til dette. Problem med postkasse tømning. Mikkel kontakter CreateInside. Forslag om at oprette en mailgruppe bestyrelsen@havkajakroerne.dk, som så sender videre til vores mailadresser. Side 4 af 6

5 8.2 Facebook siden Der er 2: foreningen HKR og gruppen HKR (Jens Viggos) Forningen HKR skal linke til hjemmesiden. Det tager Mikkel sig af. 8.3 HKR historien Fylder umiddelbart for meget. Skal sorteres og lægges op i mindre bidder og gøres mere hjemmeside orienteret. Er sendt til DKF, der har været meget behjælpelige. Mikkel prøver at plukke noget ud. 8.4 Adresse ændringer Adresser er opdateret. 9.0 Havkajakinfo 9.1 Generelt Forslag: at vi kun får 1 eks. tilsendt hver, da 10-stk forsendelsen er for dyr. Logo lægges på hjemmesiden 9.2 Annoncer Hans Cramer har sørget for annoncering for resten af året. 9.3 Næste nr, artikel fra forårstræf Vigtigt at angive kilder hvis noget kopieres. 9.4 Næste nr, indhold Savner stadig artikler. Mikkel har givet dem Ideer: Uffes materiale, Steffen Juuls hjemmeside. Svært at få respons fra gruppen. Måske prikke nogle deltagere/skribenter på træffet?? Kunne være træfgruppens opgave? Det blev overvejet at invitere bladgruppen til træf Branding og merchandises 10.1 Logo konkurrence Uffe har takket for forslag og forklaret, at Malene vandt. Mikkel har lagt de fire logoer på hjemmesiden 10.2 Trøjer, R/H bånd mærke mm Uffe kontakten til Jan Højris Lavrsen, der udarbejder prototype af bevis på gennemførelsen af R/H båndet : grænsesten. Officielt referat: Juryen forventes snart at være klar med et trofæ. Niels foreslår startgebyr. Uffe: ikke alle gennemfører, får ikke pengene igen. Derved spares og trofæ-prisen bliver rimelig. Skal der betales for trofæet? Skal er bruges af overskuddet til Side 5 af 6

6 dette? Næste bestyrelsesmødet diskuteres brug af overskud Oplagring af alle vores ting og sager Forslag om at vi finder et sted(lagerhotel) til opbevaring af info-tavle, bøjer, vaskespande/ børster mm. Diskussionen handler om besvær/transportudgifter. Ideen skal modnes. T-shirt: evt. en model, hvor folk bestiller størrelse og farve efter eget valg. Måske bare fremstille 50 stk.? Mulighed: folk kan frit downloade logoet og selv få lavet en t-shirt!! Lige nu overvejes ikke salg af nye T-shirt Udvalg: 11.1 Nyt fra DKF/Søfartsstyrelsen Vi har fået et referat fra Roskilde mødet i foråret om nye regler. Jens Viggo har sendt et referat. Vi følger disse regler Nyt fra DGI 11.3 Nyt fra Friluftsrådet Karen Marie Iversen: Lindis giver hende besked om at tilmelde sig Friluftsrådet 11.4 Det R/H bånd og Peter Unold 12.0 Eventuelt Datoer for de næste møder bliver: Lørdag søndag 8-9 september på holmen. Uffe booker spejderhytte Søndag d. 20 januar 2013 i Århus Slettet Side 6 af 6