En repræsentant fra en afdeling kan udover sin egen stemme kun afgive én stemme iht. fuldmagt fra en anden stemmeberettiget (jf. vedtægternes 9).

Transkript

1 Danske Funktionærers Boligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde torsdag d 20. marts 2014 kl Mødet afholdes hos Domea, Oldenburg Alle 3, 2630 Taastrup Dagsorden Side 1 Valg af dirigent Godkendelse af årsberetning Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsberetning Forelæggelse af boligorganisationens budget Behandling af indkomne forslag Valg af formand Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Valg af revisor Kompetencedelegation Eventuelt Hver afdeling har 1 stemme pr. påbegyndt 125 boliger indtil 375 boliger. Afdelinger med mere end 375 boliger har herudover 1 stemme pr. påbegyndt 200 boliger udover 375 boliger (jf. vedtægternes 8). En repræsentant fra en afdeling kan udover sin egen stemme kun afgive én stemme iht. fuldmagt fra en anden stemmeberettiget (jf. vedtægternes 9). Dette indebærer blandt andet at: Gadehavegård skal møde med mindst 4 personer, for at udnytte afdelingens 7 stemmer. Charlottegården skal møde med mindst 2 personer, for at udnytte afdelingens 4 stemmer. Prags Boulevard skal møde med mindst 2 personer, for at udnytte afdelingens 3 stemmer. Fremmødte Udsendt den 26. marts 2014 DFB s bestyrelse: John Adelsteen Andersen Peter Hansen Bente Nees Susanne Pia Hansen Side 1 af 10

2 Ercan Ceylan Kirsten Malinovsky Petina Larsen Tanja Hornehøj Poul Erik Jensen Repræsentantskabsmedlemmer: 9304 Charlottegården 1 Anne Mette Nielsen 9304 Charlottegården 1 Gitte Haurholm (ved fuldmagt) 9304 Charlottegården 1 John Dean Hørring Løvkvist 9309 Prags Boulevard 1 Lene Niknazmanesh 9309 Prags Boulevard 1 Henrik Schram 9313 Morelhaven 1 Anette Larsen 9314 Markedspladsen 1 Henrik Raun 9316 Hellerupvej 1 Bjørn Larsen 9319 Sølvkær 1 Uffe Dybdal 9343 Gadehavegård 1 Ibrahim El-Khatib 9343 Gadehavegård 1 Pia V. Benzon 9343 Gadehavegård 1 Fazilet Sahin 9343 Gadehavegård 1 Jesper B. Jensen (ved fuldmagt) 9343 Gadehavegård 1 Alice Jensen (ved fuldmagt) 9354 Nybrovænge ældre 1 Rigmor Sylvest 9355 Nybrovænge almene 1 Elna Larsen 9360 Hanebred 1 Anette Kruse 9370 Købmandsgården 1 Kate Tyllesen 9373 Klostergården I 1 Benny Madsen 9377 Ørnegårdsparken 1 1 Bernard Petersen 9399 Klostergården II 1 Henry E. Jensen Domea: Pia Christiansen Tinus Lassen Annett Abildgård Michael H. Jørgensen (referent) I henhold til ovenstående regler betyder det, at der i alt blev uddelt 33 stemmesedler. Side 2 af 10

3 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Bestyrelsen pegede på Tinus Lassen. Tinus Lassen blev valgt uden modkandidat. Dirigenten konstaterede, at forsamlingen var beslutningsdygtig, idet mødet er lovligt indvarslet med indkaldelse d. 19. februar og afholdes senest 6. måneder efter regnskabsårets afslutning. Beslutninger truffet på mødet er således lovlige. Der var ingen indvendinger herimod. Der blev nedsat et stemmeudvalg bestående af Lene Niknazmanesh og Fazilet Sahin. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Formand John Adelsteen forelagde bestyrelsens beretning: Det seneste år har især været præget af Domea 2015, som bestyrelsen har beskæftiget sig med på mange planer. Formandskabet har deltaget i en række møder med de 8 største Domea kunder, hvor vi har drøftet de tiltag, Domea har gjort for at implementere projektet ordentligt, og de forskellige boligselskaber er kommet med deres input med fordele og ulemper ved forskellige fremgangsmåder. DFB har specielt lagt vægt på de besværligheder, der altid er ved at indføre nye tiltag, såfremt dette ikke gøres rigtigt. Udover dette har Kirsten Malinovsky deltaget i referencegruppen, hvor der diskuteres eks. vis ydelseskataloger, hjemmesider samt kommunikationsgange. DFB har i modsætning til de øvrige boligselskaber det problem, at de fleste af vores afdelinger er meget små og ligger spredt over mange kommuner. Det er dog bestyrelsens overbevisning, at Domea 2015 vil være en fordel for alle afdelingerne, når vi har vænnet os til den nye struktur med servicecentre, og fundet dagligdagens rutiner. Det er bestyrelsens overbevisning, at der er store besparelser at hente til gavn for vore beboere. Side 3 af 10

4 Bestyrelsens møde med afdelingerne i Tåstrup den 27. januar 2014 gav en god opbakning til det fremtidige arbejde, og vi takker for den gode og konstruktive dialog på mødet. Det har været kotume, at bestyrelsen hvert andet år har været på rejse til udlandet for at hente inspiration til gavn for boligselskabet. I år har vi valgt at besøge egne afdelinger for at få en direkte dialog med disse, så vi kan blive klogere på den enkelte afdelings problemer. Tilbagemeldingerne fra de besøgte afdelinger har været meget inspirerende, og giver bestyrelsen et godt grundlag for øget kendskab til den enkelte afdeling. Vi mangler stadig nogle afdelingsbesøg, men regner med, at vi tager endnu en rundtur efter dette repræsentantskabsmøde. Studieturen er en del af det mål og værdiarbejde, som bestyrelsen har sat i værk i løbet af året. Ved siden af de almindelige bestyrelsesmøder, har vi holdt 3 møder, hvor vi har drøftet hvilke værdier, der kendetegner DFB. Det er en særlig udfordring for vort boligselskab at fastholde en fælles identitet, og vi ønsker fremover at inddrage afdelingerne og repræsentantskab i dette arbejde. Bestyrelsens hjælp til afdeling Sølvkær, der havde meget store problemer med udlejningen, har vist sig at bære frugt. Sølvkær fremstår nu som en meget homogen og lønsom afdeling, hvilket også kan tillægges Kirsten Malinovskys arbejdsindsats for afdelingen. Bestyrelsen har i året fremsendt 3 ansøgninger om nye byggeprojekter. Vi arbejder p.t. videre med et projekt 3. revle som er et ældrebolig +55 projekt på Nørrebro, familieboliger på Holmbladsgade tæt ved Prags Boulevard samt et byggeri af 30 familieboliger i Allerød. Det er naturligvis væsentligt for bestyrelsen løbende at støtte udviklingen i vore afdelinger og med en god forretningsmæssig sans sikre en god økonomi for DFB som helhed. Vi håber repræsentantskabet vil bakke op om bestyrelsens arbejde, og ser frem til en god dialog, så den nye struktur i forbindelse med Domea 2015 kan iværksættes i den gode ånd, den er tiltænkt fra både bestyrelsen og Domea. Der var følgende bemærkninger til beretningen: Henry E. Jensen Ifølge vores politik for nybyggeri, så kræves nøjere analyse inden sådanne iværksættes. John Adelsteen svarede, at Domea har gjort dette for os, og Pia Christinasen supplerede med, at Domea altid foretager en kritisk vurdering af udlejningsmuligheder inden der iværksættes nybyggeri. Annette Kruse foreslog, at der spares penge sammen til at holde en fest, når DFB fylder 65 år i 2017 fremfor at holde en forsinket 60-års fest i år. Bjørn Larsen - Hvorfor gør DFB ikke mere for at påvirke lovgivningen? Side 4 af 10

5 John Adelsteen Vi er kritiske overfor hvordan lovgiverne påvirker sektoren, og selvom det er svært at påvirke politikerne gør vi et forsøg - fx gennem kontakt til boligordførere og igennem styringsdialogen. Poul Erik Jensen vi påvirker igennem vores talerør som BL og lejerorganisationer. Henry E. Jensen spurgte om der ved tilslutning til servicecenteret Frederikssund kan være en periode med momsudgifter. Han oplyste videre om, at Klostergården II ikke er villige til at betale en sådan momsudgift. Michael H. Jørgensen oplyste, at der ikke skal betales moms for ydelser fra et servicecenter, hvor boligorganisationen er tilsluttet. Han lovede endvidere, at Domea vil sikre, at der ikke kan være en mindre overgangsperiode med moms pga. flytning af personalets ansættelsesforhold. Beretningen blev godkendt. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår udsendes som mail sammen med indkomne forslag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Michael H. Jørgensen fremlagde regnskabet og fremhævede følgende: Regnskabet udviser et underskud på kr Underskuddet er overført til arbejdskapitalen. Der er i året anvendt kr. fra arbejdskapitalen, således at den disponible del ved regnskabets afslutning udgør kr Den disponible del af dispositionsfonden er i regnskabsårets løb formindsket med kr Den disponible del af dispositionsfonden udgør kr Saldo på egen trækningsret udviser ved regnskabsårets afslutning en saldo på kr Fra repræsentantskabet blev der stillet uddybende spørgsmål til udgifterne til digital flyttesyn dækket af dispositionsfonden. Der blev spurgt til om formålet er at påføre fraflyttere en større andel af udgifterne og det blev bemærket at der blandt ejendomsfunktionærerne i Gadehavegård blev klaget over systemets driftssikkerhed. Pia Christiansen oplyste, at formålet er via udbud at sikre generelt lavere priser også for fraflyttere og supplerede med, at der er erfaret besparel- Side 5 af 10

6 ser på op til 36%, og at der rigtigt nok opleves visse indkøringsvanskeligheder, men at det går fremad. Repræsentantskabet godkendte regnskabet med 30 stemmer for, 1 imod og 2 udlod at stemme. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Michael H. Jørgensen oplyste, at Revisionsprotokollatet er uden anmærkninger, men der henledes opmærksomhed på det opsamlede underskud og likviditetsmæssige problemer i 9313 Markedspladsen, væsentlige udlejningsvanskeligheder med heraf følgende økonomiske problemer i 9356 Kongensgade. Revisionsberetningen blev godkendt. 31 stemte for, 1 stemte imod og 1 udlod at stemme. 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for regnskabsåret 2014/2015 forventes godkendt af organisationsbestyrelsen den 10. marts 2014 og forelægges til orientering. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Michael H. Jørgensen gennemgik budgettet og henledte opmærksomhed på langtidsbudgettet for dispositionsfonden, arbejdskapitalen og trækningsretten, der viser, at selskabet nok er likvidt, men at det er vigtigt fremadrettet at være ekstra opmærksom på hvorledes selskabets midler anvendes. Der blev henledt særlig opmærksomhed på posten tab ved fraflytning i afdelingerne, hvor der på baggrund af ny lovgivning og tabene ved fraflytninger de forgående år er afsat kr om året fremadrettet. Det blev oplyst, at det er aftalt med bestyrelsen at søge dispensation for lovgivningen. Budgettet blev enstemmigt vedtaget. 6 Behandling af indkomne forslag Domea har modtaget 3 forslag til behandling på repræsentantskabsmødet. Alle er stillet af Annette Kruse fra Hanebred. De 3 forslag, samt bilag hertil (bilag 1-5), er vedlagt. Side 6 af 10

7 De 3 forslag er: Dirigenten præciserede, at der var tale om punkter til orientering og at der derfor ikke skulle foretages en afstemning. Anette Kruse orienterede med udgangspunkt i de med dagsorden fremsendte bilag om de 3 punkter. Efterfølgende har Anette Kruse eftersendt 2 yderligere notater, som er vedlagt dette referat som bilag. De 3 orienteringspunkter blev taget til efterretning. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 22. marts 2012 blev John Adelsteen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for 2 år. John Adelsteen Andersen modtager gerne genvalg. John Adelsteen blev genvalgt uden modkandidater. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2014 Peter Hansen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2015 Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2014 Kirsten Malinovsky Medlem Repræsentantskabet 2014 Petina Larsen Medlem Repræsentantskabet 2015 Ercan Ceylan Medlem Repræsentantskabet 2014 Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2014 Tanja Hornehøj Medlem Ansatte 2014 Side 7 af 10

8 Med Domea som forretningsfører. Afgangsordenen indebærer, at Susanne Pia Hansen, Kirsten Malinovsky og Ercan Ceylan foruden formand John Adelsteen Andersen på valg. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 3 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Dirigenten oplyste, at nu hvor John Adelsteen er valgt som formand, så skal der vælges 3 bestyrelsesmedlemmer. Fra bestyrelsen modtager Susanne Pia Hansen og Kirsten Malinovsky genvalg, mens at Ercan Ceylan ikke genopstiller. John Adelsteen oplyste, at bestyrelsen indstiller Susanne Pia Hansen og Kirsten Malinovski til genvalg, samt at den peger på Henrik Schram til den sidste ledige post. Der var ikke andre der stillede op. Henrik Schram, Kirsten Malinovski og Susanne Pia Hansen blev valgt uden modkandidater. På det efterfølgende bestyrelsesmøde konstituerede bestyrelsen sig med Peter Hansen, som næstformand, og Poul Erik Jensen blev genudpeget af bestyrelsen. Tanja Hornehøj er forsat medarbejderrepræsentant, indtil det kommende virksomhedsnævnsmøde i DFB, hvor hun er på valg. Dette bliver afholdt i løbet af foråret. Bestyrelsen har efter repræsentantskabsmødet følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2016 Peter Hansen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2015 Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2016 Kirsten Malinovsky Medlem Repræsentantskabet 2016 Petina Larsen Medlem Repræsentantskabet 2015 Henrik Schram Medlem Repræsentantskabet 2016 Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2016 Tanja Hornehøj Medlem Ansatte Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Side 8 af 10

9 På repræsentantskabsmøde i 2013 blev Petina Larsen valgt som 1. suppleant og Kirsten Mouritzen valgt som 2. suppleant. Petina Larsen er efterfølgende indtrådt i bestyrelsen, som afløser for Peter Krogh Det indstilles, at repræsentantskabet vælger 2 suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Dirigenten oplyste, at bestyrelsen indstiller Pia Benzon og Uffe Dybdal. Der var ikke andre kandidater. Dirigenten foreslog, at det blev afgjort ved lodtrækning, hvem der skulle være henholdsvis 1. og 2. suppleant. Der var ingen indvendinger herimod. Uffe Dybdal blev valgt som 1. suppleant, og Pia Benzon som 2. suppleant. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at genvælger BDO, som revisor for indeværende regnskabsår. BDO blev genvalgt uden modkandidat 11 Kompetencedelegation På repræsentantskabsmøde d. 5. april 2011 har repræsentantskabet besluttet følgende: Repræsentantskabet tiltræder vedtægterne med følgende bemærkning om kompetencedelegation, jf. 5, stk. 6 og 6, stk. 1, punkt 4: Disse bestemmelser indebærer, at bestyrelsen på det ordinære repræsentantskabsmøde skal fremsætte forslag om kompetencedelegation i nærmere angivet omfang til behandling på repræsentantskabsmødet, såfremt bestyrelsen ønsker en sådan kompetencedelegation. En af repræsentantskabet godkendt kompetencedelegation udløber ved det efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde. Derfor indstilles det til repræsentantskabet at delegere følgende kompetencer til organisationsbestyrelsen (jf. vedtægternes 5, stk. 5 & 6): Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Herudover indstilles det til repræsentantskabet at delegere kompetencen vedrørende valg af repræsentanter til Domeas repræsentantskab samt kompetencen vedrørende valg af BL-kredsdelegerede til organisationsbestyrelsen. Side 9 af 10

10 Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence (jf. vedtægternes 5, stk. 7), men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægternes 8. Herudover noteres det at DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering frem til det ordinære repræsentantskabsmøde i Anette kruse ønskede yderligere oplysninger om hvorfor valget af Domea som forretningsfører blev sat sammen kompetencedelegationen fra repræsentantskabet til bestyrelsen. Tinus Lassen orienterede om, at der var præcedens herfor i DFB, men at det er muligt at stemme herom hver for sig. Men han foreslog, at dagsorden blev fastholdt. Der var ingen indvendinger herimod. Indstillingen blev fulgt med 30 stemmer for, 2 imod mens 1 udlod at stemme. 12 Eventuelt Dirigenten takkede for god ro og orden og gav ordet til John Adelsteen, der sagde at han er glad for, at vi kan fortsætte med den bestyrelse vi har nu, og at bestyrelsen vil vende tilbage til repræsentantskabet med visionsarbejdet, som bestyrelsen ønsker at inddrage repræsentantskabet i. For referatets godkendelse: den Taastrup den John Adelsteen Andersen, formand Tinus Lassen, dirigent Side 10 af 10