EU-udbud - udbud med forhandling med forudgående indkaldelse af tilbud

Transkript

1 EU-udbud - udbud med forhandling med forudgående indkaldelse af tilbud Levering af fjernaflæste vandmålere til drikkevand inklusiv udstyr til fjernaflæsning mv. til Lyngby-Taarbæk Vand A/S 1. Generelle udbudsbetingelser Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 1

2 Levering af fjernaflæste vandmålere til drikkevand inklusiv fjernaflæsning mv. til Lyngby-Taarbæk Vand A/S. Indholdsfortegnelse 1.1 Indledning Kontrakt Kontraktperiode Spørgsmål og svar vedr. udbuddet Kontaktperson vedr. udbuddet Tildelingskriterie og vægtning af tilbuddene Tilbudsfrist og formkrav Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist Sprog Honorar Forbehold Alternative tilbud Delbud Konsortier Tidsplan... Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 2

3 1. Forord Lyngby-Taarbæk Vand A/S udbyder levering af fjernaflæste vandmålere til drikkevand til private husholdninger og mindre erhverv med tilhørende aflæsningssystem med direkte fjernaflæsning. Udbudsformen er et Udbud med forhandling med forudgående indkaldelse af tilbud i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivet, Rådets og Parlamentets Direktiv nr. 2014/25/EU af 26. februar 2014 og bekendtgørelse nr af 15. december 2015 fra Erhvervs- og Vækstministeriet om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester. Udbudsbekendtgørelse forventes offentliggjort den 19. februar 2016 i den Europæiske Unions Tidende. Opmærksomheden henledes på, at det oven for nævnte direktiv er nyt, og at der er tale om betydelige ændringer i forhold til de hidtidige udbudsregler for forsyningsvirksomheder. Direktivet er sat i kraft med virkning fra 1. januar 2016, men Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har endnu ikke udsendt vejledning til de nye regler. Der kan formentlig hentes nogen vejledning fra styrelsens nyligt udsendte vejledning vedrørende Udbudsloven, idet en del af reglerne i denne lov er sammenfaldende med reglerne om forsyningsvirksomhederne. Det skal dog understreges, at der også er betydelige forskelle. Som eksempel på de nye regler kan nævnes, at tilbudsgivere ikke skal medsende den dokumentation for økonomisk og teknisk formåen men blot skal udfylde det obligatoriske fælleseuropæiske udbudsdokument, ESPD. Herefter skal alene den tilbudsgiver, der får tildelt ordren fremsende den sædvanlige dokumentation. Der findes link til ESPD- dokumentet på OLLGAARD.dk. 1.1 Indledning Dette udbudsmateriale skal danne baggrund for de tilbud, der skal afgives vedrørende Lyngby-Taarbæk Vand A/S's anskaffelse af fjernaflæste vandmålere m.v. Det bemærkes, at kun økonomiske operatører, der er blevet prækvalificeret er berettiget til at afgive tilbud. Prækvalifikationen fremgår af Udbudsbekendtgørelsen. Økonomiske operatører, der ønsker at blive prækvalificerede skal fremsende ansøgning herom senest den 7. marts Kun økonomiske operatører der opfylder følgende mindstekrav kan prækvalificeres: Årlig omsætning mindst 15 mio. DKK Årlig omsætning vedrørende vandmålere mindst 5 mio. DKK Egenkapital mindst DKK De fem økonomiske operatører, der bedst opfylder ordregivers krav til økonomisk og finansiel kapacitet samt teknisk og faglig kapacitet vil blive prækvalificeret. Der vil blive givet særskilt meddelelse om resultatet af prækvalifikationen. Efter modtagelsen af tilbud indleder ordregiver herefter forhandlinger med de tilbudsgivere, hvis tilbud er fundet konditionsmæssige. Ordregiver forbeholder sig ret til at shortliste og således kun indlede forhandlinger med de aktører, der har afgivet de bedst egnede tilbud, såfremt der er indkommet mere end fem tilbud. Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 3

4 Ordregiver forbeholder sig ret til efter første forhandlingsrunde at opfordre de tilbudsgivere, der har afgivet de tre bedst egnede tilbud til at forny deres tilbud og herefter indlede forhandlinger med disse om tildelingen af kontrakten. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage en yderligere forhandling efter shortlistning. Shortlistning og tildeling af ordren vil ske i overensstemmelse med tildelingskriterierne. Udbudsmaterialet er opbygget således: 1. Generelle udbudsbetingelser, dateret den Kravspecifikation, dateret den Paradigme for kontrakt, dateret den Tilbudsliste, dateret den ØLLGAARD Rådgivende Ingeniører A/S v/anders Christiansen står for gennemførelsen af udbuddet, herunder modtagelse af spørgsmål, svar på disse og evt. udsendelse af rettelsesblade. Elektronisk indsendelse af bud skal fremsendes til: udbud@ollgaard.dk 1.2 Kontrakt Kontrakt vil blive indgået mellem Lyngby-Taarbæk Vand A/S samt pågældende leverandør, jf. 3. Paradigme for kontrakt. Lyngby-Taarbæk Vand A/S forpligter sig til i kontraktperioden at købe de produkter, der indgår i aftalen hos den valgte kontrakthaver plus/minus 5 % af de angivne mængder for vandmålere med supplerende fittings jf. tilbudslisten. 1.3 Kontraktperiode Kontrakten er gældende i perioden Spørgsmål og svar vedr. udbuddet Spørgsmål, der er mailet til ac@ollgaard.dk senest den 30. marts 2016 kl , vil blive besvaret senest den 6. april 2016 kl Spørgsmål, svar og eventuelle rettelsesblade vil løbende blive fremsendt tilbudsgiverne. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille skriftlige spørgsmål, da forbehold ikke accepteres. 1.5 Kontaktperson vedr. udbuddet Lyngby-Taarbæk Vand A/S s kontaktperson ved gennemførelsen af udbuddet er: ØLLGAARD Rådgivende ingeniører A/S Afdelingsleder Anders Christiansen Strandvejen Hellerup Tlf Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 4

5 Mail: 1.6 Tildelingskriterie og vægtning af tilbuddene Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige bud. Det økonomisk mest fordelagtige bud vil blive vurderet på grundlag af nedenfor anførte kriterier: DELKRITERIE UNDERKRITERIE VÆGTNING i % PRIS Samlet tilbudssum fra tilbudslisten 60 KVALITET Kvalitative egenskaber herunder: Kvalitetsstyring hos producent/leverandør/grossist Komponenternes egenskaber mht. lavt tryktab og deres indbyrdes korrosionsmæssige egenskaber Datasikkerhed fra aflæsningspunkt til FASsystemet 40 After sale service herunder: Introduktion, instruktion og oplæring i aflæsningssystemet Understøttelse af applikationer til forbruger for fjernaflæsning af væsentlige nøgletal Support ved typiske fejl Fremtidssikring herunder: Driftstid for vandmålerne Procedure for drift og licens efter kontraktperiodens udløb (ultimo 2020) Kvalitative egenskaber Kvalitetsstyring hos producent/leverandør/grossist Komponenternes egenskaber Tilbudsgiver skal have et kvalitetsstyringssystem, som minimum omfatter organisationsplan, styring af dokumenter, kontrol- og tilsynsinstrukser, checklister og procedurer for imødegåelse af gentagne fejl. Lyngby -Taarbæk Vand A/S vægter det positivt såfremt tilbudsgivers kvalitetsstyringssystem er certificeret. Komponenter med lavt tryktab vægtes højere end komponenter Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 5

6 mht. lavt tryktab og deres indbyrdes korrosionsmæssige egenskaber Datasikkerhed fra aflæsningspunkt til FASsystemet med stort tryktab. Det vægtes højt, at der er taget hensyn til komponenternes indbyrdes korrosionsmæssige egenskaber, således at risiko for korrosion minimeres. Lyngby-Taarbæk Vand A/S vægter det højt, at sikkerhedsniveauet for kommunikationsløsningen er højt, således at risikoen for at uvedkommende kan få adgang til data og/eller målerne minimeres. Beskrivelse af sikkerheden skal omfatte al data udveksling/kommunikation fra den enkelte vandmåler til FAS system. After sale service Introduktion, instruktion og oplæring i aflæsningssystemet Understøttelse af applikationer til forbruger for fjernaflæsning af væsentlige nøgletal Det skal beskrives, hvorledes tilbudsgiveren vil sikre, at Lyngby- Taarbæk Vand A/S`s personale opnår stor sikkerhed og forståelse for brug af systemet. Det skal beskrives, hvorledes tilbudsgiveren vil gøre det muligt, at forbrugerne/kunderne kan tilkøbe/anskaffe udstyr, software eller applikationer så de kan aflæse status på måleren andet sted i boligen. Det skal være muligt for Lyngby-Taarbæk Vand A/S, at udvælge relevante parametre, som gøres tilgængelige for forbruger. Lyngby-Taarbæk Vand A/S vægter tilgængelighed og installation højt. Support ved typiske fejl Det skal beskrives, hvordan typiske fejl i det leverede system (fra aflæsningspunkt til grænsefladen til FAS) forventes håndteret af tilbudsgiveren. Heraf procedure og responstid for telefonisk-, remote- og on-site-support. Det skal ligeledes beskrives, hvilke situationer der defineres som typiske fejl. Lyngby-Taarbæk Vand A/S vægter det højt at telefonisk kontakt Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 6

7 med kyndig support opnås hurtigst muligt. Fremtidssikring Driftstid for vandmålerne Procedure for drift og licens efter kontraktperiodens udløb Lyngby-Taarbæk Vand A/S ønsker længst mulig driftstid for vandmålerne, det vil sige den tid vandmålerne forbliver i drift og viser relevante forbrugstal samt overfører aflæselige resultater til det apparatur, der anvendes til opsamling af forbrug m.v. Ved lang driftstid forstår Lyngby-Taarbæk Vand A/S en periode på ikke under 16 år, i hvilken der ikke er behov for servicebesøg f.eks. til udskiftning af batteri eller andet. For ikke at afskære tilbudsgivere, der ikke kan garantere en driftstid på 16 år fra at deltage i udbudsforretningen, kan Lyngby-Taarbæk Vand A/S acceptere kortere driftsperioder helt ned til 10 år. Driftstid under 10 år er ikke-konditionsmæssigt. Lang driftstid vægtes højest. Det ønskes beskrevet, hvorledes anvendelse og drift af systemet kan forventes videreført efter kontraktperiodens udløb. Lyngby-Taarbæk Vand A/S vægter det højt, at systemet, herunder licenser, kan videreføres uden væsentligt ændrede driftsforhold. Der skal leveres en beskrivelse, der redegør for tilbuddets specifikationer. Beskrivelsen skal opdeles i henhold til ovenstående kriterier. Tildelingskriterierne vil blive vægtet efter følgende model: Pris: Der er fastsat en målpris på kr, som tildeles en middelkarakter på 4 points og en målpris plus/minus 30% efter en lineær målkurve, således: Målpris: kr : kr : kr : kr : kr : kr : 0 points 1 points 2 points 3 points 4 points 5 points Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 7

8 kr : kr : kr points 7 points 8 points Kvalitet: For hvert af delkriterierne kvalitative egenskaber, after sale service og fremtidssikring gives der points efter nedenstående skala: Opfyldelse af kriterie: Points: 8 : Bedst mulige 7 : Glimrende/fortrinlig 6 : God/meget tilfredsstillende 5 : Over middel 4 : Middel/tilfredsstillende 3 : Under middel 2 : Mindre tilfredsstillende 1 : Utilstrækkelig 0 : Dårlige, f.eks. u konditionsmæssige tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav Der regnes overalt med 2 decimaler. Højeste antal vægtede karakter angiver økonomisk mest fordelagtige bud. 1.7 Tilbudsfrist og formkrav De prækvalificerede tilbudsgivere skal fremsende tilbud som pdf-fil(er) pr. mail inden den 18. april 2016 kl til følgende mailadresse: udbud@ollgaard.dk med formuleringen Tilbud på levering af vandmålere til Lyngby-Taarbæk Vand A/S i mailens hoved/emnefelt, således at fejlfordeling af posten undgås. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet, betragtes ikke som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Når tilbud er modtaget, vil tilbudsgiverne modtage kvitteringsmail for modtagelsen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 1.8 Åbning af de indkomne tilbud Det er ikke muligt at overvære åbning af tilbud eller til at få oplysninger om indholdet heraf. 1.9 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 90 kalenderdage at regne fra tilbudsfristens udløb. Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 8

9 1.10 Sprog Tilbud inklusiv dertil hørende materiale samt al kommunikation i kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan eventuelle brochurer og foldere om det tilbudte accepteres på engelsk og tysk Honorar Der ydes ikke godtgørelse til tilbudsgiverne for deltagelse i tilbudsgivningen Forbehold Tilbudsgiverne kan ikke tage forbehold for nogen del af det samlede udbudsmateriale, heller ikke forbehold over for paradigmet for standardkontrakten Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud Delbud Der kan ikke afgives delbud forstået på den måde, at der skal gives et samlet tilbud, jf. tilbudslisten Konsortier Hvis flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver, og det skal af tilbuddet fremgå, hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere Tidsplan Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse af udbud I TED Ansøgningsfrist for prækvalifikation Prækvalifikation afsluttes Udbudsmateriale udsendes til de prækvalificerede Frist for fremsendelse af spørgsmål kl Frist for besvarelse af spørgsmål kl Frist for afgivelse af tilbud kl Evaluering af tilbud afsluttes og forhandlinger varsles Første forhandlingsrunde (fem tilbudsgivere) Anden forhandlingsrunde (tre tilbudsgivere) Tildeling af kontrakt og meddelelse til tilbudsgivere Stand-still periode starter Stand-still periode udløber Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 9

10 Kontrakt underskrives Kontraktperiode starter Bilag: 1. Indkøbs- og udbudspolitik Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Hjortekærbakken Kgs. Lyngby Tel Side 10