Referat af bestyrelsesmøde afholdt mandag den WEB. Afdeling

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde afholdt mandag den WEB Afdeling 1. Gennemgang og godkendelse af sidste referat 2. Beholdnings- og afkastopgørelse på værdipapirer 3. Kort orientering om status på diverse sager a) Status udlejning b) Udskiftning af varmemålere 1A-3 c) Nye køkkener - regnskab 10 d) Lærkestien brand 2 4. Helhedsplan renovering 6,7 og 8 5. Nye vinduer Landsbyggefonden - regnskabskommentarer 7. Evaluering af afdelingsmøder 8. Handlemuligheder for billige boliger 1. Gennemgang og godkendelse af sidste referat. PN gennemgik referat af bestyrelsesmøde den Ingen bemærkninger. 2. Beholdnings- og afkastopgørelse på værdipapirer. PN forelagde beholdnings- og afkastopgørelse på værdipapirer pr Den effektive varighed pr udgjorde 1,30 (mål under 3,00). Urealiseret kursgevinst for obligationer og investeringsbeviser udgjorde pr kr Afkast rente og udbytte indtil for obligationer og investeringsbeviser m.v. udgjorde kr PN oplyste, at der har været afholdt møde med Sydbank den Her drøftedes bl.a forrentning af boligselskabets driftskonto samt muligheder for undgåelse af negativ forrentning. Herudover drøftedes boligselskabets obligationsportefølje. Det blev aftalt, at Sydbank kommer med forslag til fremtidig sammensætning af depotet. Sydbank gjorde opmærksom på, at de ved deres gennemgang af depotet havde observeret nogle obligationer, som det var helt oplagt at sælge straks samt to mindre poster aktier. Det aftaltes, at salg af disse skulle iværksættes nu. Det drejer sig om 5 obligationstyper til en værdi af ca. kr samt aktier for kr

2 3. Kort orientering om status på diverse sager. a) Status udlejning. Lejeledigheden for Haderslev Kommune udgjorde i alt 112 boliger pr Det er et fald på 4 boliger. Boligselskabet havde 2 ledige boliger. Lejeledigheden for de øvrige boligforeninger: Haderslev Boligselskab 23 Vojens Andels-Boligforening 2 HAB 80 Domea Vojens 1 Gram boligforening 0 b) Udskiftning af varmemålere afd. 1A - 3 Udskiftning af varmemålere i afd. 1A 3 er udført i perioden Der mangler kun at blive monteret 1 måler. c) Nye køkkener - regnskab - afd. 10 Udskiftning og udvidelse af køkkener i 24 boliger er afsluttet i Tilslutningen til projektet har været overvældende, idet der kun var regnet med ca køkkener. De 24 boliger er nu fremtidssikret for en længere årrække. Der er nye tage, nye vinduer og nye udvidede køkkener på nær 4 boliger, der bevarede den oprindelige køkkenindretning. De samlede udgifter beløb sig til kr Det var kr over det budgetterede. En del af overskridelsen skyldes, at man nogle steder var nødt til at foretage renovering i badeværelse, da der ved en tidligere renovering ikke var foretaget renovering af kloakledningen. En del af finansieringen bestod af midler fra henlæggelser. Men da der var flere end forventet, der tog imod tilbuddet, resulterede dette også i et større træk på henlæggelserne. Af hensyn til at beskytte afdelingens henlæggelser ønskes beløbet fra henlæggelser også reduceret. Sammenholdt med budgetoverskridelsen betyder det, at der skal lånes kr mere end forventet. Hertil kommer, at der i stedet for internt lån skal optages lån i en bank. Her må forventes, at renten er 1-2% dyrere end et internt lån. Sammenlagt medfører disse overskridelser og rentefordyrelse, at der skal ydes ydelsesstøtte fra dispositionsfonden på ca. kr Beslutning Bestyrelsen godkendte regnskab for køkkenrenovering (24 boliger) i afdeling 10 som forelagt. 2

3 d) Lærkestien brand. PN oplyste, at det kører planmæssigt med istandsættelse af Lærkestien 7. Det forventes, at lejeren kan flytte tilbage den Dog senest den Helhedsplan afd. 6,7,8 PN orienterede om seneste møde i byggeudvalget og seneste udgave af drejebogen. Herudover drøftedes afvikling af to beboermøder og to åbent hus arrangementer. Til de to beboermøder har ca. 70% af alle husstande være repræsenteret på et eller begge møder. Det er et overvældende stort fremmøde. Vi har herved sikret os, at rigtig mange har fået en direkte orientering. Hertil kommer, at mange efterfølgende har fået personlig orientering og vejledning, hvis dette ønskedes. Til de to åbent hus arrangementer har der ligeledes været stor tilslutning. Ca. 70% af alle husstande har besøgt prøveboligen en eller to gange. Og i alt har prøveboligen været besøgt af over 150 personer, idet mange havde taget deres familie og venner med. Meget positivt. Møderne og åbent hus arrangementerne har affødt rigtig mange ønsker, ideer og forslag til indretning. Det har medført, at der er udarbejdet nye skitseforslag til lejlighedsindretning, som allerede blev forelagt på det andet møde (26.10.) og det blev positivt modtaget. Der resterer nu beslutningsmødet, som afholdes den PN lagde herefter op til, at der skulle tages endelig beslutning om godkendelse af projektet i sin helhed som følger: Godkendelse af renoveringsprojektet som det nu foreligger sammenlægning af de tre afdelinger efter afslutning af renoveringen huslejeberegning af finansieringsplan som vist i beboerfolderen af Beslutning: Bestyrelsen godkendte projektet i sin helhed, herunder sammenlægning af afdeling 6,7 8 efter afslutning af renovering, huslejeberegning af og finansieringsplan som vist i beboerfolderen af Nye vinduer afdeling 15, Damager, Sommersted. PN orienterede. JJ og Stens Byggeforretning har foretaget gennemgang af samtlige boliger i afdelinger 15. Herudover har Stens Byggeforretning og Velfac foretaget opmåling af vinduer. Udskiftning forventes foretaget omkring Landsbyggefonden regnskabskommentarer. 3

4 Landsbyggefonden er i forbindelse med gennemgang af vort regnskab for 2015 fremkommet med bemærkninger omkring følgende: 1. Omsætningsaktiver kontra kortfristet gæld 2. Mellemregning med afdelinger 3. Dispositionsfondens disponible del 4. Forvaltningsrevision I brev af er der foretaget besvarelse af bemærkningerne. Ad 1 Udlæg til afdeling 6, 7 og 8 på de anførte konti er dækket af, Landsbyggefondssager nr. 1374, 1375 og 1376 Ad 2 Mellemregning på konto 413 i afdelingsregnskaber er omflyttet til konto 418 Ad 3 Forøgelse af interne lån har bevirket, at dispositionsfondens disponible del er blevet negativ. Der tages skridt til, at der optages lån i bank til afløsning af nogle interne lån. Ad 4 Landsbyggefonden har påpeget, at der skal foreligge forretningsgang på alle væsentlige område. Vor revisor skriver i revisionsprotokollen: Forretningsgangen og den interne kontrol fungerer tilfredsstillende. Skriftlige forretningsgange foreligger på alle væsentlige områder. Landsbyggefonden har givet tilbagemelding i mail af Ad 2 Anføres at lån til afdelinger bør flyttes fra konto 721 til konto 714 Ad 4 Der mangler forretningsgang på indkøbsområdet. Landsbyggefonden har ikke yderligere bemærkninger, og betragter regnskabsgennemgangen 2015 for afsluttet. 7. Evaluering af afdelingsmøder. Afvikling af årets afdelingsmøder drøftedes. PN oplyste indledningsvis, at der havde været 155 personer til afdelingsmøderne. Det er 37% flere end sidste år. I alt 121 husstande har deltaget, hvilket er 30% flere end sidste år. En del af de flere deltagere må formodes skyldes, at der nu er bespisning ved alle møder. Herefter viste PN en oversigt over det nye repræsentantskab. Der er tre afdelinger uden valgt repræsentantskabsmedlem. (Afdeling 16, 22 og 23) M.h.t. selve afvikling af møderne nævntes bl.a. 4

5 - at afdelinger med mange deltagere bør flyttes til andre lokaler. Evt. inddragelse af lokalet ved indgangen til hotellet. - at bespisningen var en succes. Det er kommet for at blive. Der var mange, som havde rost dette initiativ. 8. Handlemuligheder for billige boliger. PN oplyste, at Haderslev Kommune i brev af har anmodet boligorganisationerne i kommunen om at medvirke til at skaffe billige bomuligheder til flygtninge og andre, der har ramt kontanthjælpsloftet. Der har været afholdt møde med boligorganisationerne ad flere gange. Senest den Der foreslås bl.a. 1. Indgåelse af aftaler om tildeling af boliger ved anvendelse af rekvisition. I dag får kommunen tilbudt hver 4. ledige familiebolig 2. Anvendelse af deleboliger i almene familieboliger. Dette skal eks. forstås således, at store lejligheder (min. 4 værelses) udlejes til tre personer, der så har et værelse hver og et fælles køkken og stue. Bestyrelsen drøftede henvendelsen. Ad 1 rekvisition. Boligselskabet tilbyder i øjeblikket jf. gældende aftale hver 4. ledige familiebolig til kommunen. Denne aftale fungerer tilfredsstillende. Der var enighed om, at selv om den nuværende aftale fungerer godt, ville man være positivt indstillet for tildeling efter rekvisition. Ad 2 deleboliger. Kommunen ønsker at boligorganisationerne stiller familieboliger til rådighed som deleboliger. Typisk til 3 personer. Bestyrelsen var meget enige om - at boligselskabet ønsker at bevare de mest attraktive boliger på egne hænder - boligselskabet ønsker ikke at varetage administrationen af et sådant delelejemål, hvor der kan forventes, at der ofte vil være ud- og indflytning. Hvordan opgøres boancienniteten? Hvem har forvoldt misligholdelse af lejemålet? Hvordan fordeles varme og vand? Hvem holder have? Hvem foretager hækklipning? osv. Beslutning Boligselskabet er positiv indstillet for tildeling af lejligheder efter rekvisition. Boligselskabet ønsker ikke at stille familieboliger til rådighed som deleboliger. Foreløbig udkast til svarskrivelse redigeres af LN og PN og sendes til kommunen. 5