Råderumsforslag, Drifts- og Anlægsønsker Budget Økonomiudvalget

Transkript

1 Råderumsforslag Råderumsforslag, Drifts- og Anlægsønsker Budget NR Pol. Forslag Budget 2015 Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 ØU 1 82 Finansiering Nedsættelse af kompensation i.f.m. barselsorlov ØU 2 82 Finansiering Nedsættelse af kompensation i.f.m. langtids sygefravær ØU 3 80 Administration og planlægning Rådighedstillæg besparelse som følge af ændret åbningstid torsdag ØU 4 80 Administration og planlægning Afskaffelse af arrangement som årets frivillig (se også budgetønske ØU 9) ØU 5 80 Administration og planlægning Deltagelse i konferencer ØU 6 80 Administration og planlægning Gebyr til PBS pålægges opkrævninger til borgerne ØU 7 80 Administration og planlægning Projekt "Hyppigere samtaler" forsikrede ledige ØU 8 80 Administration og planlægning Lederuddannelse ØU 9 80 Administration og planlægning Nedsættelse af administrationsrammen Råderum i alt: Driftsønsker NR Pol. Forslag Budget 2015 Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 ØU 1 80 Administration og planlægning Hørsholm Innovationsfestival ØU 2 80 Administration og planlægning Telefon, avis og frikort til Idrætsparken til samtlige kommunalbestyrelsesmedlemmer ØU 3 80 Administration og planlægning It-Understøttelse af VUM ØU 4 80 Administration og planlægning Indsats for unge ledige i ny ungeenhed ØU 5 80 Administration og planlægning Etablering af rammer for fremtidens it-understøttelse ØU 6 80 Administration og planlægning Styrkelse af borgerrettet kommunikation i Hørsholm

2 Råderumsforslag, Drifts- og Anlægsønsker Budget ØU 7 80 Administration og planlægning Fælles fagligt/socialt arrangement for alle kommunens ansatte ØU 8 80 Administration og planlægning Implementering af Charter for aktivt medborgerskab i Hørsholm ØU 9 80 Administration og planlægning Årlig fejring af kommunens frivillige (se også råderum ØU 4) Driftsønsker i alt:

3 Forslag, Ønsket politisk råderum Administrationens råderumsforslag -3,2 mio. kr. -3,8 mio. kr. Råderumsforslag: ØU 1: Nedsættelse af kompensation i forbindelse med barselsorlov ØU 2: Nedsættelse af kompensation i forbindelse med langtidssygefravær ØU 3: Rådighedstillæg besparelse som følge af ændret åbningstid torsdag ØU 4: Afskaffelse af arrangement som årets frivillig (se også budgetønske ØU9) ØU 5: Deltagelse i konferencer ØU 6: Gebyr til PBS pålægges opkrævning til borgerne ØU 7: Projekt Hyppigere samtaler forsikrede ledige ØU 8: Lederuddannelse ØU 9: Nedsættelse af administrationsrammen Driftsønsker: ØU 1: Hørsholm Innovationsfestival ØU 2: Telefon, avis og frikort til Idrætsparken til samtlige kommunalbestyrelsesmedlemmer ØU 3: It-understøttelse af VUM ØU 4: Indsats for unge ledige i ny ungeenhed ØU 5: Etablering af rammer for fremtidens it-understøttelse ØU 6: Styrkelse af borgerrettet kommunikation i Hørsholm ØU7: Fælles fagligt/socialt arrangement for alle kommunens ansatte ØU 8: Implementering af Charter for aktivt medborgerskab i Hørsholm ØU 9: Årlig fejring af kommunens frivillige (se også råderumsønske ØU4) 1

4 Råderumsforslag: Tema: Løn- og barselspuljer 82 Finansiering NR: ØU 1 Titel: Nedsættelse af kompensation i forbindelse med barselsorlov I øjeblikket bliver de budgetansvarlige enheder (institutioner mv.) kompenseret fuldt ud (100%) for de ekstra lønudgifter de måtte have i forbindelse med medarbejderes barselsorlov. Lovgivningen giver mulighed for at nedsætte kompensationen til 80%. KB-beslutning Eventuelt færre barselsvikarer og dermed mindre personale Den lavere kompensation betyder at de budgetansvarlige har færre midler til at ansætte barselsvikarer mv. Netto budgetreduktion (-):

5 Tema: Løn- og barselspuljer 82 Finansiering NR: ØU 2 Titel: Nedsættelse af kompensation i forbindelse med langtidssygefravær I øjeblikket bliver de budgetansvarlige enheder (institutioner mv.) kompenseret fuldt ud (100%) for de ekstra lønudgifter de måtte have i forbindelse med medarbejderes sygefravær over 4 uger. Forslaget indebærer at kompensationen nedsættes til 80 %. KB-beslutning Eventuelt færre vikarer og dermed mindre personale Den lavere kompensation betyder at de budgetansvarlige ved uændret langtidssygefravær har færre midler til at ansætte vikarer mv. Netto budgetreduktion (-):

6 Tema: Ændring af åbningstid torsdag 80 Adm. og planlægning NR: ØU 3 Titel: Rådighedstillæg besparelse som følge af ændret åbningstid torsdag Hørsholm Kommune udbetaler kr. i rådighedstillæg til 112 antal medarbejdere for at arbejde mellem kl. 17 og 18 torsdag. Hvis åbningstiden torsdag ændres fra til kan dette rådighedstillæg spares. At overenskomstforeningerne kan godkende at medarbejderne mister rådighedstillægget. Borgerne mister muligheden for at besøge kommunen mellem kl Henvendelsesmønster fra kommunens nummerstander viser, at der kommer et stort antal borgere i tidsrummet Men flere og flere borgere kan betjene sig selv via digitale løsninger og borgerne skal derfor vejledes til at søge disse muligheder frem for at møde op. Det er dog nødvendigt, at borgerne møder op for underskrift i forbindelse med udstedelse af pas og kørekort. Disse borgere vil opleve det som en serviceforringelse, at dette ikke kan ske om torsdagen i tidsrummet Arbejdstiden skal ændres og timen mellem 17 og 18 skal flyttes til de øvrige arbejdsdage. Netto budgetreduktion (-):

7 Tema: Afskaffelse af arrangement som årets frivillig 80 Adm. og planlægning NR: ØU 4 Titel: Afskaffelse af arrangement som årets frivillig Hvert år afholder Hørsholm Kommune et arrangement, hvor vi kårer årets frivillig. Samtlige deltagerer modtager en gave og der er underholdning med en kendis. Vi anvender i gennemsnit kr. på dette arrangement. Borgerne oplever det som en fin gestus, at vi fejrer de frivillige i Hørsholm Kommune. Mange borgere vil derfor opfatte det som om, at kommunen ikke anerkender, den indsats som de yder. Der kan spares nogle timer i planlægningen af arrangementet og på selve dagen. Dette antal timer kan dog ikke give noget i råderum, men tiden kan anvendes på andre opgaver. Se i øvrigt budgetønske ØU nr.9 om Årlig fejring af kommunens frivillige. Netto budgetreduktion (-):

8 Tema: Deltagelse i konferencer Titel: Deltagelse i konferencer 80 Adm. og planlægning NR: ØU 5 Hvert år deltager de politiske udvalg i en del konferencer med overnatning primært i KL-regi. Det er konferencer som Børnetopmødet, Socialt temamøde, Kommunalpolitisk Topmøde m.fl. Hvert år deltager Hørsholm Kommune i ca. 7 konferencer. Fagudvalgene sender ca. 5 politikere af sted og ØU sender ca. 8 af sted. Der er tradition for, at udvalgene tager af sted dagen før konferencen starter og for hver konference giver det en ekstra overnatning samt en ekstra restaurationsregning. Det betyder ca. 40 overnatninger årligt af ca. 950 kr. = kr. samt 40 ekstra kuverter på en bedre restaurant (i gennemsnit 900 kr. x 40 personer) = kr. Der kan ved at vente med at tage af sted på selve konferencedagen årligt spares kr. At politikerne først tager af sted på konferencedagen. Ingen Ingen Netto budgetreduktion (-): kr kr kr kr. 6

9 Tema: Gebyr til PBS pålægges opkrævninger til borgerne Titel: Gebyr til PBS pålægges opkrævninger til borgerne 80 Adm. og planlægning NR: ØU 6 Der udskrives årligt ca opkrævninger til borgerne for Hørsholm Kommune. Mange borgere anvender PBS i forbindelse med indbetalingen. For at borgerne kan anvende PBS betaler Hørsholm Kommune ca. 5 kr. pr. opkrævning. Dette betyder en årlig udgift på kr. for Hørsholm Kommune. Administrationen foreslår, at dette gebyr ca. 5 kr. pr. opkrævning -tillægges borgerens opkrævning. Dette vil medføre at kommunens udgifter til gebyrer nulstillet og give et råderum på de kr. Borgerne betaler selv gebyret for overførsel via PBS. Opkrævningerne skal tilrettes Netto budgetreduktion (-):

10 Tema: forsikrede ledige Titel: Projekt Hyppigere samtaler forsikrede ledige 80 Adm. og planlægning NR: ØU 7 I forbindelse med budgetkonferencen i 2011 fik Jobcentret bevilget projekt Hyppigere samtaler. Projektet har fokus på at afholde hyppigere samtaler med forsikrede ledige, der er i risiko for at blive langtidsledige. Projektet udløber 31. december Målsætningen for projektet var at deltagerne skulle komme i arbejde 2 uger tidligere end forventet. Projektets resultater viser at 79% af de afsluttede personer i projektet er gået i enten arbejde eller uddannelse senest 3 måneder efter de er afsluttet i projektet. Projektet har dermed haft bedre resultater end oprindeligt forudsagt. På baggrund af projektets gode resultater indstilles det at fortsætte projektet og samtidig udvide målgruppen til at omfatte både forsikrede ledige, der er i risiko for langtidsledighed, samt forsikrede ledige der er blevet langtidsledige og som er i fare for at falde ud af dagpengesystemet. Da Center Arbejdsmarked ønsker at udvide målgruppen til også at omfatte borgere der er ved at falde for dagpengeretten indstilles det at personaleressourcen udvides fra 30 timer til 37 timer, så denne nye målgruppe kan inkluderes. Center Arbejdsmarked forventer at der på et år vil være 90 borgere i projektet. Heraf er de 75 % i risiko for langtidsledighed, mens 25 % af borgerne er blevet langtidsledige. Projektet forlænges og projektmedarbejdertimer øges fra 30 til 37 timer med henblik på at projektet fremadrettet også kan inkludere langtidsledige der er ved at falde for dagpengeretten. Målgruppen af ledige modtager hyppigere samtaler. Projektmedarbejdertimer øges fra 30 til 37 timer med henblik på at projektet fremadrettet også kan inkludere langtidsledige der er ved at falde for dagpengeretten. 8

11 Netto budgetreduktion (-): Nedenstående grå felter udfyldes kun, hvis råderummet skal fremkomme ved hjælp af at investere. Eventuel investering (+):* Brutto budgetreduktion (-):**

12 Tema: lederuddannelse Titel: Lederuddannelse : Forslag a) ingen central medfinansiering Forslag b) central medfinansiering nedsættes med 50 % 80 Administration og Planlægning NR: ØU 8 Der er i aktuelt en central pulje til at finansiere efteruddannelse af ledere og chefer i Hørsholm Kommune. Puljen er etableret i forlængelse af en direktionsbeslutning om, at alle kommunens ledere skal have en lederuddannelse svarende til diplomniveau. I dag finansieres lederuddannelse 100 % fra denne pulje. Forslag a) Det foreslås, at puljen udfases svarende til at lederuddannelse fremover finansieres 100 % fra centrenes egne budgetter. Den største udgift under puljen går til uddannelse af ledere i diplom i ledelse. Et typisk uddannelsesforløb varer to år og koster i alt omkring kr. Ved indførelse af nærværende råderumsforslag vil centrene selv skulle finansiere omkring kr. årligt eller i alt kr. over 2 år for hver diplomleder. Forslag b) Det foreslås, at puljen reduceres svarende til at lederuddannelse fremover finansieres 50 % fra den centrale pulje og 50 % fra centrenes egne budgetter. Ved denne omlægning vil finansieringen svare til den, der eksempelvis gælder ved henvisning til ekstern stresshåndtering. Den største udgift under puljen går til uddannelse af ledere i diplom i ledelse. Et typisk uddannelsesforløb varer to år og koster i alt omkring kr. Ved indførelse af nærværende råderumsforslag vil centrene selv skulle finansiere omkring kr. årligt eller i alt kr. over 2 år for hver diplomleder. KB-beslutning 10

13 Ingen konsekvenser. Ingen konsekvenser, da lederuddannelse fortsat vil være et krav. Kan dog betyde at centrenes økonomiske muligheder for at igangsætte andre uddannelsesaktiviteter reduceres. Netto budgetreduktion (-): Forslag a) ingen central medfinansiering Forslag b) central medfinansiering nedsættes med 50 %

14 Tema: Administrationsrammen Titel: Nedsættelse af administrationsrammen 80 Administration og Planlægning NR: ØU 9 Reduktion af administrationsrammen. Eksempelvis via reduktion i personalerelaterede udgifter, kompetenceudvikling, ledelse og HR. Direktionen forestår den konkrete udmøntning. Direktionen foreslår den konkrete udmøntning i starten af året Nej Afhængig af den konkrete udmøntning kan det eksempelvis betyde færre midler til personalerelaterede udgifter, lederudvikling, HR mv. Netto budgetreduktion (-):

15 Driftsønsker: Tema: Erhvervsfremme / Kommunebranding Titel: Hørsholm Innovationsfestival 80 Administration og Planlægning NR: ØU 1 Forslaget er under udvikling mellem de relevante parter, så nedenstående afspejler alene de foreløbige tanker. En egentlig projektskitse vil foreligge til budgetseminaret. Der ønskes midler til at Hørsholm Kommune kan støtte en fremtidig Hørsholm Innovationsfestival med fokus på iværksætteri og innovation gerne i samspil mellem det lokale erhvervsliv og innovationsparate uddannelsesøgende unge. Der er ønske om, at festivalen både er relevant lokalt og samtidig kan tiltrække international opmærksomhed Festivalen skal organiseres professionelt gennem tilkøb af eksterne arrangører/facilitatorer, men i øvrigt bygge på aktiv involvering fra relevante kræfter, ikke mindst blandt de lokale parter. Festivalen skal designes, så Hørsholm Kommunes rolle i festivalen skal være yderst begrænset udover at understøtte finansieringen og sikre samspil med øvrige initiativer festivalen opfattes i udgangspunktet som startskuddet til en mere permanent satsning på at markere Hørsholm på innovationslandkortet, hvorfor der bør afsættes midler til en 3-årig forsøgsperiode. At de relevante parter Hørsholm Erhvervsnetværk, Rungsted Gymnasium samt Hørsholm Kommune med projektfacilitatoren Indgrb kan se et fælles perspektiv i en 2015-festival. At det lykkes at tiltrække sponsorer i det omfang festivalens økonomi kræver det En væsentlig usikkerhed knytter sig til fremtidig lokalitet for festivalen, idet hverken Hørsholm Sygehus eller Politistationen kan forventes at være muligheder fremadrettet. Andre rammer vil også give en anden festival. Det er en central opgave for parterne at bidrage til at finde egnede lokaliteter, der matcher festivalens ønskede profil og sikre, at rammerne matcher festivalens økonomiske grundlag. 13

16 Ingen direkte, men hensigten er at arrangementet skal få bredere lokal appel end de tidligere Afsnit I. Ingen. Budgetmæssige konsekvenser: (op til) (op til) (op til)

17 Tema: Telefon, avis og frikort til Idrætsparken til samtlige kommunalbestyrelsesmedlemmer 80 Administration og Planlægning NR: ØU 2 Titel: Telefon, avis og frikort til Idrætsparken til samtlige kommunalbestyrelsesmedlemmer Borgmesteren har bedt administrationen om at undersøge, hvad det vil koste, hvis det ikke kun er udvalgsformænd, der får fri telefon og et abonnement til Frederiksborg Amtsavis. Derudover er administrationen blevet opmærksom på, at nogle kommunalbestyrelsesmedlemmer har et frikort til Idrætsparkens faciliteter og foreslår at ordningen enten afskaffes helt eller at samtlige medlemmer får et sådant frikort. Et abonnement til Frederiksborg Amtsavis koster årligt kr. Med abonnementet følger også en elektronisk adgang. Den elektroniske adgang kan ikke købes alene. I dag får de 5 udvalgsformænd og borgmesteren et abonnement. Merudgiften til abonnement til Frederiksborg Amtsavis til samtlige KB medlemmer vil derfor udgøre kr. Da avisen i overvejende grad vil blive ydet af hensynet til arbejdet vil dette i udgangspunktet ikke udløse beskatning. Dette er dog afhængigt af, om hustanden selv holder en avis. Er dette ikke tilfældet vil der være en bagatelgrænse (2014) på kr. Udvalgsformændene og borgmesteren har en mobiltelefon incl. abonnement stillet til rådighed og som også kan anvendes til privat benyttelse. Hvis dette skal udvides til samtlige kommunalbestyrelsesmedlemmer koster det yderligere investeringen i 13 mobiltelefoner a ca kr. eller i år 1. Et mobiltelefonabonnement koster 90 kr. i oprettelse + 50 kr. om måneden. Merudgifter til abonnement koster derfor kr kr. i år 1 og herefter kr. fra år 2. Hvis Hørsholm Kommune stiller mobiltelefon og telefonabonnement til rådighed spares kr. i telefongodtgørelse til de 13 medlemmer. Der er under budgetkonsekvenser forudsat en udskiftning i kommunalbestyrelsen i 2018 svarende til udskiftningen i Beløbet kan derfor stige eller falde afhængigt af antallet af 15

18 nye kommunalbestyrelsesmedlemmer. Fri telefon udgør en skattemæssig værdi på kr. Får to ægtefæller begge stillet fri telefon til rådighed, kan der opnås en skattemæssig besparelse på 25 % for begge ægtefæller. For en del år siden besluttede den daværende bestyrelse for Idrætsparken, at medlemmer af Kommunalbestyrelsen skulle have et frikort til Idrætsparkens faciliteter. Da kommunalbestyrelsen besluttede at nedlægge bestyrelsen for Idrætsparken, blev det besluttet at frikortene blev inddraget i takt med, at kommunalbestyrelsesmedlemmerne udtrådte af kommunalbestyrelsen. Det betyder, at nogle medlemmer i dag har et frikort, mens andre ikke har. Administrationen finder denne ordning uhensigtsmæssig og foreslår, at Kommunalbestyrelsen enten beslutter at inddrage alle resterende frikort eller at udstede frikort til samtlige kommunalbestyrelsesmedlemmer. Den samlede værdi af frikort til alle kommunalbestyrelsens medlemmer beløber sig til kr. (her i er der ikke taget højde for pensionistrabat). Der vil ikke være nogen budgetmæssige konsekvenser ifm. udstedelse af et frikort. Et frikort har en værdi af kr. og for pensionister 990 kr. Et frikort betragtes som et privat personale gode. Hvis den samlede værdi af personalegoder fra én eller flere arbejdsgivere mv., overstiger bagatelgrænsen på kr. pr. (2014) vil det samlede beløb skulle beskattes. Budgetmæssige konsekvenser: Frederiksborg Amtsavis til 13 medlemmer Mobiltelefon til 13 medlemmer Besparelse telefongodtgørelse I alt:

19 Tema: It-understøttelse af Voksenudredningsmetoden (VUM) Titel: It-Understøttelse af VUM 80 Administration og Planlægning NR: ØU 3 Voksenudredningsmetoden er udviklet i et samarbejde mellem Social- og Integrationsministeriet og Kommunernes Landsforening. Metoden skaber grundlag for en sammenhængende og helhedsorienteret indsats med borgeren i centrum. Vi anvender metoden i Hørsholm Kommune, og ønsker med dette budgetønske at få mulighed for at it-understøtte voksenudredningsmetoden, hvilket vil understøtte ensartet sagsbehandling og lette arbejdet med leverandører og myndigheder. Der vil i 2015 være ekstra udgifter i forbindelse med etablering. Vedtagelse. Ingen. It-understøttelse af VUM vil lette arbejdet med voksenudredningsmetoden, især i forhold til samarbejdet med andre myndigheder og leverandører. Herudover vil it-understøttelsen give muligheder for bedre ledelsesinformation, der kan understøtte planlægning og systematik i sagsbehandlingen. Budgetmæssige konsekvenser:

20 Tema: Ungeindsatsen Titel: Indsats for unge ledige i ny ungeenhed 80 Administration og Planlægning NR: ØU 4 I kontanthjælpsreformen som er gældende fra 1. januar 2014 er der stor fokus på unge. Unge uden uddannelse får ikke længere kontanthjælp, men uddannelseshjælp, og formålet med kommunens indsats overfor unge skal målrettes at unge uden uddannelse får en kompetencegivende uddannelse. Unge, der ikke umiddelbart kan tage en uddannelse på nuværende tidspunkt, skal, gennem en tilrettelagt indsats, gøres parate til det. I forbindelse med ønsket om at etablere en eksternt beliggende ungeenhed for ledige unge i alderen år, ønsker Center Arbejdsmarked at igangsætte en øget og ny ungeindsats, der bringer unge i uddannelse og skaber arbejdsmarkedstilknytning. For at kunne etablere nye indsatser på ungeområdet er der behov for en ungemedarbejder, der kan varetage en ny og øget indsats i forhold til unge ledige. I ungeenheden skal der etableres indsatser for unge ledige som jobcentret ikke har i dag. Eksempelvis: Temaundervisning med både fagligt og personligt indhold (eksempelvis økonomi, personlig udvikling etc.). Udvikling af forløb sammen med UU (Ungdommens Uddannelsesvejledning), der skal sikre at de unge bliver klar til uddannelse Uddannelses- og jobcafe Jobsøgningsforløb Hyppigere kontant og samtaleforløb med sagsbehandler/rådgiver for de unge der har behov Let adgang til tilknyttede mentorer (forudsætter hjemtagelse af mentoropgaver se råderumsforslag) Større tværfaglig indsats for unge som har et særligt behov Nyttejobvisitation og henvisning En ny ungemedarbejder vil skulle indgå i ungeindsatsen og vil skulle være med til at varetage opgaver med eksempelvis temaundervisning, hyppige samtaler, uddannelses- og jobcafe etc. For de unge vil en øget indsats på området betyde at de kommer ekstra meget i fokus, og at de gennem ekstra indsatser i ungeenheden bliver hurtigere klar til at påbegynde og fastholde et 18

21 uddannelsesforløb. Målet er for Center Arbejdsmarked, at de unge via en mere intensiv indsats vil komme i uddannelse og efterfølgende varig beskæftigelse. Der gøres en ekstra indsats for unge ledige uden uddannelse. Opnormering af personaleressourcer til intensiveret ungeindsats. Budgetmæssige konsekvenser:

22 Tema: Hørsholm Kommunes it-understøttelse Titel: Etablering af rammer for fremtidens it-understøttelse 80 Administration og Planlægning NR: ØU 5 KL, Kombit og Digitaliseringsstyrelsen har lanceret en række fælles offentlige og fælles kommunale tiltag, som skal være med til at modernisere den offentlige sektor gennem digitalisering og effektivisering. Et at de helt centrale elementer er den ny rammearkitektur, som kommer til at revolutionere den måde, som it tænkes og implementeres. Kort fortalt betyder rammearkitekturen, at itarkitektur fremover standardiseres og opdeles i komponenter, som kan konkurrenceudsættes og optimeres enkeltvis. Rammearkitekturen er en forudsætning for at kunne opnå effektiviseringer i it-driften i kommunerne, og Kombit forventer da også betydelige besparelser. Gevinstrealiseringen starter i det små i 2016, og stiger i omfang i årene frem. Kombit bestemmer hastigheden for rammearkitekturens udvikling og udrulning, mens kommunerne selv har ansvaret for at implementere rammearkitekturen i det lokale miljø og realisere gevinstpotentialet. Hørsholm Kommune satser seriøst på at implementere rammearkitekturen og realisere gevinstpotentialet fuldt ud. I 2015 til 2018 kræves en række særlige indsatser for at kunne arbejde effektivt med rammearkitekturen og sikre god og hensigtsmæssigt implementering i organisationen. Der indgår især to elementer i at implementere rammearkitekturen: 1) Selve implementeringen vil kræve ekstra ressourcer i form af konsulenter, som involveres i specifikke processer; licensudgifter over en periode, hvor kommunen betaler både for et system under udfasning og et andet under indfasning; og udgifter til hardware til at køre de nye fagsystemer og støttesystemer under rammearkitekturen. I alt estimeres en ekstra udgift på 2,25 mio kr over en 3-årig periode, som skal ses som en investering for at kunne realisere de forventede gevinster. 20

23 2) Rammearkitekturen skaber enkle adgange til data og fagsystemer, og forudsætter tæt styring. UDI anbefaler derfor at implementere et avanceret proces-og brugeradministrationssystem (identity management IDM). IDM er en forudsætning for at kunne realisere rammearkitekturens gevinster fuld ud og det anbefales at introducere IDM i IDM estimeres at koste 1,5 mio. i investering og derefter en årlig licensudgift på 1 mio. kr, svarende til en samlet udgift på 3,5 mio. kr. i perioden Med disse to indsatser vurderes Hørsholm Kommune at være i en god position til at realisere de forventede gevinster ved implementering af rammearkitekturen. Det er vigtigt at understrege, at ovennævnte er helt foreneligt med nuværende undersøgelser af muligheden for fælleskommunal eller anden it-drift på sigt. Omvendt ville Hørsholm Kommune ikke være en attraktiv samarbejdspartner hvis organisationen ikke vælger at satse seriøst på at implementere rammearkitekturen Der er nedsat en programstyregruppe for rammearkitekturprogrammet. Det er en central forudsætning, at denne styregruppe fortsat tildeles den nødvendige fokus og ressourcer for at kunne drive programmet. Hørsholms borgere og brugere skal tilbydes en it-understøttelse, som er moderne og effektiv og fortsat med i front. På sigt vil rammearkitekturen medføre effektiviseringer og gevinster, som kan realiseres og frigøre ressourcer til andre formål. Implementering af rammearkitekturen repræsenterer et udfordrende og krævende tiltag, som vil stille store krav og åbne for nye muligheder for medarbejderne. Især medarbejdere i Arbejdsmarked og Borgerservice forventes at blive berørt, men på sigt vil alle centre, fagsystemer og processer blive berørt. Budgetmæssige konsekvenser: Rammearkitektur IDM I alt

24 Tema: Kommunikation Titel: Styrkelse af borgerrettet kommunikation i Hørsholm 80 Administration og Planlægning NR: ØU 6 Mange kommuner og virksomheder opprioriterer den borger- og brugerrettede kommunikation i disse år, i respons til de ændrede rammevilkår: - Inddragelse både nu og i fremtiden vil der være en lang række store, strategiske projekter i kommunerne, som kræver en aktiv, inddragende og velunderstøttet kommunikationsindsats. De aktuelle eksempler fra Hørsholm kunne være skolereform, kommunens vision, aktivt medborgerskab, ny spildevandsudledning, ombygning og renovering af Gågaden, målsætning om at tiltrække flere borgere, fokus på erhvervsliv osv. - Hastighed - der ses en generel tendens i samfundet til mere og hurtigere kommunikation i både lokale og landsdækkende medier, hvilket har en afsmittende effekt i efterspørgslen på kommunikation fra kommunen. Eksempelvis udkommer ugebladets netavis flere gange dagligt og opdateres løbende. - Medievalg - der ses en tendens til at benytte en bredere pallette af nyhedsmedier, der når ud til borgerne og på de platforme, som borgeren vælger. Det er i stadig flere situationer ikke længere tilstrækkeligt at udsende pressemeddelelser til de trykte medier, da mange former for kommunikation og informationsdeling sker på andre medier eller i det personlige møde, og igangsat af andre aktører. De ændrede rammevilkår afføder en stigende efterspørgsel efter kommunikationsressourcer, som kan hjælpe med at styrke den borgerrettede kommunikation. I dag har Hørsholm Kommune to ansatte i kommunikationsafdelingen, som understøtter fagcentrene i at håndtere kommunikation og formidle information om større projekter. Kommunikationsafdelingen suppleres i det daglige med input fra en digitaliseringskonsulent og en webansvarlig. Det er administrationens vurdering, at denne bemanding er lav i forhold til andre kommuner, og lav i forhold til at løfte kommunikationsopgaven under de ændrede rammevilkår og på et niveau, som modsvarer efterspørgslen. Det anbefales derfor at udvide indsatsen og styrke kommunikationen via dels en stærkere bemandingen og dels bedre muligheder for at kommunikere offensivt i forhold til borgerne, eksempelvis i form af en regnskabs-avis. 22

25 Kommunens netværk af kommunikationsansvarlige i fagcentrene skal involveres og engageres for at få den fulde effekt af en udvidelse af bemandingen, for kommunikationsopgaven vil fortsat skulle udføres i fagcentrene og decentralt. Målsætningen med denne udvidelse er at sætte de ressourcemæssige rammer for at kunne skabe en nærværende og inddragende dialog med borgere, erhvervsliv og andre aktører. Erfaringen viser, at god kommunikation skaber forståelse og giver færre konfliktsituationer. Hørsholms borgere, erhvervsliv, og andre aktører skal opleve at blive endnu bedre og tidligere inddraget og informeret om tiltag i kommunen. Organisationen skal have fokus på at kommunikere tidligere og samtænke planlagte tiltag med kommunikation og formidling. Budgetmæssige konsekvenser:

26 Tema: Hørsholm Kommune som én virksomhed 80 Administration og Planlægning Titel: Fælles fagligt/socialt arrangement for alle kommunens ansatte NR: ØU 7 Hørsholm Kommune ønsker at fremme en fælles kultur drevet af fælles værdier og et fælles ønske om at yde god, sammenhængende og effektiv service til kommunens borgere, erhvervsliv, aktive medborgere og andre aktører. Ved at dyrke og styrke fællesskabet, og ved at se sig selv og sin jobfunktion som en del af noget større, understøttes en kultur med fokus på at kunne yde den gode, sammenhængende service. Denne kultur er fundamentet for at efterleve den politiske vision om at Hørsholm vil begejstre! Der arbejdes allerede med en række interne indsatser, der har til formål at understøtte denne kultur og fremme én virksomhed tankegangen, eksempelvis igennem en fælles HR-indsats, en fælles lederuddannelse, fælles medarbejdertilbud, et fælles intra mv. Derudover anbefales, at der hvert fjerde år afholdes ét stort fællesarrangement for alle kommunes medarbejdere. Et arrangement, der skal skabe sammenhæng og sammenhold på tværs af kommunens forskellige enheder og medarbejdere. Et fælles arrangement giver en fælles og samlet anerkendelse af medarbejdernes indsats, uanset arbejdsplads, og er dermed en anledning til at efterleve værdien her ser vi dig. Denne type arrangementer er med til øge arbejdsglæden og fastholde medarbejderne. Konkret foreslås et arrangement med såvel en faglig som en social vinkel for alle kommunens 1750 ansatte (1500 årsværk) og politikere. Dagen kan eksempelvis starte med videndeling og faglighed på tværs af centrene (fx ved at besøge hinandens arbejdspladser). Herefter samles alle medarbejdere til en fælles fest under samme tag og bydes på underholdning, forplejning og musik. Den samlede pris vurderes at være kr, baseret på hhv. Fredensborg Kommunes erfaringer med at afholde fester for alle kommunes ansatte, samt indhentning af priser fra 24

27 eventuelle leverandører. Medarbejdere, som ikke kan deltage grundet kravet om fuldtids bemanding på institutioner mv, tilbydes særlig forplejning el.lign i stedet. At der nedsættes en intern arbejdsgruppe med repræsentanter for alle centre. Denne skal have ansvaret for at planlægningen af det konkrete arrangement og sikre opbakning og engagement til arrangementet. Hørsholms borgere skal opleve en kommune, hvor de ansatte har fokus på borgernes behov og den enkeltes rolle i at servicere borgerne bedst muligt. Forslaget ses som en del af denne indsats. Forslaget bør skabe en bedre fællesskabsfølelse hos medarbejderne. Og skabe et narrativ der kan leve og vokse sig større i bevidstheden om Hørsholm Kommune som én organisation. Ved at pleje de tværgående relationer vil der desuden blive skabt grobund for yderligere og bedre samarbejde på tværs. Ift. personaleressourcer, så vil der skulle anvendes interne personaleressourcer på at gennemføre planlægningen af arrangementet. Disse bør fordeles ud på alle ni centre. Som foreslået vil det skulle være ét arrangement hver fjerde år. Og i denne valgperiode foreslås år 2015 eller Der vil således kun være budgetmæssige konsekvenser i det år arrangementet afholdes. Nedenfor er 2015 valgt som eksempel år. Budgetmæssige konsekvenser:

28 Tema: Medborgerskab 80 Administration og Planlægning Titel: Implementering af Charter for aktivt medborgerskab i Hørsholm NR: ØU 8 Charter for aktivt medborgerskab er startskuddet til en proces og også eksplicit omkring at mere aktivt medborgerskab bør hjælpes på vej, hvis ambitionsniveauet for aktivt medborgerskab skal være højt. Mulige tilgange til at understøtte borgernes initiativer i forhold til aktivt medborgerskab omfatter blandt andet: 1. Direkte økonomisk støtte - yderligere puljepenge til medborgerskabsaktiviteter enten som udvidelse af eksisterende puljer og/eller som nye og bredere medborgerskabspuljer 2. Støtte via eksisterende fora - specifik støtte til eksisterende medborgerskabsplatforme, fx Frivilligcenter, Idrætsråd, der overdrages initiativet i forhold til at skabe mere medborgerskab inden for charterets rammer 3. Styrke kommunens muligheder for at skabe rammer for og hjælpe borgernes ideer på vej: o Én indgang til kommunen, der kan kommunikere om og bygge bro mellem aktiviteter, besvare henvendelser samt inspirere og understøtte gryende initiativer o Understøtte, at ledere/medarbejdere kan håndtere samarbejde med aktive medborgere, fx rådgive decentrale ledere om lovgivning og spilleregler for inddragelse af aktive medborgere i løsninger af opgaver o Digital understøttelse af medborgerskabsideer og aktiviteter (fx via en lokal version af hjemmesiden TagDel) 4. Mødesteder - skabe bedre adgang til fysiske mødesteder både gennem mere fleksibel udnyttelse af eksisterende rammer samt blik for nye muligheder, evt. midlertidige og evt. gennem støtte til driftsomkostninger Disse indsatser kan iværksættes hver for sig eller samlet og kan skaleres efter ambitionsniveau. Charteret er udtryk for et højt ambitionsniveau og rigtigt meget kan gennemføres uden det koster penge. Det er dog vurderingen, at der skal tilføres yderligere ressourcer til området for at kunne realisere et højt ambitionsniveau. Charteret og tænkningen bag skal gøres kendt bredt blandt Hørsholms borgere og foreninger 26

29 Hørsholms borgere skal opleve en udstrakt vilje fra kommunens side til at omsætte intentionerne fra charteret til konkret åbenhed, når de henvender sig med ideer Hørsholms borgere skal på sigt opleve en kommune, hvor medborgerskab trives og hvor borgerne har en oplevelse af at det er let at tage medansvar for den udvikling man ønsker. Organisationen skal være villig til og kunne rumme at kommunale ydelser tænkes og leveres i samarbejde med aktive medborgere. Det kræver ikke mindst klarhed om rollefordelingen, hvorfor der også lægges op til at udarbejde lokale retningslinjer for samarbejdet. Som det fremgår af forslaget består de opfølgende aktiviteter af forskellige aktiviteter inden for en række hovedtemaer. Budgetforhandlingerne kan både rumme drøftelser af det samlede niveau samt af den ønskede fordeling mellem de listede temaer. Budgetmæssige konsekvenser: (op til) (op til) (op til) (op til)

30 Tema: Medborgerskab Titel: Årlig fejring af kommunens frivillige 80 Administration og Planlægning NR: ØU 9 Det foreslås at afholde et årligt arrangement for at fejre, påskønne og anerkende den indsats, der ydes af alle dele af kommunens aktive medborgere, frivilligforeninger mv. Det er naturligt, at en sådan festligholdelse sker i forbindelse med den nationale Frivillig Fredag, der ligger den sidste fredag i september. Et sådant initiativ ligger fint i forlængelse af både Charter for aktivt medborgerskab samt den nye visions fokus på at ville begejstre og skabe åbne og inddragende fællesskaber. Derfor tænkes arrangementet også at skulle være rummeligt i forhold til alle former for frivillighed og aktivt medborgerskab. Der forventes også en positiv effekt af at bringe frivillige fra forskellige områder sammen sundhed, idræt, kultur, erhverv mv. At der er vilje til at samtænke med de øvrige aktiviteter under Frivillig Fredag, som pt drives af Frivilligcenter Hørsholm Kommune Hørsholms frivillige og aktive medborgere får på denne måde en meget synlig anerkendelse af deres indsats. Umiddelbart ingen. Se i øvrigt råderumsforslag ØU nr. 4 om afvikling af årligt arrangement til fejring af de frivillige særligt på det sociale område. Budgetmæssige konsekvenser: