Referat af bestyrelsesmøde i CBS Case Competition

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i CBS Case Competition Dato: 15/10/2011 kl Deltagere: Bjørn Ruwald, Helene Gerholm, Maja Nyvold, Jacob Benzon, Bettina Nyquist, Magnus Søgaard, Katrin Magnusdottir, Birgitte Vedel-Lenz, samt gæst Mia Moegelgaard. Fraværende: Uffe Gade Referent: Birgitte Vedel-Lenz Alle to-do s angivet i mødereferatet samles efter godkendt referat i online-to-do oversigt på Podio. Rød tekst slettes fra den version af mødereferatet, der lægges på hjemmesiden. 1. Godkendelse af referat fra ekstra-ordinært bestyrelsesmøde 20. september 2011 (vedhæftet) a. Intern version Blev godkendt. b. Version til offentliggørelse på hjemmeside Ingen følsomme oplysninger. Birgitte skal dog tjekke at alle forslag er angive som Bestyrelsens forslag og ikke på person-niveau. TO-DO s Birgitte fjerner personnavne og lægge referat på hjemmeside, DL: 21/10/ Opfølgning på bestyrelsens to-do-liste (Podio) Bettina Mangler opgaven: Regler for opførsel på kontoret skal udarbejdes. Bjørn Mangler opgaven: Invitation til Alumni-arrangement. Benzon Samme som Bjørn. Magnus Samme som Bettina. Derudover skal 2005-website-nedlægges. Magnus forklarer, at CC- IT er i kontakt med CBS-IT med henblik på at få nedlagt siden, så det løses i den kommende tid. Benzon + Bjørn færdiggører invitation til Alumni-arrangement. Invitation udsendes søndag den 16. oktober. Bettina + Magnus udarbejder regler for opførsel på kontor inden office warming torsdag den 20. oktober. Alle i BOD opdaterer deres task-liste i Podio, så alle udførte opgaver er angivet som udført, og sørger for at der er knyttet en kommentar til udførelsen. 3. Orientering fra Steering, a. Generel update Steering: Kontoret er lige ved at være klar. Så der er noget at vise frem til Office-Warming torsdag den 20. oktober. Steering har været i Bergen til konference (PIM)-netværk for at præsentere best-practice omkring studenterdrevede organistationer. Steering var inviterede pga. CBS CC. På konferencen var der stor

2 interrese for CCC og mang kendte konkurrencen i forvejen. Steering fik networket en del med andre store studenterdrevede organisationer og følger op på en fælles ide omkring etablering af netværk mellem Steering Committees af disse store studenterdrevede organisationer. Der er allerede nu et par organisationer der synes at være interessante for et sådan netværk. PRM: Grafiker er skaffet. Der ar bejdes på at få produktsponsorater. Pt. er der forhandlet to rigtig gode sponsorater i hus med hhv. KOMFO, som hjæper os med Facebook, og Jabra, som sponsorerer headsets. PRM arbejder kreativt med dommerinvitationen. Input fra bestyrelsen: Link invitation til vores værdier CASE: Back-up team omkring case-gruppen er sat. Denne består af én fra EVENT, to fra PRM og derudover er Steering også involveret. IAC har som noget nyt i år fået hjælp til forhandlingsteknik hos BGC. IAC har allerede nu forhandlet hotel på plads. Gruppen har lavet en aftale med Ibsens Hotel på Nansensgade til ca. 750 pr værelse. Denne pris kunne Avenue ikke matche, og faciliteterne på Ibsens vurderes til at være mindst lige så gode som på Avenue. Award-banquet en afholdes igen i år på Moltkes og det er lykkedes IAC at forhandle prisen ned. Welcome Letters udsendes i uge 42. IT undersøger lige nu mulighederne for at lave en CBS CC App. Der er afholdt en workshop internt i OC angående indhold og brugbarhed af en CBS CC App, og lige nu er den største udfording prisen. Det undersøges om vi kan få den sponsoreret. Bestyrelsen foreslår at IT kontakter Marc Nyeland (CCC Alumni), som er founder af Copenhagen App. Bestyrelsen foreslår desuden at Event-Kite kan være en mulighed for en billig customized App. Der er lavet en tværfaglig-gruppe med IT og PRM. Desuden har man i år besluttet at have en IT Team-host, som skal rekrutteres i god tid før uge 9, så han kan læres op. Vedkommende rekrutteres med henblik på at blive en del af IT-gruppen det kommende år. BtE: Det er besluttet, at vi igen i år inviterer skoler i både Norge, Sverige og Danmark til BtE. Man har i Økonomi taget højde for at kunnetracke omkostninger forbundet med BtE i hver af de respektive lande, så vi efter uge 9 vil kunne sammenholde omkostninger med resultater. Advisory bard (et cross-team) er nedsat og første møde er afholdt (Steering, Katrin fra Økonomi, Møller fra BR, Mads fra Case). Katrin fortæller, at skoler er valgt og invitationen til de pågældendes skolers rektor skrives i uge 42. Desuden er BtE-gruppen blevet inviteret til en workshop på DTU omkring hvordan BtE bedre kan få fat i studerende fra KU og DTU. Det er studerende på DTU, der har taget initiativ til workshoppen, og der er lige nu 5 BtEambassadører på DTU. Bestyrelsen foreslår, at vi allerede nu fastlægger nogle helt klare KPI er for BtE, så vi efter uge 9 kan holde vores resultater op mod disse. BR: Vi har 15 dommere i alt og BR er godt igang på denne front. PRM er desuden involveret i at tænke kreativt omkring dommerinvitationen. Der har været afholdt et fondsansøgningsmøde, hvor flere fra OC har deltaget og har hjulpet med at færdiggøre og sende ansøgninger af sted. Bestyrelsen påpeger, at trods de gode udsigter til snartligt at signe de resterende partnere, bør man i Funding Funnelen tilføje mål for hvor meget BR skal rykke op gennem funnelen, så der er noget pipeline at tage af, hvis en eller flere af disse virksomheder skulle falde fra. BR arbejder med en målsætning om at få lukket alle 6(muligvis flere) partnere senest den 15. december. b. Status på invitation af skoler Alle 12 skoler er på plads: 3 fra EU, 3 fra Asien, 1 fra Oceanien, 3 fra USA og 2 fra Cananda. c. Konkurrentanalyse

3 Steering præsenterer konkurretnanalyse. 3 trusler er identificeret: 1) Potentialle partnere lavere egne CC s, 2) Nye konkurrenter udvander markedet of derved attraktionen, 3) Nye konkurrenter stjæler vores partnere. Det konkluderes, at det fremover er mere vigtigt end nogen sinde at kommunikere de parametre, vi differentiere os på ifht. vores konkurrenter, herunder: 1) OC (ambassadørkorps) 2) Uge 9 set uppet (særligt vores event-maskine) 3) Vores værdier 4) Adgang til CBS: både lokaler og netværk. 5) Charity. Event/PRM afbejder pt på et eksternt kick-off arrangement: hvorfor er vi her, hvad der det vi gør i uge 9 etc. Netop dette kick-off møde har været et godt salgspunkt for BR, og partnerne synes det er fedt. d. Finansiel status (inkl. resultatopgørelse og fundraising) Katrin præsenterer en risikoprofil for Salling Bank. En vis risiko for fallit: nr 59 vs 100. Konklusion: vi følger løbende med i nyhederne og opretter en konto i en mindre risikobetoner bank, så vi let kan flytte vores penge, hvis det skulle blive nødvendigt. Budgetopdatering: Katrin sætter sig sammen med grupperne i november for at gennemgå bugetter og rådgive omrking hvor de kan gøre det bedre så de er on top of their budget. BOD-input: til regnskab fordel aktivitetspulje ud på de forskellige poster, så man kan se hvor pengene er blevet brugt. Forecasting. Todo: forecast ved juletid hvor vi regner med at lande. Overvej om BillyBilling kan være en mulighed for fremtidig økonomistyring. TO-DO: Katrin undersøger om systemet kan være en erstatning til Economics pr 1. december. Sendoplæg til BOD: Steering viderebringer input til PRM om at linke vores speciale dommerinvite til vores værdier. BtE - fastlæg KPI er for BtE i samarbejde med Steering Steering sende KPI er for BtE til gennemgik hos bestyrelsen. Deadline 1/11/2011. Steering sørg for at BR dokumenterer fondsansøgningsprocessen som har involveret mange fra OC. Steering - opsæt mål for funding funnel både endelig resultat og pipeline for de kommende måneder. Introducer målene for BR, så der bliver en forståelse for vigtigheden af at rykke virksomheder og værdi op gennem funnelen. Steering kommunikere vores differentieringsparametre til BR, så de bliver bedre til at begrunde hvorfor man skal vælge at ingå et partnerskab vs en anden konkurrence/holde sin egen konkurrence. Katrin Undersøg hvilken bank vi skal have en sekundær konto i. Forslag fremsende til Steering og BOD seneste 1/11/2011. Katrin undersøg om forsikring også gælder for foreninger. DL 1/11/2011 Katrin riskoprofile på Salling Bank skal fremadrettet med i månedsoverblik, som Steering fremsender til BOD. 4. Opdateringer på igangværende alumni-aktiviteter a. Office warming, 20. oktober (Jacob & Steering/Event) Magnus fortæller at vi er godt på vej, og at de fleste møbler leveres tirsdag og onsdag i uge 42. DJ kommer og spiller, og der er styr på spise og drikke. Reminder vdr. Event udsendes søndag den 16.oktober. b. Efterårsevent, 19. november (Jacob & Steering/Event)

4 Rammerne for eventet er ved at være på plads: Først let frokost med mingling, herefter: Founder af Cofoco, Torben Kiltbo, kommer og fortæller om Entrepeneurship og passion. Herefter endnu et oplæg der pt braines på (history? Præsentation af Alumni-website?). Jacob præsenterer Gignal, som er et social media billboard. Det er tanken at Gignal skal bruges både til Office warming og Alumni-event. Jacob vil kigge mere på hvordan vi får det op at køre. Magnus foreslår at vi bruger Gignal i uge 9 i hallen på SP. Det vedtages at man til Alumni-event gerne må medbringe spouse. Budgetmæssigt ligger vi lige på kanten, og det aftales at det er i orden med en egenbetaling på 50 kr, hvis det bliver nødvendigt. Invitation til Alumni sende ud i løbet af de kommende dage og folk har 2 uger til at svare i. c. Udvikling af IT infrastruktur (følger, Birgitte & Bjørn) Birgitte og Bjørn fortæller at de efter vores ekstraordinære bestyrelsesmøde hvor en budgetudvidelse blev godkendt, er kommet godt i gang med et webbureau (Contencube). Wireframes er færdige, design er fremsendt og godkendes over weekenden, og programmering begynder i uge 42. Man regner med at launche ca to uger før Alumni-event, så vi kan oplagt præsentere sitet til dette event. Birgitte og Bjørn fortæller at Alumni-event-siden er blevet fjernet, da det vurderedes at der ikke ville være aktivitet nok til at folk vil bruge siden. I stedet kan vi ved post på FB sørge for at eventet spredes både på FB og på forsiden af Alumni-sitet i vores stream. Derudover er spread-the-word-pagen erstatet af en streamingpage. Maja påpeger at det bør være muligt for en adm at maile alle alumni-medlemmer. d. Orientering om elektronisk beslutning vedr. udvidelse af budget Vi traf en elektronisk beslutning om udvidelse af vores budget til DKK fra DKK på ekstraordinært bestyrelsesmøde den 20. september. De regner vi med at finde et sted i følgende prioritering: 1) Penge til overs fra ombygningsprojektet 2) Aktivitestpuljen 3) I vores buffer (overskud) 4) Driften Jacob Udsende reminder til Office Warming reminder senest 16/10/2011. Jacob sørg for at få opsætning med Gignal på plads, så vi kan bruge det til Office Warming 19/10/2011. Jacob send mail til BOD + Steering omkring hvad de skal gøre for at forberede sig på Gignal 19/10/2011 Jacob få rammer for Alumni-event endeligt på plads med Niels fra event og fremsend materiale til Bjørn 15/10/2011 Bjørn set Alumni-event invitation op 16/10/2011 Jacob send Alumni-event invitation ud 16/10/2011 Birgitte Sørg for at det bliver muligt for adm af alumni-website at maile alle alumni. 5. Beslutning vedr. smidiggørelse af Salling Bank process (følger, Søren & Bjørn) Proces om håndtering af relationer til banken. Søren laver oplæg på hvemd der har hvilke fuldmagter og hvordan vi sidgør SB s lidt omstændige processer. Følger på næste møde.

5 6. Eventuelt 1) Oplæg om Bestyrelsens gavn af Podio ved Maja. Maja aar kigget lidt på de forskellige muligheder for Apps og forsøgt at identificere, hvad der er relevant for BOD. 1) KPI er. Maja har lagt vores vedtagne KPI er ind 2) Files Library Fordele og ulemper: Godt - online, alle har adgang. Ulempe : ikke levende filer ligesom på Dropbox. Beslutning: Vi beholder Dropbox. Files Labrary beholdes dog, så BOD kan lægge dokumenter op hvis de vil. 3) Notice Board. Bruges til vigtige beskeder (opslagstavle som komplimenterer strømmen), så enkelte vigtige beskeder ikke forsvinder i strømmen. Beslutning: Lad os se om det fungerer og kan bruges til noget. Bestyrelsen foreslår at rettigheder til fx Alumi Admin, Salling Bank mm. lægges op her. 4) Event Management Muligt at håndtere hvem der er inviterede mm. Jacob har testet appen, og konklusionen er at den pt er umoden og ikke har relevans for os. 5) Link Library. Liste med vigtige link. Den lægger vi på! 2) Infrastruktur til dokument-sharing. Magnus fortæller at der internt har være forespøgsler mht. at give penge til en lagerpladsudvidelse på Dropbox. Bestyrelsen foreslår, at man i første omgang tjekker Dropbox nye feature Team-Account ud, og ser om det er noget der kan dække vores behov. Bestyrelsen foreslåt desuden at man ellers bør overveje at samle alt arkiv på Nomadesk og kun arbejde med levende dokumenter på Dropbox. Det vedtages, at vi i første omgang ser disse to muligheder an, og hvis en af disse muligheder ikke giver en løsning på problemet, må vi iværksætte en undersøgelse af, hvordan vi billigst og mest effektivt får dækket behovet. TO-DO: Magnus skal fjerne alle de Apps etc. på Podio, som vi ikke bruger. Steering skal informere OC om, at alle der skal ud til en ekstern case competition, skal smide en kommentar på Podio om 1) what was good, 2) what was bad, og 3) what can we learn in CCC. Magnus undersøg Dropbox feature Team-Account