Program for møde i Viborg d. 12. januar. Rundstykker og velkomst Evaluering på processen. 1. claim 2. claim. 3. claim Frokost kl. 12.

Transkript

1 Program for møde i Viborg d. 12. januar Rundstykker og velkomst Evaluering på processen 1. claim 2. claim 3. claim Frokost kl Spørgsmål

2 Regnskabsprocessen i den perfekte verden Partneren sender udtræk fra ØS samt regneark til Dennis Dennis kvalitetssikrer og afstemmer i et særligt skema Dennis sender materialet til Deloitte med partneren på cc. Deloitte beder partneren om stikprøver Partneren leverer dokumentation for valgte stikprøver Deloitte kan bede om yderligere oplysninger til den valgte stikprøve. Deloitte kan også på baggrund af den udførte revision bede om andet materiale (i særlige tilfælde). Når Deloitte har færdigrevideret partneren, bedes denne om en regnskabserklæring (attest for uændrede forretningsgange) samt et underskrevet regnskab. Deloitte fremsender herefter Revisionsprotokol og Revisionserklæring til partner med Dennis på cc. Dennis indarbejder de reviderede godkendte transaktioner i et konsolideringsskema

3 1. claim 1. claim 1. claim Godkendt Medtaget Region MIDT x Social- og Sundhedsskolen Silkeborg x Silkeborg Tekniske Skole x Silkeborg Handelsskole x Uddannelsescenter Holstebro x Herningholm Erhversskole x Uddannelsescenter Ringkøbing-Skjern x Learnmark Horsens (VIA Erhverv) x Tradium x Social- og Sundhedsskolen i Randers x Randers HF & VUC x CV2 / DjurslandErhvervsskoler x VUC Djursland (har et strukturelt problem) Favrskov Erhvervsråd x Randers Kommunes afd. for kompetenceudv x Mercantec x Skive Tekniske Skole x SOSU-skolen Skive Thisted Viborg x Aarhus Tech x Jordbrugets Uddannelsescenter Århus x

4 1. claim hvad gik der galt? Af 20 DK partnere blev kun de 10 godkendte til 1. claim Kontrakten med Deloitte siger 3 ugers revisionsproces. De fleste partnere blev indsendt til revision i maj De sidste partnere er blevet godkendte i december Revisionsproces: Gennemsnit har været ca. 3 mdr. Den hurtigste har varet 1 måned. Den længste har varet 7 måneder. Der sammenlagt fundet fejl for netto ca euro

5 1. claim vi er en del af noget større KASK sekretariatet bad om en redegørelse Pr. september 2011 forudsås et KASK mindreforbrug på 4 mio. euro 2. claim kunne komme i problemer Redegørelsen viste to overordnede forklainger: Vi kan gøre en række ting bedre Deloitte kan gøre en række ting bedre

6 1. claim hvad vi kan gøre bedre mht. tiden Partnerne SKAL foretage et vist niveau af kvalitetskontrol af det indsendte materiale til Dennis Partnerne skal være bedre til at svare Dennis og Deloitte i en fart. Er man i tvivl om noget, må man ALTID ringe til Dennis stort set hele døgnet. Sarah, Simone og det øvrige Deloitte bider heller ikke Partnere skal ikke være nervøse for at kaste håndklædet i ringen overfor Dennis. Heller ikke fremadrettet!

7 1. claim hvad kan Deloitte gøre bedre mht. tiden Det blev aftalt, at Deloitte fremover skulle anføre svarfrister (typisk 2-5 arbejdsdage) Flere revisorer til opgaven En række centrale problemstillinger skulle fremover drøftes mellem Leadpartner og Deloitte i stedet for mellem den enkelte partner og Deloitte. Skulle gerne sikre ensartethed i revisionsprocessen fremadrettet. Der blev etableret en direkte dialog mellem Deloitte og KASK sekretariatet

8 1. claim Revisionen havde meget fokus på Moms Kontraktlige forhold Udbud Timelønsberegninger Konklusion på indholdsdelen Super flot resultat!

9 og så kunne vi slappe lidt af indtil næste morgen!

10 2. claim: Mission Impossible Projektledelsessekretariatet havde lidt for mange bolde i luften Nyt budget for SkanKomp Ny norsk partnerskabsstruktur og dermed nyt norsk budget Helt ny SkanKomp ansøgning til genbehandling Forberedelse af Midtvejskonference i København Men vi fik først rigtig selvmedlidenhed, da vi fik understreget af KASK sekretariatet, at deadline for 2. claim var medio december

11 2. claim 2. claim 2. claim Vedr. 1. Godkendt Medtaget Region MIDT x Social- og Sundhedsskolen Silkeborg x Silkeborg Tekniske Skole Silkeborg Handelsskole x Uddannelsescenter Holstebro x Herningholm Erhversskole Uddannelsescenter Ringkøbing-Skjern x Learnmark Horsens (VIA Erhverv) Tradium Social- og Sundhedsskolen i Randers x Randers HF & VUC x 758 CV2 / DjurslandErhvervsskoler x VUC Djursland (har et strukturelt problem) Favrskov Erhvervsråd x Randers Kommunes afd. for kompetenceudv x Mercantec Skive Tekniske Skole x SOSU-skolen Skive Thisted Viborg x Aarhus Tech x Jordbrugets Uddannelsescenter Århus

12 og pengene er på vej

13 2. claim hvordan gik det så? De sidste 10 partnere i 1. claim blev godkendt Af de 20 DK partnere, blev de 18 sendt til revision. Heraf mangler de 6 at blive godkendte. Revisionsproces: Gennemsnit har været ca. 6 uger Den hurtigste var 16 dage. Der sammenlagt fundet mange fejl Reelle fejl Aditionalitetsfejl

14 2. claim de reelle fejl Udenlandsk moms Hvis man generelt afløfter moms kan man også afløfte udenlansk moms. Der er INGEN bagatelgrænse.

15 2. claim de reelle fejl Logo på skriftligt materiale Tryksager SKAL have logo. Husk det er på hjemmesiden. Hvis det glemmes er det trykomkostningen der bortdømmes. Korrespondance bør have logo. En dagsorden eller et referat bør have logo En mail, der virker som mødeindkaldelse behøver ikke have logo. Vi ser det naturligvis gerne

16 2. claim de reelle fejl Ekstern leverandør Skal angives klart og entydigt i transaktionsarket

17 2. claim de reelle fejl Rejser uden for programområde Dette KAN ikke forekomme! Særligt om Norge man skulle have været oliesheik

18 2. claim de reelle fejl Dårlig disciplin ved timeregistreringssedler Generelt meget mere præcis i tekstfeltet Vær specifik omkring Møder (hvem og hvor). Krydstjekning! Virksomhedsbesøg (hvem og hvor) Ved kronologi Følg sekvensen eksempelvis mødeforberedelse, mødeafholdelse og mødeopfølgning. En timeregistreringsseddel må godt fylde flere ark. Dokumentation SKAL opbevares i jeres bilag

19 2. claim de reelle fejl Timeregistreringssedler Revisionen har beklaget sig over, at flere deler en timeregistreringsseddel op når den skal indtastes i transaktionsarket. Det optimale er 1 medarbejder i 1 måned = 1 linje i arket Hvis en medarbejder for én måned fylder flere linjer i transaktionsarket, bør I lave et bilag der dokumenterer opsplitningen (et krav om transparens). Man kan anvende det eksisterende timeregistreringsskema ved at anføre timepris.

20 2. claim de reelle fejl Timeregistreringssedler og arbejdstid Revisionen har påpeget at 7,4 timer anvendes forkert. Den nye FLC guide fra august 2011 indskærper, at Den anførte arbejdstid skal være udtryk for den reelle arbejdstid At den samlede beregnede omkostning pr. måned ikke kan overstige den reelle lønomkostning At der skal afspadseres et eventuelt samlet overarbejde i den næste periode. Dette er altså næste måned, hvis man er månedslønnet Stadig krav om at kunne dokumentere fleks-konto En afklaring på dette vil blive drøftet med Deloitte på møde i januar

21 2. claim de reelle fejl Additionel aktivitet Husk at aktiviteten skal være udtryk for, at I via SkanKomp gør noget, som I ellers IKKE ville gøre. Der har været mange dumme eksempler, som har medført at udgiften er bortdømt Er blevet et meget stort fokusområde for Deloitte Næsten alle partnere er blevet udfordret med additionalitet i 2. claim I SKAL altid kontakte projektledelsessekretariatet ved spørgsmål om additionalitet

22 2. claim de reelle fejl Additionel aktivitet (fortsat) Møder i eksisterende fora Lokalt arbejdsmarkedsråd og kompetenceråd Nævn SkanKomp dagsordenen som minimum Interne personalemøder og temadage Nævn SkanKomp og redegør for relevansen af eventuelle oplægsholdere, foredragsholdere, proceskonsulenter m.m. Intern uddannelse Almindelig kursus- og efteruddannelsesaktivitet Husk SkanKomps målgruppe Er det dybest set additionelt? (HD regnskab, tysk osv.)

23 2. claim de reelle fejl Additionel aktivitet (fremtidig procedure) Status er, at Deloitte har lugtet blod Deloitte har ved flere lejligheder kontaktet den enkelte sagsbehandler, konsulent m.m. for at få uddybet projektrelevansen. Dette vil/må ikke ske fremover! Alle henvendelser vedrørende additionalitet og projektrelevans skal drøftes med Leadpartner førend Deloitte svares. Hvis I er i tvivl kontakt os!

24 2. claim de reelle fejl Undervisning af kursister At medtage udgifter til afvikling af undervisning, kan kun komme på tale ved ROTATIONSFORLØB. Alt andet er absolut forkert. Uanset hvor relevant det måtte forekomme, nævner vi i ansøgningen KUN undervisning i forbindelse med rotationsforløb For projektrelevante udgifter vedr. rotationsforløb henvises til tidligere udsendte notat

25 Samlet status på claim claim Tog lang tid Få talfejl i materialet Revisionsfokus på beregninger, udbud og kontrakter 2. claim Gik hurtigt Få talfejl i materialet Revisionsfokus på projektrelevans og additionalitet Rigtigt mange fejl til ca euro

26 Evaluering på processen med Deloitte Møde i København med repræsentanter fra KASK sekretariat, Leadpartner, overvågningsudvalget og Deloitte Sagsbehandlingstider Tonen (er dog blevet bedre) Manglende forståelse for projektet Overdreven fokus på additionalitet og projektrelevans og så alligevel Har I noget, som bør drøftes med Deloitte?

27 Vedrørende 3. claim Anne Kjær Vodder er Missing in Action Slut med at RM løbende bogfører i transaktionsarket pga. knappe ressourcer Det nye budget (vedtaget nov. 2011) skal indarbejdes i jeres regneark (gøres af Dennis) Materiale til Dennis senest 1. marts Udtræk fra ØS Regnearket (stem det af til ØS) Dennis afstemmer, kvalitetssikrer og indsender til Deloitte. Husk fortsat Dennis på cc. på al korrespondance med Deloitte. Løftet pegefinger fra KASK-sekretariatet vedr. statusrapport Stefan og spørgeskema

28 3. claim forhold der nemt kan optimeres Jeres transaktioner Sørg for at tallene kan stemmes af Kun SkanKomp udgifter på SkanKomp konti Hvis en postering i ØS ikke kan findes direkte i transaktionsarket, skal det fremføres i Transaktionsarket (skriv i parentes) Giv en ordentlig forklaring i tekstfeltet HUSK AT DENNIS IKKE SENDER MATERIALET TIL REVISIONEN FØREND HAN SELV KAN GENNEMSKUE DET HELE Jeres udtræk fra ØS Husk momsfri hvis I afløfter moms Husk rigtige dato-intervaller

29 Et par staldtips Arrangør af konferencer Ej anvende regninger mellem partnere Lade hotel være arrangør Hotelværelse, forplejning og foredragsholder m.m. Personlig afregning ved udtjekning Ved virksomhedsbesøg Indberet i VirkMidt med faseangivelse Totale besøgstal kan også dokumentere additionalitet Indarbejdelse af rettelser (eksempel) Lav ny linje i transaktionsarket Vælg betalingsdato som 1. dato i den aktuelle claim periode Behold den oprindelige bogføringsdato I tekstfeltet anføres Rettelse til IDXXX og så den almindelige tekst I beløbet laves en modpostering

30 Er der noget projektledelsessekretariatet kan gøre bedre ved 3. claim? Er der øvrige spørgsmål eller bemærkninger??????