Generalforsamlingen. Mandag d. 29. marts 1993.

Transkript

1 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10 Referat fra Generalforsamlingen Mandag d. 29. marts Generalforsamlingen, der fandt sted på Lokalcenter Vestervang, Vestervang 16, havde følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. (Bestyrelsen foreslår ejerforeningens advokat, adv. Carsten Henriksen.) 2. Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. 3. Aflæggelse af beretning fra intern kritisk revisor. 4. Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor. 5. Forslag fra bestyrelsen: 5.1 "Bestyrelsen bemyndiges til i 1993, at gennemføre reparationer og vedligeholdelsesarbejder efter den overordnede plan, der er udarbejdet af bestyrelsen på basis af tilstandsrapporten af marts 1992 fra RH&H. Der budgetteres med en beløbsramme indenfor kr " 6. Indkommet forslag fra Laurits Kjellerup 4.03: 6.1 "Det pålægges bestyrelsen at udfærdige en langsigtet anlægs- og vedligeholdelsesplan for haveanlægget, evt. igennem Jysk Haveselskab." 6.2 "Fældning af træer over 3m's højde og /eller 5 cm i stammediameter skal fremover besluttes af generalforsamlingen." 7. Valg af formand for bestyrelsen: På valg er Poul Jacobsen. Poul Jacobsen er villig til at modtage genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg. 8. Valg af 2 medlemmer til bestyrelsen. På valg er Lene Jensen og Jens-Erik Lolck. Begge er villige til at modtage genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg. 9. Valg af suppleanter. På valg er: Per Serritslev Petersen Bestyrelsen indstiller til genvalg. Som 2. suppleant foreslår bestyrelsen Fl. Svenningsen Eventuel valg af kritisk revisor. Hvis der ønskes valg, er Steen Ewald-Larsen på valg. Bestyrelsen indstiller til genvalg. 11. Valg af revisor. På valg er: statsaut. revisor Karl Svendsen, I/S Jysk Revisorer, Bestyrelsen indstiller til genvalg. 12. Eventuelt. Ad. 1. Ejerforeningens formand, Poul Jacobsen bød velkommen og meddelte, at bestyrelses-

2 medlem Jens-Erik Lolck af arbejdsmæssige årsager var forhindret i at være til stede ved generalforsamlingen, og foreslog herefter, at generalforsamlingen valgte adv. Carsten Henriksen til dirigent. Da der ikke blev foreslået andre, var Carsten Henriksen hermed valgt. Dirigenten fastslog efter at have takket for valget, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet, og at den var i henhold til vedtægterne beslutningsdygtig til den udsendte dagsorden. Af et samlet antal stemmer på 1927, var de 1131 repræsenteret. Herefter gik man over til Ad. 2. Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. Dirigenten oplyste, at formanden ikke havde tilføjelser til den skriftlige beretning, der var udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen, og efterlyste spørgsmål til beretningen. Da der ikke var spørgsmål til beretningen, konstaterede dirigenten, at beretningen var godkendt uden afstemning, hvorefter Ad. 3. Den kritiske revisor, Steen Ewald-Larsen, aflagde sin beretning ud fra en synsvinkel om der havde fundet kreativ bogføring sted. Udfra dette fokuserede den kritiske revisor på følgende forhold: I. Den kritiske revisor havde undersøgt regnskabet for at se, om kreativ bogføring var kendetegnende for ejerforeningens regnskab. Når man bemærkede årets resultat: et beskedent overskud, og samtidig konstaterede, at ejerforeningens beholdning af magnetkort til garageportene var indtægtsført med et beløb, der var større end overskuddet, kunne man få tanken om kreativ bogføring. Den kritiske revisor tilføjede, at han havde været medvirkende til få beholdningen af magnetkort optaget på regnskabet, selvom de burde have været indtægtsført i II. Elevatorfirmaer havde forsøgt at snyde arbejdstilsynet. I betragtning, at vi betalte mange penge i forbindelse med eftersyn af elevatorerne, var det kontrolleret om der virkeligt havde fundet de lovpligtige eftersyn sted. Undersøgelsen var sket ved at kontakte viceværten, der kunne bekræfte, at de personer, der skulle foretage eftersynene, kom meget præcist. III. Et andet sted var præcisionen ikke så gennemført. Det var ved aflæsningen af forbruget af fjernvarme, el og vand fra Århus Kommunale Værker. Her kunne aflæsningstidspunktet variere med flere dage, hvilket i sidste ende kunne betyde, at der overførtes penge fra det ene år til det andet. Det skulle i den forbindelse huskes på, at der bruges for ca 1500 kr/dag. IV. En anden udgiftspost er prisen for affaldskasser. Antallet passer med det, der hele tiden har været, men det er vigtigt, at affaldet komprimeres så meget som muligt, da prisen for en affaldskasse er 1800 kr/år. V. Den kritiske revisor havde tidligere henledt opmærksomheden på at især håndskrevne regningsbilag skulle gennemregnes. Det sker - desværre med den konsekvens, at ejerforeningen skulle betale et større beløb, idet en regning var udregnet med et for lille beløb. Til gengæld var der konstateret at der på en edb-udskreven nota ikke

3 var påført den rabat, der retteligt tilkom ejerforeningen. Takket være den omhyggelige gennemgang, havde dette forhold ikke undgået administrators blik. VI. Den kritiske revisor havde undret sig over det tidsforbrug, håndværkere påførte regninger. Der var tilsyneladende stor forskel på den tid, der medgik til isætning af låse, og opfordrede til at være opmærksom herpå ved vurdering af regningerne. Afslutningsvis konstaterede den interne kritiske revisor, at den statsautoriserede revisor i revisionsprotokollen havde anførte, at ejerforeningens regnskabsføring var betryggende, og anbefalede ejerforeningens medlemmer, at godkende regnskabet. Dirigenten spurgte, om der var spørgsmål til den kritiske revisor. Laurits Kjellerup, 4.03 Viceværtens husleje Ønskede en redegørelse for fastsættelsen af viceværtens husleje. Formanden forklarede, at grundlaget for fastsættelsen af huslejen var sket i forbindelse med ansættelsen af viceværten i sin tid. Da der ikke skulle stemmes om den kritiske revisors beretning, fortsattes med Ad. 4. Forelæggelse til godkendelse af regnskab. Formanden fremlagde regnskabet, idet hovedtrækkene blev gennemgået. Årets resultat er et lille overskud på kr. Heri er der ikke indregnet det tilskud til de vedligeholdelsesarbejder, der er gennemført i løbet af Tilskuddet er af størrelsesordenen på ca , -kr. Nærmere kan det ikke angives, da bestyrelsen ikke ved om Århus Kommune vil godkende samtlige udgifter som tilskudsberettigede. Dirigenten efterlyste spørgsmål til regnskabet. Anne Micklander, 4.22: Specifikation af udgiftsposter. 1. Ønskede udgifterne til videligeholdelsen iht. RH&H's tilstandsrapport specificeret, hvor meget det havde kostet at lade RH&H føre tilsyn med et arbejde, der for en stor del var malerarbejde. 2 Ønskede oplyst, hvad VKO-ordningen dækkede over. Formanden oplyste, at RH&H i alt havde fået udbetalt ca ,-kr. Dette beløb dækker udgifter til tilstandsrapporten (pris ,-kr), udarbejdelse af udbudsmateriale til vedligeholdelsesarbejderne i terrassehuset samt tilsyn i forbindelse med sidstnævnte (pris ,-kr). Varme Konsulent Ordningen er en lovpligtig ordning, som betyder, at ejerforeningen én gang årligt får kontrolleret forbruget af fjernvarmevand. Da der ikke var flere spørgsmål konkluderede dirigenten, at regnskabet var godkendt uden afstemning. Herefter var der en pause, hvori generalforsamlingens deltagere kunne styrke sig med en kold anretning. Derefter fortsattes med

4 Ad. 5.1 Bestyrelsens forslag om at gennemføre reparationer efter den overordnede plan, der er udarbejdet af bestyrelsen på basis af tilstandsrapporten af marts 1992 fra RH&H. Der er budgetteret med en beløbsramme på ca kr. Formanden oplyste, at der var indhentet tilbud fra de håndværkere, der havde udført reparationerne i terrassehuset, da der havde været stor tilfredshed det arbejde, der var udført dér. Det afgivne tilbud ligger på linie med det, ejerforeningen måtte betale for reparationerne i terrassehuset. Formanden benyttede lejligheden til at anbefale de ejere, der ikke selv ønsker at disponere over det statstilskud til vedligeholdelsesarbejder, om at bemyndige ejerforeningen til at disponere over dette. 1 Dirigenten efterlyste spørgsmål til vedligeholdelsesplanen. Steen Ewald-Larsen, 9.74: Vedr. tilbud på vedligeholdelsesarbejder. Ønskede oplyst, om de tilbudsgivende havde været klar over, at de var de eneste tilbudsgivere. Formanden oplyste, at tilbudet var indhentet hos de bydende, idet de vidste, at der ikke var andre tilbudsgivere; men med den klausul, at tilbudene kunne kasseres. Ved den anvendte metode sparede ejerforeningen penge til at få udarbejdet tilbudsmateriale. Anne Micklander, 4.22: Anvendelse af rådgivere. Indledte med at rose det udførte arbejde i terrassehuset og håbede, at det forestående arbejde ville blive udført af de samme håndværkere. Ønskede dernæst oplyst, om det var nødvendigt at benytte rådgivende ingeniører til at føre tilsyn i forbindelse med at få udført malerarbejde. Formanden oplyste, at hovedbegrundelsen var ansvarsmæssige årsager. Når rimeligheden i at anvende RH&H skulle bedømmes, skal det tages i betragtning, at det pågældende vedligeholdelsesarbejde griber ind i de bærende konstruktioner. Der er ingen i bestyrelsen, der har den fornødne bygningsmæssige indsigt til at kunne bedømme, hvilken løsning, der skal anvendes i et konkret forhold. Formanden oplyste, at ejerforeningen normalt ikke ville bruge rådgivende ingeniører, hvis der alene var tale om simple opgaver. Dirigenten konstaterede herefter enighed om forslaget, hvorfor det godkendtes uden afstemning, hvorefter der fortsattes med Ad 6.1 og 6.2 Forslag fra Laurits Kjellerup dels om et pålæg til bestyrelsen om at udfærdige en langsigtet anlægs- og vedligeholdelsesplan, eventuelt ved anvendelse af konsulent, dels at fældning af træer over en vis størrelse og tykkelse skulle besluttes af generalforsamlingen. Dirigenten indledte med at oplyse, at bestyrelsen i lyset af det fremsatte forslag havde stillet et ændringsforslag, der ikke inden generalforsamlingen var offentliggjort, med følgende ordlyd: "Bestyrelsen nedsætter et grønt udvalg med 3 medlemmer, heraf ét bestyrelsesmedlem. Ejerforeningens vicevært er tilknyttet udvalget. 1 Til orientering kan det oplyses, at 16 ejere gav bestyrelsen bemyndigelse til at disponere over deres statstilskud.

5 Udvalget udarbejder med ansvar overfor bestyrelsen en anlægs- og vedligeholdelsesplan for haveanlægget og forestår udførelsen af denne." Dirigenten opfordrede Laurits Kjellerup til at motivere sit forslag og forespurgte, om det ændringsforslag, bestyrelsen stillede, dækkede de intentioner, som forslagsstilleren havde fremsat. Hertil svarede forslagsstilleren med at karakterisere de grønne områder som værende i en sølle stand. Det blev samtidig præciseret, at der ikke i kritikken lå en bebrejdelse af viceværtens arbejde, som blev karakteriseret som omhyggelig og flittig, men forslagsstilleren savnede den kærlige hånd. Det blev fremhævet, at ejerforeningens fællesudgifter var meget, høje så det var ikke sigtet med forslaget, at det skulle være medføre større omkostninger. Anslog at udgifterne hertil ville beløbe sig til ca kr. Forslagsstilleren kritiserede, at man uden videre havde fældet fyrretræerne nord for altangangshuset. Formanden oplyste, at det ikke var bestyrelsens agt at fælde flere træer end højst nødvendigt, men at den aktuelle sag var foranlediget af en beskyttelse af ejendommens fundamenter sammen med det forhold, at de nordvendte lejligheder efterhånden nærmest henlå i tusmørke. Det var tanken, at der skulle plantes noget andet i stedet. Med bestyrelsens forslag var det ideen at finde medlemmer 2, der havde interesse og ideer for den foreslåede opgave. Det var endelig bestyrelsens opfattelse, at det organisatorisk burde være med ansvar overfor bestyrelsen, der er ansvarlig overfor generalforsamlingen. Delte Kjellerups opfattelse af behovet for en vedligeholdelsesplan for havearealerne. Ulla Borch, 50: Koordinering med naboejerforeningen. Oplyste, at hun som bestyrelsesmedlem i naboejerforeningen havde forestået det grønne arbejde i naboejerforeningen, og havde i den forbindelse haft kontakt til ejerforeningens næstformand, Lene Jensen. Foreslog at arbejdet i det grønne udvalg blev koordineret med naboejerforeningen. Supplerede med at oplyse, at et andet argument for at fælde fyrretræerne på nordsiden af altangangshuset var, at der var flere, der var ved at gå ud. Der havde været en kontakt til Århus Kommunes gartner, som havde foreslået en genplantning af buske med mere beskeden højde. Dirigenten adspurgte Laurits Kjellerup, om han kunne tilslutte sig bestyrelsens forslag, idet sagen blev resumeret. Laurits Kjellerup: Langsigtet plan Lagde vægt på, at der blev tale om en langsigtet plan - ikke alene en bevaringsplan men også at der blev taget stilling til, hvilke træer, der skal fældes. Gav endelig udtryk for, at bestyrelsens forslag så vidt han kunne bedømme dækkede intentionerne i det fremsatte forslag. Dirigenten konkluderede herefter, at da det af forslagsstilleren fremsatte forslag var dækket af bestyrelsens forslag vedtoges dette ændringsforslag uden afstemning, hvor efter der fortsattes med Ad 7. Valg af formand 2 Umiddelbart efter generalforsamlingens afslutning henvendte et par ejere sig og tilbød deres assistance i Det grønne Udvalg.

6 Dirigenten konstaterede, at Poul Jacobsen var villig til at modtage genvalg. Da der ikke var andre kandidater genvalgtes formanden uden afstemning, hvorefter der fortsattes med Ad. 8. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer. Dirigenten oplyste at bestyrelsesmedlemmerne Lene Jensen og Jens-Erik Lolck var på valg. Begge var villige til at lade sig genvælge. Bestyrelsen foreslog genvalg. Der var ikke andre forslag, hvorefter de to bestyrelsesmedlemmer genvalgtes uden afstemning. Ad. 9. Valg af suppleanter. Dirigenten oplyste, at Per Serritslev Petersen var på valg, og at bestyrelsen som 2. suppleant foreslog Flemming Svenningsen. Der blev ikke foreslået andre, hvorefter de to suppleanter blev valgt uden afstemning. Ad. 10. Valg af intern kritisk revisor. Dirigenten konstaterede, at bestyrelsen indstillede Steen Ewald-Larsen til genvalg, og da der ikke var andre kandidater, genvalgtes Steen Ewald-Larsen uden afstemning, hvorefter man fortsatte med Ad. 10. Valg af revisor. Dirigenten konstaterede, at bestyrelsen indstillede statsautoriseret revisor Karl Svendsen til genvalg, og da der ikke var andre kandidater, genvalgtes Karl Svendsen uden afstemning, hvorefter man fortsatte med punktet Ad. 11. Eventuelt. Leni Flach, 9.13: Installation af HFI-relæ. Ønskede oplyst, hvorfor ejerforeningen ikke ville indhente et samlet tilbud på at få ændret el-installationen, og afholde udgiften hertil. Formanden præciserede, at der ikke på nuværende tidspunkt var et krav om at ændre installationen, medmindre man i øvrigt skal have foretaget ændringer. Hvis det på et tidspunkt bliver stillet som et krav, at alle installationer skal være forsynet med HFI-relæ, vil bestyrelsen til den tid overveje at indhente et samlet tilbud, men for den enkelte ejers regning. Det blev desuden oplyst, at ejerforeningen ikke har betalt for ændringer hos medlemmer af den pågældende art. Bestyrelsens opfattelse skal ses som en oplysning om den afgrænsning af det, den enkelte ejer skal betale, og det ejerforeningen skal betale, når der er tale om ændringer af installationer.

7 Sofie Ladekjær-Mikkelsen, 5.02: Det grønne Udvalg. Ønskede at få oplyst, hvilke forslag Det grønne Udvalg kom med, herunder at få kendskab til den langsigtede plan. Formanden oplyste, at udvalgets forslag f.eks. kunne offentliggøres i forbindelse med "Møde med Bestyrelsen". Vibeke Gejl, 10.51: Det grønne Udvalg. Foreslog at arbejdet i det grønne udvalg blev koordineret med naboejerforeningen, og mente at der var behov for et fællesudvalg. Formanden oplyste, at der altid havde været uformelle kontakter ejerforeningerne imellem. Der var aftalt et fælles bestyrelsesmøde, hvor bl.a. dette spørgsmål ville kunne tages op. I. B. Christensen, 10.65: Cykelparkering ved nr 10. Beklagede sig over det store antal cykler, der var parkeret ved opgang 10. Bad om, at det endnu engang blev pointeret, at de skal henstilles i cykelstativerne eller i cykelkælderen. Det samme spørgsmål blev støttet og suppleret af Birthe Tønnesen, og Ella Larsen, 5.12 Formanden oplyste, at vicevært Per Olesen havde gennemført en kampagne for at skaffe bedre plads til cyklerne, men at spørgsmålet ville indgå i bestyrelsens videre arbejde. Dirigenten bemærkede, at da der ikke var flere spørgsmål, afsluttedes generalforsamlingen, idet der blev takket for god ro og orden. Formanden afsluttede med en tak til dirigent Carsten Henriksen for en god og myndig ledelse af generalforsamlingen, til de fremmødte medlemmer af ejerforeningen og endelig til bestyrelsesmedlemmerne for arbejdet i det forløbne år. Carsten Henriksen Dirigent Poul Jacobsen Formand S. Baumgarten Referent