Maj Kære leverandør. GSK går over til elektronisk fakturering

Transkript

1 Kære leverandør Maj 2014 GSK går over til elektronisk fakturering Som led i GSK's politik om løbende at forbedre effektivitet og service for både kunder og leverandører, er vi i øjeblikket i gang med at implementere næste fase i vores Procure-to-Pay strategi. Som en del af dette program er vi gået over til elektronisk fakturering til betaling af fakturaer. Over 90 % af de fakturaer, vi får i Storbritannien, leveres elektronisk, og vi har for nylig gennemført vellykkede kampagner i hele Europa. Vi er nu ved at gå over til e-fakturering for alle de resterende papirfakturaer også. Som leverandør til GSK må I også gå over til elektronisk fakturering. Da I er leverandør til GSK, er I omfattet af vores program for fuldstændig elektronisk fakturering. For at gøre jeres overgang til elektronisk fakturering nemmere, er GSK gået sammen med Tungsten Network (bygget på OB10 e- fakturering). Det betyder, at alle jeres fakturaer til GSK pr. 31. juli 2014 skal sendes elektronisk via Tungsten Network. Ændringerne omfatter alle leverandører til GSK-firmaerne på denne liste. Bemærk, at de eneste leverandører der er undtaget fra dette krav er: Engangsleverandører Behandlere i sundhedssektoren Leverandører, der ikke planlægger at fakturere GSK efter d. 31 juli 2014 For at sikre jer, at I kan være klar til tidsfristen, anbefaler vi, at I registrerer jer til e-fakturering hos Tungsten Network inden d. 20 juni Der findes to løsninger: Den "Integrerede løsning" eller "online-formularen" (se vedlagte oplysninger for yderligere detaljer). Fordelene ved at benytte Tungsten Network er bl.a.: Hurtig, garanteret fakturalevering til GSK inden for 24 timer få betaling før, nu hvor en papirfakturas naturlige forsinkelse fjernes, eftersom GSK's standardbetalingsbetingelser løber fra modtagelse af fakturaen. Forbedret likviditetsstyring fakturér hurtigere og få betaling som forventet Øget synlighed log på, når I vil, og kontrollér fakturastatus og følg den helt til betaling Færre fejl Tungsten validerer jeres fakturaer for at opdage fejlberegninger og andre almindelige fejl Der er en mindre udgift forbundet med at bruge Tungsten Network, men vi mener, at denne vil blive opvejet af fordelene ved e-fakturering, herunder ved tidligere betaling og besparelse af tid, papir og porto. Jeg har bedt Tungsten kontakte jer i løbet af de kommende dage for at hjælpe jer videre, men hvis I i mellemtiden ønsker at kontakte Tungsten direkte, så venligst til GSKregistration@tungsten-network.com eller se mere på Hvis du har spørgsmål til GSK kan du skrive til ovenstående adresse. Du skal skrive"fao GSK Procurement Team" i emnefeltet, så din forespørgsel kan blive sendt til korrekt modtager. Vi takker jer på forhånd for jeres opbakning til dette afgørende initiativ. Jeg ser frem til at modtage jeres fakturaer via Tungsten Network i meget nær fremtid. Med venlig hilsen Paul Fry Senior Vice President CBS Finance Services

2 Ofte stillede spørgsmål Hvorfor bør jeg bruge Tungsten Network til at sende mine fakturaer? Inden længe vil dette være den eneste måde, hvorpå GSK vil acceptere at modtage leverandørfakturaer. For eksisterende kontrakter kan GSK ikke garantere betaling, hvis leverandører fortsat sender papirfakturaer. Er fakturering via Tungsten Network et kriterium for at handle med GSK? Ja. GSK arbejder på at udfase behandlingen af papirfakturaer for at udnytte de fordele, som elektronisk fakturering giver både os og vores leverandører. Fra d. 1. august 2014 vil papirfakturaer ikke længere blive accepteret. Hvilke fordele har jeg ved at bruge Tungsten Network? Sikker og garanteret levering af fakturaer:slut med fakturaer, der går tabt i posten. Vi behøver mindre tid til at behandle jeres fakturaer, og vi vil derfor kunne betale jer til tiden Slut med forsinkelser fordi vi mangler oplysninger, fordi fakturaen er landet på det forkerte skrivebord eller skal behandles manuelt "ANY-TO-ANY" DATAFORMATERINGsteknologi der er ikke behov for yderligere software eller hardware En mere gennemskuelig fakturabehandling og bedre likviditetsstyring som følge af adgang og rapportering døgnet rundt. Overholdelse af momsregler, uanset hvor fakturaer sendes fra eller modtages Nem og omkostningseffektiv fakturering til enhver tid. Vil elektronisk fakturering være et kriterium for nye licitationstilbud og nye leverandører? Ja. Elektronisk fakturering via Tungsten Network vil være inkluderet i evalueringsprocessen for nye leverandører og licitationstilbud. I forbindelse med nye kontrakter vil GSK inkludere vilkår og betingelser i aftaler om fremtidige forretninger, hvor leverandører vil blive pålagt at bruge Tungsten Network. Skal jeg bruge denne service, hvis min konto i øjeblikket bliver betalt til tiden? Ja. Jeres brug af Tungsten-servicen vil sikre, at vi fortsat betaler jer til tiden Hvad sker der, hvis jeg stadig sender papirfakturaer? Mens I arbejder med Tungsten på at gennemføre jeres tilmelding, modtager vi fortsat gerne jeres papirfakturaer. Vi har fastsat d. 1. august 2014 som frist for leverandører til at gå over til netværket. Når I sender fakturaer via Tungsten Network, skal I sørge for at stoppe med at sende papirfakturaer. Er der nogen gebyrer forbundet med denne service? Hvis I vælger den Integrerede løsning, er der et årligt medlemsgebyr plus et transaktionsgebyr. Se venligst de aktuelle priser i det vedlagte dokument Valgmuligheder. Hvis I vælger at bruge Webformularen, skal I ikke betale et opretnings- eller tilmeldingsgebyr for at starte med at bruge denne service. I skal kun betale et transaktionsgebyr pr. faktura. Når I registrerer jer, får I automatisk 12 gratis transaktioner. Hvad dækker medlemsgebyret for den Integrerede løsning? Medlemsgebyret dækker de omkostninger, som Tungsten har i forbindelse med at oprette jer på deres netværk, og de generelle omkostninger til at vedligeholde jeres konto. Der er tale om én årlig omkostning, uanset hvor mange kunder I betjener via netværket. Hvorfor betaler GSK ikke gebyrerne? Både I og GSK betaler et gebyr for at bruge Tungsten-servicen, da vi begge vil drage fordel af servicen. For øjeblikket dækker GSK ikke de leverandøromkostninger, der er forbundet med oprettelsen af jeres papirfakturaer. Vær opmærksom på, at I vil spare omkostninger til papir, udskrivning og porto, når I skifter til e-fakturering. Vores analyse viser, at skiftet til elektronisk fakturering vil give leverandørerne besparelser ved at effektivisere deres processer og væsentligt reducere tiden der går, indtil deres fakturaer bliver betalt. GSK ønsker også at betale sine leverandører i henhold til vilkårene og betingelserne, samt at overholde praksiskodeksen om bedre betaling. Vil GSK foretage betalinger gennem Tungsten Network? Tungsten er ikke en betalingsplatform. GSK vil fortsat bruge sin nuværende betalingsmetode. Skal jeg underskrive en aftale med Tungsten Network? Ja, hvis I vælger at bruge den Integrerede løsning, skal I underskrive en specifik aftale med Tungsten. Hvis I vælger at bruge Webformularen, skal I acceptere de forelagte almindelige vilkår og betingelser. Behøver jeg installere noget software? Nej. Der er ikke behov for noget software. Tungsten leverer en brugervenlig løsning. Frem for at kræve datastandarder accepterer "ANY-TO-ANY" DATAFORMATERINGskapacitet fakturaer i ethvert format og enhver filstruktur. Jeg sender allerede nogle fakturadata direkte til andre kunder. Kan jeg sende EDI-/XML-fakturaer direkte til GSK?

3 EDI og XML er blot dataformater ifølge Tungsten. I kan derfor bruge dette foretrukne format til levering af data til Tungsten, hvis I vælger at bruge den Integrerede løsning. GSK vil ikke tage nogen elektroniske data direkte fra leverandører, da vi tager en enkelt, samlet fakturafil fra Tungsten, som vil indeholde fakturaer fra alle vores leverandører. Jeg har allerede mulighed for at gøre fakturaer tilgængelige for mine kunder via internettet, altså ved at lade dem se et billede af en faktura på nettet. Kan jeg bruge dette i stedet for Tungsten Network? Nej, for Tungsten Network sikrer, at GSK modtager de data, I sender i et format, som vil uploades til vores regnskabssoftware og, hvor det er relevant, passer til en fortegnelse over modtagne varer. At tilbyde GSK et billede af fakturaen eller en mulighed for at downloade data i et fastsat format opfylder ikke GSK's forretningsprocesser. Hvad nu, hvis jeg ikke har et system, der er i stand til at oprette elektroniske fakturaer? I har adgang til Tungsten's sikre websted og kan oprette fakturaer online ved hjælp af Webformularen. I behøver ikke installere noget software. Det eneste, I behøver, er en internetforbindelse og en standardbrowser. Kan jeg sende elektroniske fakturaer gennem Tungsten Network til alle mine kunder? Ja. Når I har tilmeldt jer Tungsten Network, kan Tungsten sætte jer i stand til at sende elektroniske fakturaer til alle andre kunder, som er medlemmer af netværket, inklusive andre af GSK's forretningsenheder. Jeg har planer om at ændre min faktureringssoftware inden længe. Kan jeg vente? Vores erklærede mål er at få alle leverandører tilmeldt og i gang med at sende fakturaer senest d. 1. august Tungsten Network accepterer alle indgående dataformater, så I kan tilmelde jer netværket og sende jeres fakturaer, og når I er klar til at bruge jeres nye software, skal I blot informere Tungsten om ændringerne af dataresultaterne, hvorefter de vil foretage de nødvendige ændringer af netværket, hvilket sikrer en problemfri overgang og uforstyrret fakturalevering. Kan Tungsten arbejde med teknisk personale på alle sprog? Hvis I har brug for sproglig hjælp for at få jeres konto oprettet, kan I ringe til (0) og bede om hjælp på følgende sprog: Hollandsk, fransk, tysk, italiensk, polsk, portugisisk og spansk. Tungsten har også lokale kundeservicenumre i følgende lande: Australien +61 (0) Belgien +32 (0) Danmark Finland +358 (0) Frankrig +33 (0) Tyskland +49 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (0) Holland +31 (0) New Zealand +64 (0) Singapore +65 (0) Spanien +34 (0) Sverige +46 (0) Storbritannien +44 (0) Fås der yderligere oplysninger om Tungsten-servicen? Ja, gå ind på Hvordan finder jeg ud af mere om, hvordan man bliver køber gennem Tungsten-servicen? Gå ind på

4 e-invoicing and an overview of your options Join the Tungsten Network and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management Tax compliance: guaranteed legal and tax compliance Easy and cost-efficient invoicing at any time Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you have access to the invoice archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the Portal is the best option for your company. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

5 1. Integrated Solution: sending an extracted data file The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on your customer s requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the Integrated Solution Annual membership 1,100* Per invoice transaction costs 1 20 invoices per month invoices per month invoices per month ,000 invoices per month invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

6 2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for using the Web Form There are several pricing options available when submitting invoices through the Web Form. Upon registration, all new suppliers using this option automatically receive 12 free transactions. At the end of your first anniversary, if you have not used all of your free transactions, we will replenish your account back to 12 invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 12 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase your first batch of transactions (minimum 25 invoices). You will then no longer have access to the free invoice option. Web Form pricing structure* Transaction level Transactions 1 12 Free * Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo and American Express. We can also invoice you, however, you will be required to purchase a minimum of 125 transactions and pay an administration fee of 15%. Getting started with the Web Form submission through the Portal As part of your invitation to join the network, you will receive an with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by so you can start sending electronic invoices via the Tungsten Network. For more information on Tungsten, e-invoicing and the options available to you, visit or us at info@tungsten-network.com. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.