ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune

Transkript

1 ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune Vejledning om bevaring og kassation i områder, institutioner og for fælleskommunale samarbejder Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, marts 2008

2 Arkivinstruks for Rudersdal Kommune Denne arkivinstruks er gældende for Rudersdal Kommune. Instruksen omfatter kommunes områder, alle typer af institutioner i kommunen, samt fælleskommunale samarbejder, der administreres af kommunen. Arkivinstruksen behandler følgende emner: Historisk arkiv for Rudersdal Kommune 1 Hvad er arkivalier? 1 Hvorfor skal arkivalier bevares? 2 Organisering 2 Hvad er kommunale arkivalier? 2 Bevaring af Rudersdal Kommunes papirarkivalier 2 Bevaring og kassation af indscannet materiale 3 Materialelisten 4 Overdragelse af arkivmateriale 4 Rudersdal Kommunes arkiver 5 IT-arkivalier 5 Institutioner i Rudersdal Kommune 5 Fælleskommunalt samarbejde 6 Pligtaflevering 6 Sagsrensning 6 Praktiske tips til arbejdet med arkivalier 7 Regelgrundlag og links 9 Bilag 1 Lånerkort 10 Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune Rudersdal Kommunes Økonomiudvalg vedtog d. 19/ at oprette Rudersdal Stadsarkiv under Rudersdal Museer. Stadsarkivet skal sikre, at historisk værdifuldt materiale om Rudersdal Kommune, herunder også om Søllerød og Birkerød Kommune, bevares for eftertiden. Stadsarkivet har til opgave at varetage de arkivmæssige hensyn af kommunens arkivalier. Hensynet omfatter indsamling, registrering og opbevaring af arkivalierne, varetagelse af retningslinierne for kassation og bevaring af arkivalierne, samt overholdelse af arkivlovgivningen. Stadsarkivet udgør i praksis den kommunale samling i Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune. Hvorfor skal arkivalier bevares? Alle offentlige myndigheder er omfattet af arkivloven. Loven har til formål at bevare arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation i forhold til væsentlig administrativ eller retslig betydning for kommunen og dens borgere. Arkivloven og dens bekendtgørelser skal sikre, at bevaringsværdige arkivalier afleveres til et offentligt arkiv, som på betrykkende vis opbevarer og stiller arkivalierne til rådighed for offentligheden og myndigheder, samt til forskningsformål. Arkivalier, der er tilvejebragt af Birkerød, Søllerød og Rudersdal Kommune, skal afleveres til Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune. 1

3 Organisering Kommunalbestyrelsen for Rudersdal Kommune har det overordnede ansvar for arkivområdet og dermed også for, at arkivloven overholdes. I Rudersdal Kommune har Stadsarkivet til opgave at varetage de arkivmæssige hensyn af kommunens arkivalier. Hensynet omfatter bl.a., at Stadsarkivet søger for, at områdernes arkivansvarlige orienteres om arkivmanualen, samt de regler og bekendtgørelser m.v., der findes indenfor området. I de enkelte områder udpeges en arkivansvarlig, som fungerer som kontaktperson ved henvendelser om materiale i et givent arkiv. Den arkivansvarlige skal desuden sørge for, at arkivinstruksen følges og formidles i de enkelte områder og institutioner. Ved en arkivansvarliges aftrædelse udpeges en ny person som ansvarshaver for arkivområdet. Stadsarkivet samt områdets ansatte informeres straks herom. Hvad er kommunale arkivalier? Med kommunale arkivalier menes materiale, som Rudersdal Kommune selv har skabt eller tilvejebragt. Arkivalier er såvel trykt materiale som andre data uanset medium, der formidler information, f.eks. sagsomslag, papir, fotografier, kort, tegninger, planer, publikationer, billed- og lydoptagelser samt elektroniske opbevaringsmedier af enhver art. At arkivalier er tilvejebragt, betyder, at de er modtaget eller rekvireret af kommunen; det kan være breve, ansøgninger og andet, som kommunen skal sagsbehandle eller besvare. Bevaring af Rudersdal Kommunes papirarkivalier I arbejdet med at udpege bevaringsværdigt materiale er det overordnede mål at indkredse arkivalier, som indeholder den mest dækkende information om politiske og forvaltningsmæssige forhold. Det er ligeledes et mål at bevare materiale til at kunne analysere og beskrive Rudersdal Kommunes historie. Arkivlovgivningen er gældende på området for bevaring og kassation af arkivalier. Der lægges i lovgivningen op til, at kommunalbestyrelsen tager stilling til om og i givet fald hvilke papirarkivalier, der ønskes bevaret udover de minimumskrav, som er indeholdt i regelsættet. Det kan dreje sig om områder, hvor man iværksætter forsøg, eller som af saglige, geografiske eller andre årsager er særligt interessante. Stadsarkivet henstiller derfor områdernes chefer og arkivansvarlige at indberette interessant merbevaringsværdigt materiale til Stadsarkivet. Nedenstående liste for merbevaring iht. den lokale bevaringspolitik er derfor ikke endegyldig. Der kan føjes nye punkter på listen for lokal merbevaring. Merbevaret bliver: Alle arkivalier fra 1953 og før Alle aflyste deklarationer fra Byplanområdet (deklarationerne tjener langsigtede historiske interesser; de er juridiske dokumenter, der bl.a. sikrer beliggenheden af kloakledninger, oversigtsarealer og regulerer anvendelsen af ejendomme. 2

4 Deklarationerne er tidligere hyppigt brugt med henblik på at regulere forhold, som lokalplanerne i dag regulerer). Alle byggesager fra Byplanområdet (bygningshistorien er essentiel, når et lokalområde skal undersøges; byggesager tjener derfor ligeledes langsigtede historiske interesser). Alle personalesager vedrørende ansatte ved kommunen (arkivloven foreskriver bevaring af personalesager henlagt efter cpr-nummer begyndende med 01 samt personalesager vedrørende personer i lederstillinger. Rudersdal Kommune ønsker et historisk helhedsbillede over alle stillingstyper, -funktioner, -betegnelser etc. og bevarer derfor alle personalesager). Alle sager om personer, der er født d. 1., 6., 11., 16., 21. og 26. i hver måned (herved opnås en bevaringsprocent på 20, frem for, som anbefalet af Statens Arkiver, en minimums bevaringsprocent på 3, der opnås ved at bevare sager om personer født d. 1. i måneden). Bevaring og kassation af indscannet materiale Kommunernes Landsorganisation har udsendt en vejledning om god administrativ praksis vedrørende scanning af dokumenter. Kommunernes Landsorganisation anbefaler, at dokumenterne opdeles i fire bunker: Papirer med juridisk bindende underskrifter, f.eks. ansøgningsblanketter. Det er ikke alle breve/henvendelser med en underskrift, der hører til denne kategori. Kun papirer hvor underskriften vil have betydning som dokumentation ved en evt. retssag. Efter scanning gemmes papirerne kun så længe underskrifterne er juridisk gyldige. Arkivmyndighederne er således ikke interesserede i underskrifternes originalitet, kun i indholdets autencitet. Store/skæve formater, f.eks. rapporter og bøger. Forside (evt. kolofon og indholdsfortegnelse) scannes ind og opmærkes/journaliseres af hensyn til videndeling. Selve rapporten/bogen mv. gives videre til bruger (alternativt til biblioteksfunktionen). Vær opmærksom på, at mange rapporter fra det offentlige ligger tilgængelige på nettet. Fortroligt materiale og ihændehaverbeviser scannes ikke. Fortroligt materiale gives videre til relevant afdeling/medarbejder. Overvej (og nedskriv procedurer for) hvad der er fortroligt, herunder privat materiale. Ihændehaverbeviser går ligeledes til rette vedkommende. Resten der udgør hovedparten - består dels af sagsmateriale uden underskrift eller med underskrift, der ikke har nogen betydning (i juridisk forstand), samt af informativt materiale, det er relevant at kunne distribuere eller orientere om elektronisk. Denne kategori af materiale opbevares max 3 måned (til sikring af scanningskvaliteten, hvis f.eks. en medarbejder er på ferie). Herefter smides det ud eller makuleres, hvis det er sagsmateriale. Indscannede dokumenter opbevares i dato-orden og makuleres efter 3 måneder. Dokumenter med særlig juridisk betydning gemmes. 3

5 Materialelisten I nærarkiverne findes ofte materiale, som umiddelbart kan kasseres, da der ikke er tale om bevaringsværdige arkivalier. Materialet skal fjernes inden en sag arkiveres. Det kan dreje sig om: Kopier Dubletter Udskrifter fra e-systemer Følgesedler Indbydelser Adresseændringer Rekvisitionskopier Udklip fra aviser og tidsskrifter 1 Reklamer, brochurer, kataloger o. lign 2 Orienteringsskrivelser og løbende meddelelser fra andre myndigheder Pjecer, som ikke er udarbejdet af kommunen Love og bekendtgørelser Håndbøger Endvidere skal følgende elementer fjernes, så arkivalierne ikke ødelægges af rust, klister og kemikalier: Papirclips (men ikke hæfteklammer) Elastikker Tape Post-it. Hvis sedlen indeholder væsentlige informationer om sagen, skal de skrives over på dokumentet Plastomslag (hvis plastomslaget er brugt som sagsomslag, skal det erstattes af et papiromslag) Det er de(n) arkivansvarlige i områderne og institutionerne, der skal sørge for at medarbejderne fjerner materialet før en sag arkiveres. Listen er ikke endegyldig og kan tilføres nye punkter. Overdragelse af arkivmateriale Stadsarkivet har forespurgt områderne om brugen af ældre arkivmateriale og har ud fra tilbagemeldingerne besluttet, at arkivalier overgår til Stadsarkivet når de er 20 år gamle eller når de er udgået af jævnlig administrativ brug. Overdragelsesfristen regnes fra hver enkelt sags slutningsår. Dvs., at sager og dokumenter, der stadig har retslig og administrativ betydning ikke overdrages. 1 Udklip vedr. Rudersdal Kommune og/eller dens ansatte afleveres på Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, c/o Hovedbiblioteket, Holte Midtpunkt 23, 2. sal, 2840 Holte. 2 Med henvisning til Pligtafleveringsloven antages det, at områderne har indsendt to kopier af deres egenproducerede værker til Stadsarkivet. Se nærmere i afsnittet Pligtaflevering. 4

6 Rudersdal Stadsarkiv søger for, at Rudersdal Kommunes bevaringsværdige arkivalier overføres til Stadsarkivet og at der udarbejdes en registrant over det overførte materiale. Arkivalierne registreres elektronisk i Historisk Arkivs registreringsprogram Basis. Det er vigtigt, at de sager og dokumenter, der skal overflyttes og oprettes i Rudersdals Kommune eller som stadig har retslig og administrativ betydning, registreres, så Rudersdal Stadsarkiv nøjagtigt ved, hvad der er taget med til de nye lokaliteter. Det samme gælder for arkivalier, som befinder sig i nærarkiverne og som flyttes med til nye arbejdssteder (se bilag 1 for registreringsskema). Rudersdal Kommunes arkiver Det er vigtigt, at Rudersdal Kommune holder sine afsluttede sager fra før adskilt fra de sammenlæggende kommuner. Sagerne skal holdes markeret adskilt i arkiverne. Arkivalier, der henstilles i arkiverne, skal opbevares i arkivkasser, idet bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysik nedbrydning. Samtidig skal der være en vis dokumenteret orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier. KL s fortegnelse over bevarings- og kassations bestemmelser - Guldlisten - kan være en god hjælp til opnåelse af systematik i arkiverne. Blandt K10-sagerne, f.eks., udskilles de personsager, der vedrører personer født d. 1., 6., 11., 16., 21. og 26. i hver måned. Disse personsager anbringes sammen med de øvrige bevaringssager i arkivæsker i sorteret årstal. IT-arkivalier Den digitale forvaltning i Rudersdal Kommunes administration betyder, at en stor del af arkivalierne er lagret i elektroniske arkivsystemer. Derfor omfatter arkivets bevaringsopgave også modtagelse af arkiveringsversioner af elektroniske arkivsystemer fra de kommunale forvaltninger og institutioner. Rudersdal Kommune har som myndighed pligt til at aflevere arkiveringsversioner af de bevaringsværdige systemer til Rudersdal Stadsarkiv i henhold til anmeldte sletningsfrister til Datatilsynet, typisk hver 5. år. Bestemmelserne vedr. aflevering af elektroniske systemer foregår som beskrevet i Bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts Rudersdal Stadsarkiv varetager følgende opgaver: Fastsættelse af bevaringsbestemmelser for bevaringsværdige systemer Modtagelse af arkiveringsversioner af bevaringsværdige elektroniske arkivsystemer Rådgivning og information i forbindelse med anskaffelse og aflevering af elektroniske arkivsystemer Institutioner i Rudersdal Kommune Arkivinstruksen gælder for alle typer institutioner i Rudersdal Kommune. Den gælder også for selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med kommunen. Institutionerne har pligt til at aflevere bevaringsværdigt materiale til Rudersdal Stadsarkiv. Det fremgår af Vejledningen til Statens Arkivers bekendtgørelse nr af 28. september 2004, punkt B, vejledning til bilag 2 hvilke arkivalier, der skal afleveres. Det er 5

7 vigtigt, at der ved aflevering til Stadsarkivet følger en oversigt over det afleverede materiale. Fælleskommunalt samarbejde På linie med kommunale institutioner, gælder arkivinstruksen også for de fælleskommunale samarbejder hvor den administrative styring forestås af Rudersdal Kommune. Det vil sige, at instruksen ikke gælder for de fælleskommunale samarbejder, hvor den administrative styring ligger i en anden kommune. Det fremgår af Vejledningen til Statens Arkivers bekendtgørelse nr af 28. september 2004, punkt C, vejledning til bilag 3 hvilket materiale, der skal afleveres. De fælleskommunale samarbejder har pligt til at aflevere det i bilag 3 nævnte arkivmateriale til Rudersdal Stadsarkiv. Pligtaflevering Områderne skal indsende to kopier af deres egenproducerede værker til Stadsarkivet. Områderne har ligeledes oplysningspligt til Stadsarkivet om publicering af elektroniske publikationer på Rudersdal Kommunes hjemmeside. Stadsarkivet skal orienteres samtidig med publiceringen på nettet. Pligtaflevering skal ligeledes ske til Det Kongelige Bibliotek. Loven om pligtaflevering pålægger kommunerne halvårligt at indsende to eksemplarer af samtlige egenproducerede fysiske værker, såfremt de er produceret til omdeling, salg eller offentliggørelse i almindelighed. Fysiske (trykte) værker omfatter bl.a. brochurer, informationsmateriale, bøger, aviser, blade, årbøger, beretninger, regnskaber, løbesedler, reklamer, postkort o.s.v. Afleveringer til Det Kongelige Bibliotek iht. pligtafleveringsloven forestås af områderne og institutionerne selv. Sagsrensning I nærarkiverne findes ofte materiale, som umiddelbart kan kasseres, da der ikke er tale om bevaringsværdige arkivalier. Materialet skal fjernes inden en sag arkiveres. Det er de(n) arkivansvarlige i områderne og institutionerne, der skal sørge for at medarbejderne renser en sag for overflødigt materiale, før den arkiveres. Overflødigt materiale kan være koncepter til renskrevne breve, brochurer og andet arbejdsmateriale. Nedenstående liste beskriver i grove træk, hvilket materiale, der skal fjernes og/eller kasseres i forbindelse med sagsrensning. Listen er ikke endegyldig; den kan tilføres nye punkter: Kopier Dubletter Udskrifter fra e-systemer Følgesedler Indbydelser Adresseændringer Rekvisitionskopier Udklip fra aviser og tidsskrifter 3 3 Udklip vedr. Rudersdal Kommune og/eller dens ansatte afleveres på Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, c/o Hovedbiblioteket, Holte Midtpunkt 23, 2. sal, 2840 Holte. 6

8 Reklamer, brochurer, kataloger o. lign 4 Orienteringsskrivelser og løbende meddelelser fra andre myndigheder Pjecer, som ikke er udarbejdet af kommunen Love og bekendtgørelser, der ikke længere er gyldige Håndbøger Endvidere skal følgende elementer fjernes, så arkivalierne ikke ødelægges af rust, klister og kemikalier: Papirclips (men ikke hæfteklammer) Elastikker Tape Post-it. Hvis sedlen indeholder væsentlige informationer om sagen, skal de skrives over på dokumentet Plastomslag (hvis plastomslaget er brugt som sagsomslag, skal det erstattes af et papiromslag) Praktiske tips til arbejdet med arkivalier Det er altid muligt at rette henvendelse til Stadsarkivet for vejledning i gældende bestemmelser på arkivområdet og i øvrigt vedrørende alle arkivspørgsmål. Herudover kan de følgende ti bud tjene som praktiske retningsliner for arkivarbejdet i det hele taget: 1. Husk, at betryggende opbevaring af kommunale arkivalier skal sikre dem mod fysisk overlast og uvedkommende brug. For arkiverne drejer det sig om klimatiske forhold samt sikring mod brand og adgang for uvedkommende. For arkivalier drejer det sig om, at de aldrig må placeres direkte på gulvet. De nederste hylder i reoler og skabe bør altid være cm fra gulvet, for at mindske faren for vandskader. Arkivalier må heller ikke anbringes op ad radiatorer eller andre varmekilder. 2. Husk, at kassationer som beskrevet tidligere kun må ske efter aftale med Stadsarkivaren, og at det er det/den arkivskabende område/institution, der har ansvaret for materialet, indtil det er overgået til Rudersdal Stadsarkiv. 3. Indret jeres arbejdsrutiner således, at det er muligt umiddelbart at udskille bestemte grupper med henblik på kassation. Jf. s. 6 og Foretag sagsrensning i sagerne så snart de er afsluttede. 5. Bemærk, at materiale, der findes i flere eksemplarer kun skal bevares det sted, hvor det er blevet til, samt der hvor det indgår i sagsbehandlingen. 4 Med henvisning til Pligtafleveringsloven antages det, at driftsområderne har indsendt to kopier af deres egenproducerede værker til Stadsarkivet. Se nærmere i afsnittet Pligtaflevering. 7

9 6. Husk, at moderne papir ikke er uforgængeligt og at arkivalier let kan nedbrydes ved forkert behandling. I de sidste tre bud gives der eksempler på hvorledes man kan imødegå denne proces: 7. Anvend godkendte journalark, arkivæsker og mærkater. En rigtig opbevaring forbedrer bevaringen af arkivalier og virker hæmmende på brand- og vandskader. Kontakt Stadsarkivet for nærmere oplysninger om godkendte produkter. 8. Anvend D-bindere i stedet for ringbind. De er billigere, fylder mindre og er mindre skadelige for arkivalierne. 9. Rens sagerne for skadende fremmedelementer. Plasticclips og Cometa-hæfteklammer er velegnede til arkivbrug. 10. Regelmæssig rengøring af arkivlokalerne er en god og nødvendig forebyggende foranstaltning. Derved fjernes det støv, der er grobund for mikroorganismer og insekter. 8

10 Regelgrundlag og links Love, regler, bekendtgørelser og vejledninger omtalt i manualen: Arkivlov nr om offentlige arkiver af 17. december Arkivbekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer. Vejledende kassationsliste for primærkommuners arkivalier efter Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 for så vidt angår bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april Lov nr af 22. december 2004 om pligtaflevering af offentliggjort materiale Persondataloven Lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen KLs og SAs bevaringsliste Guldlisten KLs vejledning vdr. indscannede dokumenter 9

11 Bilag 1 - Lånerkort Sagens navn: Sagens journal nr.: Årstal: Låners navn: Område Afdeling Adresse Telefon nr. Dato for udlånet: Dato for tilbagelevering: Navn på arkivansvarlige (ansatte), der forestår udlånet: 10