Brugermanual. Version 3.1

Transkript

1 Brugermanual

2

3 Brugermanual Version 3.1

4 4

5 Indhold 1.1 Systemkrav - Hardware/software side 7 - Indstillinger side Login - Firma side 9 - Brugernavn side 9 - Password side 9 - SSL-kryptering side 9 - Husk login side 9 - Login side 9 - Sprogversion side Firmaside - Meddelelser side 11 - Projekter side 11 - Brugere side 11 - Hjælp side 11 - Software side 11 - Projekt Logoff side Mappestruktur - Oprettelse af mapper side 13 - Omdøbning af mapper..... side 14 - Sletning af mapper side 14 - Overvåging af mapper..... side Fil håndtering - Udskrift af mappeindhold.. side 17 - Sletning af filer side 17 - Filforsendelse (upload).... side 18 - Filnedhentning (download) side 18 - Kopiering af filer side 19 - Flytning af filer side 19 - Søgning side 20 - Fjern Ny fil -markering... side 20 - Send til plot side Projektinfomation - Historik side 23 - Overvågede mapper side 24 - Brugere side 24 - Weblinks side Filinformation - Se fil side 27 - Filinformation (IFF) side 29 - Filnote og låsning af filer.. side 29 - Filhistorik side Support - Teknisk support side 30 5

6 6

7 1.1 Systemkrav Hardware/software Byggeweb stiller en række krav til brugerens hard- og software. For fuldt udbytte af Byggewebs funktionaliteter bør følgende minimumskrav være overholdt: Hardware: Software: Computer med processor som Intel Pentium 233MHz og 64 Mb RAM (128 Mb RAM anbefales) Microsoft Internet Explorer 4.x/5.x (anbefales) - eller Netscape 4.x. Whip 4.0 plugin WinZip 8.0 komprimeringsprogram Adobe Acrobat Reader Indstillinger Følgende indstillinger af browseren kræves overholdt: - Cookies skal tillades - Javascript skal tillades I de fleste tilfælde er browseren indstillet som beskrevet. I modsat fald: kontakt virksomhedens systemadministrator for eventuel hjælp. Herudover skal datoen på brugerens computer være korrekt. Ovennævnte software kan nedhentes gratis fra Byggeweb.dk. NB. Kontakt altid virksomhedens systemansvarlige før installering af ny software. Hastigheden på forbindelsen til Internettet er ikke afgørende for brugen af Byggeweb. Dog anbefales ISDN-forbindelse eller hurtigere. 7

8 2.1 Login

9 2.1 Login Login Foretages fra adressen Klik på"projekt login" ovenfor menubaren til venstre (gælder både brugere og administratorer). Firma Udfyldes med virksomhedens navn. Det indtastede skal på alle måder være identisk med det udleverede firmanavn. Brugernavn Udfyldes med brugerens navn. Det indtastede skal på alle måder være identisk med det udleverede brugernavn. Password Udfyldes med brugerens password, som ligeledes skal være identisk med det udleverede password Brug SSL-kryptering Byggeweb giver mulighed for at kryptere kommunikationen mellem brugerens computer og Byggeweb. Dette hindrer uvedkommende i at opfange og misbruge data. Byggeweb er certificeret af Thawte, som er blandt verdens største, autoriserede udbydere af SSL-certifikater. Husk login Får browseren til at huske firma- og brugernavn. Ved efterfølgende besøg behøver brugeren derfor kun at indtaste sit password. Login Når alle felter er korrekt udfyldt, giver et klik på "Login" adgang til Byggeweb. Sprogversion Brugeren har mulighed for at vælge mellem to sprogvarianter. Klik på hhv. English eller Danish skifter mellem engelsk og dansk. 9

10 3.1 Firmaside

11 3.1 Firmaside 1 2 Firmaside Firmasiden indeholder information omkring projektsamarbejdet og filudvekslingen. Brugeren har desuden adgang til forskellige services med relation til brugen af Byggeweb. meddelelser Giver mulighed for at sende og læse meddelelser til og fra andre personer med tilknytning til de projekter brugeren har adgang til. Afsenderen kan vælge at sende meddelelsen til alle projektdeltagere eller til udvalgte personer. Afsendte meddelelser vises i Byggeweb næste gang modtageren foretager login. Det er desuden muligt at sende en meddelelse direkte til modtagerens adresse. Projekter Oversigt i listeform over de projekter brugeren har adgang til. Oplysninger om projekternes start- og slutdato samt antallet af nye filer tilhørende hvert enkelt projekt. Ved klik på et projektnavn åbnes projektets filudvekslingsdel Brugere Oversigt i listeform over alle virksomhedens brugere. Ved klik på brugerens eget navn gives mulighed for at redigere brugeroplysninger: navn, titel, tlf.nr., adresse, brugernavn og password, samt at vælge sprogvariant. Hjælp On-line manualer og support. Software Henvisninger til nyeste programpakker med relation til Byggeweb. Browsere, plugins, komprimeringsprogrammer, m.m. som alle kan hentes over Internettet. Projekt logoff Afbryder brugerens forbindelse til Byggeweb. Ny adgang kan kun ske ved genindtastning af firma-, brugernavn og password. Projektserveren afbryder, af sikkerhedsmæssige årsager, automatisk forbindelsen efter 30 minutters stand-by uden aktivitet. 11

12 4.1 Mapper

13 4.1 Mapper Mappestruktur Ved valg af et projekt på firmasiden vises projektets filudvekslingsdel i et separat vindue. Mappestrukturen er opbygget som på en almindelig computer. Mapper kan oprettes, omdøbes og slettes af brugere med de nødvendige rettigheder. Disse rettigheder fordeles af projektadministratoren - mappe for mappe. Manglende rettighed ses ved, at ikonerne i den øverste menubar forbliver inaktive, selvom en mappe er markeret. *) Internet Explorer og Netscape markerer åbne mapper forskelligt. I begge tilfælde vises en åben mappe. Men Internet Explorer markerer desuden mappenavnet med en blå baggrund. 1 Oprettelse af mapper 1. Vælg den nye mappes placering. I eksemplet på foregående side vil mappen blive placeret som en undermappe til mappen tegningsfiler (bemærk markeringen*). 2. Klik på Opret mappe -ikonet i den øverste menubar. 3. Indtast mappenavnet i det fremkomne vindue. 4. Bekræft ved at klikke OK. Mappen vil herefter blive oprettet. 13

14 4.1 Mapper 2 Omdøbning af mapper 1. Find frem til den ønskede mappe og markér den ved at klikke på mappe-ikonet (mappenavnet markeres*). 2. Klik på Omdøb mappe -ikonet i den øverste menubar. 3. Indtast det nye mappenavn i det fremkomne vindue. 4. Bekræft ved at klikke OK. Mappen vil herefter blive omdøbt. 3 Sletning af mapper 1. Find frem til den ønskede mappe og markér den ved at klikke på mappe-ikonet (mappenavnet markeres*). 2. Klik på Slet mappe -ikonet i den øverste menubar. 3. Bekræft at mappen skal slettes ved at klikke OK. Mappen og mappens eventuelle indhold vil herefter blive slettet. 14

15 4.1 Mapper 4Overvågning af mapper 1. Find frem til den ønskede mappe og markér den ved at klikke på mappe-ikonet (mappenavnet markeres*). 2. Klik på Overvåg mappe -ikonet i den øverste menubar. 3. Vælg om undermapper også skal overvåges ved klik ud for Inkluder undermapper. 4. Bekræft ved at klikke OK. Ved overvågning af en mappe får brugeren omgående besked om alle bevægelser i mappen. Dette sker i form af . 15

16 5.1 Filer

17 5.1 Filer Filhåndtering Filer kan slettes, sendes, hentes, kopieres og flyttes. Desuden er der mulighed for at søge efter filer, fjerne filer fra Siden sidst mappen og sende filer til plot. Ved fil-nedhentning (download) komprimeres filerne automatisk og afleveres som en zip-fil. Zip-filen skal herefter pakkes ud ved hjælp af WinZip (et freeware program som gratis kan hentes fra Software på firmasiden). Ved filforsendelse (upload) er zip-komprimeringen valgfri. Hvis filerne komprimeres i en zip-fil, vil denne fil automatisk blive pakket ud på serveren og de oprindelige filer lagt i den valgte mappe. 1 Sletning af filer 1. Find frem til den ønskede fil og vælg den ved at klikke på filikonet (filnavnet markeres**). Flere filer kan markeres samtidig ved at holde Ctrl-tasten nede mens de vælges. 2. Klik på Slet filer -ikonet i den øverste menubar. 3. Bekræft at filerne skal slettes ved at klikke OK. Filerne vil herefter ikke eksistere på Byggeweb. Sortering af filer En mappes indhold kan sorteres efter f.eks. filnavn eller dato. Dette gøres ved klik på det ønskede parameter - øverst i den grå bjælke over fillisten. Udskrift af mappeindhold Det er muligt at udskrive en mappes filliste. Klik på "udskriv filliste"-ikonet øverst til venstre i den grå bjælke over fillisten. En udskriftsvenlig filliste åbnes i et separat vindue. **) Internet Explorer og Netscape markerer valgte filer forskelligt. Internet Explorer markerer filnavnet med en blå baggrund, mens Netscape sætter et flueben ( ) til venstre for fil-ikonet. 17

18 5.1 Filer 2Filforsendelse (upload) 3Filnedhentning (download) 1. Find frem til den ønskede modtagermappe og markér den ved at klikke på mappe-ikonet (mappenavnet markeres*). 2. Klik på Send filer -ikonet i den øverste menubar. 3. Klik på Browse -knappen ud for Fil 1 -feltet i det fremkomne vindue. 4. Vælg filen i dialogboksen og klik Åbn. Man kan sende op til fire filer ad gangen (én for hver af de fire felter). 5. Det er muligt at meddele andre brugere om filforsendelsen ved at vælge Meddel andre brugere via Skriv meddelelsen og vælg de brugere, der skal modtage Bekræft ved at klikke OK. De valgte filer uploades og evt. meddelelser herom afsendes. 1. Find frem til den ønskede fil og vælg den ved at klikke på filikonet (filnavnet markeres**). Flere filer kan markeres samtidig ved at holde Ctrl-tasten nede mens de vælges. 2. Klik på Hent filer -ikonet i den øverste menubar. 3. Vælg om den ekstra filinformation skal vedlægges. 4. Vælg om tilhørende Xref filer skal medtages (kun mulig ved nedhentning af filer i DWG-format). En zip-fil med en kopi af filerne downloades til computeren. 18

19 5.1 Filer 4 Kopiering af filer 1. Find frem til den ønskede fil og vælg den ved at klikke på filikonet (filnavnet markeres**). Flere filer kan markeres samtidig ved at holde Ctrl-tasten nede mens de vælges. 2. Klik på Kopier filer -ikonet i den øverste menubar. 3. Klik Vælg modtagermappe 4. Find frem til den ønskede mappe i den fremkomne mappestruktur. 5. Bekræft ved at klikke OK. 5 Flytning af filer 1. Find frem til den ønskede fil og vælg den ved at klikke på filikonet (filnavnet markeres**). Flere filer kan markeres samtidig ved at holde Ctrl-tasten nede mens de vælges. 2. Klik på Flyt filer -ikonet i den øverste menubar. 3. Klik Vælg modtagermappe 4. Find frem til den ønskede mappe i den fremkomne mappestruktur. 5. Bekræft ved at klikke OK. 19

20 5.1 Filer 6Søgning 7Fjern Ny fil -markering 1. Vælg den mappe der skal søges i og markér den ved at klikke på mappe-ikonet (mappenavnet markeres*). 2. Klik på Søg i mappe -ikonet i den øverste menubar. 3. Skriv hele eller dele af filnavnet, og vælg om der skal søges i eventuelle undermapper. 4. Bekræft ved at klikke OK. Nye filer markeres ved opsendelsen til Byggeweb. Denne markering medfører, at filerne får placeret en henvisning (shortcut) i de øvrige projektdeltageres Siden sidst -mapper. Brugerne er således i stand til at se, hvilke nye filer projektets øvrige deltagere senest har opsendt. Henvisningen bibeholdes hos projektdeltagerne, indtil ny fil -markeringen fjernes i hver enkelt Siden sidst -mappe. 1. Find frem til den ønskede henvisning og vælg den ved at klikke på fil-ikonet (filnavnet markeres**). Flere henvisninger kan markeres samtidig ved at holde Ctrl-tasten nede mens de vælges. 2. Klik på Fjern filmarkering -ikonet i den øverste menubar. 3. Bekræft ved at klikke OK. Henvisningerne vil herefter ikke vises i den pågældende Siden sidst -mappe. Bemærk at Siden Sidst -mappen kun indeholder henvisninger til nye filer, som er opsendt af andre projektdeltagere, 20

21 5.1 Filer 8 Send til plot 1. Find frem til den ønskede fil og vælg den ved at klikke på filikonet (filnavnet markeres**). Flere filer kan markeres samtidig ved at holde Ctrl-tasten nede mens de vælges. 2. Klik på Send til plot -ikonet i den øverste menubar. 3. Udfyld det fremkomne skema. 4. En fordelingsliste kan eventuelt vedlægges: Klik på Browse. Vælg filen i dialogboksen og klik Åbn (filen skal vælges fra brugerens egen computer). 5. Bekræft ved at klikke OK. Filerne sendes herefter til plot hos Vester Kopi. Bemærk at kommentarfeltet kan bruges i tilfælde af ønsker om andre pentykkelser end ibb-standarden, til leveringsadressen, og til andre beskrivelser med betydning for Vester Kopi. 21

22 6.1 Projektinformation

23 6.1 Projektinformation 1Historik Byggeweb holder styr på projektets historik ved hjælp af logfiler, som er tilgængelige på en let og overskuelig måde. Brugeren kan f.eks. se om en tegning er blevet opdateret siden sidste besøg, eller hvornår samarbejdsparterne har hentet det seneste mødereferat etc. 1. Klik på Historik i menubaren nederst til venstre. 2. Der er nu mulighed for en sortering af oplysningerne. Vælg i rullemenuen mellem følgende: Siden sidst: Registrering af alle handlinger (inkl. tidspunkt og brugeridentifikation), som er blevet udført inden for projektsamarbejdet siden brugerens sidste besøg. Vis alt: Registrering af alle handlinger (inkl. tidspunkt og brugeridentifikation), som er blevet udført inden for projektsamarbejdet siden oprettelsen. Sendte: Registrering af alle filer (inkl. tidspunkt og brugeridentifikation), som er blevet opsendt (uploaded) inden for projektsamarbejdet siden oprettelsen. Hentede: Registrering af alle filer (inkl. tidspunkt og brugeridentifikation), som er blevet nedhentet (downloaded) inden for projektsamarbejdet siden oprettelsen. Opdaterede: Registrering af alle filer (inkl. tidspunkt og brugeridentifikation), som er blevet opdateret inden for projektsamarbejdet siden oprettelsen. Indeholder oversigten flere oplysninger end de viste, kan brugeren. bladre ved klik på Næste og Forrige øverst i vinduet. Slettede: Registrering af alle filer (inkl. tidspunkt og brugeridentifikation), som er blevet slettet inden for projektsamarbejdet siden oprettelsen. 23

24 6.1 Projektinformation 2Overvågede mapper 3Brugere Oversigt over alle mapper, som den enkelte bruger har valgt at overvåge. 1. Klik på Overvågede mapper -ikonet i menubaren nederst til venstre. 2. Klik på Overvåg mappe -ikonet ud for mappe-stien 3. Klik Slet for at slette mappen fra listen - eller vælg inkluder undermapper 4. Bekræft ved at klikke OK. Oversigt over projektets brugere - indeholdende navne, telefonnumre, adresser m.m. Fungerer som projektets adressekartotek på baggrund af de oplysninger, som hver enkelt firmaadministrator har indtastet. Oversigten opdateres automatisk, hvis informationerne ændres på firmasiden. 24

25 6.1 Projektinformation 4Weblinks Oversigt over links til websites med relation til projektet. Brugeren har mulighed for selv at oprette weblinks: 1. Klik på Weblinks i menubaren nederst til venstre. 2. Klik Opret nyt weblink. 3. Udfyld felterne og bekræft ved klik på OK. 25

26 6.2 Filinformation

27 6.2 Filinformation Filinformation Til hver enkelt fil kan knyttes en række filinformationer. Filinformationerne vises nederst i vinduet, hver gang en fil markeres. Informationerne er opdelt vha. fire faneblade: Se fil, Filinformation, Filnote og Filhistorik. Klik på fanebladene skifter mellem de fire grupper. 1 Se fil Preview Filer oprettet i MS Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, Lotus 123, m.fl. konverteres automatisk til PDF-filer af Byggeweb. PDF-filerne kan ved klik på Preview -ikonet ses i browseren og udskrives herfra, uden at brugeren har installeret det program, filerne blev oprettet i. Dette kræver, at brugeren har installeret en PDF-plugin, som kan hentes fra Software på firmasiden. PDF-filerne gemmes parallelt med originalerne, således at brugeren stadig kan nedhente originalfilerne i deres oprindelige formater. Filer konverteres til DWF-filer, som ligeledes kan ses i browseren. Dette kræver, at brugeren har installeret en Whip-plugin, som kan hentes fra Software på firmasiden. 1. Find frem til den ønskede fil og marker den ved at klikke på fil-ikonet. 2. Klik på Se fil, hvis fanebladet ikke allerede er åbent. 3. Klik Preview for at se filens indhold i et separat vindue. Thumbnail-funktionen nederst i højre hjørne viser små billeder af filer i de mest gængse billedformater: GIF, JPG, TIF, BMP, PCT, PCX, PSD og DWG (Acad version 13 og nyere). 27

28 6.2 Filinformation Åben fil Det er muligt at åbne filer direkte fra Byggeweb, dvs. udenom zip-komprimeringen. Originalfiler kan ses, hvis brugeren har installeret en passende viewer eller det program, filen er oprettet i. 1. Find frem til den ønskede fil og markér den ved at klikke på filikonet. 2. Klik på "Se fil", hvis fanebladet ikke allerede er åbent. 3. Klik "Åbn fil". Filen vil herefter åbnes (afhængig af installerede viewere og programmer). Xref filer Byggeweb indeholder en oversigt over Autocad-tegningers Xref filer. Oversigterne viser, foruden de orginale Xref navne i tegningerne, også hvor Xref filerne befinder sig i Byggeweb-projektet. Ligeledes markeres evt. manglende Xref filer. 2Filinformation (IFF) Byggeweb overholder ibb-standarden og giver således mulighed for at vedlægge en tekstbeskrivelse af hver enkelt fil. Tekstbeskrivelsen er kompatibel med IFF-filer og kan derfor opsendes og nedhentes til brug i eksempelvis Point. Brugere uden ret til at opsende filer, kan ikke skrive eller rette i den supplerende tekstbeskrivelse. 1. Find frem til den ønskede fil og vælg den ved at klikke på filikonet (filnavnet markeres**). 2. Klik på fanebladet Filinformation. 3. Udfyld felterne med den ønskede tekst. 4. Klik Opdater info. 1. Find frem til den ønskede fil og markér den ved at klikke på filikonet. 2. Klik på "Se fil", hvis fanebladet ikke allerede er åbent. 3. Klik "Xref filer". Et separat vindue med Xref-oversigten åbnes. 28

29 6.2 Filinformation 3 Filnote og låsning af fil Det er muligt at tilknytte en note til en valgt fil, og filen kan ligeledes låses. Låses en fil, kan den ikke nedhentes. Kun brugere med ret til at nedhente og opsende filer kan låse filen op igen. 1. Find frem til den ønskede fil og vælg den ved at klikke på filikonet (filnavnet markeres**). 2. Klik på fanebladet Filnote. 3. Udfyld notefeltet og klik Opdater note. 4. Ved låsning af fil klikkes Lås fil. 4 Filhistorik Det er muligt at se filhistorikken for hver enkelt fil. 1. Find frem til den ønskede fil og vælg den ved at klikke på filikonet (filnavnet markeres**). 2. Klik på fanebladet Filhistorik. 3. De seneste ændringer vises. Klik Vis historik for at se den komplette filhistorik. 4. Har filen flere versioner, kan historikken for hver enkelt version ses ved valg af versionsnummer i rullemenuen til højre. Hvis filen har tilknyttet en note, vises et note-ikon til venstre for filnavnet. Ved at føre cursoren hen over ikonet kan noten læses. På lignende måde markeres, at filen er låst. Bemærk at noter skal tilknyttes filer, før de låses. 29

30 7.1 Teknisk support Byggeweb A/S yder support i form af en hotline i tilfælde af tekniske problemer vedr. brugen af Byggeweb. Byggeweb A/S Ryesgade 19A DK-2200 København N Hotline: info@byggeweb.dk Web-adresse: 30

31

32