Bestilling af udtræk på Fælles Indbetalingskort i Nordbank Erhverv

Transkript

1 Bestilling af udtræk på Fælles Indbetalingskort i Nordbank Erhverv Denne information er en guide til at lave udtræk af Fælles Indbetalingskort (FIK) til dit økonomisystem. Guiden giver et godt grundlag til at vurdere, om du ønsker at lave udtræk efter behov eller udtræk med faste intervaller. Indstillinger Du kan indsætte de faste oplysninger, du skal bruge, hver gang du udlæser FIK. De faste indstillinger laves i Indstillinger under menupunktet Fil ind-/udlæs på fanen FI-Advisering. Filnavn: Hvis ikke du udfylder feltet Filnavn, bruges standard-filnavnet f.eks. FI Det skal læses på følgende måde: Udtrækstype-Kreditornummer-Udtræk-fra-dato-Udtræk-til-dato-Kortarter i udtrækket. Gem i: Du kan klikke på Gennemse for at udpege mappen, hvor du vil have udlæst filen til. Format: PBS Payment Business Services kan indlæses af de fleste økonomisystemer. For at se andre formater, skal du vælge Vis alle udgaver. Husk at klikke Gem når indstillingerne er rettet til. Bestil udtræk med FIK Nye udtræk kan bestilles ved at vælge Fil ind-/udlæs i menulinjen. Vælg Udlæs i menuen til venstre og klik på Bestil nyt udtræk.

2 Hyppighed Vælg hvor ofte du vil have udtrækket leveret. Vælger du Engangs, betyder det, at du selv vælger periode fra gang til gang. Det har den fordel, at du får en fil pr. gang, du ønsker at ajourføre dine debitorer. Et engangsudtræk kan også indeholde FIKindbetalinger fra i dag. Ulempen kan være, at du skal ind og definere udtrækket hver gang. Vælger du en anden hyppighed (f.eks ugentlig), betyder det, at der dannes et udtræk for hver periode. Hvis du ønsker at ajourføre dine debitorer dagligt, vil der hver dag ligge en fil med dagens FIK-indbetalinger. Bliver filerne i en periode ikke udlæst fra Nordbank Erhverv, f.eks. på grund af ferie, kursus eller sygdom, vil der ligge en fil pr. dag 3 ugers manglende ajourføring giver i dette tilfælde 15 filer. En ulempe kan være, at filen ikke indeholder data fra leveringsdatoen (dags dato), hvilket betyder, at ajourføringen af økonomisystemet altid vil være en dag bagefter. Vælges Engangs, ser bestillingsbilledet sådan ud:

3 Kreditornummer: Vælg det eller de kreditornumre, som du ønsker at lave et udtræk på. Vælg Alle kreditorer hvis du har flere kreditornumre. De kreditornumre, du har valgt, samles i én fil. Ønsker du derfor en fil pr. kreditornummer, skal du lave en bestilling pr. kreditornummer. Fra dato (inkl.) Den dato, du vil have udtrækket fra. Du kan lave udtræk 3 måneder tilbage. For nemhedens skyld står datoen for sidste udtræk ud for datofeltet. Til dato (inkl.) Her skriver du den dato, du vil have udtrækket til. Perioden må højst være 3 måneder. Hvis dagens FIadviseringer ikke er dannet, har du ikke mulighed for at vælge dags dato. Så kan du enten vente med at lave udtrækket til senere på dagen eller lave det til og med i går. Kortart: Vælg den kortart, som du ønsker skal være med i udtrækket. Vær opmærksom på, at Kortart 73 ikke indeholder betalingsident, der bruges til automatisk ajourføring af debitorer. Betalingsident: Ønsker du at lave et udtræk med bestemt betalingsidenter, kan du definere det her. Adviseringer: Du kan vælge, om du kun vil have gennemførte adviseringer med i udtrækket eller kun tilbageførte adviseringer. Oftest vil du vælge Gennemførte adviseringer. Gemte indstillinger: Ønsker du at ændre standardindstillinger for filnavn, sti eller format, kan du klikke på Vær opmærksom på, at ændringen kun gælder for denne bestilling. Ønsker du en generel ændring i standardindstillingerne, skal du gøre det i Indstillinger. Se afsnittet Indstillinger i vejledningen. Vælges en anden Hyppighed end Engangs, ser bestillingsbilledet lidt anderledes ud:

4 Dato for 1. udtræk: Den dato du vil have det første udtræk leveret. Dato skal være fremtidig, dvs. du skal skrive en dato fra i morgen og frem i tiden. Dato for næste udtræk: Denne dato bliver beregnet ud fra Hyppighed og Dato for 1. udtræk. Dato indhold fra den: Her skriver du den dato, du vil have udtrækket fra. Perioden må højst være 3 måneder regnet fra den dato, du skriver i Dato for 1. udtræk. Kortart Vælg den kortart, som du ønsker skal være med i udtrækket. Vær opmærksom på, at kortart 73 ikke indeholder betalingsident, der bruges til automatisk ajourføring af debitorer. Gemte indstillinger Ønsker du at ændre standardindstillinger for filnavn, sti eller format, kan du klikke på Vær opmærksom på, at ændringen kun gælder for denne bestilling. Ønsker du en generel ændring i standardindstillingerne, skal du gøre det i Indstillinger. Husk at klikke på Bestil. Udlæs: Når udtrækket er klar, står det på Forsiden under Udeståender : Klik på teksten Bestilte udtræk klar, så kommer du direkte ind til de bestilte udtræk. Du kan også vælge Fil ind-/udlæs i menulinjen og herefter Udlæs.

5 Marker den fil, du vil udlæse, og klik på Udlæs markerede filer. Hvis du ikke vil ændre i placeringen af fil, klikker du på Gem og efterfølgende OK. Vælg Gennemse hvis du ønsker at ændre placeringen af filen. Klik på Gem og efterfølgende OK. Nu er filen klar til at blive indlæst i økonomisystemet.