APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014"

Torben Schmidt
8 år siden
Visninger:

1 APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014 APV-nyhedsbrev nr. 4 oktober 2014 Indhold APV og trivselsundersøgelse de sidste forberedelser o Husk at kommuniker tydeligt hvem der er nærmeste leder for den enkelte medarbejder Sådan udsendes invitationer og log-inbreve Rapporter og mulighed for tilkøb af ekstra rapporter Fysisk APV på skolerne i efteråret 2014 Opdatering af Arbejdsmiljødatabasen dokumentation for den fysiske APV Tidsplan for APV2014 Yderligere spørgsmål og information ( eller apv2014@mbu.aarhus.dk)

for den enkelte medarbejder Sådan udsendes invitationer og log-inbreve Rapporter og mulighed for tilkøb af ekstra rapporter Fysisk APV

2 APV og trivselsundersøgelse de sidste forberedelser De sidste forberedelser inden APV og trivselsundersøgelsen går i gang, skal ske nu. Det er derfor vigtigt, at I bl.a. gør jer følgende overvejelser: - Er det kommunikeret til medarbejderne, at trivselsundersøgelsen finder sted og hvornår? (se evt. powerpoint på BUportalen) - Er det kommunikeret tydeligt til hver enkelt medarbejder, hvem medarbejderens nærmeste leder er? - Har vi planlagt hvordan vi får en høj og brugbar svarprocent? (se evt. APV-nyhedsbrev 3 og materiale på BUportalen) - Har vi planlagt hvordan medarbejderne får udleveret login-brevet? Sådan udsendes invitationer og log-inbreve Denne gang skal alle medarbejdere besvare spørgeskemaet elektronisk via internettet. Spørgeskemaet kan besvares på alle computere, tablets og smartphones med internetadgang. Besvarelsen af spørgeskemaet foregår i perioden fra den 27. oktober til 9. november Herefter vil medarbejdere, der mangler at svare, modtage en påmindelse med posten på deres privatadresse. Distributionen af invitationen og log-inbrevene sker på følgende måde: Medarbejdere med modtager mandag den 27. oktober en mail med et link til spørgeskemaet. For alle øvrige medarbejdere sendes login-brevene til arbejdspladsen i én samlet pakke via Post- Danmark torsdag den 23. oktober og modtages på arbejdspladsen fredag den 24. oktober. Kontakt Rambøll på tlf , hvis der er noget galt med leverancen eller den udebliver. Alternativt kontaktes APV-hotline - se kontaktoplysninger sidst i dette nyhedsbrev. Rapporter og mulighed for tilkøb af ekstra rapporter I forbindelse med trivselsundersøgelsen vil I denne gang få to rapporter: Trivselsrapporten og en kommentarrapport. Når der laves rapporter, bliver besvarelser fra ledere og medarbejdere holdt adskilt, med undtagelse af den samlede trivselsrapport for alle skolerne i Børn og Unge. Medarbejderrapporterne følger arbejdsmiljøorganisationen. Det vil sige en rapport for hver arbejdsmiljøgruppe, en rapport for hvert MEDudvalg og en rapport for hvert områdemedudvalg. Ledelsesrapporterne følger ledelseslinjen. For rapporterne gælder, at der skal være minimum fem besvarelser for, at der laves en rapport! Tilkøb af ekstra rapporter Der er mulighed for at bestille ekstrarapporter direkte ved Rambøll, hvis man eksempelvis har ønsker om særlige rapporter for undervisningspersonalet i hhv. indskolingen, mellemtrin og udskoling. For at overholde principperne om anonymitet skal der dog være minimum fem besvarelser og der skal være minimum fem personer tilbage i den gruppe, som besvarelsen til den ekstra rapport tages fra. 2

powerpoint på BUportalen) - Er det kommunikeret tydeligt til hver enkelt medarbejder, hvem medarbejderens nærmeste leder er? - Har vi planlagt hvordan vi får en høj og brugbar svarprocent? (se evt.

3 Bestilling og betaling for ekstra rapporter sker direkte mellem arbejdsmiljøgruppen/skolen i Børn og Unge og Rambøll. Rapporter bestilt før 16. november 2014 koster kr. og leveres den 10. december. Rapporter bestilt efter den 16. november 2014 koster kr. På BUportalen findes den skabelon, som skal anvendes til bestilling af ekstrarapporter (BUportalen Arbejdsmiljø APV og Trivselsundersøgelse Rapporter) Fysisk APV på skolerne i efteråret 2014 I løbet af efteråret skal der gennemføres fysisk APV på skolerne. Der er metodefrihed til hvordan den fysiske APV foretages. Mange arbejdspladser i Børn og Unge er så grundige med deres to årlige arbejdsmiljøgennemgange, at det er en mini APV de laver. De to årlige arbejdsmiljøgennemgange kan bruges som en løbende APV. Læs mere på BUportalen under Arbejdsmiljø APV og trivselsundersøgelse. Med skolereformen og arbejdstidsaftalen har I på skolen skulle gentænke og indrette de fysiske rammer til medarbejderne. Der har i forbindelse med indretningen af de individuelle arbejdspladser, fly-in arbejdspladser, arbejdspladser til teamsamarbejde mm. været gode intentioner i planlægningen og indretningen. Ændringen har betydet at flere medarbejdere nu arbejder ved en skærmarbejdsplads på skolen. I forbindelse med den fysiske APV på skolerne i efteråret 2014, er det derfor vigtigt, at I som arbejdsmiljøgruppe er særligt opmærksomme på disse nyindrettede personalefaciliteter i forhold til den fysiske APV. I kan bl.a. overveje om arbejdsgangene er tilrettelagt hensigtsmæssigt ift. medarbejdernes fysiske arbejdsmiljø, og om justeringer eventuelt vil kunne afhjælpe dette. Den fysiske APV kan give et indblik i, hvordan det virker i praksis og om der er noget, der skal justeres fremadrettet. Det er vigtigt at have for øje, hvordan arbejdsmiljøet fungerer over en hel uge i den fysiske APV og gøre dette klart for medarbejderne/kollegaerne når I tænker på, hvordan det fysiske arbejdsmiljø fungerer. Der kan eksempelvis sagtens være tidspunkter på ugen, hvor det fysiske arbejdsmiljø fungerer godt, og andre perioder, hvor det fungerer mindre godt. Overvej derfor ugeskemaet og det workflow der er i løbet af ugen, når I tænker i de forskellige funktioner og overgange imellem de forskellige dele af arbejdsdagen og arbejdsugen fra medarbejderne/kollegaerne møder ind til de får fri igen. 3

På BUportalen findes den skabelon, som skal anvendes til bestilling af ekstrarapporter (BUportalen Arbejdsmiljø APV og Trivselsundersøgelse Rapporter) Fysisk APV på skolerne i efteråret 2014 I løbet

4 Der er mange måder at foretage den fysiske APV på, eksempelvis: - Ved hjælp af tjeklister - Dialogmøder - Rundgang Læs mere om de enkelte metoder på BUportalen under Arbejdsmiljø APV og Trivselsundersøgelse Fysisk APV. Som inspiration til den fysiske APV er derudover følgende materiale: Materiale Hvordan kan materiale anvendes Tjekliste til fysisk APV på skoler/sfo APV 2014 Tjeklisten kan bruges i forbindelse med kortlægning af det fysiske arbejdsmiljø, når der laves APV, også med henblik på personalearbejdspladserne. De forskellige kategorier (arbejdsmiljøforhold) i tjeklisten svarer til kategorierne i arbejdsmiljødatabasen i LIS. Spørgeskema til afdækning af det fysiske arbejdsmiljø medarbejdere, for at afdække de fysiske arbejdsmil- Spørgeskemaet kan eksempelvis udleveres til alle jøemner. Herefter kan arbejdsmiljøgruppen se om der er generelle udfordringer, som der bør følges særligt op på. Indretning af skærmarbejdsplads Kan printes og placeres ved personalearbejdspladserne til inspiration for medarbejderne, der arbejder ved skærmarbejdsplads. Tjekliste af forhold til skærmarbejde Tjeklisten kan anvendes af arbejdsmiljøgruppen på forskellige måder. Eksempelvis kan spørgsmålene bruge til at stille personalet ved en rundgang eller spørgsmålene kan anvendes til refleksion for arbejdsmiljøgruppen i forhold til opmærksomhedspunkter og drøftelser af arbejdet på pladser til individuel arbejde. Fysisk og psykisk Arbejdsmiljø på BUportalen Materiale på BUportalen omkring forskellige arbejdsmiljø emner. Materialet er vedhæftet sammen med dette APV-nyhedsbrev i ugepakken uge 43, og kan derudover findes på BUportalen (Arbejdsmiljø APV og trivselsundersøgelse Fysisk APV) 4

Som inspiration til den fysiske APV er derudover følgende materiale: Materiale Hvordan kan materiale anvendes Tjekliste til fysisk APV på skoler/sfo APV 2014 Tjeklisten kan bruges i forbindelse med

5 Opdatering af Arbejdsmiljødatabasen dokumentation for den fysiske APV Efterhånden som I bliver færdige med jeres APV for det fysiske arbejdsmiljø, skal jeres fokusområder og indsatser i Arbejdsmiljødatabasen opdateres. Det er vigtigt, at I husker at opdatere Arbejdsmiljødatabasen dels for at opfylde kravet i henhold til lovgivningen om, at APV en skal være skriftlig, men også for at Arbejdsmiljødatabasen kan fungere som jeres aktive redskab i arbejdsmiljøarbejdet. På den måde har I hele tiden styr på, hvor langt I er nået, og hvad I mangler at tage fat på. Find en vejledning til Arbejdsmiljødatabasen på BU-portalen (Arbejdsmiljø APV og trivselsundersøgelse AM-databasen). Husk: Det er ikke kun i forbindelse med APV en, at Arbejdsmiljødatabasen skal opdateres. Det skal den hver gang, I laver arbejdsmiljøgennemgang. Vær opmærksom på muligheden for at lave løbende APV for det fysiske arbejdsmiljø. Læs mere herom, i vejledningen til løbende APV, som findes på BUportalen (Arbejdsmiljø APV og trivselsundersøgelse Fysisk APV). Tidsplan APV 2014 Tidspunkt Efterår 2014 Aktivitet Der gennemføres fysisk APV lokalt (metodefrihed). Skriftlig dokumentation i arbejdsmiljødatabasen. 24. oktober 2014 Lederne modtager log-in breve til uddeling til medarbejderne. 27. oktober 2014 Der åbnes op for besvarelse af spørgeskema til trivselsundersøgelsen. Besvarelsen sker elektronisk via internettet. 9. november 2014 Frist for besvarelse af spørgeskema. 9. december 2014 kl Trivselsrapporter kan hentes i Arbejdsmiljødatabasen. 9. december 2014 Hovedrapport for Børn og Unge offentliggøres. 1. april 2015 Frist for dokumentation af den psykisk og fysisk APV i Arbejdsmiljødatabasen i LIS. Yderligere spørgsmål og information Hvis I har yderligere spørgsmål, er I velkomne til at kontakte Betina Holk på APV-hotline på telefon eller på mail apv2014@mbu.aarhus.dk. 5

Det er vigtigt, at I husker at opdatere Arbejdsmiljødatabasen dels for at opfylde kravet i henhold til lovgivningen om, at APV en skal være skriftlig, men også for at Arbejdsmiljødatabasen kan

Relaterede dokumenter

APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014

APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014 APV-nyhedsbrev nr. 3 september 2014 Indhold Informationsmøde om APV og trivselsundersøgelse den 23. september 2014 (sidste tilmelding i morgen d.