Det gode kredsrepræsentantskabsmøde

Transkript

1 Det gode kredsrepræsentantskabsmøde Vi har her sammensat en række gode råd og vejledning om: program, afholdelse, økonomi, formelle krav, invitationen, mødelederens forpligtigelser og praktiske omstændigheder. De formelle krav skal selvfølgelig overholdes, men derudover skal dette skrift kun ses som inspiration og en hjælpende hånd. Mange af disse gode råd har vi fået lov til at låne fra Det Danske Spejderkorps. I dette dokument finder du oplysninger om: Det formelle Økonomi Gode råd Dagsorden Invitationen Tidsfrister Retningslinier for Kredsrepræsentationernes arbejde God læselyst. Med venlig hilsen, kredskonsulenterne i Friluftsrådet

2 Det formelle I dokumentet om Retningslinier for kredsrepræsentationernes arbejde (retningslinier for kredsrepræsentanternes arbejde) fremgår de formelle krav til selve mødet: Der skal afholdes et årligt møde. Mødet skal indkaldes skriftligt af kredsformanden i samarbejde med Friluftsrådets sekretariat med mindst 3 ugers varsel med angivelse af dagsorden og i fornødent omfang med bilag. Der skal på mødet aflægges beretning (kan med fordel være udsendt på forhånd) og være mulighed for at drøfte næste års planer og indsatser. Der skal være valg til kredsbestyrelsen (valgreglerne er beskrevet i Retningslinier for kredsrepræsentationernes arbejde ) Der skal tages referat fra mødet, og det skal efter godkendelse i kredsbestyrelsen sendes til alle kredsrepræsentanter. For at sikre at alle kredsrepræsentanter får indkaldelsen, udsender Friluftsrådets sekretariat de færdige invitationer pr. post. Referatet lægges op på kredsens hjemmeside af kredsbestyrelsen; evt. med hjælp fra sekretariatet. Økonomi Ved møder i kredsrepræsentationen ydes godtgørelse for dokumenterede/specificerede mødeudgifter. Niveauet er fortsat som kaffe m/brød og 1 vand/øl pr. deltager, idet møderne er tænkt som aftenmøder. Indkøb samt antallet af deltagere skal fremgå af kvitterede regningsbilag. Den økonomiske ramme er fastlagt til max. 50 kr. pr. deltager. Udgiften til mødelokaler og gave (svarende til et par flasker vin) til evt. oplægsholder er ikke inkluderet i de 50 kr. Kredsbestyrelsens transportudgifter afholdes af Friluftsrådet centralt, mens resten af kredsrepræsentanterne selv skal afholde deres transportudgifter. Gode råd Beretning med indbydelsen Kredsbestyrelsens beretning kan med fordel udsendes sammen med indbydelsen, så der kan stilles spørgsmål på mødet. Alternativt er mundtlig fremlæggelse på selve mødet. Endelig kan den skriftlige beretning også suppleres mundtligt på mødet. Det er en god idé, at alle i kredsbestyrelsen bidrager til beretningen. Lokalet At låne et mødelokale hos en organisation giver ofte en hyggeligere og mindre formel stemning og er en god anledning til at se faciliteterne hos en af medlemsorganisationerne. Hellere sidde lidt

3 tæt - end drukne i et stort lokale. Holdes mødet i lejede lokaler, så husk at bestille lokalet i god tid. Det er vigtigt at de fysiske rammer er gode og hyggelige (bl.a. gode stole m.m.) Sørg for nogle store stykker hvidt papir, der kan sættes op på væggen, hvis der ikke er tavle. Hav for en sikkerheds skyld godt med tape, tegnestifter og speedmarkers med. Medbring: Ekstra eksemplarer af dagsorden. Det Friluftspolitiske Handlingsprogram (der fremover kun fås i udprintet version) og orienter om, hvordan man finder relevante emner i programmet. Handlingsprogrammet kan ses på under "Friluftspolitik" (her er der også en god søgefunktion). Et sæt Faktaark (kan fås ved henvendelse i sekretariatet). Inspirationsmaterialer, publikationer mv. fra Friluftsrådet (Publikationer). Et sæt af de 2 årsberetninger fra hhv. Friluftsrådet og Tips- og Lottomidler til Friluftsrådet samt materialer fra Friluftsrådets projekter og kampagner. Hav papir klart til at stemme på, så I er forberedt på evt. flere skriftlige afstemninger. Bordopstilling Kom i god tid, så bordopstillingen er helt færdig, når folk kommer. Vær klar i god tid, så I har tid til at sige ordentligt goddag til de enkelte repræsentanter. Bordopstilling har stor betydning for et godt møde. Det er godt, at deltagerne får snakket med hinanden. Det kan opnås ved at gruppere folk ved småborde, f.eks. i et såkaldt sildebensmønster. Lad kredsbestyrelsen fordele sig ved bordene. Et bord, som alle kan se, med plads til formand, dirigent og referent er nok. Dirigent skal vælges på mødet, men det er en god ide at have en aftale på forhånd med en, som er villig og kan afvikle mødet på en afslappet/ sjov måde. Referenten skal være aftalt på forhånd (vel oftest sekretæren i kredsbestyrelsen). Hav evt. et bestyrelsesmedlem mere i reserve. Mødet Begynd gerne mødet med en rundvisning/introduktion af stedet. Afbryd dagsordenen med et lille frikvarter med passende mellemrum, hvor der er plads til at få snakket med sidemanden. Især før selve valget er det vigtigt at give lidt pusterum. Hvis beretningen formidles af flere personer, bør disse koordinere deres indlæg, så flere ikke siger de samme ting. Rejs jer, mens I taler. Husk at præsentere jer. Det er ikke sikkert, alle kender alle. Spring forkortelserne over. Nye medlemmer vælges på mødet, men det er en god idé at sikre sig i forvejen, at der er kredsrepræsentanter, der er villige til at stille op. Oplys ærligt, hvilke forventninger I har til de valgte; hvad de forventes at deltage i og hvor mange møder I har årligt. Det kan af mødeindkaldelsen fremgå, hvilke kredsbestyrelsesmedlemmer, der er på valg, samt hvem 4 som er villige til genvalg. Måske er det med til at der kommer flere

4 kredsrepræsentanter til mødet. Husk at opfordre kredsrepræsentanterne til at fortælle om mulige kontakter som kan bruges i forbindelse med kampen for mere og bedre friluftsliv, også selv om I ikke står og mangler dem her og nu. Sig tak - både til nyvalgte medlemmer af kredsbestyrelsen samt dem, der går af. Kredsbestyrelsen konstituerer sig senest 3 uger efter hvert ordinært repræsentantskabsmøde ved valg af kredsformand, næstformand, nyhedsbrevsansvarlig, 1-2 medlemmer af regionsudvalget, kontaktpersoner til programmerne (Blå Flag, Grønt Flag - Grøn Skole og Grønne Spirer) og sekretær. Den afgående kredsformand (kredsformanden er altid afgående men kan selvfølgelig genvælges) indkalder til mødet og forestår konstitueringen. Husk kalender og hav nogle datoer klar. Det første kredsbestyrelsesmøde bør også være et socialt møde, hvor alle lærer hinanden at kende og bliver godt rystet sammen. Tag en kort snak med de nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter og fortæl dem, hvad de er blevet valgt til, hvad Friluftsrådet er for en størrelse og om ånden i Friluftsrådet. Spøg evt. ind til, om der er noget af deres velkomst materiale de ønsker at få mere information om (sendes til den nyvalgte så hurtigt som muligt efter sekretariatet får besked om nyvalgte). Orientér den nyvalgte om "introkurser for nye kredsbestyrelsesmedlemmer" (se mere i Inspirationskataloget) og om eventuelt kredsbestyrelsesseminar. Dagsorden Alle kredsbestyrelser har en mening om hvad et godt møde er, og nogle af fællestrækkene er at: Det er en god og gerne underbygget dagsorden. Alle kan komme til orde Respekt for forskellige holdninger og meninger Positiv stemning God mødeledelse Hold tidsplanen Give muligheder for konstruktive indspil undervejs Referatet udformes så også folk der ikke har deltaget kan få noget ud af det. Det bør selvfølgelig også gælde for kredsrepræsentantskabsmødet og derudover er der jo altid mulighed for at krydre en spændende dagsorden med f.eks. eksterne oplægsholdere, en aktivitet og indlæg fra Friluftsrådets bestyrelsesmedlem. Der er således flere mål for mødet: inspiration til friluftsarbejde, danne netværk blandt organisationerne og kredsbestyrelsen, inputs til handleplan for næste år og valg af kredsbestyrelse. Dagsorden for det ordinære kredsrepræsentantskabsmøde skal mindst omfatte (tekst i kursiv kan tages med for at uddybe punkterne på forhånd): 1. Velkomst og præsentation af gæster og organisationernes repræsentanter 2. Valg af ordstyrer, referent og stemmetæller

5 3. Kredsbestyrelsens beretning samt planer for det fremtidige arbejde. På vegne af kredsbestyrelsen aflægger formanden beretning for det forgangne år. Beretningen sættes til debat, ligesom planer for det kommende år drøftes. (Her kunne der også skabes plads til et punkt som Ønsker og idéer : Hvor alle får mulighed for at fortælle om hvad de kunne ønske sig at den kommende kredsbestyrelse skal arbejde med og for i de kommende 1-2 år) 4. Fastsættelse af kredsbestyrelsens størrelse. Kredsbestyrelsen skal bestå af mindst 5 og højst 7 medlemmer. Der kan vælges op til 2 suppleanter. 5. Valg af medlemmer til kredsbestyrelsen Hver medlemsorganisation kan opstille én repræsentant til bestyrelsen (hvis der er flere repræsentanter tilstede fra samme organisation, må de indbyrdes afgøre hvem der stiller op). Hver medlemsorganisation har kun én stemme. Husk at give tid til at organisationerne kan koordinere internt. Antallet af kredsbestyrelsesmedlemmer er fastsat af Friluftsrådets bestyrelse til at være 5-7 samt op til 2 suppleanter. Valg til bestyrelsen sker for 2 år ad gangen, og genvalg kan finde sted. Suppleanter vælges for 1 år ad gangen. At ca. halvdelen af kredsbestyrelsen er på valg hvert år, sker for at skabe en glidende udskiftning af kredsbestyrelsen. Herunder skal stå hvem der stiller op fra kredsbestyrelsen og hvem der ikke er på valg i år samt evt. andre kandidater der på forhånd har meldt sig. Der kan også opfordres til at tage kontakt til kredsbestyrelsen på forhånd for at høre mere om arbejdet i kredsbestyrelsen. 6. Valg af suppleanter til kredsbestyrelsen. Hver medlemsorganisation kan opstille én suppleant til bestyrelsen (hvis der er flere repræsentanter tilstede fra samme organisation, må de indbyrdes afgøre hvem der stiller op). Hver medlemsorganisation har kun én stemme. En suppleant og et bestyrelsesmedlem kan godt komme fra samme organisation. Herunder kan skrives de suppleantkandidater der er kendt på forhånd. 7. Nyt fra Friluftsrådets bestyrelse (Friluftsrådets bestyrelsesmedlem kan tage relevante emner op til at formidle videre til kredsrepræsentantionen). 8. Eventuelt Vær opmærksom på, at kandidater til både bestyrelsen og til suppleantposterne også kan opstille på selve mødet. Hvis du vil vide mere om din kredsbestyrelse, så klik ind på "Friluftsrådet lokalt". Retningslinierne for kredsrepræsentanternes arbejde kan du se på retningslinier for kredsrepræsentanternes arbejde. Hvis en repræsentant er forhindret i at deltage i mødet, bedes invitationen overgivet til suppleanten. Invitationen Sekretariatet vil meget gerne hjælpe med opsætning, billeder og selvfølgelig udsendelse, således at kredsbestyrelsens opgave består i at tilrettelægge mødet og udarbejde dagsorden, der sendes til kreds@friluftsraadet.dk Når invitationen er klar, lægges den op på jeres hjemmeside som pdf-fil. Tid Da invitationen skal ud minimum 3 uger før mødet, skal sekretariatet modtage dagorden senest 5

6 uger før mødets afholdelse, men gerne før. Hvis kredsen selv har stået for at modtage tilmeldinger, skal deltagerlisten sendes ind til sekretariatet.