Revisionsprotokollat af 26. november 2012

Transkript

1 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab AUDIT Osvald Helmuths Vej 4 Postboks Frederiksberg Telefon Telefax Revisionsprotokollat af 26. november 2012 vedrørende risikovurdering, revisionsstrategi og -plan samt revision i årets løb KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af KPMG International Cooperative ("KPMG International"), et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er selvstændige og uafhængige medlemmer af.

2 Indhold 1 Indledning Risikovurdering, revisionsstrategi og -plan Risikovurdering Revisionsstrategi og -plan Samarbejde med Rigsrevisionen Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v Væsentlige regnskabsmæssige forhold af betydning for årsregnskabet Igangværende tilskudsaktiviteter og revision af tilskudsregnskaber til EU Afsluttende oplysninger m.v Bestyrelsens forhandlingsprotokol Andre ydelser end revision

3 1 Indledning Vi har påbegyndt revisionen af årsregnskabet for 2012 for DTU. I dette revisionsprotokollat har vi redegjort for: vores overvejelser vedrørende risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet (risikovurdering) den overordnede revisionsstrategi og -plan den revision, vi indtil nu har udført som led i revisionen af årsregnskabet for Revisionsprotokollatet er alene udarbejdet til brug for bestyrelsen og forudsættes ikke anvendt af andre eller til andre formål. Revisionens mål og omfang m.v. Vores revision udføres i overensstemmelse med internationale revisionsstandarder (ISA), yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning samt god offentlig revisionsskik. Ansvarsforhold for regnskabsaflæggelsen og revisionens mål og omfang er omtalt i vores revisionsprotokollat af 22. november Risikovurdering, revisionsstrategi og -plan 2.1 Risikovurdering Med henblik på at opdatere vores forståelse og kendskab til universitetet og dets omgivelser samt vurdere risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi ajourført vores informationer om og beskrivelser af universitetets: mål og strategier risikostyring og politikker organisation, herunder ledelsesovervågning og funktionsadskillelse, på væsentlige områder forretningsgange og interne kontroller anvendt regnskabspraksis og udøvelse af væsentlige regnskabsmæssige skøn it-anvendelse og regnskabssystemer. Vi har endvidere drøftet forventningerne til universitetets finansielle udvikling for 2012 med den daglige ledelse Risiko for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet Vi har med den daglige ledelse drøftet risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet og de af den daglige ledelse iværksatte tiltag til styring heraf, herunder med henblik på at forebygge, opdage og korrigere fejl. 260

4 Vi har i den forbindelse vurderet de overordnede kontroller samt kontrollerne inden for væsentlige specifikke regnskabsområder. Baseret på vores drøftelser med den daglige ledelse og vores kendskab til universitetets aktiviteter og forhold i øvrigt har vi identificeret følgende regnskabsposter og -områder, der er af væsentlig betydning for årsregnskabet, eller hvortil der efter vores opfattelse er knyttet betydelige risici for væsentlige fejlinformation i årsregnskabet: Regnskabspost/-område Revisionsfokus Indtægter fra finansloven Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed Fuldstændighed, nøjagtighed og korrekt periodisering af indtægter og omkostninger i resultatopgørelsen samt korrekt værdiansættelse af igangværende projekter Materielle anlægsaktiver Værdiansættelse, aktivering og investeringsplaner Kapitalandele i dattervirksomheder Særlige forhold i dattervirksomheder af betydning for DTU Likvide beholdninger og værdipapirer Fuldstændighed og værdiansættelse Hensatte forpligtelser Fuldstændighed og nøjagtighed Prioritetsgæld og renteswap Fuldstændighed, værdiansættelse og præsentation Lønninger og gager samt skyldige lønrelaterede omkostninger Fuldstændighed og nøjagtighed Målrapportering Korrekt opfølgning på mål It-anvendelsen og generelle it-kontroller Sikkerhed af data og informationers pålidelighed Regnskabsposternes tilskudsfinansierede forskningsvirksomhed, materielle anlægsaktiver samt hensatte forpligtelser indeholder væsentlige skøn. Vi vil følge op på de skøn, den daglige ledelse vil foretage i årsregnskabet for Besvigelsesrisici Som revisorer har vi pligt til med professionel skepsis at overveje muligheden for besvigelser og fejl ved revisionen af årsregnskabet. Revisionen tilrettelægges derfor bl.a. med henblik på at afdække væsentlige fejl som følge af besvigelser. 261

5 Vi har drøftet risikoen for besvigelser med den daglige ledelse. Den daglige ledelse har oplyst, at universitetets forretningsgange og interne kontroller inden for de væsentlige områder efter deres opfattelse anses for dækkende og velfungerende til imødegåelse af risikoen for besvigelser, herunder at der eksisterer passende funktionsadskillelse. Den daglige ledelse oplyser, at den, bortset fra en enkelt igangværende sag mod en tidligere ansat, hvor det ikke kan udelukkes, at der er begået underslæb, ikke er bekendt med besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. 2.2 Revisionsstrategi og -plan På baggrund af risikovurderingen og vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi fastlagt vores revisionsstrategi og -plan for Revisionsstrategi Revisionsstrategien fastlægger overordnet revisionens omfang, tidsmæssige placering og retning. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte områder af betydning for årsregnskabet. Med henblik på at udføre en effektiv revision har vi valgt at basere hovedvægten af vores revision på systembaseret revision, hvor vi vurderer og ved stikprøver tester de registreringssystemer, forretningsgange og interne kontroller, som den daglige ledelse har etableret, samt deres sammenhæng til regnskabsposter, noter og øvrige krævede oplysninger m.v. Herudover vil der i fornødent omfang blive foretaget substansbaseret revision, hvor vi tester poster i resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse, noter og andre krævede oplysninger m.v. til ekstern og anden dokumentation samt udfører regnskabsanalytisk revision. Revisionsplan På baggrund af den overordnede revisionsstrategi har vi udarbejdet en revisionsplan med henblik på effektivt at reducere risikoen for, at vi ikke identificerer væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, til et acceptabelt lavt niveau. I revisionsplanen er arten, den tidsmæssige placering og omfanget af den revision, der planlægges udført, fastlagt. Revisionen vil på baggrund af vores risikovurdering have særlig fokus på de under nævnte regnskabsposter og -områder. På øvrige områder, hvor risikoen for væsentlige fejl i årsregnskabet vurderes lavere, vil revisionen være mindre omfattende. 3 Samarbejde med Rigsrevisionen Rigsrevisionens og KPMG's samlede revisionsindsats koordineres således, at resultatet af KPMG's arbejde kan indgå ved Rigsrevisionens afgivelse af erklæring i den årlige beretning om revisionen af statsregnskabet. 262

6 Rigsrevisionen har oplyst, at Rigsrevisionens arbejde primært vil omfatte revision af universitetets lønadministration samt universitetets målregistrering og rapportering i relation til den nye udviklingskontrakt. Fokus ved revisionen af lønadministrationen vil være, om der er etableret funktionsadskillelse, og om de nødvendige inddata- og uddatakontroller udføres, mens fokus ved målregistreringen er universitets procedurer til sikring af løbende registrering af data vedrørende mål i udviklingskontrakten samt procedurer for periodisk opfølgning på opfyldelse af udviklingskontraktens mål. Rigsrevisionen vil opstarte en forundersøgelse om de danske universiteters egenkapital på baggrund af en anmodning fra statsrevisorerne. Statsrevisorerne tager i november stilling til, om Rigsrevisionen skal udarbejde en beretning om emnet. Rigsrevisionen har endvidere igangsat en større undersøgelse af konkurrenceudsatte forskningsmidler til energiforskning, hvor det undersøges, om de konkurrenceudsatte midler til energiforskning administreres effektivt. DTU, Københavns Universitet og Aalborg Universitet er i første omgang omfattet af undersøgelsen, da disse universiteter dels har store forskningsmiljøer i energiforskning og dels modtager mange konkurrenceudsatte midler. På DTU er DTU Vindenergi omfattet af undersøgelsen. 4 Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v. Revisionen i årets løb har til formål at undersøge og vurdere, om vi kan basere vores revision på udvalgte forretningsgange og interne kontroller. Revisionen vil være rettet imod forretningsgange og interne kontroller, hvor der efter vores vurdering kan være en betydelig risiko for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet. Efter aftale med universitetets daglige ledelse, vil vi foretage revision i årets løb i november. Fokusområderne for revisionen vil være følgende: Overførelse af DTU Risøs selvstændige bogføringskreds til bogføringskredsen for DTU, herunder overførelse af projekter fra SAP til Oracle Projects pr. 1. januar 2013 Materielle anlægsaktiver og periodiserede donationer Igangværende tilskudsaktiviteter Likvider Løn og gager Forvaltningsrevision. Vi vil endvidere efter aftale med DTU foretage gennemgang af rejse- og repræsentationsomkostninger for udvalgte medlemmer af direktionen og institutdirektører. 263

7 5 Væsentlige regnskabsmæssige forhold af betydning for årsregnskabet 5.1 Igangværende tilskudsaktiviteter og revision af tilskudsregnskaber til EU Forretningsgange for igangværende tilskudsaktiviteter Vi har i vores revisionsprotokollat af 23. marts 2012 anført, at der med fordel kan etableres en forretningsgangsbeskrivelse, der er fælles for alle økonomicentre. Den fælles forretningsgang skal beskrive, hvilke afstemninger de enkelte økonomicentre som minimum skal foretage månedligt, kvartalsvis og årligt, herunder formen på afstemningerne. DTU arbejder på udarbejdelse af fælles forretningsgange og -procedurebeskrivelser til sikring af ensartethed i økonomicentrene. Disse forventes afsluttet og implementeret i løbet af DTU Aqua Vi har som omtalt i revisionsprotokollat af 23. marts 2012 foretaget en overordnet gennemgang af udvalgte eksternt finansierede projekter på DTU Aqua. Baseret på vores gennemgang og DTU's egne undersøgelser af DTU Aqua har DTU beskrevet en række arbejdsopgaver relateret til oprydning i eksternt finansierede projekter på DTU Aqua, herunder korrektioner vedrørende tidligere år og kontrol af samtlige igangværende projekter. Vi har fået oplyst, at der som følge af sygdom og manglende ressourcer ikke har været den nødvendige fremdrift i oprydningsarbejdet, der forventes afsluttet inden årets udgang. Vi vil i forbindelse med vores revision ved årsafslutningen foretage en gennemgang af DTU's arbejde, ligesom vi vil have øget fokus på eksternt finansierede projekter på DTU Aqua. EU-revision EU-Kommissionen har i august 2012 fremsendt udkast til revisionsrapport vedrørende EUprojekterne Novopoly, SeafoodPlus samt Adit. I relation til SeafoodPlus vedrører revisionen perioden 1. januar december Kontrakten vedrørende SeafoodPlus er således indgået af sektorforskningsinstitutionen Danmarks Fiskeriundersøgelser og overgik til DTU i forbindelse med fusionen pr. 1. januar Danmarks Fiskeriundersøgelser har aflagt regnskaber for perioden , mens DTU har aflagt regnskab for perioden Baseret på revisionsrapporten har EU-Kommissionen anmodet DTU om at tilbagebetale tilskud på i alt 4,5 mio. kr. vedrørende SeafoodPlus. Tilbagebetalingskravet vedrører primært lønomkostninger og overhead forbundet hermed samt satsen for overhead. DTU har i et brev til EU-Kommissionen afvist kravet, idet fejlene vedrørende lønninger modsvares af, at DTU ikke har opkrævet alle de lønninger, der er afholdt på projektet. Det er endvidere DTU's opfattelse, at EU-Kommissionen i forbindelse med tidligere revisioner har 264

8 godkendt den anvendte overhead-sats for 2004 og Sammenfattende er det DTU's opfattelse, at DTU har 0,6 mio. kr. til gode hos EU vedrørende SeafoodPlus. DTU har afvist, at der foreligger systematiske fejl, da EU-Kommissionen har godkendt overhead-satserne m.v. tidligere, ligesom der løbende er foretaget ændringer i procedurerne vedrørende EU-projekterne. DTU har på nuværende tidspunkt ikke fået svar fra EU-Kommissionen. Vi vil i forbindelse med revisionen ved årsafslutning foretage opfølgning herpå. 6 Afsluttende oplysninger m.v. 6.1 Bestyrelsens forhandlingsprotokol Bestyrelsens forhandlingsprotokol Vi har gennemlæst bestyrelsens forhandlingsprotokol frem til mødet den 11. juni 2012 samt udkast til forhandlingsprotokol for mødet den 13. og 14. september Andre ydelser end revision Vi har siden vores revisionsprotokollat af 23. marts 2012 ud over lovpligtig revision efter anmodning udført følgende opgaver for universitetet: Erklæringer med sikkerhed Afgivelse af erklæring på EU-projekter. Andre opgaver Assistance relateret til EU-projekter, herunder gennemgang og kommentering af EUrevisionsrapport vedrørende SeafoodPlus Opstart af "Rapport om overtagelse af aktiviteter fra UNI C" Udarbejdelse af notat om Unilab-midler Opfølgning på DTU Aqua Assistance med regnskabsmæssige og administrative opgaver på Økonomicenter Syd, Nord, Øst, Midt og Vest (udført af KPMG NetSource A/S). 265

9 Sikkerhedsforanstaltninger Forinden accept af nævnte rådgivnings- og assistanceopgaver har vi særskilt vurderet betydningen heraf for vores uafhængighed. Det er vores opfattelse, at de udførte opgaver enkeltvis og samlet er udført i overensstemmelse med gældende bestemmelser om revisors uafhængighed. København, den 26. november 2012 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Peter Gath statsaut. revisor Charlotte Formsgaard statsaut. revisor Revisionsprotokollat omfattende side er fremlagt på mødet den I bestyrelsen: Sten Scheibye formand Anders Eldrup Sven Johansen Hermann Annette Frøhling Greta Jakobsen Klavs F. Jensen Birgit W. Nørgaard Ulla Röttger Anders Schlaikjer Peter Szabo 266