Manual og fremgangsmåde til HGH Events (denne udgave indeholder kun manualer til DM i Hyggebold)

Transkript

1 Manual og fremgangsmåde til HGH Events (denne udgave indeholder kun manualer til DM i Hyggebold) Denne manual er skabt i håbet om at fremtidige arrangementer for HGH Events, herunder DM i Hyggebold, bliver nemmere og bedre at arrangerer. Denne manual er med vilje ikke lavet i papirs form, idet den er dynamisk og kan blive opdateret af alle HGH medlemmer. Denne manual indeholder tidsplan, materialer som kan genbruges fra tidligere arrangementer. Skrevet af: Projektleder, Rasmus Faber Studstrup Side 1 af 44

2 Indhold 1. Beskrivelse af konceptet og holdet bag DM i hyggebold Tidsplan og dato oversigt Organisation og ansvarsområder Kontakter Forbedringsliste fra DM i hyggebold Evalueringer for DM i hyggebold 2010 (huskelister for de forskellige poster) Funktion: Formand Funktion: Projektleder Funktion: Sponsoransvarlig Funktion: Tilmeldingsansvarlig Funktion: Baransvarlig Funktion: Eventansvarlig Funktion: Fodboldansvarlig Funktion: Grill mand og T-shirts Funktion: Ad hoc opgaver og fotografier Funktion: Hjælper Funktion: AD HOC Funktion: Grill/mad ansvarlig Funktion: Adhoc opgaver påtaget Funktion: informationsansvarlig Funktion: Arbejdsopgaver uden for mine funktioner Funktion: Telt ansvarlig Funktion: Event ansvarlig (Jeg delte posten med Emil i starten, men han fik den de sidste 14 dage) Samlet evaluering Bilag med trykte og skrevne sager som kan genbruges Sponsorbrev Takkebrev Side 2 af 44

3 7.3 Sponsorkontakt Ordrebekræftelse Chekliste Frivillige formular Links ansøgninger Officiel ansøgning til kommunen Beskrivelse af konceptet og holdet bag DM i hyggebold (Dette kan bruges til eventuelle samarbejdspartnere eller for at indvie udestående i konceptet) Executive summary Vision: HGH ønsker at udarbejde et koncept og framework til en fodboldturnering. Dette framework skal kunne genbruges til afvikling af andre lignende arrangementer i fremtiden. Mål: Fodbold turneringen har som overordnet mål at skabe opmærksomhed og kendskab til foreningen HGH igennem et sjovt dagsevent. Ydermere ønsker HGH at skabe en hyggelig dag i fodboldens tegn for medlemmer og venner af foreningen. I sommeren vil foreningen HGH afholde en fodbold turnering i Århus. Arrangementet afholdes og afvikles af foreningen HGH. Udover en 5. mands fodboldturnering, for begge køn, med deltagende hold, vil der ligeledes blive afholdt afterparty for deltagerne i form af en teltfest. I denne teltfest vil der være, grill mad, udskænkning af øl/vand samt en DJ som vil stå for musikken. Hele dags arrangementet (fodbold turnering og teltfest) for ventes at forløbe i tidsrummet Det forventede antal deltagere til fodboldturneringen forventes at blive imellem mennesker, alt afhængig af antallet af deltagende hold. Der forventes at deltage mennesker til den efterfølgende teltfest. Målgruppen for arrangementet vil primært være voksne i aldersgruppen år. For at afvikle dette arrangement forventes det at ca. 30 personer er tilknyttet som hjælpere. Herunder: - HGHs medlemmer, som tæller 12 personer frivillige gode venner af huset 1 Det præcise tidspunkt findes i samarbejde med udlejeren af boldbane faciliteterne Side 3 af 44

4 - 2 professionelle Dørmænd - 2 DJs - 8 fodbold dommere. Der vil, naturligvis, blive indhentet alle fornødne tilladelser for at kunne gennemføre et sådan arrangement. Der vil blive opstillet sanitære forhold, ydermere vil i løbet af hele dagen være mulighed for at købe mad og drikke. Fodboldturneringen vil løbe over hele dagen, og vil slutte med en finale, hvortil der vil være præmieoverrækkelse, umiddelbart efter vil teltfesten begynde. Hvem er vi? HGH Events er en projektgruppe som er knyttet til den frivillige forening Højbjergs Gamle Hyrder (HGH 2 ). Medlemmerne i denne forsamling har igennem længere tid ønsket eksponering samt sjove happenings for HGH. Alt arbejde i og omkring HGH er frivillig og er finansieret via medlems kontingenter. HGHs har som erklæret mål at forsøge at opnår størst mulig livsglæde for medlemmerne. HGH Events er en projektgruppe under HGH, som har til opgave at arrangerer, planlægge og eksekverer events og happenings i HGH regi. Medlemmerne i denne projektgruppe er alle studerende på videregående uddannelser. Formålet med udarbejdelsen og afviklingen DM i hyggebold er at skabe et framework til lignende arrangementer til senere brug, ligesom eksponering af HGH ønskes. HGH Events ønsker ydermere at skabe et dagsarrangement i fodboldens tegn, noget som ikke er set i den sydlige del af Århus de seneste par år. Det sportslige Koncept: HGH - fodbold er et fodboldarrangement udarbejdet af HGH Events. 2 Læs mere om HGH på: Hgh-logen.dk Side 4 af 44

5 Banerne er kridtet op efter en almindelig 7 mands fodboldbane, og der vil blive benyttet 7-mands mål. Reglerne er i forhold til almindelig fodbold let forståelige, hvilket vil sige, at man ikke behøves den store fodboldforståelse for at kunne deltage i dette arrangement. Et hold vil bestå af max 10 mand. 1 målmand 6 markspillere 2 udskiftere 1 holdleder Dog må holdlederen gerne spille med Holdene vil blive delt op i 4 grupper 4 grupper af 5 hold hvor alle møder alle. = 20 hold Hold i alt 20 hold Spillere i alt (inklusiv) 200 spillere Kampe i alt 47 kampe i alt (Inklusiv finaler) Hos damerne deltager 6 damehold. Disse 6 hold, vil blive delt op i 2 gruppe af 3 i hver. 2 grupper af 3 hold hvor alle møder alle 6 hold Hold I alt 6 hold Spillere i alt 60 spillere Kampe i alt 9 kampe ( inklusiv finaler ) Hos mændene vil nummer 1 og 2 kvalificere sig videre til slutspillet. Hos mændene vil den første finale, blive kvartfinalen. Hos Damerne vil nummer 1 og 2 kvalificere sig videre til slutspillet. Hos damerne vil den første finale, blive semifinale Turneringsformat og spilleregler. Kampene vil vare 10 minutter pr halvleg. Efter hver endt kamp, skal vinderen melde resultatet til dommerbordet. Hvis en kamp ender uafgjort, er det holdet med overtræksvestenes ansvar at informere Side 5 af 44

6 dommerbordet om resultatet. Vinderne af en kamp vil blive tildelt 3 point, Taberne 0 point og en uafgjort kamp vil medføre 1 point til hvert hold. Der er fri udskiftning under kampene, hvilket foregår under et spilstop. Der vil ikke blive spillet med offside. Frispark og straffespark dømmes efter dommerens skøn. Ved groft eller unfair spil, kan dommeren vælge at give den pågældende spiller gult eller rødt kort. Hvis en spiller får gult kort, spiller den pågældende spillere videre. Ved rødt kort, sidder man over i en kamp. På hver af de 5 baner, vil der være tilknyttet en dommer. Vedkommende skal styre tiden, frispark, straffespark, indkast og hjørnespark. Det er også dommerens opgave, at notere scoringerne ned. Dommere: 8 dommere vil være tilknyttet turneringen. Hver dommer bliver tildelt 5 kampe i gruppespillet. Der i alt er 47 kampe hos mændene inklusiv finaler, hvilket resultere ud i, at nogle dommere vil dømme flere end de i gruppespillet. Programmet for en dommer vil foregå således. - En dommer dømmer 2 kampe i træk. - Derefter vil dommeren blive afløst i to kampe, hvor vedkommende vil få en 40 minutters pause (to kampe) Derved vil der konstant være et overgangsflow af dommere til de 47 kampe. Hos damerne skal der rekrutteres 2 dommere. 1 til hver gruppe. Disse dommere skal dømme tre kamp i træk, hvorefter der vil være en pause indtil finalerne spilles. Telt fest Teltfesten vil blive afholdt efter fodboldturneringen er færdig. Festens primære formål er at afslutte en lang og underholdene dag på en festlig måde, ligesom dette kan være et trækplaster for at tilmelde sig turneringen. Vi estimerer at der vil deltage imellem mennesker. Der vil være salg af øl hele dagen, men eftersom at det er en fodboldturnering regner vi ikke med at gæsterne drikker uden omtanke, og hvis nogle gæster virker meget påvirket af alkohol, så vil vi stoppe salget af øl til disse. Der vil naturligvis blive indhentet alle relevante tilladelser fra både kommune, brandvæsen samt politi. Side 6 af 44

7 Der vil i løbet af dagen blive solgt snaks grill pølser og lignende. Der vil blive serveret aftensmad når fodboldturneringen er færdig. Dette måltid er inkluderet i tilmeldingen, og vil fungerer som starten på teltfesten. Musikken vil blive leveret af 2 Dj s, og der vil være to erfarne dørmænd under hele festen. Klokken slutter festen, og dermed musikken og alt andet støj. Musikken vil formodentlig ligge på omkring 100 decibel, hvilket er lidt under det normale for et udendørs arrangementer. Tilladelser samt lovgivning HGH Event ligger stor vægt på at alle formkrav, tilladelser, bevillinger samt restriktioner bliver indhentet og overholdt. Det er HGH Event magtpålæggende at dette arrangement ikke må skade samarbejdspartnere eller HGHs omdømme. Ligeledes er dette et stor økonomisk satsning for HGH, derfor vil intet blive overladt til tilfældighederne. Sponsorer HGH Evnet ønsker at samle sponsorer og samarbejdspartnere til dette arrangement. Vi ønsker at engagerer det lokale erhvervsliv i et, forhåbentligt, tilbagevendende arrangement. Der vil være glimrende eksponering i løbet af arrangementet. HGH Events ønsker at minimerer den økonomiske risiko ved at ansøge om økonomisk hjælp fra lokale erhvervsdrivende. Side 7 af 44

8 2. Tidsplan og dato oversigt Følgende tidsplaner bygger på erfaringer fra DM i Hyggebold Tid: Aktivitet: Februar Nedfældning af task-force gruppe - Fordeling af ansvarsområder og udarbejde to-do lister til disse - Indlede kontakt med location (Lyseng) Marts Indlede kontakter med sponsorer - Udarbejde markedsføringsplaner - luk aftale omkring location - Lav setup omkring tilmeldinger April Hovedsponsoraftale lukkes - Plakater og lignede laves med hovedsponsor logo på - Tilmeldingen er åben Maj-Juni Der markedsføres, tilmeldes, laves sponsor aftaler og indkøbes (indhentes tilbud) - Ultimo juni lukker tilmeldingerne da der skal bestilles antal kuverter og vare til videresalg Juli DM afholdes Af erfaring er det tvingende nødvendigt at ovenstående tidsplan Side 8 af 44

9 3. Organisation og ansvarsområder Når det planlæggende arbejde begynder i februar fordeles ansvarsområder taskforce gruppe medlemmerne imellem. Disse holder jævnligt møder for at briefe hinanden om de fremskridt de gør sig. Dette er specielt vigtigt, idet noget skal være afsluttet før noget nyt kan sættes i gang eksempelvis udarbejdelse af plakater kan først laves når location og hovedsponsor er fundet. Ansvarsområderne for taskforce gruppen er: Projektleder Sponsor og tilmeldningsansvarlig Fodbold Bar og grill Markedsføring Aktiviteter og frivillig Ansvarsområder indebærer: Projektleder: Overblik, opfølgning, sparringspartner. Holder løbende styr på økonomien. Godkender alle beslutninger inden de forlader gruppen. Han har ligeledes styr på alle ansøgninger og godkendelser. Sponsor og tilmeldningsansvarlig: Opdriver sponsorer. Laver kontrakt med disse. Laver et godt setup med tilmeldingerne og får tjekket tilmeldingens mailen dagligt og får givet kvitteringer tilbage. Han har styr på alle detaljer Side 9 af 44

10 Fodbold: Planlægger og arrangerer det praktisk omkring fodbold turneringen, herunder: Bolde, veste, kegler, kridt, dommer, dommer tøj /fløjte, turneringsplan mv. Bar og Grill: Laver aftale med catering og øl mand. Køber service ind, laver pris oversigter, køber mad ind. Han har ansvaret for at ALT er til stede på arrangementsdagen, lige fra kuglepenne til at sætte ølkort kryds til køleskabe, musikanlæg, grillkul og fadøl. Denne post vil blive dækket af 2-3 mand når vi kommer tættere på. Markedsføring: Står for facebook profilen(nyt) og gruppen. Står for ophængning af plakater ALLE steder. Udarbejder klare markedsføringsplaner. Udarbejder pressemeddelelser. skriver directmail skrifter som sendes til Lysengs mail lister mv. Han opgave er at udbrede DM og hyggebold og indirekte skaffe mange mange hold. Markedsføringen skal boostes gange 5 ift. DM i hyggebold Aktiviteter og frivillige: Skaffer frivillige og laver aftaler med disse. Han står ligeledes for at være kreativ omkring konkurrencer, aktiviteter mv. på dagen. (Der vil ligeledes være en IT ansvarlig som klarer hjemmesiden, plakater mv denne behøver ikke, nødvendigvis, at indgå i task-force gruppen) Flere af ovenstående poster er først aktuelle fra start juni (idet meget af planlægningen er laver fra DM i hyggebold 2011). Disse skal markedsføre efter koordinering med den markedsføringsansvarlige, samt skaffe sponsorater. Dette følges op løbende i task-force gruppen. På selve arrangements dagen vil der være ansvarsområder til alle, herunder tilføres: Ad hoc: Skrald, fotograf, chauffør, ekstra hånd Information: Informationsstanden Grill hjælpere: Indgår i rotationssystem ved grill Bar hjælpere : Indgår i rotationssystem ved bar 4. Kontakter Tango fra Lyseng: Ansvarlig for fodboldskolen. Har mail lister til alle forælde, gode kontakter til MARS. Jesper Bayer: IF. Lysengs bestyrelse Morten Nicolai Arnel Thomsen mnat@aarhus.dk: Kommune manden Ceres fadøl Side 10 af 44

11 Lapefa Jamal og clemens mad Eske udlejning (igennem Søren) Rema 1000 oddervej (igennem Lapefa) Højgaard fra Lasertryk Annettes sandwich (igennem Frode) Majse Mad (Majse igenne klubben har kantinen i den nye hal) 5. Forbedringsliste fra DM i hyggebold 2010 Mere markedsføring, hvilket gerne skulle skaffe flere hold lav genre DMs egen facebook profil, og brug mere direct mail, evt. firmahold Mere fokus på hvordan vi laver fest efter en hel dag i solen med øl Uvildige dommere Højere priser på frankfurtere (25 kr. er for lidt de koster næsten de dobbelte i pølsevogne) Bedre styr på små ting (Dalle/Musse slukkede mange brande - synes de selv) ALT hvad vi ikke sælger kan og skal sponsoreres. Selv telt leje burde være sponsoreret. Nye og bedre T-shirts. Is poser til førstehjælpskasse Bold pumpe Bedre styr på vagtplaner ved grill og bar Omkring kg. Kul (husk tændvæske og arb. handsker) Madbillet skal på prislisten Lidt flere aktiviteter i løbet af dagen (gerne noget i skyggen, måske filme tricks som vi klipper til en viral film til youtube, facebook mv.) - forberede aktiviteter eller lege til teltfest (noget som skal skabe fest) Bedre til at om vende det fra fodboldturnering til teltfest Fokus i markedsføringen (vores USP imod de unge er fest, USP imod de lidt ældre er hygge og bold) Side 11 af 44

12 Separat herre/dame turnering Bankboks ved Jyske Bank denne skal bestilles i god tid! Lav økonomien løbende, det er meget svært at gøre efterfølgende med alle vores orange penge. 6. Evalueringer for DM i hyggebold 2010 (huskelister for de forskellige poster) Evaluering fra ansvarsområderne 2010: 6.1 Funktion: Formand Navn: Dalle 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Har været tovholder på projektet. Den primære opgave har været at uddelegere opgaverne og sætte folk ind i deres forskellige poster. Det uhyre vigtigt, at man delagtiggør alle ens ideer og informationer på forummet, for at sælge konceptet til logen. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Opgaven som formand har nok været den mest tidskrævende post indenfor DM i Hyggebold. Det er lagt mange timer i denne post, hvilket den kommende formand skal være opmærksom på. Jeg har først og fremmest været til rådighed 24/7. Op til eventen kom der utrolig mange opgaver og spørgsmål, fra logemedlemmer, sponsorer og gæster. Som Formand skal man være 110 % inde i DM i Hyggebold 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? En af de absolut sværeste opgaver, har helt klar været at motivere de andre logebrødre i at fordybe sig i projektet. Som formand har man en klar forestilling om hvordan arrangementet skal forløbe sig, og det kan give store frustrationer når folk ikke gør deres arbejde ordentligt. En god ide kunne være, kun at give ansvarsfuldte poster ud til de logemedlemmer, som man ved kan løfte opgaven. Side 12 af 44

13 Man skal huske at kommunikere, kommunikere og kommunikere Følg op på folks arbejde Giv ris og ros Være 110 % dedikeret til konceptet Lav tjeklister på ALT! Her menes der ALT. Arbejdsposter, antallet af kuglepenne, tidsplan m.m. Arbejd tæt sammen med projektlederen Start tidligt med at planlægge eventen. Start alledere i november. Hold ugentlige task force møder, fra februar Find Venue inden februar. Vurderer hvorvidt om der er brug for frivillige. Var der ikke i år! 4) Hvilke fejl lavede jeg? Eftersom dette var et første gangs arrangementet, har det været svært at sælge ideen til logen. Roste folk for lidt Pådrog mig for mange opgaver Kommunikerede for lidt med logen Indtjeningen kunne have været maksimeret, hvis diverse indkøb var lavet i discount butikker 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Alle i logen. Lyseng Samarbejdspartner Sponsorer Gæster 6.2 Funktion: Projektleder Navn: Rasmus Faber Studstrup 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Ansøgninger og tilladelser fra: Kommunen, Lyseng, Politi. fodboldskolen og brandvæsen Udarbejde pressemeddelelse Side 13 af 44

14 Overblik, sparringspartner, leder og afslutter. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Omkring alle forhold på nær pressemeddelelse og eksponering lykkedes dette. Synes selv der var overblik på dagen. Der var indtil flere som klarede deres opgaver 80 %, der ser jeg mig selv som ham der klarede de sidste 20 % eller sørgede for at det skete. Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Start i god tid. Vær grundig. Ikke stresse og accepter at de andre gør det ikke ordentligt. Ha en god kommunikation med Lyseng og fodboldskolen de har svedige kontaker. 3) Hvilke fejl lavede jeg? Fulgte ikke op på mange små ting til sidst bla. derfor stod vi med håret i postkassen omkring musik med mere (dog var dette ikke mit ansvarsområde) Der var alt for lidt skriveri om det i pressen Tim Zink kender ham som har ligabold.dk det skulle have været udnyttet! 4) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Hele logen Kommunen ved Morten Nicolai Arnel Thomsen mnat@aarhus.dk Tango fra Lyseng som står for fodboldskole Lysengs bestyrelse Politien omkring lejlighedsbevilling Brandvæsen, som ikke er relevant til næste år da de ikke svarer 6.3 Funktion: Sponsoransvarlig Navn: Dalle 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Som sponsoransvarlig havde jeg til opgave, at lave så mange sponsorater som overhovedet muligt. Jeg forsøgte ligeledes at opmuntrer alle i logen til at lave minimum et sponsorat. Det lykkedes kun for 2 udover mig, hvilket ikke på nogen vis var tilfredsstillende. Side 14 af 44

15 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Jeg benyttede i første omgang mit personlige netværk. Hvilke personer kendte jeg, som kunne have en interesse i et sponsorat. Herefter lavede en komplet liste, over virksomheder i Højbjerg. Til disse udsendte jeg noget sponsorinformationer, hvorefter jeg kontaktede dem personligt eller telefonisk en uge efter. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Denne post kræver meget arbejde. Man skal være villig til at afsætte tid og ressourcer, til at mødes og snakke med potentielle sponsorer. Hvad får de ud af det, og hvad må de i praksis? Denne post er uhyre vigtig. Her igennem kan Logen få kapital eller sponsorgaver, som kan benyttes som præmier. - Husk konstant dialog med sponsorerne - Husk takkebrev - Understreg hvad de får ud af det 4) Hvilke fejl lavede jeg? - Kontaktede for få virksomheder - Skulle have understreget overfor logen at ALLE skulle lave et sponsorat - Fik mange af sponsorgaverne for sent - Sponsorkontrakten er ALT for omfattende. Skal kortes ned!! 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Lapefa Lars Fangel tlf: Fik: 5000 kr. 4 Krydstogt billetter 2 grøn koncert Gratis borde og stole (Han vil gerne være med næste år igen) ESKE Tommy tlf : Side 15 af 44

16 Fik: Sumodragt (Han vil gerne være med næste år igen) REMA 1000 Højbjerg Fik 5 kasser chips (Han vil gerne være med næste år igen) Street Fashion Hadsund Er med næste år. Har lovet at give for minimum 2000 kr. sponsorgaver Efarvehandel Højbjerg Fik gavekort på 700 kr. Anettes Sandwich tlf: Nikolai (Søn) Fik ; 20 gavekort værdi 850 kr. (Han vil gerne være med næste år igen) 6.4 Funktion: Tilmeldingsansvarlig Navn: Dalle 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Har holdt styr på de tilmeldte hold via logens mail. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Havde udarbejdet en ordrebekræftelse, som holdene modtog da de tilmeldte sig. Efter indbetalingen var modtaget, fik de tilsendt en salgskvittering som skulle medbringes på dagen. Fik udarbejdet Flyers og plakater med den IT-ansvarlige. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Tjek mailen dagligt. Man ved selv, at når man enten har købt eller betalt for en varer, vil man ASAP have en bekræftelse på det. Logen kan komme til at fremstå, som langsom og utroværdig hvis denne post ikke bliver udført ordentligt. - Tjek om mailen og tilmeldingen virker ugentligt. Side 16 af 44

17 - Tag dig tid til at sende professionelle tilbagemeldinger retur. Virker validt. - Markedsføringen skal være bedre gennemført til næste år. Skal være mere markant, og i et meget stor oplag 4) Hvilke fejl lavede jeg? - Et par uger inden deadlinen, fandt vi ud af at tilmeldingsproceduren ikke virkede. Primært p.g.a. jeg ikke havde tjekket op på den. - Der var 2 hold som betalte på dagen. Skal så vidt muligt undgås, da de ikke er bundet op økonomisk, og der er en risiko for at de bliver væk - Havde svært ved at få folk til at afhente plakater og flyers og dele dem rundt. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Kontaktpersonerne for de enkelte hold 6.5 Funktion: Baransvarlig Navn: Bjørn 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Velfungerende bar. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Bestil fadøl, køb sprut, skaf anlæg(sørg for dem der skal skaffe anlæg har styr på det), forhandl gode priser og opstil en praktisk bar på dagen. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Sørg for at alt hvad du køber kan leveres tilbage, sørg for minimum 2 haner til fadøl, sørg for at baren er bemandet af 2 mand mest muligt. Sørg for at have rigeligt med byttepenge. Køb gerne glas i tyskland, da det er meget billigere. Sørg for at have sommersby eller lignende som alternativ til øl. 4) Hvilke fejl lavede jeg? Baren solgte næsten ud og indbragte langt mere end forventet, samtidig led logen ingen tab på drikkevarer der ikke kunne tilbageleveres. Umiddelbart kan jeg ikke se nogen fejl i det ansvarsområde jeg havde, men der er self. altid plads til forbedring. F.eks. kunne der godt have været tildelt et logemedlem mere til baren på selve dagen, da vi ikke kan bruge frivillige i baren efter min mening, især ikke hvis de skal spille selv. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Ceres, carlsberg og metro. Side 17 af 44

18 6.6 Funktion: Eventansvarlig Navn: Emil 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Sørge for at der til dagen var sørget og opstillet diverse aktiviteter. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Sammen med de andre fra logen, har vi i fællesskab sørget for at tingene var klar til dagen, men det var mig der havde ansvaret for det blev gjort. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Slå-søm og sumodragten var en stor succes, så det skal klar gentages. indbringer penge. Det kunne også være en god idé at tænke lidt kreativt og finde flere aktiviteter der 4) Hvilke fejl lavede jeg? Jeg var ikke selv nok med i hele processen. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Mest Dalle og Jan, men bestemt også de andre fra logen. 6.7 Funktion: Fodboldansvarlig Navn: Peter Østergaard 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Rekruttering af frivillige dommere Anskaffelse af diverse rekvisitter til fodboldarrangementet (overtrækstrøjer, mål fløjter, dommertøj. Osv. ) Baneoversigt samt udarbejde turneringsplan ( Kamptidspunkt og holdnavne ) At kampene under fodboldarrangementet foregik efter tidsplanen. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Rekruttering af de frivillige dommere skal gøres i bedre tid Rekvisitterne blev hentet på IF Lyseng et par dage før arrangementet, hvilket jeg anser for og være i rimelig tid. Fløjterne samt dommertøj blev købt en ca. en uge før. Side 18 af 44

19 Turneringsplanen blev lavet med hjælp fra Isak Så vidt ingen problemer for Martin Sønder, at danne sig et overblik over hold + spilleplan Kampene gik nogenlunde efter tidsplanen enkelte gange var der en tids difference mellem de to baner på 2-4 minutter. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Sørg for at være i god tid, når rekruttering af de frivillige dommere skal findes Dan dig et overblik over de ansvarsområder du har. Lav en tjekliste Få eventuel lavet en kontrakt med de frivillige dommere 4) Hvilke fejl lavede jeg? Skulle have lavet en kontrakt med de frivillige dommere Briefing af dommerne skal udføres bedre. (Eventuel et par dage inden arrangementet) 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Jesper Bei fra IF Lyseng Christian Ahrensborg fra IF. Lyseng Vil gerne være sommer igen til næste år Krestian Bisgaard - Vil gerne hjælpe næste år Morten Blom og Anders Eeg Mulige frivillige til næste år Ellers stiller de selv med et hold 6. 8 Funktion: Grill mand og T-shirts Navn: Peder (den Store) 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? - Indkøb af: o Pølser o Brød o Pølsebakker o Servietter o Snade, - i form af Ketchup Fransk dressing Sennep Kul, fik vi af brugsen Beder Side 19 af 44

20 Kontakt til Jamal vedr. mad fra catering firma. Vi bestilte mad til 150 personer, o hvilket var for meget, til trods for at vi meget tæt på det antal. Dørmand har priser med mm. Se evt. regnskab 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? - Grill o Antallet af pølser var fint o Vi havde ret meget for meget snade o Det var meget hårdt at stå ved grill hele dagen. Meget varmt. Vagtplan med flere personer nødvendig. o Alle var meget tilfredse med maden fra Jamal - T-shirts o Opgaven er ikke svær, men det er en stor udgift set i forhold til dette årsbudget. o Undersøgelse af priser og tilbud på nettet via simpel søgning på google efter tekstil tryk, eller t-shits med tryk. o Undersøgte også priser på selvtryk, det kan ikke betale sig at lave trykket selv ved at købe hjemmetryk fra en hoppy butik, for 20 t-shirts (fra H&M) og køb af hjemmetryk, bliver prisen over 850 kr. o Jeg fik hjælp af Dørmand til at søge efter tilbud på t-shirts med tryk og han fik en tilbud som vidst nok var på omkring 900 kr. Disse t-shirts var meget varme og rent bomuld, alternativ stof skal nok vælges næste år. o Husk at bestillingen af t-shirts generelt skal falde 14 dage før levering!! 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? - Grill o Kontakt Jamal Jacobsen, vores lille marokkaner ven! Pr. kuvert ca. 43 kr. o Vi brugte ca. 50 kg. Kul, måske lidt mere o Kvalitets pølser er ikke dumt!! priser fransk hotdog for 20,- Side 20 af 44

21 frankfurter og 2 brød 30,- Aftensmad 50,- ( kunne måske tage mere for det) - T-shirts o Få de skide t-shirts gratis i form af sponsorater eller lignende. Der er ingen grund til at betale 1000,- for de t-shirts. Lav evt. selv mere tryk på T-shirts. Det koster ca. 100 for 5 tryk 4) Hvilke fejl lavede jeg? - Tænkt sponsorater ved alt! T-shirts og mad! 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? - Jamal Jacobsen - Et par trykkerier, men uden succes 6. 9 Funktion: Ad hoc opgaver og fotografier Navn: Isak 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Fotograf Kørte efter flere mønter Holdte banen ren / tømte skaldespande Overtog kortvarigt Peters opgave, og holdte øje med et par kampe mens han spillede Overtog kortvarigt Sønders opgave, og agerede infobod, mens han spillede 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Med et smil... :P Tog billeder mens der ikke var andet og lave, og mens der skete sjove ting (kampe, sumo, etc..) Tog en tur rundt på banerne med en sæk, en gang i timen (ungefähr). 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Side 21 af 44

22 Be awesome as me! Og tag nogle flere billeder fra flere steder. 4) Hvilke fejl lavede jeg? Tog ikke nok billeder. Jeg burde ha' taget billeder af teltfesten, men da der var lidt 'nedetid' med folk i bad og inden teltfesten, gik det lidt i 'glemmebogen'. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Alle...? Og de folk jeg kendte der var med som spillere og tilskuere. Hoes and skanks Funktion: Hjælper Navn: Anders Koukoumis 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Beskedne opgaveområder ikke nogen egentlig stilling, da jeg ikke deltog på dagen. - Udarbejdelse af sponsorkontrakt. - Kontaktperson til Lyseng svømning om lån af deres badefaciliteter. - Kontakt til Jyske Bank angående byttepenge og bankboks. - Holdte øje med indbetalinger og koordinerede med Dalle angående tilmeldinger. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Fint. 3) Hvilke personer var jeg i kontakt med? - Lyseng svømning (Johan: ) - Jyske bank om byttepenge og pengeboks (til næste år: pengeboks er mulig, men skal bestilles i god tid). Side 22 af 44

23 6.11 Funktion: AD HOC Navn: Alexander Jones 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? At være Mr. Fixit på dagen. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Alle problemer og mangler der var på dagen tog jeg mig af. Fik dem købt ind/hentet. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? hånden. Det er svært at vide hvilke ting der kommer på dagen, men personen skal have en bil ved 4) Hvilke fejl lavede jeg? Glemte at købe nok ciggeretter. + jeg glemte at købe shotglas med fra METRO. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Alle 6.12 Funktion: Grill/mad ansvarlig Navn: Anders Sinding Hadrup 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? - Indkøb/Pris undersøgelse - Prissætning - Opsætning - Tilberedning - Salg - rengøring 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Indkøb/Pris undersøgelse Side 23 af 44

24 Denne del gik som forventet, med lidt hjælp fra andre. Vi fandt de billigste pølser i metro, som havde nogen lunde samme pris og kvalitet som hos supermarkederne når de er på tilbud. Pølserne smagte fint, og antallet ca. 1 pr. deltager passede perfekt. Indkøbet var fordelt som: 80 frankfurtere og 75 normale pølser. Brød fra frost var også et fint, kvaliteten var god. Pølsepakker, bestik, talerkender, og glas købt i tyskland, fint kvalitet og billig pris. Ketchup, sennep og fransk købt i metro, vi manglede remoulade, dette skal købet næste år. Prissætning Fransk hotdog til 20 kr. var rimeligt, og solgte fint. Frankfurteren med 2 brød var for billig(25 kr.), den kan sagtens koste kr. næste år. Der skal laves pris på brød alene, og normal pølse med brød næste år, da der var enkelte der købte dette. Opsætning Let og lige til, der skal være en parasol/pavilion til næste år, da dette giver skygge til maden og dem der griller. Tilberedning Det var for hårdt kun at være 3 om grillen, det blev simpelthen for varmt at stå der i solen med en flere hundrede grader varm grill. Dertil skal der købes have handsker da man ellers brænder fingre. Salg Gik fint, man tog imod bestilling, fik penge og hentede maden. Der skal nok være 2 i grillen og 2 til at tage imod bestillinger i den travle time næste år. Da der var lidt kø, da vi åbnede.rengøring Der skal købes ståluld og metal børste til næste år, vi var heldige der var en i år. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Køb Ketchup, remoulade, sennep & fransk dressing på tilbud da der nok vil være lidt at spare her. Men det er nok ikke det store, og hvis vi i år kommer af med resterne i metro, så er det nok bedre at købe der. Der skal laves vagtplan til næste år, Mener helt sikkert at der skal byttes de forskellige poster imellem. Så dem i baren kommer til at stå i grill og omvendt i løbet af dagen, det er ikke fair at de samme skal tage den hårdeste tjans hele dagen. Der skal strammes op overfor dem der ikke laver noget, nogle af dem der fik en fri opgave lavede ikke så meget. Den frie rolle skal gives til nogen der er mere selv igangsættende til næste år. Der skal være lidt mere faste pauser til næste arrangement, man kan jo altid bytte internt. Side 24 af 44

25 4) Hvilke fejl lavede jeg? Der var ikke lavet vagt skema Der var ikke lavet en tidsplan for hvornår grillen skulle startes Der var købt tænd klodser, men ingen tændvæske(dette skal bruges til næste år) Der var for lidt eller for dårligt kul, der skal købes ordentlig kval til næste år. De billige kul brændte for hurtigt ud. Der skal købes 40 kg, hvis der skal grilles til aften igen. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Musse ang. mængde af indkøb Peder ang. Hvad jamel kom med Dalle og Musse ang. Priser Jan ang. Kul 6.13 Funktion: Adhoc opgaver påtaget Navn: Anders Sinding Hadrup 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Sådan set ikke nogen men påtog mig. - Prissætning i Bar - Trøjer - Indkøb Bar - Div. elektronik 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Prissætning i bar: Folk var glade for pris niveauet og tror en del blev der om aftenen da det var billigt. Vi tjente ikke så meget på sommersby, de skal nok lige en tand op i pris eller købes på tilbud/tyskland. Tror effekten med at øl og sommersby kostede det samme med klippekort var god, så dette skal overvejes nærmere til næste år. Trøjer: Prisen var i orden, men T-shirtene var i meget dårlig pasform, tanktop eller v-hals t-shirts til næste år. Side 25 af 44

26 Indkøb bar. Der skal købes langt flere sommersby Shot s er også hver at overveje,da der er meget for fortjenelse i disse Indkøb i metro var til en fornuftigpris og ikke mængde begrænset. Indkøb af øl ceres. Alt gik fint her, de kom og bragte som aftalt. Vi lånte gratis Glas hvis vi skulle mangle nogen. Prisen var bedre end hos Carlsberg, og intet tilbageleverings gebyr. (dem vi fik fra) (ceres i skanderborg, måske lidt billigere?) Elektronik: Lån af DVB-T tuner i elgiganten gik fint, kunne afleveres igen uden problemer.bærbar PC til Steaming af musik, gik fint, det mobile Bredbånd virkede fint til formålet. Anlæg klubben virkede fint, men det var godt vi kunne låne NK s til senere på aftenen. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Vi skal have sponser tøj til næste gang. Ceres er billigere end Carlsberg/Tuborg, og nogle kommenterede også positivt på vi solgte Ceres Anlæg med 2 haner passede fint, og holdte øllen kold hele dagen. 4) Hvilke fejl lavede jeg? Køb af T-shirts, men der var ikke tid til at få sponser T-shirts da jeg overtog opgaven. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Ceres om øl og sponsorat Unisport om sponsorat Peder om DVB-T tuner Jones om T-shirts fra grappa 6.14 Funktion: informationsansvarlig Navn: Martin Sønder Side 26 af 44

27 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Jeg skulle indkøbe flere forskellige praktiske ting som fx tape, viskestykker og blackbords. Min primære hovedopgave var at være informationsanvarlig på selve dagen, dvs. have overblikket over kampene, dagsprogrammet, scorerne og eller være talerør til deltagerne hvis de havde generelle eller specifikke spørgsmål til turneringen. Jeg sad i infostanden og skulle nedskrive kampenes resultater og mål, uddele diverse mad og infosedler samt svare på eventuelle spørgsmål. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Jeg synes jeg klarede opgaverne på dagen ganske udmærket. Jeg havde overblik over hvordan kampene udviklede sig og følte jeg formåede at svare konstruktivt på gæsternes spørgsmål og holde hovedet koldt, da vi fx skulle lave om i kampprogrammet grundet forsinkelse. Jeg var ikke god nok i den forberedende fase, hvor jeg burde have snakket bedre sammen med dem som nedskrev reglerne for kampene og måske have gjort en større indsats for at skaffe de blackbords, andre heldigvis kunne opdrive. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Vær 100 % sikker på hvilke kampregler der gælder, så der ikke opstår nogen tvivl blandt deltagerne og sørg for at reglerne er skrevet ned også så deltagerne kan se dem. Husk at bevare overblikket over alle spillende kampe og løbende holde kontakt til dommere og dommeransvarlig. Skriv løbende ned hvordan målscoren forholder sig så deltagerne kan få et klart svar når de spørger hvordan netop deres hold står i forhold de andre. 4) Hvilke fejl lavede jeg? Jeg var ikke god nok i den forberedende fase, hvor jeg burde have kontaktet dem som lavede blandt andet spillereglerne. Jeg burde have været mere inde over hvilke og hvor mange hold der var tilmeldt. Hvis der havde været mere klarhed over hvilke regler der galt havde jeg også været bedre til at udregne det endelige resultat af selve turneringen. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? På selve dagen var jeg mest i kontakt med Peter, Dalle og Musse. Op til turneringen var jeg derudover i kontakt med K vedrørende byttepenge 6.15 Funktion: Arbejdsopgaver uden for mine funktioner. Navn: Jan Aaberg 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Side 27 af 44

28 Søge efter madpriser(helt i starten). Være med i det lille udvalg helt fra starten. Print alt det grafiske. Grafisk arbejde, som logoet. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Jeg var i Netto, Brugsen og Føtex, for at se efter de billigste madvarer. Jeg var med i det lille udvalg. Vi mødtes 5 gange ca. Jeg printede det grafiske arbejde sammen med Isak på Frederiksberg kopicenter. Isak havde lavet alt det grafiske. Jeg lavede mange forskellige logoer, vi valgte et af dem og jeg modificerede det lidt. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Dette var ikke en post, men alt det arbejde jeg lavede uden for nogen post. Men skriv ned hvad du laver, så du kan huske det til evalueringen. 4) Hvilke fejl lavede jeg? Jeg fulgte ikke op på madpriserne, og jeg kunne have været mere aktiv i udvalget. Men det var ikke noget jeg følte mig forpligtet til, da jeg havde rimelig travlt ved siden af. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? I udvalget var vi, Peter, Isak, Musse, Dalle (Peder) og jeg. Vi havde meget kontakt på kryds og tværs Funktion: Telt ansvarlig. Navn: Jan Aaberg 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Sørge for at alt hvad der skulle bruges i teltet fandt sted til eventet. Sørge for at alt gik som det skulle i teltet i løbet af dagen. Holde styr på alt der var på fjernlager. Baren var ikke mit område, men der hjalp jeg hele dagen. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Jeg bookede og lånte udstyr. Jeg fik et overblik over teltet, og vidste hvor alt var. Fyldte chips i skålene når de var tomme, og skiftede fustager når de var tomme. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Dobbelt tjek alting. Så der ikke kan mangle noget på selve dagen. Skab et overblik over teltet, så du ved hvor alt er. Side 28 af 44

29 På selve dagen skal du være smilene og vise overskud, selvom det ikke er hvad du føler. 4) Hvilke fejl lavede jeg? Jeg havde ikke dobbelt tjekket alt, så der manglede en masse DJ udstyr. Jeg havde planlagt dårligt i forhold til det private, så jeg havde for travlt i perioden op til dagen. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? På selve dagen var jeg mest i kontakt med Bjørn omkring baren. På dagene inden var jeg mest i kontakt med Musse Funktion: Event ansvarlig (Jeg delte posten med Emil i starten, men han fik den de sidste 14 dage) Navn: Jan Aaberg 1) Hvilke hovedarbejdsopgaver har der været stillet? Booking, leje og køb af udstyr. Finde på sjove lege. 2) Hvordan løste jeg disse opgaver? Jeg brugte mine kontakter til at finde udstyr til legene. Det eneste vi skulle betale for var to stk hammer og søm. Vi fik to huggeblokke gratis, 2 spil vikingespil(kongespil), 1 spil petanque og vi lejede sumobryder dragter. At finde på lege, sker nemmest med en brainstorm. Eventuelt kan man samle en lille gruppe. 3) Hvilke gode råd vil jeg give om posten? Vær kreativ, de sjoveste lege er de lege folk ikke regner med. På selve dagen skal man opfordre deltagerne til at lege, eventuelt ved selv at lege lidt. 4) Hvilke fejl lavede jeg? At give posten videre til Emil. Det var mig der lavede det meste alligevel. Der kunne have været flere lege. 5) Hvilke personer var jeg i kontakt med? Emil, fordi han var min makker på eventansvarlig. Side 29 af 44

30 6. 18 Samlet evaluering Navn: Dalle og Rasmus (og logemøde Juni 2010) Positivt; Vi lykkedes! Alle udførte deres arbejde på dagen Overskud på ca kr. Eksponering af Logen Har skabt et netværk vi kan bruge til næste år. Sponsorer var tilfredse At vi har Lyseng til at hjælpe med at gøre eventen stor Ca. 200 gæster da eventen toppede Selve dagen forløb fejlfri Eventen kan gøres meget mere rentabelt til næste år Vi fik stor ros fra mange af vores gæster Et signal til hele logen, om at projekter kan lykkedes Negativt; Dalle og Peter havde rekrutteret 50 % af alle holdene! For ringe! Kun 3 personer fik sponsorater hjem Alt på nær øl og mad kan blive sponsoreret Brug jeres personlig netværk noget mere, eller tag ud og banke på døre. Uhensigtsmæssige og dumme indkøb Ingen vagtplaner Tænk selvstændigt!! Hjælp hinanden - Ryd op hvis der ligger affald og flyder - folk er presset med deres arbejde etc. Nogle folk gør deres ting 80 %, og forventer at andre klarer de sidste 20 % Ingen pressedækning! For få kvalitative billeder Hav styr på jeres poster før selve dagen! Dobbelttjek jeres arbejde! Side 30 af 44

31 Sig fra hvis man ikke kan overskue en opgave Skal være et mere pragmatisk budget. Dvs. baren, grillen og tilmeldingerne skal være for sig selv Ingen Dankort automat. Skal der være til næste år Mere markant PR-materiale Skal være kvalitetsplakater. Vi skal have fat på Lysengs mail liste. Spørg om man må få fri Man begynder ikke bare at feste med gæsterne Lav jeres evalueringer ordentligt. De kan være guld værd til næste år! 7. Bilag med trykte og skrevne sager som kan genbruges (der findes grafisk materiale i den tilknyttende mappe til dette dokument) 7.1 Sponsorbrev Dato: 30. maj 2010 Emne: Sponsor til DM i Hyggebold Logen HGH vil i sommeren 2010 i samarbejde med Århus Kommune, afholde et større fodboldstævne på Lysengs fodboldbaner i Århus syd. Turneringen vil bestå af ca. 250 unge mennesker, i aldersgruppen år. Disse vil fortrinsvis være unge på gymnasiale- eller videregående uddannelser fra Århus området. Logen HGH vil i ugerne op til arrangementet udsende pressemeddelelser og på anden vis kontakte de lokale medier. Her vil Århus Stiftstidende og Århus Onsdag m.fl., blive kontaktet i forbindelse med en pressedækning af arrangementet. Logen HGH vil ligeledes udsende invitationer med sponsorlogoer til diverse husstande i Århus Syd. Side 31 af 44

32 I forbindelse med arrangementet ønsker vi at tilknytte 2-4 sponsorer, som vil støtte aktivt op omkring dette lokale initiativ. Det er I den forbindelse at vi har valgt at kontakte jer. Vedhæftet er en brochure hvor du kan se mulighederne med de forskellige sponsorpakker, samt relevante telefonnumre. Hvis dette lokale arrangement er faldet i jeres smag, ønsker et personligt møde eller har andre spørgsmål, skal I være velkommen til at kontakte os pr. telefon eller . Med venlig hilsen Projektleder Daniel Fittussy Tlf: Mail: events@hgh-logen.dk 7.2 Takkebrev Til: Lars Fangel Dato: Vedr: DM i Hyggebold Først og fremmest tak for jeres sponsorat til DM i Hyggebold Arrangementet blev afviklet lørdag den 3. juli, hvor omtrent 200 gæster havde valgt enten at deltage i fodboldturneringen eller at overvære arrangementet. Side 32 af 44

33 Vi havde høj sol og 25 grader det meste af dagen, og alle vores gæster så ud til at have haft en kanon dag, hvor alle adspurgte udtrykte stor begejstring for konceptet. Uden jeres sponsorat kunne arrangementet ikke har haft denne effekt som det havde. Jeg håber I har fået noget ud af jeres sponsorat ved DM i Hyggebold, samt i har en interesse i at deltage til næste år. Visionen med DM i Hyggebold er, at skabe en årlig tilbagevendende event i Højbjerg. Til næste sommer er vores ambition, at 400 gæster vil deltage i vores arrangement. Jeg har vedlagt vores officielle kampprogram, som alle deltagerne fik udleveret på dagen. Her kan I bl.a. finde reklame om jeres virksomhed. Jeg har ligeledes vedlagt nogle stemningsbilleder fra arrangementet, så I kan danne jer et indtryk over hvordan dagen forløb. Hvis I har nogle spørgsmål skal i være velkommen til at kontakte mig på tlf. eller mail. Håber at ser jer igen som sponsor til næste år! Projektleder Daniel Fittussy Tlf: Events@hgh-logen.dk 7.3 Sponsorkontakt Sponsorkontrakt DM i Hyggebold 1 Parter Stk. 1: Denne sponsoraftale indgås mellem Virksomhed Adresse,herefter benævnt Sponsor, og Logen HGH, herefter benævnt Logen. Side 33 af 44

34 Stk. 2: Dette sponsorat vedrører pakken. Stk. 3: Er der ikke tale om køb af en pakke, jf. stk. 2, aftales der indbyrdes mellem parterne, hvad sponsoratet skal indebære, jf. kontraktens 5, stk. 1 og 2 og 6, stk. 1 og 2. 2 Periode Aftalen træder i kraft den og udløber den og er kun gældende i denne periode. 3 Overdragelse Ingen af parterne har ret til, uden samtykke fra den anden part, at overdrage rettigheder eller forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand. 4 Misligholdelse Misligholder Sponsor sine forpligtigelser i henhold til nærværende kontrakt, forbeholder Logen sig retten til at ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning. Sponsor er i øvrigt ligeledes berettiget til at ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning, hvis Logen fragår deres forpligtigelser, jf. nærværende aftale, herom kontraktens 6, stk Sponsors forpligtelser og ydelser Stk. 1: Sponsor er i aftaleperioden forpligtet til at yde følgende: Nr. 1: Bandereklamer og andre faste reklamer. Nr. 2: Kontante tilskud. Nr. 3: Materialer, rekvisitter m.m. Stk. 2: Sponsor forpligtiger sig hermed til at yde Nr. til Logen, eller eventuelt andet til brug for afholdelsen af DM i Hyggebold, til udfyldelse nedenfor. 6 Logens forpligtelser og ydelser Stk.1: Logen er i aftaleperioden forpligtet til at yde følgende: Diverse reklame- og logoeksponering i alt markedsføringsmateriale samt til turneringen. Afholde DM i Hyggebold. Fremme den bedst mulige opnåelse af promovering for Sponsor. Stille sig til rådighed for spørgsmål og information omkring forløbet på dagen for afholdelse af DM i Hyggebold. Opstille en samlet liste med sponsorer på dagen for afholdelsen af DM i Hyggebold. Side 34 af 44

35 Stk. 2: Aftales der specifikke reklamemuligheder som Logen skal yde for Sponsor, noteres dette nedenunder: 7 Sponsors rettigheder Sponsor har i aftaleperioden ret til at kalde sig Sponsor i hvilket som helst medie og i forbindelse med hvilken som helst salgs- og markedsføringsaktivitet i Århus. 8 Retsvirkning af kontrakt. Stk. 1: Ved underskrift af denne kontrakt, forpligtiger Sponsor sig til at yde Logen enten et økonomisk bidrag på kr. inkl. moms eller andet materiale til brug for afholdelsen af DM i Hyggebold d. 3. juli Stk. 2: Er der tale om et økonomisk bidrag, skal beløbet være Logen i hænde senest d. og indbetales på: Reg. nr.: kontonummer: Er beløbet ikke Logen i hænde senest d. forbeholder Logen sig retten til at ophæve aftalen, jf. kontraktens 4, nr. 1. Stk. 3: Er der tale om sponsoraftale, som ikke indebærer økonomiske bidrag, skal dette være Logen i hænde senest d.. Overholdes dette ikke, forbeholder Logen sig retten til at ophæve aftalen, jf. kontraktens 4, nr Forligsmægling I tilfælde af uenighed om bestemmelserne i denne sponsorkontrakt, enten før eller efter kontrakten er indgået, forpligter Logen sig til at søge denne uenighed løst ved afholdelse af et møde. Er der ved uenigheden tale om misligholdelse fra enten Sponsor eller Logens side, henvises der til kontraktens Lovbestemmelser De aftaler, der er beskrevet i denne kontrakt, er hvor intet andet foreskrives, omfattet af blandt andet momsloven, markedsføringsloven og aftaleloven. Side 35 af 44

36 Sponsor Daniel Fittussy Logen HGH Dato: 7.4 Ordrebekræftelse Til Maja Dahl Kristensen, Tak for jeres tilmelding til DM i Hyggebold Når vi har modtaget jeres betaling på 1000,- kr. vil i modtage en ordrebekræftelse på jeres deltagelse ved DM i Hyggebold d. 3. Juli 2010 Reg.nr.: 5072 Kontonr.: Husk at påføre holdnavn på jeres indbetaling. I har indtil d. 1. juni 2010 til at betale følgende: ,- kr. inkl. moms for et 10 personers hold Hvis beløbet ikke er betalt inden den overstående dato, frafalder jeres tilmelding. Bemærk at dette ikke er den endelige kvittering på jeres deltagelse. Hvis I har nogle yderligere spørgsmål omkring betaling eller om DM i Hyggebold, skal i være velkommende til at kontakte os Med venlig hilsen Side 36 af 44

37 Projektleder Daniel Fittussy Tlf: Chekliste Se vedlagte Excel dokument. 7.6 Frivillige formular Frivillig ved DM i Hyggebold Denne formular skal anvendes i forbindelse med frivilligt arbejde ved DM i Hyggebold. Ansøgningen skal indeholde relevante oplysninger vedrørende ønsket arbejdsfunktion. Det er vigtigt at der bliver påført hvilken arbejdsfunktion man ønsker, samt på hvilke tidspunkter det er muligt at arbejde. Du må gerne marker mere end en. Efter ansøgningsformularen er udfyldt returneres den enten via mail, eller pr. post til: HGH Logen Att: Daniel Fittussy Thorsgade 6, Randers events@hgh-logen.dk Navn Efternavn Alder Køn (M/K) Side 37 af 44

38 Adresse Post nr by Tlf Mobil Ønsket funktion(er): (Marker med Fed) Ønsket Arbejdstid: (Marker med Fed) Frivillig Bar Fra kl. til: Vagt Runner Fra kl. til: Event Som frivillig vil være med til at skabe rammerne omkring turneringen, Fra give kl. tilskuerne til: og deltagerne en god oplevelse. Opgaverne varierer meget, så der er noget for en hver smag. Grill.. Som tak for din deltagelse modtager du følgende: - 4 øl billetter - 2 gratis måltider - 1 sponsorgave 7.7 Links ansøgninger Links tilskud: Side 38 af 44