Referat. Møde i Personalepolitisk underudvalg Mandag den 23. september 2013, kl Mødelokale 4, Regionshuset, Alleen 15, 4180 Sorø

Transkript

1 Referat Deltagere: Jens Andersen (formand), Marianne Evers, Kim Leck Fischer (afbud), Jenny Heinrichs, Margit Siig Mortensen, Jes Hansen, Gunhild Krogager Carlsson (afbud), Dorethe Bay Christiansen, Richard Faarup. Sekretariat: Karin Winther Side 1 af 15

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Duftpolitik i Region Sjælland Arbejdsmiljømæssige konsekvenser af overbelægning Justering af procedure ved optagelse i og jobsøgning fra Region Sjællands tryghedsordning/ Jobbanken Opsamling på tillidskonferencen Gensidig orientering Eventuelt Side 2 af 15

3 Sag nr.: 1 Journalnummer: Godkendelse af dagsorden Medarbejdersiden anmodede om, at der under gensidig orientering drøftes: FADL-vagtordning Muligheden for at få adgang til nyhedsbreve på intranettet for personer, der ikke er ansat i Region Sjælland. Side 3 af 15

4 Sag nr.: 2 Journalnummer: Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 7. august Personalepolitisk underudvalgs behandling Referatet blev godkendt. Side 4 af 15

5 Sag nr.: 3 Journalnummer: Duftpolitik i Region Sjælland Resumé MED-Hovedudvalget og Personalepolitisk underudvalg har ved flere lejligheder drøftet, hvorledes hensynet til patienter og ansatte i forhold til duft bedst tilgodeses. Ved den seneste drøftelse i MED-Hovedudvalget den 19. august 2013 var der enighed om, at den overordnede politik på dette område er, at der altid skal tages hensyn til patienter, kolleger m.fl. i forbindelse med anvendelse af duft og parfumerede stoffer. Samtidig besluttede MED-Hovedudvalget at tilslutte sig Miljøministeriets og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses opfordringer i forhold til duftpolitik. Det blev aftalt, at der udarbejdes en duftpolitik med disse elementer. Sagsfremstilling/bilag På baggrund af drøftelsen i MED-Hovedudvalget har Sekretariatet udarbejdet udkast til duftpolitik for Region Sjælland. Bilag 1: Duftpolitik for Region Sjælland. Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter udkast til duftpolitik for Region Sjælland Personalepolitisk underudvalgs behandling Ledelsen redegjorde for tankerne og baggrunden for den udarbejdede duftpolitik. Side 5 af 15

6 Udgangspunktet er - med afsæt i opfordringerne fra ministerierne - at der skal tages hensyn, hvis patienter, borgere, medarbejdere og øvrige, der færdes i regionen, er generet af duft og parfumerede stoffer. Politikken angår medarbejderne i Region Sjælland. Såfremt indholdet i politikken også skal omhandle patienter og pårørende sker det på sygehusenes eget initiativ. Personalepolitisk underudvalg samlede sig om en tekst, som er identisk med det fremlagte med en enkelt justering: Afhængig af hjælp fra Region Sjællands virksomheder ændres til Afhængig af hjælp fra Region Sjælland. Side 6 af 15

7 Sag nr.: 4 Journalnummer: Arbejdsmiljømæssige konsekvenser af overbelægning Resumé MED-Hovedudvalget drøftede på mødet den 17. juni 2013 belægning på regionens sygehuse i et arbejdsmiljømæssigt perspektiv. Ved MED-Hovedudvalgets møde den 19. august 2013 fortsatte drøftelsen med afsæt i en gennemgang af igangsatte analyser og tiltag. Det blev aftalt, at der i regi af personalepolitisk underudvalg skal planlægges en proces, der skal bidrage til at identificere de arbejdsmiljømæssige følger, der kan være ved overbelægning. Sigtet skal være at bistå arbejdsmiljøgrupperne i at håndtere de arbejdsmiljømæssige konsekvenser ved overbelægning. Sagsfremstilling/bilag Selvom arbejdsmiljømæssige konsekvenser af overbelægning altid drøftes lokalt i relevante arbejdsmiljøgrupper, Lokal -MED og Område-MED - og indgår som et naturligt tema i opfølgningen på APV og i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse - ønsker MED-Hovedudvalget, at Personalepolitisk underudvalg overvejer en proces, der kan identificere de tværgående udfordringer på området. Formålet er at skabe et grundlag, så man på strategisk niveau, kan koordinere generelle initiativer, der kan inspirere arbejdsmiljøgrupperne til en mere målrettet lokal indsats i håndtering af de arbejdsmiljømæssige konsekvenser af overbelægning. Indstilling At at Personalepolitisk underudvalg drøfter, hvordan en proces med det formål at identificere de tværgående arbejdsmiljømæssige udfordringer ved overbelægning kan iværksættes. Personalepolitisk underudvalg drøfter, hvordan identificering af de tværgående arbejdsmiljømæssige udfordringer kan udmøntes i en eventuel fælles indsats i forhold til såvel den lokale håndtering og den generelle forebyggelse af problemstillingen. Side 7 af 15

8 Personalepolitisk underudvalgs behandling Ledelsen opsummerede forløbet i MED-Hovedudvalgets behandling af overbelægning samt opdraget for den videre drøftelse i Personalepolitisk Underudvalg og MED-udvalgene. Nu angår drøftelserne de arbejdsmiljømæssige aspekter ved overbelægning samt en eventuel fælles indsats, der vurderes at kunne imødekomme udfordringer i arbejdsmiljøet, der kan være en konsekvens af overbelægning. Det aftales, at det indstilles til MED-Hovedudvalget, at rapporten Rette patient i rette seng sendes ud til alle Område-MED ved de somatiske sygehuse og Psykiatrien. Område-MED opfordres til - med afsæt i rapportens anbefalinger at drøfte arbejdsmiljømæssige konsekvenser ved overbelægning samt give forslag til eventuelle fælles indsatser til forbedring af arbejdsmiljøet i forbindelse med overbelægning. Identificerede tværgående (fælles)indsatser løftes efterfølgende i regi af MED- Hovedudvalget. Side 8 af 15

9 Sag nr.: 5 Journalnummer: Justering af procedure ved optagelse i og jobsøgning fra Region Sjællands tryghedsordning/ Jobbanken Resumé Etableringen af et nyt rekrutteringssystem i NASA betyder, at administrationen af Region Sjællands tryghedsordning for medarbejdere, der er blevet afskediget på grund af regionens forhold, skal justeres. Der lægges op til en ordning, der sikrer medarbejderne maksimal tryghed, inden for rammerne af kravet om åbent opslag af ledige stillinger i det offentlige. Som noget nyt får medarbejderne ret til rådgivning i Koncern HR, Jura og Forhandling om deres rettigheder ved jobsøgning under tryghedsordningen. Sagsfremstilling/bilag Den 21. april 2010 vedtog MED-Hovedudvalget de aktuelle Personalepolitiske Principper ved Forandringsprocesser og Organisationstilpasninger. Som et nyt og tryghedsskabende element i personalepolitikken blev der etableret en jobbank, som sikrer en fortrinsret til at søge ledige stillinger i regionen til de medarbejdere, der måtte blive afskediget som led en forandringsproces/organisationstilpasning. Jobbanken fungerer på den måde, at den ansatte modtager en vejledning sammen med brevet om afsked. Den ansatte kan vælge at registrere sig i Jobbanken med en jobmatchprofil. Når der opstår en ledig stilling i regionen, som passer på en profil i jobmatch, skal den opslås i Jobbanken med en ansøgningsfrist på syv dage. Den registrerede i Jobbanken modtager samtidig med opslaget en mail om, at der er en ledig stilling inden for pågældendes jobmatch. Inden for syvdagesfristen kan den registrerede i Jobbanken søge stillingen med ret til at komme til ansættelsessamtale, hvis pågældende objektivt er kvalificeret til stillingen. Afslag kan kun meddeles efter forudgående accept hos Koncern HR ved chefen for Jura og Forhandling. Stillingen kan opslås eksternt, hvis der inden for syvdagesfristen ikke kommer ansøgninger fra registrerede i Jobbanken, der er objektivt kvalificerede til stillingen. Side 9 af 15

10 Etableringen af et nyt rekrutteringssystem i Region Sjælland medfører, at der skal indføres nye arbejdsgange. I den forbindelse er det nødvendigt at justere proceduren for optagelse i og jobsøgning fra Jobbanken med henblik på at sikre en højere effektivitet i administrationen af regionens rekrutteringsprocesser, uden at dette kompromitterer den tryghedsordning for de opsagte medarbejdere, som Jobbanken indebærer. Dette sikres ved, at medarbejdere, der opsiges på grund af Region Sjællands forhold (modsat deres egne forhold), sammen med en vejledning om tryghedsordningen/jobbanken modtager et Jobbankbevis, der beskriver a. deres fortrinsstilling i forhold til ledige stillinger i regionen, som de er kvalificerede til b. deres direkte adgang til vejledning hos Koncern HR, Jura og Forhandling om deres rettigheder. Proceduren bliver herefter: Medarbejderen 1. Medarbejdere, der opsiges på grund af Region Sjællands forhold, modtager med deres opsigelse et jobbankbevis, som giver dem en fortrinsstilling i forhold til at komme i betragtning til stillinger, der slås op eksternt, og som de er kvalificeret til. 2. Alle stillinger slås op eksternt 3. Ønsker man at udnytte sin fortrinsstilling på baggrund af sit jobbankbevis, skal man søge stillingen indenfor de første 7 dage efter opslaget på Region Sjællands hjemmeside. 4. Søger man en stilling i regionen via tryghedsordningen, skal man gøre opmærksom på, at man har et jobbankbevis, og det skal vedhæftes ansøgningen. 5. Medarbejdere, der er omfattet af tryghedsordningen har mulighed for at få vejledning i Koncern HR, Jura og Forhandling om deres rettigheder. Den ansættende leder A. Modtager man inden for de første syv dage efter opslag på regionens hjemmeside en ansøgning fra en jobbankansøger (med vedhæftet jobbankbevis), skal ansøgeren indkaldes til samtale, såfremt kvalifikationerne matcher stillingen. Jobbankansøgeren skal kaldes til samtale og vurderes før, der må holdes samtaler med øvrige ansøgere. B. Hvis man ikke indkalder jobbankansøgeren til samtale eller vil give afslag efter en samtale, skal man altid først kontakte Koncern Jura og Forhandling for vurdering og accept af, at man kan meddele jobbankansøgeren afslag. Bilag 2: Bilag 3: Jobbankbevis Jobbankvejledning til ansatte Side 10 af 15

11 Indstilling: At Personalepolitisk underudvalg drøfter den justerede procedure for optagelse i og jobsøgning fra Region Sjællands tryghedsordning/jobbank Personalepolitisk underudvalgs behandling Ledelsen redegør for, at der er behov for at justere i Region Sjælland interne tryghedsordning/jobbank, som følge af det nye rekrutteringssystem i NASA. Sigtet med ændringen er maksimal tryghed for afskedigede medarbejdere indenfor den givne ramme, der er for, at der skal ske åbent opslag af ledige stillinger i det offentlige. Medarbejdersiden opfordrede til ændring i forhold til kravet om, at jobbet skal søges indenfor de første 7 dage efter opslag på Region Sjællands hjemmeside, idet dette kan være vanskeligt at nå i tilfælde af ferie mv. (Sekretariatet har efter mødet undersøgt muligheden for at oprette en jobagent. Der vil fortsat være mulighed for at oprette en jobagent, så man per mail kan modtage relevante jobopslag. Samtidig vil det nu være muligt løbende at gå ind på Region Sjællands hjemmeside og holde sig opdateret om nye stillingsopslag). Den justerede procedure for optagelse i og jobsøgning fra Region Sjællands tryghedsordning/jobbanken sendes til godkendelse i MED-Hovedudvalget med udeståendet om 7 dages fristen for ansøgning til endelig afklaring. Sætning i jobbankbeviset: Ansøgning om en ledig stilling og jobbankbevis skal være modtaget senest 7 dage efter ledig stilling er opslået.. ændres til Ansøgning til en ledig stilling ved brug af jobbankbevis skal være modtaget senest 7 dage efter ledig stilling er opslået.. Side 11 af 15

12 Sag nr.: 6 Journalnummer: Opsamling på tillidskonferencen Resumé Sagsfremstilling/bilag Regionsrådet afholdt tillidskonference den 16. september Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter de anbefalinger, der kom frem på konferencen, der har relevans for videre bearbejdning og drøftelse i MED-systemet. Personalepolitisk underudvalgs behandling Der var enighed i Personalepolitisk underudvalg om, at helhedsindtrykket af tillidskonferencen var positivt. Under debatten og ved opsamlingen på dagen blev der nævnt flere aktiviteter, der taler til MED-systemet og til god kommunikation, og der var enighed om, at de besluttede projekter Dialogproces i MED-systemet og Find og styrk din arbejdsglæde vil kunne rumme elementer, der understøtter tillidsdagsordenen. Personalepolitisk underudvalg drøftede desuden muligheden for at sætte tillid på dagsordenen som et led i den forestående opfølgning på trivselsmålingen. Det aftales, at der til møde i MED-Hovedudvalget den 10. oktober 2013 udarbejdes et oplæg til, hvordan den enkelte arbejdsplads kan få bistand til opfølgning på den del af trivselsmålingsmålingens resultat, der angår tilliden i enheden. Side 12 af 15

13 Sag nr.: 7 Journalnummer: Gensidig orientering Budgetaftale for 2014 Alle partier i Regionsrådet har indgået budgetaftale for Budgettet behandles og vedtages i Regionsrådet den 26. september Læs budgetaftalen her. Projekt Find og styrk din arbejdsglæde Som startskud for projektet Find og styrk din arbejdsglæde har HR Strategi og Udvikling inviteret Chris MacDonald til at komme og holde to foredrag om Livskvalitet, trivsel og drivkraft. De foregår den 18. november 2013 i Næstved Hallerne henholdsvis 11. december i Roskilde Kongres og Idrætscenter. Foredragene annonceres via intranettet samt plakat, der distribueres til alle enheder i regionen. Der åbnes for tilmelding i uge 38. Kort opsamling på arbejdsmiljøkonferencen den 9. september 2013 Arbejdsmiljøkonferencen 2013 havde fuldt hus igen i år med ca. 400 deltagere, og som det også fremgår af de korte interview på intranettet, har tilbagemeldingen været, at det var en inspirerende dag for deltagerne. I år var der - som ønsket - lagt mere vægt erfaringsudveksling mellem enheders arbejdsmiljøprojekter. Koncern HR har efterfølgende fået kendskab til, at der er i kølvandet på konferencen er stor efterspørgsel efter at få kontakt med de arbejdsmiljøgrupper, som stillede op med deres projekter i erfaringsrummene. Flere er blevet spurgt, om de vil inspirere andre enheder til, hvordan de kan arbejde med lignende projekter. Som en af projektdeltagerne efterfølgende har sagt: Måske vi meget mere skulle være hinandens eksterne konsulenter så kommer vi også rundt på hinandens arbejdspladser og får større indsigt i og forståelse for hinandens arbejdsområder. Koncern HR vil fortsætte med at understøtte mulighederne for erfaringsdeling - både i arbejdsmiljøindsatserne generet men også som et vigtigt omdrejningspunkt i projekt Mening og Sundhed. Læs omtalen af konferencen her: Side 13 af 15

14 Personalepolitisk underudvalgs gensidige orientering FADL-vagtordning Medarbejdersiden undrer sig over, at det nu ikke længere er muligt at bestille FADL s vagter i Odense. Det skal ske til FADL s vagtbureau i København. Spørgsmålet undersøges. (Sekretariatet har undersøgt spørgsmålet: Der forventes i nærmeste fremtid underskrevet en driftsoverenskomst ml. Region Hovedstaden/Region Sjælland og FADL s vagtbureau Østdanmark. De øvrige 3 regioner har aftale med FADL vagtbureau Vestdanmark. Slagelse sygehus har hidtil været tilknyttet FADL vagtbureau i Odense, men er - grundet de øvrige regionernes aftale med FADL vagtbureau Vestdanmark - pr. 1. september 2013 tilknyttet FADL s vagtbureau Østdanmark). Nyhedsbreve på intranettet. Medarbejdersiden spørger til, om det er muligt for en person, der ikke er ansat i regionen, at abonnere på enheders interne nyhedsbreve på intranettet. Spørgsmålet undersøges. (Sekretariatet har undersøgt spørgsmålet: Det er ikke muligt for en person, der ikke er ansat i Region Sjælland, at abonnere på enhedernes nyhedsbreve på intranettet. Det er kun ansatte i Region Sjælland der kan tilgå Region Sjællands intranet). Presseomtale af analyse blandt Region Sjællands langtidsfriske Ledelsen orienterede om at der havde været positiv omtale i pressen af Region Sjællands analyse af de såkaldte langtidsfriske medarbejdere. Særligt har Videnscenter for Arbejdsmiljø vist stor interesse for undersøgelsen. Side 14 af 15

15 Sag nr.: 8 Journalnummer: Eventuelt Medarbejdersiden anførte, at der blandt servicepersonalet sker sammenblanding af flere forandringer i øjeblikket (serviceassistentprojektet og implementering af NASA i særdeleshed). Det giver udfordringer i forhold til kommunikationen. Side 15 af 15