Dagsorden. Hovedudvalget holder møde den, 6. februar 2013 kl i mødelokale F på Rådhuset.

Transkript

1 ALLERØD KOMMUNE Hovedudvalget Dagsorden Hovedudvalget holder møde den, 6. februar 2013 kl i mødelokale F på Rådhuset. Afbud: Anne Steffensen, Brigitta Pranov, Christine Christensen, Jytte Bartels, Åse Ladefoged, 1. Bemærkninger til referat Godkendelse af dagsorden Meddelelser Budget Organisationsændring pr. 1. januar 2013 på det tekniske område Formandskabets besøg i lokale MEDudvalg Arbejdstilsynet besøg i Anvendelse af lokale midler til AKUT forsøgsordning til tillidsrepræsentanter Fokus område 2013: Langtidssygefravær Sundhedspolitik Retningslinjer for rygning Dialogmøde med Økonomiudvalget 19. februar Eventuelt Mødedatoer i

2 2 1. Bemærkninger til referat 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt Orientering 3. Meddelelser Svar til Grøftekantes MEDudvalg, som opfølgning på MEDudvalget henvendelse, der blev orienteret om på mødet den 28. november Budget 2013 Orientering v/as Hovedudvalget får status om budgettet i Årshjul 2014 for budgetprocessen iht. Hovedudvalgets procedureretningslinje for budgettets konsekvens for arbejds- og personaleforhold. TP orienterede. Regnskab for 2012 lever op til de besluttede mål. Der forventes et mindre forbrug, som bl.a. skyldes færre udgifter på det specialiserede børne- og socialområde. Budgettet for 2013 holder efter årets første måned forbrugsprocenten for det samlede budget, men det er for tidligt at sige noget om årets resultat. Budgetprocessen for 2014 er i gang. Der er udarbejdet tidsplan for processen, som er indarbejdet i Hovedudvalgets årshjul for budgetprocessen Økonomiudvalget behandler på næste møde de politiske partiers ønsker til analyser til brug for budgettet for /9

3 3 5. Organisationsændring pr. 1. januar 2013 på det tekniske område Orientering v/at Fra 1. januar er den tekniske organisation justeret. Det betyder følgende ændringer: Beredskabet, Vagt & Sikring samt Rådhusteamet samt hjælpemiddeldepot mv. er flyttet tættere på Direktionen og hører nu til under Sekretariatet ved Tina Vibsig Pedersen. Beredskabschefen er Thøger Refshauge og viceberedskabschef er Ulrik Bjelbæk. Planlægningsopgaver vedr. nyanlæg og ejendomme samt varmeværker placeres i Forvaltningen i Teknik & Drift ved Flemming Kjølstad Larsen. Stillingen som souschef med ansvar for ejendomsområdet er vakant, men forventes besat snarest. Allerød Service er nu klarere afgrænset til en virksomhed med fokus på driftsopgaver. Kai Raun er virksomhedsleder. Opgaver vedr. affald samles i Forvaltningen i Natur & Miljø ved Niels Erik von Freiesleben. Byrådet tog orienteringen til efterretning d. 20. december Organisationsdiagram 6. Formandskabets besøg i lokale MEDudvalg Orientering v/tp Formandskabet har gennemført de første møder med lokale MEDudvalg. Hovedudvalget får en orientering om de besøg i lokale MEDudvalg, som formandskabet har gennemført. 3/9

4 TP orienterede og fremhævede bl.a.: 4 APV det arbejdes rigtig fornuftig med APV en. Støj, bygningsændringer er indsatsområder, som der arbejdes med i flere virksomheder. Enkelte virksomheder er har konkrete arbejdsmiljømæssige udfordringer i forhold til borger der er voldsomt udad reagerende Kompetenceudvikling - på baggrund af drøftelserne, er der i ansøgningsrunde for 2013 mulighed for at søge til tværgående udviklingstiltag samt specifikke lokale kompetenceudviklings behov. Der følges op på møderne på forskellig vis. Nogle forhold undersøges løbende af de berørte afdelinger, andre indgår i direktionens overvejelser og endelig er der forhold som Hovedudvalget senere vil drøfte og følge op på. 7. Arbejdstilsynet besøg i 2012 Orientering v/te Hovedudvalget får en orientering om tilsynsbesøgene og reaktionerne på besøgene. Arbejdstilsynet har besøgt 13 virksomheder i Heraf har 9 virksomheder fået en Grøn smiley. Den grønne smiley viser, at virksomheden ikke har noget udestående med Arbejdstilsynet, og er dermed et signal til omverdenen om, at virksomheden har orden på sit arbejdsmiljø. Oversigt over virksomheder der har haft tilsyn og resultatet. Tre virksomheder fik påbud ved besøget og har derfor fået en Gul smiley. Den gule smiley viser, at virksomheden har fået et straks påbud, et påbud med frist, en afgørelse om psykisk arbejdsmiljø eller en afgørelse uden påbud. Oversigt over tilsynsbesøg Virksomhederne oplever at Arbejdstilsynet besøg er konstruktive. De virksomheder som har fået eller oplever at få på bud (gule og røde smileys) håndteres i et samarbejde mellem virksomheden, Allerød Service og Personale. 4/9

5 5 8. Anvendelse af lokale midler til AKUT forsøgsordning til tillidsrepræsentanter Orientering v/te Som følge af KL-KTO forlig ved OK11 skal der afsættes lokale midler i overenskomst årene 2011 og 2012 med 1 øre pr. ATPpligtig arbejdstime til en lokal pulje i de enkelte kommuner. Midlerne anvendes primært for kompetenceudvikling af tillidsrepræsentanter Den lokale pulje kan bl.a. anvendes til: Opdatering af tillidsrepræsentanter i lokale forhold Introduktion af nye tillidsrepræsentanter i f.eks. kommunens værdigrundlag, budgetprocedurer, styringsprincipper mv. Fælles udviklingsaktiviteter, seminarer, konferencer m.v. Øvrige aktiviteter, der lokalt er enighed om Midlerne udgør ca kr. Medarbejderrepræsentanterne i Hovedudvalget har besluttet, at midlerne for denne overenskomstperiode, skal anvendes til en temadag for alle tillidsrepræsentanter. Emnet for dagen vil være forståelse af den kommunale budgetproces og regnskaber. Temadagen afholdes i løbet af foråret. Personale står for arrangementet. Økonomi og IT står for dagens faglige indhold. Datoen for temadagen vil blive meldt ud snarest muligt Temadagen afholdes 24. april 2013 på Kirkehavegaard. Invitation udsendes primo marts. Økonomi vil efterfølgende give en orientering på LederForum. 5/9

6 Beslutning 6 9. Fokus område 2013: Langtidssygefravær v/te Personale har udarbejdet beskrivelse af de foreslåede initiativer i indsatsen, tidsplan for gennemførelse samt budget. 6) Genopfriskning af tidligere trivselsindsats Forebyg stress gennem fokus på trivsel 2) Formiddagsmøde: Den gode rekrutteringsproces 1) Proces: Hvad er vores kerneydelse? Sygefraværsindsats 5) Eftermiddagsmøde: Afskedigelse og formelle samtaler 3) Uddannelse: Konfliktforebyggelse 4) Indsats: Stærke lederrelationer (reflekterende teams) Tidsplan: Initiativ Tidsplan Ressourcer og målgruppe Formidling af indsatsen 1. kvartal Personale, HU i 2013 Genopfriskning af Tilbudt over Personale, tilbud til medarbejdergrupper trivselsindsats hele året Hvad er vores kerneydelse Tilbudt over Personale, tilbud til medarbejdergrupper hele året Den gode rekrutteringsproces kvartal Personale, tilbud til ledere ½ dag Stærke lederrelationer ( reflekterende teams ) Formelle samtaler og afskedigelser Konflikt forebyggelse I øvrigt: Certificering i personprofilanalyse, samt afsøgning af mulighed for rekrutteringssystem kvartal Personale, tilbud til ledere og chefer kvartal Personale, tilbud til ledere ½ dag 3. kvartal 1 hel + 1 halv dag, obligatorisk kursus til alle virksomhedsledere og souschefer fordelt på fagligheder(5 hold) Evaluering af indsats Medio /9 1 hel + 1 halv dag, obligatorisk uddannelse til alle TR og AMR (3 hold) Personale, udvalgte ledere og medarbejdere

7 Konfliktforebyggelse: Ved Personales analyse af langtidssygefraværet, var det et gennemgående konkret ønske, kompetenceudvikling i konfliktforebyggelse. Personale vurderer, at det optimale er at benytte ekstern bistand. Indsatsområdet vil både understøtte den aktuelle sygefraværsindsats, og den almene trivsel og tilfredshed samt forebyggelse af arbejdsskader. Indsatsen vil samtidig udgøre den lovpligtige kompetenceudvikling for arbejdsmiljørepræsentanter i Personale foreslår, at konfliktforebyggelse gennemføres for alle virksomheds- og daglig ledere samt arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter. 7 Oplæg til konfliktforebyggelse for arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter samt ledere Økonomi: Hovedudvalget har i budget 2013 for Personalepolitisk pulje afsat budget til: 2013 Indsatsområder, f.eks supervision og stressforebyggelse Arbejdsmiljø/temadag/statusmøde Gå-hjem møder I alt til indsatsområder på arbejdsmiljøområdet Udover Personalepolitisk pulje, er der afsat særskilte midler til kompetenceudvikling for arbejdsmiljørepræsentanter. Konfliktforebyggelse er det eneste indsatsområde, hvor der anvendes ekstern bistand. Herudover vil der alene være omkostninger til forplejning og materialeforbrug. Det foreslås, at Hovedudvalget foreløbig afsætter følgende midler: Konfliktforebyggelse ca kr. Forplejning og materialeforbrug kr. Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget at godkende oplægget fra Personale. Beslutning Personale anbefaler model 2 i oplægget til konfliktforebyggelse. Hovedudvalget godkendte oplægget til indsatsen om langtidssygefravær. 7/9

8 8 10. Sundhedspolitik Retningslinjer for rygning v/te Hovedudvalget besluttede på mødet den 28. november 2012, at udsætte beslutning om ændring af rygepolitikken til efter dialogmødet med Økonomiudvalget og byrådets godkendelse. Personale har udarbejdet uddybende notat vedrørende udmøntning af de foreslåede ændringer af retningslinjerne for rygning. Notatet blev udsendt til Hovedudvalget inden jul. Revideret oplæg til retningslinjer med mulighed for dispensation Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget at drøfte notatet. Beslutning Hovedudvalget drøftede brugen af E-cigaretter og besluttede, at lægge op til, at E-cigaretter ikke må anvendes i arbejdstiden. Med de på mødet i øvrigt faldne bemærkninger godkendes oplæg til ændring af retningslinjerne for rygning, og fremsendes til drøftelse med Økonomiudvalget den 19. februar Dialogmøde med Økonomiudvalget 19. februar 2013 Hovedudvalget besluttede på mødet den 28. november 2012, at fordele ansvar for oplæg til temaer der skal drøftes på dialogmødet med Økonomiudvalget: Fokus på langtidssygefravær v/ole Andreasen Rygning v/anette Friedrichs APV indeklima og rengøring v/jytte Bartels Indstilling Det indstilles, at Hovedudvalget drøfter de enkelte oplæg og aftaler formen for dialogmødet. Beslutning Personalechefen udarbejder oplæg om rygning til dialogmødet. 12. Eventuelt 8/9

9 9 13. Mødedatoer i 2013 Planlagte mødedatoer i 2013: Tirsdag, den 19. februar 2013 Dialogmøde med ØU Onsdag, den 10. april 2013 Mandag, den 17. juni 2013 Onsdag, den 14. august 2013 Forberedelse af dialogmøde Tirsdag, den 20. august 2013 Dialogmøde med ØU Tirsdag, den 24. september 2013 Torsdag, den 14. november 2013 Seminar Onsdag, den 27. november 2013 Tid: Alle ordinære møder - kl Tidspunkt for dialogmøder udmeldes umiddelbart inden mødet. Seminaret er et heldagsmøde kl Sted: Alle ordinære møder afholdes i mødelokale H. Dialogmøder med Økonomiudvalget afholdes i mødelokale F1 og F2. 9/9