Referat af generalforsamling i Bolværkets grundejerforening 25. februar 2016

Transkript

1 Referat af generalforsamling i Bolværkets grundejerforening 25. februar 2016 Fremmødte: 97, 101, 103, 107, 109, 113, 119, 121, 123, 129, 133, 139, 141, 143, 147, 149, 151, 159, 163, 167, 169, 179, 181, 183, 187, Valg af dirigent Erik Grage nr Formandens beretning vedhæftet under referatet. Beretningen blev godkendt. Efterfølgende spørgsmål fra de fremmødte: - Må man nedgrave et lukket rør i baghaven til afvanding? Ja, men der skal være et vist fald på røret, for at sikre gennemløbet. Rørets udmunding skal ende ved skel. Faldet skal være 1 % per løbende meter. - Skal rør graves ned i frostfri dybde? Nej. - Årsag til rustfri rist frem for den galvaniserede? Den fandt bestyrelsen pænest. - Vandet kræves kun ledt to meter væk fra huset? Ja hvis man kan leve med vand i haven. Bestyrelsen anbefaler, at man leder vandet helt frem til skel. Skellet ligger ca. fem meter fra huset. Der er individuelle forskelle. - Findes der en bestemmelse omkring hegn om den nye sø? Nej, det siger kommunen, at der ikke gør. Søen er lige nu forholdsvis dyb, men den skal fyldes op med sivelag. Dybden bliver ikke på mere end 20 cm før vandet løber videre ud i den gamle sø. Oftest vil området være tørt eller sumpet. - Den gamle sø afvander til skoven (Stenholtvang) og ender i Esrum sø om ca. 500 år. - Er der en fælles kloakmester på brøndene? Ja, NCC. - Skal der adgang til alles brønde? Det er usikkert, Bjørn spørger René (NCC) og beder om en ny seddel, da den omdelte er ikke er tydelig og let at forstå. - Hvis det andet Bolværk også skal afvande til søen, er fraløbsrøret i søen så dimensioneret stort nok? Det vides ikke, men vi tager det med til kommunen. - Renovation: Løsningen med tre pladser med containere, vil den ikke give problemer med til- og frakørsel? Nej, for bilen, der skal tømme er ikke den samme som den til den nedgravede løsning. 3. Kasserens fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse. Godkendt. Spørgsmål fra de fremmødte:

2 Internet- tilskuddet, hvad er det? Det er et honorar til formanden, kasseren og sekretæren. Hvad dækker husforsikringen? Alt andet end indbo brand, rør, vand, svamp, råd 4. Fremlæggelse og vedtagelse af budget for det kommende år. Godkendt. 5. Forslag til drøftelser / vedtagelser bestyrelsen har ikke modtaget nogen inden fristen 15. januar 6. Valg til bestyrelsen På valg er: Bjørn Gad- Hansen Valgt. Jeanne Grage Valgt. Der skal vælges to suppleanter, følgende ønsker genvalg: Finn Boesen Valgt. Dorthe Hansen Valgt. 7. Valg af revisor og revisorsuppleanter Edmund Krol genopstiller som revisor. Bo Wittrup og Henrik Jørgensen genopstiller som revisorsuppleanter. Alle genvalgt. 8. Eventuelt - Billederne af render (sendt ud); findes der pris på dem? Nej, de er kun tænkt som forslag / inspiration. - Opfordring til at reglerne om hvide havelåger og hække på max 180 cm overholdes. Kan disse regler rundsendes med en frist på seks måneder, så reglerne overholdes? - Åben rende i baghaven er billigere end lukket. - Ide om at bygge arbejdsbord i fællesgaragen, hvor traileren holder. Bred opbakning til den ide. - Håndværkertilskud til rendebyggeriet? Hver husstand får egen specificerede regning, så beløbet kan trækkes fra. Ref. v/jeanne Grage, 97 Årsberetning formanden Årsberetningen i år er delt i to emner, affaldshåndtering og separat kloakering. Året startede med at Kim og jeg fik besøg af Vibeke Lee Kristensen, affaldsplanlægger fra Hillerød forsyning. Vi var ifølge Vibeke allerede bagud med planlægningen af hvilken fremtidig affaldsløsning, der skal være på Bolværket. Vi blev præsenteret for tre muligheder, beholderløsning foran hvert enkelt hus, en nedgravet løsning, eller containere på 4 hjul placeret på nogle områder. Hillerød Kommunes vision er, at affald fremover tænkes som resurser. Der er fokus på

3 madaffald og tørre, genanvendelige fraktioner. Kommunen vil øge genanvendelsen fra nuværende 27,3 % til 50 % i marts 2015 blev alle beboere på Bolværket inviteret til et møde hos Hillerød Forsyning, hvor de tre affaldsløsninger blev præsenteret. Individuel beholderløsning, 190 L restaffald og 140 L madaffald (tømmes hver 14. dag). Fordele, står tæt ved hoveddøren. Den billigste løsning på kort sigt. Ulemper: Nogle husejere skal have ændret adgangsforholdene eller selv flytte beholderne, når de skal tømmes. Der kan blive trangt ved hoveddørene. Madbeholderen kan give lugtgener. Overjordisk fællesløsning 10 x 660l til restaffald, 6 X 400 L til madaffald. Evt. en affaldsø i hver ende af området. Fordele: En billigere løsning end individuelle beholdere. Kan suppleres med indsamling af pap, metal og plast. Ulemper: Nogle beboere vil få lidt længere afstand til beholderne. Lugtgener. Nedgravet fællesløsning, ved etablering af nedgravet affaldsløsning, skal vi selv stå for etablering og vedligehold. Dvs. at grundejerforeningen selv skal lave en leverandøraftale og sørge for at indhente gravetilladelse hos Hillerød Kommune. Fordele: En billigere løsning på længere sigt. Madaffaldet kommer under jorden, hvor det er køligere (mindre lugtgener). Ulemper: Etableringsomkostninger. I bestyrelsen blev vi hurtigt enige om at arbejde videre med en nedgravet løsning. Det ville være den pæneste løsning for vores bebyggelse, give færrest lugtgener, og vi kunne finansiere ordningen over en årrække på 4-5 år, ved stadig at betale for den dyreste ordning, som er beholderløsning foran hvert enkelt hus. Bestyrelsen tog 3 møder i sommeren 2015 med 3 leverandører for nedgravede løsninger, PWS, Zenzo Group og Rubæk & Co A/S, for at finde den løsning, som vi mente bedst vil passe til vores behov og som var til en pris og kvalitet, som vi kunne betale. Bestyrelsen blev enig om Zenzo Group, Lumio- løsningen, som skulle placeres midt på vejen, ud mod Isterødvejen. Dennis fra Zenzo blev inviteret til at fremlægge sit produkt på en ekstraordinær generalforsamling på Grønne vang Skole, 6. oktober De tre muligheder blev fremlagt, to beholdere ved alle hoveddøre, containere på hjul i hver ende af bebyggelsen og en nedgravet løsning. 27 stemte for forslaget med den nedgravede løsning. Ifølge vores vedtægter skal der være 2/3 flertal af de fremmødte, hvilket ville være opnået med 21 stemmer. Vi talte også om, hvad status var på etableringen af separatkloakering. Efterfølgende talte jeg med Vibeke Lee K. og fortalte, at vi havde valgt den nedgravede løsning. Jeg bad Vibeke om at hjælpe mig med en mailadresse, hvortil jeg kunne sende vores vedtægtsændringer og om hvordan jeg skulle få en gravetilladelse. Det undersøgte hun for mig og jeg fik sendt vores vedtægtsændringer. Jeg havde også et lige et sidste spørgsmål, om vognmanden kunne hente vores affald ved de nedgravede containere. Dertil svarede hun, det skulle hun lige undersøge. Svaret kom pr. mail d. 20/10. Hej Bjørn, jeg skriver for at give dig en kort opfølgning på min mail i sidste uge. Jeg har mødtes med vores renovatør ude hos jer og det er et problem, ikke at tømme, men at komme ud igen efter tømning. Jeg er ved at undersøge, hvilke optioner vi har. Jeg beklager, at jeg ikke kan give dig yderligere svar lige nu, men vender tilbage så snart jeg har undersøgt mulighederne yderligere. Jeg beklager mange gange at dette problem er opstået. Denne mail krævede en længere samtale med Vibeke, hvor jeg sagde til hende, at jeg ikke kunne forstå, hvorfor hun har præsenteret os for en løsning,

4 som ikke er mulig. Vi kunne i Grundejerforeningen været sparet for et halvt år arbejde med at planlægge en nedgravet løsning og samtidig valgt en af de andre to løsninger. Nu skulle hele processen starte forfra igen og det var Hillerød Forsyning, der havde travlt med at få en løsning. Vibeke beklagede mange gange og ville maile til mig, når hun havde talt med vognmanden. En uge efter kommer følgende mail: Jeg har nu modtaget svar fra vognmanden, der ville skulle tømme en evt. nedgravet løsning på jeres adresse. Jeg er bange for, at den manglende mulighed for at vende, gør at det ikke er muligt at etablere en standplads med et nedgravet affaldssystem. Selvom de nedgravede beholdere placeres på den anden side af matriklen, skal vognen fortsat bakke omkring 150 m for at kunne tømme. Vognmanden vurderer, at dette ikke er sikkerhedsmæssigt forsvarligt ved daglig drift. Ifølge krav til standpladser skal vognen kunne vende. En evt. vendeplads kan etableres. Vi bliver derfor nød til, at have en snak om, hvilke muligheder vi har i forhold til implementering af madaffaldssortering i jeres grundejerforening. Jeg mener fortsat ikke, at individuelle beholdere er en mulig løsning, da trapper og trin gør, at det ikke er muligt at tømme individuelle beholdere fra de enkelte adresser. Jeg foreslår derfor, at vi kigger på en standplads til 4- hjulede beholdere. Jeg kommer gerne ud og tager en snak med dig og evt. Kim. Jeg har mulighed for et møde kl eller sidst på dagen, kl , hvis det er en hjælp i forhold til arbejde. Jeg håber, at vi kan finde en løsning som alle er tilfredse med til trods for udfordringerne. Kim og jeg havde så et møde med Vibeke på Bolværket onsdag d. 17/2 kl , hvor vi gik området igennem. Det blev pointeret fra min side, at nu ville vi have mulighed for at tage stilling til de to løsninger, affaldsbeholdere foran dørene eller to/tre containerpladser. Vi ville gerne have et svar inden vores generalforsamling, så vi har mulighed for grundigt at vurdere mulighederne. Derefter har jeg fået følgende mail: Jeg har været ude hos jer sammen med en repræsentant fra vores renovatør og kigget på, om det er muligt at lave en affaldsløsning, hvor alle husstande får individuelle beholdere. Pga. trapper og trin kræver det lidt justeringer. Vi vil dog gerne have endnu et par øjne på. Vi kommer derfor derud igen i næste uge. Jeg er ked af, at det ikke kunne nås til jeres generalforsamling, men jeg mener, at det er bedre, i får det rette grundlag til at vurdere, hvad der er den bedste løsning ude hos jer. I hører fra mig i næste uge, dvs uge Her er vi så nu, der er ikke mere vi kan overveje på nuværende tidspunkt, men der vil blive indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling inden længe, hvor vi skal tage stilling til affaldsspørgsmålet. Separat kloakering. LAR- lokal afledning af regnvand. Den 5.marts deltog jeg i et møde, hvor følgende var indkaldt, Ejerforening Bolværket, ejerforening Bolværket- Glashusene og andelsforening Bolværket, dvs. foreningerne som deler søen samt Hillerød Forsyning. Hillerød forsyning har ønsket et møde vedrørende vores fælles sø i forbindelse med den nye spildevandsplan. Jeg havde også presset på for at få et møde, så ansvarsfordelingen af søen blev klarlagt. Vi har jo nogle dårlige erfaringer med tilstopning af afløbet fra søen. Aftalen blev således at søen benævnes som et spildevandsteknisk anlæg af Hillerød Forsyning. Det betyder, at Hillerød Forsyning foreslår, at de varetager den tekniske funktion af søen fra nu af.

5 Det vil betyde at Hillerød Forsyning sørge for oprensning af søbunden, måske hvert 10. år. De tre foreninger skal stadig skulle holde siv mm i ave. Hillerød forsyning har lovet at kigge på løsningen til opsamling af affald/blade ved den eksisterende rist, og eventuel udskiftning af denne, så vi undgår at blade stopper risten. Andelsforeningen ejer den del af søen, hvor afløbet er placeret. Aftalen er at vedligeholde omkring søen (inkl. rensning af rist og rydning af sivplanter mm.) vil blive aftalt mellem de forskellige foreninger. Der foreligger endnu ingen tilgængelig rapport om nedsivningsforholdene i området ved andelsboligforeningen. En rapport om dette kan forventes senest 1. maj. Ligeledes har Hillerød Forsyning endnu ikke har afklaret, hvorvidt Andelsforeningen kan kompenseres for tilslutningsafgiften! Hillerøds forsynings plan er at afvikle glashusene først, ejerforeningen derefter og i den forbindelse lave vejen foran nr.1-7, da det er kommunal vej. Ejerforeningens løsning er en rendesten med rist. Andelsforeningen skal jo bare ordne deres inden 2018! Andelsforeningens konklusion efter mødet: Hillerød Forsyning ønsker at udlede regnvand fra begge ejerforeninger til vores fælles sø. Hillerød Forsyning ønsker et formaliseret samarbejde og renhold omkring søen mellem de tre ejere og Hillerød Forsyning. Hillerød Forsyning tilbyder at rense søen regelmæssigt pga. den øgede belastning. (måske hver tiende år vides ikke om det er nødvendigt) Der er ikke noget i det fremlagte der bringer andelsforeningen og ejerforeningerne tættere på en løsning, blot, at Hillerød Forsyning kan komme af med vandet i vores sø og derved spare en del rørlægning! Andelsforeningen ser ikke søen som et Spildevandsteknisk anlæg, og ønsker derfor ikke at støtte op omkring yderligere udledning af regnvand i søen. Andelsforeningen bliver ikke bragt tættere på en løsning i forhold til spildevandsplanen og kan kun se udfordringer ved denne udledning. Udledningen vil under alle omstændigheder have en effekt på søen, og Andelsforeningen ønsker IKKE støtte noget forslag, der ikke har den ønskede værdi for foreningen! - Alle er faktisk glade for søen og det liv der i den! (frøer fugle mm) Derefter havde vores bestyrelse et møde med Hillerød forsyning og Orbicon d. 3. september 2015, hvor vi fik forelagt planen for vores område i grove træk. Vi skulle tage stilling til metalristene og dækningspladerne over renderne på stierne skal være galvaniserede eller med tiden rustrøde. Vi fik to prøver og bestyrelsen valgte den rustrøde til aco- drænet og dækningspladerne.

6 Bestyrelsen indhentede to tilbud på afpropning. Firmaet OK Nygaard skulle have 12468,75 kr. inkl. moms pr. hus og NCC skulle have 8437,50 inkl. moms. Derfor blev NCC valgt pga. prisforskellen. Der er også indhentet et tilbud fra vores gartner, som er en aco- dræn- vandrende med rist af plast på 950,00 kr. pr. m. exkl moms. Gartneren og jeg gik alle haverne igennem og der meget stor forskel på hvordan baghaverne er anlagt, så derfor får hver enkelt grundejer et tilbud fra gartneren, da der kan være mange individuelle løsninger. De fleste kan dog nok løses til ca. 950,00 kr. pr. meter, exkl moms. Dette tilbud kan man så benytte eller selv finde en løsning. Torsdag d. 18/2 var der invitation til et byggepladsmøde. Det var godt besøgt og der var mange spørgsmål, som blev besvaret af Hillerød Forsyning, Orbicon og NCC. Efterfølgende havde bestyrelsen et bygge- møde hvor følgende blev vedtaget: REFERAT Projekt Hillerød Spildevand A/S LAR projekt for Bolværket Projektnr Møde Bestyrelsesmøde Bolværket Emne Status på projekt Sted Bolværket Mødedato Version 1 Deltagere Biørn Gad- Hansen, nr. 169 Formand, Bolværket BGH Kim, nr. 149 Bestyrelsesmedlem Jørgen, nr. 141 Kasserer Peter, nr. 125 Næst formand Dorte, nr. 113 Suppleant Amalie Enk Hillerød Forsyning AEN Camilla Merkel Orbicon A/S CMER Tine Boye Andersen Orbicon A/S TIBA Rene Schafroth NCC A/S RENSCH 1. Gennemgang på projektområdet 2. Præsentation af mødedeltagere 3. Status på projekt samt færdiggørelse af projektet, ved RENSCH

7 Status på projektet er, at der mangler ca. 2 ugers arbejde med linjedræn i gangstierne (de store) samt at lave de mindre linjedræn fra tagnedløb. Der er 4-6 ugers levering på ristene til de mindre linjedræn. Herefter jordarbejde og beplantning (afhænger af vejret). Det vurderes stadig at arbejdet kan være færdig 1. april. Der skal gives adgang til brønde i haverne. RENSCH fremsender en liste med tidspunkt for haverne ( individuelle tidspunkter nogle kan godt vente til efter d. 1. april ). Der vil ske gennemgang af fejl og mangler ved aflevering. 4. Orientering om projektændringer samt diverse - Aco- dræn/linjedræn fremfor åbne render ved gangstier: Bestyrelsen godkender denne projektændring. Med henvisning til bilag 1, er der vedligehold for disse aco- dræn. Aco- drænene kan åbnes eller spules igennem. Der sendes en driftsplan til Bolværket fra AEN/Orbicon. - Ingen ændring af vejbump Der var lagt op til en fjernelse af eksisterende vejbump i projektoplægget. Vejbumpet vil ikke blive fjernet, men vandet bliver ført frem til renderne i siden af vejen. Der lægges slidlag på de vejbump, der vurderes beskadiget i forbindelse med projektet, ved projektets afslutning. - Rørlægning af nordlige forbindelse til sø Den nordlige forbindelse til søen skal gennemføres i rør, frem for åben rende. Dimension vurderes af Orbicon og godkendes af Hillerød Forsyning og bestyrelsen over . Ved 1 års gennemgang vurderes en ændring af den nyetableret åbne rende ved nr. 113 om lignende ændring. - Hegn om sø: Forsyningen er af den mening at de ikke sætter hegn om bassinerne. Der vil stå 20 cm i søen, før den løber i overløb. Bestyrelsen beslutter at der ikke skal hegn om søen. - Udløb med rist til nordlige sø. Forsyning sender driftsmand ud og gennemgår risteløsningen. - Beton renderne ved parkeringspladserne. Betonrenderne er valgt ved carportene, hvor vandet bliver tilført fra linjedræn, frem for åbne stenrender. Årsag er at betonrenderne kan håndtere en større vandkapacitet, som vurderes at komme fra linjedrænene. De åbne stenrender anvendes ved tagnedløb, som også er tilfældet ved carportene. Der tilføres altså vand fra to kilder, og der er derfor valgt to løsninger ved carportene. Ved betonrenderne kan der endvidere etableres en metal plade som overgangsbro. Det vurderes på byggemøde d.

8 24/ om den nordlige betonrende kan erstattes med stenrende, efter ønske fra bestyrelsen. - Baghaverne: Boligejerne må lave den løsning de selv ønsker i haven, inklusiv ændring i stenmuren. AEN sender billeder for løsninger til Bjørn inden generalforsamling torsdag d. 24/ Gartner vil kontakte baghaver hvor der er åbne hække. for at se om han kan få hækken til at vokse sammen igen eller hvad der kan være af alternativer, ved f.eks. nr Sten der bliver til overs fra gangstien gemmes og placeres ved den nordlige parkeringsplads. - Nr Borger mener at tagvand fra forsiden går til sivbrønd. Der undersøges med stoffarve af NCC. 5. Orientering om beplantningsplan, ved Orbicon A/S og AEN Bestyrelsen godkender den fremlagte beplantningsplan, med den ændring at slåenbuske (eksisterende hæk) plantes på række ved søen, så den derved dækker mest muligt ind mod haverne. 6. Eventuelt Affaldsløsning: Det besluttes på generalforsamling torsdag d. 24/2-2016, om Bolværket ønsker affaldsløsning med container eller med 2 affaldspande foran husene Der har ikke været indkaldt til havedage i dette år især pga. separatkloakeringen, det ville ikke give mening, når der er så meget, som skal ændres på vores fællesarealer. Det har været et særligt år med mange flere og anderledes opgaver end der plejer at være. Jeg har godt kunne mærke presset, især fordi meget kommunikation har foregået i arbejdstiden. Jeg vil gerne sige stor tak til bestyrelsen. Tak fordi alle har hjulpet og taget nogle opgaver og især Kim, fordi han er den af os, som har mest teknisk indsigt i de opgaver, vi har stået overfor. Og husk, på Bolværket hilser vi på hinanden.