Arbejdstidsregistrering

Transkript

1 Arbejdstidsregistrering

2 Arbejdstidsregistrering 1 Arbejdstidsregistrering på gymnasierne Baggrund 4 2. Vejledning i registrering af arbejdstid på CELF 6 3. Statistik Support og information 15

3 Arbejdstidsregistrering på gymnasierne Arbejdstidsregistrering - 3

4 1. Baggrund Det fremgår af OK13 for AC-området i staten, at ved gymnasieskoler mv. etableres et system til løbende registrering af arbejdstiden. Alle gymnasieskoler er derfor forpligtet til at etablere tidsregistrering pr. 1. august Dette notat er en vejledning i brugen af skolens tidsregistreringssystem, og notatet er rettet mod brugerne både lærere og ledere. Afsnit 1 redegør for formålet med tidsregistreringen, de overordnede principper og øvrige forhold, Afsnit 2 er den egentlige vejledning i den daglige brug af systemet herunder daglig registrering af arbejdstid (2.3) og godkendelsesprocedurerne (2.4 og 2.5). Endelig beskrives i afsnit 3 mulighederne for at følge registreringerne i løbet af året. 1.1 Formål med tidsregistreringen Med de nye arbejdstidsregler har ledelserne på gymnasierne fået ledelsesret og dermed også ledelsespligt over tilrettelæggelsen af lærernes arbejdstid. Tidsregistreringen er i den forbindelse et nødvendigt værktøj. Tidsregistrering er ikke løndannende men et dialog- og ledelsesredskab, der kan give input til den løbende drøftelse mellem leder og lærer om lærerens opgaveløsning og prioritering. Medarbejderen skal derfor altid gå i dialog med lederen, inden der påbegyndes og efterfølgende registreres tid for en opgave, hvor det forventede tidsforbrug betyder, at den samlede arbejdstid vil afvige markant fra en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer pr. uge på årsbasis. 1.2 Overordnede principper for tidsregistrering på CELF På CELF har vi udviklet et system efter følgende overordnede principper: Tidsregistreringssystemet skal være enkelt og ubureaukratisk Arbejdstiden skal hovedsageligt registreres ved angivelse af en komme-tid og gå-tid Tidsregistreringssystemet skal give mulighed for at registrere arbejdstid for arbejde, der, efter aftale med nærmeste leder, ikke udføres på arbejdspladsen Tidsregistreringssystemet skal indeholde en løbende godkendelsesprocedure for både medarbejder og leder Tidsregistreringssystemet skal levere data til brug for dialog mellem leder og medarbejder om opgaveløsning, prioriteringer af arbejdet m.v. Arbejdstidsregistrering - 4

5 1.3 Øvrige forhold Hvornår starter vi med at tidsregistrere? Registreringen starter med virkning for skoleåret 2013/2014 og gælder undervisere i skolens gymnasiale afdelinger. Første dato for registrering er dermed 1/ Hvordan får jeg hjælp til tidsregistreringen? Spørgsmål af teknisk karakter rettes til Gitte Skaaning (gs@celf.dk). Andre henvendelser rettes til nærmeste leder Feedback og evaluering Timeregistreringen på CELF er et nyudviklet værktøj, og vi er altid glade for at få feedback og gode idéer til forbedringer af procedurer og teknik. Der vil i starten kunne opstå problemstillinger, som ikke er forudset. Vi håber ved gensidig hjælp hurtigt at løse sådanne. Feedback sendes til gs@celf.dk. Systemet evalueres i øvrigt løbende på baggrund af brugerfeedback, og der foretages en samlet evaluering i januar måned 2014 og igen i forlængelse af skoleårets afslutning [Vejledningen er udarb ejdet af Gitte Skaaning, feb ruar 2014] Arbejdstidsregistrering - 5

6 2. Vejledning i registrering af arbejdstid på CELF I dette afsnit gives den egentlige vejledning i, hvordan systemet anvendes. Inden den konkrete gennemgang heraf, er det dog væsentligt at forstå hovedprincipperne i systemet. 2.1 Hovedprincipperne Der registreres direkte i Outlook ved at oprette kalenderbegivenheder med bestemte kategorier. Den typiske kalenderbegivenhed er som bekendt et møde. Men der kan oprettes eller automatisk overføres mange andre. For eksempel overføres undervisningslektioner automatisk til Outlook fra skolens administrative systemer (Flex/Easy). Man kan selvfølgelig stadig anvende sin Outlookkalender, som man har gjort hidtil til møder, undervisningslektioner (som altså overføres automatisk), private aftaler m.v. Disse begivenheder tæller ikke arbejdstid. Tidsregistreringssystemet er baseret på, at man ved dagens afslutning supplerende registrerer sin arbejdstid ved at oprette kalenderbegivenheder med bestemte kategori eller emner (begreberne emner og kategorier uddybes senere), som tæller arbejdstid. En oversigt over, hvilke kategorier, der tæller arbejdstid, og hvilke, der ikke gør, er som følger: Kategorier/emner i Outlook som indgår i arbejdstidsberegningen Arbejde Hjemmearbejde Ferie Sygdom Kategorier/emner i Outlook som ikke indgår i arbejdstidsberegningen Møde Skema Andet 2.2 Systemets dele Tidsregistreringssystemet på CELF består af forskellige dele: Den daglige tidsregistrering (delafsnit 2.3) En løbende godkendelsesprocedure (delafsnit 2.4) Arbejdstidsregistrering - 6

7 En statistikdel (afsnit 3) 2.3 Daglig registrering Den daglige registrering af arbejdstid foregår direkte i Outlook-kalenderen. (Det forudsættes i det følgende, at men ved, hvordan der oprettes kalenderbegivenheder i Outlook). Lærer NN mødte mandag ind på skolen 7.45: Klokken er nu og NN skal afslutte sin arbejdsdag ved at registrere dagens arbejdstid Registrering af arbejde udført på skolen Kategorien Arbejde dækker også efteruddannelse, ekstern undervisning, studieture og andre opgaver, som ikke løses hjemmefra. Inden registreringen påbegyndes, ser NN s Outlook-kalender ud som følger: Som det fremgår, har NN undervist fire lektioner og deltaget i ét kalenderplanlagt møde (et teammøde). I hullerne mellem undervisning og mødet, har NN arbejdet med forberedelse, opgaveretning samt dialog med kolleger og elever. Nu skal NN foretage arbejdstidsregistrering. Arbejdstidsregistrering - 7

8 Registreringen foregår i Outlook ved at oprette en kalenderbegivenhed med et foruddefineret emne eller kategori, starttidspunkt og sluttidspunkt. Bemærk at man enten kan anvende emnefeltet, som er et fritekstfelt, eller kategorifeltet, som er feltet hvor der står Arbejde. Man skal selv oprette kategorier, hvis dette felt skal anvendes. (I det følgende skelnes ikke mellem begreberne emne og kategori.) Det sker ved at lægge en kalenderbegivenhed med emnet Arbejde i kalenderen. Begivenheden registreres med starttidspunkt 7.45 og sluttidspunkt 16.00: Arbejdstidsregistrering - 8

9 Den samlede registrerede arbejdstid udgør 8 timer og 15 minutter. Tidsregistreringen kan, som vist ovenfor, foretages i Outlook men også i Outlook Web Access eller på en mobil enhed (smartphone eller tablet med kalenderprogram). Anvendelse af kategorier findes ikke på alle devices. Arbejde på en feriedag registreres udover den planlagte feriedag. Dette forstås på den måde, at man opretter én kalenderbegivenhed med Ferie (7 timer og 24 minutter) og derudover opretter en kalenderbegivenhed med Arbejde hvori man registrerer den tid man har arbejdet Registrering af arbejde udført hjemadressen Såfremt der udføres arbejde på hjemadressen skal kategorien Hjemmearbejde anvendes. Har NN, udover arbejdstimerne registreret ovenfor, forberedt sig, rettet opgaver, foretaget virtuel vejledning eller andet derhjemme om aftenen, skal dette arbejde også registreres: Arbejdstidsregistrering - 9

10 Registreringen af arbejdet på skolen er i skærmbilledet ovenfor suppleret med en kalenderbegivenhed med starttidspunkt kl og sluttidspunkt Den samlede registrerede arbejdstid udgør nu 9 timer og 15 minutter Registrering af anden arbejdstid Udover Arbejde og Hjemmearbejde skal man tidsregistre følgende kategorier af arbejdstid: Ferie, som dækker Ferie Særlige feriedage Omsorgsdage Alle disse tæller 7,4 arbejdstimer (7 timer og 24 minutter) pr. dag for en fuldtidsansat. Der skal for hver dag oprettes en kalenderbegivenhed med kategorien Ferie, starttidspunkt kl og sluttidspunkt kl Sygdom, som dækker: Egen sygdom Barns 1. og 2. sygedag Arbejdstidsregistrering - 10

11 Disse tæller 7,4 timer (7 timer og 24 minutter) pr. dag for en fuldtidsansat. Der skal for hver dag oprettes en kalenderbegivenhed med kategorien Sygdom, starttidspunkt kl og sluttidspunkt kl Registrering af fravær i skolens flowsystem Det gælder for begivenhederne Ferie og Sygdom, at der foreløbig skal ske en dobbeltregistrering: Dels på mycelf i det elektroniske flow og dels i Outlook. De 2 systemer vil blive integreret, men foreløbig skal begge systemer altså anvendes. 2.4 Lærerens ugentlige godkendelse Hver mandag morgen sender systemet en mail med et link til en automatisk oprettet ugeoversigt til hver medarbejder. Heri er alle kalenderbegivenheder fra kalenderen registreret, dog undtaget kalenderbegivenheder markeret som Privat [hængelås-ikon]: Arbejdstidsregistrering - 11

12 Følgende vil fremgå af ugeoversigten: Kalenderbegivenheder, som tæller med i arbejdstiden Øvrige kalenderbegivenheder Ugens samlede registrerede arbejdstid Årsnorm Norm til dato (sidste dag i ugen) Tidligere registreret og godkendt arbejdstid Ugeoversigten skal godkendes af den enkelte medarbejder. Ved godkendelsen bekræfter medarbejderen to forhold: At tidsregistreringen er korrekt At det forventes, at årsnormen (i undtagelsestilfælde, hvor der er aftalt merarbejde, bekræftes Arbejdstidsregistrering - 12

13 det, at betingelserne herfor forventes opfyldt) ikke overskrides i større omfang Ugeoversigten skal godkendes senest 2 dage efter den er udsendt Årsnormen For forståelse af ugeoversigten er årsnormen vigtig. Den beregnes ud fra den enkelte medarbejders ansættelsesbrøk (en fuldtidsansættelse er 100 % en halvtidsansættelse 50 %). Til eksempel ser beregningen af årsnormen for skoleåret 2013/14 således ud: Antal kalenderdage er 365 Antal lørdag-søndage er 104 Antal helligdage er 9 Der således 252 ( ) arbejdsdage i skoleåret á 7,4 timers varighed, hvilket giver en årsnorm for en fuldtidsansat på 1.864,80 timer. Ved deltidsansættelse ændres arbejdsdagens varighed forholdsmæssigt. 2.5 Lederens månedlige godkendelse En gang om måneden (den 2. mandag i hver måned) sendes en månedsoversigt til hver leder. Lederen kan her danne sig et overblik over medarbejdernes registreringer den seneste måned. Denne oversigt skal godkendes af lederen. Godkendelsen er ikke automatisk løndannende, men udelukkende en tilkendegivelse fra lederens side, at lederen har set, og forholdt sig til, medarbejdernes registreringer. [Vejledningen er udarb ejdet af Gitte Skaaning, feb ruar 2014] Arbejdstidsregistrering - 13

14 3. Statistik Som medarbejder kan man se alle egne godkendte registreringer på under menupunktet Registreringer. Der er her mulighed for at sortere og filtrere registreringerne ved at klikke på kolonneoverskrifterne. Som leder kan man se alle ens medarbejderes registreringer. [Vejledningen er udarb ejdet af Gitte Skaaning, feb ruar 2014] Arbejdstidsregistrering - 14

15 4. Support og information Yderligere spørgsmål rettes til nærmeste leder og/eller Gitte Skaaning [Vejledningen er udarb ejdet af Gitte Skaaning, feb ruar 2014] Arbejdstidsregistrering - 15