ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset Århus C

Transkript

1 ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset Århus C Til Århus Byråd Den 9. september 2004 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: 00.01K01 - M0/2004/03740 Ref.: HS/2160 Beretning om revision af regnskabet for året Resume Borgmesterens Afdeling har modtaget Kommunernes Revisionsafdelings beretninger om resultatet af revisionen af regnskabet for året Revisionsberetningen indeholder enkelte kritiske bemærkninger til Århus Kommunes regnskaber, som byrådet skal tage stilling til. Revisionsberetningen vedrørende selve regnskabet indeholder herudover enkelte kommentarer, som har karakter af orientering/anbefaling. De berørte magistratsafdelinger har meldt tilbage, at de anførte forhold enten er afklaret, eller at der arbejdes på en afklaring heraf snarest muligt. På den baggrund indstilles, at regnskabet for 2003 godkendes endeligt. 2. Tidligere beslutninger Århus kommunes regnskab skal behandles af Byrådet, så det kan overgives til revisionen senest den 1. juni i det efterfølgende år. Byrådet har på den baggrund behandlet regnskabet for 2003 den 26. maj og den 9. juni Beskrivelse af indstillingen Den 15. august 2004 har Kommunernes Revisionsafdeling fremsendt beretning nr. 105 vedrørende Århus Kommunes regnskab for 2003 inkl. de til beretningerne hørende bilag../. Beretningerne vedlægges til orientering. Bilagene til beretningerne er vedlagt originalsagen og 1

2 elektronisk tilgængelig på sagen. Beretningen samt bilagene hertil er herudover tilgængelige i Håndbøger fra Borgmesterens Afdeling, håndbogen om Økonomi, afsnit 7. Revision. Revisionen er udført i overensstemmelse med reglerne i kommunens revisionsregulativ. Regnskabet, der tidligere har været forelagt byrådet, fremsendes efter gennemgang af revisionen til byrådets endelige godkendelse. Regnskabet skal derefter sendes til tilsynsmyndigheden. I revisionens beretning er anført bemærkninger vedrørende områder, som administreres af Magistratens 1., 2., 3. og 4. Afdelinger../. Magistratsafdelingerne har i relation hertil afgivet vedlagte udtalelser til de af revisionen anførte bemærkninger. I det efterfølgende er Revisionens bemærkninger resumeret og magistratsafdelingernes udtalelser hertil er gengivet efterfølgende: Vedrørende Magistratens 1. Afdeling - Familieafdelingen: 1. Afstemninger af statuskonti: Revisionen anfører, at statuskonti vedrørende Lokalpsykiatri Syd er ikke afstemt. Revisionen anfører endvidere, at man i forbindelse med 2002-revisionen konstaterede, at henlæggelseskonti vedrørende feriegodtgørelse ikke var afstemt, samt at det er oplyst, at kontiene stadig ikke er afstemt, men at dette vil ske i løbet af Magistratens 1. afdeling anfører hertil, at statuskonti vedrørende Lokalpsykiatri Syd ikke er afstemt, at Familiecenter Syd er bagud med opgaven på grund af personaleskift, men at afstemningen vil blive foretaget snarest, samt at Henlæggelseskontiene vedrørende feriegodtgørelse vil blive afstemt i løbet af Vedrørende Magistratens 1. Afdeling - Økonomiafdelingen: 1. Afstemninger af statuskonti: Revisionen anfører, at man i notat vedrørende 2002-regnskabet noterede, at der på en midlertidig konto var en uafklaret post vedrørende betaling til Socialministeriet på kr., at det blev aftalt, at der skulle ske afklaring af beløbet, samt at der ved gennemgang af afstemningerne ultimo marts 2004 stadig ikke var nogen afklaring af beløbet. Revisionen anfører endvidere, at det i forbindelse med eftersyn i december

3 konstateredes, at en Foliokonto ikke havde været afstemt siden februar 2003, men at kontoen nu er afstemt, at det er aftalt, at ikke-indløste checks af ældre dato bliver flyttet fra kontoen, samt at det er oplyst, at en del poster på kontoen fra 2001/2002 vedrørende dagpenge er under afklaring med henblik på berigtigelse. Revisionen anfører endeligt, at en mellemregningskonto vedrørende påligning fra Børn- og Voksensystem er ikke afstemt. Magistratens 1. afdeling anfører hertil, at der på midlertidig konto er en uafklaret post vedrørende betaling til Socialministeriet på kr., samt at dette er korrekt, og at der vil ske afklaring heraf snarest muligt. Magistratens 1. afdeling anfører endvidere, at forretningsgangene vedrørende afstemning af Foliokonti er omlagt, så der foretages afstemning af Foliokontoen løbende hver måned. Magistratens 1. afdeling anfører yderligere, at det er korrekt, at der er sket mindre fejl i dagpengeudbetalinger og tilbagebetalinger/annulleringer i forbindelse med dagpengesystemet i 2001 og 2002, som Økonomiafdelingen er ved at udrede. Der henstår en difference på i alt kr., som vil blive udredt. Magistratens 1. afdeling anfører endeligt, at det påpeges, at mellemregningskonto vedrørende påligning fra Børn- og Voksensystem ikke er afstemt, samt at der hertil skal bemærkes, at denne konto er under afstemning, og afstemningen forventes afsluttet ultimo september Vedrørende Magistratens 1. Afdeling - Arbejdsmarkedsafdelingen: 1. Arbejdsmarkedsafdelingen - Sagsbehandling: Revisionen anfører, at Århus Kommune igennem en årrække har haft få fejl i de sociale sager, men at der i år 2002 var en svag stigning i fejlmængden, som man dog ikke vurderede til at være af et sådant omfang, at det gav anledning til en revisionsbemærkning. Revisionen anfører endvidere, at det for år 2003 er deres samlede vurdering af fejlniveau og typer, at der forekommer for mange fejl for områderne kontanthjælp, aktivering, revalidering, sygedagpenge samt integration. Fejlniveauet er nærmere beskrevet i revisionsberetningen side 44 ff. samt i bilagene 4, 5 og 7. Revisionen anfører konkluderende, at man i dialog med den administrative ledelse 3

4 har vurderet, at baggrunden for den store stigning i fejlniveauet kan skyldes, at sagsbehandlingen ressourcemæssigt blev påvirket af organisationsændringer i år 2003 (herunder flytning af sager), og af at der er indført ny lovgivning på beskæftigelsesområdet fra 1. juli På denne baggrund blev det aftalt, at revisionen i maj måned 2004 skulle foretage en ny gennemgang af sager på arbejdsmarkedscentrene med henblik på at vurdere, om fejlniveauet er mindre nu, hvor organisationen er normaliseret. Det anføres i den forbindelse, at man har foretaget en ekstra sagsgennemgang på arbejdsmarkedsområdet. Denne sagsgennemgang har omfattet i alt 120 sager fordelt på områderne: Kontanthjælp, aktivering og revalidering. Sygedagpenge. Integration Det anføres endvidere, at sagsgennemgangen er foretaget som en normal revision af sagerne, og vedrører udbetalinger fra år 2004 med primær vægt på månederne marts til maj 2004, samt at denne gennemgang viser, at fejlniveauet forsat er for højt. Det anføres endeligt, at på 2 af de 4 arbejdsmarkedscentre er der fra 2003 til 2004 sket en væsentlig bedring, at antallet af fejl med udbetalingsmæssig betydning er faldet og at man kan oplyse, at der er aftalt et undervisningsforløb for medarbejdere på et af arbejdsmarkedscentrene. Det anføres til slut, at det for en god ordens skyld kan oplyses, at der er foretaget berigtigelser vedrørende de konkrete fejl, som man har konstateret ved sagsgennemgangen. Magistratens 1. afdeling anfører hertil: I den egentlige sagsrevision for 2003 konstaterede revisionen, at fejlniveauet er for højt. Dette gav anledning til at lave en supplerende sagsrevision i foråret 2004 for at følge op på, om sagsbehandlingen på en række områder var forbedret. Bevæggrunden for den ekstra revision var den forventning, at 2003 har været et år præget af massive organisationsomlægninger, ny lovgivning og implementering af nyt IT-udbetalingssystem. Alle disse tiltag har tilsammen medført et stort pres på de ansatte, et pres som har haft afsmittende effekter på fejlniveauet. 4

5 Det viser sig til dels at være korrekt, hvilket underbygges af den ekstra sagsrevision, der er foretaget i maj På to af Arbejdsmarkedscentrene er der sket en markant forbedring i sagsbehandlingen fra 2003 til foråret 2004, mens der på to andre centre stadig viser sig at være forskellige problemstillinger. På de to aktuelle centre er der aftalt særlige undervisningsforløb af medarbejdere, med henblik på at rette op på fejlniveauet. Kommunernes Revision rekvireres som konsulenter i forbindelse med disse undervisningsforløb. Som det tidligere er oplyst til Byrådet kan følgende øvrige tiltag med henblik på at styrke sagsbehandlingen nævnes: Undervisningsforløb for medarbejdere både i forbindelse med lovændringer og løbende. (Der udbydes i forvejen en række kurser/oplæg i forbindelse med lovændringer). På integrationsområdet er der i 2004 igangsat en handlingsplan, der bl.a. omfatter kompetenceudvikling for medarbejdere og løbende faglig revision på området. Det forventes, at dette forløb skærper elementerne i myndighedsopgaverne. Kontrolprocedurerne og ledelseskontrollen styrkes. Desuden indføres via Lær af De Bedste projektet løbende statistikker, der viser hvorledes udviklingen går på de enkelte arbejdsmarkedscentre. Centerledelsen har i virksomhedsplanerne ligeledes iværksat forskellige initiativer, der sætter særlig fokus på nogle konkrete områder i de nye beskæftigelseslove. Sidst skal nævnes den ledelseskontrolmulighed, der er indbygget i det nye udbetalingssystem (KMD-Aktiv). Forventningen er derfor at fejlniveauet nedbringes i løbet af 2004 på baggrund af den skærpede fokus på sagsbehandling, sagsstyring og ledelseskontrol. I revisionsberetningens bilag 4, 5 og 7 er resultatet af den i revisionsberetningen resumerede sagsrevision uddybet nærmere. Magistratens 1. Afdeling har som supplement til ovenstående bemærkninger til revisionsberetningen kommenteret bilagenes konklusioner mere uddybende. Der henvises i den forbindelse til bilag 4, 5 og 7 samt til de vedlagte bemærkninger fra Magistratens 1. Afdeling. Det skal bemærkes, at de i revisionsberetningen omtalte problemstillinger tidligere er forelagt 5

6 Byrådet i revisionsberetning 104 Løbende revision af overførselsindkomster i Arbejdsmarkedsafdelingen vedrørende regnskabsåret Delberetning for regnskabsår Denne beretning er efterfølgende blevet fulgt op af en supplerende gennemgang, som danner grundlag for konklusionerne i revisionsberetningen for Gennemfangen viser ifølge revisionen jf. ovenstående bemærkninger, at fejlniveauet fortsat er for højt. Borgmesterens Afdeling tager de initiativer, der er beskrevet af Magistratens 1. Afdeling til efterretning. Århus Kommune skifter fra regnskabsåret 2004 revisions, og Borgmesterens Afdeling vil i forbindelse ved drøftelser af revisionsplanen for 2004 gøre opmærksom på, at der skønnes at være behov for en fortsat opmærksomhed på området. Vedrørende Magistratens 2. Afdeling - Miljøkontoret: 1. Afstemninger af Navision: Revisionen anfører, at Miljøkontoret fra 2002 er overgået til at anvende Navision fuldt ud. Tidligere blev Navision kun anvendt til regningsudskrivning og styring af tilgodehavender. Revisionen anfører hertil: At der ikke har været foretaget fuldstændig afstemning mellem Navision og det centrale økonomisystem, at i forbindelse med den afsluttende revision sommeren 2003 var disse konti endnu ikke afstemt samt at det derfor blev aftalt, at revisionen efter sommerferien skulle udarbejde afstemninger for de pågældende konti. At man har udarbejdet afstemning pr. 24/ Afstemningen viser, at saldoen i Økonomisystemet er ca kr. mindre end i Navision. Der er foretaget fornyet afstemning pr. 30. november 2003 med samme resultat. At man har søgt, at afdække differencen mellem Økonomisystemet og Navision, ved at konferere posteringer i Navision til posteringer i Økonomisystemet, samt at dette arbejde er indstillet på grund af et meget stort antal posteringer, at der ofte ikke er sammenfald mellem datoer i Økonomisystemet og datoer i Navision samt at poster fra Navision bliver samlet i færre poster i Økonomisystemet (meget vanskeligt at parre ) At Miljøkontoret er af den opfattelse, at der ikke er debitorer på forfaldslisten (Navision), hvor der kan være tvivl om korrektheden. Man har derfor anbefalet en metode til med rimelig sikkerhed at fastslå, at Miljøkontorets opfattelse er korrekt. 6

7 At revisionen er af den klare opfattelse, at der under hensyntagen til den store mængde af posteringer, løbende og oftere burde være foretaget afstemninger. Magistratens 2. Afdeling anfører hertil, at Miljøkontoret nu afstemmer løbende og ingen afvigelser har på drifts- anlægs- og rentekonti, at Miljøkontoret i efteråret 2003 indgik en aftale med Kommunernes Revision om assistance i forbindelse med afstemning af kontorets restancekonti, at konklusionen af dette indebar, at Kommunernes Revision anbefalede at bogføre afvigelsen ca kr. i økonomisystemet på funktion 9.15, at posteringen er foretaget 19. maj 2004, at når der er gået 5 år kan saldoen på kontoen afskrives, at denne saldo var konstant i forbindelse med afstemninger foretaget fra september til april 2004, at i forbindelse med efterfølgende afstemninger er der opstået en mindre difference 2.946,00 kr., samt at man på trods af gennemgang af posteringer ikke har kunnet lokalisere differencen. Magistratens 2. afdeling anfører endvidere, at som nævnt i revisionens beretning er afstemningsformen meget tidskrævende, og eftersom det ikke med sikkerhed kan fastslås om den mindre difference, der er opstået på restancekontiene, kan henføres til posteringer af nyere dato, er det kontorets opfattelse, at den månedlige afstemning fortsætter, med speciel fokus rettet på den nuværende difference på 2.946,00 kr., at såfremt differencen er den samme ved regnskabsårets udgang, kan differencen eventuelt afskrives på konto 9.15 på samme måde som tidligere difference, samt at Miljøkontoret i en periode vil foretage afstemning hver uge, for at sikre, at der ikke opstår yderligere differencer. Vedrørende Magistratens 3. Afdeling: 1. Afstemninger af statuskonti: Revisionen anfører, at man i forbindelse med eftersyn på lokalcentre har konstateret, at afstemninger af statuskonti ikke blev foretaget løbende på et par af centrene, samt at det er aftalt med Lokalcentrene, at afstemninger fremover foretages i overensstemmelse med kontrolinstruksen. Revisionen anfører endvidere, at henlæggelseskonti vedrørende feriegodtgørelse ikke er afstemt samt, at der ifølge det oplyste i samarbejde med Borgmesterens Afdeling arbejdes på en afklaring af kontiene. Magistratens 3. afdeling anfører hertil, at i forbindelse med eftersyn på 7

8 lokalcentre har revisionen konstateret, at afstemninger af statuskonti ikke blev foretaget løbende på et par af centrene, at det er aftalt med de pågældende lokalcentre, at afstemninger fremover foretages i overensstemmelse med kontrolinstruksen, samt at det overfor lokalcentrene vil blive pointeret at kontrolinstruksen skal overholdes. Magistratens 3. afdeling anfører endvidere, at revisionen har konstateret at henlæggelseskonti vedrørende feriegodtgørelse ikke er afstemt, at i samarbejde med Borgmesterens Afdeling er der iværksat en afklaring af kontiene, at de nævnte konti er afstemt, samt at udredning af saldi og berigtigelse forventes afsluttet inden udgangen af oktober måned Vedrørende Magistratens 4. Afdeling - Skoleforvaltningen: 1. Afstemninger af statuskonti: Revisionen anfører, at man ikke har fået forelagt en afstemning af balancekontoen vedrørende Århus Kommunes Sprogcenter pr. ultimo regnskabsåret 2003, samt at kontoen udviser en saldo på ,77 kr. Revisionen anfører endvidere, at man har fået oplyst, at saldoen på kontoen pr. 1. juli 2004 er på kr., samt at denne saldo ifølge det oplyste formentlig udgør en reel difference, som muligvis kan være fra tidligere år, idet kontoen ikke har været løbende afstemt. Magistratens 4. afdeling anfører hertil, at kontrollen med betalinger på Sprogcentrets restancekonto er sket via fakturakopier, hvorfor der ikke har været tale om fejlagtige opkrævninger/betalinger som konsekvens heraf, at af samme årsag kan en fejlagtig saldo på restancekontoen tilskrives fejlagtige/manglende registreringer på kontoen. Magistratens 4. afdeling anfører endvidere, at Sprogcenteret har iværksat følgende tiltag for at sikre, at de omtalte forhold bliver løst: Reglerne for registrering på restancekontoen vil blive præciseret, og der vil blive indført løbende kontrol med, at de efterleves og at dette iværksættes straks, samt at restancekontoen vil blive gennemgået med henblik på at afdække fejlagtige/manglende registreringer, således at kontoen kan afstemmes korrekt. Da problemerne som nævnt i revisionsberetningen kan ligge år tilbage, forventes det at være tidskrævende. Arbejdet vil blive igangsat snarest og påregnes afsluttet 8

9 inden udgangen af oktober måned Vedrørende Magistratens 4. Afdeling - Fritids- og Kulturforvaltningen: 1. Afstemninger af statuskonti: Revisionen anfører, at Lønkontoret ikke i forbindelse med uanmeldt kasseeftersyn har kunnet fremlægge aktuel afstemning af statuskonti vedrørende lønforskud (ácontoløn), at kontiene efterfølgende er specificeret og ifølge lønkontoret er der sket en række fejlkonteringer mellem de enkelte konti, samt at man i forbindelse med årsregnskabsrevisionen har fået forelagt afstemning af kontiene, og påset at der er foretaget oprydning på kontiene. Magistratens 4. afdeling anfører hertil, at det skal understreges, at lønkørslerne og personalesagerne højpiroriteres i F&K, men at enkelte afstemningsopgaver af statuskonti i visse perioder har været nedprioriteret, at opgaven dog efterfølgende er højprioriteret, at kontoen er afstemt pr. ultimo regnskabsår 2003 og igen pr. 31/3-2004, at revisionen har fået disse afstemninger forelagt, samt at kontoen vedr. ácontoløn afstemmes fremadrettet kvartalsvis - ligesom der er sket en ledelsesmæssig opfølgning herpå. Ud over ovennævnte områder, hvortil revisionen har afgivet bemærkninger, indeholder revisionsberetningerne en række kommentarer, som har karakter af orientering/anbefaling. De forhold, som har givet anledning til disse kommentarer er afklaret mellem revisionen og den ansvarlige magistratsafdeling. Revisionsberetningerne har været sendt til magistratsafdelingerne til udtalelse/kommentering. Magistratsafdelingerne har i relation hertil afgivet udtalelser til de af revisionen anførte bemærkninger og kommentarer. Disse kommentarer fremgår af de før omtalte og vedlagte udtalelser fra magistratsafdelingerne og det fremgår heraf at de anførte forhold enten er afklaret, eller at der arbejdes på en afklaring heraf snarest muligt. 4. Sammenfattende bemærkninger Det skal bemærkes, at det fremgår af revisionsberetningerne og af kommentarerne hertil fra magistratsafdelingerne, at hovedparten af de forhold, der har givet anledning til en revisionsbemærkning er afklaret medio 2004 eller vil blive afklaret i løbet af efteråret Det skønnes på den baggrund, at de forhold, revisionen har påpeget i revisionsberetningen for 2003 vil være udbedret inden udgangen af 2004 regnskabsåret. 9

10 5. Beslutningspunkter På baggrund af revisionens beretninger vedrørende regnskabet for 2003 indstiller Borgmesterens Afdeling: At: Regnskabet for 2003 godkendes endeligt, idet de påtalte forhold jf. udtalelserne forudsættes udbedret inden udgangen af Louise Gade / Niels Vad Sørensen Bilagsfortegnelse: Beretning nr Revision af regnskabet for året Afsluttende beretning for regnskabsåret Udtalelser fra Magistratens 1. Afdeling. Udtalelser fra Magistratens 2. Afdeling. Udtalelser fra Magistratens 3. Afdeling. Udtalelser fra Magistratens 4. Afdeling. Udtalelser fra Magistratens 5. Afdeling. 10