Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 12. september 2013, kl i Hvidovreparkens Beboerlokale, Hvidovregade 18B, Hvidovre

Transkript

1 #JobInfo Criteria=KABside1# Referat Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 12. september 2013, kl i Hvidovreparkens Beboerlokale, Hvidovregade 18B, Hvidovre Til stede: Mogens Bentzen, Carsten Groth-Rasmussen, Birgit Bilstrup, Hanne S. Hjortby Fra KAB: John Gilbert Nielsen, Thomas Hay, Finn Larsen Afbud: Fravær uden afbud: Lennie Clausen, Rita Sjøberg Madsen Martin Nielskov Indholdsfortegnelse Selskabet Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 18. april 2013 inkl. fortroligt referat Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 6. juni Organisationsbestyrelsens sammensætning Revisionsprotokol Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Ansøgning om tilskud fra arbejdskapital Udbud af rammeaftaler /21

2 9. Aftale om fleksibel udlejning... 8 Sager til orientering Anvisning af hver fjerde bolig via kommunen Lejerbo s tilbud om deltagelse i fællesindkøbsordning Skadesstatistik 2012 fra Willis Servicefradrag til lejere genindførelse af Bolig Jobordningen Lukning af BoligButikken Selskabets økonomiske situation Investeringsforening Beboerklagenævnssager Nyt fra afdelingerne/driften Kommende møder Eventuelt Referat fra mødet evt. fortrolighed Bilag 1: Orienteringsbrev... 4 Bilag 2: Dispositionsfondens dækning af tab fra fraflytning m.v Bilag 3: Bevilgede midler fra selskabets arbejdskapital siden år Bilag 4: Forsikringsstatistik Bilag 5: Oversigt over egen tegningsret Bilag 6: Oversigt beboerklagenævnssager Bilag 7: Aktionslister /21

3 Selskabet 1. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 18. april 2013 inkl. fortroligt referat Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 18. april 2013 inkl. fortroligt referat er udsendt den 25. april at organisationsbestyrelsen godkender referaterne. Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne med følgende bemærkninger til det fortrolige referat: Et medlem af organisationsbestyrelsen har bedt om en oversigt over udbetaling af overarbejde til driftlederassistent for perioden 2010/2011. Dette blev modtaget. Bemærkninger er indsendt af Carsten Groth-Rasmussen den 29. april Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 6. juni 2013 Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 6. juni 2013 er udsendt den 14. juni at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: Mogens Bentzen, formand 2013 Birgit Bilstrup 2013 Lennie Juul Clausen 2013 Carsten Groth-Rasmussen, næstformand 2014 Hanne S. Hjortby 2014 Martin Nielskov 2014 Rita Sjøberg Madsen /21

4 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i protokollen siden sidste møde. Ernst & Young har foretaget en ændring af deres forretningsprofil, der blandt andet indebærer, at kundegruppen Almene Boligselskaber samt Andels- og Ejerforeninger overdrages til firmaet Albjerg. Pia Søndergaard er medejer af Albjerg og de medarbejdere, der hidtil har arbejdet med revision af i Ernst & Young, flytter ligeledes med over i Albjerg. Se bilag orienteringsbrev. Bilag 1: Orienteringsbrev at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og at repræsentantskabet træffer beslutning om valg af revisor. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Meddelelser fra formanden Formand Mogens Bentzen vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Driftsfællesskabet er i gang med etablering af det fælles affaldsprojekt. Projektet kører fint og efter planen. Afdeling Skårupvej har på afdelingsmødet valgt fire nye medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Mogens Bentzen og Carsten Groth-Rasmussen har sammen med forretningsføreren afholdt møde med kommunikationschef i KAB, Anders Tyberg vedrørende boligselskabets hjemmeside. Anders Tyberg fortalte på mødet om KAB s tilbud til boligselskaber og KAB s fremtidsplaner på hjemmesideområdet. 4/21

5 Det er aftalt, at der arbejdes videre med IT konsulent Steen Gasell om drift og udvikling af hjemmesiden. Mogens Bentzen trækker sig som formand for organisationsbestyrelsen på næstkommende repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 6. Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Folketinget vedtog den 14. marts 2013 L 114 Lov om ændring af lov om almene boliger m.v., lov om leje af almene boliger og lov om boligbyggeri. Loven er trådt i kraft 1. april Loven indebærer en anderledes solidarisk fordeling af afdelingernes tab ved fraflytning. Udgifter til uforholdsmæssigt store tab skal fremover dækkes af dispositionsfonden i boligorganisationen. Risikoen for tab er fortsat placeret i afdelingerne. Det er besluttet, at boligorganisationens dispositionsfond skal dække det tab ved fraflytning, der samlet set overstiger 313 kr. pr. lejemålsenhed i en afdeling, og som ikke dækkes af kommunen. Det gælder alle udgifter vedrørende fraflytning: Lejetab, istandsættelse ved fraflytning, inkasso m.v. Med andre ord den samlede fraflytterregning. Beløbet opgøres samlet for en afdeling og ikke pr. sag. Rent praktisk vil afdelingerne have en større udgift end forudsat fra den forhøjede sats til dispositionsfonden opkræves, og frem til ændringerne kan indarbejdes i det kommende budget. Boligorganisationen kan beslutte, om den solidarisk vil dække tab for hele det regnskabsår, hvor 1. april indgår eller kun dække de tab, der er konstateret efter 1. april Afdelingerne modtager refusionen for tab ved fraflytning fra dispositionsfonden i forbindelse med afslutning af regnskabsåret. Beløbet på 313 kr. reguleres én gang årligt. Første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af nettoprisindekset for april Med andre ord ved førstkommende budget derefter. Er der tale om nødlidende boligorganisationer, kan disse hæve satsen pr. 1. april. De pågældende boligorganisationer skal beslutte, om de ønsker at gøre brug af denne fremgangsmåde. Bilag 2: Dispositionsfondens dækning af tab fra fraflytning m.v. 5/21

6 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter, om hele regnskabsperioden skal indgå i beregningen af det tab, der skal dækkes af dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen skal ligeledes beslutte, om det lovpligtige bidrag skal hæves allerede fra 1. april Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og besluttede at hele regnskabsperioden skal indgå i beregningen af det tab, der skal dækkes af dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen besluttede ligeledes, at det lovpligtige bidrag ikke skal hæves fra den 1. april Ansøgning om tilskud fra arbejdskapital Organisationsbestyrelsen behandlede på deres møde den 18. april 2013 en ansøgning fra afdeling Hvidovreparken om tilskud fra arbejdskapitalen. Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet at udskyde behandling af punktet til næste organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen ønskede en principiel drøftelse af, hvorledes midler fra arbejdskapitalen skal anvendes. Organisationsbestyrelsen ønskede til brug for behandling af punktet udarbejdet en opgørelse over tildeling af midler fra arbejdskapitalen fordelt på afdelinger. Ansøgning om tilskud fra arbejdskapital Organisationsbestyrelsen har af arbejdskapitalen bevilget tilskud til udskiftning af asfalt/ trægulv i Hvidovreparken. Saldoen viste pr. 1. juli 2012, kr. Beløbet på kr. er dags dato brugt. Der er i Hvidovreparken behov for udskiftning af yderligere to gulve. Udgiften beløber sig til kr. Bilag 3: Bevilgede midler fra selskabets arbejdskapital siden år 2000 at organisationsbestyrelsen drøfter, hvorledes midler fra arbejdskapitalen skal anvendes, og at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om bevilling af yderligere kr. til udskiftning af asfalt/trægulve i Hvidovreparken. Organisationsbestyrelsen drøftede principperne for anvendelse af midler fra arbejdskapitalen og traf beslutning om følgende formulering: 6/21

7 Midler fra arbejdskapitalen skal som udgangspunkt anvendes til afholdelse af ekstraordinære udgifter, der ikke kan henføres til almindelig drift og vedligeholdelse Organisationsbestyrelsen besluttede at bevilge yderligere kr. til udskiftning af asfalt/trægulve i Hvidovreparken. 8. Udbud af rammeaftaler Baggrund Når en boligorganisation skal have udført rådgivning på en renoverings- eller nybyggeri opgave, skal udvælgelsen af rådgiveren følge nogle nærmere fastsatte udbudsbestemmelser. 1. Udgør det forventede honorar under kr. ekskl. moms, kan opgaven kontraheres uden udbud 2. Udgør det forventede honorar imellem kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter nationale bestemmelser fastlagt i tilbudsloven 3. Udgør det forventede honorar mere end kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter EU s udbudsdirektiv Både et nationalt udbud (efter tilbudsloven) og et EU udbud er kompliceret og tager ofte op til 3-4 mdr. at gennemføre. Det er muligt at indgå rammeaftaler med en række rådgiverfirmaer, hvor hele den tidskrævende procedure med annoncering, prækvalifikation og udvælgelse foretages en gang for alle. Når der så skal bruges en rådgiver til en konkret sag, sker dette ved et såkaldt miniudbud blandt de parter, der er indgået rammeaftale med. Dette udbud kan gennemføres på ca. 1-2 uger. Fordelen er naturligvis den tidsmæssige besparelse, men også det, at et miniudbud kan gennemføres for ca kr. ekskl. moms mod normalt kr. ekskl. moms for et traditionelt EU- udbud af rådgivning. Kategorier En lang række af boligorganisationer har igennem de sidste fire år haft rammeaftaler indenfor følgende kategorier: 1. Totalrådgivning ved nybyggeri 2. Totalrådgivning ved renovering 3. Totalrådgivning ved mindre renoveringer 4. Bygherrerådgivning 7/21

8 Disse aftaler løber ud med udgangen af Derfor planlægges nu et fornyet udbud, hvor alle boligorganisationer indbydes til at deltage. Aftalerne indgås for en fireårig periode med start primo Deltagelse og betaling Vi opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet og dermed få så stor en potentiel opgaveportefølje som muligt, da det vil give de bedste betingelser og priser. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: 1. En engangsudgift på kr. inkl. moms for boligorganisationer, der allerede er omfattet af de nuværende rammeaftaler 2. En engangsudgift på kr. inkl. moms for boligorganisationer, der ikke er omfattet af de nuværende rammeaftaler Hertil kommer, at når den enkelte rammeaftale aktiveres ved et miniudbud, vil dette jf. KAB s prisblad pt. koste kr. inkl. moms for hvert udbud. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i organisationsbestyrelsen inden 1. december at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte. Organisationsbestyrelsen besluttede at deltage i det fælles udbud. 9. Aftale om fleksibel udlejning Formanden for organisationsbestyrelsen Mogens Bentzen har fremsat forslag om indførelse af fleksible udlejningsregler for. Boligorganisationen kan sammen med kommunen aftale, at boligerne udlejes efter reglerne om fleksibel udlejning. Principielt kan alle boliger udlejes efter reglerne om fleksibel udlejning, og ordningen er tænkt som et instrument i problemramte boligafdelinger, hvor man på den måde får mulighed for at påvirke beboersammensætningen ved at tiltrække mere ressourcestærke boligsøgende. Det er boligorganisationen, der sammen med kommunen beslutter, hvilke grupper der skal have fortrinsret til boligerne. Der er i princippet ingen begrænsninger for, hvilke grupper der 8/21

9 kan gives fortrinsret, men der må ikke diskrimineres efter f.eks. etnisk oprindelse, tro eller lignende. Aftaler om fleksibel udlejning skal tages op til revision senest fire år efter aftalens indgåelse, og aftalen skal offentliggøres af kommunen. Den 3. juni 2013 blev der afholdt møde med Hvidovre Kommune vedrørende indførelse af fleksible udlejningsregler i. På mødet deltog fra boligorganisationen, Mogens Bentzen og fra KAB, John Gilbert Nielsen. På mødet blev der drøftet følgende kriterier: - Unge i kommunen, der ønsker at flytte hjemmefra for første gang og er under uddannelse, eller har arbejde. - Personer over 55 år, der bor i kommunen og som i tide ønsker at flytte til en bolig, der er mere ældreegnet. - Borgere i kommunen, der på grund af skilsmisse, herunder brudt parforhold har brug for en bolig. - Boligsøgende, der generelt kan medvirke til at styrke beboersammensætningen ved at have en fast tilknytning til arbejdsmarked, og som ønsker at flytte til kommunen. at organisationsbestyrelsen drøfter indførelse af fleksible udlejningsregler og træffer beslutning om, hvilke kriterier organisationsbestyrelsen ønsker skal indgå i en aftale med Hvidovre Kommune. Organisationsbestyrelsen drøftede indførelse af fleksible udlejningsregler i boligselskabet og besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe, der arbejder videre med formulering af forslag til kriterier for fleksibel udlejning. Arbejdsgruppen består af Mogens Bentzen, Birgit Bilstrup og Hanne S. Hjortby. Forretningsfører John Gilbert Nielsen og udlejningschef Finn Larsen deltager i udvalgets møder. Sager til orientering 10. Anvisning af hver fjerde bolig via kommunen Organisationsbestyrelsen udtrykte på deres møde den 18. april 2013 utilfredshed med KAB's tildeling af hver fjerde bolig til anvisning i kommunen. 9/21

10 Organisationsbestyrelsen ønskede på den baggrund en redegørelse for KAB's tildeling af hver fjerde bolig til anvisning i kommunen. På mødet vil udlejningschef Finn Larsen deltage og redegøre for reglerne om tildeling af hver fjerde bolig til anvisning i kommunen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: På mødet blev det aftalt, at Finn Larsen tager kontakt med Hvidovre Kommune med henblik på at afstemme oplysninger om kommunale anvisninger. Organisationsbestyrelsen vil efterfølgende blive orienteret. 11. Lejerbo s tilbud om deltagelse i fællesindkøbsordning Boligorganisationen Lejerbo har skrevet til alle almene boligorganisationer og tilbudt dem at deltage i Lejerbo s fællesindkøbsordninger. Fællesindkøbet skal organiseres ved at etablere en indkøbsportal med navnet Almen Indkøb. Det er gratis at tilmelde sig initiativet, men Lejerbo opkræver 3 % af omsætningen på fællesindkøbsaftalerne fra leverandørerne til dækning af deres udgifter. KAB har takket nej til Lejerbo s tilbud. KAB modtager løbende en stor mængde henvendelser fra potentielle leverandører og virksomheder, som ønsker vores deltagelse i forskellige typer indkøbssamarbejder, webportaler og lignende. Vi tager alle henvendelser seriøst, og hvis vi vurderer, at de rummer reel værdi for de administrerede boligorganisationer, indleder vi et samarbejde. Normalt informeres boligorganisationerne ikke om afviste henvendelser. Da Lejerbo er en branchekollega, informeres der her om baggrunden for, at der er takket nej til tilbuddet. Baggrunden for afslaget er, at KAB allerede i dag tilbyder lignende fællesindkøbsordninger som en del af vores almindelige administration. Et tilbud, der ikke betales ekstra for. Lejerbo nævner i det udsendte materiale fælles elindkøb, udbud af entrepriser og fælles rengøringsudbud, som allerede tilbydes i KAB regi i dag samt fælles indkøb af håndværkerydelser, som vi arbejder på at kunne tilbyde indenfor en overskuelig fremtid. 10/21

11 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Skadesstatistik 2012 fra Willis Forsikringsskader i boligorganisationen behandles af KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der forestår kontakten til forsikringsselskabet. Willis udarbejder hvert år en statistik over boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken giver et overblik over de typer af skader, der har været i den forudgående 5-årige periode og omkostningerne til udbedring af disse. Statistikken kan være et nyttigt redskab i relation til at give et overblik og dermed forebygge nye skader. Statistikken vedlægges som bilag Forsikringsstatistik KAB kører i projekt Tryg Bolig bl.a. med henblik på reduktion af forsikringsskaderne. De første positive resultater er begyndt at vise sig i 2012 og forventes at være endnu tydeligere i Bilag 4: Forsikringsstatistik 2012 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: På mødet blev det aftalt, at forretningsføreren undersøger opgørelsesmetoden vedrørende skadestatistik antal pr. år. Forklaring på opgørelsesmetode vedrørende skadesstatistik: Antal skader pr. år. opgøres som antal anmeldelser af skader og opgøres ikke pr. bolig. Forsikringsselskabet har særskilt ønsket, at anmeldelser samles, således at de ikke modtager en anmeldelse pr. bolig. På mødet blev det aftalt, at driftschefen undersøger, om der har været gennemført Tryg Bolig gennemgang i alle afdelinger. Organisationsbestyrelsen vil efterfølgende blive orienteret. 11/21

12 13. Servicefradrag til lejere genindførelse af Bolig Jobordningen Folketinget har vedtaget L 216, som genindfører Bolig Job-ordningen med virkning fra 1. januar 2013 til 31. december Beboere i lejeboliger kan derved fortsat benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Skattefradraget gives som et såkaldt ligningsmæssigt fradrag på maksimalt kr. årligt pr. person, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt kr Servicefradraget blev i første omgang igangsat som en konsekvens af Folketingets Bolig Jobordning i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december Ordningen er nu som led i Regeringens Vækstplan DK genindført for en to- årig periode i 2013 og 2014 og fungerer med tilbagevirkende kraft i Ordningen udvides samtidig til at omfatte sommer- og fritidshuse. Herudover er ordningen genindført efter uændrede vilkår. Fradraget gives for udgifter, der er betalt og dokumenteret til arbejdsløn til hjælp og istandsættelse i hjemmet og gives fortsat ikke til materialeudgifter. Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at arbejdet er udført i perioden 1. januar 2013 til og med 31. december 2014 modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres arbejdet er udført af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v. af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A) Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. 12/21

13 - når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse - almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren Udgifter, der afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren Istandsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og cvr-nummer eller cprnummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Lukning af BoligButikken På baggrund af en indstilling fra BoligButikkens bestyrelse blev det på BoligButikkens ordinære generalforsamlingen den 23. maj 2013 besluttet at lukke BoligButikken beliggende på Københavns Hovedbanegård. BoligButikken forventes afviklet med udgangen af BoligButikken blev stiftet i 1997 af en række københavnske boligorganisationer. Formålet med BoligButikken har været at rådgive boligsøgende om deres muligheder for at få en almen bolig i det storkøbenhavnske område og gennem BoligButikken at lade sig opnotere på boligorganisationernes ventelister. 13/21

14 Medlemmer i BoligButikken er KAB, fsb, 3B, AAB, Domea og Boligkontoret Danmark. KAB er tilknyttet BoligButikken med ca boliger og er dermed den største indskyder af boliger i fællesskabet. Baggrund for lukning Beslutningen om lukning af BoligButikken skyldes en række af faktorer. For det første er det aldrig lykkedes at få alle boligorganisationer i Storkøbenhavn med i samarbejdet. For det andet har boligorganisationerne udviklet sig forskelligt gennem årene, og det har ikke været muligt at videreudvikle BoligButikken til en fælles udlejning med ens gebyrer. For det tredje er der indgået mange aftaler om fleksibel anvisning, der gør det svært for BoligButikken at yde den samme gode service, som boligorganisationerne gør. Endvidere står BoligButikken over for en større tilpasning af it-systemerne og dermed over for en betydelig investering, for at kunne overføre data mellem BoligButikken og boligorganisationerne i en tilstrækkelig kvalitet. I regi af Landsbyggefonden pågår nu en relancering af netportalen Danmark Bolig. Med portalen har boligsøgende mulighed for at finde boliger hos samtlige boligorganisationer i såvel hovedstadsområdet som hele landet. Dette er en væsentlig forbedring i forhold til BoligButikkens tilbud, hvor ikke alle boligorganisationer er repræsenterede. De beløb, boligorganisationerne har indskudt i BoligButikken som ansvarlig kapital, forventes på nuværende tidspunkt udbetalt fuldt ud, men den endelige opgørelse afventer dog, at likvidationen af BoligButikken er gennemført. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Selskabets økonomiske situation Arbejdskapital Arbejdskapitalen står til rådighed for boligorganisationen som likvid pengebeholdning, dels til diverse udlæg, dels til opstart af projekter, til imødegåelse af tab og tilskud til afdelingerne. Der er ikke fastsat specifikke regler for arbejdskapitalens anvendelse, men det er forudsat, at dens midler anvendes inden for almenboliglovens rammer. 14/21

15 Arbejdskapitalen opbygges ved overførsel af boligorganisationens drift. Boligorganisationen kan endvidere vælge, at boligafdelingerne skal indbetale bidrag til arbejdskapitalen. Bidragene kan årligt højst udgøre 155 kr. pr. lejemålsenhed, indtil arbejdskapitalen i likvide midler for boligorganisationen som helhed udgør kr. pr. lejemålshed (2013-tal). Disponeret beløb i henhold til regnskab Bevilgede, ikke udbetalte tilskud Saldo pr Henlagt 2012/2013 Anvendt 2012/2013 Saldo pr Hvidovreparken; asfalt/trægulv Baunevangen tilskud Hjemmeside Storskraldsplads Lejlighedssammenlægning Hvidovreparken Advokatsalær i fraflytter sag I alt s arbejdskapital udgør herefter pr. 30. juni 2013, kr. Den disponible del er på kr./1.506 kr. pr. lejemålsenhed. Der tages forbehold for de oplyste beløb, indtil endeligt regnskabsresultat pr. den 30. juni 2013 kendes. Dispositionsfonden Dispositionsfondens midler udgør en særlig sikkerhedskapital, der skal anvendes som stødpude over for eventuelle uforudsete begivenheder. Afdelingerne er lovmæssigt forpligtiget til at indbetale et bidrag, der udgør 549 kr. pr. lejemål årligt, indtil dispositionsfonden samlet set udgør kr. pr. lejemålsenhed (2013-tal). Hvis dispositionsfondsmidler bringes under dette beløb, skal beboerne indbetale til dispositionsfonden. s dispositionsfondsmidler, pr. 30. juni 2013, udgør kr., den disponible likvide del er på kr./9.848 kr. pr. lejemålsenhed. Der tages forbehold for de oplyste beløb, indtil endeligt regnskabsresultat pr. den 30. juni 2013 kendes. Egen trækningsret Trækningsretten er en slags opsparingskonto, som 60 % af boligafdelingernes pligtmæssige bidrag i form af A eller G bidrag overføres til. Fra trækningsretten ydes tilskud til maksimalt 2/3 af udgifter til forbedringsarbejder. s trækningsret, pr. 12. september 2013, udgør kr. 15/21

16 Bilag 5: Oversigt over egen tegningsret Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: Baunevangens tilskud på kr. blev reserveret til indkøb af IT, der er kun forbrugt kr. Beløbet blev afholdt af konto i boligorganisationen. Der overføres kr. fra arbejdskapital til konto i boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der bevilges yderligere kr. af arbejdskapitalen til storskraldsplads, således det samlede beløb udgør kr. Tilskud til advokatsalær i fraflytningssag vil blive trukket i arbejdskapitalen i henhold til den aftale, der er indgået mellem KAB og boligorganisationen. På mødet blev der stillet spørgsmål til oversigten over egen trækningsret vedrørende afregning af tilskud med Landsbyggefonden. I oversigten fremgår, at der endnu ikke er afregnet tilskud i sager, der har været afsluttede i ca. 1½ år. Det blev aftalt, at forretningsføreren undersøger sagen. Forklaring på spørgsmål vedrørende egen trækningsret: Hvidovreparken: Individuelle moderniseringer kr. er nu hjemtaget fra Landsbyggefonden. Baunevangen: Ændring af varmesystem til fjernvarme kr. er først godkendt i Hvidovre Kommune den 19. august Forventes hjemtaget i Landsbyggefonden inden udgangen af september Baunevangen: Individuelle moderniseringer kr. Sagsbehandlingen er endnu ikke afsluttet og derfor ikke hjemtaget fra Landsbyggefonden. 16. Investeringsforening har indskudt en relativ stor andel af afdelingernes opsparede midler i investeringsforeningerne i KAB-fællesskabet. De tre investeringsforeninger administreres af hhv. Danske Capital, SEB og Nykredit, og forretningsføreren foretager løbende vurdering af, hvor meget der kan indskydes, og hvordan fordelingen skal være mellem de tre investeringsforeninger. 16/21

17 har i februar 2013 foretaget indskud i Nykredit Portefølje for i alt 7,6 mio. kr., og det er i øjeblikket ikke aktuelt at indskyde yderligere. Som det fremgår af nedenstående tabel, så har der indtil videre i 2013 desværre været tab på investeringsforeningerne. Vi har dog stadig forhåbninger om, at afkastet for hele 2013 vil komme over +0,4 %, som er den rente vi p.t. får af bankindestående. Det skal i denne forbindelse nævnes, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end at have pengene stående i banken set over en længere periode. Vi er derfor fortrøstningsfulde, men følger også udviklingen nøje. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 16. aug (kurs 100) Indre værdi 31. dec Indre værdi 16. aug ,80 105,32 SEB ,67 105,54 Nykredit Port ,87 107,15 Værdiudvikling hidtil ,48 %- point -1,13 %- point -0,72 %- point Værdiudvikling hele ,63 %-point 4,16 %-point 5,32 %-point Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Beboerklagenævnssager Der vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 6: Oversigt beboerklagenævnssager 17/21

18 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: KAB vil fremadrettet sikre, at afdelingsformænd får tilsendt kopi af beboerklagenævnssag, i forbindelse med at sagen rejses og afgøres. 18. Nyt fra afdelingerne/driften Generelt Punktet nyt fra afdelingerne/driften vil for fremtiden indeholde en orientering om generelle emner for boligorganisationen, så som personalesituationer osv. Emner, der vedrører de enkelte afdelinger vil fremgår af aktionslister, som vedlægges som bilag. Ejendomskontoret i Hvidovreparken, Baunevangen og Baunevangens Ældreboliger Driftsleder Gerd Wegener skal, som planlagt, deltage i kursus omhandlende ledelse i dagligdagen. Kurset var først planlagt til starten på året, men blev flyttet til senere grundet manglende tilmeldinger. Første kursusdag bliver den 5. september 2013, og fordeler sig over fem dage frem til maj Gerd har haft et længere sygdomsforløb, men er nu tilbage med fornyet energi. Driftslederassistent Kim Hoffmeister har gennemført kurset Syn af boligen Drift og vedligehold samt rekvisitionssystem og Grundlæggende funktioner i KABAS og er i den forbindelse rustet til at varetage driftslederopgaver på kontoret. Kim har yderligere varetaget opgaverne på ejendomskontoret i Gerds fravær, uden væsentlige problemer. Driftsfællesskabet har vedtaget, at der skal udarbejdes arbejdsplaner for personalet. Driftschef Thomas Hay har tidligere lavet udkast til disse, der er blevet godkendt på formandsdriftsmøde. Arbejdsplanerne er nu færdige og klar til ibrugtagning. Driftschefen orienterer driften, og sætter personalet ind i, hvordan de skal bruges. Arbejdsplanerne skal bruges som et styringsværktøj for ejendomsfunktionærernes daglige arbejde. Driftschefen har, i samarbejde med forretningsføreren, været i gang med en proces for at nedbringe overarbejdet på ejendomskontoret. Overarbejdet er nedbragt til et minimum, dog 18/21

19 er der forekommet noget overarbejde i Kims ferieperiode. Baunevangens Ældreboliger I forbindelse med sagen om byggesvigt er der efterfølgende fremkommet en regning på 4.521,88 kr. Denne er blevet medtaget i udgifterne betalt af KAB. Forsøget med blafrende undertag forventes evalueret ultimo august eller primo september Der tages derefter stilling til det efterfølgende forløb. Ejendomskontoret Skårupvej Driftsleder Kim Pedersen klarer det stadig godt på Skårupvej. Der har tidligere på året været en ubehagelig episode med en beboer på ejendomskontoret. Kim er dog tilbage uden mén. Afdelingsbestyrelse i Skårupvej Den forhenværende bestyrelse i Skårupvej har trukket sig grundet interne uoverensstemmelser. Der blev derfor indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den 1. juli 2013 med henblik på valg af ny bestyrelse. Ved afdelingsmødet blev der valgt fem medlemmer, som forretningsordenen foreskriver. Den nye formand for bestyrelsen er Anja van Den Bosch. Affaldsprojekt Peter Nybom fra KAB s Byggesupport er projektleder på Affaldsprojektet. Projektet har været i udbud, og vinderen blev Miljøkoncept. Projektet er opstartet og forventes færdigt primo november Under udførelsen vil der være løbende møder med projektleder, følgegrupper og Miljøkoncept. Antenneforeningen YouSee leverer nu signal til Hvidovreparken, Baunevangen og Baunevangens Ældreboliger. YouSee har ikke leveret den forventede service i form af information til beboerne. Der har yderligere været nogle signalforstyrrelser. Information er ikke kommet ud rettidigt, hvilket også har medført en større samlet regning til beboerne, som ellers skulle være delt op i mindre bidder. Driftschefen tager kontakt til YouSee, og beder om en forklaring. Hvidovreparkens Børneinstitution Driftschefen har foreløbig afholdt to møder med kommunen vedrørende de trafikale problemer. Det er aftalt med kommunen, at de undersøger mulighederne for at flytte den indhegnede skraldeordning ved gavlen på børneinstitutionen ud til MBA, ved at inddrage et hjørne af deres grund, for at etablere flere p-pladser. 19/21

20 Denne løsning er sket på baggrund af et kompromis, da kommunen ikke kunne imødekomme driftschefens ønske, om at de skulle etablere deres egen vej langs gavlen ud til MBA. Man kunne på den måde adskille trafikken helt. Der afventes nu et projektforslag med den økonomiske ramme fra kommunen. Kommunen har dog meddelt at en omlægning af arealerne tidligst vil finde sted medio Bilag 7: Aktionslister Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: Baunevangens Ældreboliger: Udendørsbelysning: Aftalt at driftschefen iværksætter undersøgelse af, om der er fejl på elnettet i ældreboligernes udendørsbelysning. Blafrende undertage: Forsøget med løsning af de blafrende undertage er afsluttet, og resultatet er positivt. Det blev aftalt, at driftschefen iværksætter blafresikring af de øvrige tage. Frostsikring af rør i udhuse: Driftschefen oplyste, at de rør, der har været under overvågning, ikke har været under frysepunktet, og det kan være et åbent skab, der er årsag til frostsprængning. Aftalt at driftschefen nøje følger sagen. Varmeunit: Medlem af organisationsbestyrelsen rejste kritik af KAB s rådgivning i forbindelse med bygning af ældreboliger. Kritikken omhandler, at ældreboligernes varmeunit allerede er udtjente og står for en udskiftning. Aftalt at medlemmet fremsender kritikpunkter til forretningsføreren, som videreformidler kritikken til byggedirektøren i KAB. Driftschefsbetjening: Driftschefen oplyste, at han på nuværende tidpunkt har forbrugt 85 % af driftschefstimerne for perioden 1. januar 2013 til 31. december Hvilket betyder, at der kan være opgaver, der må udskydes. Det blev drøftet, om der er opgaver, der kan overlades til driften. Det blev aftalt, at driftslederassistenten fremadrettet deltager i følgegruppen vedrørende storskraldspladsen. 20/21

21 19. Kommende møder Kombineret organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde torsdag den 28. november 2013, kl i Baunevangens Beboerlokale. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der afholdes julefrokost lørdag den 23. november 2013 i Skårupsvejs lokaler. 20. Eventuelt Det blev aftalt, at KAB undersøger, om der er behov for at hæve indskuddet ved indflytning, således der er sammenhæng mellem indbetalte indskud og udgifter ved fraflytning. Beslutning om hævelse af indskud omfatter kun nye indflyttere. 21. Referat fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 21/21