HR er dog ved at udarbejde forskellige vejledninger, som udsendes inden sommer.

Transkript

1 Institutledelsesmøde Den 26. marts 2015 Kl KOP seminarrum REFERAT Deltagere: Ann Wenzel, Bente Nyvad, David Kraft, Dirk Leonhardt, Dorte Haubek, Ellen Frandsen Lau, Eva Karring, Flemming Isidor, Helle Tolboe, Jan Tagesen, Kaja Torjusen, Lene Baad-Hansen (i stedet for Peter Svensson), Lise-Lotte Kirkevang (i stedet for Ann Wenzel), Mariann Bøje, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Vibeke Bælum Gæster: Alev Gencay Abde, Pia Lind Lunau Kristensen og Christina Rasmussen (punkt 1) Afbud: Ann Wenzel, Jan Tagesen, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Dirk Leonhardt Referent: Winnie Friis Johnsen David Kraft måtte gå kl , Dorte Haubek kl Dato: 26. marts 2015 Ref: 1. Sygefravær og refusion Alev Gencay Abde fra Personalejura og Pia informerede om den nye sygedagpengereform, som har store økonomiske konsekvenser for Aarhus Universitet som arbejdsgiver. Den mest afgørende ændring er, at de 52 uger, som arbejdsgiveren tidligere kunne få refusion ved sygdom, nu er beskåret til 22 uger, hvorefter kommunen skal vurdere, om der fortsat kan gives refusion. Side 1/5 Ændringen stiller krav til lederne om at være på forkant med situationen i forbindelse med langtidssygemeldte medarbejdere. Den tidlige indsats er vigtig, og arbejdsgiveren er forpligtet til at indkalde til en sygefraværssamtale i 4. uge. Lederen får automatisk en alarm i AUHRA, når det er tid at indkalde til sygefraværssamtale. Der er ikke pt. nogen fast model for sygefraværssamtalen, men på linket her kan hentes inspiration til spørgsmål: oe/au_anbefalinger_og_nyheder/sygefravaerssamtaleskema_kawo_ do cx HR er dog ved at udarbejde forskellige vejledninger, som udsendes inden sommer. I forhold til kortere sygdomsforløb kan den såkaldte paragraf 56-aftale benyttes. Denne aftale kan bruges i tilfælde af kronisk sygdom, der giver mere end 10 sygedage inden for et år (f.eks. migræne). I denne situation kan arbejdsgiveren få refusion fra første sygedag. Institut for Odontologi Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: Fax: odont@au.dk odontologi.au.dk/

2 Med henblik på at afklare, hvilke opgaver den sygemeldte eventuelt ville kunne varetage under sygdommen, kan der udarbejdes en mulighedserklæring, eller der kan laves en fastholdelsesplan, der kan danne grundlag for oprettelse af et fleksjob, hvis det bliver aktuelt. Side 2/5 Under alle omstændigheder er det vigtigt, at arbejdsgiveren kan dokumentere en tidlig indsats også i tilfælde at, at der i sidste ende ikke er anden udvej end en afskedigelse. Bente mente, det er et stort ansvar at skulle varetage sygefraværssamtaler især når man som leder for små enheder ikke har rutine i/er fortrolig med denne opgave. Alev og Pia mindede om, at de stod til rådighed med vejledning og støtte. Mariann tilbød også sparring i konkrete tilfælde. Ellen takkede for et meget oplysende oplæg fra Alev og Pia og opsummerede: Vi skal være tidligt ude; vi ser frem til at få en køreplan ; og indtil da hjælper vi hinanden. Slides/ notat fra Alevs og Pias gennemgang vedlægges referatet. 2. Opfølgning på beslutninger fra foregående institutledelsesmøde Der var ingen bemærkninger til punktet. 3. Strategiske satsninger: Input til universitetsledelsen Institutledelsen drøftede de udsendte forslag til prioriteringer og strategiske satsninger for 2015 og 2016, som instituttet skal indmelde til fakultetet den 27. marts. Instituttets input vil blive behandlet på et møde i fakultetsledelsen i maj og af universitetsledelsen i juni. Institutledelsen fokuserede primært på 2015-forslagene, mens der var enighed om at holde sig til mere simple indmeldinger for Ellen fortalte om de forslag, der var blevet nævnt på Institutforummødet den 25. marts. Her var blandt andet stillet forslag om at se på optagelsesproceduren (f.eks. overveje optagelsesprøve) med henblik på at få studerende ind, der har de bedste forudsætninger for at gennemføre studiet. Institutledelsen besluttede dog at vente med dette.

3 Overordnet set var holdningen, at instituttet skulle melde input ind, der kan leveres på; at der skulle satses på at sikre, fastholde og konsolidere eksisterende aktiviteter samt fokusere på instituttets myndighedsbetjening. Side 3/5 Desuden var der en bekymring om ressourcer i forbindelse med flere af de nævnte forslag, som i den aktuelle pressede situation virkede ambitiøse. F.eks. frygtede Bente, at e-læring var en stor mundfuld lige nu, og Flemming mente, det kunne være svært at købe sig til programmer, IO kan bruge. Det blev derfor besluttet at lægge e-læring ind under dyadetræning for at nedtone det som et indsatsområde og ikke love for meget. Punktet om mediedækning under Viden/ 2015 blev slettet, og der blev ændret i formuleringen på flere af de andre forslag. Der var en del diskussion om instituttets planer angående professorater, men det blev besluttet pt. at satse på lektorater og til gengæld skabe grundlag for, at det kan føre til kvalificerede ansøgere til professoraterne i løbet af nogle få år. Et væsentligt mål for 2016 er, at alle ph.d.-studerende skal søge eksterne forskningsmidler. Afslutningsvist blev forslag til, hvilke styrker instituttet skal fremhæve, diskuteret. Ellen fortalte om Institutforummets forslag: Mange publikationer for få penge IO uddanner tandlæger til Vestdanmark (den lokale forankring er vigtig) Stærkt internationalt forskningsmiljø Topmoderne klinikker Tæt relation mellem forskning og undervisning Der var enighed om, at det var gode forslag. Ellen sammenskriver på baggrund af drøftelserne på mødet den endelige indmelding, og de færdige notater udsendes sammen med referatet. 4. Ny studieordning og akkreditering Eva orienterede om status og baggrunden for arbejdet med den nye studieordning og den forestående akkreditering. Instituttet har besluttet at lade sig akkreditere i efteråret Der skal laves en redegørelse i forbindelse hermed.

4 Tidsplanen for arbejdet med den nye studieordning blev gennemgået, og arbejdsindsatsen/ involveringen fra fagområderne blev drøftet. Side 4/5 Forskellige aspekter, som den nye studieordning gerne skal håndtere, blev nævnt, herunder: Der er blevet for stor tyngde på 5-6 semester, mens 1-2 semester er for lette Der ønskes mulighed for bevægelighed for bachelorer mellem Aarhus og Københavns tandlægeskoler Farmakologi skal op på kandidatuddannelsen Institutledelsen besluttede at bakke op om den fremlagte tidsplan, således at den nye studieordning kan træde i kraft ved semesterstart september Meddelelser 1. Opgørelse over IO s publikationer i 2014 Bilag Rubens Spin-Neto ph.d. forsvar Dimission kl. 9 i universitetets aula. Freddie Lisbjerg, formand i Tandlægeforeningen, er festtaler. 4. Fra fakultetsledelsen: Universitetsledelsen har tiltrådt en indstilling om ny standard for brugernavne til IT-systemer. Baggrunden for ny standard for brugernavne er, at medarbejdere og studerende har et stort ønske om at få reduceret antallet af brugernavne til login i AU s IT-systemer. Dette nødvendiggør, at hver person tildeles et brugernavn, der er unikt på tværs af AU s ITsystemer. Udviklingsarbejdet starter nu og implementering begynder i efteråret 2015 startende med nye medarbejdere. Den nye standard for brugernavne vil have stor betydning for at kunne gennemføre de planlagte tiltag til forenkling af blanketsystemerne ved ansættelse og afskedigelse af medarbejdere for indførelse af digital eksamen. Ellen kommenterede enkelte meddelelsespunkter og orienterede desuden om: Institutlederopslaget: Der er nedsat et ansættelsesudvalg og en rådgivningsgruppe. Ansættelsesudvalget består af: Allan Flyvbjerg, dekan, Health (formand) Ole Steen, prodekan for forskning Paolo Cattaneo, viceinstitutleder, Odontologi Christian Lindholst, institutleder, Retsmedicin Anne B. Christensen, viceskoleleder, SKT Mariann Bøje sekretariatsleder Birgit Honoré, HR-partnerchef, Administrationscenter Health

5 Rådgivningsudvalget består af: 2 VIP (Dorte Haubek, Lise-Lotte Kirkevang) 1 TAP (Kaja Torjusen) Studerende Rikke Eltved Side 5/5 Den udsendte opgørelse over annuum: Laboratorierne er opdelt i 3 grupper på baggrund af diskussion i det daværende fagråd sommeren 2014: De våde på 2. etage, billedhåndtering (IT-programmer) og patientlaboratorier. Ansøgningsfristen til Tandlægeforeningens fonde er tæt på. Pt. søger kun OSK (=tidligere KOF). Ellen indskærpede vigtigheden af, at IO søger disse fonde, da det er her, instituttets chancer er bedst. Paolo følger op med det samme, så flere når at søge, inden fristen udløber.