1. Bemærkninger til dagsorden. 2. Konstituering af LSU a. Præsentation af medlemmerne b. Vedtagelse af forretningsorden c. LSU-møder resten af året

Transkript

1 Møde den: 24. maj 2012 kl Mødelokale 215, Katrinebjergvej 89F LSU Planlægning REFERAT Til stede: Søren Trangbæk (formand), Søren Harbo Jensen (næstformand), Gitte Ditlefsen, Erling Hyldig, Henrik Normann Jørgensen, Søren Lundgaard Lauersen, Jens Faster, Lars Mitens, Ingelise Hosszu, Bent Lorenzen Referent: Helle Dahl (HR-partner) 1. Bemærkninger til dagsorden Dato: Sagsnr.: Ref: Helle Dahl Side 1/7 2. Konstituering af LSU a. Præsentation af medlemmerne b. Vedtagelse af forretningsorden c. LSU-møder resten af året 3. Orientering fra formand og næstformand a. Informationsniveau b. Organisationsafklaring c. Fremtidig fysisk placering - flytteplaner/hjemmearbejdsplads (bilag 1) 4. Vagtskemaer for betjente og ejendomsserviceteknikere 5. Brug af mobiltelefoner 6. Lærlinge Ejendomsserviceteknikere 7. Kurser 8. Budget Eventuelt Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Side 2 af 7 Ad 1 Godkendelse af dagsorden Af yderligere punkter til dagsordnen ønskes: - Parkeringsforhold - Kapsejllas - APV Herefter godkendes dagsordnen. Ad 2 Konstituering af LSU a) Præsentation af LSU b) Forretningsordnen gennemgås og tilføjes enkelte ændringer. Den reviderede udgave af forretningsordnen følger referatet. c) LSU-møder resten af året planlægges så vidt muligt til afholdelse samme uge som LSU-møderne for Økonomi. Der er foreslået følgende tidspunkter: 27. august 2012 kl november 2012 kl januar 2013 kl Ad 3 Orientering fra formand og næstformand a) Søren Harbo Jensen indleder med at referere fra et møde i Scandinavian Center, hvor der generelt var en holdning til, at informationsniveauet er for lavt specielt fra ledelsens side, hvilket resulterer i alt for mange rygter. Generelt er der et ønske om, at der strammes op omkring informationsniveauet. Nogle medarbejdere mangler viden om det helt basale omk. organisationsdiagrammer fx organisatorisk indplacering. Lars Mitens gør i den forbindelse opmærksom på, at der er delt organisations diagrammer ud til alle. Søren Trangbæk fortæller, at der er planer om i den forbindelse, at der i et Nyhedsbrev informeres langt mere end hidtil. Der er bl.a. ansat en ny medarbejder, som specifikt arbejder med information. Søren Trangbæk afslutter med at foreslå, at alle tilmelder sig Nyhedsbrevet fra AU Adm. for af den vej at få flere informationer. De elektroniske medier er den letteste vej at informere. Søren Harbo Jensen supplerer hertil med at gøre opmærksom på, at der er langt ud til fx gartnerne. Lars Mitens har sidste bemærkning hertil og mener, at der skal sorteres i informationerne, ellers bliver det for omfattende.

3 Side 3 af 7 b) Søren Harbo Jensen søger information om hvad snitfladerne mellem Front og Back Office nærmere bestemt er. Der er mange flytninger som tager mange ressourcer, og der efterlyses noget konkret om hvornår der kan meldes en færdig organisationsplan ud. Både front og back Office bliver inddraget i afklaringen. Søren Harbo Jensen fortsætter til en anden problemstilling som vedr. det, at lederne ofte bliver flaskehalse, og at det derfor kan tage lang tid, at få beslutninger igennem. Bent Lorenzen fortæller, at det er nødvendigt fordi det er sådan som processerne er skruet sammen, og at det på nuværende tidspunkt er den bedste løsning. Søren Trangbæk angiver også at være bekendt med at være en stopklods. Søren Harbo Jensen har et ønsker, om at der fra ledelsens side uddelegeres mere, netop fordi cheferne har for meget at lave. Bent Lorenzen fortæller videre, at han ikke mener at uddelegeringen kommer før kræfterne og organisationerne er på plads hertil. Lars Mitens tilføjer at mange ting bremses af, at vi ikke har det som skal til for at løse alle problemstillinger her og nu. Søren Trangbæk runder af med at sige, at vi som ledelse skal blive skarpere på hvad der er behov for nu og her- dvs. prioritere bedre. Der er dog allerede nået meget, på trods af omstændighederne. Ydelseskataloger kommer til efteråret, og der skal fokus på hvilke opgaver der skal op og ned prioriteres. Søren Lundgaard Lauersen mener dog der er gabt over mange ting, og at intet er gjort færdigt. c) I forbindelse med den kommende flytning, vil der blive placeringer af medarbejderne i storrumskontor. Søren Harbo Jensen nævner, at det i den forbindelse er et ønske blandt medarbejderne, at kunne arbejde hjemmefra i et begrænset omfang. Søren Trangbæk orienterer om, at han på det område har uddelegeret det spørgsmål til den enkelte leder, som kan beslutte hvornår det giver mening, og hvornår det ikke gør. Han fortsætter med at sige, at som udgangspunkt har ingen en decideret hjemmearbejdsplads. Gitte Ditlefsen påpeger, at nogle allerede nu arbejder hjemme indimellem, der hvor det kan give mening. Søren Harbo Jensen mener, at det skaber splid at nogen kan og andre ikke kan. Søren Trangbæk siger, at vi så er tilbage til, at hver afdeling forholder sig hver især til spørgsmålet. Endvidere søges problemet med storrum løst ved flere små lokaler rundt omkring, som kan anvendes, når der er behov herfor. Der kommer også små hyggekroge der evt. kan anvendes ved telefonsamtaler. Lars Mitens foreslår, at det muligvis vil være nødvendigt, at drøfte et adfærdsfokus for hvordan der arbejdes i storrum.

4 Side 4 af 7 Ingelise Hosszu nævner, at der er forslag om, at der oprettes et husudvalg for at nedsætte nogle spilleregler for god opførsel. Gitte Ditlefsen mener, der bør afsættes penge til skillevægge som kan flyttes. Søren Harbo Jensen spørger i den forbindelse om der kommer et budget for flytningen og indretning af lokalerne som vil blive meldt ud? Søren Trangbæk svarer, at der ikke er eller bliver meldt et budget ud. Konkrete forslag vil blive taget op, og herefter vil man så forsøge at få et beløb igennem ved universitetsledelsen. Ad 4 Vagtskemaer for betjente og ejendomsserviceteknikere Henrik Normann Jørgensen fortæller, at det har været påpeget, at vagtskemaerne er ulovlige og har været det en del år. Spørgsmålet er om der anvendes en vagtordning, som er ulovlig. Lars Mitens siger, at man ikke kan køre med en vagtplan som er ulovlig, men at der derimod kan tales om, om aflønningen er korrekt. Lars Mitens har talt med Birgit Roesen herom og fortæller, at der i øjeblikket afventes en afgørelse fra Moderniseringsstyrelsen. Den tvist som vi har, er startet sidste år. Det som er spørgsmålet er, om tiden opgøres som 7,4 timer om dagen eller 37 timer om ugen. Søren Trangbæk runder af med at konkludere, at vi afventer en afklaring og handler herefter ud fra denne. Ad 5 Brug af mobiltelefoner Henrik Normann Jørgensen har ansvaret for vagtplanlægningen, og har en aftale med chefen om, at telefonen lægges ved arbejdstidsophør, og ikke bringes med hjem, idet han ikke ønsker at betale multimedieskat. Bent Lorenzen forklarer, at den gerne må medbringes og anvendes rent arbejdsrelateret, herunder hører også til TR arbejde. Gitte Ditlefsen spørger om telefonen må medbringes til udlandet. Søren Trangbæk runder spørgsmålet om brug af mobiltelefoner af med at sige, at alle skal opføre sig ansvarligt, og kan bruge telefonen som om det var den enkeltes helt egen telefon. Ad 6 Lærlinge Ejendomsserviceteknikere Henrik Normann Jørgensen ønsker, at der ansættes flere ejendomsserviceteknikerelever, idet det giver god mening at uddanne egne folk. Han spørger hvordan dette kan gøres muligt, og hvem der i givet fald skal med i beslutningen? Helle Dahl supplerer med at fortælle, at der for Aarhus Universitet gælder nogle kvoter for hvor mange elever universitetet skal uddanne,

5 Side 5 af 7 og at det i den forbindelse er uden betydning, om det er en kontorelev eller en ejendomsserviceteknikerelev. For at opfylde dette krav, giver det god mening at ansætte en elev. Beslutningen om en evt. ansættelse af en elev ligger hos teknisk chefgruppe - Bent Lorenzen, Conor Leerhøy, Eigil Jensen og Lars Mitens. Bent Lorenzen tilføjer, at det er en opgave vi gerne påtager os det er en win win situation for alle. Søren Trangbæk siger afslutningsvis, at vi ser positivt på at tage elever ind. Ad 7 Kurser Søren Harbo Jensen fortæller, at nogle medarbejdere har fået at vide, at de ikke kunne få kurser fordi det ikke passer ind i afdelingens strategi. Søren Trangbæk fortæller, at der tales kurser en gang om året ved MUS samtalen. Den enkelte leder afgør hvilke kurser der er relevante for hver medarbejder. Bent Lorenzen fortæller, at det er den måde det besluttes, og at der er eksempler på, at nogle kursusønsker er blevet afvist, hvis kurset er faldet helt udenfor hvad der skønnes at være relevant. Søren Harbo Jensen vil høre om der kan laves en overordnet strategi vedr. kurser? Bent Lorenzen informerer om, at der er gang i at lave en helt ny organisation og en afklaring af, hvor hvilke opgaver skal placeres. Det vil medføre mere synlighed og at det bliver mere klart for alle, hvad man har at forholde sig til. Lars Mitens nævner den mail som Helle Dahl har sendt vedr. Kompetencefondsmidler. Link til Kompetencefonden: kompetencemidler/administrationens-kompetenceudviklingsmidler/ Søren Harbo Jensen ønsker at de forskellig TR også ser denne. Henrik Normann Jørgensen henleder opmærksomheden på, at der skal være fokus på det som specifikt er rettet mod de kortuddannede. Ad 8 Budget 2012 Søren Trangbæk gennemgår det budget som har været sendt med ud dagsordnen (bilag 4). Det er første bud på et budgetmæssigt overblik

6 Side 6 af 7 og ideen er, at det skal med løbende på LSU-møderne og udvikles hen af vejen. Budgettet gennemgås af Søren Trangbæk. De justeringer som er kommet i forbindelse med budgetlægningen for 2012, har allerede været tænkt ind i budgetlægningen og derfor er det ikke nu nødvendigt med en justering igen. Søren Trangbæk siger afslutningsvis her, at budgettet udbygges til næste gang, så det indeholder lidt mere information. Søren Harbo Jensen vil høre om det kan laves så det bliver mere relevant for os forstået på den måde, at man kan finde eget område i budgettet? Bent Lorenzen informerer om at det er ikke muligt. Skemaet viser antal lønkroner så kan man selv gange ud på afdelingsniveau. Bent Lorenzen tilføjer nogle ord til næste gang, så det er mere overskueligt at se hvordan økonomien kører. Ad 9 Eventuelt Kapsejlads: Søren Lundgaard Laursen informerer om, at den årlige Kapsejlads i Universitetsparken eskalerer. Han spørger i den forbindelse om det er noget der modtages ekstra penge til? Der er for deres område brugt omkring en uges arbejde i forbindelse med afviklingen af sejladsen. Lars Mitens tilføjer, at planlægning af næste års kapsejllads skal omfatte langt flere toiletter og øget fokus på sikkerhed og beredskab. Søren Lundgaard Laursen fortsætter med at nævne Sct. Hans som et lignende arrangement, der kræver mange ressourcer. Der er allerede varslet overarbejde for oprydning efter Sct. Hans. Lars Mitens oplyser, at disse arrangementer er indregnet i budgettet. Søren Trangbæk foreslår, om det kunne være en ide at kontakte Aarhus Kommune vedr. et bidrag hertil. Aarhus Kommune annoncerede allerede sidste år med et Sct. Hans arrangement i Universitetsparken. Lars Mitens tager kontakt til kommunen, hvis han og gartnerafdelingens formand finder, at det vil bidrage. Billeder fra kapsejllads sendes til Lars Mitens

7 Side 7 af 7 APV Drøftelse af APV udskydes til næste møde. Ingelise Hosszu informerer om, at den psykiske APV kommer til efteråret. Ingelise Hosszu fortsætter med at sige til det samlede LSU, at såfremt nogen skulle have lyst til at deltage i en høring i den forbindelse, kan man melde sig ved Organisation og Arbejdsmiljø Torben K. Jensen. Der sendes en dato ud, så der er mulighed for at tilmelde sig. Mødet afsluttes kl Ref. Helle Dahl